MAKALAH AKUNTANSI MANAJEMEN

“SISTEM PENGELUARAN KAS DENGAN DANA

KAS KECIL”

Dosen Pengampu :
Diyah Atika, S.E., M.Ak

Disusun Oleh :
Yasmine Nurmaydani Syahputri (2021020)
Maria Ance Tambing (1921004)
Aprilia Mutiara (2021011)

Universitas Mulia
Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Prodi Akuntansi

1
KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan
hidayahnya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah yang berjudul “SISTEM
PENGELUARAN KAS DENGAN DANA KAS KECIL“. Adapun tujuan kami
menyusun makalah ini yaitu untuk memenuhi salah satu tugas dari mata kuliah SISTEM
INFORMASI AKUNTANSI.

Kami berharap dengan membaca makalah ini pembaca dapat menambah wawasan dan
pengetahuan tentang sistem pengeluaran kas khusus dengan dana kas kecil.

Menyadari banyaknya kekurangan dalam penyusunan makalah ini, kami sangat

mengharapkan kritik dan saran dari para pembaca guna kami pakai untuk melengkapi dan
memperbaiki kekurangan dan kesalahan dari makalah ini.

Balikpapan, 24 November 2021

Tim Penyusun

2
DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ................................................................................................................. 2

DAFTAR ISI ................................................................................................................................ 3
BAB I ............................................................................................................................................ 4
PENDAHULUAN ........................................................................................................................ 4
A. Latar belakang ................................................................................................................ 4
B. Tujuan pembahasan........................................................................................................ 5
BAB II .......................................................................................................................................... 6
PEMBAHASAN .......................................................................................................................... 6
A. Sistem Pengeluaran Kas ................................................................................................. 6
B. Dokumen yang digunakan .............................................................................................. 6
C. Fungsi yang Terkait ........................................................................................................ 7
D. Proses Pengeluaran Kas Menggunakan Kas Kecil ...................................................... 8
E. Catatan Akuntansi .......................................................................................................... 9
F. Prosedur Pengawasan ................................................................................................... 10
G. Prosedur pembentukan dana kas kecil dalam imprest system ................................. 10
H. Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil ........ 10
I. Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil ............................................................ 11
J. Bagan Alir Sistem Dana Kas Kecil .............................................................................. 12
PENUTUP .................................................................................................................................. 18
A. Kesimpulan .................................................................................................................... 18
B. Saran............................................................................................................................... 19
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................................ 20

3
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar belakang
Pertumbuhan ekonomi dan perkembangan dunia bisnis pada zaman globalisasi
menuntut seluruh perusahaan untuk memperoleh keuntungan yang maksimal . maka
indonesia harus mampu bersaing dalam menghadapi berbagai jenis bisnis lain. Hal ini
dilakukan agar organisasi bisnis tersebut mampu mempertahankan kelangsungan
hidup usahanya. organisasi bisnis bisa mempertahankan kelangsungan usahanya
dengan melakukan pengelolaan bisnis yang baik, sehingga bisnis tersebut tetap
berjalan sesuai dengan tujuan yang diharapkan dengan cara melakukan perhitungan
pembiayaan. sejalan dengan hal tersebut, dalam akuntansi dikenal dengan istilah
sistem pengeluaran kas. “Sistem pengeluaran kas, adalah suatu catatan akuntansi yang
dibuat untuk melaksanakan kegiatan pengeluaran baik dengan cek,maupun dengan
tunai melalui sistem dana kas kecil yang digunakan untuk kegiatan umum
perusahaan”.

Oleh karena itu, prosedur pengeluaran kas sangat berperan penting untuk
menunjang kelancaran dalam pelaksanaan bisnis perusahaan dan membantu proses
pengambilan keputusan yang berkaitan dengan pihak eksternal. Prosedur pengeluaran
kas juga berperan penting dalam mengelola kas yang terkait dengan pembelian,
pembayaran hutang, dan pembayaran beban operasional perusahaan, sehingga
terhindar dari pengeluaran yang tidak tepat pengalokasiannya dan
memperkeciladanya manipulasi dan penyelewengan yang dilakukan oleh pihak
tertentu. Hal itu dikarenakan kas merupakan asset perusahaan yang bersifat likuid
yang dapat digunakan sewaktu-waktu dan dapat dipindahtangankan dengan mudah.

Dalam kas yang bersifat likuid sering terjadi kecurangan , untuk mencegah adanya
kecurangan dalam pengeluaran kas saat pembayaran harus menggunakan cek untuk
pengeluaran kas yang besar dan untuk pengeluaran kas dengan jumlah yang kecil
dapat dilakukan menggunakan uang tunai atau dana kas kecil. Selain itu, dengan

4
adanya prosedur pengeluaran kas, laporan keuangan yang dihasilkan akan menjadi
lebih baik dan memudahkan perusahaan dalam mengelola dan mengukur kinerja
organisasi bisnis tersebut.

B. Tujuan pembahasan
1. Mampu memahami tentang pengertian sistem pengeluaran kas.
2. pembaca mampu memahami tentang dokumen apa saja yang dapat digunakan
dalam sistem pengeluaran kas khususnya dengan dana kas kecil.
3. mampu memahami tentang fungsi yang terkait dalam sistem pengeluaran kas
degan dana kas kecil.
4. mampu memahami tentang proses pengeluaran kas menggunakan dana kas
kecil.
5. Mampu memahami tentang catatan akuntansi dengan menggunakan dana kas
kecil.
6. mampu memahami tentang prosedur pengawasan
7. mampu memahami tentang prosedur pembentukan dana kas kecil dalam
Imprest system.
8. mampu memahami tentang prosedur pengisian kembali dana kas kecil.
9. mampu memahami tentang aliran sistem dana kas kecil dalam bentuk bagan.

5
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Sistem Pengeluaran Kas

“Pengeluaran kas adalah kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian
barang atau jasa ke entitas-entitas lain, dan pengumpulan pembayaran-pembayaran.”
(Mujilan, 2012:45). “Pengeluaran kas di dalam perusahaan yang jumlahnya lumayan
besar menggunakan cek. Pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil tidak dapat
menggunakan cek, melainkan menggunakan dana kas kecil”, (Mulyadi, 2017:425).

Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Kas Kecil Dana kas kecil adalah uang kas
yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran dalam jumlah kecil dan tidak
ekonomis jika dibayar menggunakan cek. Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan kas
kecil terdapat dua metode, yaitu sistem imprest dan metode fluktuasi (Baridwan,
2008:86).

“Pengeluaran kas adalah kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian

barang atau jasa ke entitas-entitas lain dan pengumpulan pembayaran-pembayaran.”
(Mujilan, 2012:45)

“Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran berbagai kewajiban yang timbul

dari sistem pembelian. Tujuan utama sistem ini adalah untuk memastikan bahwa kreditor
yang benar valid menerima jumlah terutang yang benar ketika kewajiban jatuh tempo.

Jika sistem tersebut melakukan pembayaran lebih awal, perusahaan akan melepas
penghasilan dari bunga yang seharusnya didapatkannya atau dana tersebut. Akan tetapi,
jika kewajiban terlambat dibayar, perusahaan akan kehilangan diskon pembelian atau
dapat merusak peringkat kreditnya.” (James A. Hall:2009:330).

B. Dokumen yang digunakan

Menurut Mulyadi (2017:443), dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi
pengeluaran kas dengan kas kecil adalah:

6
 1) Bukti Kas Keluar
Bukti kas keluar ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi
akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.
Bukti kas keluar diperlukan pada saat pembentukan dan pengisian kembali dana
kas kecil.
2) Cek
Cek yaitu dokumen yang memerintahkan bank untuk melakukan pembayaran
sejumlah uang kepada pihak yang bersangkutan dalam dokumen tersebut.
3) Permintaan Pengeluaran Kas Dokumen
Dokumen permintaan pengeluaran kas kecil digunakan oleh pemakai dana kas
kecil untuk meminta uang kepada pemegang dana kas kecil.
4) Bukti Pengeluaran Kas Kecil
Dokumen bukti pengeluaran kas kecil dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk
mempertanggungjawabkan dalam pemakaian dana kas kecil.
5) Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil
Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian
utang agar membuat bukti kas keluar untuk pengisian kembali dana kas kecil.

C. Fungsi yang Terkait

Menurut Mulyadi (2017:446), fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran
kas dengan kas kecil adalah:

1. Fungsi Kas
Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, meminta otorisasi atas
penyerahan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dana kas
kecil, serta pengisian kembali dana kas kecil.
2. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas:
a. Pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut biaya dan persediaan.
b. Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil.

7
 c. Pencatatan pengisian dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas atau
register cek.
d. Pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas
kecil (dalam fluctuating-fund-balance system).
e. Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas
dalam mengeluarkan cek yang sebesar tercantum dalam dokumen tersebut.
Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verivikasi kelengkapan
dan kesahihan dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan
bukti kas kecil.
3. Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil
Fungsi yang mempunyai tanggung jawab atas penyimpanan dana kas kecil dan
pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang
ditunjuk, serta permintaan pengisian dana kas kecil.
4. Fungsi Pemeriksaan Intern
Fungsi pemeriksaan intern bertanggung jawab atas perhitungan dana kas kecil
secara periodik dan pencocokan hasil perhitungan dengan catatan kas, serta
pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo dana kas kecil yang dipegang oleh
pemegang dana kas kecil.

D. Proses Pengeluaran Kas Menggunakan Kas Kecil

Terdapat 2 cara penyelenggaraan dana kas kecil yang memungkinkan pengeluaran
kas dengan uang tunai yakni :

1. Sistem saldo berfluktuasi (fluctuating fund-balance system) dengan prosedur

sebagai berikut :
a. Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit akun Dana Kas Kecil.
b. Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkreditkan akun Dana Kas
Kecil, sehingga setiap saat saldo akun ini berfluktuasi.
c. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan
keperluan, dan dicatat dengan mendebit akun Dana Kas Kecil. Dalam sistem
ini, saldo akun Dana Kas Kecil berfluktuasi dari waktu ke waktu.

8
 2. Imprest system, dengan prosedur sebagai berikut :
a. Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan
mendebit akun Dana Kas Kecil. Saldo akun Dana Kas Kecil ini tidak boleh
berubah dari yang telah ditetapkan sebelumnya, kecuali jika saldo yang telah
ditetapkan tersebut dinaikkan atau dikurangi.
b. Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal (sehingga tidak
mengkredit akun Dana Kas Kecil). Bukti-bukti pengeluaran dana kas kecil
dikumpulkan saja dalam arsip sementara yang diselenggarakan oleh
pemegang dana kas kecil.
c. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang tercantum
dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil. Pengisian kembali dana kas
kecil ini dilakukan cek dan dicatat dengan mendebit akun beban dan
mengkredit akun kas. Akun dana kas kecil tidak terpengaruh dengan
pengeluaran dana kas kecil. Dengan demikian pengawasan terhadap dana kas
kecil mudah dilakukan, yaitu secara periodik atau secara mendadak
menghitung dana kecil. Jumlah uang yang ada ditambah dengan permintaan
pengeluaran kas kecil yang belum dipertanggungjawabkan dan bukti
pengeluaran dana kas kecil, harus sama dengan saldo akun dana kas kecil
yang tercantum dalam buku

E. Catatan Akuntansi
Menurut Mulyadi (2017:445), catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem
akuntansi pengeluaran kas dengan kas kecil adalah:

a. Jurnal Pengeluaran Kas

Jurnal pengeluaran kas digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam
pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil. Dokumen sumber yang
digunakan sebagai dasar pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas adalah bukti
kas keluar yang telah dicap “lunas” oleh fungsi kas.
b. Register Cek

9
 Register cek digunakan perusahaan untuk mencatat cek yang dikeluarkan untuk
pembentukan dan pengisian kembali kas kecil.
c. Jurnal Pengeluaran Kas Kecil
Jurnal pengeluaran kas kecil digunakan untuk mencatat transaksi pengeluaran kas
kecil.

F. Prosedur Pengawasan
Menurut Zaki Baridwan (2008:85), beberapa prosedur pengawasan yang penting
adalah sebagai berikut:

a) Pengeluaran-pengeluaran perusahaan yang jumlahnya relatif kecil sebaiknya

dibayar dengan menggunakan kas kecil.
b) Pembentukan kas kecil harus diawasi dengan ketat agar terhindar dari kecurangan.

G. Prosedur pembentukan dana kas kecil dalam imprest system

a. Bagian Utang mencatat pembentukan dana kas kecil dalam register bukti kas
keluar dengan jurnal:

Dana kas kecil XX

Bukti kas keluar yang akan dibayar XX

b. Bukti kas keluar diberikan ke Bagian jurnal untuk dicap lunas dan mencatat
pengeluaran kas dalam register cek dengan jurnal:

Bukti kas keluar yang akan dibayar XX

Kas XX

H. Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil

Dilakukan dengan mengarsipkan bukti pengeluaran kas kecil yang dilampiri dengan
permintaan pengeluaran kas kecil dan dokumen pendukungnya. Dokumen dikumpulkan
untuk dipakai sebagai dasar permintaan pengisian kembali dana kas kecil sebesar jumlah
dana yang telah dikeluarkan.

10
I. Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
a. Bagian utang mencatat dalam jural
Biaya overhead pabrik sesungguhnya xx
Biaya administrasi dan umum xx
Biaya pemasaran xx
Bukti kas keluar yang akan dibayar xx
b. Bagian jurnal mencatat pengeluaran kas dalam register cek dengan jurnal:
Bukti kas keluar yang akan dibayar xx
Kas xx

Dalam fluctuating system bagian utang mencatat dalam jurnal:

Dana kas kecil xx

Bukti kas keluar yang akan dibayar xx

Dalam register cek:

Bukti kas keluar yang akan dibayar xx

Kas xx

11
J. Bagan Alir Sistem Dana Kas Kecil
a. Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil

12
b. Bagian Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Dana Kas Kecil
dengan Imperest System

13
c. Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Dana Kas Kecil Dengan
Fluctuating Fund Balance System.

14
d. Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil

15
16
17
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan
“Sistem akuntansi pokok yang digunakan dalam melaksanakan pengeluaran kas
dibagi atas dua macam, yang pertama sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek
dan sistem pengeluaran kas dengan uang tunai melalui sitem dana kas kecil. Sistem
pengeluaran kas dengan cek, erat hubungannya dengan sistem pencatatan utang , oleh
karena itu sistem pengeluaran kas dengan cek dibagi 4 macam yaitu:

1. sistem pengeluaran kas dengan cek dalam account payable system

2. sistem pengeluaran kas dengan cek dalam one-time voucher payable system-
cash basis
3. sistem pengeluaran kas dengan cek dalam one-time voucher payable system-
accrual basis
4. sistem pengeluaran kas dengan cek dalam built-up voucher payable system.

sistem pengeluaran kas dengan uang tunai dilaksanakan melalui dana kas kecil yang
diselenggarakaN dengan dua macam sistem yaitu:

1. Fluctuating fund balance system, dimana saldo rekening dana kas kecil dalam
buku besar berubah-ubah sesuai dengan pengisian dan pemakaian dana kas kecil.
Pengeluaran dana kas kecil dicatat dalam jurnal pengeluaran kas dan pengisian
kembali dana kas kecil tidak harus sama dengan jumlah dana kas kecil yang telah
dikeluarkan.
2. Imprest system, dimana dalam saldo rekening dana kas kecil dalam buku besar
tidak berubah dengan transaksi pengeluaran dana kas kecil, tidak seperti halnya
dengan Fluctuating fund balance system, Imprest system tidak mencatat
pengeluaran dana kas kecil didalam jurnal pengeluaran kas, namun hanya
mengarsipkan bukti-bukti pengeluaran dana kas kecil dalam arsip sementara ,
sampai dengan waktu pengisian kembali dana kas kecil.

18
B. Saran
“Kas kecil adalah uang tunai yang disiskan oleh perusahaan dengan jumlah tertentu
yang berguna untuk membiayai pengeluaran-pengeluaran operasional perusahaan .
Alasan terbentuknya kas kecil oleh perusahaan adalah karena efektif dan efisien ,
sebab apabila perusahaan akan membuat satu lembar cek dan digunakan untuk setiap
pengeluaran biaya operasional perusahaan yang jumlahnya relatif kecil maka akan
banyak lembar cek yang akan digunakan , hal ini yang seharusnya dihindari karena
bisa menjadi pemborosan.

Dari kesimpulan tersebut, penulis memberikan saran untuk bisa dijadikan

pertimbangan:

1. verifikasi sebaiknya dilakukan sebanyak 3 kali dalam proses pengeluaran

kas Imprest found yaitu oleh user, verifikator dibagian finance service ,
dan cash bank dibagian finance service untuk mencegah dan
mengantisipasi kesalahan yang mungkin terjadi.
2. Pemisahan tugas dan tanggung jawab terbagi dengan baik , namun
alangkah baiknya setelah finance service memproses budget, userlah yang
langsung menerima budget agar tidak terlalu banyak proses pemindahan
uang untuk menghindari penyelewengan dan penyalahgunaan kas kecil.

19
DAFTAR PUSTAKA

20