CH 14

Machine Translated by Google
Informasi akuntan BAGIAN
Aplikasi Sistem
IV
Kegiatan Utama BAB 14
Masuk Siklus Pendapatan: Penjualan ke
Logistik Koleksi Tunai
Kegiatan Sekunder
BAB 15
Operasi Siklus Pengeluaran:
Pembelian ke Tunai
Infrastruktur perusahaan Pencairan
Keluar Sumber daya manusia
Logistik Teknologi BAB 16
Membeli
Siklus Produksi
Pemasaran
dan Penjualan
BAB 17
Sumber Daya Manusia
Manajemen dan Siklus Penggajian
Melayani
BAB 18
Buku Besar dan
Sistem pelaporan
451
BAB
Siklus Pendapatan: Penjualan
14 ke Pengumpulan Kas
TUJUAN PEMBELAJARAN
1. Jelaskan aktivitas bisnis dasar dalam siklus pendapatan dan diskusikan

ancaman umum terhadap proses tersebut dan kontrol yang dapat digunakan untuk mengurangi
ancaman tersebut.
2. Jelaskan proses entri pesanan penjualan , keputusan kunci yang perlu dibuat dan ancaman
terhadap proses tersebut, dan jelaskan kontrol yang dapat digunakan untuk mengurangi
ancaman tersebut.
3. Jelaskan proses pengiriman , keputusan kunci yang perlu dibuat dan ancaman terhadap proses
tersebut, dan jelaskan kontrol yang dapat digunakan untuk mengurangi ancaman tersebut.
4. Jelaskan proses penagihan , keputusan penting yang perlu dibuat dan ancaman terhadap proses
tersebut, serta jelaskan kontrol yang dapat digunakan untuk mengurangi ancaman tersebut.
5. Jelaskan proses pengumpulan kas , keputusan kunci yang perlu dibuat dan ancaman terhadap
proses tersebut, dan jelaskan kontrol yang dapat digunakan untuk mengurangi ancaman
tersebut.
KASUS INTEGRATIF Alpha Omega Electronics
Alpha Omega Electronics (AOE) memproduksi berbagai produk elektronik konsumen yang
murah, termasuk kalkulator, jam digital, radio, pager, mainan, permainan, dan peralatan dapur
kecil. Seperti kebanyakan pabrikan, AOE tidak menjual produknya langsung ke konsumen
individu, melainkan hanya ke pengecer. Gambar 14-1 menunjukkan sebagian bagan organisasi
untuk AOE.
Linda Spurgeon, presiden AOE, mengadakan rapat eksekutif untuk membahas dua masalah
mendesak. Pertama, AOE terus kehilangan pangsa pasar selama tiga tahun terakhir. Kedua,
masalah arus kas mengharuskan peningkatan pinjaman jangka pendek. Pada rapat eksekutif,
Trevor Whitman, wakil presiden pemasaran, menjelaskan bahwa salah satu alasan penurunan
pangsa pasar AOE adalah karena para pesaing tampaknya memberikan layanan pelanggan
yang lebih baik. Namun, ketika Linda menanyakan secara spesifik, Trevor mengakui bahwa
pendapatnya didasarkan pada percakapan baru-baru ini dengan dua pelanggan utama. Dia juga mengaku tidak bisa
452
Shutterstock
Neergaard/
Alejandro
Dans
Presiden Direktur Internal Audit GAMBAR 14-1

Paul Reinhardt
Linda Spurgeon Organisasi Parsial
Bagan untuk Alpha
Omega Elektronik
Wakil Presiden Wakil Presiden Wakil Presiden Wakil Presiden Wakil Presiden
Pemasaran Manufaktur Sistem Informasi Keuangan Sumber daya manusia

Trevor Whitman LeRoy Williams Ann Brandt Stephanie Cromwell Peter Wu
Direktur Penjualan
Iman Weber Pengontrol Bendahara
Manajer pabrik Direktur Pembelian
Leon Malon Ryan McDaniel Elizabeth Venko Frank Stevens
Dir. Anggaran Kasir
Menerima Kontrol Inventaris Pengiriman Ali Hussam tagihan hitam
Joe Schmidt Melissa Brewster Jack Kent
Pajak Manajer Kredit

Carol Jones Sofia Lopez
Akuntansi Umum
Mike Turno
mudah mengidentifikasi 10 pelanggan AOE yang paling menguntungkan. Linda kemudian bertanya kepada Elizabeth
Venko, sang controller, tentang masalah arus kas AOE. Elizabeth menjelaskan bahwa jadwal piutang piutang piutang
terbaru menunjukkan peningkatan yang signifikan dalam jumlah piutang pelanggan yang lewat jatuh tempo.
Konsekuensinya, AOE harus meningkatkan pinjaman jangka pendeknya karena keterlambatan dalam menagih pembayaran
pelanggan. Selain itu, Best Value Company, rantai ritel yang menjadi salah satu pelanggan utama AOE, baru-baru ini
bangkrut. Elizabeth mengaku tidak yakin apakah AOE akan mampu mengumpulkan saldo yang besar karena Best Value.
Linda frustrasi dengan kurangnya informasi rinci mengenai kedua masalah tersebut. Dia mengakhiri pertemuan
dengan meminta Elizabeth dan Trevor untuk bekerja dengan Ann Brandt, wakil presiden sistem informasi, untuk
mengembangkan sistem pelaporan yang lebih baik sehingga AOE dapat memantau lebih dekat dan mengambil langkah-
langkah untuk meningkatkan layanan pelanggan dan manajemen arus kas. Secara khusus, Linda meminta Elizabeth,
Trevor, dan Ann untuk membahas masalah-masalah berikut:
1. Bagaimana AOE dapat meningkatkan layanan pelanggan? Informasi apa yang dibutuhkan pemasaran
untuk melakukan tugasnya dengan lebih baik?
2. Bagaimana AOE dapat mengidentifikasi pelanggan dan pasar yang paling menguntungkan?
453
454 BAGIAN IV APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
3. Bagaimana AOE dapat meningkatkan pemantauan akun kreditnya? Bagaimana perubahan di

kebijakan kredit memengaruhi penjualan dan piutang tak tertagih?
4. Bagaimana AOE dapat meningkatkan prosedur pengumpulan kas untuk mengontrol arus kas dengan lebih baik?
Kasus AOE menunjukkan bagaimana kekurangan dalam sistem informasi yang digunakan untuk mendukung kegiatan
siklus pendapatan dapat menimbulkan masalah yang signifikan bagi organisasi. Saat Anda membaca bab ini, pikirkan
tentang bagaimana sistem informasi yang dirancang dengan baik dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas aktivitas
siklus pendapatan organisasi.
Perkenalan
siklus pendapatan - Serangkaian Siklus pendapatan adalah serangkaian kegiatan bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan informasi terkait
kegiatan bisnis dan operasi
yang terkait dengan penyediaan barang dan jasa kepada pelanggan dan mengumpulkan uang tunai sebagai
pemrosesan data yang berulang
terkait dengan penyediaan barang pembayaran untuk penjualan tersebut (Gambar 14-2). Pertukaran informasi eksternal utama adalah dengan
dan jasa kepada pelanggan dan pelanggan. Informasi tentang aktivitas siklus pendapatan juga mengalir ke siklus akuntansi lainnya. Misalnya, siklus
mengumpulkan uang tunai sebagai
pembayaran untuk penjualan tersebut.
pengeluaran dan produksi menggunakan informasi tentang transaksi penjualan untuk memulai pembelian atau
produksi persediaan tambahan untuk memenuhi permintaan. Siklus manajemen sumber daya manusia/penggajian
menggunakan informasi tentang penjualan untuk menghitung komisi penjualan dan bonus. Fungsi buku besar dan
pelaporan menggunakan informasi yang dihasilkan oleh siklus pendapatan untuk menyiapkan laporan keuangan
dan laporan kinerja.
Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat yang tepat pada waktu yang
tepat dengan harga yang tepat. Untuk mencapai tujuan itu, manajemen harus membuat keputusan kunci berikut:
• Sejauh mana produk dapat dan harus disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing pelanggan
dan keinginan?
• Berapa banyak inventaris yang harus dibawa, dan di mana inventaris tersebut harus ditempatkan? •
Bagaimana seharusnya barang dagangan dikirim ke pelanggan? Haruskah perusahaan menjalankan fungsi
pengiriman itu sendiri atau mengalihdayakannya ke pihak ketiga yang berspesialisasi dalam logistik?
GAMBAR 14-2
Deposito
Bank
Diagram Konteks
Siklus Pendapatan
Pernyataan
Pertanyaan
Pesanan
Pembayaran Penjualan
Buku Besar dan
Penerimaan Tunai Sistem pelaporan

Daftar muatan Daftar muatan Pendapatan
Pelanggan Pembawa
Sedang mengemas Sedang mengemas Siklus
Tergelincir Tergelincir
Tanggapan untuk Pertanyaan

Faktur Komisi
Sumber daya manusia
Laporan Bulanan Informasi tentang Informasi tentang Pengelolaan/

Barang Tersedia Barang Tersedia Siklus Penggajian
Pengeluaran Produksi
Siklus Siklus
Produksi dan
Kebutuhan Pembelian
(Pesanan Kembali)
BAB 14 SIKLUS PENDAPATAN: PENJUALAN KE KOLEKSI TUNAI 455
GAMBAR 14-3
Aliran Data Tingkat 0
Sumber daya manusia
Komisi
Pengelolaan/ Diagram: Pendapatan
Siklus Penggajian Siklus
Pertanyaan
1.0 Order penjualan
Tanggapan untuk Pertanyaan Entri Pesanan
Order penjualan
Penjualan
Pesanan
Produksi dan Informasi

Pesanan Penjualan
Informasi Tentang
Membeli
Kebutuhan Barang-barang
Tentang Barang
Tersedia Tersedia Inventaris
Pengeluaran Produksi
Pelanggan
Siklus Siklus
Kembali
Pesanan
2.0
Slip Pengepakan Slip Pengepakan
Pelanggan Pembawa Pengiriman
Daftar muatan Daftar muatan
Tagihan dari
Muatan
Faktur
3.0
Penagihan
Pembayaran Laporan Bulanan
4.0
Deposito Penjualan
Penerimaan Tunai Penjualan
Bank Pengumpulan Uang Tunai
Pernyataan
Pelanggan Buku Besar dan
Sistem pelaporan
Penerimaan Tunai
• Berapa harga optimal untuk setiap produk atau layanan? • Haruskah

kredit diberikan kepada pelanggan? Jika demikian, persyaratan kredit apa yang harus ditawarkan? Berapa
banyak kredit yang harus diberikan kepada pelanggan individu? •
Bagaimana pembayaran pelanggan dapat diproses untuk mengoptimalkan arus kas?
Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut memandu bagaimana sebuah organisasi melakukan empat putaran dasar
kegiatan siklus enue digambarkan pada Gambar 14-3:
1. Entri pesanan penjualan.

2. Pengiriman.
3. Penagihan.
4. Pengumpulan uang tunai.
Bab ini menjelaskan bagaimana sistem informasi organisasi mendukung setiap aktivitas tersebut. Kita mulai dengan
menjelaskan desain sistem informasi siklus pendapatan dan kontrol dasar yang diperlukan untuk memastikan bahwa manajemen
menyediakan informasi yang andal.
Kami kemudian membahas secara rinci masing-masing dari empat kegiatan siklus pendapatan dasar. Untuk setiap aktivitas, kami
menjelaskan bagaimana informasi yang diperlukan untuk melakukan dan mengelola aktivitas tersebut dikumpulkan, diproses, dan
disimpan. Kami juga menjelaskan kontrol yang diperlukan untuk memastikan tidak hanya keandalan informasi tersebut tetapi juga
pengamanan sumber daya organisasi.
Sistem Informasi Siklus Pendapatan

Seperti kebanyakan organisasi besar, AOE menggunakan sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP).
Gambar 14-4 menunjukkan porsi sistem ERP yang mendukung aktivitas bisnis siklus pendapatan AOE.
PROSES
Pelanggan AOE dapat melakukan pemesanan langsung melalui Internet. Selain itu, tenaga penjualan
menggunakan laptop portabel untuk memasukkan pesanan saat memanggil pelanggan. Departemen penjualan
memasukkan pesanan pelanggan yang diterima melalui telepon, faks, atau surat. Terlepas dari bagaimana
pesanan awalnya diterima, sistem dengan cepat memverifikasi kelayakan kredit pelanggan, memeriksa
ketersediaan inventaris, dan memberi tahu departemen gudang dan pengiriman tentang penjualan yang disetujui.
Karyawan gudang dan pengiriman memasukkan data tentang aktivitas mereka segera setelah dilakukan,
sehingga memperbarui informasi tentang status inventaris secara real time. Setiap malam, program faktur
berjalan dalam mode batch, menghasilkan faktur kertas atau elektronik untuk pelanggan yang membutuhkan
faktur. Beberapa pelanggan AOE masih mengirimkan cek ke salah satu bank regional tempat AOE telah
membuat kotak kunci elektronik, tetapi semakin banyak yang mengirimkan pembayaran mereka secara elektronik.
Setiap hari, bank mengirimkan file ke AOE yang berisi data pengiriman uang, yang digunakan sistem untuk
memperbarui saldo akun kas perusahaan dan akun pelanggan.
ANCAMAN DAN KONTROL

Tabel 14-1 mencantumkan ancaman yang terjadi di berbagai tahapan siklus pendapatan dan kontrol yang dapat
digunakan untuk memitigasi ancaman tersebut. Gambar 14-4 menunjukkan bahwa semua siklus pendapatan
GAMBAR 14-4
Gambaran Umum Sistem ERP Web Pengiriman
etalase
Desain untuk Mendukung
Slip Pengepakan &
Siklus Pendapatan Daftar muatan
Pemetikan
Internet Tiket
Pesanan
Pelanggan
Akun Gudang
Pengiriman
Informasi
Penjualan
Memesan Item yang Dipilih

Penjualan
Pengolahan
entri pesanan penjualan

Pelanggan
Pengiriman uang
Basis Data Terintegrasi: Uang tunai

Pelanggan Penagihan dan
Akun Pelanggan, Persediaan, Koleksi
Akun
Piutang harga, pesanan penjualan, Pengolahan
Pengiriman, Faktur Pelanggan
Pengiriman uang
Akuntansi
Kasir
Akun Faktur Penjualan Pelanggan
Piutang Faktur Pembayaran
Bank
Pertanyaan
dan
Pelanggan Laporan
Penjualan dan
Inventaris Pelanggan
Status Profitabilitas Akun
Laporan
Inventaris Pemasaran Pelanggan

Kontrol Melayani
TABEL 14-1 Ancaman dan Kontrol dalam Siklus Pendapatan
Aktivitas Ancaman Kontrol (Nomor Pertama Mengacu pada Ancaman yang Sesuai)
Masalah umum 1. Tidak akurat atau tidak valid 1.1 Kontrol integritas pemrosesan data 1.2
di seluruh data master Pembatasan akses ke data master
pendapatan 2. Pengungkapan yang tidak sah 1.3 Meninjau semua perubahan pada data master 2.1
siklus informasi sensitif Kontrol akses
3. Kehilangan atau kehancuran 2.2 Enkripsi 2.3
data Tokenisasi informasi pribadi pelanggan 3.1 Prosedur pencadangan
4. Performa buruk dan pemulihan bencana 4.1 Laporan manajerial 5.1 Kontrol
pengeditan entri data (lihat
Entri pesanan penjualan 5. Pesanan tidak lengkap/tidak Bab 13)

akurat 5.2 Pembatasan akses ke data master
6. Pesanan tidak valid 6.1 Tanda tangan digital atau tanda tangan tertulis 7.1
7. Piutang tak tertagih Batas kredit
8. Stockouts atau kelebihan 7.2 Otorisasi khusus untuk menyetujui penjualan kepada pelanggan baru atau penjualan
persediaan yang melebihi batas kredit pelanggan
9. Kehilangan pelanggan 7.3 Umur Piutang Usaha 8.1 Sistem
Pengendalian Persediaan Perpetual 8.2 Penggunaan
Kode Batang atau RFID
8.3 Pelatihan
8.4 Perhitungan persediaan secara berkala 8.5
Prakiraan penjualan dan laporan aktivitas 9.1
Sistem CRM, situs swadaya, dan evaluasi peringkat layanan pelanggan yang tepat
Pengiriman 10. Memilih barang yang salah atau 10.1 Bar-code dan teknologi RFID 10.2
jumlah yang salah 11. Rekonsiliasi daftar pengambilan ke detail pesanan penjualan 11.1
Pencurian persediaan 12. Pembatasan akses fisik ke inventaris 11.2 Dokumentasi
Kesalahan pengiriman (keterlambatan semua transfer inventaris 11.3 Teknologi RFID dan bar-code
atau kegagalan pengiriman, 11.4 Batasi kemampuan untuk membatalkan
jumlah yang salah, barang yang penjualan 11.5 Kontrol pembuatan dan
salah, alamat yang pengiriman ke “ pelanggan satu kali” 11.6 Perhitungan fisik periodik persediaan dan
salah, duplikasi) rekonsiliasi ke kuantitas yang tercatat
12.1 Rekonsiliasi dokumen pengiriman dengan pesanan penjualan, daftar pengambilan,

dan slip pengepakan 12.2
Menggunakan sistem RFID untuk mengidentifikasi
penundaan 12.3 Entri data melalui pemindai kode batang dan
RFID 12.4 Kontrol edit entri data (jika data pengiriman dimasukkan di terminal)
12.5 Konfigurasi sistem ERP untuk mencegah duplikasi pengiriman 13.1 Pemisahan
Penagihan 13. Gagal menagih fungsi penagihan dan pengiriman 13.2 Rekonsiliasi berkala faktur
14. Kesalahan dengan pesanan penjualan, pengambilan
penagihan 15. Kesalahan posting tiket, dan dokumen pengiriman
piutang 14.1 Konfigurasi sistem untuk memasukkan data harga secara otomatis 14.2
16. Tidak akurat atau tidak valid Pembatasan akses ke master data harga 14.3 Kontrol edit entri
memo kredit data 14.4 Rekonsiliasi dokumen
pengapalan (tiket pengambilan, konosemen, dan daftar pengepakan) ke pesanan
penjualan 15.1 Kontrol entri data 15.2 Rekonsiliasi
batch total 15.3 Pengiriman
laporan bulanan ke pelanggan 15.4
Rekonsiliasi rekening pembantu ke buku besar 16.1 Pemisahan

tugas otorisasi memo kredit dari keduanya
entri pesanan penjualan dan pemeliharaan akun pelanggan 16.2

Konfigurasi sistem untuk memblokir memo kredit kecuali jika ada
baik dokumentasi terkait pengembalian barang rusak atau otorisasi khusus oleh
manajemen
(lanjutan)
TABEL 14-1 Lanjutan
Aktivitas Ancaman Kontrol (Nomor Pertama Mengacu pada Ancaman yang Sesuai)
Koleksi uang tunai 17. Pencurian uang tunai 17.1 Pemisahan tugas—orang yang menangani (menyetor) pembayaran dari
18. Masalah arus kas pelanggan juga tidak boleh: a. Posting pengiriman
uang ke rekening pelanggan
B. Membuat atau mengotorisasi memo kredit
C. Rekonsiliasi rekening bank
17.2 Penggunaan EFT, FEDI, dan lockbox untuk meminimalkan penanganan
pembayaran pelanggan oleh karyawan
17.3 Dapatkan dan gunakan UPIC untuk menerima pembayaran EFT dan FEDI
pelanggan
17.4 Segera setelah membuka surat, membuat daftar semua pembayaran

pelanggan yang
diterima 17.5 Pengesahan yang cepat dan terbatas dari semua cek
pelanggan 17.6 Memiliki dua orang untuk membuka semua surat yang mungkin
berisi
pembayaran pelanggan 17.7
Penggunaan mesin kasir 17.8 Penyetoran
harian dari semua penerimaan kas 18.1 Pengaturan kotak
kunci, EFT, atau kartu kredit 18.2 Diskon untuk pembayaran
segera oleh pelanggan 18.3 Anggaran arus kas
kegiatan tergantung pada database terintegrasi yang berisi informasi tentang pelanggan, persediaan, dan harga. Oleh
karena itu, ancaman umum pertama yang tercantum dalam Tabel 14-1 adalah data master yang tidak akurat atau tidak
valid. Kesalahan dalam data induk pelanggan dapat mengakibatkan pengiriman barang dagangan ke lokasi yang salah,
keterlambatan penagihan pembayaran karena mengirim faktur ke alamat yang salah, atau melakukan penjualan ke
pelanggan yang melebihi batas kredit mereka. Kesalahan dalam data master inventaris dapat mengakibatkan kegagalan
untuk memenuhi pesanan pelanggan secara tepat waktu karena kekurangan inventaris yang tidak terduga, yang dapat
menyebabkan hilangnya penjualan di masa mendatang. Kesalahan dalam data master harga dapat mengakibatkan
ketidakpuasan pelanggan karena kelebihan tagihan atau kehilangan pendapatan karena kekurangan tagihan.
Kontrol 1.1 pada Tabel 14-1 menunjukkan bahwa salah satu cara untuk mengurangi ancaman data master yang
tidak akurat atau tidak valid adalah dengan menggunakan berbagai kontrol integritas pemrosesan yang dibahas pada Bab
13 untuk meminimalkan risiko kesalahan input data. Penting juga untuk menggunakan kontrol otentikasi dan otorisasi yang
dibahas dalam Bab 11 untuk membatasi akses ke data tersebut dan mengkonfigurasi sistem sehingga hanya karyawan
yang berwenang yang dapat membuat perubahan pada data master (kontrol 1.2 pada Tabel 14-1).
Hal ini memerlukan perubahan konfigurasi default peran karyawan dalam sistem ERP untuk memisahkan tugas yang
tidak sesuai dengan tepat. Namun, karena kontrol preventif seperti itu tidak pernah bisa 100% efektif, Tabel 14-1 (kontrol
1.3) juga menunjukkan bahwa kontrol detektif yang penting adalah membuat laporan secara teratur dari semua perubahan
pada data master dan meninjaunya untuk memverifikasi bahwa database tetap akurat. .
Ancaman umum kedua dalam siklus pendapatan adalah pengungkapan informasi sensitif yang tidak sah, seperti
kebijakan penetapan harga atau informasi pribadi tentang pelanggan. Tabel 14-1 (kontrol 2.1) menunjukkan bahwa salah
satu cara untuk mengurangi risiko ancaman ini adalah mengonfigurasi sistem untuk menggunakan kontrol akses yang
kuat yang membatasi siapa yang dapat melihat informasi tersebut. Penting juga untuk mengonfigurasi sistem untuk
membatasi kemampuan karyawan menggunakan kemampuan kueri bawaan sistem untuk mengakses hanya tabel dan
bidang tertentu yang relevan untuk menjalankan tugas yang diberikan kepada mereka. Selain itu, data sensitif harus
dienkripsi (kontrol 2.2) dalam penyimpanan untuk mencegah karyawan TI yang tidak memiliki akses ke sistem ERP
menggunakan utilitas sistem operasi untuk melihat informasi sensitif. Organisasi juga harus merancang situs webnya
untuk mengenkripsi informasi yang diminta dari pelanggan saat informasi tersebut dikirimkan melalui Internet. Namun,
karena enkripsi tidak melindungi informasi selama pemrosesan, organisasi juga harus memberi token informasi pribadi
pelanggan (kontrol 2.3) untuk melindunginya agar tidak dilihat oleh karyawan yang memiliki kewenangan untuk melakukan
berbagai aktivitas siklus pendapatan.
Ancaman umum ketiga dalam siklus pendapatan terkait dengan hilangnya atau rusaknya data master.
Cara terbaik untuk mengurangi risiko ancaman ini adalah dengan menggunakan prosedur pencadangan dan pemulihan
bencana (kontrol 3.1) yang dibahas di Bab 13. Praktik terbaik adalah menerapkan
GAMBAR 14.5
Aktivitas Karyawan Dilakukan (berurutan, kiri-ke-kanan di semua baris)
Proses bisnis
Pegawai sales
Menerima Melebihi
Periksa Persediaan di
Tangan dan Mempersiapkan
Diagram Pendapatan
TIDAK
Pelanggan Batas Inisiasi Kembali Penjualan
Aktivitas Siklus
Memesan Kredit? Pesan jika diperlukan Memesan
Menggambarkan
Gudang Ya Memilih &
Pemisahan Tugas
Staf Mengemas
Memesan
Pengiriman
Staf Dikirim ke
Pelanggan
Ya
Kredit
Masalah
Pengelola Menyetujui/ TIDAK
Kredit
Membantah
Memo
Penjualan
Akuntan
Menerima Mendamaikan Mempersiapkan & Memperbarui
Bank Bank Surat Faktur ke Akun
Pernyataan Akun Pelanggan Piutang
Uang tunai
Menerima Mempersiapkan Menyetorkan
Koleksi Pelanggan Pengiriman uang Pengiriman uang
Staf Pengiriman uang Daftar Di bank
sistem ERP sebagai tiga contoh terpisah. Satu contoh, disebut sebagai produksi, digunakan untuk memproses
aktivitas sehari-hari. Yang kedua digunakan untuk pengujian dan pengembangan. Instance ketiga harus
dipertahankan sebagai cadangan online ke sistem produksi untuk memberikan pemulihan yang hampir real-time.
Data master yang akurat memungkinkan manajemen untuk menggunakan kemampuan pelaporan ekstensif
sistem ERP dengan lebih baik untuk memantau kinerja (lihat ancaman 4 pada Tabel 14-1). Akuntan harus
menggunakan pengetahuan mereka tentang proses bisnis yang mendasarinya untuk merancang laporan inovatif
(pengendalian 4.1) yang memberi manajemen wawasan di luar laporan keuangan tradisional. Misalnya, perusahaan
selalu memantau tren penjualan dengan cermat. Namun, informasi tambahan diperlukan untuk mengidentifikasi
penyebab perubahan dalam ukuran tersebut. Metrik seperti penjualan per pelanggan, peringkat kepuasan
pelanggan, dan jumlah pelanggan berulang dapat memberikan informasi tersebut. Melacak tren retur dan potongan
penjualan juga berguna baik untuk mengidentifikasi tanda-tanda meningkatnya ketidakpuasan pelanggan serta
potensi pencurian oleh karyawan. Akuntan juga dapat menggunakan keterampilan analitik data mereka untuk
membantu mengidentifikasi potensi penipuan.
Misalnya, karena perusahaan semakin mengalihkan pengeluaran iklan ke iklan digital, akuntan harus meminta
data mendetail yang mendukung biaya iklan digital untuk memverifikasi bahwa biaya tersebut mencerminkan
penayangan iklan yang sebenarnya oleh manusia dan bukan lalu lintas nonmanusia oleh bot.
Sisa dari bab ini membahas setiap langkah dalam siklus pendapatan, menjelaskan proses, ancaman, dan
pengendalian mitigasi. Saat Anda membaca setiap bagian, lihat Gambar 14-5 untuk melihat bagaimana pemisahan
tugas yang tepat meminimalkan risiko penipuan.
entri pesanan penjualan
Siklus pendapatan dimulai dengan penerimaan pesanan dari pelanggan. Departemen penjualan, yang melapor
kepada wakil presiden pemasaran (lihat Gambar 14-1), biasanya melakukan proses entri pesanan penjualan,
tetapi semakin banyak pelanggan yang memasukkan sendiri sebagian besar data ini melalui formulir di etalase
situs web perusahaan.
Gambar 14-6 menunjukkan bahwa proses entri pesanan penjualan memerlukan tiga langkah: menerima
pesanan pelanggan, memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan, dan memeriksa ketersediaan persediaan.
Gambar 14-6 juga mencakup peristiwa penting terkait yang dapat ditangani baik oleh departemen pesanan
penjualan atau oleh departemen layanan pelanggan yang terpisah (yang biasanya juga melapor kepada wakil
presiden pemasaran): menanggapi pertanyaan pelanggan.
GAMBAR 14-6
Pesanan
Aliran Data Tingkat 1 1.1 Ambil
Pelanggan Pesanan Pelanggan
Diagram: Pesanan Penjualan
Ditolak 56
Entri (dijelaskan untuk Pesanan
Pesanan
mengidentifikasi ancaman)
Pengakuan Pertanyaan Tanggapan

1.2 Menyetujui
Kredit
Disetujui
Pesanan
1.3 Periksa
Ketersediaan Inventaris
Pelanggan
Inventaris
89
Order penjualan
1.4 Menanggapi
Pelanggan
Pertanyaan
9
Penjualan Penjualan
Pemetikan Kembali
Memesan Memesan Tiket Pesanan
Pengiriman Penagihan Gudang Membeli
MENERIMA PESANAN PELANGGAN
Data pesanan pelanggan dicatat pada dokumen pesanan penjualan. Di masa lalu, organisasi
pesanan penjualan - Dokumen menggunakan dokumen kertas; hari ini, seperti yang ditunjukkan Gambar 14-7, dokumen pesanan
yang dibuat selama entri
penjualan biasanya berupa formulir elektronik yang ditampilkan di layar monitor komputer (menariknya,
pesanan penjualan yang
mencantumkan nomor item, jumlah, banyak sistem ERP terus mengacu pada layar entri data ini sebagai dokumen). Pemeriksaan Gambar
harga, dan ketentuan penjualan. 14-7 mengungkapkan bahwa pesanan penjualan berisi informasi tentang nomor barang, kuantitas,
harga, dan persyaratan penjualan lainnya.
GAMBAR 14-7
Contoh Penjualan
Dokumen Pemesanan (Pesanan
Layar Masuk)
Pembelian Pelanggan
Jumlah order
Petugas memasukkan nomor barang dan jumlah; sistem mengambil informasi lainnya
Sumber: 2010 © NetSuite Inc.

PROSES Secara tradisional, pesanan pelanggan dimasukkan ke dalam sistem oleh karyawan. Semakin
banyak, organisasi berusaha memanfaatkan TI agar pelanggan melakukan lebih banyak entri data sendiri.
Salah satu cara untuk melakukannya adalah meminta pelanggan melengkapi formulir di situs web perusahaan. Cara
lainnya adalah bagi pelanggan untuk menggunakan pertukaran data elektronik (EDI) untuk mengirimkan pesanan pertukaran data elektronik
secara elektronik dalam format yang kompatibel dengan sistem pemrosesan pesanan penjualan perusahaan. Kedua (EDi) - Penggunaan komunikasi
terkomputerisasi dan skema
teknik tersebut meningkatkan efisiensi dan memangkas biaya. Fokus 14-1 menjelaskan bagaimana perkembangan TI pengkodean standar untuk
terbaru lainnya, kode QR, dapat lebih meningkatkan efisiensi dan efektivitas interaksi dengan pelanggan. mengirimkan dokumen bisnis
secara elektronik dalam format
Selain memangkas biaya, TI juga memberikan peluang untuk meningkatkan penjualan. Salah satu teknik, yang
yang dapat diproses secara
digunakan oleh banyak pengecer Internet, adalah menggunakan informasi riwayat penjualan untuk membuat pesan otomatis oleh sistem informasi penerima.
pemasaran yang disesuaikan dengan masing-masing pelanggan. Misalnya, setelah pelanggan Amazon.com memilih
sebuah buku, situs web menyarankan buku terkait yang telah dibeli pelanggan lain saat mereka membeli buku yang
telah dipilih pelanggan. Amazon.com dan pengecer Internet lainnya juga menggunakan data riwayat penjualan untuk
membuat kupon elektronik khusus yang mereka kirim secara berkala ke pelanggan untuk mendorong pembelian
tambahan. Teknik lain melibatkan penggunaan sistem entri pesanan penjualan interaktif yang memungkinkan pelanggan
menyesuaikan produk untuk memenuhi kebutuhan mereka. Sistem entri pesanan penjualan interaktif seperti itu tidak
hanya meningkatkan penjualan tetapi juga membantu meningkatkan arus kas dalam dua cara. Pertama, karena banyak
penjualan dibuat berdasarkan pesanan, lebih sedikit modal yang harus dikeluarkan untuk menyimpan persediaan barang
jadi dalam jumlah besar. Kedua, model build to order memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan semua atau
sebagian pembayaran di muka, bahkan mungkin sebelum mereka harus membayar bahan baku.
Namun, keefektifan sebuah situs web sangat bergantung pada desainnya. Oleh karena itu, perusahaan harus
secara teratur meninjau catatan interaksi pelanggan di situs web mereka untuk mengidentifikasi potensi masalah dengan
cepat. Situs web yang sulit digunakan sebenarnya dapat merusak penjualan dengan membuat pelanggan frustrasi dan
menimbulkan niat buruk. Sebaliknya, situs web yang dirancang dengan baik dapat memberikan wawasan yang bermanfaat.
Misalnya, ketika para manajer di National Semiconductor memperhatikan peningkatan minat pelanggan terhadap
sensor panas baru perusahaan, mereka menggenjot produksi sehingga perusahaan dapat memenuhi permintaan yang
meningkat untuk produk tersebut.
Seperti AOE, banyak perusahaan terus mempekerjakan staf penjualan selain menggunakan etalase situs web
karena manfaat yang terkait dengan kontak tatap muka dengan pelanggan bisnis yang ada dan prospektif. Teknologi
informasi memberikan banyak peluang untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas tenaga penjualan, sebuah proses
yang disebut sebagai otomatisasi tenaga penjualan. Menyimpan informasi promosi secara online lebih murah daripada
mencetak dan mengirimkan materi tersebut ke perwakilan penjualan. E-mail dan pesan instan (IM) mengurangi biaya
dan waktu yang diperlukan untuk memberi tahu staf penjualan tentang perubahan harga dan promosi penjualan. Kedua
teknik tersebut juga dapat digunakan untuk memberikan pengingat di saat-saat terakhir kepada staf penjualan tentang
kebutuhan dan minat khusus pelanggan tertentu dan untuk memungkinkan manajemen menyetujui penawaran khusus
dengan cepat. E-mail dan IM juga mengurangi kebutuhan tenaga penjualan untuk kembali ke kantor pusat, sehingga
meningkatkan proporsi waktu yang dapat mereka habiskan bersama pelanggan. Teknologi juga meningkatkan kualitas
presentasi penjualan. Komputer laptop dan tablet memungkinkan wiraniaga membuat presentasi multimedia, yang
meningkatkan kemampuan mereka untuk mendemonstrasikan dan menjelaskan kapabilitas dan fitur produk teknis yang
rumit.
FOKUS 14-1 Menggunakan Kode QR untuk Meningkatkan Interaksi dengan Pelanggan
Kode QR adalah kode batang dua dimensi yang dapat dipindai dengan melayani. Misalnya, di Korea Selatan, rantai grosir Tesco menempatkan etalase
smartphone. Mereka menyediakan pelanggan potensial dengan akses ke berisi barang-barang yang biasa dibeli di perhentian kereta bawah tanah.
multimedia di mana saja kapan saja. Konsumen dapat memindai kode QR di samping barang yang mereka inginkan,
Misalnya, pertimbangkan acara penggalangan dana amal seperti konser luar lalu memasukkan nomor rekening mereka, dan belanjaan diantarkan ke rumah
ruangan. Kode QR dapat dicetak pada poster, ditampilkan pada layar video, mereka dalam waktu satu jam. Kode QR juga memfasilitasi perubahan waktu
dan disertakan dalam program. Saat peserta memindai kode, mereka nyata pada iklan: Penjual hanya perlu masuk ke akun itu, mengubah konten di
diarahkan ke situs web seluler tempat mereka dapat memberikan donasi satu lokasi pusat itu, dan setiap kali pelanggan potensial memindai kode QR di
melalui ponsel cerdas mereka. Proses seperti itu kemungkinan akan majalah, halte transportasi, atau lokasi lain, dia akan melihat informasi baru
menghasilkan persentase yang lebih tinggi dari peserta yang benar-benar yang diperbarui.
menyumbang karena mereka dapat segera bertindak berdasarkan dorongan
hati mereka.
Kode QR juga dapat meningkatkan penjualan dengan meningkatkan pelanggan
ANCAMAN DAN KONTROL Ancaman dasar selama entri pesanan penjualan adalah bahwa data
penting tentang pesanan akan hilang atau tidak akurat (ancaman 5 pada Tabel 14-1). Hal ini tidak hanya
menciptakan inefisiensi (seseorang harus menelepon kembali pelanggan dan memasukkan kembali
pesanan dalam sistem), tetapi juga dapat berdampak negatif terhadap persepsi pelanggan dan, dengan
demikian, berdampak buruk terhadap penjualan di masa depan. Sistem ERP menggunakan berbagai
kontrol pengeditan entri data (kontrol 5.1) yang dibahas di Bab 13 untuk mengurangi ancaman ini.
Misalnya, pemeriksaan kelengkapan dapat memastikan bahwa semua data yang diperlukan, seperti
alamat pengiriman dan penagihan, telah dimasukkan. Pencarian otomatis data referensi yang sudah
disimpan dalam file induk pelanggan, seperti alamat pelanggan, mencegah kesalahan dengan
menghilangkan entri data. Sebagai ilustrasi, periksa layar entri pesanan penjualan yang digambarkan
pada Gambar 14-7. Di bagian header (bagian atas layar), tenaga penjualan hanya perlu memasukkan
nama pelanggan di bidang sale-to dan ship-to, dan sistem mengambil informasi lainnya dari file induk
pelanggan. Di bagian detail (bagian bawah gambar), penjual hanya perlu memasukkan nomor item dan
jumlah yang dipesan, dan informasi lainnya diambil dari file induk inventaris dan harga. Perhatikan bahwa
dengan mencari data referensi, sistem ERP harus melakukan pemeriksaan validitas atas nama pelanggan
dan nomor barang inventaris yang dimasukkan oleh tenaga penjualan. Itu juga menegakkan pemisahan
tugas yang tepat dengan mencegah penjual mengubah harga untuk teman. Sistem ERP juga harus
dikonfigurasi untuk melakukan uji kewajaran untuk membandingkan jumlah yang dipesan dengan nomor barang dan riwayat
Kontrol entri data juga perlu digabungkan dalam formulir situs web dan sistem EDI yang digunakan untuk menerima
pesanan pelanggan. Tentu saja, semua kontrol entri data ini mengandaikan bahwa data master akurat, oleh karena itu
Tabel 14-1 juga menunjukkan kebutuhan untuk membatasi akses ke basis data terintegrasi (kontrol 5.2) untuk mencegah
perubahan tidak sah yang dapat merusak integritas data. data.
Ancaman kedua terkait dengan aktivitas entri pesanan penjualan menyangkut legitimasi pesanan (ancaman 6 pada
Tabel 14-1). Jika sebuah perusahaan mengirimkan barang dagangan ke pelanggan dan pelanggan kemudian menyangkal
telah melakukan pemesanan, ada potensi kerugian aset. Bahkan jika barang dikembalikan, perusahaan membuang-buang
waktu dan uang untuk mengirimkannya dan menerimanya kembali.
Untuk transaksi berbasis kertas, legitimasi pesanan pelanggan ditetapkan dengan tanda tangan pelanggan. Sebagaimana
dijelaskan dalam Bab 12, tanda tangan digital (kontrol 6.1) memberikan jaminan legitimasi yang sama dan bukti untuk
mendukung nonrepudiation untuk transaksi elektronik.
Terakhir, akuntan dapat membantu manajer untuk memantau aktivitas penjualan dengan lebih baik dengan
menggunakan pengetahuan mereka tentang proses bisnis untuk merancang laporan yang berfokus pada penggerak kinerja utama.
Misalnya, laporan yang memecah penjualan menurut wiraniaga, wilayah, atau produk menyediakan sarana untuk
mengevaluasi efisiensi dan efektivitas entri pesanan penjualan. Laporan yang menunjukkan kontribusi laba marjinal
menurut produk, saluran distribusi, wilayah, tenaga penjualan, atau pelanggan dapat memberikan wawasan tambahan
tentang perlunya mengubah praktik saat ini.
PERSETUJUAN KREDIT
Sebagian besar penjualan bisnis-ke-bisnis dilakukan secara kredit. Oleh karena itu, ancaman siklus pendapatan lain yang
tercantum dalam Tabel 14-1 (ancaman 7) adalah kemungkinan menghasilkan penjualan yang kemudian ternyata tidak
dapat tertagih. Membutuhkan otorisasi yang tepat untuk setiap penjualan kredit mengurangi ancaman ini.
Untuk pelanggan yang sudah ada dengan riwayat pembayaran yang mapan, pemeriksaan kredit formal untuk setiap
penjualan biasanya tidak diperlukan. Sebagai gantinya, manajemen memberikan otorisasi umum kepada staf penjualan
untuk menyetujui pesanan dari pelanggan yang bereputasi baik, artinya pesanan yang tidak memiliki saldo jatuh tempo,
asalkan penjualan tersebut tidak meningkatkan total saldo akun pelanggan melebihi batas kredit mereka (pengendalian
batas kredit - Saldo akun kredit 7.1). Batas kredit adalah saldo akun maksimum yang diizinkan yang ingin diizinkan oleh manajemen untuk pelanggan
maksimum yang dapat diterima untuk
berdasarkan riwayat kredit masa lalu dan kemampuan membayar pelanggan tersebut. Dengan demikian, untuk pelanggan
setiap pelanggan, berdasarkan
riwayat kredit masa lalu dan
yang sudah ada, persetujuan kredit hanya melibatkan pemeriksaan file induk pelanggan untuk memverifikasi keberadaan
kemampuan untuk membayar. akun, mengidentifikasi batas kredit pelanggan, dan memverifikasi bahwa jumlah pesanan ditambah saldo akun saat ini
tidak melebihi batas ini. Ini dapat dilakukan secara otomatis oleh sistem.
Sistem juga dapat secara otomatis menandai pesanan yang memerlukan otorisasi khusus karena melebihi batas
kredit pelanggan yang telah disetujui sebelumnya. Untuk kasus tersebut, dan untuk penjualan ke pelanggan baru, Tabel
14-1 menunjukkan bahwa seseorang selain perwakilan penjualan harus secara khusus menyetujui perpanjangan kredit
(pengendalian 7.2). Ini sangat penting jika staf penjualan dibayar berdasarkan komisi karena motivasi mereka adalah untuk
melakukan penjualan, bukan fokus pada kolektibilitas.
Bagan organisasi untuk AOE (lihat Gambar 14-1) menunjukkan bagaimana sebagian besar perusahaan memisahkan
tugas-tugas ini. Manajer kredit, yang menetapkan kebijakan kredit dan menyetujui perpanjangan kredit kepada
GAMBAR 14-8
Contoh Layar Pertanyaan
untuk Memeriksa Pelanggan
Kredit
pelanggan baru dan peningkatan batas kredit untuk pelanggan yang sudah ada, terlepas dari fungsi
pemasaran. Untuk menegakkan pemisahan tugas ini dalam sistem ERP, juru tulis entri pesanan
penjualan harus diberi akses hanya baca ke informasi tentang batas kredit pelanggan individual;
kemampuan untuk benar-benar mengubah batas kredit harus diberikan hanya kepada manajer kredit.
Gambar 14-8 menunjukkan beberapa informasi (misalnya saldo saat ini, status akun saat ini, dll.)
yang disediakan sistem untuk membantu manajer kredit memutuskan apakah akan menyesuaikan
batas kredit pelanggan. Kualitas keputusan tersebut bergantung pada pemeliharaan informasi yang
akurat dan terkini tentang saldo akun, penjualan, dan pengiriman uang pelanggan.
Agar efektif, persetujuan kredit harus dilakukan sebelum barang dilepaskan dari persediaan dan
dikirim ke pelanggan. Namun demikian, masalah akan terjadi, dan beberapa pelanggan pada
akhirnya tidak melunasi rekening mereka. Oleh karena itu, pemantauan piutang usaha secara hati-
hati (pengendalian 7.3) sangatlah penting. Laporan yang berguna untuk melakukan hal ini adalah Laporan Penuaan Piutang
laporan umur piutang, yang mencantumkan saldo rekening pelanggan berdasarkan lamanya waktu - Sebuah laporan daftar
saldo rekening pelanggan
terutang (Gambar 14-9). Informasi yang diberikan oleh laporan tersebut berguna untuk memproyeksikan dengan lamanya waktu tunggakan.
waktu arus kas masuk masa depan terkait dengan penjualan, memutuskan apakah akan menaikkan
batas kredit untuk pelanggan tertentu, dan untuk memperkirakan piutang tak tertagih. Manajemen
perlu secara teratur meninjau laporan umur piutang karena perhatian yang cepat kepada pelanggan yang tertinggal
GAMBAR 14-9
1–30 Hari 31–60 Hari 61–90 Hari Lebih dari 90 Hari
Pelanggan Jumlah Saat ini Terlambat Terlambat Terlambat Terlambat Contoh Akun
Mampu
Laporan Penuaan Piutang
Faktur 221 $3.450 $3.450
Faktur 278 2.955 2.955
Total $6.405 $6.405
Tukang roti
Faktur 178 $4.500 $4.500

Faktur 245 2.560 2.560
Total $7.060 $2.560 $4.500
Lainnya
Akun $185.435 $137.935 $28.500 $5.500 $2.500 $11.000
Total $198.900 $146.900 $28.500 $10.000 $2.500 $11.000

GAMBAR 14-10
Contoh Layar Permintaan

untuk Memeriksa Inventaris
Ketersediaan
pembayaran mereka dapat meminimalkan kerugian. Laporan seperti itu dapat memungkinkan AOE menemukan
masalah dengan Best Value Company lebih awal, sehingga AOE dapat berhenti melakukan penjualan kredit
tambahan. Selain itu, laporan yang menunjukkan tren beban piutang tak tertagih dapat membantu manajemen
memutuskan apakah diperlukan perubahan dalam kebijakan kredit.
MEMERIKSA KETERSEDIAAN INVENTARIS

Selain memeriksa kredit pelanggan, wiraniaga juga perlu menentukan apakah persediaan cukup tersedia untuk
memenuhi pesanan, sehingga pelanggan dapat diberi tahu tanggal pengiriman yang diharapkan.
PROSES Gambar 14-10 menunjukkan contoh informasi yang biasanya tersedia untuk staf pesanan penjualan:
kuantitas yang tersedia, kuantitas yang telah diserahkan ke pelanggan lain, dan kuantitas yang tersedia. Jika
persediaan yang cukup tersedia untuk memenuhi pesanan, pesanan penjualan diselesaikan, dan bidang jumlah
yang tersedia dalam file persediaan untuk setiap barang yang dipesan dikurangi dengan jumlah yang dipesan.
Departemen pengiriman, kontrol inventaris, dan penagihan kemudian diberitahu tentang penjualan, dan
pemberitahuan dapat dikirim ke pelanggan. Jika tidak ada persediaan yang cukup untuk memenuhi pesanan,
back order - Sebuah dokumen yang pesanan kembali yang mengesahkan pembelian atau produksi barang-barang tersebut harus dibuat. Di
mengesahkan pembelian atau
perusahaan manufaktur, pembuatan back order melibatkan pemberitahuan kepada departemen produksi untuk
produksi item yang dibuat ketika
persediaan tidak mencukupi untuk memulai produksi barang yang diminta. Di perusahaan ritel, departemen pembelian akan diberitahu tentang
memenuhi pesanan pelanggan. perlunya memesan barang yang dibutuhkan.
Setelah ketersediaan inventaris ditentukan, sistem kemudian menghasilkan tiket pengambilan yang
Picking Ticket - Sebuah dokumen
mencantumkan item dan jumlah setiap item yang dipesan pelanggan. Tiket pengambilan mengotorisasi fungsi
yang berisi daftar item dan jumlah
yang dipesan dan memberi wewenang kontrol inventaris untuk melepaskan barang dagangan ke bagian pengiriman. Meskipun secara tradisional berupa
pada fungsi kontrol inventaris untuk dokumen kertas, tiket pengambilan saat ini seringkali berupa bentuk elektronik yang dapat ditampilkan pada
melepaskan barang dagangan tersebut
perangkat genggam portabel atau pada monitor yang terpasang pada forklift.
ke departemen pengiriman.
Untuk meningkatkan efisiensi, tiket pengambilan sering mencantumkan item berdasarkan urutan penyimpanannya
di gudang, bukan dalam urutan yang tercantum pada pesanan penjualan.
ANCAMAN DAN KONTROL Catatan inventaris yang akurat penting untuk mencegah kehabisan stok dan
kelebihan inventaris (ancaman 8 pada Tabel 14-1). Kehabisan persediaan dapat mengakibatkan hilangnya
penjualan jika pelanggan tidak mau menunggu dan malah membeli dari sumber lain. Sebaliknya, kelebihan
persediaan meningkatkan biaya penyimpanan dan bahkan mungkin memerlukan penurunan harga yang signifikan
yang mengurangi profitabilitas. Penurunan harga yang sering dapat mengubah citra perusahaan menjadi pengecer
diskon, sehingga mengkondisikan pelanggan untuk mengharapkan potongan harga.
Sistem ERP terintegrasi, seperti yang digambarkan pada Gambar 14-4, memfasilitasi penggunaan metode persediaan
perpetual (kontrol 8.1), yang mengurangi risiko kehabisan stok yang tidak terduga atau persediaan yang berlebihan. Namun,
keakuratan catatan persediaan perpetual memerlukan entri data yang cermat selama pelaksanaan aktivitas siklus pendapatan.
Secara khusus, petugas pengiriman dan penjualan harus mencatat dengan benar jumlah barang yang dikeluarkan dari
persediaan dan dikirim ke pelanggan. Tugas ini sangat rawan kesalahan di perusahaan ritel. Misalnya, ketika pelanggan
membeli beberapa barang dengan harga yang sama, petugas kasir hanya dapat memindai satu barang dan kemudian
memasukkan jumlah total yang dibeli. Meskipun hal ini akan menghasilkan jumlah total penjualan yang benar, hal ini akan
menimbulkan kesalahan pada catatan persediaan. Kuantitas yang tercatat di tangan untuk satu barang yang dipindai secara
fisik akan terlalu rendah, dan jumlah yang tercatat di tangan untuk varietas lain dari barang tersebut akan terlalu tinggi.
Penanganan retur penjualan yang tepat adalah tugas lain yang berkontribusi pada catatan inventaris yang tidak akurat,
khususnya di perusahaan ritel. Di toko pakaian, misalnya, ketika pelanggan mengembalikan barang dengan ukuran yang
salah dan menukarnya dengan yang lain, panitera harus memasukkan penukaran ke dalam sistem. Seringkali, terutama
selama periode penjualan yang sangat sibuk, pegawai hanya melakukan pertukaran dan mengembalikan barang yang
dikembalikan ke rak tetapi gagal membuat entri yang benar dalam sistem. Konsekuensinya, catatan sistem untuk kedua item
tersebut tidak akurat.
Mengganti kode batang dengan tag identifikasi frekuensi radio (RFID) (kontrol 8.2 pada Tabel 14-1) dapat menghilangkan
banyak masalah ini karena entri data terjadi secara otomatis. Untuk situasi di mana penggunaan kode batang atau tag RFID
tidak ekonomis atau tidak praktis, pelatihan dan pengingat rutin dari manajemen dapat mengurangi frekuensi perilaku yang
tidak diinginkan (pengendalian 8.3). Namun demikian, karena perilaku yang diuraikan di atas cenderung terjadi selama waktu
sibuk, penghitungan fisik persediaan secara berkala (kontrol 8.4) diperlukan untuk memverifikasi keakuratan jumlah yang
dicatat. Gambar 14-11 menunjukkan contoh laporan lembar kerja persediaan fisik. Perhatikan bahwa itu mencantumkan setiap
item inventaris dan jumlah yang harus ada, menurut catatan sistem dan hasil penghitungan fisik.
Prakiraan penjualan (kontrol 8.5 pada Tabel 14-1) adalah alat lain untuk membantu perusahaan memprediksi kebutuhan
persediaan dengan lebih baik dan dengan demikian mengurangi risiko kehabisan stok atau kelebihan persediaan. Akuntan
juga dapat menyiapkan laporan yang memungkinkan manajer penjualan mengidentifikasi kebutuhan untuk menyesuaikan
perkiraan tersebut. Misalnya, laporan tentang frekuensi dan ukuran pesanan kembali dapat mengidentifikasi item yang
perkiraannya perlu disesuaikan untuk menghindari kehabisan stok dengan lebih baik. Sebaliknya, laporan yang
mengelompokkan penjualan per item dapat mengidentifikasi produk yang bergerak lambat pada waktunya untuk mencegah penimbunan yang berlebihan.
MENJAWAB PERTANYAAN PELANGGAN Selain memproses
pesanan pelanggan, seperti yang ditunjukkan Gambar 14-6, proses entri pesanan penjualan juga mencakup menanggapi
pertanyaan pelanggan. Terkadang pertanyaan ini mendahului pesanan, dan seringkali terjadi setelah pesanan dilakukan.
Dalam kedua kasus tersebut, menanggapi pertanyaan pelanggan dengan segera dan akurat sangat penting bagi kesuksesan
jangka panjang perusahaan. Tujuannya adalah untuk mempertahankan pelanggan (ancaman 9 pada Tabel 14-1). Ini penting
karena aturan praktis pemasaran umum adalah bahwa biayanya setidaknya lima kali lebih banyak untuk menarik dan
melakukan penjualan ke pelanggan baru daripada melakukan penjualan berulang ke pelanggan yang sudah ada. Salah satu
cara untuk memantau
GAMBAR 14-11
Contoh Fisik
Lembar Kerja Inventaris
Laporan
Bandingkan dengan sistem yang mengatakan

kuantitas yang seharusnya. Sesuaikan
catatan dan selidiki perbedaan besar.

kinerja retensi adalah untuk secara berkala menghasilkan laporan yang "menua" pelanggan dengan jumlah
tahun mereka telah melakukan pembelian. Namun, retensi membutuhkan lebih dari sekadar memuaskan
pelanggan. Itu membutuhkan penciptaan kesetiaan. Penelitian menunjukkan bahwa jika kepuasan pelanggan
dinilai pada skala 1 sampai 5, dengan 5 mewakili sangat puas dan 1 mewakili sangat tidak puas, pelanggan
yang menilai tingkat kepuasan mereka pada 5 lebih mungkin untuk melakukan pembelian berulang daripada
pelanggan yang menilai tingkat kepuasan mereka hanya 4. Terlebih lagi, penelitian yang sama menunjukkan
bahwa kunci untuk menghasilkan kepuasan total, dan dengan demikian mempertahankan pelanggan,
adalah kualitas dan sifat kontak pelanggan pascapenjualan.
Layanan pelanggan sangat penting sehingga banyak perusahaan menggunakan paket perangkat lunak
sistem manajemen hubungan khusus, yang disebut sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM), untuk mendukung proses vital ini
pelanggan (CRm) - Perangkat (kontrol 9.1). Sistem CRM membantu mengatur informasi terperinci tentang pelanggan untuk memfasilitasi
lunak yang mengatur
informasi tentang pelanggan layanan yang lebih efisien dan lebih personal. Layanan pelanggan dapat lebih ditingkatkan dengan
dengan cara yang memfasilitasi menggunakan data seperti penjualan kumulatif selama beberapa periode waktu untuk mengidentifikasi
layanan yang efisien dan personal.
pelanggan "pilihan". Sistem CRM juga membantu menghasilkan penjualan tambahan. Misalnya, setelah
menanggapi permintaan pelanggan, perwakilan layanan pelanggan dapat menggunakan informasi tentang
preferensi pelanggan dan riwayat transaksi untuk menyarankan produk lain yang mungkin menarik bagi
pelanggan. Data terperinci tentang persyaratan pelanggan dan praktik bisnis juga dapat digunakan untuk
secara proaktif menghubungi pelanggan tentang kebutuhan untuk memesan ulang.
Namun, banyak pertanyaan pelanggan bersifat rutin. Konsekuensinya, perusahaan dapat dan harus
menggunakan TI untuk mengotomatiskan respons terhadap permintaan umum, seperti pertanyaan tentang
saldo rekening dan status pesanan, sehingga perwakilan pesanan penjualan dan layanan pelanggan dapat
memusatkan waktu dan upaya mereka untuk menangani pertanyaan nonrutin yang lebih kompleks. .
Misalnya, situs web menyediakan alternatif hemat biaya untuk dukungan pelanggan telepon bebas pulsa
tradisional, mengotomatiskan proses tersebut dengan daftar pertanyaan yang sering diajukan (FAQ).
Kemajuan dalam teknik kecerdasan buatan juga memungkinkan untuk membuat alat pemberi saran otomatis
(disebut "bot obrolan") yang mengurai masukan pelanggan untuk memberikan tanggapan terekam untuk
pertanyaan umum saat memesan. Alat media sosial tambahan seperti blog dan papan diskusi juga dapat
digunakan untuk membuat komunitas virtual di mana pelanggan dapat saling berbagi informasi dan
menggunakan tips lengkap. Situs web juga memungkinkan pelanggan untuk menggunakan PIN untuk
mengakses informasi akun mereka secara langsung dan untuk memeriksa status pesanan. Semua teknik
ini dapat secara signifikan mengurangi biaya layanan pelanggan. Wells Fargo, misalnya, menemukan bahwa
pelanggan dengan akses online ke akun mereka melakukan panggilan ke departemen layanan pelanggan
40% lebih sedikit daripada pelanggan tanpa akses tersebut.
Namun, tidak mungkin untuk mengantisipasi setiap pertanyaan yang mungkin diajukan pelanggan.
Oleh karena itu, situs web yang dirancang untuk menyediakan layanan pelanggan harus menyertakan fitur
IM atau obrolan untuk memungkinkan pelanggan mendapatkan bantuan ahli secara real-time dan saran
untuk menangani masalah khusus yang daftar FAQ tidak dapat ditangani dengan memuaskan. Teknologi
pemrosesan gambar dapat lebih meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan akun pelanggan.
Gambar digital pengiriman uang dan faktur pelanggan dapat disimpan secara elektronik dan kemudian
dengan mudah diambil, dimanipulasi, dan diintegrasikan dengan gambar dan data lain untuk menghasilkan
berbagai jenis keluaran. Melakukan hal itu memberi karyawan akses cepat ke semua dokumen yang
berkaitan dengan pelanggan dan menghilangkan waktu yang terbuang untuk mencari dokumen yang hilang
melalui lemari arsip. Jika seorang pelanggan memerlukan salinan duplikat laporan bulanan atau faktur untuk
menggantikan dokumen asli yang hilang, salinan tersebut dapat diambil, dicetak, dan dikirim melalui faks
saat karyawan sedang berbicara dengan pelanggan di telepon. Pengolahan citra juga dapat memudahkan
penyelesaian keluhan pelanggan karena citra yang sama dapat dilihat secara bersamaan oleh lebih dari
satu orang. Dengan demikian, perwakilan akun pelanggan dan manajer kredit dapat meninjau gambar
dokumen yang dimaksud saat mendiskusikan masalah dengan pelanggan melalui telepon. Pemrosesan
gambar juga mengurangi ruang dan biaya yang terkait dengan penyimpanan dokumen kertas. Penghematan
di area ini bisa sangat besar: Satu disk optik dapat menyimpan ribuan dokumen, dalam ruang yang sangat kecil.
Penting bagi akuntan untuk merancang laporan yang akan membantu manajer dalam mengevaluasi
kinerja perwakilan layanan pelanggan dengan benar dengan menggabungkan ukuran internal dan eksternal.
Kegagalan untuk menyertakan kedua jenis data tersebut dapat mengakibatkan laporan yang menyebabkan
perilaku disfungsional. Misalnya, laporan yang hanya menggunakan data internal, seperti jumlah pertanyaan
yang ditangani per satuan waktu, dapat mendorong perwakilan layanan pelanggan untuk mencoba
memaksimalkan efisiensi mereka dengan mengorbankan kepuasan pelanggan. Sebaliknya, hanya
mengandalkan peringkat kepuasan pelanggan menghilangkan insentif untuk menjadi efisien.
Terakhir, ingatlah bahwa layanan pascapenjualan merupakan aktivitas utama yang penting dalam rantai nilai.
Kegiatan ini juga biasanya ditangani oleh perwakilan layanan pelanggan. Salah satu tindakan yang sangat penting
melibatkan menghubungi pelanggan secara proaktif tentang penarikan produk atau perlunya perbaikan garansi.
Teknologi Blockchain merampingkan proses mengidentifikasi pelanggan mana yang membeli produk yang
terpengaruh.
Pengiriman
Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan (lingkaran 2.0 pada Gambar 14-3) adalah mengisi pesanan
pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan. Seperti yang diperlihatkan Gambar 14-12, proses
ini terdiri dari dua langkah: (1) pengambilan dan pengepakan pesanan dan (2) pengiriman pesanan. Departemen
gudang dan ping kapal masing-masing melakukan aktivitas ini. Kedua fungsi tersebut mencakup penjagaan di
dalam persediaan dan, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 14-1, pada akhirnya melapor kepada wakil presiden manufaktur.
PILIH DAN KEMAS PESANAN

Langkah pertama dalam memenuhi pesanan pelanggan melibatkan pengeluaran barang yang benar dari persediaan
dan mengemasnya untuk pengiriman.
PROSES Tiket pengambilan yang dihasilkan oleh proses entri pesanan penjualan memicu proses pengambilan
dan pengemasan. Pekerja gudang menggunakan tiket pengambilan untuk mengidentifikasi produk mana, dan
jumlah setiap produk, untuk dikeluarkan dari inventaris dan kemudian mencatat jumlah setiap barang yang benar-
benar diambil. Persediaan kemudian ditransfer ke departemen pengiriman.
AOE, seperti banyak perusahaan, telah melakukan investasi yang signifikan dalam sistem gudang otomatis
yang terdiri dari komputer, pemindai kode batang, ban berjalan, dan teknologi komunikasi.
Tujuan dari investasi tersebut adalah untuk mengurangi waktu dan biaya pemindahan persediaan masuk dan keluar
dari gudang sementara juga meningkatkan akurasi sistem persediaan perpetual. Teknologi nirkabel, khususnya,
meningkatkan produktivitas gudang dengan menghilangkan kebutuhan pekerja untuk berulang kali kembali ke
pusat pengiriman terpusat untuk menerima instruksi tercetak. Alih-alih, forklift dengan terminal komunikasi data
frekuensi radio (RFDC) memberi karyawan informasi tentang item mana yang harus dipilih berikutnya dan di mana
lokasinya. Melengkapi pekerja gudang dengan headset untuk mendengarkan instruksi suara yang disintesis
komputer tentang item apa yang harus diambil dan dikemas untuk pengiriman menghasilkan lebih sedikit kesalahan
daripada yang terjadi saat karyawan mencoba membaca layar terminal kecil dalam cahaya redup. Fokus 14-2
menjelaskan bagaimana beberapa perusahaan menggunakan robot untuk mengotomatisasi pengambilan pesanan secara total.
Tag RFID meningkatkan efisiensi dan akurasi pelacakan pergerakan inventaris. Dengan bar code, barang
atau kotak harus diposisikan dengan benar agar bar code dapat terbaca oleh
Pemetikan
GAMBAR 14-12
Penjualan
Tiket 2.1 Pilih Aliran Data Tingkat 1
Memesan
dan Kemas
Pintu masuk Diagram: Pengiriman
10 11
(dijelaskan untuk
Barang dan Order penjualan
memasukkan ancaman)
Memilih Tiket
Penjualan
Memesan Inventaris
2.2 Kirim
Barang
Pengiriman
11 12
Daftar muatan
Pesanan Kembali
Slip Pengepakan Barang-barang
Slip Pengepakan
Daftar muatan
Penagihan dan Pengeluaran
Akun & Produksi
Piutang Siklus
Pembawa
FOKUS 14-2 Menggunakan Robot untuk Meningkatkan Efisiensi dan Efektivitas di Gudang
Perusahaan seperti Amazon.com, Crate & Barrel, Dillard's, the unit, yang disebut pod, yang dapat dimasuki dan "diangkat" oleh
Gap, dan Walgreens menggunakan robot untuk secara dramatis robot. Robot kemudian membawa pod ke pekerja, yang
meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasi gudang mereka. mengeluarkan jumlah barang yang diinginkan dari rak dan kemudian
Sementara di sebagian besar gudang, pekerja harus menjelajahi mengemas barang ke dalam kotak untuk dikirim ke pelanggan.
gudang (baik dengan berjalan kaki atau dengan fork lift) untuk Menghilangkan kebutuhan pekerja untuk berkeliling gudang sering
mengambil inventaris yang dipesan oleh pelanggan, pekerja di kali mengakibatkan satu pekerja dapat mengemas pesanan hingga
gudang yang menggunakan robot bertenaga baterai Sistem Kiva tiga kali lebih banyak dalam periode waktu tertentu. Dengan
tetap berada di stasiun di sekeliling ruangan. Robot berwarna meminta pekerja yang sama mengisi seluruh pesanan, sistem juga
oranye menggunakan kombinasi teknologi pemindaian optik, kode mengurangi peluang terjadinya kesalahan yang dapat terjadi ketika
batang, dan komunikasi nirkabel untuk menemukan item. beberapa pekerja berbeda secara berurutan mengisi sebagian
Persediaan disimpan di rak bergerak pesanan.
pemindai. Beralih ke tag RFID menghilangkan kebutuhan ini untuk menyelaraskan item dengan pemindai; sebagai
gantinya, tag dapat dibaca saat inventaris bergerak di seluruh gudang. Selain itu, setiap tag RFID dapat menyimpan
informasi terperinci untuk memfasilitasi penyimpanan dan perutean item inventaris yang tepat. Untuk perusahaan
yang menangani barang dagangan dalam jumlah besar, seperti Federal Express dan UPS, kemampuan RFID untuk
mengurangi bahkan beberapa detik waktu yang diperlukan untuk memproses setiap paket dapat menghasilkan
penghematan biaya yang sangat besar.
Sistem gudang otomatis tidak hanya memangkas biaya dan meningkatkan efisiensi dalam menangani inventaris,
tetapi juga memungkinkan pengiriman yang lebih tanggap terhadap pelanggan. Misalnya, pabrikan dapat
menggunakan kode batang dan sistem RFID di gudang mereka untuk memfasilitasi pengepakan dan pengiriman
barang terkait (misalnya, kemeja dan dasi yang serasi) secara bersamaan. Karton kemudian dapat berupa kode
batang atau tag RFID sehingga pengecer dapat dengan cepat memeriksa barang dagangan dan memindahkannya
ke lantai penjualan. Layanan ini tidak hanya menghemat waktu dan uang pengecer tetapi juga membantu
meningkatkan omzet, sehingga meningkatkan penjualan pabrikan.
ANCAMAN DAN PENGENDALIAN Salah satu masalah potensial adalah risiko memilih item yang salah atau dalam
jumlah yang salah (ancaman 10 pada Tabel 14-1). Teknologi pergudangan otomatis yang dijelaskan sebelumnya
dapat meminimalkan kemungkinan kesalahan tersebut. Pemindai kode batang dan RFID (kontrol 10.1), khususnya,
secara virtual menghilangkan kesalahan ketika digunakan oleh sistem untuk secara otomatis membandingkan item
dan jumlah yang diambil oleh pekerja gudang dengan informasi pesanan penjualan (kontrol 10.2).
Ancaman lain melibatkan pencurian persediaan (ancaman 11). Selain hilangnya aset, pencurian juga membuat
pencatatan persediaan menjadi tidak akurat, yang dapat menimbulkan masalah dalam memenuhi pesanan pelanggan.
Tabel 14-1 mencantumkan beberapa prosedur pengendalian yang dapat mengurangi risiko pencurian persediaan.
Pertama, inventaris harus disimpan di lokasi yang aman yang akses fisiknya dibatasi (pengendalian 11.1). Kedua,
semua transfer persediaan dalam perusahaan harus didokumentasikan (kontrol 11.2). Inventaris harus dirilis ke
karyawan pengiriman hanya berdasarkan pesanan penjualan yang disetujui. Baik karyawan gudang maupun
pengiriman harus menandatangani dokumen yang menyertai barang (atau membuat pengakuan transfer yang sesuai
secara online) pada saat barang dipindahkan dari inventaris ke pengiriman. Prosedur ini memfasilitasi pelacakan
penyebab kekurangan inventaris, dan akuntabilitas yang diberikan mendorong karyawan untuk menyiapkan dan
memelihara catatan yang akurat. Penggunaan teknologi komunikasi nirkabel dan tag RFID (kontrol 11.3) dapat
menyediakan pelacakan inventaris secara real-time dalam pengiriman, yang dapat membantu mengurangi pencurian.
Penting juga untuk membatasi kemampuan membatalkan penjualan (kontrol 11.4) kepada orang lain selain staf
penjualan. Pemisahan tugas ini mencegah karyawan untuk mengesahkan pengiriman barang dagangan ke diri
mereka sendiri atau ke teman dan kemudian membatalkan penjualan untuk menghindari keharusan membayar
inventaris yang dicuri. Demikian pula, penting untuk mengonfigurasi sistem untuk membatasi kemampuan membuat,
menghapus, dan mengirim ke pelanggan "satu kali" (kontrol 11.5) untuk mencegah karyawan menggunakan teknik
tersebut untuk menyembunyikan pencurian inventaris. Terakhir, jumlah persediaan yang dicatat harus secara berkala
direkonsiliasi dengan perhitungan fisik persediaan yang ada (pengendalian 11.6), dan karyawan yang bertanggung
jawab atas penyimpanan persediaan harus bertanggung jawab atas setiap kekurangan.
Seperti langkah-langkah lain dalam siklus pendapatan, akuntan dapat membantu manajer memantau kinerja
dengan lebih baik dengan merancang laporan yang berguna. Perhatikan bahwa proses pengambilan pesanan tidak
melibatkan interaksi langsung dengan pelanggan. Oleh karena itu, laporan yang hanya menggunakan ukuran yang
dihasilkan secara internal seperti pesanan yang diisi per unit waktu sudah cukup.
KIRIM PESANAN
Setelah barang dagangan dikeluarkan dari gudang, barang tersebut dikirim ke pelanggan.
PROSES Departemen pengiriman harus membandingkan hitungan fisik persediaan dengan jumlah yang ditunjukkan
pada tiket pengambilan dan dengan jumlah yang ditunjukkan pada pesanan penjualan.
Perbedaan dapat timbul karena barang tidak disimpan di lokasi yang ditunjukkan pada tiket pengambilan atau karena
catatan persediaan perpetual tidak akurat. Dalam kasus seperti itu, departemen pengiriman perlu memulai pemesanan
kembali barang yang hilang dan memasukkan jumlah pengiriman yang benar pada slip pengepakan.
Setelah menghitung barang yang dikirim dari gudang, petugas pengiriman memasukkan nomor pesanan
slip pengepakan - Dokumen
penjualan, nomor barang, dan jumlah ke dalam sistem. Proses ini memperbarui bidang jumlah yang ada di file induk
yang mencantumkan kuantitas dan
inventaris. Ini juga menghasilkan slip pengepakan dan beberapa salinan bill of lading. Slip pengepakan ( lihat deskripsi setiap barang yang termasuk
Gambar 14-13) mencantumkan jumlah dan dalam pengiriman.
GAMBAR 14-13
Contoh dari a
Slip Pengepakan
Slip Pengepakan
Tanggal pemesanan Memesan #
13/9/2021 458
AOE
2431 Jalur Bradford

San Fransisco CA 94403
KITA
Dikirim ke
Kota Perangkat Keras

4742 Mesa Drive
Mesa AZ 85284
Amerika Serikat
Tanggal pengiriman Kirim Melalui Pelacakan #
15/9/2021 UPS Ground
Kembali
Barang Keterangan Memesan Memesan Dikirim
NikonPix5000 Mega Zoom untuk bidikan jarak dekat suku 4 4
Garansi 1 tahun $100–500 cadang 1 tahun dan garansi tenaga kerja untuk perangkat keras 4 4
apa pun dengan harga antara $100–500
AOE Formulir Pengembalian Pelanggan
Kapal Kembali Ke RA # Pelanggan Memesan #
2431 Jalur Bradford Kota Perangkat Keras 458

San Fransisco CA 94493
KITA
Barang Kuantitas Alasan Kembali

bill of lading - Sebuah kontrak hukum deskripsi setiap barang yang disertakan dalam pengiriman. Bill of lading adalah kontrak hukum yang
yang mendefinisikan tanggung jawab
mendefinisikan tanggung jawab atas barang dalam perjalanan. Ini mengidentifikasi pembawa, sumber,
atas barang saat mereka dalam perjalanan.
tujuan, dan instruksi pengiriman khusus, dan ini menunjukkan siapa (pelanggan atau vendor) harus
membayar rier pembawa (lihat Gambar 14-14). Salinan bill of lading dan slip pengepakan menyertai
pengiriman. Jika pelanggan harus membayar biaya pengiriman, salinan bill of lading ini dapat berfungsi
sebagai tagihan pengiriman, untuk menunjukkan jumlah yang harus dibayar pelanggan kepada pengangkut.
Dalam kasus lain, tagihan pengiriman adalah dokumen terpisah.
Salah satu keputusan penting yang perlu dibuat saat pengisian dan pengiriman pesanan pelanggan
menyangkut pilihan metode pengiriman. Secara tradisional, banyak perusahaan mempertahankan armada
truk mereka sendiri untuk pengiriman. Namun, semakin banyak pabrikan yang mengalihdayakan fungsi ini
ke operator komersial seperti DHL, Federal Express, Ryder System, Inc., Schneider
GAMBAR 14-14 BILL OF LADING LURUS—BENTUK SINGKAT Tidak Dapat Dinegosiasikan.
Contoh Bill of No pengirim
Muatan Pembawa No. Pengangkut
DITERIMA, tunduk pada klasifikasi dan tarif yang berlaku pada tanggal penerbitan Bill of Lading ini. 20 dari properti yang
dijelaskan di bawah, dalam

urutan yang baik, kecuali seperti yang disebutkan (isi dan kondisi isi paket tidak diketahui), ditandai, dikonsinyasi, dan ditujukan seperti yang ditunjukkan di bawah ini, yang mengatakan pembawa (kata pembawa dipahami di
seluruh kontrak ini sebagai artinya setiap orang atau perusahaan yang memiliki properti berdasarkan kontrak) setuju untuk mengangkut ke tempat pengiriman biasanya di tempat tujuan tersebut, jika dalam rutenya, jika tidak untuk
mengirimkan ke perusahaan angkutan lain dalam rute ke tujuan tersebut. Disepakati bersama, untuk setiap pengangkut dari semua atau sebagian dari properti tersebut atas semua atau sebagian dari rute tersebut ke tujuan, dan
untuk masing-masing pihak setiap saat yang tertarik dengan salah satu atau semua properti tersebut, bahwa setiap layanan yang akan dilakukan di bawah ini harus tunduk pada semua syarat dan ketentuan dari Surat Muat
Langsung Domestik Seragam yang ditetapkan (1) dalam Klasifikasi Pengangkutan Seragam yang berlaku pada tanggal ini, jika ini adalah pengiriman kereta api atau air, atau (2) dalam klasifikasi atau tarif pengangkut motor yang
berlaku jika ini adalah kiriman pengangkut motor.
Pengirim dengan ini menyatakan bahwa ia mengetahui semua syarat dan ketentuan dari bill of lading tersebut, termasuk yang ada di belakangnya, yang tercantum dalam klasifikasi atau tarif yang ditetapkan oleh pemerintah.
erns pengangkutan kiriman ini, dan syarat dan ketentuan tersebut dengan ini disetujui oleh pengirim dan diterima untuk dirinya sendiri dan penerima haknya.
Dikirim ke
(Alamat surat atau jalan penerima—Hanya untuk tujuan pemberitahuan.)
Tujuan Negara Kode Pos daerah
Alamat pengiriman
(Diisi hanya jika pengirim menginginkan dan tarif yang mengatur menyediakan untuk pengiriman di sana.)
Rute
Menyampaikan Pembawa Inisial Mobil atau Kendaraan TIDAK.
TIDAK.
Jenis Paket, Deskripsi Artikel, *Berat Kelas Kolom Tunduk pada Bagian 7 Ketentuan-ketentuan bill of
Paket Tanda Khusus, dan Pengecualian (Sub to Kor.) Centang atau Nilai lading yang berlaku, jika kiriman ini akan diserahkan
kepada penerima barang tanpa bantuan pengirim,
pengirim harus menandatangani pernyataan berikut.
Pengangkut tidak akan melakukan pengiriman

kiriman ini tanpa pembayaran ongkos angkut dan
semua biaya sah lainnya.
(Tanda Tangan Pengirim.)
Jika biaya harus dibayar di muka, tulis atau

stempel di sini, “Akan Dibayar Di Muka”.
Menerima $ untuk menerapkan pembayaran di muka

*Jika kiriman bergerak antara dua pelabuhan dengan pengangkut melalui air, undang-
atas biaya pada properti yang dijelaskan di sini.
undang mensyaratkan bahwa bill of lading harus menyatakan apakah itu "berat pengangkut
atau berat kapal per".
CATATAN—Jika tarif bergantung pada nilai, pengirim diwajibkan untuk menyatakan secara
khusus secara tertulis nilai properti yang disepakati atau dinyatakan.
Agen atau Kasir
Nilai properti yang disepakati atau dinyatakan dengan ini secara khusus dinyatakan oleh
pengirim tidak boleh melebihi
per Per
†“Kotak serat yang digunakan untuk pengiriman ini sesuai dengan spesifikasi yang jumlah prabayar
ditetapkan dalam sertifikat pembuat kotak di atasnya, dan semua persyaratan lain dari
Klasifikasi Pengangkutan Seragam.” Biaya lanjutan: $
†Stempel pengirim sebagai pengganti perangko; bukan bagian dari bill of lading yang
disetujui oleh Interstate Commerce Commission.
Pengirim, per Agen, Per
alamat kantor pos tetap pengirim,

Logistik, UPS, dan YRC. Pengiriman outsourcing mengurangi biaya dan memungkinkan produsen untuk
berkonsentrasi pada aktivitas bisnis inti mereka (produksi barang). Namun, memilih jasa kurir yang tepat memerlukan
pengumpulan dan pemantauan informasi tentang kinerja jasa kurir (misalnya, persentase pengiriman tepat waktu
dan klaim kerusakan) karena pelanggan akan menyalahkan perusahaan, bukan pengangkut, atas masalah
pengiriman.
Keputusan penting lainnya menyangkut lokasi pusat distribusi. Semakin banyak pelanggan yang meminta
pemasok dan produsen untuk mengirimkan produk hanya jika dibutuhkan.
Konsekuensinya, pemasok dan produsen harus menggunakan perangkat lunak logistik untuk mengidentifikasi lokasi
optimal untuk menyimpan inventaris guna meminimalkan jumlah total inventaris yang dibawa dan untuk memenuhi
persyaratan pengiriman setiap pelanggan. Perangkat lunak logistik juga membantu mengoptimalkan aktivitas sehari-
hari, seperti cara paling efisien menggunakan 17 truk yang tersedia untuk melakukan 300 pengiriman ke berbagai
lokasi di satu area metropolitan.
Globalisasi menambah kompleksitas logistik keluar. Efisiensi dan efektivitas metode distribusi yang berbeda,
seperti angkutan truk atau kereta api, berbeda di seluruh dunia. Pajak dan peraturan di berbagai negara juga dapat
memengaruhi pilihan distribusi. Oleh karena itu, sistem informasi organisasi harus menyertakan perangkat lunak
logistik yang dapat memaksimalkan efisiensi dan efektivitas fungsi pengirimannya.
ANCAMAN DAN PENGENDALIAN Tabel 14-1 menunjukkan bahwa dua masalah potensial adalah pencurian
(ancaman 11) dan kesalahan pengiriman (ancaman 12). Kami membahas berbagai kontrol untuk mengurangi
ancaman pencurian di bagian sebelumnya. Rekonsiliasi reguler informasi tentang pengiriman dengan pesanan
penjualan (kontrol 12.1) memungkinkan deteksi tepat waktu atas keterlambatan atau kegagalan pengiriman barang
ke pelanggan. Selain itu, sistem RFID (kontrol 12.2) dapat memberikan informasi waktu nyata tentang status ping
pengiriman dan dengan demikian memberikan informasi tambahan tentang kemungkinan penundaan. Jika penjual
mengetahui bahwa pengiriman akan terlambat, pemberitahuan segera dapat membantu pelanggan merevisi
rencananya. Biaya untuk memberikan pemberitahuan semacam itu minimal, terutama jika dilakukan melalui email
atau IM, namun upaya tersebut kemungkinan besar akan meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan secara signifikan.
Pengiriman barang atau jumlah barang dagangan yang salah dan pengiriman ke lokasi yang salah dapat
menyebabkan ketidakpuasan pelanggan, yang mengakibatkan hilangnya penjualan di masa depan. Kesalahan
pengiriman juga dapat mengakibatkan hilangnya aset jika pelanggan tidak membayar barang yang salah kirim.
Untuk meminimalkan risiko kesalahan pengiriman, sistem ERP seperti yang digambarkan pada Gambar 14-4 harus
dikonfigurasi untuk membandingkan jumlah dan nomor barang yang dimasukkan oleh karyawan pengiriman dengan
informasi pada pesanan penjualan dan menampilkan peringatan tentang ketidaksesuaian sehingga masalah dapat
diperbaiki sebelum pengiriman. Tentu saja, keefektifan pengendalian ini bergantung pada keakuratan informasi
yang dikumpulkan tentang kiriman keluar. Untuk mengurangi kesalahan entri data oleh karyawan pengiriman, kode
batang dan tag RFID harus digunakan jika memungkinkan (pengendalian 12.3). Jika data pengapalan harus
dimasukkan secara manual di terminal, pengendalian entri data seperti pemeriksaan lapangan, pemeriksaan batas
atau jangkauan, dan uji kelengkapan diperlukan (pengendalian 12.4).
Pengiriman duplikat mengakibatkan peningkatan biaya yang terkait dengan pengiriman dan kemudian
memproses pengembalian barang dagangan. Untuk mengurangi ancaman ini, sistem ERP harus dikonfigurasi untuk
"memblokir" item baris pada pesanan penjualan setelah dokumen pengiriman dicetak (kontrol 12.5) untuk mencegah
penggunaan pesanan penjualan yang sama untuk mengotorisasi pengiriman lain dari barang yang sama ke
pelanggan yang sama. Perusahaan yang masih menggunakan dokumen kertas dapat mengurangi risiko duplikasi
pengiriman dengan memberi nomor awal secara berurutan pada semua dokumen pengiriman, mengharuskan
dokumen tersebut dicocokkan dengan pesanan penjualan pendukung dan tiket pengambilan, dan kemudian
menandai dokumen tersebut dengan cara yang mencegah penggunaan ulang.
Penagihan
Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan (lingkaran 3.0 pada Gambar 14-3) melibatkan penagihan pelanggan.
Gambar 14-15 menunjukkan bahwa ini melibatkan dua tugas yang terpisah, namun terkait erat,: pembuatan faktur
dan pemutakhiran piutang, yang dilakukan oleh dua unit terpisah dalam departemen akuntansi.
GAMBAR 14-15
Penjualan
Penjualan
Aliran Data Tingkat 1 Memesan
Slip Pengepakan
Memesan 3.1 Pengiriman
Diagram: Proses Penagihan Pintu masuk

Penagihan
Daftar muatan
(dijelaskan untuk
13 14
Penjualan
menyertakan ancaman)
Faktur
Umum
Buku besar dan

Pelaporan
Pelanggan
Sistem
Pelanggan Penjualan
Bulanan
Pernyataan
3.2 Perbarui
Piutang Usaha
Ruang surat
15 16
Pengiriman uang
Daftar
FAKTUR
Penagihan yang akurat dan tepat waktu untuk barang dagangan yang dikirim sangat penting. Aktivitas pembuatan
faktur hanyalah aktivitas pemrosesan informasi yang mengemas ulang dan meringkas informasi dari entri pesanan
penjualan dan aktivitas pengiriman. Ini membutuhkan informasi dari departemen pengiriman yang mengidentifikasi
barang dan jumlah yang dikirim dan informasi tentang harga dan persyaratan penjualan khusus dari departemen
penjualan.
faktur penjualan - Dokumen yang PROSES Dokumen dasar yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur penjualan (Gambar 14-16), yang
memberi tahu pelanggan tentang
memberi tahu pelanggan jumlah yang harus dibayar dan ke mana harus mengirim pembayaran.
jumlah penjualan dan ke mana
harus mengirim pembayaran.
Seperti banyak perusahaan, AOE masih mencetak faktur kertas yang dikirim ke banyak pelanggan kecilnya. Namun,
pelanggan yang lebih besar menerima faktur melalui EDI. EDI tidak hanya menghilangkan biaya pencetakan dan
ongkos kirim, tetapi juga tenaga kerja yang terlibat dalam melakukan tugas tersebut. Untuk perusahaan yang
menghasilkan ratusan ribu faktur penjualan setiap tahun, bahkan menghemat beberapa detik, dan sen, per faktur
dapat menghasilkan pengurangan biaya yang signifikan. Faktur EDI dan pembayaran tagihan online juga
menguntungkan pelanggan dengan mengurangi waktu dan biaya mereka, yang akan meningkatkan kepuasan dan
loyalitas.
Faktanya, sistem akuntansi yang dirancang dengan baik dapat sepenuhnya menghilangkan kebutuhan untuk
membuat dan menyimpan faktur, setidaknya dengan pelanggan yang memiliki sistem mereka sendiri yang canggih.
Untuk memahami konsep ini, periksa kembali informasi yang disertakan dalam faktur penjualan biasa (lihat Gambar 14-16).
Faktur menunjukkan jumlah setiap barang yang terjual dan harga yang dibebankan untuk barang itu; tetapi harga
biasanya ditetapkan pada saat pemesanan dilakukan, dan kuantitas aktual yang terjual diketahui pada saat barang
dagangan dikirim ke pelanggan. Dengan demikian, sistem akuntansi perusahaan penjual sudah memuat semua
informasi yang dibutuhkan untuk menghitung jumlah penjualan pada saat barang dikirim. Itu sebabnya faktur sering
dicetak dalam proses batch tanpa entri data manual. Sebaliknya, pembeli mengetahui harga pada saat pesanan
dilakukan dan mengetahui jumlah yang dibeli pada saat barang diterima. Akibatnya, jika kedua perusahaan memiliki
sistem pemrosesan transaksi yang akurat, dimungkinkan untuk membuat perjanjian di mana pembeli akan
mengirimkan pembayaran secara otomatis dalam jumlah hari yang ditentukan setelah menerima barang dagangan.
Penjual mengirimkan pemberitahuan elektronik, biasanya melalui email, saat barang dikirim dan pelanggan
mengirimkan pemberitahuan elektronik saat barang diterima.
Sebagian besar produsen mobil telah menjalin hubungan seperti itu dengan pemasok utama mereka. Perhatikan
bahwa penjual masih dapat memantau dan menentukan piutang dengan merekonsiliasi pengiriman ke pengiriman
uang pelanggan karena piutang merupakan semua pengiriman yang penjual belum dibayar. Daya tarik penagihan
tanpa faktur semacam itu adalah menghemat banyak waktu dan uang bagi penjual dan pembeli dengan menghilangkan
kebutuhan untuk melakukan proses bisnis tradisional (penagihan) yang tidak memberikan informasi baru apa pun.
GAMBAR 14-16
Faktur
Contoh dari a
Tanggal Faktur #
Faktur penjualan
AOE 16/9/2021 3091380
2431 Jalur Bradford
San Fransisco,
CA 99403
Pembayaran kepada
Dikirim ke
Kota Perangkat Keras Kota Perangkat Keras
35 Cara Alat 4742 Mesa Drive

Phoenix AZ 85201 Mesa AZ 85284
Amerika Serikat Amerika Serikat
Ketentuan Tanggal Jatuh PO # perwakilan penjualan Kirim Melalui Nomor Pelacakan
bersih 30 Tempo 16/10/2021 JKL UPS Ground
Barang Jumlah Keterangan Harga Jumlah
NikonPix5000 4 Mega Zoom untuk bidikan jarak dekat suku 200.00 800.00
Garansi 1 tahun $100–500 4 cadang 1 tahun dan garansi tenaga kerja untuk perangkat keras 19.95 79.80
apa pun dengan harga antara $100–500
Subtotal 879,80
Ongkos Kirim (UPS Ground) 30,04

Total $909,84
Sistem ERP terintegrasi juga memberikan peluang untuk menggabungkan proses penagihan dengan fungsi
penjualan dan pemasaran dengan menggunakan data tentang riwayat pembelian pelanggan sebelumnya untuk
mengirimkan informasi tentang produk dan layanan terkait. Iklan yang disesuaikan tersebut dapat menghasilkan
penjualan tambahan dengan sedikit, jika ada, biaya tambahan.
ANCAMAN DAN PENGENDALIAN Salah satu ancaman yang terkait dengan proses pembuatan faktur adalah
kegagalan menagih pelanggan (ancaman 13 pada Tabel 14-1), yang mengakibatkan hilangnya aset dan kesalahan
data tentang penjualan, inventaris, dan piutang. Memisahkan fungsi pengiriman dan penagihan (kontrol 13.1)
mengurangi risiko hal ini terjadi dengan sengaja. Jika tidak, seorang karyawan yang menjalankan kedua fungsi
tersebut dapat mengirimkan barang dagangan ke teman tanpa menagihnya. Untuk mengurangi risiko kegagalan
tagihan yang tidak disengaja, sistem ERP perlu dikonfigurasi untuk secara teratur membandingkan pesanan
penjualan, mengambil tiket, dan dokumen pengiriman dengan faktur penjualan untuk menghasilkan laporan
pengiriman yang fakturnya belum dibuat (kontrol 13.2) . (Untuk sistem tanpa faktur, pengendalian ini melibatkan
pencocokan pesanan penjualan dengan dokumen pengiriman.) Manajemen perlu meninjau laporan tersebut secara
teratur dan mengambil tindakan korektif. Dalam sistem berbasis kertas, memberi nomor awal pada semua dokumen
dan menghitungnya secara berkala mengidentifikasi pengiriman yang belum ditagih.
Kesalahan penagihan (ancaman 14 pada Tabel 14-1), seperti kesalahan penetapan harga dan menagih
pelanggan untuk barang yang tidak dikirim atau dipesan kembali, merupakan ancaman potensial lainnya. Overbilling
dapat mengakibatkan ketidakpuasan pelanggan, dan underbilling mengakibatkan hilangnya aset. Perhitungan yang salah dari
pajak penjualan, atau, karena keputusan Mahkamah Agung tahun 2018 di South Dakota v. Wayfair, kegagalan
memungut pajak penjualan atas penjualan yang dilakukan lintas negara bagian dapat mengakibatkan denda dan
penalti. Kesalahan penetapan harga dapat dihindari dengan membuat sistem mengambil data yang sesuai dari file
induk penetapan harga (kontrol 14.1) dan dengan membatasi kemampuan karyawan untuk membuat perubahan
pada data tersebut (kontrol 14.2). Jika karyawan harus memasukkan data tagihan secara manual, penggunaan
kontrol edit entri data yang dibahas di Bab 13 dapat meminimalkan kesalahan (kontrol 14.3). Kesalahan yang
metode faktur terbuka - metode untuk melibatkan jumlah yang dikirim dapat diketahui dengan merekonsiliasi jumlah yang tercantum pada slip pengepakan
memelihara piutang dagang di
mana pelanggan biasanya
dengan yang ada di pesanan penjualan (pengendalian 14.4).
membayar menurut masing-masing piutang
faktur.
saran pengiriman uang - Salinan

MEMPERTAHANKAN PIUTANG
faktur penjualan dikembalikan
Fungsi piutang, yang melapor ke pengontrol, melakukan dua tugas dasar: Menggunakan informasi pada faktur
dengan pembayaran pelanggan
yang menunjukkan faktur,
penjualan untuk mendebet rekening pelanggan dan kemudian mengkredit rekening tersebut saat pembayaran
pernyataan, atau item lain yang dibayar. diterima.
metode saldo-maju - metode

PROSES Dua cara dasar untuk memelihara piutang adalah metode faktur terbuka dan metode saldo maju. Kedua
mempertahankan piutang di mana
pelanggan biasanya membayar metode tersebut berbeda dalam hal kapan pelanggan mengirimkan pembayaran, bagaimana pembayaran tersebut
sesuai dengan jumlah yang diterapkan untuk memperbarui file induk piutang, dan format laporan bulanan yang dikirim ke pelanggan. Di bawah
ditunjukkan pada laporan bulanan,
metode faktur terbuka, pelanggan biasanya membayar sesuai dengan setiap faktur. Biasanya, dua salinan faktur
bukan dalam faktur individu.
Pengiriman uang diterapkan dikirim ke pelanggan, yang diminta mengembalikan satu salinan dengan pembayaran. Salinan ini adalah dokumen
terhadap total saldo akun, bukan turnaround yang disebut remittance advice. Pembayaran pelanggan kemudian diterapkan terhadap faktur tertentu.
faktur tertentu.
Sebaliknya, di bawah metode balance-forward, pelanggan biasanya membayar sesuai dengan jumlah yang
ditunjukkan pada laporan bulanan, bukan dengan faktur individual. Laporan bulanan mencantumkan semua
laporan bulanan - Dokumen yang transaksi, termasuk penjualan dan pembayaran, yang terjadi selama sebulan terakhir dan menginformasikan
mencantumkan semua transaksi yang pelanggan tentang saldo rekening sewa mereka saat ini (Gambar 14-17). Laporan bulanan seringkali memiliki porsi
terjadi selama sebulan terakhir dan
memberi tahu pelanggan tentang
sobek
saldo rekening mereka saat ini.
GAMBAR 14-17
PERNYATAAN BULANAN Maret 2021
Contoh dari a Elektronik Alfa Omega

2431 Jalur Bradford
Pernyataan bulanan San Fransisco, CA 99403
Kota Perangkat Keras
35 Cara Alat
Phoenix, AZ 85201
Faktur Lewat Jatuh Lewat Jatuh Lewat Jatuh Terlambat

Nomor Saat ini Tempo 1–30 Tempo 31–60 Tempo 61–90 Lebih dari 90
34567 Tanggal 4292,50

34591 20/3/2021 27/3/2021
2346,50
Total 6639.00
Jumlah total karena 6639.00
Silakan lepaskan di sini dan kembali dengan pengiriman uang
Tanggal tagihan 31/03/2021

Nomor akun 73256
Tanggal jatuh tempo 10/04/2021

Jumlah total karena 6639,00
Bayar Ke: AOE
Jumlah terlampir
Kotak PO 7341
San Fransisco, CA 99403-7341

berisi informasi pracetak, termasuk nama pelanggan, nomor rekening, dan saldo. Pelanggan diminta untuk
mengembalikan rintisan ini, yang berfungsi sebagai saran pengiriman uang, dengan pembayaran. Pengiriman uang
diterapkan terhadap total saldo akun, bukan terhadap faktur tertentu.
Salah satu keuntungan dari metode faktur terbuka adalah kondusif untuk menawarkan diskon untuk
pembayaran segera, karena faktur dilacak dan berumur satu per satu. Ini juga menghasilkan aliran pengumpulan
kas yang lebih seragam sepanjang bulan. Kerugian dari metode faktur terbuka adalah kerumitan tambahan yang
diperlukan untuk memelihara informasi tentang status setiap faktur individu untuk setiap pelanggan. Akibatnya,
metode faktur terbuka biasanya digunakan oleh bisnis yang pelanggan utamanya adalah bisnis lain karena jumlah
transaksi individu relatif kecil dan nilai dolar dari transaksi tersebut tinggi.
Perusahaan dengan banyak pelanggan yang melakukan banyak pembelian kecil setiap bulan, seperti perusahaan
utilitas dan penerbit kartu kredit (misalnya, Citibank) biasanya menggunakan metode balance forward. Bagi
mereka, metode ini lebih efisien dan mengurangi biaya dengan menghindari kebutuhan memproses pengumpulan
uang tunai untuk setiap penjualan individu. Hal ini juga lebih nyaman bagi pelanggan untuk membuat satu pengiriman
uang bulanan.
Banyak perusahaan yang menggunakan metode balance-forward menggunakan proses yang disebut cycle
billing untuk menyiapkan dan mengirimkan laporan bulanan kepada pelanggan mereka. Di bawah penagihan cycle billing - Menghasilkan
siklus, laporan bulanan disiapkan untuk subkumpulan pelanggan pada waktu yang berbeda. Misalnya, file induk laporan bulanan untuk subkumpulan
pelanggan pada waktu yang berbeda.
pelanggan dapat dibagi menjadi empat bagian, dan laporan bulanan setiap minggu akan disiapkan untuk seperempat
pelanggan. Penagihan siklus menghasilkan arus pengumpulan kas yang lebih seragam sepanjang bulan dan
mengurangi waktu yang digunakan sistem komputer untuk mencetak laporan bulanan. Penagihan siklus dapat
secara signifikan memengaruhi persyaratan pemrosesan. Pertimbangkan kasus perusahaan utilitas yang melayani
beberapa juta pelanggan di area metropolitan yang besar. Jika ia menyiapkan laporan bulanan untuk semua
pelanggannya pada saat yang sama, bahkan jika hanya perlu 1 detik untuk mencetaknya, printernya akan diikat
selama beberapa hari.
Penyesuaian pada akun pelanggan terkadang diperlukan. Misalnya, akun pelanggan dapat dikreditkan untuk
mencerminkan pengembalian barang atau tunjangan yang diberikan untuk barang yang rusak. Untuk mengkredit
akun pelanggan untuk barang yang dikembalikan, manajer kredit harus mendapatkan informasi dari dok penerima
bahwa barang benar-benar dikembalikan dan dimasukkan kembali ke dalam persediaan. Setelah pemberitahuan
dari departemen penerima bahwa barang telah dikembalikan, manajer kredit mengeluarkan memo kredit (Gambar
14-18), yang mengesahkan pengkreditan rekening pelanggan. Jika kerusakan barang minimal, pelanggan dapat memo kredit - Sebuah dokumen, yang
setuju untuk menyimpannya dengan pengurangan harga. Dalam kasus seperti itu, manajer kredit mengeluarkan dibuktikan oleh manajer kredit, yang
memberi wewenang kepada
memo kredit untuk mencerminkan jumlah yang harus dikreditkan ke rekening pelanggan. Salinan memo kredit departemen penagihan untuk mengkredit pelanggan
dikirim ke piutang untuk mengesahkan penyesuaian saldo akun pelanggan; salinan lain dikirim ke pelanggan. akun.
Setelah upaya berulang kali untuk menagih pembayaran gagal, mungkin perlu menghapus akun pelanggan.
Dalam kasus seperti itu, manajer kredit mengeluarkan memo kredit untuk mengesahkan penghapusan. Berbeda
dengan kasus yang melibatkan barang yang rusak atau dikembalikan, salinan memo kredit yang digunakan untuk
mengesahkan penghapusan akun tidak dikirim ke pelanggan.
ANCAMAN DAN PENGENDALIAN Kesalahan dalam mengelola rekening pelanggan (ancaman 15 pada Tabel
14-1) dapat menyebabkan hilangnya penjualan di masa mendatang dan juga dapat mengindikasikan kemungkinan
pencurian uang tunai. Pemeriksaan edit entri data yang dibahas di Bab 13 dapat meminimalkan risiko kesalahan
dalam memelihara akun pelanggan (kontrol 15.1). Misalnya, pemeriksaan validitas dan verifikasi loop tertutup
dapat memastikan bahwa akun pelanggan yang benar sedang diperbarui, dan pemeriksaan lapangan dapat
memastikan bahwa hanya data numerik yang dimasukkan untuk penjualan dan pembayaran. Pembayaran pelanggan
sering diproses dalam batch, jadi total batch (kontrol 15.2) dapat memberikan sarana tambahan untuk mendeteksi kesalahan posting.
Khususnya, jumlah semua pembayaran pelanggan yang diproses harus sama dengan perubahan total semua saldo
rekening pelanggan. Untuk memastikan semua pengiriman uang diproses, jumlah akun pelanggan yang diperbarui
harus dibandingkan dengan jumlah cek yang diterima. Rekonsiliasi ini harus dilakukan oleh orang lain selain individu
yang terlibat dalam pemrosesan transaksi asli karena (1) lebih mudah untuk menangkap kesalahan orang lain
daripada kesalahan sendiri, dan (2) menyediakan sarana untuk mengidentifikasi kemungkinan kasus penipuan.
Mengirim laporan rekening bulanan ke setiap pelanggan (kontrol 15.3) memberikan tambahan independen
GAMBAR 14-18 11121
Contoh dari a MEMORANDUM KREDIT
Memo kredit
Elektronik Alfa Omega
2431 Jalur Bradford
San Fransisco, CA 99403
Kota Perangkat Keras 7 April 2021

Kredit Ke: Tanggal
35 Cara Alat
Phoenix, AZ 85201 FRM
Pramuniaga
Terapkan Ke Faktur Nomor Tanggal Pesanan Pelanggan No.

34603 1 April 2021 7413
Barang Satuan
Keterangan Angka Kuantitas Harga Jumlah

3 4120 PCS 85.00 255 00
Alasan Kredit Dikeluarkan: Unit rusak selama pengiriman.
Kembali pada 6 April 2021
ALZ PJS
Diterima oleh: Disahkan oleh:
Kami Mengkredit Akun Anda Untuk Jumlah Ini 255 00
tinjauan keakuratan posting karena pelanggan akan mengeluh jika akun mereka belum dikreditkan dengan
benar untuk pembayaran yang mereka kirimkan. Dalam sistem warisan, kontrol penting lainnya untuk
memverifikasi akurasi pembaruan piutang melibatkan rekonsiliasi catatan piutang pembantu dengan buku
besar (kontrol 15.4). Setelah pembayaran pelanggan diproses, jumlah semua saldo akun pelanggan
individual (file pembantu piutang usaha) harus sama dengan total saldo akun pengendali piutang usaha di
buku besar umum. Jika keduanya tidak sama, kemungkinan terjadi kesalahan dalam posting, dan semua
transaksi yang baru saja dimasukkan harus diperiksa ulang. Namun, dalam sistem ERP, posting ke akun
kontrol buku besar hanya dapat terjadi melalui buku besar pembantu dan hanya dibuat oleh sistem itu
sendiri. Meskipun ini menghilangkan kemungkinan perbedaan antara buku besar pembantu dan buku besar
yang timbul dari kesalahan entri data, kesalahan konfigurasi kadang-kadang memungkinkan terjadinya
kesalahan.
Ancaman 16 tercantum dalam Tabel 14-1 adalah bahwa seorang karyawan dapat mengeluarkan memo
kredit untuk menghapus saldo rekening teman atau untuk menutupi pencurian uang tunai atau persediaan.
Pemisahan tugas yang tepat (kontrol 16.1) dapat mengurangi risiko ancaman ini. Untuk mencegah karyawan
mencuri inventaris dengan melakukan penjualan kepada teman yang kemudian dihapuskan, sistem ERP
harus dirancang sedemikian rupa sehingga orang yang dapat menerbitkan memo kredit juga tidak memiliki
hak untuk memasukkan pesanan penjualan atau mempertahankan akun pelanggan. Untuk mencegah
pencurian uang tunai, orang yang menangani uang tunai tidak boleh mengeluarkan memo kredit. Sistem
juga harus dikonfigurasi untuk mencocokkan semua memo kredit dengan faktur penjualan. Selain itu, sistem
harus dikonfigurasi untuk memblokir memo kredit yang tidak terdapat dokumentasi yang divalidasi bahwa
barang telah dikembalikan oleh pelanggan (kontrol 16.2). Pemblokiran memaksa tinjauan manajerial khusus
dan persetujuan kasus di mana perusahaan setuju untuk membiarkan pelanggan menyimpan barang
dagangan dan menerima kredit.
Koleksi Tunai
Langkah terakhir dalam siklus pendapatan adalah mengumpulkan dan memproses pembayaran dari pelanggan
(lingkaran 4.0 pada Gambar 14-3).
PROSES
Karena uang tunai dan cek pelanggan dapat dicuri dengan mudah, penting untuk mengambil tindakan yang tepat
untuk mengurangi risiko pencurian. Seperti dibahas lebih lengkap di bagian kontrol, ini berarti bahwa fungsi
piutang, yang bertanggung jawab untuk mencatat pengiriman uang pelanggan, tidak boleh memiliki akses fisik ke
uang tunai atau cek. Sebaliknya, kasir, yang melapor kepada bendahara (lihat Gambar 14-1), menangani
pengiriman uang pelanggan dan menyimpannya di bank.
Lalu, bagaimana fungsi piutang dapat mengidentifikasi sumber pengiriman uang dan faktur yang berlaku
yang harus dikreditkan? Salah satu metode melibatkan pengiriman dua salinan faktur kepada pelanggan dan
meminta satu salinan dikembalikan dengan pembayaran. Saran pengiriman uang ini kemudian diteruskan ke
piutang, dan pembayaran pelanggan yang sebenarnya dikirim ke kasir. Solusi alternatif adalah meminta staf ruang
surat menyiapkan daftar pengiriman uang, yang merupakan dokumen yang mengidentifikasi nama dan jumlah daftar pengiriman uang - Dokumen
yang mencantumkan nama dan jumlah
semua pengiriman uang pelanggan, dan mengirimkannya ke piutang. Alternatif lain adalah memfotokopi semua
semua pembayaran pelanggan yang
pengiriman uang pelanggan dan mengirimkan salinannya ke piutang dagang sambil meneruskan pengiriman uang diterima melalui pos.
yang sebenarnya ke kasir untuk disetorkan.
Mengelola arus kas penting untuk profitabilitas secara keseluruhan, seperti yang ditunjukkan oleh kasus
AOE. Oleh karena itu, perusahaan terus mencari cara untuk mempercepat penerimaan pembayaran dari
pelanggan. Salah satu cara untuk melakukannya ketika pelanggan mengirim pembayaran langsung ke perusahaan
adalah dengan menggunakan perangkat lunak Remote Deposit Capture untuk memindai cek pelanggan dan
kemudian mengirimkan file digital terenkripsi ke bank. Melakukan hal itu menghilangkan waktu dan biaya yang
terkait dengan pergi ke bank untuk melakukan setoran fisik.
Cara lain untuk mempercepat pemrosesan pembayaran pelanggan melibatkan penggunaan pengaturan
kotak kunci dengan bank. Kotak kunci adalah alamat pos tempat pelanggan mengirim uang mereka. Bank peserta lockbox - Alamat pos tujuan pengiriman
uang pelanggan.
mengambil cek dari kotak Kantor Pos dan menyetorkannya ke rekening perusahaan. Bank kemudian mengirimkan
saran pengiriman uang, daftar elektronik semua pengiriman uang, dan fotokopi semua cek ke perusahaan. Memiliki
pelanggan mengirim pembayaran ke lockbox menghilangkan penundaan yang terkait dengan pemrosesan
pengiriman uang pelanggan sebelum menyimpannya. Arus kas dapat lebih ditingkatkan dengan memilih beberapa
bank di seluruh negeri untuk memelihara kotak penyimpanan, dengan lokasi yang dipilih untuk meminimalkan
waktu pengiriman cek pelanggan. Demikian pula, membuat pengaturan lockbox dengan bank asing mengurangi
waktu yang diperlukan untuk mengumpulkan pembayaran dari penjualan ke pelanggan internasional.
Teknologi informasi dapat memberikan efisiensi tambahan dalam penggunaan kotak kunci. Dalam pengaturan
kotak kunci elektronik , bank secara elektronik mengirimkan informasi perusahaan tentang nomor rekening kotak kunci elektronik - Pengaturan
pelanggan dan jumlah yang dikirimkan segera setelah menerima dan memindai cek tersebut. Metode ini kotak kunci (lihat kotak kunci) di mana
bank secara elektronik mengirimkan
memungkinkan perusahaan untuk mulai menerapkan pengiriman uang ke akun pelanggan sebelum fotokopi cek informasi perusahaan tentang nomor
tiba. rekening pelanggan dan jumlah
yang dikirimkan segera setelah menerima
Pengaturan lockbox, bagaimanapun, menghilangkan hanya penundaan yang terkait dengan pemrosesan
pembayaran.
internal pengiriman uang yang dikirim langsung ke perusahaan. Dengan transfer dana elektronik (EFT),
pelanggan mengirimkan pengiriman uang mereka secara elektronik ke bank perusahaan dan dengan demikian
transfer dana elektronik (EFT) -
menghilangkan penundaan yang terkait dengan waktu pembayaran dalam sistem surat. EFT juga mengurangi
Transfer dana melalui penggunaan
jeda waktu sebelum bank menyediakan dana yang disimpan untuk perusahaan. EFT biasanya dilakukan melalui
perangkat lunak perbankan online.
jaringan Automated Clearing House (ACH) sistem perbankan.
EFT, bagaimanapun, hanya melibatkan transfer dana. Untuk mengkredit rekening pelanggan dengan benar,
perusahaan juga memerlukan data tambahan tentang setiap pengiriman uang, seperti nomor faktur dan potongan
harga yang diambil. Meskipun setiap bank dapat melakukan EFT melalui sistem ACH, tidak semua bank memiliki
kemampuan EDI yang diperlukan untuk memproses data pengiriman uang terkait. Akibatnya, banyak perusahaan
harus memisahkan komponen EFT dan EDI dalam memproses pembayaran pelanggan, seperti yang ditunjukkan
pada panel atas Gambar 14-19. Hal ini memperumit tugas perusahaan penjual untuk mengkredit rekening
pelanggan dengan benar untuk pembayaran karena informasi tentang jumlah total dana yang diterima diterima
secara terpisah dari informasi tentang faktur yang pembayarannya
GAMBAR 14-19 EDI dan EFT yang tidak terintegrasi
EFT dan FEDI Data Pengiriman Uang
(Format EDI)
Perusahaan Perusahaan
A B
EDI
Pembayaran EFT Tanda terima

Petunjuk Informasi
Dana
Perusahaan A Perusahaan B
Bank Bank
(Format ACH)
FEDI
Perusahaan Perusahaan
A B
Data Pengiriman Uang Data Pengiriman Uang
dan Pembayaran dan Penerimaan

Petunjuk Informasi
Perusahaan A Perusahaan B
Bank Bank
Data Pengiriman
Uang dan Dana
harus diterapkan terhadap. Demikian pula, tugas pelanggan diperumit oleh kebutuhan untuk mengirimkan
informasi tentang pembayaran kepada dua pihak yang berbeda.
financial electronic data Pertukaran data elektronik keuangan (FEDI) memecahkan masalah ini dengan mengintegrasikan
interchange (fEDi) - Kombinasi
pertukaran dana (EFT) dengan pertukaran data pengiriman uang (EDI). Seperti yang ditunjukkan pada panel
EFT dan EDi yang memungkinkan
data pengiriman uang dan instruksi bawah Gambar 14-19, pelanggan mengirimkan data pengiriman uang dan transfer dana dalam instruksi
transfer dana disertakan dalam satu secara bersamaan. Demikian pula, penjual menerima kedua informasi secara bersamaan.
paket elektronik.
Dengan demikian, FEDI melengkapi otomatisasi proses penagihan dan pengumpulan kas. Namun, untuk
mendapatkan keuntungan penuh dari FEDI, perusahaan penjual dan pelanggannya harus menggunakan
bank yang mampu menyediakan layanan EDI.
Perusahaan juga dapat mempercepat proses penagihan dengan menerima kartu kredit atau kartu debit.
Keuntungannya adalah penerbit kartu biasanya mentransfer dana dalam waktu dua hari setelah penjualan
dan perusahaan penjual menghindari risiko akun yang tidak tertagih. Manfaat ini harus ditimbang dengan
biaya penerimaan kartu tersebut, yang biasanya berkisar antara 2% hingga 4% dari harga penjualan kotor.
Perusahaan juga dapat menjual piutang pelanggan yang lewat jatuh tempo, sebuah proses yang disebut
anjak piutang - Menjual piutang anjak piutang, ke perusahaan yang berspesialisasi dalam penagihan tersebut. Biasanya, biaya anjak piutang
dengan diskon ke perusahaan yang
adalah 1% hingga 2% dari saldo akun, yang mungkin lebih murah daripada penarikan jalur kredit.
berspesialisasi dalam pengumpulan
piutang yang lewat jatuh tempo.
ANCAMAN DAN KONTROL

Tujuan utama dari fungsi pengumpulan uang tunai adalah untuk melindungi pengiriman uang pelanggan.
Prosedur pengendalian khusus harus digunakan karena kas sangat mudah dicuri (ancaman 17 pada Tabel
14-1). Pemisahan tugas adalah prosedur pengendalian yang paling efektif untuk mengurangi risiko pencurian
tersebut (pengendalian 17.1). Karyawan yang memiliki akses fisik ke uang tunai tidak boleh memiliki
tanggung jawab untuk mencatat atau mengesahkan transaksi apa pun yang melibatkan penerimaannya.
Secara khusus, pasangan tugas berikut harus dipisahkan:
1. Menangani uang tunai atau cek dan memposting pengiriman uang ke rekening pelanggan.
Seseorang yang melakukan kedua tugas ini dapat melakukan jenis penggelapan khusus yang disebut
lap ping yang dibahas di Bab 8. Oleh karena itu, hanya data pengiriman uang yang harus dikirim ke
departemen piutang, dengan pembayaran pelanggan dikirim ke kasir.
Pengaturan seperti itu membentuk dua pemeriksaan kontrol yang saling independen. Pertama, total kredit ke
piutang dagang yang dicatat oleh departemen akuntansi harus sama dengan total debit ke kas yang mewakili
jumlah yang disimpan oleh kasir. Kedua, salinan daftar pengiriman uang yang dikirim ke departemen audit
internal dapat dibandingkan dengan slip setoran yang telah divalidasi dan laporan bank untuk memverifikasi
bahwa semua cek yang diterima organisasi telah disimpan. Terakhir, laporan bulanan yang dikirimkan ke
pelanggan memberikan lapisan kontrol lain karena pelanggan akan melihat kegagalan untuk mengkredit akun
mereka dengan benar untuk pembayaran yang dikirimkan.
2. Menangani uang tunai atau cek dan mengotorisasi memo kredit. Seseorang yang melakukan kedua tugas
ini dapat menyembunyikan pencurian pembayaran pelanggan dengan membuat memo kredit yang sama
dengan jumlah yang dicuri. Pencurian disembunyikan karena memo kredit mengurangi saldo pelanggan dengan
jumlah yang dicuri, sehingga pelanggan tidak mungkin memperhatikan dan mengeluh.
3. Menangani kas atau cek dan merekonsiliasi laporan bank. Pengendalian detektif yang penting adalah
rekonsiliasi laporan rekening bank dengan saldo kas yang dicatat dalam sistem informasi perusahaan.
Melakukan rekonsiliasi ini oleh seseorang yang tidak memiliki akses ke uang tunai atau pengiriman uang
pelanggan memberikan pemeriksaan independen pada kasir dan mencegah manipulasi laporan bank untuk
menyembunyikan pencurian uang tunai. Jika tidak, karyawan yang melakukan rekonsiliasi bank dapat mencatat
biaya bank mis cellaneous sama dengan jumlah uang tunai yang dicuri.
Dalam sistem ERP, peran karyawan harus dikonfigurasi dengan benar untuk memisahkan kombinasi tugas yang
tidak sesuai ini. Selain itu, sistem harus dikonfigurasi untuk meminta persetujuan khusus oleh manajer yang sesuai
atas transaksi berisiko tinggi, seperti mengeluarkan memo kredit tanpa mengharuskan pelanggan mengembalikan
barang dagangan.
Secara umum, penanganan uang dan cek dalam organisasi harus diminimalkan.
Metode yang optimal adalah pengaturan kotak penyimpanan bank atau penggunaan EFT, FEDI, atau kartu kredit
untuk pembayaran pelanggan (kontrol 17.2), yang sama sekali menghilangkan akses karyawan ke pembayaran
pelanggan. Saat pelanggan membayar melalui EFT atau FEDI, penjual harus mendapatkan kode identifikasi kode identifikasi pembayaran
pembayaran universal (UPIC) dari bank mereka (kontrol 17.3). UPIC adalah nomor yang memungkinkan pelanggan universal (uPiC) - Nomor yang
memungkinkan pelanggan
mengirimkan pembayaran melalui kredit ACH tanpa mengharuskan penjual untuk membocorkan informasi terperinci mengirimkan pembayaran
tentang rekening banknya. Biaya pengaturan ini harus ditimbang terhadap keuntungan dari pengurangan biaya melalui kredit ACH tanpa
pemrosesan internal dan akses yang lebih cepat ke pembayaran pelanggan. Jika pembayaran pelanggan harus mengharuskan penjual
membocorkan informasi mendetail tentang rekenin
diproses secara internal, dokumentasi pengiriman uang yang cepat sangat penting karena risiko kehilangan paling
besar pada saat penerimaan pertama. Oleh karena itu, daftar semua cek yang diterima harus disiapkan segera
setelah membuka surat (pengendalian 17.4). Pengecekan juga harus disetujui secara terbatas pada saat itu (kontrol
17.5). Untuk lebih meminimalkan risiko penyalahgunaan kas atau cek yang diterima, dua orang harus membuka
semua surat masuk (pengendalian 17.6).
Toko eceran dan organisasi yang menerima uang tunai langsung dari pelanggan harus menggunakan mesin
kasir yang secara otomatis menghasilkan catatan tertulis dari semua uang tunai yang diterima (pengendalian 17.7).
Dalam situasi ini, pelanggan juga dapat berperan dalam mengendalikan pengumpulan kas. Misalnya, banyak toko
menggunakan tanda untuk memberi tahu pelanggan bahwa pembelian mereka gratis jika mereka gagal mendapatkan
tanda terima atau tanda terima yang ditandai dengan bintang merah memberi mereka diskon. Kebijakan semacam
itu mendorong pelanggan untuk memperhatikan bahwa karyawan benar-benar melakukan penjualan tunai dan
melakukannya dengan benar. Menerima pembayaran seluler oleh pelanggan adalah cara lain toko ritel dapat
mengurangi risiko karyawan mencuri pembayaran pelanggan.
Semua pengiriman uang pelanggan harus disimpan, utuh, di bank setiap hari (kontrol 17.8).
Setoran harian mengurangi jumlah uang tunai dan cek yang berisiko dicuri. Menyetorkan semua pengiriman uang
secara utuh, dan tidak menggunakannya untuk pengeluaran lain-lain, memfasilitasi rekonsiliasi laporan bank dengan
catatan penjualan, piutang, dan penagihan kas.
Sistem ERP harus dikonfigurasi untuk mewajibkan semua transaksi pengumpulan kas diproses melalui daftar
rekening bank yang disetujui.
Terakhir, seperti yang diilustrasikan dalam kasus AOE, masalah arus kas menjadi perhatian serius (ancaman
18 pada Tabel 14-1). Penggunaan pengaturan lockbox, EFT, kartu kredit, dan penawaran diskon untuk pembayaran
lebih awal dapat mempercepat pengumpulan kas (kontrol 18.1 dan 18.2). Namun, prosedur pengendalian terbaik
untuk mengurangi risiko kekurangan kas yang tidak terduga adalah dengan menggunakan anggaran arus kas anggaran arus kas - Anggaran
(pengendalian 18.3). Seperti yang ditunjukkan oleh Gambar 14-20, anggaran arus kas menyajikan estimasi arus kas yang menunjukkan proyeksi
arus kas masuk dan keluar
masuk (proyeksi penerimaan dari penjualan) dan arus keluar (hutang yang belum dibayar). Anggaran arus kas dapat untuk periode tertentu.
mengingatkan organisasi akan kekurangan kas jangka pendek yang tertunda, sehingga memungkinkannya membuat rencana
GAMBAR 14-20 Januari Februari Maret April

Contoh Arus Kas Saldo awal 10.000 11.000 8.000 8.000
Anggaran Proyeksi Penerimaan Kas:
Penjualan tunai 7.000 8.500 8.000 9.000
Koleksi di Akun 26.000 29.000 28.000 30.000
Total Kas Tersedia (A) 43.000 48.500 44.000 47.000
Proyeksi Pengeluaran Kas (B) ( ) 32.000 ( ) 41.000 ( ) 39.000 ( ) 36.000
Proyeksi Saldo Kas Akhir (C 5 A 2 B) 11.000 7.500 5.000 11.000
Saldo Minimum yang Diinginkan (D) 8.000 8.000 8.000 8.000

Jumlah yang Dibutuhkan untuk Meminjam 500 3.000
Saldo akhir 0 11.000 8.000 8.000 0 11.000
ke depan untuk mengamankan pinjaman jangka pendek atau memfaktorkan beberapa piutangnya dengan harga terbaik.
Sebaliknya, sebuah organisasi yang mengetahui surplus kas tertunda dapat mengambil langkah-langkah untuk
menginvestasikan kelebihan dana tersebut untuk mendapatkan hasil terbaik. Pemantauan anggaran arus kas secara teratur
akan membantu AOE menghindari kebutuhan akan pinjaman jangka pendek dengan tingkat bunga yang tidak menguntungkan.
Ringkasan dan Kesimpulan Kasus

Sistem akuntansi organisasi harus dirancang untuk memaksimalkan efisiensi dan efektivitas dengan mana empat kegiatan
siklus pendapatan dasar (entri pesanan penjualan, pengiriman, penagihan, dan pengumpulan kas) dilakukan. Itu juga harus
memasukkan prosedur kontrol internal yang memadai untuk mengurangi ancaman seperti penjualan yang tidak tertagih,
kesalahan penagihan, dan persediaan dan uang tunai yang hilang atau tidak tepat. Prosedur pengendalian juga diperlukan
untuk memastikan bahwa informasi yang diberikan untuk pengambilan keputusan akurat dan lengkap. Terakhir, untuk
memfasilitasi pengambilan keputusan strategis, sistem akuntansi harus dirancang untuk mengakomodasi integrasi data
yang dihasilkan secara internal dengan data dari sumber eksternal.
Pada rapat eksekutif berikutnya, Elizabeth meringkas proposal yang dia, Trevor, dan Ann kembangkan untuk
memberikan informasi yang dibutuhkan untuk mengelola hubungan pelanggan dan arus kas dengan lebih baik. Di antara
rekomendasinya adalah sebagai berikut:
1. Melengkapi tenaga penjualan dengan tablet berbasis pena berkemampuan nirkabel. Trevor Whitman, wakil presiden
pemasaran, percaya bahwa AOE masih membutuhkan staf penjualannya untuk mengunjungi pelanggan yang sudah
ada guna mengidentifikasi produk tambahan mana yang dapat dijual secara menguntungkan. Staf penjualan juga
akan terus melakukan cold call kepada calon pelanggan untuk mencoba meyakinkan mereka untuk membawa produk-
produk AOE. Saat mereka menyusuri lorong toko, perwakilan penjualan dapat mencentang item yang perlu diisi ulang
dan kemudian menulis dalam jumlah yang sesuai. Ketika pesanan selesai, mereka dapat mengirimkan pesanan
kembali ke kantor pusat. Sistem dapat memeriksa status kredit pelanggan dan ketersediaan inventaris serta
mengonfirmasi pesanan dalam beberapa menit, termasuk perkiraan tanggal pengiriman. Setelah pelanggan menyetujui
pesanan, sistem akan segera memperbarui semua file yang terpengaruh sehingga informasi terkini tentang status
inventaris tersedia untuk perwakilan penjualan lainnya.
2. Meningkatkan efisiensi gudang dan pengiriman dengan mengganti kode batang dengan tag RFID.
3. Meningkatkan efisiensi proses penagihan dengan meningkatkan jumlah pelanggan yang setuju untuk berpartisipasi
dalam hubungan penjualan tanpa faktur dan, jika memungkinkan, dengan menggunakan EDI untuk mengirimkan
faktur kepada pelanggan yang masih membutuhkannya.
4. Dalam upaya meningkatkan pelayanan nasabah, secara berkala dilakukan survei dan pemantauan kepuasan nasabah
faksi dengan produk dan kinerja AOE.
5. Meningkatkan efisiensi pengumpulan uang tunai dengan mendorong pelanggan untuk menggunakan EFT dan,
sebaiknya, FEDI untuk mengirimkan pembayaran. Dapatkan UPIC dari bank mereka untuk menghindari keharusan
berbagi informasi rinci rekening bank dengan pelanggan. Menyusun dan memantau arus kas yang didapat bud setiap
bulan untuk mengantisipasi kebutuhan pinjaman jangka pendek.
6. Tingkatkan efisiensi piutang dengan mengotomatiskan sebanyak mungkin proses.
Linda Spurgeon menyetujui proposal ini. Dia kemudian meminta Elizabeth dan Ann untuk mengalihkan perhatian mereka
untuk memecahkan beberapa masalah yang berkaitan dengan aktivitas bisnis siklus pengeluaran AOE.
SYARAT KUNCI
siklus pendapatan 454 slip pengepakan 469 kotak kunci elektronik 477
pesanan penjualan bill of lading 470 faktur transfer dana elektronik
460 pertukaran data elektronik penjualan 472 metode (EFT) 477

(EDI) 461 faktur terbuka 474 saran data elektronik keuangan
batas kredit 462 pengiriman uang 474 metode interchange (FEDI) 478 anjak
laporan umur piutang 463 back saldo maju piutang 478 kode
order 464 474 identifikasi pembayaran
pengambilan tiket laporan bulanan 474 cycle universal (UPIC) 479 anggaran
464 sistem manajemen billing 475 nota kredit arus
hubungan pelanggan (CRM) 475 daftar pengiriman kas 479

466 uang 477 kotak kunci 477
AIS dalam Aksi

KUIS BAB
1. Data sensitif harus dienkripsi dalam penyimpanan untuk mencegah karyawan TI yang tidak memiliki akses ke sistem ERP
menggunakan utilitas sistem operasi untuk mengaksesnya. A. Benar b. PALSU
2. ERP dapat digunakan sebagai alat mitigasi ancaman terhadap siklus pendapatan terkait
kehilangan atau penghancuran data master.
A. BENAR B. PALSU
3. Dokumen yang mengesahkan pembelian atau produksi barang yang dibuat saat ada
persediaan yang tidak mencukupi untuk memenuhi pesanan pelanggan disebut
sebagai a. pesanan kembali. B. tiket pengambilan.
4. Pelanggan biasanya membayar sesuai tagihan masing-masing dengan a. metode

faktur terbuka. C. pernyataan bulanan. B. metode keseimbangan maju.
5. Organisasi mencari cara di mana teknologi dapat digunakan untuk memudahkan proses entri pesanan dan memungkinkan
pelanggan memasukkan pesanan mereka sendiri. Manakah dari inovasi teknologi berikut yang dapat digunakan oleh
pelanggan untuk memasukkan pesanan mereka sendiri? A. mengisi formulir pemesanan online b.
menggunakan pertukaran data elektronik C. memindai kode QR dari produk yang
untuk mengirimkan pesanan secara elektronik dibutuhkan
d. semua yang di atas
6. Basis data terintegrasi yang mendasari sistem ERP menghasilkan yang mana dari gen berikut
ancaman umum terhadap siklus pendapatan?
A. data master yang tidak akurat atau tidak C. kehilangan atau kerusakan data
valid b. pengungkapan sensitif yang tidak sah d. semua yang di atas
informasi
7. Dokumen apa yang digunakan untuk mengesahkan pelepasan barang dagangan dari kontrol inventaris (gudang) ke
pengiriman? A. pengambilan tiket
b. slip pengepakan C. pesanan pengiriman
d. faktur penjualan
8. Untuk pengendalian internal yang baik, siapa yang harus membiarkan pelanggan melampaui batas kredit mereka?
A. perwakilan penjualan khusus b. manajer C. pegawai entri pesanan
kredit penjualan d. sistem otomatis
9. Kepada pelanggan, manakah dari berikut ini yang menunjukkan jumlah yang harus dibayar oleh kurir com
pany mengantarkan kiriman mereka?
A. bill of ladingb. C. slip pengepakan
memilih tiket d. tagihan pengiriman
10. Untuk pengendalian internal yang baik atas pengiriman uang pelanggan, petugas ruang surat harus
memisahkan cek dari saran pengiriman uang dan mengirimkan pembayaran pelanggan ke departemen
mana? A.
penagihan C. kasir d.
b. piutang usaha penjualan
PERTANYAAN DISKUSI
14.1 Ancaman mendasar seputar entri pesanan penjualan adalah bahwa data penting tentang pesanan akan
hilang atau tidak akurat. Jelaskan bagaimana risiko ini dapat dikurangi.
14.2 Beberapa produk, seperti musik dan perangkat lunak, dapat didigitalkan. Bagaimana ini mempengaruhi masing-masing
dari empat kegiatan utama dalam siklus pendapatan?
14.3 Pengiriman produk dari pusat distribusi dapat menjadi masalah yang rumit, khususnya ketika
mempertimbangkan logistik keluar. Jelaskan mengapa lokasi pusat distribusi merupakan keputusan
penting dan bagaimana perangkat lunak logistik dapat digunakan untuk memastikan pengiriman produk
yang efektif dan efisien.
14.4 Jenis ancaman apa yang dihilangkan dengan mengganti barcode dengan identifikasi frekuensi radio
tag fiksi?
14.5 Pemerintah kota biasanya mengirimkan tagihan utilitas mereka kepada pelanggan setiap bulan. Seorang
penduduk memperhatikan bahwa dia tidak menerima tagihan utilitasnya pada waktu yang sama dengan
tetangga sebelahnya. Jelaskan mengapa hal tersebut bisa terjadi.
14.6 Diskusikan kontrol yang perlu dilakukan untuk mencegah masalah yang berkaitan dengan memo kredit.
MASALAH
14.1 Cocokkan istilah dengan definisinya:
1. Sistem CRM A. Dokumen yang digunakan untuk mengesahkan

pengurangan saldo di akun pelanggan
2. metode faktur terbuka B. Proses pembagian master akun pelanggan

file ke subset dan menyiapkan faktur untuk satu subset
pada satu waktu
3. nota kredit C. Sistem yang mengintegrasikan informasi
EFT dan EDI
4. batas kredit D. Sistem yang berisi data terkait pelanggan yang
diatur sedemikian rupa untuk memfasilitasi layanan
pelanggan, penjualan, dan retensi
5. siklus penagihan e. Transfer dana elektronik
6. FEDI F. Metode mempertahankan piutang yang menghasilkan
satu pembayaran untuk semua penjualan yang
dilakukan bulan sebelumnya
7. saran pengiriman uang G. Metode memelihara akun pelanggan yang menghasilkan

pembayaran untuk setiap transaksi penjualan individual
8. kotak kunci H. Saldo akun maksimum yang mungkin untuk a

pelanggan
9. pesanan kembali Saya. Faktur elektronik j.
10. memilih tiket Kotak pos tempat pelanggan mengirim pembayaran
11. bill of lading 12. k. Dokumen yang digunakan untuk menunjukkan adanya kehabisan stok
anjak piutang l. Dokumen yang digunakan untuk menetapkan tanggung jawab

pengiriman barang melalui pihak ketiga
13. piutang M. Dokumen yang mengizinkan penghapusan barang dagangan
laporan penuaan dari inventaris n. Dokumen

14. EFT turnaround dikembalikan oleh pelanggan dengan pembayaran
o. Nomor selain
15. UPIC nomor rekening bank asli perusahaan yang dapat digunakan
pelanggan untuk mengirimkan pembayaran ke rekening
bank perusahaan p. Menjual piutang ke perusahaan
yang berspesialisasi dalam menagih piutang jatuh tempo q.

Dokumen yang menunjukkan jumlah piutang yang
kini dan yang telah lewat jatuh tempo
14.2 Prosedur(-prosedur) pengendalian internal apa yang akan memberikan perlindungan terhadap hal-hal berikut
ancaman?
A. Pekerja di dok pengiriman mencuri barang, mengklaim bahwa kekurangan persediaan mencerminkan kesalahan
dalam catatan persediaan. B. Seorang karyawan
memposting jumlah penjualan ke akun pelanggan yang salah karena dia salah memasukkan nomor akun pelanggan
ke dalam sistem. C. Seorang karyawan melakukan penjualan kredit kepada
pelanggan yang sudah terlambat empat bulan
melakukan pembayaran di rekeningnya.
D. Seorang karyawan mengotorisasi memo kredit untuk retur penjualan ketika barang tidak pernah benar-benar
dikembalikan. e.
Seorang karyawan menghapus saldo piutang pelanggan sebagai tidak tertagih
menyembunyikan pencurian pembayaran tunai berikutnya dari pelanggan itu.
F. Pelanggan ditagih untuk jumlah yang dipesan, tetapi jumlah yang dikirim sebenarnya
kurang karena beberapa barang sudah dipesan kembali.
G. Petugas ruang surat mencuri cek dan kemudian mengesahkannya untuk disetorkan ke petugas
rekening bank pribadi.
H. Kasir mencuri dana dengan menguangkan beberapa cek dari pelanggan. Saya. Seorang
pelayan mencuri uang tunai dengan menghancurkan tiket penjualan pelanggan untuk pelanggan yang membayar
uang tunai.
J. Barang dikirim ke pelanggan, tetapi pelanggan itu tidak ditagih. k. Sebuah bisnis
kehilangan penjualan karena kehabisan stok beberapa produk yang menurut catatan komputer menunjukkan
jumlah yang memadai. l. Sebuah bisnis mengalami pengungkapan yang tidak
sah atas kebiasaan membeli beberapa pelanggan terkenal.
Bisnis mA kehilangan semua informasi tentang jumlah terhutang oleh pelanggan di New York City karena master
database untuk kantor tersebut hancur dalam kebakaran. N. Situs web perusahaan tidak
tersedia selama tujuh jam karena pemadaman listrik. Hai. Nomor kartu kredit pelanggan disadap dan dicuri
saat dikirim ke situs web perusahaan. P. Seorang pramuniaga menjual TV layar lebar seharga $7.000 kepada
seorang teman dan
mengubah harganya menjadi $700.
Q. Petugas pengiriman yang berhenti untuk memulai bisnis pesaing meniru nama 500 pelanggan terbesar
perusahaan dan menawarkan harga yang lebih rendah dan persyaratan yang lebih baik jika mereka
membeli produk yang sama dari perusahaan baru petugas tersebut. R.
Kebakaran di kantor sebelah merusak server perusahaan dan semua media optik dan magnetik di ruang
server. Perusahaan segera menerapkan prosedur pemulihan bencana dan beralih ke pusat cadangan
beberapa mil jauhnya. Perusahaan telah membuat cadangan harian penuh dari semua file dan telah
menyimpan salinannya di pusat pencadangan. Namun, tidak ada salinan cadangan yang dapat dibaca.
S. Seorang pramuniaga di toko pakaian eceran menerima pengembalian dari pelanggan tetapi, alih-alih
mengembalikan pakaian ke rak, menyembunyikannya di bawah meja dan kemudian memasukkannya ke
dalam tas olahraganya dan membawanya pulang.
14.3 Anda telah diminta untuk meninjau proses penanganan pengumpulan uang tunai dalam bisnis kecil. Anda
mengamati bahwa anggota staf di departemen piutang menerima semua pembayaran masuk dan, karena
bisnis tidak menerima cek apa pun kecuali disetujui sebelumnya oleh manajemen, sebagian besar
pembayaran adalah pembayaran tunai. Ada pembayaran cek ganjil, tetapi semuanya diterima karena
persetujuan terlebih dahulu dari manajemen.
DIWAJIBKAN
Apa saran Anda kepada manajemen bisnis ini dalam konteks pengamatan Anda?
14.4 Unduh spreadsheet dari situs kursus dan lakukan tugas berikut.
WAJIB a. Buat
rumus di kolom F untuk menghitung berapa hari faktur tertentu telah terutang. B. Buat rumus di kolom G
yang melampirkan
label yang benar ke setiap faktur (misalnya, jika faktur berumur 0–30 hari, labelnya harus “0–30”; jika berumur
31–60 hari, labelnya harus “31–60”, dll.) menurut tabel di pojok kanan atas spreadsheet.
C. Buat tabel pivot yang menunjukkan jumlah, jumlah, dan nilai rata-rata untuk masing-masing dari empat
kategori piutang. D. Buat tabel pivot yang
memperlihatkan jumlah total dan jumlah faktur menurut kategori (misalnya, 0–30, 31–60, dll.) dan wilayah
(Timur, Barat, Utara, Selatan). e. Ubah tabel pivot di langkah d agar dapat
memfilter hasil menurut tenaga penjual.
14.5 Buat daftar periksa kuesioner yang dapat digunakan untuk mengevaluasi pengendalian untuk masing-masing
dari empat aktivitas dasar dalam siklus pendapatan (entri pesanan penjualan, pengiriman, penagihan, dan
pengumpulan kas).
WAJIB a. Untuk
setiap masalah kontrol, tulis pertanyaan Ya/Tidak sehingga jawaban "Tidak" mewakili kelemahan kontrol.
Misalnya, satu pertanyaan mungkin adalah, "Apakah batas kredit pelanggan ditetapkan dan diubah oleh
manajer kredit tanpa tanggung jawab penjualan?"
B. Untuk setiap pertanyaan Ya/Tidak, tulis penjelasan singkat mengapa jawaban “Tidak” menunjukkan
kelemahan kontrol.
14.6 Proyek Excel. Akuntan harus membantu manajer memahami tren dalam aktivitas siklus pendapatan. Salah satu
masalah penting menyangkut pemberian kredit kepada pelanggan. Tren bad debt expense (BDE) hingga
write-off (WO) memberikan gambaran tentang keakuratan kebijakan pemberian kredit. Penting juga untuk
memantau berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menghapus saldo saat ini dalam penyisihan piutang
ragu-ragu (Tingkat Kelelahan BADA).
* Kesempatan belajar seumur hidup: lihat hal. xxiii–xxiv di kata pengantar.

DIPERLUKAN
A. Buat spreadsheet yang berisi data berikut:
Tahun Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4 Tahun 5
BDE/WO 1.81 0,98 1.08 1.27 0,94

BADA/WO 1,42 1,73 1.89 1,48 1,26
Tingkat Kelelahan BADA (tahun) 1,33 1,81 1.67 1,35 1,20
B. Buat bagan kolom dua dimensi yang menampilkan nilai data untuk setiap vari
mampu selama lima tahun.
C. Buat bagan baru yang akan menampilkan bagan kolumnar dua dimensi yang memperlihatkan jendela
variabel lima tahun bergulir. Tambahkan data berikut untuk Tahun 6 dan Tahun 7 ke spreadsheet
Anda untuk menunjukkan bahwa bagan baru hanya menampilkan nilai Tahun 1–5:
Tahun Tahun 6 Tahun 7
BDE/WO 1.1 1.3

BADA/WO 1.3 1.1
Tingkat Kelelahan BADA (tahun) 1.5 1.6
(Petunjuk: Baca artikel “Sederhanakan Masa Depan Anda dengan Bagan Bergulir,” oleh James A. Weisel dalam
Journal of Accountancy edisi Juli 2012 untuk penjelasan tentang cara membuat bagan bergulir (persyaratan c
untuk masalah ini)—dan ambil hati-hati untuk mengikuti aturan Excel untuk rentang penamaan.
Baca artikel “Assessing the Allowance for Doubtful Accounts: Menggunakan data historis untuk mengevaluasi
proses estimasi,” oleh Mark E. Riley dan William R. Pasewark dalam Journal of Accounting edisi September 2009
untuk penjelasan tentang bagaimana variabel digunakan dalam masalah ini dapat membantu Anda mengevaluasi
proses perusahaan untuk memperkirakan penyisihan piutang ragu-ragu. Jurnal Akuntansi tersedia dalam bentuk
cetak atau online di www.aicpa.org.)*
14.7 Rekayasa Kelautan adalah perusahaan perekayasaan yang bergerak dalam bidang pemasangan,
perpasangan, dan pemeliharaan infrastruktur kapal dan pelabuhan. Perusahaan didirikan pada tahun
1990 di kawasan industri di kota pelabuhan Port Elizabeth. Perusahaan menggunakan berbagai program
untuk merekam aktivitasnya. Karena sifat bisnisnya, departemen penerima dan bengkel terletak dekat
dengan pelabuhan. Hal ini memudahkan tim teknik untuk mengangkut komponen jadi atau material yang
diperlukan untuk perbaikan karena jaraknya yang pendek. Dermaga pemuatan di bengkel memiliki dua
tujuan: tidak hanya bahan mentah yang dikirim ke sana, bahan lengkap yang diperlukan untuk
pemeliharaan dan perbaikan juga diangkut dari sana ke lokasi yang memerlukannya.
Semua insinyur memiliki laptop mereka sendiri, yang mereka bawa ketika mengunjungi situs diminta
untuk mengutip pekerjaan perbaikan atau pemeliharaan. Kutipan yang diterima atas usulan pekerjaan
pemeliharaan atau perbaikan dikirim melalui email ke bagian administrasi Teknik Maritim. Untuk pelanggan
yang sudah ada, lampu hijau diberikan untuk memulai pekerjaan setelah verifikasi manual. Untuk
pelanggan baru, akun pelanggan dibuat terlebih dahulu. Semua pekerjaan pemeliharaan dan perbaikan
dilakukan secara kredit untuk pelanggan lama dan baru.
Bahan-bahan yang diperlukan untuk kutipan yang diterima kemudian disusun dan bagian-bagian
yang perlu diproduksi, jika ada, dikirim untuk pembuatan. Setelah bahan-bahan dikumpulkan, bahan-
bahan tersebut diurutkan menurut nama pelanggan di dekat dok pemuatan agar insinyur pengawas
dapat mengatur pengangkutannya.
Pekerjaan perbaikan dan pemeliharaan sering tertunda karena pekerjaan itu dapat dimulai hanya
ketika semua bahan telah diterima, dan suku cadang yang diproduksi sering kali tidak dikirimkan tepat
waktu karena bahan bakunya mungkin tidak tersedia di gudang. Staf gudang mencatat semua kekurangan
tersebut segera setelah diidentifikasi, dan catatan inventaris diperbarui setiap Senin pagi. Inventaris
berkala dipertahankan, dan penghitungan fisik inventaris dilakukan setiap enam bulan sekali.
Pelanggan ditagih hanya ketika semua pekerjaan pada diterima. Faktur dikirim melalui email.

DIPERLUKAN
A. Identifikasi setidaknya tiga kelemahan dalam prosedur siklus pendapatan Teknik Maritim, jelaskan masalah
terkait, dan usulkan solusinya. Sajikan jawaban Anda dalam tabel dua kolom dengan judul berikut: Kelemahan
atau Masalah dan Solusi. B. Gambarlah diagram BPMN untuk menggambarkan siklus pendapatan
Rekayasa Kelautan yang direvisi menjadi
masukkan solusi Anda ke langkah a. (Pemeriksaan CPA, diadaptasi)
14.8 Parktown Medical Center, Inc., adalah penyedia layanan kesehatan kecil yang dimiliki oleh perusahaan publik. Ini
mempekerjakan 7 dokter bergaji, 10 perawat, 3 staf pendukung, dan 3 pekerja administrasi. Pekerja klerikal
melakukan tugas-tugas seperti penerimaan, korespondensi, penerimaan kas, penagihan, dan penjadwalan janji
temu. Semua terikat secara memadai.
Sebagian besar pasien membayar layanan yang diberikan secara tunai atau cek pada hari kunjungan mereka.
Namun, kadang-kadang, dokter yang melakukan layanan tersebut menyetujui kredit berdasarkan wawancara. Ketika
kredit disetujui, dokter mengajukan memo dengan salah satu panitera untuk mengatur piutang menggunakan data
yang dihasilkan oleh dokter.
Dokter yang melayani menyiapkan slip tagihan yang diberikan kepada salah satu pegawai untuk penetapan
harga dan persiapan tagihan pasien. Pada akhir hari, salah satu panitera menggunakan tagihan untuk menyiapkan
ikhtisar pendapatan dan, dalam kasus penjualan kredit, memperbarui buku besar pembantu piutang piutang.
Petugas kantor depan menerima uang tunai dan cek langsung dari pasien dan memberikan tanda terima yang
telah diberi nomor sebelumnya kepada setiap pasien. Petugas bergiliran membuka surat. Petugas yang membuka
surat hari itu segera mencap semua cek "hanya untuk deposit". Setiap hari, tepat sebelum makan siang, salah
seorang juru tulis menyiapkan daftar semua uang tunai dan cek untuk disetorkan ke rekening bank Parktown. Kantor
tutup dari jam 12 siang sampai jam 14:00 untuk makan siang.
Selama waktu itu, manajer kantor mengambil setoran harian ke bank. Selama istirahat makan siang petugas yang
membuka surat hari itu menggunakan daftar penerimaan kas dan cek untuk memperbarui rekening pasien.
Panitera bergiliran menyiapkan dan mengirimkan laporan bulanan kepada pasien dengan saldo yang belum
dibayar. Salah satu panitera menghapus piutang tak tertagih hanya setelah dokter yang melakukan layanan masing-
masing percaya bahwa rekening tersebut tidak akan membayar dan mengkomunikasikan keyakinan tersebut kepada
manajer kantor. Manajer kantor kemudian mengeluarkan memo kredit untuk menghapus akun, yang diproses oleh
petugas.
Manajer kantor mengawasi panitera, mengeluarkan memo penghapusan, menjadwalkan penunjukan untuk
dokter, membuat deposito bank, merekonsiliasi laporan bank, dan melakukan tugas korespondensi umum.
Layanan tambahan dilakukan setiap bulan oleh seorang akuntan lokal yang memposting ringkasan yang
disiapkan oleh juru tulis ke buku besar, menyiapkan laporan laba rugi, dan mengarsipkan formulir penggajian dan
pengembalian pajak yang sesuai.
DIPERLUKAN
A. Identifikasi setidaknya tiga kelemahan dalam prosedur siklus pendapatan Parktown, jelaskan masalah terkait,
dan ajukan solusi. Sajikan jawaban Anda dalam tabel tiga kolom dengan judul berikut: Kelemahan, Masalah,
Solusi.
B. Gambarlah diagram BPMN untuk menggambarkan siklus pendapatan Parktown yang direvisi untuk memasukkan
solusi Anda ke langkah a. (Pemeriksaan CPA, diadaptasi)
14.9 Bopeep adalah perusahaan lokal yang memproduksi dan mendistribusikan mainan pendidikan ke sekolah-sekolah yang
melayani anak-anak berkebutuhan khusus. Mainan diproduksi dan disimpan di bengkel Bopeep. Semua produk jadi
diberi kode batang. Sebagian besar, manajemen Bopeep mengharuskan stok produk populer mereka dipertahankan
untuk memastikan pengiriman segera saat dipesan. Produk lain, termasuk produk pesanan, dibuat oleh manusia
secara tepat waktu. Bopeep mempertahankan persediaan abadi. Saat ini, semua sekolah berkebutuhan khusus
dalam kapasitas pengiriman Bopeep sudah menjadi kliennya, dan tidak ada ruang dalam waktu dekat untuk
menambah sekolah baru sebagai pelanggan.
Bopeep menerima pesanan melalui email, telepon, dan situs web mereka. Setelah pelanggan melakukan
pemesanan, petugas admin mencatat detailnya pada formulir pemesanan fisik. Petugas ad min menggunakan bar
code barang untuk mengidentifikasi produk yang dipesan. Informasi tentang bentuk pesanan fisik dimasukkan ke
dalam sistem komputerisasi di akhir
setiap hari kerja. Tugas pertama petugas admin setiap pagi adalah mencetak pesanan yang ditangkap pada
hari sebelumnya dan mengirimkannya ke bengkel. Setiap anggota staf yang bebas pada saat formulir dikirimkan
ke bengkel dapat mulai menyusun pesanan dengan mencentang item pada setiap formulir.
Setelah pesanan disusun, anggota staf yang bertanggung jawab untuk pengepakan akan
kemudian kemas pesanan dan beri label secara manual dengan alamat pengiriman sekolah.
Seorang administrator jaringan, yang bertanggung jawab atas peralatan komputasi yang digunakan di
Bopeep, mencadangkan file mereka setiap hari. Pada hari Jumat, dia membuat dua salinan dari data yang
dicadangkan dan membawa salah satunya pulang untuk diamankan. Petugas admin terkadang menggantikan
administrator jaringan dan menggunakan komputer administrator jaringan untuk membuat cadangan. Jika
kebutuhan ini muncul pada hari Jumat, petugas admin akan membawa pulang salah satu dari dua salinan
cadangan tersebut.
Akhir-akhir ini, tingkat stok produk populer Bopeep hampir selalu rendah dari tingkat yang dibutuhkan
meskipun pembuatannya merupakan proses yang berkelanjutan. Karena itu, manajemen menduga ini bisa
menjadi kasus pencurian inventaris.
WAJIB a.
Identifikasi kelemahan kontrol utama dalam entri pesanan penjualan dan prosedur pengiriman Bopeep. Untuk
setiap kelemahan yang Anda identifikasi, sarankan metode untuk memperbaiki kelemahan tersebut. Solusi
Anda harus spesifik—mengidentifikasi karyawan mana yang harus melakukan apa. Asumsikan bahwa tidak
ada karyawan baru yang dapat dipekerjakan.
B. Jelaskan prosedur kontrol TI yang harus ada untuk melindungi Bopeep dari
kehilangan, perubahan, atau pengungkapan data yang tidak sah.
14.10 Gambar 14-21 menggambarkan aktivitas yang dilakukan dalam siklus pendapatan oleh Perusahaan Perangkat
Keras Newton.
Karyawan Aktivitas yang Dilakukan (berurutan, kiri-ke-kanan di semua baris)

Pegawai sales
Menerima Mempersiapkan
Masalah
Obral > Batas TIDAK
Pelanggan Penjualan Kredit
Kredit?
Memesan Memesan Memo
Gudang
Staf Memilih &
Mengemas Ya
Memesan
Petugas Pengiriman
Dikirim ke
Pelanggan
Kredit
Pengelola Menyetujui/
Membantah
Kredit
Akuntan
Mempersiapkan & Memperbarui Memperbarui Menyetorkan
Surat Faktur ke Akun Akun Pengiriman
Pelanggan Piutang Piutang uang di Bank
Uang tunai
Bulanan
Koleksi Menerima Stempel
Menerima &
Staf Pengiriman "Untuk
Rekonsiliasi Bank
uang dari Menyetorkan
Penyataan
Pelanggan Hanya"
GAMBAR 14-21
Prosedur Siklus Pendapatan Perusahaan Perangkat Keras Newton
DIPERLUKAN
A. Identifikasi setidaknya tiga kelemahan dalam siklus pendapatan Newton Hardware. Jelaskan ancaman yang
dihasilkan, dan sarankan metode untuk memperbaiki kelemahannya. B.
Identifikasi cara menggunakan TI untuk merampingkan aktivitas siklus pendapatan Newton. Jelaskan prosedur
kontrol yang diperlukan dalam sistem baru. (Pemeriksaan CPA, diadaptasi)
14.11 Cocokkan ancaman di kolom pertama dengan prosedur pengendalian yang sesuai di kolom kedua (lebih dari satu
pengendalian dapat mengatasi ancaman yang sama).
Ancaman Prosedur Pengendalian yang Berlaku
1. Penjualan yang tidak tertagih a. Akses terbatas ke data master
2. Kesalahan pengiriman B. Enkripsi informasi pelanggan saat disimpan c. Prosedur

pesanan ke pelanggan pencadangan
3. Mengkredit pembayaran dan pemulihan bencana

pelanggan yang salah
akun
4. Pencurian pembayaran D. Tanda tangan digital

pelanggan
5. Pencurian persediaan oleh e. Kontrol akses fisik pada inventaris

karyawan 6.
Kelebihan persediaan F. Pemisahan tugas penanganan kas dan

pemeliharaan piutang g. Rekonsiliasi daftar
7. Potongan harga untuk jualan ke teman kemasan dengan penjualan

pesanan
8. Pesanan kemudian ditolak oleh H. Rekonsiliasi faktur dengan pengepakan

pelanggan yang menolak daftar dan pesanan penjualan
menempatkannya 9. Kegagalan menagih pelanggan

Saya. Penggunaan kode batang atau tag
10. Kesalahan dalam faktur RFID j. Perhitungan fisik persediaan secara periodik
pelanggan
11. Masalah arus kas 12. k. Sistem persediaan perpetual l.
Hilangnya data piutang Penggunaan sistem kontrol inventaris EOQ, MRP, atau JIT
13. Pengungkapan informasi pribadi M. Kotak kunci atau kotak kunci elektronik
pelanggan secara tidak sah
14. Gagal mengirimkan pesanan ke N. Anggaran arus kas o.

pelanggan Pengiriman tagihan bulanan ke pelanggan p. Persetujuan
kredit oleh seseorang yang tidak terlibat dalam penjualan
Q. Pemisahan tugas pengiriman dan penagihan r.
Rekonsiliasi periodik pesanan penjualan bernomor

dengan dokumen pengiriman bernomor
14.12 Jawablah semua pertanyaan pilihan ganda berikut.
1. Manakah dari pasangan tugas berikut yang menggabungkan fungsi penjagaan dan wewenang dengan cara
yang memungkinkan karyawan menyembunyikan pencurian pembayaran pelanggan? A. Menangani
penerimaan kas
ditambah memelihara piutang b. Menulis cek plus merekonsiliasi laporan bank c.
Penanganan penerimaan kas ditambah penerbitan memo kredit d.
Semua hal di atas e. Bukan dari salah satu di atas
2. Manakah dari berikut ini yang melanggar pemisahan tugas yang tepat?
A. Orang yang sama mengelola piutang dan hutang dagang. B. Orang yang sama menyetujui
pesanan penjualan yang melebihi batas kredit pelanggan dan
memproses dan merekonsiliasi rekening bank.
C. Orang yang sama menangani pembayaran pelanggan dan memiliki akses ke cek kosong. D. Semua
hal di atas e. Bukan dari
salah satu di atas
3. Manakah dari jenis penipuan berikut yang memerlukan akses ke piutang

berkas induk?
A. menjilat b.
kiting c.
pencurian persediaan d.
Bukan dari salah satu di atas
4. CEO mengkhawatirkan kemungkinan karyawan mencuri inventaris. Dalam bahasa formal yang digunakan
untuk analisis risiko, pencurian persediaan disebut sebagai a(n)a. risiko b. paparan c. kerugian .
yang
diharapkan d.
ancaman e. bukan
dari salah
satu di atas
5. Untuk pengendalian internal yang baik dalam sistem ERP, staf penjualan harus diizinkan untuk .
a. menyesuaikan batas kredit pelanggan
b. menerbitkan memo kredit
c. kedua hal di atas d.
tidak satu pun dari yang di atas
6. Manakah dari prosedur berikut ini yang paling efektif untuk mencegah em
karyawan dari mencuri uang tunai?
A. mengesahkan secara terbatas semua cek dari pelanggan pada saat diterima b.
memiliki seseorang yang tidak memiliki akses kas merekonsiliasi rekening bank c. mengirimkan
laporan bulanan kepada pelanggan d. menggunakan
lockboxes untuk pengiriman uang pelanggan e. membuat
faktur sehingga bagian bawah dikembalikan sebagai saran pengiriman uang
7. Manakah dari kombinasi tugas berikut yang dapat dilakukan oleh karyawan yang sama tanpa melanggar
prinsip pemisahan tugas? A. persediaan pengiriman dan pelanggan
penagihan b. menerbitkan memo kredit dan memelihara
piutang c. mengambil pesanan pelanggan dan memeriksa ketersediaan
persediaan d. Semua hal di atas e. Bukan dari salah satu di atas
8. Manakah dari berikut ini yang merupakan contoh jenis penipuan yang disebut sebagai penyalahgunaan
aset? A. penggelapan
b. menjilat c. pencurian
persediaan
d. Semua hal di atas
e. Bukan dari salah satu
di atas
9. Manakah dari pengendalian berikut ini yang paling efektif dalam mengurangi risiko
pencurian
persediaan? A. rekonsiliasi dokumen pengapalan dengan pesanan penjualan, daftar pengambilan, dan
slip pengepakan b. memisahkan fungsi pengiriman dan
penagihan c. dokumentasi semua transfer inventaris antar karyawan d. penggunaan
lockbox
10. Untuk pengendalian internal yang efektif, manakah dari tugas-tugas berikut yang dapat dilakukan oleh orang yang
menangani pembayaran pelanggan juga melakukan?
A. menerbitkan memo
kredit b. rekonsiliasi rekening bank
c. memelihara piutang d. Semua hal di
atas e. Bukan dari
salah satu di atas
14.13 Proyek Excel.
WAJIB a. Buat
spreadsheet yang berisi data berikut:
Pramuniaga Tanggal Panggilan Dibuat
Smith 07/05 75
Barnes 07/11 133
Martinez 07/13 95
Jackson 08/02 125
Hsu 08/04 102
Smith 08/04 152
Barnes 15/08 151
Hsu 16/08 101
Barnes 17/08 100
Martinez 19/08 153
Jackson 20/08 151
Smith 22/08 190
Barnes 08/23 158
Martinez 08/28 100
Jackson 09/03 109
Hsu 09/06 159
Jackson 09/10 104
Hsu 09/11 105
Smith 09/14 101
Barnes 09/19 102
Martinez 09/22 106
Jackson 09/29 190
Hsu 09/30 160
B. Di lembar kerja yang sama, tetapi di sebelah kanan data di atas, buat tabel berikut untuk memperlihatkan
panggilan yang dilakukan oleh setiap staf penjualan pada kuartal ini. Gunakan fungsi sumproduct untuk
membuat rumus yang secara otomatis menghitung total panggilan yang ditangani.
Panggilan yang Dilakukan oleh Tenaga Penjual Kuartal ini
Juli Agustus September

Barnes
Hsu
Jackson
Martinez
Smith
(Petunjuk: Baca artikel “Tingkatkan Operasi Sum Excel Anda: Tambahkan data hingga 30 kriteria,” oleh JD
Kern dalam Journal of Accountancy edisi Juli 2009 untuk penjelasan tentang fungsi sumproduct dan
penggunaan tanda hubung ganda. The Jurnal Akuntansi tersedia dalam bentuk cetak atau online di
www.aicpa.org.)*

14.14 Tabel berikut menyajikan hasil penggunaan alat CAAT untuk menginterogasi sistem ERP Perusahaan XYZ untuk
aktivitas siklus pendapatan. Ini menunjukkan berapa kali setiap karyawan melakukan tugas tertentu.
Masalah Menyetorkan Mendamaikan

Mengambil Menyetujui Mengirimkan
Menjaga Kredit Tagihan Pelanggan Bank
Memesan Kredit Inventaris A/R Memo Pelanggan Pengiriman uang Akun
Karyawan A 250 15
Karyawan B 305
Karyawan C 275 5 10
Karyawan D 10 5
KaryawanE 400
Karyawan F 430 25
Karyawan G 600
Karyawan H 400 20 1
Karyawan I 430 25
Karyawan J 650
DIPERLUKAN
Identifikasi lima contoh pemisahan tugas yang tidak tepat dan jelaskan sifat dari setiap masalah yang Anda
temukan.
Proyek Penelitian KASUS 14-1 : Penggunaan RFID di Ritel
Melengkapi informasi dasar yang diberikan dalam bab ini dengan sumber Diskusi Anda harus fokus pada sistem RFID pasif dan aktif serta contoh
terpercaya, berikan penjelasan mendetail tentang bagaimana dan praktis tentang di mana dan bagaimana RFID digunakan di ritel.
mengapa RFID digunakan di toko ritel untuk meningkatkan keakuratan
tingkat inventaris yang dilaporkan.
AIS dalam Solusi Aksi

KUNCI KUIS
1. Data sensitif harus dienkripsi dalam penyimpanan untuk mencegah karyawan TI yang tidak memiliki akses ke sistem
ERP menggunakan utilitas sistem operasi untuk mengaksesnya. ÿ Sebuah. Benar
[Benar.]
B. Salah [Salah.]
2. ERP dapat digunakan sebagai alat mitigasi ancaman terhadap siklus pendapatan terkait
kehilangan atau penghancuran data master.
ÿ Sebuah. Benar [Benar. Praktik terbaik adalah menerapkan sistem ERP sebagai tiga posisi terpisah: satu contoh
adalah produksi, digunakan untuk memproses aktivitas sehari-hari; contoh kedua untuk pengujian dan
pengembangan; dan contoh ketiga harus dipertahankan sebagai cadangan online ke sistem produksi untuk
menyediakan pemulihan waktu nyata.] b. Salah [Salah.]
3. Dokumen yang mengesahkan pembelian atau produksi barang yang dibuat saat ada
persediaan yang tidak mencukupi untuk memenuhi pesanan pelanggan disebut sebagai
ÿ Sebuah. pesanan kembali. [Benar. Dokumen yang mengesahkan pembelian atau produksi barang yang dibuat ketika
persediaan tidak mencukupi untuk memenuhi pesanan pelanggan.] b. tiket pengambilan.
[Salah. Dokumen yang mencantumkan item dan jumlah yang dipesan dan mengotorisasi fungsi kontrol inventaris untuk
melepaskan barang dagangan tersebut ke departemen pengiriman.]
4. Pelanggan biasanya membayar sesuai dengan setiap faktur dengan ÿ a. metode

faktur terbuka. [Benar. Metode untuk mempertahankan piutang di mana
pelanggan biasanya membayar sesuai dengan setiap faktur.]
B. metode keseimbangan maju. [Salah. Metode memelihara piutang di mana pelanggan biasanya membayar sesuai
dengan jumlah yang ditunjukkan pada laporan bulanan, bukan dengan faktur individual.]
C. pernyataan bulanan. [Salah. Dokumen yang mencantumkan semua transaksi yang terjadi selama sebulan terakhir dan
menginformasikan pelanggan tentang saldo rekening mereka saat ini.]
5. Organisasi mencari cara di mana teknologi dapat digunakan untuk memudahkan proses entri pesanan dan memungkinkan
pelanggan memasukkan pesanan mereka sendiri. Manakah dari inovasi teknologi berikut yang dapat digunakan oleh
pelanggan untuk memasukkan pesanan mereka sendiri? A. lengkapi formulir pemesanan online [Salah. Ini
bukan satu-satunya cara di mana teknologi
dapat digunakan oleh pelanggan untuk memasukkan pesanan mereka sendiri.]
B. menggunakan pertukaran data elektronik untuk mengirimkan pesanan secara elektronik [Salah. Ini bukan satu-satunya
cara di mana teknologi dapat digunakan oleh pelanggan untuk memasukkan pesanan mereka sendiri.] c. pindai kode
QR dari produk yang diperlukan [Salah. Ini bukan satu-satunya cara di mana teknologi dapat digunakan oleh pelanggan
untuk memasukkan pesanan mereka sendiri.] ÿ d. Semua hal di atas [Benar. Semua
opsi di atas adalah inovasi teknologi yang
aktifkan entri pesanan penjualan.]
6. Basis data terintegrasi yang mendasari sistem ERP menghasilkan yang mana dari gen berikut
ancaman umum terhadap siklus pendapatan?
A. data master tidak akurat atau tidak valid [Salah. Tabel 14-1 menunjukkan bahwa ini bukan satu-satunya
ancaman umum terhadap siklus pendapatan.]
B. pengungkapan informasi sensitif yang tidak sah [Salah. Tabel 14-1 menunjukkan hal ini
bukan satu-satunya ancaman umum terhadap siklus pendapatan.]
C. kehilangan atau kerusakan data [Salah. Tabel 14-1 menunjukkan bahwa ini bukanlah satu-satunya ancaman umum
terhadap siklus pendapatan.]
ÿ d. semua hal di atas [Benar.]
7. Dokumen mana yang digunakan untuk mengesahkan pengeluaran barang dagangan dari penyimpanan persediaan
trol [gudang] ke pengiriman?
ÿ Sebuah. mengambil tiket [Benar. Tiket pengambilan dihasilkan oleh entri pesanan penjualan untuk mengesahkan
penghapusan inventaris untuk dikirim ke pelanggan.]
B. slip pengepakan [Salah. Slip pengepakan menyertai pengiriman dan mencantumkan con
tenda pengiriman.]
C. pesanan pengiriman [Salah. Pesanan pengiriman adalah dokumen internal yang digunakan untuk mencatat apa yang
dikirimkan saat fungsi pengiriman dilakukan sendiri; bill of lading melayani tujuan yang sama ketika angkutan umum
pihak ketiga digunakan untuk mengirimkan barang dagangan.] d. faktur penjualan [Salah. Faktur penjualan
mendokumentasikan persyaratan penjualan dan permintaan
pembayaran.]
8. Untuk pengendalian internal yang baik, siapa yang harus membiarkan pelanggan melampaui batas kredit mereka?
A. perwakilan penjualan khusus [Salah. Perwakilan penjualan tertarik pada mak
penjualan, tidak harus berfokus pada kolektibilitas.] ÿ b. manajer kredit
[Benar]
C. petugas entri pesanan penjualan [Salah. Petugas entri pesanan penjualan seharusnya hanya memiliki akses baca ke
batas kredit.] d. sistem
otomatis [Salah. Sistem secara otomatis memeriksa apakah saldo saat ini dengan penjualan baru akan tetap berada dalam
batas kredit. Jika tidak, penjualan tidak dapat disetujui.]
9. Kepada pelanggan, manakah dari berikut ini yang menunjukkan jumlah yang harus dibayar oleh kurir com
pany mengantarkan kiriman mereka?
A. bill of lading [Salah. Kontrak hukum yang mendefinisikan tanggung jawab atas barang saat masuk
transit.]
B. mengambil tiket [Salah. Dokumen yang dihasilkan oleh entri pesanan penjualan untuk diotorisasi
penghapusan inventaris untuk dikirim ke pelanggan.]
C. slip pengepakan [Salah. Mencantumkan isi kiriman dan menyertainya
pengiriman.]
ÿ d. tagihan pengiriman [Benar. Ini biasanya adalah salinan bill of lading yang berfungsi sebagai pengiriman
tagihan.]
10. Untuk pengendalian internal yang baik atas pengiriman uang pelanggan, petugas ruang surat harus
memisahkan cek dari saran pengiriman uang dan mengirimkan pembayaran pelanggan ke departemen
mana? A.
penagihan [Salah. Penagihan membuat faktur tetapi tidak boleh terlibat dalam pemrosesan pembayaran
dari pelanggan.] b. piutang
[Salah. Piutang melakukan fungsi pencatatan
dan tidak boleh memiliki hak asuh fisik atas aset.] ÿ c. kasir
[Benar. Ini adalah pekerjaan kasir. Fungsi kasir memiliki hak asuh atas uang tunai
akun.]
D. penjualan [Salah. Departemen penjualan mengesahkan pelepasan barang dagangan dan seharusnya
tidak juga memiliki hak asuh aset.]

CH 14

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

CH 14

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Machine Translated by Google

Informasi akuntan BAGIAN

1. Jelaskan aktivitas bisnis dasar dalam siklus pendapatan dan diskusikan

KASUS INTEGRATIF Alpha Omega Electronics

Presiden Direktur Internal Audit GAMBAR 14-1

Pemasaran Manufaktur Sistem Informasi Keuangan Sumber daya manusia

Dir. Anggaran Kasir

Menerima Kontrol Inventaris Pengiriman Ali Hussam tagihan hitam

Joe Schmidt Melissa Brewster Jack Kent

Pajak Manajer Kredit

454 BAGIAN IV APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

3. Bagaimana AOE dapat meningkatkan pemantauan akun kreditnya? Bagaimana perubahan di

Penerimaan Tunai Sistem pelaporan

Tanggapan untuk Pertanyaan

Laporan Bulanan Informasi tentang Informasi tentang Pengelolaan/

BAB 14 SIKLUS PENDAPATAN: PENJUALAN KE KOLEKSI TUNAI 455

Produksi dan Informasi

• Berapa harga optimal untuk setiap produk atau layanan? • Haruskah

1. Entri pesanan penjualan.

456 BAGIAN IV APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Sistem Informasi Siklus Pendapatan

ANCAMAN DAN KONTROL

Memesan Item yang Dipilih

entri pesanan penjualan

Basis Data Terintegrasi: Uang tunai

Inventaris Pemasaran Pelanggan

BAB 14 SIKLUS PENDAPATAN: PENJUALAN KE KOLEKSI TUNAI 457

TABEL 14-1 Ancaman dan Kontrol dalam Siklus Pendapatan

Entri pesanan penjualan 5. Pesanan tidak lengkap/tidak Bab 13)

12.1 Rekonsiliasi dokumen pengiriman dengan pesanan penjualan, daftar pengambilan,

Rekonsiliasi rekening pembantu ke buku besar 16.1 Pemisahan

entri pesanan penjualan dan pemeliharaan akun pelanggan 16.2

458 BAGIAN IV APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

TABEL 14-1 Lanjutan

17.4 Segera setelah membuka surat, membuat daftar semua pembayaran

BAB 14 SIKLUS PENDAPATAN: PENJUALAN KE KOLEKSI TUNAI 459

Bank Bank Surat Faktur ke Akun

Pernyataan Akun Pelanggan Piutang

entri pesanan penjualan

460 BAGIAN IV APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Pengakuan Pertanyaan Tanggapan

Memesan Memesan Tiket Pesanan

Pengiriman Penagihan Gudang Membeli

MENERIMA PESANAN PELANGGAN

Dokumen Pemesanan (Pesanan

Sumber: 2010 © NetSuite Inc.

BAB 14 SIKLUS PENDAPATAN: PENJUALAN KE KOLEKSI TUNAI 461

FOKUS 14-1 Menggunakan Kode QR untuk Meningkatkan Interaksi dengan Pelanggan

462 BAGIAN IV APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

BAB 14 SIKLUS PENDAPATAN: PENJUALAN KE KOLEKSI TUNAI 463

Sumber: 2010 © NetSuite Inc.

Faktur 178 $4.500 $4.500

Total $198.900 $146.900 $28.500 $10.000 $2.500 $11.000

464 BAGIAN IV APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Contoh Layar Permintaan

Sumber: 2010 © NetSuite Inc.

MEMERIKSA KETERSEDIAAN INVENTARIS

BAB 14 SIKLUS PENDAPATAN: PENJUALAN KE KOLEKSI TUNAI 465

MENJAWAB PERTANYAAN PELANGGAN Selain memproses

Bandingkan dengan sistem yang mengatakan

Sumber: 2010 © NetSuite Inc.

466 BAGIAN IV APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

BAB 14 SIKLUS PENDAPATAN: PENJUALAN KE KOLEKSI TUNAI 467