SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 1

“SIKLUSAKUNTANSI PAYROLL”

Diajukan untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah yang diampu oleh Ibu
Sofia Widiarti, ST.,M.Ak

Disusun Oleh :

Kelompok 4

Muhamad Fikri Nur’alam (C11170004)

Anjar Yuniarni (C11170005)
Mutia Sartika Dewi (C11170018)
Hasbi Ahsanudin (C11170019)
Deti Mulyati (C11170021)
Melinda Pratiwi (C11170027)
Gina Dwi Fitriani (C11170028)

Progam Studi S-1 Akuntansi

Semester 7

S1 AKUNTANSI

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI EKUITAS

2019
 KATA PENGANTAR

Puji syukur senantiasa penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa,
karena atas berkat rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyusun dan
menyelesaikan makalah yang berjudul “SIKLUS AKUNTANSI PAYROLL”ini
dengan tepat pada waktunya.
Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi
Akuntansi 1serta membantu mengembangkan kemampuan pemahaman pembaca
mengenai bagaimana sistem informasi yang terdapat dalam siklus penggajian atau
payroll pada suatu perusahaan, mengetahui bagaimana input, proses dan output
yang dihasilkan dalam satu siklus payroll disuatu perusahaan, sertamampu
mengambil keputusan atau mengetahui bagaimana proses pengendalian dari suatu
siklus akuntansi payroll pada makalah ini.
Ucapan terimakasih penulis sampaikan kepada Dosen mata kuliah Sistem
Informasi Akuntansi 1yaitu IbuSofia Widiarti, ST.,M.Akyang telah memberikan
kesempatan bagi penulis untuk berkarya dalam menyusun makalah ini.
Dalam penulisan makalah ini penulis tidak terlepas dari kekurangan dan
kesalahan dalam pembuatannya. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan
saran dari berbagai pihak untuk menyempurnakannya

Bandung, 12Desember2019

Penulis

Kelompok 4

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.............................................................................................i
DAFTAR ISI..........................................................................................................ii
BAB IPENDAHULUAN........................................................................................1
1.1Latar Belakang.......................................................................................................1
1.2 Rumusan Masalah.................................................................................................2
1.3 Maksud &Tujuan Penulisan.................................................................................2
1.4 Manfaat Penulisan.................................................................................................3
BAB IILANDASAN TEORI.................................................................................4
2.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Gaji dan Upah...................................4
2.2 Tujuan dari Sistem Informasi Akuntansi Gaji dan Upah..................................5
2.3 Input atau dokumen yang digunakan dalam sistem informasi gaji dan upah. 6
2.4 Proses yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi gaji dan upah....14
2.5 Output yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi gaji dan upah....15
BAB IIIPEMBAHASAN.....................................................................................16
3.1 Flowchart Penggajian.........................................................................................16
3.2Mekanisme pengendalian dan umpan balik yang digunakan dalam sistem
informasi akuntansi gaji dan upah.....................................................................19
3.3Faktor-Faktor Kesalahan Sistem Payroll...........................................................23
3.4Key Payroll Controls (Kunci Pengendalian Gaji)............................................23
BAB IVKESIMPULAN.......................................................................................26
4.1 Kesimpulan..........................................................................................................26
DAFTAR PUSTAKA............................................................................................iii

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Suatu perusahaan pada saat didirikan mempunyai tujuan yang berbeda,
namun pada umumnya tujuan perusahaan adalah mendapatkan laba atas hasil
usaha yang dijalankan. Seiring dengan berkembangnya perusahaan dibutuhkan
lebih banyak tenaga kerja untuk menunjang kegiatannya, namun terkadang
ditemui kesulitan dalam pencarian tenaga kerja yang berkualitas karena harus
mempertimbangkan kesejahteraan dan upah yang kompetitif dengan peusahaan
lain. Gaji adalah balas jasa dalam bentuk uang yang diterima tenaga kerja
berdasarkan kesepakatan yang telah ditentukan sebelumnya.
Prosedur penggajian yang baik seharusnya dijalankan dengan efektif. Untuk
itu maka diperlukan informasi yang relevan sebagai sarana komunikasi yang
nantinya dapat digunakan untuk pengambilan keputusan bagi pihak yang
berkepentingan. Informasi merupakan kebutuhan utama manajemen dalam
melaksanakan fungsi-fungsinya. Manajemen membutuhkan banyak informasi
agar dapat bekerja secara efektif dan efisien. Informasi yang banyak tersebut tidak
mungkin ditampung seluruhnya oleh manajemen. Untuk itu diperlukan suatu
sistem yang dapat mendukung kebutuhan manajemen dalam mengelola
perusahaan yaitu sistem informasi akuntansi.
Sistem penggajian merupakan faktor yang penting dalam mencapai
tujuansuatu perusahaan, dimana sistem penggajian mengatur tentang proses
pembayaran atas jasa yang dilakukan oleh karyawan. Pembayaran gaji dan upah
yang adilsesuai dengan kinerja dan prestasinya, maka akan berperanguh positif
terhadap bertambahnya nilai dan produktivitas perusahaan. Untuk menghindari
dan mencegah terjadinya kecurangan dalam sistem penggajian, maka diperlukan
suatu sistem pengendalian intern yang baik.Sistem pengendalian intern yang baik
dapat mencegah pemborosan dalam segala kegiatan bisnis perusahaan dan untuk
mencegah penggunaan sumber daya perusahaan yang tidak efisien. Selain itu
sistem pengendalian intern juga ditujukan untuk memberikan jaminan yang
memadai agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh seluruh karyawan perusahaan.

1
Sehingga dengan adanya sistem pengendalian intern tersebut dapat memberikan
kenyamanan kepada pihak perusahaan maupun pihak karyawan dan sistem
penggajian dan pengupahan pada perusahaan dapat berjalan dengan baik. Oleh
karena itu dalam sistem penggajian suatu perusahaan harus memiliki sistem
pengendalian intern yang baik.
Sistem Informasi Akuntansi merupakan salah satu sarana untuk melakukan
pengendalian terhadap prosedur penggajian agar pelaksanaannya dapat berjalan
sesuai rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dengan adanya
sistem informasi akuntansi  yang baik diharapkan dapat menghindari
penyimpangan-penyimpangan yang terjadi di perusahaan. Oleh sebab itu
sangatlah jelas bahwa sistem informasi mempunyai hubungan yang erat dengan
sistem penggajian (payroll system) atau disebut juga dengan sistem informasi
akuntansi gaji dan upah.

1.2 Rumusan Masalah

Rumusan masalah dalam makalah ini adalah :
1. Apa tujuan dari sistem informasi akuntansi gaji dan upah?
2. Apasaja input yang dibutuhkan dalam sistem informasi akuntansi gaji dan
upah?
3. Apasaja proses yang dilakukan dalam sistem informasi akuntansi gaji dan
upah?
4. Apasaja output yang dihasilkan dalam sistem informasi akuntansi gaji dan upah?
5. Bagaimana mekanisme pengendalian dan umpan balik dalam sistem informasi
akuntansi gaji dan upah?

1.3 Maksud &Tujuan Penulisan

Maksud dan tujuan dalam makalah ini adalah :
1. Mengetahui tujuan dari sistem informasi akuntansi gaji dan upah.
2. Mengetahui input yang dibutuhkan dalam sistem informasi akuntansi gaji dan
upah.
3. Mengetahui proses yang dilakukan dalam sistem informasi akuntansi gaji dan
upah.

2
4. Mengetahui output yang dihasilkan dalam sistem informasi akuntansi gaji dan
upah.
5. Mengetahui mekanisme pengendalian dan umpan balik dalam sistem informasi
akuntansi gaji dan upah.

1.4 Manfaat Penulisan

Manfaat yang penulis tinjau dari pustaka ini adalah sebagai berikut :
1. Dapat mengetahui pengertian dan materi mengenai Sistem Informasi Gaji dan
Upah
2. Dapat informasi mengenai penerapan Sistem Informasi Gaji dan Upah dalam
suatu perusahaan.

3
 BAB II
LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Gaji dan Upah

Gaji dan upah merupakan bagian dari kompensansi – kompensansi yang
paling benar yang diberikan perusahaan sebagai balas jasa kepada karyawannya.
Dan bagi karyawan ini merupakan nilai hak dari prestasi mereka, juga sebagai
motivator dalam bekerja. Sedangkan bagi perusahaan, gaji dan upah merupakan
komponen biaya yang mempunyai dampak besar dalam mempengaruhi laba,
sehingga harus terus menerus diawasi pengelolaannya. Menurut Horngren,
Harrison dan Bamber “Gaji merupakan pendapatan yang jumlahnya dihitung per
tahun, per bulan, atau per minggu, sedangkan upah merupakan pendapatan yang
dihitung berdasarkan tarif per jam.”
Dari pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa gaji merupakan balas jasa
yang diberikan kepada karyawan yang mempunyai ikatan kerja kuat secara
berkala berdasarkan ketentuan yang berlaku di perusahaan dan sifatnya tetap.
Sedangkan upah merupakan balasan jasa yang diberikan kepada karyawan yang
ikatan kerjanya kurang kuat bersdasarkan waktu kerja tiap hari ataupun setiap
minggu.
Sistem informasi akuntansi gaji dan upah merupakan rangkaian prosedur
perhitungan dan pembayaran gaji dan upah secara menyeluruh bagi karyawan
secara efisien dan efektif. Tentunya dengan sistem akuntansi gaji dan upah yang
baik perusahaan akan mampu memotivasi semangat kerja karyawan yang kurang
produktif, sehingga tujuan perusahaan untuk mencari laba tercapai dengan
produktivitas kerja karyawan yang tinggi.
Adanya sistem informasi akuntansi yang memadai, menjadikan akuntan
perusahaan dapat menyediakan informasi keuangan bagi setiap tingkatan
manajemen, para pemilik atau pemegang saham, kreditur dan para pemakai
laporan keuangan (stakeholder) lain yang dijadikan dasar pengambilan keputusan
ekonomi. Sistem tersebut dapat digunakan oleh manajemen untuk merencanakan

4
dan mengendalikan operasi perusahaan. Salah satu sistem yang dapat digunakan
oleh manajemen perusahaan adalah sistem akuntansi gaji dan upah.
Untuk mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam perhitungan dan
pembayaran gaji dan upah maka perlu dibuat suatu sistem informasi penggajian
dan pengupahan oleh perusahaan untuk memberikan gambaran yang jelas
mengenai gaji dan upah karyawan sehingga mudah dipahami dan mudah
digunakan.

2.2 Tujuan dari Sistem Informasi Akuntansi Gaji dan Upah

A. Tujuan dari sistem informasi akuntansi gaji dan upah adalah :
1. Untuk mengetahui jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban
perusahaan selama periode akuntansi tertentu.
2. Untuk mengetahui jumlah karyawan yang ada di perusahaan.
3. Untuk mencari kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan
pembayaran gaji pembayaran gaji karyawan (misalnya utang gaji
karyawan, utang pajak, utang dana pensiun).
4. Untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan menguangkan cek
tersebut ke bank, dan kemudian mengeluarkan slip gaji untuk
karyawan.
5. Untuk mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam
perhitungan dan pembayaran gaji dan upah.

B. Fungsi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi gaji dan upah
1. Fungsi kepegawaian
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru,
menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru,
membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan
pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian
karyawan.
2. Fungsi pencatat waktu
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu
hadir bagi semua karyawan perusahaan. Fungsi pencatatan waktu hadir

5
 karyawan untuk boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh
fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
3. Fungsi pembuat daftar gaji dan upah
Bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi
penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang
menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji
dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh pembuat daftar gaji
dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar
yang dipakai sebagai dasar pembayaran gaji dan upah.
4. Fungsi akuntansi
Bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam
hubungannya dengan pembayaran yang timbul dalam hubungannya
dengan pembayaran gaji dan upah karyawan (misalnya utang gaji dan
upah karyawan, utang pajak, utang dana pensiun).
5. Fungsi keuangan
Bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah
dan menguangkan cek ke bank. Uang tunai tersebut kemudian
dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan untuk
selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.

2.3Input atau dokumen yang digunakan dalam sistem informasi gaji dan upah
Dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi gaji dan upah,
yaitu :
1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah umumnya dikeluarkan oleh
fungsi kepegawaian berupa surat keputusan yang berhubungan dengan
karyawan, seperti misalnya; surat keputusan pengangkatan karyawan baru,
kenaikan pangkat, skorsing dan sebagainya. Tembusan dokumen ini
dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan
pembuatan daftar gaji dan upah.

6
 Contoh : Surat keputusan pengangkatan karyawan

Isi dari surat keputusan pengangkatan karyawan :

 Kop surat
 No surat terang
 Perihal
 Tampat dan tanggal
 Bagian, tanda tangan, dan nama

2. Kartu jam hadir

Kartu jam hadir ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat
jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan hadir dapat berupa
daftar hadir biasa dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dari mesin
pencatat waktu.

7
 Contoh : kartu jam hadir

Isi dari kartu jam hadir :

 No periode
 Nama
 Jumlah lain – lain
 Jam biasa dan tarif potongan
 Jam lembur dan tarif
 Jumlah yang harus dibayar
 Utang
 Jumlah potongan Pph pasal 21
 Jumlah yang harus dibayar

3. Kartu jam kerja

Kartu jam kerja merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat
waktu yang dikonsumsi tenaga kerja langsung pada perusahaan yang
diproduksinya berdasarkan pesanan.

8
 Contoh : kartu jam kerja

Isi dari kartu jam kerja :

 Nama
 Jam kerja
 Hari jam kerja
 Tarif gaji/jam
 Jam kerja total
 Waktu masuk dan keluar
 Disetujui oleh

4. Daftar gaji dan upah

Daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang memuat informasi
mengenai jumlah gaji bruto tiap karyawan, potongan – potongan serta
jumlah gaji netto tiap karyawan dalam suatu periode pembayaran.
Isi dari daftar gaji dan upah :
 Nama dan alamat perusahaan
 Potongan
 Nama pegawai
 Gaji bersih
 NIP
 TTD bendaharawan

9
  Gaji pokok
 Tunjangan
 Gaji kotor

Contoh : daftar gaji dan upah

5. Rekap daftar gaji dan upah

Rekap gaji dan upah merupakan dokumen yang berisi ringkasan gaji
perdepartemen / bagian, yang dibuat berdasarkan daftar gaji

Contoh rekap daftar gaji dan upah :

Isi dari rekap daftar gaji dan upah :

 Periode gaji dan upah potongan

10
  No induk
 Divisi
 Nama pegawai
 Jabatan
 Jenis kelamin
 Gaji pokok
 Tunjangan
6. Surat pernyataan gaji dan upah
Surat pernyataan gaji dan upah merupakan dokumen yang dibuat oleh
fungsi pembuat daftar gaji, yang merupakan catatan bagi tiap karyawan
beserta berbagai potongan yang menjadi beban bagi karyawan.

Contoh surat pernyataan gaji dan upah

Isi dari surat pernyataan gaji dan upah :
 Nama dan alamat perusahaan departemen
 Periode
 Jumlah gaji bersih
 Nama karyawan
 NIK
 Jumlah gaji bruto
 Potongan
 Bagian

11
  Gaji pokok

7. Amplop gaji dan upah

Amplop gaji dan upah ini berisi uang gaji karyawan yang memuat
informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi, dan jumlah gaji
bersih yang diterima karyawan dalam bulan atau periode tertentu.

Contoh amplop gaji dan upah

Isi dari amplop gaji dan upah :

 Nama perusahaan
 Nama karyawan
 NIK/NIP
 Periode
 Departemen
 No urut kehadiran
 Jabatan
 Gaji bersih
 Potongan
 Pendapatan

8. Bukti kas keluar

12
Berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi
pembuat daftar gaji, maka fungsi pencatat uang akan membuat dokumen
yang merupakan perintah pengeluaran uang kepada fungsi pembayaran
gaji.

Contoh bukti kas keluar

Isi dari Bukti kas keluar :

 Nama dan alamat perusahaan
 Tanggal
 Penjelasan
 Dibayarkan kepada
 No rekening
 No BKK keterangan
 No cek
 Dicatat oleh
 Jumlah rupiah
 Diperiksa oleh
 Tanggal dibayar
 Total potongan bersih
 Diisi oleh

13
14
2.4 Proses yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi gaji dan upah
Dalam sistem informasi akuntansi gaji dan upah terdiri dari jaringan prosedur
berikut ini :
1) Prosedur pencatatan waktu hadir.
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan
waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan
menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi.
2) Prosedur pencatat waktu kerja.
Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan,
pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di fungsi
produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada produk
atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut.
3) Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah
Dalam prosedur ini fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar
gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan
daftar gaji dan upah adalah surat – surat keputusan mengenai
pengangkatan karyawan, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir.
4) Prosedur distribusi biaya gaji dan upah.
Dalam prosedur ini, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen
– departemen yang menikmati untuk pengendalian biaya dan perhitungan
harga pokok produk.
5) Prosedur pembayaran gaji dan upah
Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi
akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan
untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Kemudian
menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke dalam
amplop gaji dan dilakukan oleh juru bayar (pay master).

15
2.5 Output yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi gaji dan upah
Mulyadi (2001:382) menyatakan catatan akuntansi yag digunakan dalam
pencatatan gaji dan upah meliputi :
 Jurnal Umum
Dalam gaji dan upah, jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi
biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan.
 Kartu harga pokok produk
Kartu ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang
dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
 Kartu biaya
Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung
dan biaya kerja non produksi setiap departemen dalam perusahaan.
Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti
memorial.
 Kartu penghasilan karyawan
Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongan
yang diterima oleh setiap karyawan. Kartu penghasilan karyawan dengan
ditanda tanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan.
Sehingga rahasia penghasilan karyawan tertentu tidak diketahui oleh
karyawan yang lain.
Contoh output yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi gaji dan
upah :
a) Slip Gaji
b) Kartu harga pokok
c) Laporan kehadiran
d) Laporan gaji
e) Laporan data jabatan

16
 BAB III
PEMBAHASAN

3.1 Flowchart Penggajian

Menurut Mulyadi (2016) Flowchart adalah aliran dokumen dalam sistem
tertentu, digunakan simbol-simbol dalam suatu bagan aliran dokumen (flowchart).
Dalam bagan alir, arus dokumen ini dapat diakui dengan melihat nomor dalam
simbol dalam simbol penghubung pada halaman yang sama (on-page connector).
Penggunaan flowchart lebih bermanfaat dibandingkan dengan uraian tertulis
dalam menggambarkan suatu sistem. Menurut Mulyadi (2016) manfaat flowchart
tersebut sebagai berikut :
1) Gambaran sistem menyeluruh lebih mudah diperoleh dengan
menggunakan bagan alir.
2) Perubahan sistem lebih mudah digambarkan dengan menggunakan bagan
alir.
3) Kelemahan-kelemahan dalam sistem dan identifikasi bidang-bidang yang
melakukan perbaikan lebih mudah ditemukan dengan bagan alir.
Adapun flowchart penggajian yang secara umum terjadi disebuah perusahaan
dapat dilihat dalam gambarberikut ini :

17
 Keterangan Flowchart :
1) Data kehadiran seluruh karyawan yang sudah beruparekapan per hari pada
tanggal cut off sudah diperiksa ulangtentang kebenarannya dan siap
dijadikan data pengajian.
2) Departemen HRD (bagian payroll) menerima data kehadiranyang sudah
valid untuk diproses penggajiaannya per orang.
3) Departeman HRD (bagian pajak pph 21) menghitung ataumengkoreksi
pajak baik yang gajinya ada kenaikan atau adaperubahan status keluarga
(tambah anak atau ada perubahandari bujang menjadi kawin, dan lain-
lain).
4) Departemen HRD (bagian payroll) setelah menrima revisiperhitungan
pajak gaji dari bagian pajak, membuat slip gajidan daftar gaji seluruh
karyawan untuk dikoreksi dandimintakan tanda tangan manager HRD.
5) Departemen keuangan menerima daftar gaji dan slip gajikaryawan
departemen HRD untuk dikoreksi secaramenyeluruh perhitungan gaji
masing-masing karyawanmaupun perhitungan pajak gajinya.
6) Apabila departemen keuangan menemukan ada kesalahanhitung atau salah
ketik, harus segera mengembalikannya kedepartemen HRD, atau cancel.
7) Apabila departemen keuangan evaluasinya tidakmenemukan kesalahan
pada daftar gaji atau slip gaji tersebut,maka wajib menandatanganinya dan
membuat check tunaisebesar jumlah gaji seluruh karyawan dan
menyerahkannyapada pimpinan perusahaan.
8) Pimpinan perusahaan menerima dan menandatangani daftargaji seluruh
karyawan check tunai untuk transfer gaji dibankyang ditunjuk.
9) Bank yang ditunjuk menerima daftar gaji dan check transferke rekening
pribadi masing-masing karyawan pada tanggalyang telah ditentukan.
10) Karyawan pada tanggal penggajian yang telah ditentukan,mengambil
gajinya melalui ATM yang telah ditunjuk,dengan rentang waktu selama 24
jam per hari.
11) Selesai
Adapun flowchart penggajian pada salah satu contoh perusahaan Biro Jasa
Perjalanan Wisata atau Tour & Travel adalah sebagai berikut :

18
19
Penjelasan Alur Flowchart :

Sistem Payroll/Penggajian Perusahaan Tour & Travel.

1. Karyawan melakukan Absen masuk dan keluar dengan membuka sebuah

sistem melalui website yang berisi data base karyawan (Nama sistem :
Kenji)
2. Setelah karyawan melakukan absen dengan menggunakan sistem yang
diakses melalui website “Kenji”, sistem tersebut otomatis masuk dan
terhubung dengan sistem lainnya yang hanya dapat diakses oleh
Departemen Sumber Daya/HRD.
3. Sistem Andal selanjutnya melakukan Kalkulasi secara otomatis terkait
dengan Keterlambatan, ijin, cuti dan lembur.
4. HRD melakukan verifikasi terhadap hasil dari kalkulasi sistem dengan
form yang telah dibuat oleh karyawan secara manual dengan
menggunakan perangkat komputer (export to excel) untuk memastikan ke
akuratan dan tidak adanya kesalahan.
5. Sistem andal mengkalkulasi Perhitungan gaji termasuk PPh 21, tunjangan,
potongan gaji dan asuransi, HRD berfungsi untuk memverifikasi kembali
terkait perhitungan dari sistem andal.
6. Setelah perhitungan yang dilakukan telah terverifikasi oleh HRD,
selanjutnya dilakukan pembuatan slip gaji dan daftar gaji karyawan.
7. Daftar Gaji karywan berupa file file dikirimkan kepada pihak
finance/keuangan guna mengevaluasi adanya revisi atau tidak, jika ada
maka dokumen berupa file tersebut di cancel dan kembali kepada HR, jika
Dokumen tersebut tidak ada revisi dokumen akan diserahkan kepada
Manager yang nantinya diotorisasi/divalidasi .
8. Selanjutnya, setelah dokumen divalidasi dokumen kembali ke departemen
keuangan untuk dilakukan pembayaran perhitungan PPh 21, asuransi dan
tunjangan serta pembayaran gaji karyawan.
9. Pembayaran gaji karyawan dilakukan melalui bank.
10. Departemen Keuangan memberikan Dokumen daftar gaji karyawan
kepada HR, dan HR menyiapkan dokumen slip gaji untuk dibagikan
kepada karyawan hingga dilakukannya pengisian dokumen tanda terima
slip gaji.
11. Dilakukan serah terima terkait penerimaan slip gaji untuk karyawan yang
nantinya dibuatkan bukti serah terima slip gaji oleh HRD untuk membuat
laporan penerimaan slip gaji yang disajikan untuk membantu departemen
keuangan dalam membuat laporan penggajian karyawan (Siklus pada
HRD Selesai).
12. Laporan penggajian karyawan dikerjakan oleh Departemen keuangan guna
disajikan kepada Manager/managemen.
13. Siklus Payroll Selesai, dan mulai kembali dengan diawali oleh Karyawan.

20
KETERANGAN SYMBOL YANG DIGUNAKAN

No Gambar Symbol Keterangan

1 Terminal Awal, akhir atau suatu titik interupsi dalam suatu
proses atau program; juga digunakan untuk
mengindikasi pihak eksternal.

2 Masukan/Keluaran Data Dilakukan untuk mewakili data masuk atau data

keluar.

3 Magnetic Drum Input/Output yang menyimpan data.

Ex. File data Karyawan

4 Proses Menunjukan pengolahan yang digunakan oleh

komputer.

5 Operasi Manual Menujukan pengolahan yang tidak digunakan

oleh komputer.

6 Keying Operation Operasi dengan menggunakan mesin yang

memiliki keyboard.

7 Simbol Dokumen Mencetak keluaran dalam bentuk dokumen

melalui perangkat keras.
Ex. Printer

8 Penghubung/connector Penghubung bagian-bagian flowchart yang

berbeda pada satu halaman.

9 Titik Keputusan Proses/langkah dimana perlu adanya keputusan

atau kondisi tertentu. Dititik ini selalu ada dua
keluaran untuk melanjutkan aliran kondisi yang
berbeda

21
3.2 Mekanisme pengendalian dan umpan balik yang digunakan dalam
sistem informasi akuntansi gaji dan upah
Semua sistem akuntansi yang baik belum tentu akan berhasil mencapai tujuan
perusahaan apabila manajemen tidak dapat mengendalikannya. Untuk itu dalam
menjalankan sistem akuntansi gaji dan upah diperlukan pengendalian intern.
Pengendalian intern yang baik dan memadai harus terdiri dari beberapa unsur
yang saling mendukung dan sama pentingnya dalam satuan pengendalian intern.
Jika terdapat kelemahan dalam suatu unsur dapat mengakibatkan terhambatnya
tujuan dari pengendalian intern tersebut.
Unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi penggajian adalah
(mulyadi, 2001:387) :
a) Organisasi
1. Fungsi pembuatan daftar gaji harus terpisah dari fungsi keuangan.
Dalam sistem akuntansi penggajian, fungsi pembuat daftar gaji
merupakan fungsi akuntansi, yang bertanggung jawab atas
perhitungan penghasilan tetap karyawan. Hasil perhitungan karyawan
ini didasarkan pada berbagai surat keputusan yang diterbitkan oleh
fungsi kepegawaian dan dituangkan dalam daftar gaji. Hasilnya
perhitungan gaji yang dilakukan oleh fungsi pembuat daftar gaji dicek
ketelitiannya dan kendalanya oleh fungsi keuangan, sebelum gaji dan
upah dibayarkan oleh fungsi keuangan, sebelum gaji dan upah
dibayarkan kepada karyawan yang berhak.
2. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi.
Waktu hadir merupakan waktu yang dipakai sebagai salah satu daasar
untuk perhitunhan gaji karyawan. Ketelitian dan sangat menentukan
ketelitian waktu hadir karyawan, pencatatan waktu hadir tidak boleh
dilaksanan oleh fungdi operasi (seperti fungsi operasi produksi dan
fungsi teknik).

22
b) Sistem otorisasi
- Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji harus
memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan
yang ditandatangani oleh direktur utama.
Pembayaran gaji dan upah didasarkan atas dokumen daftar gaji dan
upah. Utnuk menghindari pembayaran gaji dan upah yang tidak
berhak, setiap percantuman nama karyawan dalam daftar gaji harus
mendapat otorisasi oleh yang berwenang.
- Setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, perubahan
tarif gaji, tambahan keluarga, harus didasarkan pada surat keputusan
Direktur Keuangan.
- Setiap potongan gaji atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilan
karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan upah
diotorisasikan oleh fungsi kepegawaian.
- Kartu jam hadir harus diotorisasikan oleh fungsi pencatat waktu. Data
waktu hadir setiap karyawan harus diotorisasikan oleh fungsi pencatat
waktu supaya sah sebagai dasar perhitungan lainnya.
- Daftar gaji harus diotorisasikan oleh fungsi personalia. Daftar gaji
merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar pembayaran gaji
kepada karyawan yang berhak
- Butki kas keluar untuk pembayaran gaji harus diotorisasikan oleh
fungsi akuntansi. Bukti kas keluar merupakan perintah untuk
mengeluarkan sejumlah uang pada tanggal, dan untuk keperluan
seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut.
- Perubahan dala pencatatan penghasilan karyawan direkonsiliasi
dengan daftar gaji karyawan. Untuk mengecek ketelitian data yang
dicantumkan dalam kartu penghasilan karyawan.

c) Praktik yang sehat

- Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum
kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga
kerja langsung.

23
 - Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus
diawasi oleh fungsi pencatatan waktu.
- Pembuatan daftar gaji harus divertifikasi kebenaran dan ketelitian
perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran.
- Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar
gaji dan upah.

3.3 Faktor-Faktor Kesalahan Sistem Payroll

Adapun kesalahan-kesalahan lain baik dalam prosedur maupun transaksi
payroll pada umumnya, banyak terjadi karena 3 (tiga) faktor umum dibawah ini:
1. Tidak tersedianya procedure yang lengkap, detail dan jelas mengenai suatu
proses. Kurangnya trainning yang diberikan oleh pihak persahaan (yang
dalam hal ini diwakili oleh line managers).
2. Kurangnya fokus dari staf pelaksana (dalam proses penggajian tentunya
accounting staff).
3. Kombinasi berbagai kelalaian yang tidak mendapat pengawasan yang
cukup dalam proses penggajian (penghitungan dan pencatatan).
Controls (pengawasan) bertindak sebagai review points di area-area dimana
kesalahan biasa terjadi. Hal ini bisa dilakukan dengan melakukan review secara
berkala terhadap prosedur (termasuk flowchart-nya) dan membandingkannya
dengan pelaksanaan sesungguhnya yang telah dilakukan atau sedang
berlangsung.

3.4 Key Payroll Controls (Kunci Pengendalian Gaji)

Tipe kontrol penggajian bervariasi antar satu perusahaan dengan perusahaan
yang lain, akan tergantung pada jenis usaha, skala usaha dan jumlah pegawai.
Dewasa ini banyak penggajian yang dilakukan secara out-source atau yang semi
out-source (penghitungan oleh pihak perusahaan dan cash disbursement dilakukan
oleh pihak bank). Namum demikian, pada dasarnya kunci kontrolpenggajian
adalah sebagai berikut:
1. Payroll Expenses.

24
 Pada dasarnya system kontrol yang dipergunakan untuk penggajian
mencakup 2 (dua) hal:
- Menghindari (pencegahan) kelebihan bayar kepada pegawai yang
memang ada, dan
- Penghindaran penggelapan dengan menggunakan modus membayar
kepada pegawai yang seolah-olah ada tetapi sebenarnya tidak ada.
Ada beberapa tindakan sistematis yang dapat menghindari hal tersebut
terjadi, yaitu :
a. Lakukan verifikasi terhadap jumlah jam bekerja pegawai.
b. Selalu meminta approval untuk setiap daftar overtime (jam kerja
lembur).
c. Meminta approval untuk setiap perubahan atas gaji/upah.
d. Meminta approval untuk semua jenis potongan yang bernilai
negatif.
e. Jumlah cuti dan ijin berbayar yang diambil, hendaknya memiliki
system tracking yang akurat.
f. Untuk setiap check yang dibayarkan, hendaknya dibuka langsung
atas nama karyawan yang menerima gaji (jangan tulis “bayarkan
kepada: cash”).
g. Menerbitkan daftar nama penerima gaji sebelum penggajian
dilakukan adalah cara lain yang bisa diterapkan untuk mencegah
modus penggelapan gaji yang sebelumnya.
h. Selalu bandingkan antara alamat karyawan yang tercantum di daftar
gaji dan alamat karyawan yang ada di HRD.
i. Software sistem kontrol yang akan memfilter jenis-jenis kesalahan
(erroneous) maupun fraud (penggelapan).

2. Employee Advances
Tidak jarang pegawai minta cash advance (di Indonesia biasa disebut
cash bon) kepada perusahaan. Sangat mungkin pegawai accounting atau
staff yang melakukan penghitungan gaji tidak melakukan cash advance

25
 tracking secara benar. Untuk mencegah hal itu, perlu dilakukan langkah-
langkah berikut ini:
a. Lakukan review berkala terhadap cash advance ledger.
b. Memastikan setiap cash advance telah mendapat approval
(persetujuan) dengan semestinya dari pihak yang diberikan otoritas.

3. Payroll Checks.
Dalam hal pembagian gaji dilakukan oleh perusahaan sendiri (tidak out-
sourcing), maka perlu melakukan kontrol terhadap payroll check. Mulai
dari buku checknya itu sendiri, tempat penyimapana check, stempel
perusahaan hingga tanda tangannya. Dalam hal pembagian gaji dilakukan
secara out-sourcing, maka control diterapkan dengan melakukan
rekonsiliasi bank setelah proses penggajian dilakukan. Dalam hal
penggajian dilakukan dengan transfer langsung ke rekening setiap
pegawai, maka pengecekan tidak perlu dilakukan (karena memang tidak
ada check yang diterbitkan untuk keperluan penggajian). Berikut adalah
langkah-langkah yang perlu dilakukan:
a. Sediakan buku check khusus untuk penggajian saja, dengan nomor
seri yang tidak terputus.
b. Lakukan control terhadap persediaan buku check.
c. Lengkapi piranti kemanan pada persediaan buku check.
d. Amankan Stempel check.
e. Biasakan untuk tidak menyisakan ruang kosong pada field
penulisan check.
f. Check void tidak cukup hanya diberikan tulisan “Void” saja, tetapi
harus di digunting kecil hingga berlubang.
g. Review check-check yang tidak (belum) di uangkan/diserahkan,
cari tahu mengapa check-check tersebut belum diuangkan.
h. Jika perusahaan mempercayakan penandatangan kepada non-board
director level, maka update dan pemeriksaan specimen tanda
tangan selalu diperlukan.
i. Perform bank reconciliation.

26
27
 BAB IV
KESIMPULAN

4.1 Kesimpulan
Gaji merupakan balas jasa yang diberikan kepada karyawan yang mempunyai
ikatan kerja kuat secara berkala berdasarkan ketentuan yang berlaku di perusahaan
dan sifatnya tetap. Sedangkan upah merupakan balas jasa yang di berikan kepada
karyawan yang ikatan kerjanya kurang kuat berdasarkan waktu kerja setiap hari
ataupun setiap minggu.
Sistem informasi akuntansi gaji dan upah merupakan rangkaian prosedur
perhitungan dan pembayaran gaji dan upah secara menyeluruh bagi karyawan
secara efisien dan efektif. Tentunya dengan sistem akuntansi gaji dan upah yang
baik perusahaan akan mampu memotivasi semangat kerja karyawan yang kurang
produktif dan mempertahankan karyawannya yang produktif, sehingga tujuan
perusahaan untuk mencari laba tercapai dengan produktifitas kerja karyawan yang
tinggi.

28
 DAFTAR PUSTAKA

Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Jakarta: Penerbit Salemba Empat.

http://smsadheererd-samsulriadirosdu.blogspot.co.id/2012/01/sistem-informasi-
akuntansi-penggajian.html
http://rodlial.blogspot.co.id/2012/04/sistem-informasi-akuntansi-penggajian.html
https://focy.wordpress.com/2013/05/13/makalah-sistem-penggajian-kelompok-
4adieska-apriliaanggun-dwi-jayantieko-okta/
https://sanoesi.wordpress.com/2009/01/16/sistem-akuntansi-gaji-dan-upah/
http://ilmuakuntansi.web.id/fungsi-sistem-akuntansi-penggajian/
https://kelompok5siaaccountingumc.wordpress.com/author/adeliajesslynjessica/

iii