MAKALAH

Expenditure Cycle Systems: Payroll Processing and Fixed

Aset Procedures
Disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi
Dosen Pengampu : Dr. Annisa Fitri Anggraeni,SE.,MM.,CISA

Disusun Oleh:

Ani Faturohmah 4122.4.21.12.0007

Elsa Asmida Samosir 4122.4.21.12.0012

Idham Ramadhan Rayi 4122.4.21.12.0032

Sri Wahyuni Piliang 4122.4.21.12.0015

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS WINAYA MUKTI

BANDUNG
 2022KATA PENGANTAR

Puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa. atas rahmat dan hidayah-
Nya, kami dapat menyelesaikan tugas makalah yang berjudul " Expenditure Cycle
Systems: Payroll Processing and Fixed Aset Procedures " dengan tepat waktu.

Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah sistem informasi
akuntansi. Selain itu, makalah ini bertujuan menambah wawasan tentang sistem
informasi akuntansi bagi para pembaca dan juga bagi penulis.

Kami berharap makalah ini dapat menambah pengetahuan dan pengalaman

bagi pembaca. Bahkan kami berharap lebih jauh lagi agar makalah ini bisa
pembaca praktekkan dalam kehidupan sehari-hari.

Kami menyadari bahwa penyelesaian makalah ini banyak sekali

kekurangan karena keterbatasan pengetahuan dan pengalaman kami. Untuk itu
kami sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari pembaca demi
kesempurnaan makalah ini.

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.............................................................................. i

DAFTAR ISI........................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN....................................................................... 1

1.1 Latar Belakang.................................................................... 1

1.2 Rumusan Masalah........................................................................ 2

1.3 Tujuan......................................................................................... 2

BAB II LANDASAN TEORI................................................................. 3

2.1 Sistem Informasi Akuntansi........................................................ 3

2.2 Sistem Akuntansi Penggajian...................................................... 3

2.3 Gaji.............................................................................................. 3

2.4 Aset Tetap.................................................................................... 3

BAB III PEMBAHASAN....................................................................... 5

3.1 Konsep dalam Sistem Penggajian.............................................. 5

3.2 Pengendalian Penggajian............................................................ 6

3.3 Flowchart Sistem Penggajian Manual........................................ 8

3.4 Flowchart Sistem Penggajian Berbasis Komputer..................... 9

3.5 Konsep Sistem Aset Tetap.......................................................... 9

BAB IV PENUTUP................................................................................. 15

4.1 Kesimpulan................................................................................. 15

4.2 Saran........................................................................................... 15

ii
 DAFTAR PUSTAKA 16BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Didalam Perusahaan, laporan keuangan sangat dibutuhkan karena

berperan penting dalam beberapa hal, karena dengan adanya laporan
keuangan dapat mencerminkan keadaan perusahaan yang sebenarnya, terlepas
dari itu pengeluaran kas merupakan bagian dari laporan keuangan yang juga
penting, salah satu pengeluaran kas yang besar ialah dalam proses penggajian
karyawan dan pembelian yang digunakan dalam rangka menambah aset tetap
pada perusahaan.

Gaji merupakan biaya tenaga kerja dan unsur terbesar yang

memerlukan ketelitian dalam penetapan, pengelompokan, pencatatan serta
pembayarannya. Banyak permasalahan yang muncul terkait dengan kegiatan
pembayaran gaji, seringkali terjadi penyalahgunaan oleh pihak tertentu
sehingga muncul kecurangan dan penyelewengan yang dapat menimbulkan
kerugian bagi perusahaan, salah pencatatan dan lain-lain.

Wajar apabila perusahaan memberikan perhatian yang cukup kepada

kebijakan penggajian. Oleh karena itu diperlukan informasi yang relevan dan
akurat sebagai sarana komunikasi dan untuk itu perusahaan memerlukan
sistem akuntansi penggajian yang baik untuk mengumpulkan, mencatat,
menyimpan, mengolah data dan menghasilkan suatu informasi, guna
memudahkan pengambilan keputusan.

Selain pengendalian penggajian diperlukan pula pengendalian

terhadap aktiva perusahaan. Penilaian aktiva pun harus dilakukan secara
sistematis. Karena jika terjadi kesalahan penilaian atas aktiva penilaian atas
aktiva akan sangat akan sangat menentukan nilai menentukan nilai kekayaan
perusahaan. kekayaan perusahaan.

1
1.2 Rumusan Masalah
1. Apa konsep dari sistem penggajian.

2. Apa yang dimaksud pengendalian Penggajian.

3. Apa itu Sistem Penggajian Fisik dan Sistem penggajian berbasis komputer.

4. Bagaimana Konsep Sistem aset tetap.

1.3 Tujuan
1. Untuk memahami konsep dari sistem penggajian.

2. Memahami pengendalian penggajian.

3. Memahami bagaimana sistem penggajian fisik dan sistem penggajian

berbasis komputer.

4. Untuk memahami konsep sistem aset tetap.

2
 BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Hall (2011:7) “Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu sub

sistem yang memproses transaksi keuangan dan non-keuangan yang
berpengaruh secara langsung terhadap pemrosesan transaksi keuangan”.

Sedangkan menurut Susanto (2013:72) “Sistem informasi akuntansi

adalah kumpulan atau group dari subsistem/bagian/komponen apapun
baik phisik atau non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan
bekerja sama secara harmonis untuk mengolah data transaksi yang
berkaitan dengan masalah keuangan menjadi informasi keuangan”.

2.2. Sistem Akuntansi Penggajian

Sistem akuntansi penggajian adalah fungsi, dokumen, catatan, dan

sistem pengendalian intern yang digunakan untuk kepentingan harga
pokok produk dan penyediaan informasi guna pengawasan biaya tenaga
kerja (Mulyadi, 2016:373).

2.3. Gaji

Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang

dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer,
sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa
yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji
dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah dibayarkan berdasarkan
hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan produk yang di hasilkan
(Mulyadi, 2016:309).

2.4. Aset Tetap

Menurut Rudianto (2012:256) dalam bukunya “Pengantar Akuntansi” aset

tetap adalah “Barang berwujud milik perusahaan yang sifatnya relatif

3
permanen dan digunakan dalam kegiatan normal perusahaan, bukan untuk
diperjualbelikan.”

Menurut Akifa P. Nayla (2014:12) dalam bukunya “Akuntansi Jasa,

Dagang, dan Perbakan” aset tetap adalah “Jenis aset berwujud yang dapat
diperoleh dalam bentuk siap pakai atau dibangun terlebih dahulu sehingga
dapat dimanfaatkan atau difungsikan untuk kegiatan operasional
perusahaan.”

4
 BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Konsep dalam Sistem Penggajian

Gaji merupakan bagian dari kompensasi-kompensasi yang paling

besar diberikan perusahaan sebagai balas jasa kepada karyawannya. Dalam
pelaksanaannya ada beberapa tahapan yang harus dilalui untuk memproses
penggajian.

1. Departemen Personalia (SDM)

Departemen personalia akan mempersiapkan dan menyerahkan

kartu kegiatan persediaan ke bagian penggajian. Dokumen tersebut berisi
tentang identifikasi para karyawan yang berhak menerima cek pembayaran
dan digunakan untuk menunjukan perubahan gaji, pemotongan, serta
klasifikasi pekerjaan.

2. Departemen Produksi

Dalam hal ini karyawan produksi menyiapkan dua jenis kartu

catatan waktu kerja: kartu pekerjaan dan kartu waktu, dimana kartu
pekerjaan yaitu yang berisi total jumlah waktu bekerja yang dihabiskan
oleh pekerja pada saat produksi, dan karu waktu berisi total waktu kerja
karyawan di tempat bekerja.

3. Memperbarui Akun WIP (Work in Process)

Akuntan akan mengalokasikan biaya kerja ke akun WIP, biaya

diringkas dalam ringkasan distribusi tenaga kerja dan akan diteruskan ke
buku besar.

4. Mempersiapkan Gaji

Departemen penggajian menerima tarif pembayaran dan data

pemotongan dari Departemen personalia dan data jam kerja dari

5
 Departemen produksi. Dalam hal ini staf di Departemen ini akan
melakukan:

- Menyiapkan daftar gaji.

- Memasukan informasi diatas ke catatan penggajian karyawan.

- Menyiapkan cek gaji.

- Mengirim cek gaji ke pengeluaran kas.

- Menyiapkan kartu waktu ke personalia.

- Membuar salinan daftar gaji.

5. Mengeluarkan cek gaji

Menyiapkan berbagai cek gaji, kemudian mengirimnya ke

distribusi kas, dan salinan dari daftar gaji ke utang gaji.

6. Menyiapkan Akun Utang

Menyiapkan pengeluaran kas untuk total jumlah dari daftar gaji,

salinanya akan di kirim ke Departemen distribusi arus kas.

7. Menyiapkan Distribusi kas

Saat sudah diterima, Departemen penerimaan kas meninjau dan

menandatangani berbagai cek gaji dan mengirimnya ke pusat pembayaran
untuk didistribusikan kepada karyawan. Staf juga membuat satu cek untuk
daftar cek dan mendepositkannya ke akun dana gaji (payment imprest
account).

3.2. Pengendalian Penggajian

Pengawasan dalam proses penggajian sangatlah penting, maka dari

itu ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pengendalian
penggajian.

6
1. Otorisasi transaksi

Otorisasi ini berperan dalam mengawasi transaksi seperti

penambahan, penghapusan dan perubahan lain ke file karyawan dan
bertindak sebagai pengendali otorisasi yang penting untuk memastikan
bahwa hanya kartu waktu saat ini dan karyawan yang sesuai diproses.

2. Pembagian Tugas

Bagian pengawan haruslah dipisahkann dari bagian personalia,

hal ini dapat mencegah adanya kecurangan dari departemen produksi
yang bisa saja merubah informasi tentang kinerja karyawan.

3. Supervisi

Supervisor harus mengamati proses kehadiran dan

merekonsiliasikan kartu waktu dengan kehadiran yang sebenarnya.

4. Catatan Akuntansi

Jejak audit untuk penggajian meliputi dokumen-dokumen berikut:

- Kartu waktu, kartu pekerjaan, dan bukti kas keluar.

- Informasi jurnal, yang berasal dari rangkuman distribusi tenaga kerja

dan daftar gaji.

- Akun buku besar pembantu, yang berisi catatan karyawan dan berbagai
akun pengeluaran.

- Akun buku besar umum: pengendali penggajian, kas, dan akun dana
gaji.

5. Pengendali akses

Pengendali akses berperan penting, karena jika akses ini

disalahgunakan maka akan menimbulkan kerugian bagi perusahaan.

7
 6. Verifikasi Independen

Memverfikasi jam kerja, bahwa sebelum mengirim kartu waktu

ke bagian penggajian, supervisor harus memperifikasi keakuratannya
dan menandatanganinya. Pengurusan pembayaran haruslah independen
tidak bergantung pada pihak lain.

Staf akan memverifikasi keakuratan daftar gaji sebelum

membuat bukti kas keluar yang mentransfer dana ke akun dana gaji.
Kemudian, Akun buku besar umum memverifikasi seluruh proses
dengan merekonsiliasi rangkuman distribusi tenaga kerja dan bukti
penggajian.

3.3. Flowchart Sistem Penggajian Manual

8
3.4. Flowchart Sistem Penggajian Berbasis Komputer

Dengan adanya pemrosesan menggunakan komputer, maka file file seperti

kartu waktu dan file karyawan akan berubah menjadi data berupa file yang
bisa disimpan dimana saja termasuk penyimpanan awan (cloud) dan
meminimalisir terjadinya kehilangan data atau file.

3.5. Konsep Sistem Aset Tetap

Aset tetap adalah properti, bangunan, dan peralatan yang
digunakan dalam operasi bisnis, sistem aset tetap perusahaan memproses
transaksi yang berkaitan dengan akuisisi, pemeliharaan, dan penghapusan
aktiva tetap.

 Logika dalam Sistem Aset Tetap

a. Akuisisi Aset

Akuisisi aset biasanya dimulai dari manager departemen

(pengguna) yang melihat kebutuhan untuk mendapatkan aset tetap

9
 yang baru. Prosedur otorisasi dan persetujuan yang terlibat dalam
transaksi ini akan bergantung pada biaya aktiva tersebut. Dalam
keputusan ini, manajer departemen sering kali memiliki otoritas umum
untuk menyetujui pembelian aset tetap yang tidak mahal. Namun
demikian, untuk pengeluaran modal diatas batas materialitas yang
ditetapkan, manajer tersebut harus meminta persetujuan eksplisit.
Setelah permintaan disetujui dan pemasok dipilih, pekerjaan akuisisi
aset tetap mirip dengan proses siklus pengeluaran, n, namun terdapat
dua perbedaan. n. (1) departemen pengiriman mengirim aset tersebut
ke pengguna/manajer yang bersangkutan, bukan ke toko pusat atau
gudang. (2) departemen aset tetap, bukan pengendali persediaan,
melakukan fungsi pembukuannya.

b. Pemeliharaan Aset

Pemeliharaan aktiva melibatkan penyesuaian saldo akun buku

besar pembantu aktiva ketika aktiva tersebut (tidak termasuk tanah)
menyusut sepanjang waktu pemakaian. Perhitungan depresiasi
merupakan transaksi internal yang harus diproses oleh sistem aktiva
tetap tanpa manfaat eksplisit dari peristiwa ekonomi atau dokumen
seumber yang menggerakkan transaksi ini. Pemeliharaan aktiva juga
melibatkan penyesuaian akun aktiva untuk merefleksikan biaya
perbaikan fisik yang menaikkan nilai aktiva tersebut atau
memperpanjang umur ekonominya.

c. Pelepasan Aset

Ketika aktiva mencapai titik akhir dari umur ekonominya atau

ketika manajemen memutuskan untuk menghapusnya, aktiva tersebut
harus dihapus dari buku besar pembantu aktiva tetap.

10
 Prosedur Akuisisi

11
 Berdasarkan parameter penyusutan yang terdapat dalam catatan
aset tetap, sistem menyiapkan jadwal penyusutan untuk setiap aset saat
perolehannya dicatat. Jadwal disimpan pada disk komputer untuk
memunkinkan perhitungan penyusutan di masa mendatang.
a. Pemeliharaan Aset

Sistem aset tetap menggunakan jadwal penyusutan untuk mencatat

transaksi penyusutan akhir periode secara otomatis. Tugas khusus meliputi
menghitung depresiasi periode berjalan, memperbarui akumulasi
penyusutan dan nilai buku bidang dalam catatan anak perusahaan, posting
jumlah total penyusutan ke akun buku besar yang terpengaruh (beban
penyusutan dan akumulasi penyusutan ) dan pencatatan transaksi
penyusutan aset tetap. Manajer departemen harus melaporkan setiap
perubahan dalam penyimpanan atau status aset ke aset tetap departemen.
Dari terminal komputer, petugas mencatat perubahan tersebut dalam buku
besar pembantu aset tetap.

b. Prosedur pembuangan

Laporan pelepasan secara resmi memberi kepada departemen aset

tetap untuk menghapus aset dari buku besar dibuang oleh departemen
pengguna. Ketika petugas menghapus catatan dari anak perusahaan aset
tetap buku besar, sistem secara otomatis memposting entri penyesuaian ke
akun kontrol aset tetap di buku besar, mencatat kerugian atau keuntungan
yang terkait dengan pelepasan dan menyiapkan voucher jurnal. Laporan
status aset tetap yang berisi rincian penghapusan dikirim ke departemen
aset tetap untuk tinjauan.

 Mengendalikan Sistem Aset Tetap

Karena kesamaan antara sistem aset tetap dan siklus pengeluaran, banyak
kontrol sama dan sudah dibahas.

12
- Kontrol otoritas

Akuisisi aset tetap harus formal dan secara eksplisit disahkan.

Setiap transaksi harus dimulai dengan permintaan tertulis dari
pengguna atau departemen. Dalam hal item bernilai tinggi, harus ada
proses persetujuan independen yang mengevaluasi manfaat permintaan
berdasarkan biaya manfaat.

- Kontrol pengawasan

Karena aset modal didistribusikan secara luas keseluruh organisasi,

mereka lebih rentah terhadap pencurian dan penyalahgunaan daripada
persediaan yang diamankan digudang. Oleh karena itu, manajemen
pengawasan merupakan unsur penting dalam pengamanan fisik aktiva
tetap. Pengawas harus memastikan bahwa aset tetap digunakan sesuai
dengan kebijakan dan praktik bisnis organisasi. Untuk misalnya mikro
komputer yang dibeli untuk karyawan individu harus diamankan di
lokasi yang tepat dan tidak boleh dipindahkan dari tempat tanpa
persetujuan eksplisit. Kendaraan perusahaan harus diamankan
dikumpulan motor organisasi pada akhir shif dan tidak boleh dibawa
pulang untuk pribadi gunakan kecuali diizinkan oleh supervisor yang
sesuai.

- Kontrol verifikasi independen

Secara berkala, auditor internal harus meninjau akuisisi aset dan

proses persetujuan untuk menentukan kewajaran faktor yang
digunakan dalam analisis. Ini termasuk masa manfaat aset, biaya
keuangan awal, penghematan biaya yang diasulkan sebagai akibat dari
perolehan aset, tingkat diskonto yang digunakan, dan metode
penganggaran modal yang digunakan dalam analisis.

Auditor internal harus memverifikasi lokasi, kondisi, dan nilai wajar

aset tetap organisasi aset terhadap catatan aset tetap dalam buku besar
pembantu. Selain itu, depresiasi otomatis biaya yang dihitung oleh

13
sistem aset tetap harus ditinjau dan diverifikasi keakuratan dan
kelengkapannya. Kesalahan sistem yang salah menghitung penyusutan
dapat mengakibatkan salah saji material dan operasi pengeluaran,
pendapatan yang dilaporkan, dan nilai aset.

14
 BAB IV
PENUTUPAN
4.1. Kesimpulan

Gaji merupakan bagian dari kompensasi-kompensasi yang paling

besar diberikan perusahaan sebagai balas jasa kepada karyawannya.
Tahapan yang harus dilalui untuk proses penggajian yaitu departemen
personalia, deppartemen produksi, memperbarui akun WIP,
mempersiapkan gaji, mengeluarkan cek gaji, menyiapkan akun utang dan
menyiapakn kontribusi kas..

Hal yang harus diperhatikan dalam pengendalian penggajian yaitu

otorisasi transaksi, pembagian tugas, supervisi, catatan akuntansi,
pengendali akses dan memverifikasi independen. Sistem penggajian fisik
maupun berbasis komputer sama-sama menggunakan flowchart.

Aset tetap adalah properti, bangunan, dan peralatan yang

digunakan dalam operasi bisnis, sistem aset tetap perusahaan memproses
transaksi yang berkaitan dengan akuisisi, pemeliharaan, dan penghapusan
aktiva tetap. Logika dalam aset tetap meliputi akuisisi, pemeliharaan aset
dan prosedur pembuangan.

4.2. Saran

Alangkah baiknya kita dalam proses belajar mengajar

menggunakan metode yang lebih efektif dan efisien, bisa dengan
menyelipkan praktik-praktik atau ilustrasi dan sebagainya. Bagi
mahasiswa juga harus lebih semangat dalam belajar, karena mata kuliah
ini membutuhkan tingkat fokus yang tinggi.

15
16
 DAFTAR PUSTAKA
HALL, J. A. (2008). Accounting Information Systems. In J. A. Hall, The
Expenditure Cycle Part II: Payroll Processing and Fixed Asset
Prosedures (pp. 265-286). Mason: Cengage Learning.

HALL, J. A. (2008). Accounting Information Systems, 7th Edition. Mason:

Cengage Learning.

Intishar, A. Y., & Muanas. (2018). Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi
Penggajian dalam Menunjang Efektivitas Pengendalian Internal
Penggajian. Jurnal Ilmiah Akuntansi, 94-103.

Kaengke, A. (2021). ANALISIS SISTEM PENGGAJIAN PADA PERUSAHAAN

PT. MULTI PRIMA AGUNG. Jurnal EMBA, 607-614.

Purba, D. H. (2018). SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN

PENGUPAHAN. Jurnal Manajemen, Volume 4 Nomor 1.

Setiadi. (2020). PENERAPAN METODE PENYUSUTAN ASET TETAP. Jurnal

Bisnis dan Akuntansi Unsurya, Vol. 5, No. 2.

17