Sistem Informasi Akuntansi Chapter 15

Diterjemahkan dari bahasa Inggris ke bahasa Indonesia - www.onlinedoctranslator.
com
BAB Siklus Pengeluaran:
15
Pembelian ke Tunai
Pencairan
TUJUAN PEMBELAJARAN
1.Diskusikan aktivitas bisnis dasar dan operasi pemrosesan informasi terkait dalam siklus
pengeluaran, jelaskan ancaman umum terhadap aktivitas tersebut, dan jelaskan
kontrol yang dapat mengurangi ancaman tersebut.
2.Jelaskan proses dan keputusan kunci yang terlibat dalampemesanan barang dan jasa,
mengidentifikasi ancaman terhadap aktivitas tersebut, dan menjelaskan kontrol yang dapat
mengurangi ancaman tersebut.
3.Jelaskan proses dan keputusan kunci yang terlibat dalammenerima barang dan jasa,
4.Jelaskan proses dan keputusan kunci yang terlibat dalammenyetujui faktur pemasok untuk
barang dan jasa, identifikasi ancaman terhadap aktivitas tersebut, dan jelaskan kontrol
yang dapat mengurangi ancaman tersebut.
5.Jelaskan proses dan keputusan kunci yang terlibat dalam pembuatanpengeluaran kas kepada pemasok,
KASUS INTEGRATIF Elektronik Alfa Omega
Meskipun sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) yang baru di Alpha Omega Electronics
(AOE) telah memungkinkan perusahaan memangkas biaya yang terkait dengan pembelian dan hutang
dagang, Linda Spurgeon, presiden AOE, yakin bahwa perbaikan tambahan diperlukan. Dia sangat
prihatin dengan masalah yang baru-baru ini diangkat oleh LeRoy Williams, wakil presiden manufaktur
untuk AOE. LeRoy kesal karena beberapa proses produksi tertunda di pabrik Wichita karena
komponen yang menurut catatan inventaris AOE sebenarnya tidak tersedia. Ada juga penundaan di
pabrik Dayton karena pemasok tidak mengirimkan komponen tepat waktu atau mengirimkan produk
di bawah standar. Selain itu, Linda prihatin karena AOE ditipu sebesar $8 juta yang dikirim melalui
transfer kawat sebagai tanggapan atas email,
Linda bertanya kepada Elizabeth Venko, controller, dan Ann Brandt, wakil presiden sistem informasi
AOE, untuk beberapa rekomendasi tentang bagaimana sistem ERP baru AOE dapat membantu memecahkan
494 masalah ini. Secara khusus, dia meminta Elizabeth dan Ann untuk mengatasi masalah berikut:
Dusit/Shutterstock
1.Apa yang harus dilakukan untuk memastikan catatan inventaris AOE terkini dan akurat untuk
menghindari kekurangan komponen yang tidak terduga seperti yang dialami di pabrik Wichita?
2.Bagaimana masalah di pabrik Dayton dapat dihindari di masa mendatang? Apa yang dapat dilakukan untuk
memastikan pengiriman komponen berkualitas tepat waktu?
3.Apakah mungkin untuk mengurangi investasi AOE dalam persediaan material?
4.Bagaimana sistem informasi dapat memberikan informasi yang lebih baik untuk memandu perencanaan dan
produksi?
5.Bagaimana TI dapat digunakan untuk merekayasa ulang aktivitas siklus pengeluaran lebih lanjut?
6.Bagaimana AOE melindungi diri dari transfer kawat penipuan tambahan?
Seperti yang diungkapkan kasus ini, kekurangan dalam sistem informasi yang digunakan untuk
mendukung kegiatan siklus pengeluaran dapat menimbulkan masalah keuangan yang signifikan bagi
organisasi. Informasi terkini dan akurat tentang inventaris, pemasok, dan status pesanan pembelian yang
beredar sangat penting untuk mengelola siklus pengeluaran secara efektif. Saat Anda membaca bab ini,
pikirkan tentang bagaimana mengatasi masalah AOE dengan aktivitas siklus pengeluarannya.
Perkenalan siklus pengeluaran- Serangkaian

aktivitas bisnis berulang dan
Itusiklus pengeluaranadalah serangkaian aktivitas bisnis berulang dan operasi operasi pemrosesan data terkait
yang terkait dengan pembelian
pemrosesan informasi terkait yang terkait dengan pembelian dan pembayaran barang dan dan pembayaran barang dan
jasa (Gambar 15-1). Bab ini berfokus pada perolehan bahan baku, barang jadi, jasa.
Barang dan jasa GAMBAR 15-1

eRS i
Pendapatan
Faktur
H ARDI HaDa
iS Siklus Diagram Konteks
ACk aFaGi H Siklus Pengeluaran
B aTyH
P
eS
C
Re
n
belia
n Pem Inventaris
Pemasok Kebu
tuha
n g Kontrol
ima bara
a ter
Tand
Pengeluaran
Kebu
Order pembelian Siklus tuha
n Pem
Tand belia
Pembayaran a terim n
a bar
ang Bermacam-macam
Departemen
w
RA
D
MA
AN
A
Se Re
AT
HAu NTS D
Cm Ce TeRSAa
Jurnal umum k R
a SPaT lyNa eeD
P Me yHaFa S
Dan PAy Gi HH
aD Produksi
Sistem pelaporan iaSi
Siklus
495
496 BAGIAN IVAPLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
persediaan, dan jasa. Bab 16 dan 17 membahas dua jenis pengeluaran khusus lainnya: masing-
masing perolehan aset tetap dan jasa tenaga kerja.
Dalam siklus pengeluaran, pertukaran informasi eksternal utama adalah dengan pemasok
(vendor). Di dalam organisasi, informasi tentang kebutuhan untuk membeli barang dan bahan
mengalir ke siklus pengeluaran dari siklus pendapatan dan produksi, pengendalian persediaan, dan
berbagai departemen. Setelah barang dan bahan tiba, pemberitahuan penerimaan mereka mengalir
kembali ke sumber-sumber tersebut dari siklus pengeluaran. Data pengeluaran juga mengalir dari
siklus pengeluaran ke buku besar dan fungsi pelaporan untuk dimasukkan dalam laporan keuangan
dan berbagai laporan manajemen.
Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total untuk memperoleh
dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk
berfungsi. Untuk mencapai tujuan ini, manajemen harus membuat keputusan kunci berikut:
-- Berapa tingkat persediaan dan persediaan yang optimal untuk dibawa?

-- Pemasok mana yang memberikan kualitas dan layanan terbaik dengan harga terbaik?
-- Bagaimana organisasi dapat mengkonsolidasikan pembelian di seluruh unit untuk mendapatkan harga yang optimal?
-- Bagaimana teknologi informasi (TI) dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi

dan akurasi fungsi logistik masuk?
-- Bagaimana organisasi mempertahankan kas yang cukup untuk mengambil keuntungan dari penawaran
pemasok diskon?
-- Bagaimana pembayaran ke vendor dikelola untuk memaksimalkan arus kas?
Jawaban atas pertanyaan tersebut memandu bagaimana sebuah organisasi melakukan empat aktivitas siklus
pengeluaran dasar yang digambarkan pada Gambar 15-2:
1.Memesan bahan, persediaan, dan layanan.

2.Menerima bahan, persediaan, dan layanan.
3.Menyetujui faktur pemasok.
4.Pengeluaran tunai.
Bab ini menjelaskan bagaimana sistem informasi organisasi mendukung setiap aktivitas tersebut. Kita mulai
dengan menjelaskan rancangan sistem informasi siklus pengeluaran dan pengendalian dasar yang diperlukan untuk
memastikan bahwa sistem tersebut memberikan informasi yang andal kepada manajemen untuk menilai efisiensi
dan efektivitas operasional. Kami kemudian membahas secara rinci masing-masing dari empat kegiatan siklus
pengeluaran dasar. Untuk setiap aktivitas, kami menjelaskan bagaimana informasi yang diperlukan untuk
melakukan dan mengelola aktivitas tersebut dikumpulkan, diproses, dan disimpan. Kami juga menjelaskan kontrol
yang diperlukan untuk memastikan tidak hanya keandalan informasi tersebut tetapi juga pengamanan sumber daya
organisasi.
Sistem Informasi Siklus Pengeluaran

Seperti yang ditunjukkan Tabel 15-1, aktivitas dalam siklus pengeluaran merupakan cerminan dari aktivitas dasar
yang dilakukan dalam siklus pendapatan. Keterkaitan erat antara aktivitas siklus pengeluaran pembeli dan aktivitas
siklus pendapatan penjual memiliki implikasi penting untuk desain sistem informasi akuntansi kedua belah pihak.
Secara khusus, dengan menerapkan pengembangan TI baru untuk merekayasa ulang aktivitas siklus pengeluaran,
perusahaan menciptakan peluang bagi pemasok untuk merekayasa ulang aktivitas siklus pendapatan mereka.
Sebaliknya, menggunakan TI untuk mendesain ulang siklus pendapatan perusahaan dapat menciptakan peluang
bagi pelanggan untuk mengubah siklus pengeluaran mereka sendiri. Bahkan, perubahan dalam satu operasi
perusahaan mungkin saja terjadimemerlukanperubahan yang sesuai dalam operasi perusahaan lain yang berbisnis
dengannya. Misalnya, pabrikan mobil besar dan banyak peritel besar, seperti Walmart, mewajibkan pemasok mereka
mengirimkan faktur melalui pertukaran data elektronik (electronic data interchange/EDI), atau mereka tidak akan
melakukan bisnis dengan mereka. Konsekuensinya, pemasok tersebut harus memodifikasi proses siklus pendapatan
mereka untuk memasukkan penggunaan EDI.
PROSES
Seperti kebanyakan organisasi besar, AOE menggunakan sistem ERP. Gambar 15-3 menunjukkan
porsi sistem ERP yang mendukung aktivitas bisnis siklus pengeluaran AOE.
BAB 15SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN KE PENGELUARAN KAS 497
Produksi Bermacam-macam Inventaris GAMBAR 15-2

Siklus Departemen Kontrol Diagram Aliran Data
Tingkat 0 untuk
Pe
n
rm
Pesanan Pembelian
Siklus Pengeluaran
lia
Sa
in
be
Permintaan
lin
n
ta
lia
an
Pembelian
Salinan dari
an
Pe
be
Pe Pe
m
an
sa m
Pe
na
ta
be
n
in
n
na
Pe lia
sa
n
r
m
Pe
Pe
be
lia
an
n
lin
Sa
1.0
Memerintah
Pes
a nan
Pe Pem
sa
na bel
n
Ke ia n
m
ba
li
Pembelian Pendapatan
Inventaris Pemasok Pemasok
Pesanan Siklus
n
da
i
ns ng
ita n
a ka
m ar pa
Ku
B ge
Ite
n
Pe
p
Sli
2.0
Menerima
tur
Menerima
Fak
Laporan
Inventaris
Toko
(Gudang)
ran
aya
Menerima
b
Pem
Laporan
3.0
Menyetujui
Pemasok
Faktur
Akun Umum Voucher

Dapat dibayar buku besar Kemasan
4.0
Uang tunai
Pencairan
Meskipun Gambar 15-3 menunjukkan bahwa departemen pengendalian persediaan AOE memiliki
tanggung jawab utama untuk memastikan jumlah bahan dan pasokan yang memadai, setiap departemen
dapat mengajukan permintaan untuk membeli barang. Setelah permintaan pembelian disetujui, sistem
mencari file induk inventaris untuk mengidentifikasi pemasok pilihan untuk item tersebut. Sistem kemudian
membuat pesanan pembelian yang dikirim ke pemasok melalui EDI. (Jika perlu, salinan kertas dicetak dan
dikirimkan.) Departemen penerima memiliki akses ke file pesanan pembelian terbuka sehingga dapat
merencanakan dan memverifikasi validitas pengiriman. Hutang dagang diberitahu tentang pesanan
sehingga dapat merencanakan komitmen keuangan yang tertunda. Departemen yang membuat daftar
permintaan pembelian juga diberitahu bahwa permintaannya telah disetujui.
TABEL 15-1Perbandingan Aktivitas Siklus Pendapatan dan Pengeluaran
Aktivitas Siklus Pendapatan Kegiatan Siklus Pengeluaran

Entri pesanan penjualan—memproses pesanan dari Pemesanan bahan, perlengkapan, dan
pelanggan jasa—mengirim pesanan ke pemasok
Pengiriman — mengantarkan barang dagangan atau layanan ke Menerima—menerima barang dagangan atau jasa
pelanggan (logistik keluar) dari pemasok (logistik masuk)
Penagihan—mengirim faktur ke pelanggan Memproses faktur—tinjau dan setujui
tagihan dari pemasok
Pengumpulan uang tunai—memproses pembayaran dari Pengeluaran kas—memproses pembayaran ke
pelanggan pemasok
Pemasok utama mengirimkan pemberitahuan elektronik tentang pengiriman yang akan datang, yang
memungkinkan AOE merencanakan untuk memiliki staf yang memadai untuk memproses pengiriman yang masuk di
gudangnya. Saat kiriman tiba, pekerja dok penerima menggunakan sistem pemrosesan pertanyaan untuk
memverifikasi bahwa pesanan diharapkan dari pemasok tersebut. Sebagian besar pemasok kode batang atau RFID
(identifikasi frekuensi radio) menandai produk mereka untuk memudahkan penghitungan barang. Pekerja dok
penerima memeriksa barang dan menggunakan terminal online untuk memasukkan informasi tentang jumlah dan
kondisi barang yang diterima. Sistem memeriksa data tersebut terhadap pesanan pembelian terbuka, dan setiap
ketidaksesuaian segera ditampilkan di layar sehingga dapat diselesaikan. Waktu pengiriman yang tepat juga dicatat
untuk membantu mengevaluasi kinerja pemasok.
Setelah transfer barang ke gudang, petugas inventaris memverifikasi jumlah barang dan
memasukkan data tersebut ke dalam sistem. Untuk pemasok yang tidak mengirimkan faktur, sistem
menggunakan informasi dari petugas inventaris yang mengetahui transfer barang dari departemen
penerimaan untuk menjadwalkan pembayaran secara otomatis sesuai dengan ketentuan yang
disepakati saat pesanan dilakukan. Faktur EDI secara otomatis memperbarui hutang dagang. Panitera
hutang secara manual memasukkan informasi dari pemasok yang mengirim faktur kertas.
GAMBAR 15-3 Inventaris

Kontrol Gudang
Gambaran Umum Desain
Pembelian
Sistem ERP untuk Mendukung Pemasok Pesanan Pembelian Inventaris
Permintaan Tanda terima
Membuka
Siklus Pengeluaran
Pembelian
Pembelian Pesanan
Membeli Pesanan
Membeli Menerima
Pembelian Program Program Menerima
Pesanan masuk Masuk Menerima
Data
Akuntansi
Basis Data Terintegrasi:
Akun Uang tunai
Pemasok, Persediaan, Pencairan

Menyetujui Dapat dibayar
Faktur Pemasok Order pembelian, Program Lakukan Pembayaran

Program
Menerima Laporan
Perbendaharaan
FEDI
Faktur
Faktur Cek
Bank
Pertanyaan
Dan
Pemasok Laporan
Pemasok
Pembelian Pemasok
Inventaris
Memesan Akun
Status
Status Status
Berbagai Departemen
dan Manajer
Sistem kemudian membandingkan faktur pemasok dengan informasi yang terdapat dalam pesanan pembelian dan
laporan penerimaan untuk memastikan keakuratan dan validitasnya. Untuk pembelian persediaan atau layanan
yang biasanya tidak melibatkan pesanan pembelian dan laporan penerimaan, faktur dikirim ke penyelia yang sesuai
untuk disetujui. Faktur pemasok itu sendiri juga diperiksa keakuratan matematisnya. Sistem secara otomatis
menjadwalkan tagihan untuk pembayaran berdasarkan tanggal jatuh tempo.
AOE, seperti kebanyakan perusahaan, menggunakan pemrosesan batch untuk membayar pemasoknya. Setiap hari, bendahara
menggunakan sistem pemrosesan pertanyaan untuk meninjau faktur yang jatuh tempo dan menyetujui pembayarannya. AOE melakukan
pembayaran ke beberapa pemasoknya yang lebih besar menggunakan pertukaran data elektronik keuangan (FEDI) tetapi masih mencetak cek
kertas untuk banyak pemasoknya yang lebih kecil. Ketika pembayaran transfer dana elektronik (EFT) diotorisasi atau cek dicetak, sistem
memperbarui file hutang dagang, faktur terbuka, dan buku besar umum. Untuk setiap pemasok, total semua voucher dijumlahkan, dan jumlah
tersebut dikurangi dari kolom saldo dalam catatan file induk pemasok tersebut. Pesanan pembelian yang relevan dan laporan penerimaan ditandai
untuk menandai bahwa transaksi tersebut telah dibayar. Faktur yang dibayar kemudian dihapus dari file faktur terbuka. Saran pengiriman uang
disiapkan untuk setiap pemasok, yang mencantumkan setiap tagihan yang dibayarkan dan jumlah diskon atau tunjangan yang diambil. Untuk
pembayaran yang dilakukan melalui EFT, data pengiriman uang menyertai pembayaran EFT sebagai bagian dari paket FEDI. Untuk pembayaran yang
dilakukan dengan cek, pemberitahuan pengiriman uang tercetak menyertai cek yang ditandatangani. Setelah semua transaksi pencairan diproses,
sistem menghasilkan entri jurnal ringkasan, mendebit hutang dan mengkredit kas, dan memposting entri itu ke buku besar. Untuk pembayaran
yang dilakukan dengan cek, pemberitahuan pengiriman uang tercetak menyertai cek yang ditandatangani. Setelah semua transaksi pencairan
diproses, sistem menghasilkan entri jurnal ringkasan, mendebit hutang dan mengkredit kas, dan memposting entri itu ke buku besar. Untuk
pembayaran yang dilakukan dengan cek, pemberitahuan pengiriman uang tercetak menyertai cek yang ditandatangani. Setelah semua transaksi
pencairan diproses, sistem menghasilkan entri jurnal ringkasan, mendebit hutang dan mengkredit kas, dan memposting entri itu ke buku besar.
Kasir meninjau cek terhadap dokumen pendukung dan kemudian menandatanganinya. Cek di
atas jumlah yang ditentukan juga memerlukan tanda tangan kedua oleh bendahara atau manajer lain
yang berwenang. Kasir kemudian mengirimkan cek yang ditandatangani dan saran pengiriman uang
kepada pemasok. Transaksi EFT juga dilakukan oleh kasir dan direview oleh bendahara.
Akses mudah ke informasi terkini dan akurat memungkinkan manajer memantau kinerja dengan
cermat. Namun, kualitas keputusan tergantung pada keakuratan informasi dalam database. Penting
juga untuk memisahkan tugas dengan benar untuk mencegah pengeluaran uang tunai yang curang.
Kami sekarang membahas ancaman umum yang terkait dengan aktivitas siklus pengeluaran dan
menjelaskan kontrol yang dapat menguranginya.
ANCAMAN DAN KONTROL

Gambar 15-3 menunjukkan bahwa semua aktivitas siklus pengeluaran bergantung pada database terintegrasi yang
berisi informasi tentang pemasok, inventaris, dan aktivitas pembelian. Oleh karena itu, ancaman umum pertama
yang tercantum dalam Tabel 15-2 adalah data master yang tidak akurat atau tidak valid. Kesalahan dalam data induk
pemasok dapat mengakibatkan pemesanan dari pemasok yang tidak disetujui, pembelian bahan dengan kualitas
rendah, pengiriman tidak tepat waktu, pengiriman pembayaran ke alamat yang salah, dan pembayaran curang ke
pemasok fiktif. Kesalahan dalam data master inventaris dapat mengakibatkan penundaan produksi karena
kekurangan bahan utama yang tidak terduga atau pembelian yang tidak perlu dan kelebihan inventaris. Kesalahan
dalam data master pembelian dapat mengakibatkan pembelian yang tidak sah dan kegagalan untuk memanfaatkan
diskon yang dinegosiasikan.
Tabel 15-2 menunjukkan bahwa salah satu cara untuk mengurangi ancaman data master yang tidak akurat
atau tidak valid adalah dengan menggunakan kontrol integritas pemrosesan data (kontrol 1.1) yang dijelaskan di Bab
13. Penting juga untuk membatasi akses ke data master siklus pengeluaran dan mengonfigurasi sistem sehingga
hanya karyawan yang berwenang yang dapat melakukan perubahan pada data master (kontrol 1.2). Ini
membutuhkan perubahan konfigurasi default peran karyawan dalam sistem ERP untuk memisahkan tugas yang
tidak sesuai dengan tepat. Misalnya, pertimbangkan situasi di mana petugas bagian hutang memasukkan nama
pemasok yang saat ini tidak ada dalam daftar pemasok yang disetujui. Konfigurasi default dari banyak sistem ERP
akan menghasilkan prompt menanyakan apakah petugas ingin membuat catatan pemasok baru. Hal ini melanggar
pemisahan tugas yang semestinya dengan mengizinkan orang yang bertanggung jawab mencatat pembayaran
kepada pemasok untuk juga mengotorisasi pembuatan akun baru. Demikian pula, konfigurasi default dari banyak
sistem ERP memungkinkan staf hutang tidak hanya membaca harga berbagai produk dan saldo saat ini yang harus
dibayar kepada pemasok tetapi juga untuk mengubah nilai item data tersebut. Contoh-contoh ini hanyalah beberapa
dari banyak pengaturan konfigurasi yang perlu ditinjau untuk memastikan pemisahan tugas yang tepat. Namun,
karena kontrol preventif seperti itu tidak akan pernah 100% efektif, Tabel 15-2 juga menunjukkan bahwa kontrol
detektif yang penting adalah membuat laporan secara teratur dari semua perubahan pada data master dan
meninjaunya untuk memverifikasi bahwa database tetap akurat (kontrol 1.3) .
TABEL 15-2 Ancaman dan Kontrol dalam Siklus Pengeluaran
Aktivitas Ancaman Kontrol (Nomor Pertama Mengacu pada Ancaman yang Sesuai)
Masalah umum 1. Data master yang tidak akurat 1.1 Kontrol integritas pemrosesan data
selama atau tidak valid 1.2 Pembatasan akses ke data master
seluruh pengeluaran- 2. Tidak sah 1.3 Meninjau semua perubahan pada data master
siklus ditur pengungkapan 2.1 Kontrol akses
informasi sensitif 2.2 Enkripsi
3. Kehilangan atau 3.1 Prosedur pencadangan dan pemulihan bencana
kerusakan data 4.1 Laporan manajerial
4. Performa buruk
Memerintah 5. Kehabisan persediaan dan 5.1 Sistem persediaan perpetual

kelebihan persediaan 5.2 Bar coding atau tag RFID
6. Membeli barang 5.3 Perhitungan fisik persediaan secara periodik
tidak dibutuhkan 6.1 Sistem persediaan perpetual
7. Membeli di 6.2 Review dan persetujuan permintaan pembelian
harga yang membengkak 6.3 Fungsi pembelian terpusat
8. Membeli barang dengan 7.1 Daftar harga
kualitas rendah 7.2 Penawaran kompetitif
9. Pemasok yang tidak dapat diandalkan 7.3 Tinjauan pesanan pembelian
10. Membeli dari 7.4 Anggaran
tidak sah 8.1 Membeli hanya dari pemasok yang disetujui
pemasok 8.2 Meninjau dan menyetujui pembelian dari pemasok baru
11. Suap 8.3 Melacak dan memantau kualitas produk oleh pemasok
8.4 Memegang tanggung jawab manajer pembelian atas pengerjaan ulang dan biaya memo
9.1 Mewajibkan pemasok untuk memiliki sertifikasi mutu (misalnya, ISO 9000)
9.2 Mengumpulkan dan memantau data kinerja pengiriman pemasok
10.1 Mempertahankan daftar pemasok yang disetujui dan mengonfigurasi sistem untuk mengizinkan
pesanan pembelian hanya untuk pemasok yang disetujui
10.2 Meninjau dan menyetujui pembelian dari pemasok baru
10.3 Kontrol khusus EDI (akses, tinjauan pesanan, enkripsi, kebijakan)
11.1 Melarang penerimaan hadiah dari pemasok
11.2 Rotasi pekerjaan dan liburan wajib
11.3 Mewajibkan agen pembelian untuk mengungkapkan kepentingan keuangan dan pribadi
pemasok
11.4 Audit pemasok
Menerima 12. Menerima 12.1 Mewajibkan adanya pesanan pembelian yang disetujui sebelum menerima pengiriman
barang yang tidak terurut apa pun
13. Kesalahan dalam menghitung 13.1 Jangan memberi tahu karyawan penerima tentang jumlah yang dipesan
14. Tidak memverifikasi 13.2 Mengharuskan karyawan penerima untuk menandatangani berita acara penerimaan
penerimaan layanan 13.3 Insentif

15. Pencurian inventaris 13.4 Penggunaan kode batang dan tag RFID
13.5 Konfigurasi sistem ERP untuk menandai ketidaksesuaian antara kuantitas yang
diterima dan dipesan yang melebihi batas toleransi untuk penyelidikan
14.1 Kontrol anggaran
14.2 Audit
15.1 Pembatasan akses fisik ke inventaris
15.2 Dokumentasi semua transfer inventaris antara karyawan penerima dan
inventaris
15.3 Perhitungan fisik persediaan dan rekonsiliasi secara periodik ke kuantitas yang
tercatat
15.4 Pemisahan tugas: penyimpanan inventaris versus penerimaan
Menyetujui sup- 16. Kesalahan dalam faktur 16.1 Verifikasi keakuratan faktur
faktur plier pemasok 16.2 Mewajibkan kuitansi terperinci untuk pembelian kartu pengadaan
17. Kesalahan dalam memposting 16.3 ER
ke hutang dagang 16.4 Verifikasi tagihan angkutan dan penggunaan saluran pengiriman yang disetujui
17.1 Kontrol edit entri data
17.2 Rekonsiliasi catatan utang dagang terperinci dengan akun pengendali
buku besar umum
TABEL 15-2 Lanjutan
Aktivitas Ancaman Kontrol (Nomor Pertama Mengacu pada Ancaman yang Sesuai)
Uang tunai 18. Kegagalan 18.1 Pengajuan faktur berdasarkan tanggal jatuh tempo untuk diskon
pengeluaran memanfaatkan 18.2 Anggaran arus kas

diskon untuk 19.1 Mewajibkan agar semua faktur pemasok dicocokkan dengan dokumen
pembayaran segera pendukung yang diakui oleh kontrol penerimaan dan inventaris
19. Membayar barang yang tidak 19.2 Anggaran (untuk layanan)
diterima 19.3 Verifikasi semua tanda terima untuk biaya perjalanan
20. Duplikat pembayaran 19.4 Penggunaan kartu kredit perusahaan untuk biaya perjalanan
21. Pencurian uang tunai 20.1 Membutuhkan paket voucher lengkap untuk semua pembayaran
22. Periksa perubahan 20.2 Kebijakan untuk membayar hanya dari salinan asli faktur pemasok
23. Masalah arus kas 20.3 Membatalkan semua dokumen pendukung pada saat pembayaran dilakukan
21.1 Pengamanan fisik cek kosong dan mesin penandatangan cek
21.2 Akuntansi berkala untuk semua cek bernomor urut oleh kasir
21.3 Kontrol akses ke terminal EFT
21.4 Penggunaan komputer dan browser khusus untuk perbankan online
21.5 Blok ACH pada akun yang tidak digunakan untuk pembayaran
21.6 Pemisahan fungsi penulisan cek dari utang usaha
21.7 Mewajibkan tanda tangan ganda pada cek yang lebih besar dari jumlah tertentu
21.8 Rekonsiliasi rutin rekening bank dengan jumlah yang dicatat oleh
seseorang yang independen dari prosedur pengeluaran kas
21.9 Pembatasan akses ke file induk pemasok
21.10 Membatasi jumlah karyawan dengan kemampuan untuk membuat pemasok
satu kali dan memproses tagihan dari pemasok satu kali
21.11 Menjalankan kas kecil sebagai dana imprest
21.12 Audit kejutan dana kas kecil
22.1 Mesin pelindung pemeriksaan
22.2 Penggunaan tinta dan kertas khusus
22.3 Pengaturan “Pembayaran Positif” dengan bank
23.1 Anggaran arus kas
Ancaman umum kedua dalam siklus pengeluaran adalah pengungkapan informasi sensitif yang tidak
sah, seperti informasi perbankan tentang pemasok dan diskon harga khusus yang ditawarkan oleh pemasok
pilihan. Tabel 15-2 menunjukkan bahwa salah satu cara untuk mengurangi risiko ancaman ini adalah
mengonfigurasi sistem untuk menerapkan kontrol akses yang kuat yang membatasi siapa yang dapat
melihat informasi tersebut (kontrol 2.1). Penting juga untuk mengonfigurasi sistem untuk membatasi
kemampuan karyawan menggunakan kemampuan kueri bawaan sistem ke tabel dan bidang tertentu. Selain
itu, data sensitif harus dienkripsi (kontrol 2.2) dalam penyimpanan untuk mencegah karyawan TI yang tidak
memiliki akses ke sistem ERP menggunakan utilitas sistem operasi untuk melihat informasi sensitif.
Pertukaran informasi dengan pemasok melalui Internet juga harus dienkripsi selama transmisi.
Seperti yang ditunjukkan Tabel 15-2, ancaman umum ketiga dalam siklus pengeluaran berkaitan
dengan hilangnya atau rusaknya data master. Cara terbaik untuk mengurangi risiko ancaman ini adalah
dengan menggunakan prosedur pencadangan dan pemulihan bencana (kontrol 3.1) yang telah dibahas di
Bab 13. Praktik terbaiknya adalah menerapkan sistem ERP sebagai tiga contoh terpisah. Satu contoh, disebut
sebagaiproduksi, digunakan untuk memproses aktivitas sehari-hari. Yang kedua digunakan untuk pengujian
dan pengembangan. Instance ketiga harus dipertahankan sebagai cadangan online ke sistem produksi untuk
memberikan pemulihan yang hampir real-time.
Kemampuan pelaporan ekstensif sistem ERP (kontrol 4.1) dapat digunakan untuk memantau ancaman
kinerja yang buruk. Karena inventaris mewakili investasi modal kerja yang cukup besar, laporan yang
membantu mengelola inventaris sangat berharga. Ukuran kunci untuk mengevaluasi manajemen persediaan
adalah perputaran persediaan, yang merupakan rasio harga pokok penjualan dibagi dengan persediaan
yang ada. Pertimbangkan contoh berikut: penjualan tahunan adalah $500 juta, dan total harga pokok
penjualan tahunan adalah $360 juta. Rasio perputaran persediaan 1 berarti bahwa perusahaan secara efektif
membawa persediaan persediaan selama satu tahun, menghasilkan $360 juta. Meningkatkan
rasio perputaran persediaan menjadi 3 akan mengurangi investasi yang tidak menguntungkan menjadi $120 juta,
dengan demikian membebaskan $240 juta yang dapat digunakan untuk tujuan lain.
Akuntan perlu memahami bagaimana aktivitas bisnis dilakukan untuk merancang laporan lain yang dapat
membantu manajemen mengelola inventaris dengan lebih baik. Misalnya, memantau persentase permintaan yang
diisi dari inventaris yang ada adalah hal yang berguna. Untuk barang-barang penting, ini harus mendekati 100%
untuk menghindari kehabisan stok dan keterlambatan dalam memenuhi pesanan pelanggan. Namun, untuk
sebagian besar barang, tingkat pengisian yang tinggi seperti itu tidak diinginkan karena memerlukan terlalu banyak
persediaan. Laporan lain dapat membantu manajemen mengidentifikasi kepentingan relatif dari berbagai item
persediaan. Sebagai contoh, mungkin berguna untuk mengklasifikasikan item dalam beberapa dimensi, seperti
frekuensi pembelian, frekuensi penggunaan atau penjualan kembali, dan kontribusi terhadap profitabilitas. Item
yang sering dibeli dan digunakan serta yang memberikan kontribusi signifikan terhadap profitabilitas sangat penting
dan harus dikelola untuk mempertahankan tingkat pengisian yang tinggi. Sebaliknya, manajemen mungkin ingin
mempertimbangkan untuk mengeliminasi item yang jarang dibeli, jarang digunakan, dan yang tidak berkontribusi
banyak pada profitabilitas. Seperti yang akan kita lihat di bagian berikut, akuntan dapat membantu manajer dengan
merancang berbagai laporan dan metrik terperinci yang relevan untuk mengevaluasi setiap aktivitas bisnis dalam
siklus pengeluaran.
Akuntan juga perlu memastikan bahwa ada pemisahan tugas yang tepat untuk meminimalkan risiko penipuan. Gambar
15-4 menggambarkan cara memisahkan dengan tepat berbagai aktivitas dalam siklus pengeluaran. Mengacu padanya saat
kita membahas pengendalian internal yang sesuai untuk setiap langkah dalam siklus pengeluaran.
GAMBAR 15-4
Diagram BPM Menampilkan Pemisahan Tugas di Seluruh Kegiatan Siklus Pengeluaran
Karyawan Kegiatan Dilakukan

Setiap Karyawan
Membuat
Pembelian
Daftar permintaan
Membeli
Salinan dari
(Pembeli)
Tinjau & Setujui–jika Menerima
Veberi tahu Qty
tidak disetujui, kembalikan
Memesan
Diterima
Laporan
Inventaris terhadap PO
kepada pemohon
Menerima
Staf
Menghitung
& Periksa
Pengiriman
Inventaris
Kontrol
Simpan Barang &
Keluar dengan
Menerima
Staf
Menerima
Akun Salinan Pesanan Pembelian
Laporan Bulanan
Dapat dibayar
Gunakan PO dan
Berkas Dibatalkan
Menerima
RR untuk Menyetujui
Voucher Menerima &
Faktur dari Faktur dan Kemasan Rekonsiliasi Bank
Pemasok
Perbarui A/P Penyataan
Bendahara atau
Kasir
Bayar Pemasok
& Membatalkan
Voucher
Kemasan
Memesan Bahan, Suplai, dan Layanan

Aktivitas bisnis utama pertama dalam siklus pengeluaran (lingkaran 1.0 pada Gambar 15-2) adalah memesan
persediaan, pasokan, atau layanan. Gambar 15-5 menunjukkan bahwa ini pertama-tama melibatkan identifikasi apa,
kapan, dan berapa banyak yang harus dibeli, dan kemudian memilih dari pemasok mana yang akan dibeli.
MENGIDENTIFIKASI APA, KAPAN, DAN BERAPA BANYAK YANG HARUS DIBELI
Seperti yang ditunjukkan kasus pengantar, catatan inventaris yang tidak akurat dapat menimbulkan masalah
yang signifikan bagi organisasi. Oleh karena itu, akuntan dan profesional sistem perlu memahami praktik
terbaik untuk mengelola inventaris.
PROSESPendekatan tradisional untuk mengelola persediaan adalah mempertahankan persediaan yang cukup
sehingga produksi dapat berlanjut tanpa gangguan meskipun penggunaan persediaan lebih besar dari yang
diharapkan atau jika pemasok terlambat melakukan pengiriman. Pendekatan tradisional ini sering disebut dengan
kuantitas pesanan ekonomis (EOQ)pendekatan karena didasarkan pada perhitungan ukuran pesanan optimal kuantitas pesanan ekonomis (EoQ)-
Ukuran pesanan optimal untuk
untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, pengangkutan, dan kehabisan persediaan.Biaya pemesanan
meminimalkan jumlah biaya pemesanan,
mencakup semua biaya yang terkait dengan pemrosesan transaksi pembelian.Biaya pengangkutanadalah mereka pengangkutan, dan kehabisan persediaan.
yang terkait dengan memegang persediaan.Biaya kehabisan persediaanadalah akibat dari kekurangan persediaan,
seperti kehilangan penjualan atau penundaan produksi.
Aplikasi sebenarnya dari pendekatan EOQ bervariasi tergantung pada jenis itemnya. Untuk item dengan biaya tinggi atau
penggunaan tinggi, seperti penggunaan chip komputer dan display AOE, ketiga jenis biaya tersebut dimasukkan ke dalam rumus. Untuk
item berbiaya rendah atau penggunaan rendah, seperti sekrup dan pegas yang digunakan AOE untuk merakit produknya, biaya
pemesanan dan pengangkutan biasanya diabaikan, dan satu-satunya tujuan adalah mempertahankan tingkat persediaan yang
memadai. Rumus EOQ digunakan untuk menghitungberapa harganyauntuk memesan. Itutitik pemesanan kembalimenentukanKapan
untuk memesan. Perusahaan biasanya menetapkan titik pemesanan ulang berdasarkan waktu pengiriman dan tingkat persediaan titik pemesanan kembali- menentukan
tingkat di mana saldo persediaan suatu
pengaman yang diinginkan untuk menangani fluktuasi permintaan yang tidak terduga.
barang harus turun sebelum pesanan
Pendekatan EOQ tradisional untuk pengendalian persediaan sering menghasilkan persediaan dalam jumlah untuk mengisi kembali persediaan
yang signifikan. Uang yang diinvestasikan dalam membawa inventaris tidak menghasilkan apa-apa. Akibatnya, dalam dimulai.
beberapa tahun terakhir banyak perusahaan manufaktur AS yang besar telah meminimalkan atau bahkan
menghilangkan jumlah persediaan yang ada dengan mengadopsi perencanaan kebutuhan bahan atau sistem
manajemen persediaan justin-time.
GAMBAR 15-5
Siklus Pendapatan Pe
san
an
Ke
mb
Diagram Aliran Data
ali
Level 1: Pengurutan
1.1
Pembelian
Tentukan Apa Material, Suplai, dan
Pengeluaran Daftar permintaan
untuk Memesan Layanan (dijelaskan pada
Siklus
termasuk ancaman)
5 6
Pembelian
Inventaris
Daftar permintaan
Kontrol & Berbagai
Inventaris
Departemen
Salinan dari
1.2
Pembelian
Pilih Pemasok
Menerima Memesan
Pemasok
Departemen
7 8 9
10 11
Pembelian Pembelian
Memesan Pesanan
Pemasok
perencanaan kebutuhan bahan (mrp)- Perencanaan kebutuhan material (MRP)berusaha untuk mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan
Suatu pendekatan terhadap manajemen
meningkatkan akurasi teknik peramalan untuk menjadwalkan pembelian dengan lebih baik untuk memenuhi rencana
persediaan yang berupaya mengurangi
tingkat persediaan yang dibutuhkan produksi. Sebagai contoh, departemen perencanaan produksi sebuah perusahaan yang menggunakan MRP akan
dengan meningkatkan akurasi teknik menggunakan perkiraan penjualan untuk menyiapkan jadwal terperinci yang menentukan jumlah setiap produk jadi yang
peramalan untuk menjadwalkan
akan diproduksi dalam periode waktu tertentu, seperti tiga bulan ke depan. Jadwal ini dan spesifikasi teknik untuk setiap
pembelian yang lebih baik untuk
memenuhi kebutuhan produksi. produk mengidentifikasi jumlah bahan baku, suku cadang, dan persediaan yang dibutuhkan dalam produksi dan titik waktu
kapan barang tersebut dibutuhkan. Dengan demikian, sistem MRP mengurangi ketidakpastian tentang kapan bahan baku
dibutuhkan dan karena itu memungkinkan perusahaan untuk menyimpan lebih sedikit persediaan.
sistem persediaan just-in-time (JiT).- Suatu Asistem persediaan just-in-time (JIT).upaya untuk meminimalkan, jika tidak sama sekali
sistem yang meminimalkan atau hampir
menghilangkan, persediaan barang jadi dengan membeli dan memproduksi barang hanya sebagai respons
menghilangkan persediaan dengan
membeli dan memproduksi barang hanya
terhadap penjualan aktual, bukan perkiraan. Akibatnya, sistem JIT dicirikan oleh seringnya pengiriman
sebagai respons terhadap penjualan aktual, sejumlah kecil bahan, suku cadang, dan pasokan langsung ke lokasi spesifik yang membutuhkannya saat
bukan perkiraan.
dibutuhkan, daripada pengiriman massal yang jarang ke fasilitas penerima dan penyimpanan pusat. Oleh
karena itu, pabrik yang menggunakan sistem JIT akan memiliki beberapa dermaga penerima, masing-masing
ditugaskan untuk menerima pengiriman barang yang dibutuhkan di pusat kerja terdekat.
Perbedaan utama antara sistem MRP dan JIT adalah penjadwalan produksi. Sistem MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi perkiraan penjualan, sehingga
menciptakan jumlah persediaan barang jadi yang “optimal”. Sistem JIT menjadwalkan produksi sebagai respons terhadap permintaan pelanggan, sehingga secara virtual
menghilangkan persediaan barang jadi, tetapi mereka membutuhkan jumlah bahan baku yang cukup untuk menyesuaikan produksi dengan cepat sebagai respons terhadap
permintaan konsumen. Sistem MRP dan JIT dapat mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi. Memilih di antara mereka bergantung, sebagian, pada jenis produk yang dijual
perusahaan. Sistem MRP lebih efektif digunakan dengan produk yang memiliki pola permintaan yang dapat diprediksi, seperti bahan pokok konsumen. Untuk barang-barang seperti
itu, perusahaan dapat merencanakan pembelian untuk meminimalkan kehabisan stok (dengan hasil penjualan yang hilang) sambil secara bersamaan meminimalkan risiko kelebihan
stok dan biaya selanjutnya untuk menandai atau membuang kelebihan persediaan. Sebaliknya, sistem persediaan JIT sangat berguna untuk produk yang memiliki siklus hidup yang
relatif singkat dan permintaan yang tidak dapat diprediksi secara akurat, seperti mainan yang terkait dengan film tertentu. Dalam kasus seperti itu, penting agar bisnis dapat dengan
cepat mempercepat produksi untuk memenuhi permintaan yang tidak terduga serta menghentikan produksi dengan cepat untuk menghindari akumulasi persediaan besar yang
harus diturunkan untuk pembersihan karena produk tidak lagi diminati. Sistem inventaris JIT sangat berguna untuk produk yang memiliki siklus hidup yang relatif singkat dan
permintaan yang tidak dapat diprediksi secara akurat, seperti mainan yang terkait dengan film tertentu. Dalam kasus seperti itu, penting agar bisnis dapat dengan cepat
mempercepat produksi untuk memenuhi permintaan yang tidak terduga serta menghentikan produksi dengan cepat untuk menghindari akumulasi persediaan besar yang harus
diturunkan untuk pembersihan karena produk tidak lagi diminati. Sistem inventaris JIT sangat berguna untuk produk yang memiliki siklus hidup yang relatif singkat dan permintaan
yang tidak dapat diprediksi secara akurat, seperti mainan yang terkait dengan film tertentu. Dalam kasus seperti itu, penting agar bisnis dapat dengan cepat mempercepat produksi
untuk memenuhi permintaan yang tidak terduga serta menghentikan produksi dengan cepat untuk menghindari akumulasi persediaan besar yang harus diturunkan untuk
pembersihan karena produk tidak lagi diminati.
Permintaan untuk membeli barang atau suplai dipicu oleh fungsi kontrol inventaris atau saat
karyawan melihat kekurangan bahan. Terlepas dari sumbernya, kebutuhan untuk membeli barang
permintaan pembelian- Dokumen atau atau persediaan sering mengakibatkan terciptanya apermintaan pembelianyang mengidentifikasi
formulir elektronik yang
pemohon; menentukan lokasi pengiriman dan tanggal yang dibutuhkan; mengidentifikasi nomor
mengidentifikasi pemohon;
menentukan lokasi pengiriman dan
barang, deskripsi, jumlah, dan harga setiap barang yang diminta; dan mungkin menyarankan
tanggal yang dibutuhkan; pemasok. Gambar 15-6 menunjukkan layar entri data daftar permintaan pembelian yang biasa
mengidentifikasi nomor barang,
digunakan dalam sistem ERP untuk semua permintaan pembelian yang diprakarsai karyawan.
deskripsi, jumlah, dan harga setiap
barang yang diminta; dan mungkin
Meminimalkan jumlah data yang harus dimasukkan secara manual meningkatkan efisiensi dan
menyarankan pemasok. akurasi. Jadi, pada Gambar 15-6, karyawan yang memulai permintaan pembelian hanya perlu
melengkapi bidang pemasok (vendor), tanggal yang diperlukan, dan lokasi (tempat pengiriman
barang dagangan) di bagian tajuk (bagian atas layar) dan nomor item dan jumlah yang diminta di
bagian rincian. Sistem kemudian menarik semua informasi relevan lainnya dari file master terkait.
Anda mungkin memperhatikan kesamaan desain dengan layar entri data pesanan penjualan (lihat
Gambar 14-7). Ini disengaja; itu memudahkan karyawan untuk belajar bagaimana melakukan tugas
pekerjaan baru yang timbul dari promosi atau transfer. Perhatikan bahwa pada Gambar 15-6 kotak
“Persetujuan Supervisor” dicentang. Hal ini memastikan peninjauan yang tepat atas semua permintaan
pembelian yang diprakarsai oleh karyawan. Orang yang menyetujui permintaan pembelian akan
memasukkan nomor departemen dan nomor rekening yang harus ditagih untuk pembelian tersebut.
ANCAMAN DAN KONTROLPencatatan persediaan yang tidak akurat dapat mengakibatkan kehabisan persediaan yang
menyebabkan hilangnya penjualan atau membawa kelebihan persediaan yang meningkatkan biaya (ancaman 5).
Untuk mengurangi risiko masalah ini, metode persediaan perpetual harus digunakan untuk memastikan bahwa
informasi tentang stok persediaan selalu terkini (pengendalian 5.1). Namun, kesalahan entri data dapat
mengakibatkan catatan persediaan perpetual yang tidak akurat karena juru ketik ahli pun membuat kesalahan. Oleh
karena itu, menggunakan teknologi informasi (pengendalian 5.2) untuk menghilangkan kebutuhan entri data
manual dapat meningkatkan keakuratan catatan persediaan perpetual.
kamu EmEn 505
RE 15-6
sebagai Permintaan
Layar Masuk
Informasi opsional
Mencentang kotak ini memaksa tinjauan dan persetujuan pengawasan
Harus memasukkan nomor barang dan jumlah; sistem mengambil informasi lainnya
Sumber: 2010 © NetSuite Inc.
Bar-coding adalah salah satu pilihan, tapi itu bukan obat mujarab. Kesalahan masih dapat terjadi
jika karyawan berupaya menghemat waktu dengan memindai satu item lalu memasukkan jumlahnya
secara manual. Misalnya, toko kelontong memesan 12 jenis soda merek pribadi, tetapi petugas
penerima hanya dapat memindai satu kaleng dan kemudian memasukkan nomor yang dibeli secara
manual. Karena semua rasa memiliki harga yang sama, jumlah pembelian dihitung dengan benar.
Namun, catatan persediaan perpetual akan salah karena jumlah rasa yang dibeli tidak dicatat dengan
benar.
Membubuhkan tag RFID ke masing-masing produk menghilangkan masalah yang baru saja
dibahas karena pembaca secara otomatis merekam setiap item. Teknologi RFID juga lebih efisien
daripada kode batang karena tidak perlu manusia untuk menyelaraskan kode batang pada produk
dengan pembaca. Namun, teknologi RFID lebih mahal daripada barcode dan tidak dapat digunakan
untuk setiap jenis produk.
Penting juga untuk secara periodik menghitung persediaan yang ada dan menyelidiki ketidaksesuaian
antara penghitungan tersebut dan catatan persediaan perpetual (kontrol 5.3 pada Tabel 15-2). Satu hitungan
persediaan fisik tahunan umumnya tidak akan cukup untuk memelihara catatan persediaan yang akurat,
terutama untuk sistem MRP dan JIT. Sebaliknya, sebuahanalisis biaya ABCharus digunakan untuk
mengklasifikasikan item menurut kepentingannya: Item yang paling kritis (item A) harus paling sering
dihitung, dan item yang paling tidak kritis (item C) dapat dihitung lebih jarang. Jika penghitungan sementara
menunjukkan ketidaksesuaian yang signifikan dengan catatan inventaris, penghitungan komprehensif
semua inventaris harus segera dilakukan. Pendekatan ini mungkin telah memperingatkan manajemen di
pabrik AOE di Wichita dalam kasus pengantar bab tentang kekurangan komponen utama cukup awal untuk
menghindari penundaan produksi.
Ancaman lainnya adalah membeli barang yang saat ini tidak dibutuhkan. Catatan inventaris
perpetual yang akurat (kontrol 6.1) memastikan validitas permintaan pembelian yang dihasilkan oleh
sistem kontrol inventaris secara otomatis. Supervisor perlu meninjau dan menyetujui permintaan
pembelian (kontrol 6.2) yang diinisiasi oleh masing-masing karyawan. Masalah terkait adalah
beberapa pembelian barang yang sama oleh subunit organisasi yang berbeda. Akibatnya, organisasi
mungkin memiliki inventaris yang lebih besar dari yang diinginkan dan mungkin gagal memanfaatkan
diskon volume yang mungkin tersedia. Fungsi pembelian terpusat (kontrol 6.3) mengurangi ancaman
ini.
MEMILIH PEMASOK
Setelah kebutuhan untuk membeli telah diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah memilih pemasok.
Agen pembelian (terkadang disebut pembeli) biasanya melakukan tugas ini. Pada perusahaan
manufaktur seperti AOE, fungsi pembelian berkaitan erat dengan siklus produksi. Jadi, seperti yang
ditunjukkan Gambar 14-1, Ryan McDaniel, kepala departemen pembelian di AOE, melapor langsung
kepada LeRoy Williams, wakil presiden manufaktur.
PROSESBeberapa faktor harus dipertimbangkan ketika memilih pemasok:
-- Harga.
-- Kualitas bahan.
-- Keandalan dalam melakukan pengiriman.
Perhatikan bahwa mengevaluasi pemasok dengan benar melibatkan lebih dari sekadar membandingkan harga.
Perusahaan juga mengeluarkan biaya, seperti pengerjaan ulang dan skrap, terkait dengan kualitas produk yang
dibeli. Ada juga biaya yang terkait dengan kinerja pengiriman pemasok (seperti masalah yang dijelaskan dalam
kasus pengantar di pabrik Dayton AOE). Ketergantungan pemasok sangat penting bagi perusahaan yang
menggunakan sistem JIT karena pengiriman yang terlambat dapat menghentikan keseluruhan sistem.
Setelah pemasok dipilih untuk suatu produk, identitas pemasok harus menjadi bagian dari catatan
induk inventaris produk untuk menghindari pengulangan proses pemilihan pemasok untuk setiap pesanan
berikutnya. (Namun, dalam beberapa kasus, seperti untuk pembelian item berbiaya tinggi dan penggunaan
rendah, manajemen mungkin secara eksplisit ingin mengevaluasi kembali semua pemasok potensial setiap
kali produk dipesan.) Daftar pemasok alternatif potensial untuk setiap item juga harus dipertahankan, jika
pemasok utama kehabisan stok barang yang dibutuhkan.
pesanan pembelian- Dokumen yang secara Apesanan pembelian(Gambar 15-7) adalah dokumen atau formulir elektronik yang secara resmi meminta
formal meminta pemasok untuk menjual
pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk tertentu dengan harga yang ditentukan. Ini juga merupakan janji
dan mengirimkan produk tertentu dengan
harga yang ditentukan. itu juga merupakan
untuk membayar dan menjadi kontrak setelah pemasok menerimanya. Pesanan pembelian mencakup nama
janji untuk membayar dan menjadi kontrak pemasok dan agen pembelian, pesanan dan tanggal pengiriman yang diminta, lokasi pengiriman dan metode
setelah pemasok menerimanya.
pengiriman, serta informasi tentang barang yang dipesan. Seringkali, beberapa pesanan pembelian dibuat untuk
memenuhi satu daftar permintaan pembelian karena pemasok yang berbeda mungkin menjadi pemasok pilihan
untuk berbagai barang yang diminta. Kuantitas yang dipesan mungkin juga berbeda dari yang diminta untuk
memungkinkan pembeli memanfaatkan diskon kuantitas.
pesanan pembelian selimut atau

Banyak perusahaan mempertahankan pengaturan pembelian khusus dengan pemasok penting. A pesanan
pesanan selimut- Komitmen untuk pembelian selimut atau pesanan selimutadalah komitmen untuk membeli barang-barang tertentu dengan harga
membeli barang-barang tertentu
yang ditentukan dari pemasok tertentu untuk jangka waktu tertentu, seringkali satu tahun. Pesanan pembelian
dengan harga yang ditentukan dari
pemasok tertentu untuk jangka waktu
menyeluruh mengurangi ketidakpastian pembeli tentang sumber bahan mentah yang dapat diandalkan dan
tertentu, seringkali satu tahun. membantu pemasok merencanakan kapasitas dan operasinya secara lebih efektif.
GAMBAR 15-7 Elektronik Alfa Omega Nomor 2463
Contoh Purchase Order (item

Alamat tagihan: 2431 Jalur Bradford Rujuk nomor di atas pada semua
yang dicetak tebal sudah dicetak San Francisco, CA 94403 faktur dan dokumen pengiriman
sebelumnya)
(314) 467-2341
PESANAN PEMBELIAN
Ke: Perlengkapan Kantor Terbaik Dikirim ke: AOE, Inc.

4567 Zaitun Blvd. 1735 Sandi Dr.
Dayton, OH 33422-1234 Dayton, OH 33421–2243
Penjual Tanggal pemesanan: Daftar permintaan Pembeli: Ketentuan:
Nomor: Nomor:
121 07/03/2021 89010 Fred Mozart 1/10, n/30
FOB Kirim Melalui: Tanggal pengiriman: Perkataan:

Tujuan Pilihanmu 15/07/2021
Barang Satuan
Barang Nomor Kuantitas Keterangan Harga
1 32047 15 kotak Kertas Xerox 4200, 20 berat, kotak 10 rim $33,99

2 80170 5 kotak Moore 2600 bentuk kontinu, 20 lb. $31,99
3 81756 20 kotak Tempat CD, sekotak $6.49
4 10407 100 CD 10 700 MB, 1 kotak $19,99
Disetujui oleh: Susan Beethoven

Penggerak biaya utama dalam fungsi pembelian adalah jumlah pesanan pembelian yang
diproses. Dengan demikian, menemukan cara untuk mengurangi jumlah pesanan yang diproses dan
merampingkan langkah-langkah yang terlibat dapat menghasilkan penghematan yang signifikan.
Menggunakan EDI adalah salah satu cara untuk meningkatkan proses pembelian. EDI mengurangi
biaya dengan menghilangkan pekerjaan klerikal yang terkait dengan pencetakan dan pengiriman
dokumen kertas. EDI juga mengurangi waktu antara mengenali kebutuhan untuk memesan ulang
item dan selanjutnya menerimanya juga berkurang. Akibatnya, risiko kehabisan stok berkurang, yang
dapat meningkatkan profitabilitas secara signifikan. Di masa lalu, EDI mahal karena memerlukan
penggunaan jaringan dan perangkat lunak pihak ketiga yang dipatenkan. Namun, pengembangan
standar untuk EDI melalui Internet (EDINT),
Program inventaris yang dikelola vendor menyediakan cara lain untuk mengurangi biaya pembelian dan
inventaris. Ainventaris yang dikelola vendor (VMI)program pada dasarnya mengalihdayakan sebagian besar penemuan yang dikelola vendor
sejarah (Vmi)- praktik di mana
fungsi kontrol inventaris dan pembelian: Pemasok diberi akses ke data penjualan dan inventaris dan diberi
produsen dan distributor mengelola
wewenang untuk mengisi kembali inventaris secara otomatis saat stok jatuh ke titik pemesanan ulang yang telah inventaris pelanggan ritel
ditentukan sebelumnya. Pengaturan ini memangkas biaya penyimpanan dengan mengurangi jumlah persediaan menggunakan EDi. Pemasok
mengakses sistem point-ofsale
yang ada dan menurunkan biaya pemrosesan dengan menghilangkan kebutuhan untuk membuat dan menukar
pelanggannya untuk memantau
pesanan pembelian formal. persediaan dan mengisi ulang
Lelang terbalik memberikan teknik lain untuk mengurangi biaya terkait pembelian. Dalam lelang produk secara otomatis ketika jatuh
ke tingkat yang disepakati.
terbalik, pemasok bersaing satu sama lain untuk memenuhi permintaan dengan harga terendah. Meskipun
pelelangan terbalik dapat menghasilkan penghematan biaya yang signifikan, karena fokus utamanya adalah
pada harga, pelelangan mungkin paling cocok untuk pembelian barang komoditas daripada komponen
penting yang mengutamakan kualitas, keandalan vendor, dan kinerja pengiriman.
Salah satu cara lain untuk mengurangi biaya terkait pembelian adalah dengan melakukan audit pra-penghargaan. Audit pra-
penghargaan biasanya digunakan untuk pembelian besar yang melibatkan penawaran formal oleh pemasok. Auditor internal
mengunjungi setiap calon pemasok yang telah melakukan pemotongan akhir dalam proses kontrak untuk memverifikasi keakuratan
penawarannya. Audit pra-penghargaan sering kali mengidentifikasi kesalahan matematis sederhana dalam formula penetapan harga
yang rumit dan ketidaksesuaian lainnya yang, jika diperbaiki, dapat memberikan penghematan yang cukup besar.
EDI, inventaris yang dikelola vendor, pelelangan balik, dan audit pra-penghargaan adalah teknik untuk
mengurangi biaya terkait pembelian bahan baku dan inventaris barang jadi. Perkembangan TI baru juga dapat
mengubah cara perusahaan memperhitungkan inventaris mereka. Secara tradisional, sebagian besar perusahaan
telah menggunakan pendekatan LIFO, FIFO, atau rata-rata tertimbang untuk mengalokasikan biaya ke persediaan
dan harga pokok penjualan. RFID, bagaimanapun, menyediakan kemampuan untuk melacak item inventaris
individual. Dengan demikian, RFID memungkinkan perusahaan untuk lebih akurat memperhitungkan biaya
persediaan aktual dengan beralih ke metode identifikasi khusus untuk akuntansi persediaan.
ANCAMAN DAN KONTROLTabel 15-2 mencantumkan lima ancaman untuk melakukan pemesanan dengan pemasok.
Satu (ancaman 7) melibatkan pembelian barang dengan harga yang dinaikkan. Biaya komponen yang dibeli mewakili
sebagian besar dari total biaya banyak produk yang diproduksi. Oleh karena itu, perusahaan berusaha keras untuk
mengamankan harga terbaik untuk barang yang mereka beli. Beberapa prosedur dapat membantu memastikan
bahwa perusahaan tidak membayar terlalu banyak untuk produk tertentu. Daftar harga untuk barang-barang yang
sering dibeli harus disimpan dalam komputer dan dikonsultasikan saat pemesanan dilakukan (pengendalian 7.1).
Harga banyak barang murah dapat dengan mudah ditentukan dari katalog. Tawaran tertulis yang kompetitif harus
diminta untuk produk khusus dan berbiaya tinggi (pengendalian 7.2). Pesanan pembelian harus ditinjau
(pengendalian 7.3) untuk memastikan bahwa kebijakan ini telah diikuti.
Anggaran (pengendalian 7.4) juga membantu dalam mengendalikan pengeluaran pembelian. Pembelian harus
dibebankan ke rekening yang menjadi tanggung jawab orang atau departemen yang menyetujui permintaan
tersebut. Biaya aktual harus dibandingkan secara berkala dengan tunjangan anggaran. Untuk memfasilitasi
pengendalian, laporan ini harus menyoroti setiap penyimpangan yang signifikan dari jumlah yang dianggarkan
untuk penyelidikan lebih lanjut (prinsip manajemen dengan pengecualian).
Dalam upaya mendapatkan harga serendah mungkin, ancaman lain adalah membeli produk dengan kualitas
rendah. Produk di bawah standar dapat mengakibatkan penundaan produksi yang mahal. Selain itu, biaya skrap dan
pengerjaan ulang sering menghasilkan total biaya produksi yang lebih tinggi daripada jika bahan berkualitas lebih
tinggi dan lebih mahal dibeli pada awalnya. Melalui pengalaman, pembeli sering mengetahui pemasok mana yang
menyediakan barang dengan kualitas terbaik dengan harga bersaing. Pengetahuan informal tersebut harus
dimasukkan ke dalam prosedur kontrol formal sehingga tidak hilang ketika karyawan tertentu meninggalkan
perusahaan. Salah satu praktik terbaik adalah membuat daftar pemasok yang disetujui yang diketahui menyediakan
barang dengan kualitas yang dapat diterima (pengendalian 8.1). Pesanan pembelian harus
ditinjau untuk memastikan bahwa hanya pemasok yang disetujui ini yang digunakan
(pengendalian 8.2). Selain itu, sistem informasi akuntansi harus mengumpulkan data
kualitas produk yang terperinci (pengendalian 8.3). Misalnya, AOE dapat mengukur kualitas
produk pemasok dengan melacak seberapa sering barangnya gagal lolos pemeriksaan di
departemen penerima dan jumlah produksi yang harus dikerjakan ulang atau dibuang
karena bahan di bawah standar. Manajer pembelian harus secara teratur meninjau data
tersebut untuk memelihara dan merevisi daftar pemasok yang disetujui. Terakhir, manajer
pembelian harus bertanggung jawab atas total biaya pembelian (kontrol 8.4), yang tidak
hanya mencakup harga pembelian tetapi juga biaya pengerjaan ulang dan skrap terkait
kualitas.
Seperti yang diperlihatkan dalam kasus pengantar, masalah potensial lainnya
adalah kinerja pemasok yang tidak dapat diandalkan (ancaman 9 pada Tabel 15-2).
Salah satu cara untuk mengurangi risiko masalah ketergantungan pemasok adalah
dengan mewajibkan pemasok disertifikasi memenuhi standar kualitas internasional
seperti ISO 9000 (kontrol 9.1). Namun, sistem informasi akuntansi juga harus
dirancang untuk menangkap dan menelusuri informasi tentang kinerja pemasok
(pengendalian 9.2). Misalnya, AOE dapat melacak tanggal pengiriman aktual versus
tanggal yang dijanjikan. Memang, sistem ERP dapat dikonfigurasi untuk secara
otomatis menghasilkan laporan pesanan pembelian yang belum terkirim dalam
jangka waktu yang dijanjikan. Beberapa pengecer besar, seperti Wal-Mart,
Membeli dari pemasok yang tidak sah (ancaman 10) dapat mengakibatkan banyak masalah.
Item mungkin berkualitas rendah atau terlalu mahal. Pembelian tersebut bahkan dapat
menimbulkan masalah hukum. Berbagai lembaga pemerintah, seperti Kantor Pengawasan Aset
Asing dan Biro Perindustrian dan Keamanan di Departemen Perdagangan, menyimpan daftar
individu dan perusahaan yang ilegal untuk bertransaksi bisnis. Pembayaran kepada entitas
dalam daftar tersebut dapat mengakibatkan denda yang besar dan, terkadang, hukuman
penjara. Konsekuensinya, sistem ERP harus dikonfigurasi untuk mencegah dikeluarkannya
pesanan pembelian ke pemasok yang tidak ada dalam file induk yang disetujui (kontrol 10.1).
Semua pesanan pembelian harus ditinjau untuk memastikan bahwa hanya pemasok yang
disetujui yang digunakan (pengendalian 10.2).
Menggunakan EDI untuk pesanan pembelian membutuhkan prosedur kontrol tambahan. Akses ke
sistem EDI harus dikontrol dan dibatasi untuk personel yang berwenang melalui penggunaan kata sandi, ID
pengguna, matriks kontrol akses, dan kontrol akses fisik. Prosedur untuk memverifikasi dan mengotentikasi
transaksi EDI juga diperlukan. Sebagian besar sistem EDI diprogram untuk mengirim pemberitahuan untuk
setiap transaksi, yang memberikan pemeriksaan akurasi dasar. Perlindungan lebih lanjut terhadap masalah
transmisi, yang dapat mengakibatkan hilangnya pesanan, disediakan dengan pemberian stempel waktu dan
penomoran semua transaksi EDI. Perusahaan harus memelihara dan meninjau log secara berkala dari semua
transaksi EDI untuk memastikan bahwa semua telah diproses dan bahwa kebijakan yang ditetapkan telah
diikuti. Enkripsi dapat memastikan privasi transaksi EDI, yang sangat penting untuk penawaran kompetitif.
Tanda tangan digital harus digunakan untuk memastikan keaslian transaksi.
Banyak ancaman terkait kebijakan juga muncul dengan EDI, yang masing-masing harus tercakup dalam
perjanjian perdagangan. Contoh dari jenis masalah ini termasuk yang berikut:
-- Pada titik mana dalam proses pesanan dapat dibatalkan?

-- Pihak mana yang bertanggung jawab atas biaya pengiriman kembali jika persyaratan kontrak tidak diikuti?
-- Pihak mana yang bertanggung jawab atas kesalahan dalam kode batang, tag RFID, dan label?
-- Apa yang terjadi jika kesalahan dalam sistem penjualan perusahaan pembelian menyebabkan kesalahan
tambahan dalam jumlah barang yang disediakan pemasok?
-- Dapatkah pemasok mengirimkan lebih banyak persediaan daripada yang dipesan jika hal itu mengurangi total biaya
pengiriman karena menghasilkan muatan truk penuh, bukan sebagian?
suap- hadiah yang diberikan oleh Tabel 15-2 menunjukkan hal itusuap, yang merupakan hadiah dari pemasok kepada agen pembelian
pemasok kepada agen pembelian
untuk tujuan mempengaruhi pilihan pemasok mereka, adalah ancaman lainnya. Agar suap masuk akal
untuk tujuan mempengaruhi pilihan
pemasok mereka. secara ekonomi, pemasok harus menemukan cara untuk mendapatkan kembali uang yang dihabiskan untuk
suap. Ini biasanya dilakukan dengan menaikkan harga pembelian berikutnya atau dengan mengganti barang
dengan kualitas rendah. Bahkan jika tidak satu pun dari masalah ini terjadi, suap merusak objektivitas
pembeli.
FOKUS 15-1Audit Pemasok: Sarana untuk Mengontrol Pembelian
Audit pemasok mungkin merupakan salah satu alat terbaik untuk 5.Pemasok mengirimkan faktur pihak ketiga yang diubah
menilai efektivitas pengendalian siklus pengeluaran. Mereka atau fiktif.
memerlukan auditor internal mengunjungi kantor pemasok untuk 6.Alamat pemasok pada fakturnya adalah fiktif.
memeriksa catatannya. Tujuannya adalah untuk mengidentifikasi
Audit pemasok dapat menghasilkan pengembalian yang
pemasok yang mungkin terkait dengan masalah seperti suap.
substansial. Satu perusahaan memperoleh lebih dari $250.000 untuk
Bendera merah yang menunjukkan potensi masalah meliputi:
masalah seperti penagihan ganda. Audit pemasok juga sering
1.Sebagian besar penjualan kotor pemasok adalah untuk mengungkap pelanggaran kebijakan konflik kepentingan perusahaan.
perusahaan yang melakukan audit pemasok. Menariknya, banyak pemasok mendukung gagasan audit pemasok
2.Metode penetapan harga pemasok berbeda dari praktik karena proses tersebut memberi mereka “alasan yang bagus” untuk
industri standar. tidak menawarkan hadiah atau hiburan kepada agen pembelian.
3.Pemasok tidak memiliki peralatan yang disewanya tetapi Namun demikian, organisasi harus menyertakan klausul "hak untuk
menyewa peralatan itu sendiri dari pihak ketiga. mengaudit" dalam semua pesanan pembelian dan kontrak dengan
4.Biaya hiburan tinggi dalam hal persentase penjualan pemasok untuk memastikan kemampuan menggunakan kontrol
kotor pemasok. detektif yang kuat ini.
Untuk mencegah suap, perusahaan harus melarang agen pembelian untuk menerima
hadiah apa pun (kontrol 11.1) dari pemasok potensial atau yang sudah ada. (Pernak-pernik yang
jelas-jelas tidak penting nilainya boleh diizinkan.) Kebijakan ini harus berlaku tidak hanya untuk
pemberian barang berwujud, tetapi juga untuk layanan. Misalnya, perencana pertemuan harus
diberi tahu bahwa adalah bertentangan dengan kebijakan perusahaan untuk menerima poin
frequent-traveler dari hotel untuk memesan pertemuan perusahaan di sana. Melatih karyawan
bagaimana menanggapi “hadiah” yang tidak diminta dari pemasok juga penting karena banyak
skema suap dimulai ketika pemasok yang tidak etis mengirimkan “tanda penghargaan”
semacam itu, biasanya dalam bentuk uang tunai, kepada karyawan yang tidak waspada. Setelah
karyawan menerima hadiah,
Rotasi pekerjaan (kontrol 11.2) adalah kontrol penting lainnya untuk mengurangi risiko suap:
Agen pembelian tidak boleh berurusan dengan pemasok yang sama tanpa batas waktu karena hal itu
meningkatkan risiko bahwa mereka mungkin menyerah pada godaan terus-menerus yang ditawarkan
oleh pemasok yang tidak etis. Jika organisasi terlalu kecil untuk merotasi tugas pekerjaan di agen
pembelian yang berbeda, organisasi harus secara berkala melakukan audit terperinci atas aktivitas
agen pembelian. Agen pembelian juga harus diminta untuk mengambil jatah liburan mereka setiap
tahun karena banyak penipuan ditemukan ketika pelaku tidak hadir dan tidak dapat terus menutupi
aktivitas terlarang tersebut. Terakhir, agen pembelian harus diminta untuk menandatangani
pernyataan konflik kepentingan tahunan, (kontrol 11.
Suap sulit dicegah, jadi kontrol detektif juga diperlukan. Fokus 15-1 membahas satu
pengendalian deteksi yang sangat efektif: audit pemasok (pengendalian 11.4).
Menerima
Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran (lingkaran 2.0 pada Gambar 15-2) adalah penerimaan
dan penyimpanan barang pesanan. Gambar 15-8 menunjukkan kedua langkah ini sebagai proses yang
berbeda karena masing-masing dilakukan oleh fungsi organisasi yang berbeda. Departemen penerimaan
bertanggung jawab untuk menerima pengiriman dari pemasok. Biasanya melapor ke manajer gudang, yang
pada gilirannya melapor ke wakil presiden manufaktur. Departemen penyimpanan persediaan, yang juga
melapor kepada manajer gudang, bertanggung jawab atas penyimpanan barang. Informasi tentang
penerimaan barang dagangan yang dipesan harus dikomunikasikan ke fungsi pengendalian persediaan
untuk memperbarui catatan persediaan.
GAMBAR 15-8
Diagram Aliran Data 2.1
Barang-barang &
Menerima Barang
Slip Pengepakan
Level 1: Menerima Pemasok
Pembelian
Pesanan
12 13
(diberi keterangan untuk menyertakan
14 15
ancaman)
Inventaris Barang & Penerimaan Pemasok

Laporan
2.2
Pemberitahuan dari
Barang-barang & Penerimaan Kembali-

Inventaris Transfer Barang ke
Menerima Laporan Barang yang Dipesan Pendapatan
Kontrol & Berbagai Toko Inventaris
Siklus
Departemen atau Departemen
13 15
Menerima Laporan
Akun
Dapat dibayar
PROSES
Ketika pengiriman tiba, petugas penerima membandingkan nomor pesanan pembelian yang dirujuk pada
slip pengepakan pemasok dengan file pesanan pembelian terbuka untuk memverifikasi bahwa barang telah
dipesan. Petugas penerima kemudian menghitung jumlah barang yang dikirim dan memeriksa tanda-tanda
menerima laporan- Dokumen yang kerusakan yang nyata. Petugas penerima mendokumentasikan segala sesuatu pada amenerima laporan,
mencatat perincian tentang setiap
termasuk tanggal diterima, pengirim, pemasok, dan nomor pesanan pembelian (Gambar 15-9). Untuk setiap
pengiriman, termasuk tanggal
penerimaan, pengirim, pemasok, dan
item yang diterima, laporan penerimaan menunjukkan nomor item, deskripsi, satuan ukuran, dan kuantitas.
kuantitas yang diterima. Laporan penerimaan juga berisi ruang untuk mengidentifikasi orang-orang yang menerima dan memeriksa
barang serta keterangan tentang kualitas barang yang diterima.
Tiga kemungkinan pengecualian untuk proses ini adalah (1) menerima jumlah barang yang
berbeda dari jumlah yang dipesan, (2) menerima barang rusak, atau (3) menerima barang dengan
kualitas rendah yang gagal diperiksa. Dalam ketiga kasus tersebut, departemen pembelian harus
menyelesaikan situasi dengan pemasok. Biasanya pemasok akan memberikan izin kepada pembeli
untuk mengoreksi faktur jika ada perbedaan kuantitas. Dalam hal barang rusak atau berkualitas
buruk, dokumen yang disebut memo debit disiapkan setelah pemasok setuju untuk mengambil
memo debit- Dokumen yang digunakan kembali barang atau memberikan pengurangan harga. Itumemo debitmencatat penyesuaian yang
untuk mencatat pengurangan saldo
diminta. Satu salinan memo debit dikirim ke pemasok, yang kemudian membuat dan mengembalikan
piutang pemasok.
memo kredit sebagai tanda terima. Departemen hutang dagang diberitahu dan menyesuaikan saldo
hutang
departemen
GAMBAR 15-9
Contoh Laporan
Penerimaan Data Entry
Layar
3 bidang kritis untuk dimasuki

Menghitung dan mencatat pengiriman inventaris adalah tugas padat karya. Salah satu cara bagi perusahaan seperti
AOE untuk meningkatkan efisiensi proses ini adalah dengan meminta pemasok untuk membuat barcode atau menempelkan
tag RFID pada produk mereka. Pendekatan mana pun menyederhanakan penghitungan barang yang diterima tetapi tidak
menghilangkan kebutuhan untuk memeriksa kualitas.
EDI dan teknologi satelit memberikan cara lain untuk meningkatkan efisiensi logistik masuk. Pemberitahuan
pengiriman awal EDI menginformasikan perusahaan ketika produk telah dikirim. Dengan menggunakan perusahaan
pelayaran yang truknya dilengkapi dengan terminal data yang terhubung ke satelit, bisnis dapat melacak lokasi yang
tepat dari semua pengiriman yang masuk dan memastikan bahwa staf yang memadai akan ada di sana untuk
menurunkan truk. Pengemudi truk juga dapat diarahkan untuk berhenti di dermaga pemuatan tertentu yang
terdekat dengan tempat barang akan digunakan.
ANCAMAN DAN KONTROL

Menerima pengiriman barang yang tidak dipesan (ancaman 12) mengakibatkan biaya yang terkait dengan pembongkaran,
penyimpanan, dan kemudian pengembalian barang tersebut. Prosedur pengendalian terbaik untuk mengurangi ancaman ini
adalah menginstruksikan departemen penerima untuk hanya menerima pengiriman yang ada pesanan pembelian yang
disetujui (pengendalian 12.1). Itulah mengapa Gambar 15-8 menunjukkan departemen penerima membutuhkan akses ke file
pesanan pembelian terbuka.
Ancaman lainnya adalah melakukan kesalahan dalam menghitung barang yang diterima. Menghitung jumlah
yang diterima dengan benar sangat penting untuk mempertahankan catatan persediaan perpetual yang akurat. Ini
juga memastikan bahwa perusahaan hanya membayar untuk barang yang benar-benar diterima. Untuk mendorong
petugas penerima untuk secara akurat menghitung apa yang dikirim, banyak perusahaan merancang sistem
pemrosesan pertanyaan sehingga ketika meninjau pesanan pembelian terbuka, pekerja dermaga penerima tidak
melihat kuantitas yang dipesan (kontrol 13.1). (Jika dokumen kertas masih digunakan, bidang jumlah pesanan
dihitamkan pada salinan pesanan pembelian departemen penerima.) Meskipun demikian, petugas penerima masih
mengetahui jumlah barang yang diharapkan karena pemasok biasanya menyertakan slip pengepakan pada setiap
pesanan. Akibatnya, ada godaan untuk melakukan perbandingan visual cepat dari jumlah yang diterima dengan
yang ditunjukkan pada slip pengepakan, untuk mengarahkan barang dengan cepat ke tempat yang dibutuhkan.
Oleh karena itu, perusahaan harus berkomunikasi dengan jelas kepada juru tulis penerima tentang pentingnya
menghitung semua pengiriman dengan hati-hati dan akurat. Sarana komunikasi yang efektif adalah meminta juru
tulis penerimaan tidak hanya mencatat jumlah yang diterima tetapi juga menandatangani laporan penerimaan atau
memasukkan nomor ID karyawan mereka ke dalam sistem (pengendalian 13.2). Prosedur semacam itu menunjukkan
asumsi tanggung jawab, yang biasanya menghasilkan kerja yang lebih rajin. Beberapa perusahaan juga menawarkan
bonus (kontrol 13.3) kepada juru tulis penerima karena mengetahui ketidaksesuaian antara slip pengepakan dan
kuantitas aktual yang diterima sebelum petugas pengiriman pergi. Dimanapun memungkinkan, penggunaan kode
batang dan tag RFID (kontrol 13.4) dapat secara signifikan mengurangi kesalahan yang tidak disengaja dalam
penghitungan. Terakhir, sistem ERP harus dikonfigurasi untuk secara otomatis menandai ketidaksesuaian antara
jumlah penerimaan dan jumlah pesanan yang melebihi tingkat toleransi yang telah ditentukan sehingga dapat
segera diselidiki (pengendalian 13.5).
Sejauh ini, diskusi berpusat pada pembelian barang inventaris. Prosedur yang berbeda
diperlukan untuk mengontrol pembelian jasa, seperti pekerjaan pengecatan atau pemeliharaan.
Tantangan utama di bidang ini adalah menetapkan bahwa layanan benar-benar dilakukan (ancaman
14), yang mungkin sulit. Misalnya, inspeksi visual dapat menunjukkan apakah sebuah ruangan telah
dicat; itu tidak mengungkapkan, bagaimanapun, apakah dinding telah disiapkan dengan tepat, kecuali
pemeriksaan dilakukan selama proses pengecatan, yang mungkin tidak selalu memungkinkan.
Salah satu cara untuk mengendalikan pembelian jasa adalah meminta pertanggungjawaban supervisor
yang sesuai atas semua biaya yang dikeluarkan oleh departemen tersebut. Supervisor diharuskan untuk
mengakui penerimaan layanan, dan biaya terkait kemudian dibebankan ke akun yang menjadi tanggung
jawabnya. Pengeluaran aktual versus yang dianggarkan harus dibandingkan secara rutin dan setiap
ketidaksesuaian diselidiki (pengendalian 14.1).
Sulit untuk mencegah penagihan penipuan untuk layanan. Oleh karena itu, kontrol detektif juga
diperlukan. Salah satu teknik yang paling efektif adalah agar fungsi audit internal secara berkala melakukan
tinjauan terperinci atas kontrak untuk layanan (pengendalian 14.2), termasuk audit catatan pemasok, seperti
yang dibahas dalam Fokus 15-1.
Pencurian inventaris adalah ancaman lain. Beberapa prosedur pengendalian dapat digunakan untuk
melindungi persediaan dari kerugian. Pertama, persediaan harus disimpan di lokasi yang aman dengan pembatasan
akses (kontrol 15.1). Kedua, semua transfer inventaris di dalam perusahaan harus didokumentasikan
(pengendalian 15.2). Misalnya, baik departemen penerima maupun departemen penyimpanan
persediaan harus mengetahui transfer barang dari dok penerima ke dalam persediaan. Demikian
pula, baik toko persediaan maupun departemen produksi harus mengakui pelepasan persediaan ke
dalam produksi. Dokumentasi ini memberikan informasi yang diperlukan untuk menetapkan
akuntabilitas atas kekurangan apa pun, sehingga mendorong karyawan untuk berhati-hati dalam
mencatat semua pergerakan inventaris secara akurat. Ketiga, penting untuk secara berkala
menghitung persediaan yang ada, merekonsiliasi penghitungan tersebut dengan persediaan
(pengendalian 15.3), dan menyelidiki ketidaksesuaian material.
Terakhir, pemisahan tugas yang tepat (pengendalian 15.4) selanjutnya dapat membantu meminimalkan risiko
pencurian persediaan. Karyawan yang bertanggung jawab untuk mengontrol akses fisik ke inventaris tidak boleh
menyesuaikan catatan inventaris tanpa peninjauan dan persetujuan. Baik karyawan yang bertanggung jawab atas
penyimpanan inventaris maupun mereka yang diberi wewenang untuk menyesuaikan catatan inventaris tidak boleh
bertanggung jawab atas fungsi penerimaan atau pengiriman.
Menyetujui Faktur Pemasok

Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui tagihan pemasok untuk pembayaran (lingkaran
3.0 pada Gambar 15-2).
PROSES
Departemen utang usaha menyetujui faktur pemasok untuk pembayaran. Kewajiban hukum untuk
membayar pemasok muncul pada saat barang diterima. Namun, untuk alasan praktis, sebagian besar
perusahaan mencatat hutang dagang hanya setelah penerimaan dan persetujuan faktur pemasok.
Perbedaan waktu ini biasanya tidak penting untuk pengambilan keputusan sehari-hari, tetapi memerlukan
pembuatan jurnal penyesuaian yang tepat untuk menyusun laporan keuangan yang akurat pada akhir
paket voucher- Kumpulan dokumen periode fiskal.
yang digunakan untuk mengotorisasi Ketika faktur pemasok diterima, departemen utang usaha bertanggung jawab untuk
pembayaran ke pemasok. itu terdiri dari
mencocokkannya dengan pesanan pembelian dan laporan penerimaan yang sesuai. Kombinasi faktur
pesanan pembelian, laporan
penerimaan, dan faktur pemasok. pemasok dan dokumentasi pendukung terkait ini menciptakan apa yang disebut apaket voucher.
Gambar 15-10 menunjukkan contoh layar entri data untuk menyetujui faktur pemasok. Setelah
sistem nonvoucher- Suatu metode
pemberi persetujuan memverifikasi bahwa perusahaan menerima apa yang telah dipesannya dan
untuk memproses utang dagang di
mana setiap faktur yang disetujui bahwa fakturnya akurat, faktur tersebut disetujui untuk pembayaran.
diposting ke catatan pemasok Ada dua cara untuk memproses faktur pemasok, disebut sebagai sistem nonvoucher atau
individu dalam file utang dagang dan
voucher. Di sebuahsistem nonvoucher, setiap faktur yang disetujui (bersama dengan dokumentasi
kemudian disimpan dalam file faktur
terbuka. Kontras dengan sistem pendukung) diposting ke catatan pemasok individu dalam file hutang dagang dan kemudian disimpan
kupon. dalam file faktur terbuka. Ketika cek ditulis untuk membayar faktur, paket voucher adalah
GAMBAR 15-10
Contoh Pemasok
Layar Persetujuan Faktur
klik "Simpan" untuk menyetujui

FOKUS 15-2Menerapkan Prinsip Perbaikan Proses Manufaktur ke Hutang Dagang
Medtronic, Inc., sebuah perusahaan teknologi medis global, hari ke-3 dan ke-4, tim membuat diagram alur fisik dari semua
mendemonstrasikan bahwa prinsip perbaikan proses yang dokumentasi hutang dagang. Mereka kemudian menata ulang
awalnya dikembangkan untuk meningkatkan aktivitas bilik dan meja serta menambahkan gerobak beroda baru dan
manufaktur juga dapat berhasil diadopsi untuk meningkatkan tempat sampah kertas untuk memangkas jarak fisik yang
fungsi hutang dagang. Seperti banyak pabrikan, Medtronic telah ditempuh oleh faktur pemasok dari 1.464 kaki menjadi 165 kaki.
berhasil menggunakan prinsip Six Sigma dan Lean untuk Mereka juga memodifikasi proses pemindaian gambar agar
merampingkan aktivitas alur kerjanya dan meningkatkan kualitas dapat menggabungkan semua faktur pemasok (untuk pembelian
produk. Six Sigma adalah filosofi yang berfokus pada inventaris, dengan pesanan pembelian terkait, dan yang tanpa
peningkatan kualitas dengan mengurangi kesalahan. Analisis pesanan pembelian) ke dalam satu antrean. Pada hari ke-5, tim
lean berupaya meningkatkan efisiensi dengan menghilangkan memandu seluruh departemen melalui proses alur kerja yang
hambatan dan redudansi. Medtronic memutuskan untuk direkayasa ulang.
mencoba menerapkan teknik yang sama yang digunakan dalam Penerapan teknik peningkatan proses Medtronic
manufaktur ke fungsi hutang dagangnya. Motivasi awal untuk menghasilkan peningkatan dramatis dalam efisiensi dan
melakukannya adalah wawasan bahwa transaksi keuangan, efektivitas fungsi utang usaha:
seperti pembuatan produk, melibatkan pemindahan barang • Waktu yang diperlukan untuk membuka surat dan menyortir,
(misalnya, memproses, dan mencatat faktur pemasok berkurang dari tiga
Medtronic memprakarsai serangkaian proyek intensif selama hari menjadi satu hari.
lima hari, yang disebutkaizen, untuk menerapkan prinsip Six • Jumlah faktur yang menerima diskon untuk
Sigma dan Lean untuk meningkatkan hutang dagang. Pada hari pembayaran segera meningkat sebesar 15%.
pertama, sebuah tim yang terdiri dari karyawan utang dagang • Waktu pemrosesan pembayaran dipotong 50%.
dan ahli peningkatan proses manufaktur mempelajari dengan Penting untuk dicatat bahwa manfaat ini diperoleh
cermat bagaimana faktur pemasok diproses, dimulai dengan dengan karyawan yang sama yang telah bekerja di hutang
saat surat pertama kali dibuka hingga pencetakan dan sebelum upaya rekayasa ulang. Hal ini menunjukkan bahwa
pengiriman cek. Pada hari ke-2, tim mengukur waktu yang ketika perusahaan berusaha untuk meningkatkan hasil,
diperlukan untuk melakukan setiap langkah proses dan volume pertama-tama mereka harus fokus pada perbaikan proses,
transaksi yang melewati setiap langkah. Pada bukan pada penggantian orang yang melakukannya.
dihapus dari file faktur terbuka, faktur ditandai lunas, dan kemudian paket voucher disimpan di
file faktur berbayar. Di sebuahsistem kupon, dokumen tambahan yang disebut voucher sistem kupon- Suatu metode untuk
memproses utang usaha di mana
pencairan juga dibuat saat faktur pemasok disetujui untuk pembayaran. Itu voucher pencairan
voucher pengeluaran disiapkan alih-
mengidentifikasi pemasok, mencantumkan faktur terutang, dan menunjukkan jumlah bersih alih memposting faktur langsung ke
yang harus dibayar setelah dikurangi diskon dan tunjangan yang berlaku. catatan pemasok di buku besar
pembantu utang usaha. Voucher
Sistem voucher menawarkan tiga keunggulan dibandingkan sistem nonvoucher. Pertama, mereka
pencairan mengidentifikasi pemasok,
mengurangi jumlah cek yang perlu ditulis karena beberapa faktur dapat disertakan dalam satu voucher mencantumkan faktur yang belum
pencairan. Kedua, karena voucher pencairan adalah dokumen yang dibuat secara internal, maka dapat diberi dibayar, dan menunjukkan jumlah
bersih yang harus dibayar setelah
nomor sebelumnya untuk mempermudah pelacakan semua hutang. Ketiga, karena voucher memberikan
dikurangi diskon dan tunjangan yang
catatan eksplisit bahwa faktur pemasok telah disetujui untuk pembayaran, ini memfasilitasi pemisahan berlaku. Kontras dengan sistem
waktu persetujuan faktur dari waktu pembayaran faktur. Ini membuatnya lebih mudah untuk menjadwalkan nonvoucher.
kedua aktivitas untuk memaksimalkan efisiensi.
Proses hutang dagang, yang mencocokkan faktur pemasok dengan pesanan pembelian dan laporan voucher pencairan- Dokumen yang
mengidentifikasi pemasok,
penerimaan, adalah kandidat utama untuk otomatisasi. Perusahaan global besar dapat memproses lebih dari satu
mencantumkan faktur yang belum
juta faktur pemasok setiap tahun. Seperti yang ditunjukkan oleh Fokus 15-2, merekayasa ulang proses dan dibayar, dan menunjukkan jumlah
mengotomatiskan langkah sebanyak mungkin dapat menghasilkan penghematan yang signifikan. bersih yang harus dibayar setelah
dikurangi diskon dan tunjangan yang
Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi adalah dengan meminta pemasok mengirimkan faktur mereka melalui
berlaku.
EDI dan mengonfigurasi sistem agar secara otomatis mencocokkan faktur tersebut dengan pesanan pembelian dan laporan
penerimaan yang sesuai. Hanya faktur pemasok yang gagal dalam proses pencocokan ini yang perlu diproses secara manual.
Pilihan lainnya adalah menghilangkan faktur pemasok. Lagi pula, untuk sebagian besar pembelian
berulang, perusahaan mengetahui harga barang dan jasa pada saat dipesan. Jadi, segera setelah
GAMBAR 15-11 Pertandingan Tiga Arah Tradisional Pendekatan Penyelesaian Tanda Terima yang Dievaluasi (Two-Way Match).
Perbandingan dari
1. Kirim 2. Terima
Tiga Arah Tradisional 1. Kirim Barang dan
Pembelian
Pembelian
Cocok untuk Akun Kirim Salinan Pesan ke Mengisi
Pesan ke Menerima
Dibayar dengan dari Pemasok Kirim Salinan
Pemasok
Laporan
Pembelian dari
Pertandingan Dua Arah digunakan Pesan ke Menerima
dengan Penerimaan yang Dievaluasi
Akun Melapor kepada
Kirim Salinan Kirim Salinan
2. Terima Pesanan Pembelian ke Menerima Laporan ke
Dapat dibayar
Akun
Penyelesaian (ERS) Barang dan Akun hutang Akun hutang
Dapat dibayar
Sistem Mengisi
Menerima
Laporan
Pembelian Menerima
Memesan Laporan
3. Akun
Dapat dibayar
Menerima
Pemasok 3. Hitung Jumlah Utang =
Faktur Kuantitas Diterima (Dari
Laporan Penerimaan) Kali
Harga Per Unit (Dari
Pesanan Pembelian)
Salinan dari Salinan dari
Pemasok
Pembelian Faktur Menerima
Memesan Laporan
Membayar
Pemasok
4. Apakah Kuantitas pada Faktur

Pemasok = Kuantitas pada
Laporan Penerimaan dan
Harga pada Faktur Pemasok =
Harga yang Dikutip pada
Pesanan Pembelian?
TIDAK Ya
Panggilan Membayar
Pemasok dan Pemasok

Mendamaikan Faktur
Faktur ke
Mendukung
Dokumen
penerimaan barang atau jasa diverifikasi, semua informasi yang diperlukan untuk membayar pemasok
dievaluasi penyelesaian tanda sudah diketahui. Pendekatan "tanpa faktur" ini disebutpenyelesaian penerimaan yang dievaluasi (ERS).
terima (Ers)- Pendekatan tanpa
ERS menggantikan proses pencocokan tiga arah tradisional (faktur pemasok, laporan penerimaan, dan
faktur untuk hutang dagang itu
menggantikan proses pencocokan tiga
pesanan pembelian) dengan pencocokan dua arah antara pesanan pembelian dan laporan penerimaan
arah (faktur pemasok, laporan (Gambar 15-11). ERS menghemat waktu dan uang dengan mengurangi jumlah dokumen yang perlu
penerimaan, dan pesanan pembelian)
dicocokkan dan, karenanya, jumlah potensi ketidaksesuaian. Faktanya, sistem ERS sering kali
dengan pencocokan dua arah dari
pesanan pembelian dan laporan
dikonfigurasikan untuk mengotomatiskan proses pencocokan dua arah dan menghasilkan pembayaran
penerimaan. secara otomatis; Tinjauan manual diperlukan hanya bila ada ketidaksesuaian antara laporan penerimaan dan
pesanan pembelian. ERS juga menghemat waktu dan biaya bagi pemasok untuk membuat dan melacak
faktur. Ini adalah contoh bagaimana peningkatan dalam proses siklus pengeluaran satu perusahaan
memberikan manfaat bagi proses siklus pendapatan perusahaan lain.
Pembelian persediaan non-persediaan mungkin memberikan peluang terbesar untuk
meningkatkan efisiensi hutang dagang dan pengeluaran kas. Pembelian non-persediaan biasanya
mencakup sebagian besar utang usahatransaksitetapi mewakili persentase kecil dari total nilai dolar
dari semua pembelian. Misalnya, survei yang disponsori AICPA menemukan bahwa lebih dari 60% dari
semua faktur yang diproses oleh departemen hutang adalah untuk jumlah
di bawah $2.000. Kartu pengadaan memberikan satu cara untuk meniadakan kebutuhan hutang untuk
memproses banyak faktur kecil semacam itu. Akartu pengadaanadalah kartu kredit perusahaan yang hanya kartu pengadaan- Kartu kredit
perusahaan yang hanya dapat
dapat digunakan karyawan di pemasok yang ditunjuk untuk membeli jenis barang tertentu. Batas
digunakan oleh karyawan di pemasok
pengeluaran dapat diatur untuk setiap kartu. Selain itu, nomor rekening pada setiap kartu pengadaan dapat yang ditunjuk untuk membeli jenis
dipetakan ke rekening buku besar tertentu, seperti perlengkapan kantor. Kartu pengadaan barang tertentu.
menyederhanakan hutang dagang karena perusahaan menerima satu laporan bulanan yang meringkas
pembelian nonpersediaan berdasarkan kategori akun. Kartu pengadaan juga meningkatkan efisiensi proses
pengeluaran kas karena perusahaan hanya perlu melakukan satu kali pembayaran untuk semua pembelian
nonpersediaan selama jangka waktu tertentu, daripada melakukan pembayaran terpisah ke berbagai
pemasok.
ANCAMAN DAN KONTROL

Tabel 15-2 menunjukkan bahwa salah satu ancaman adalah kesalahan pada faktur pemasok, seperti perbedaan
antara harga yang dikutip dan aktual yang dibebankan atau kesalahan perhitungan jumlah total yang harus dibayar.
Konsekuensinya, akurasi matematis faktur pemasok harus diverifikasi (kontrol 16.1) dan harga serta jumlah yang
tercantum di dalamnya harus dibandingkan dengan yang ditunjukkan pada pesanan pembelian dan laporan
penerimaan. Untuk pembelian kartu pengadaan, pengguna harus diminta untuk menyimpan kuitansi (kontrol 16.2)
dan memverifikasi keakuratan laporan bulanan. Mengadopsi pendekatan ERS (kontrol 16.3) menghilangkan potensi
kesalahan dalam faktur pemasok karena perusahaan membayar dengan mencocokkan jumlah yang mereka terima
dengan harga yang dikutip saat barang dipesan.
Bahkan dengan ERS, biaya pengangkutan memerlukan pertimbangan khusus
karena kerumitannya menciptakan banyak peluang terjadinya kesalahan. Cara terbaik
untuk mengurangi ancaman terkait pengangkutan adalah dengan memberikan
pelatihan yang memadai kepada staf pembelian dan hutang dagang tentang praktik
dan terminologi transportasi. Misalnya, jika kontrak pembelian menyatakan
“pengiriman penuh diperbolehkan”, maka pemasok bertanggung jawab atas biaya
pengiriman. Ketika organisasi pembelian bertanggung jawab atas biaya
pengangkutan, menggunakan pengangkut yang ditunjuk untuk semua pengiriman
masuk dapat mengurangi biaya. Namun, diskon hanya akan terwujud jika pemasok
mematuhi permintaan untuk menggunakan jasa pengiriman tersebut. Karena itu,
Kesalahan dalam mencatat dan memposting pembayaran ke pemasok (ancaman 17)
mengakibatkan kesalahan laporan keuangan dan kinerja yang, pada gilirannya, dapat menyebabkan
pengambilan keputusan yang buruk. Entri data dan kontrol pemrosesan untuk memastikan integritas
pemrosesan yang dibahas di Bab 13 (kontrol 17.1) diperlukan untuk mencegah jenis masalah ini. Salah
satu kontrol tersebut adalah membandingkan selisih saldo rekening pemasok dengan jumlah total
faktur yang diproses—sebelum dan sesudah memproses pemeriksaan. Total semua saldo akun
pemasok (atau voucher yang belum dibayar) juga harus direkonsiliasi secara berkala dengan jumlah
akun kontrol hutang usaha di buku besar (kontrol 17.2).
Pengeluaran Tunai
Aktivitas terakhir dalam siklus pengeluaran adalah membayar pemasok (lingkaran 4.0 pada Gambar 15-2).
PROSES
Kasir, yang melapor kepada bendahara, bertanggung jawab untuk membayar pemasok. Ini
memisahkan fungsi penjagaan, yang dilakukan oleh kasir, dari fungsi otorisasi dan pencatatan,
masing-masing dilakukan oleh departemen pembelian dan hutang dagang. Pembayaran dilakukan
ketika hutang mengirimkan paket voucher kepada kasir. Meskipun penggunaan EFT dan FEDI semakin
meningkat, banyak pembayaran yang tetap dilakukan dengan cek.
ANCAMAN DAN KONTROL

Gagal memanfaatkan diskon pembelian untuk pembayaran segera (ancaman 18) dapat merugikan.
Misalnya, diskon 1% untuk pembayaran dalam 10 hari, bukan 30 hari, merupakan penghematan
sebesar 18% per tahun. Pengajuan yang tepat dapat secara signifikan mengurangi risiko ancaman ini. Faktur yang
disetujui harus diajukan berdasarkan tanggal jatuh tempo, dan sistem harus dirancang untuk melacak tanggal jatuh
tempo faktur dan mencetak daftar periodik dari semua faktur yang belum dibayar (pengendalian 18.1). Anggaran
arus kas (kontrol 18.2) yang mengindikasikan arus kas masuk yang diharapkan dan komitmen yang belum dibayar
juga dapat membantu perusahaan merencanakan untuk memanfaatkan diskon pembelian yang tersedia. Informasi
dalam anggaran ini berasal dari beberapa sumber. Piutang usaha memberikan proyeksi pengumpulan kas di masa
depan. File hutang dan pesanan pembelian terbuka menunjukkan jumlah komitmen saat ini dan yang tertunda
kepada pemasok, dan fungsi sumber daya manusia menyediakan informasi tentang kebutuhan penggajian.
Ancaman lainnya adalah membayar barang yang tidak diterima. Pengendalian terbaik untuk mencegah
ancaman ini adalah dengan membandingkan jumlah yang ditunjukkan pada faktur pemasok dengan jumlah yang
dimasukkan oleh orang yang mengontrol persediaan, yang menerima transfer barang tersebut dari departemen
penerimaan. Banyak perusahaan memerlukan departemen pengendalian persediaan untuk memverifikasi kuantitas
pada laporan penerimaan sebelum dapat digunakan untuk mendukung pembayaran faktur pemasok (pengendalian
19.1). Verifikasi bahwa layanan (misalnya, pembersihan atau pengecatan) dilakukan dengan cara yang ditagih lebih
sulit. Oleh karena itu, sebagian besar perusahaan bergantung pada pengendalian anggaran dan tinjauan yang
cermat atas pengeluaran departemen (pengendalian 19.2) untuk menunjukkan potensi masalah yang perlu diselidiki.
Penggantian biaya perjalanan dan hiburan karyawan memerlukan perhatian khusus karena ini adalah area di
mana penipuan sering terjadi dan tren teknologi telah memudahkan karyawan untuk mengajukan klaim penipuan.
Misalnya, sebagian besar maskapai penerbangan sekarang mendorong para pelancong untuk mencetak boarding
pass mereka di rumah. Hal ini menghemat waktu traveler saat check-in, tetapi juga mengurangi nilai boarding pass
sebagai dokumentasi pendukung untuk biaya yang diklaim karena dokumen tersebut dapat diubah oleh traveler
atau dicetak tetapi tidak pernah digunakan. Tanda terima elektronik juga mudah diubah atau dipalsukan.
Konsekuensinya, banyak organisasi meminta karyawan untuk menyerahkan bukti tambahan, seperti agenda
konferensi yang mengidentifikasi peserta, untuk membuktikan bahwa mereka benar-benar melakukan perjalanan
(pengendalian 19.3). Ancaman potensial lainnya adalah karyawan memesan beberapa penerbangan atau hotel,
membatalkan semua kecuali yang termurah, tetapi mengajukan klaim penggantian untuk opsi yang paling mahal.
Cara terbaik untuk mencegah masalah ini adalah dengan mewajibkan semua karyawan menggunakan kartu kredit
korporat untuk perjalanan (pengendalian 19.4), karena hal ini memastikan bahwa organisasi akan menerima jejak
audit lengkap dari semua biaya.Dankredit ke akun.
Pembayaran rangkap (ancaman 20) dapat terjadi karena berbagai alasan. Mungkin faktur
duplikat yang dikirim setelah cek perusahaan sudah dikirim, atau mungkin terpisah dari dokumen lain
dalam paket voucher. Meskipun pemasok biasanya mendeteksi pembayaran ganda dan mengkredit
rekening perusahaan, hal itu dapat memengaruhi kebutuhan arus kas perusahaan. Selain itu, catatan
keuangan akan salah, setidaknya sampai terdeteksi pembayaran ganda.
Beberapa prosedur kontrol terkait dapat mengurangi ancaman ini. Pertama (kontrol 20.1), faktur
harus disetujui untuk pembayaran hanya bila disertai dengan paket voucher lengkap (pesanan
pembelian dan laporan penerimaan). Kedua, hanyaaslisalinan faktur harus dibayar (kontrol 20.2).
Pembayaran tidak boleh diotorisasi untuk fotokopi faktur. Ketiga, ketika faktur dibayar, faktur dan
paket voucher harus dibatalkan (ditandai “lunas”) dengan cara yang akan mencegah pengiriman ulang
(kontrol 20.3). Meskipun ERS menghilangkan faktur vendor seluruhnya, masih penting untuk
menandai semua laporan penerimaan sebagai pembayaran untuk menghindari pembayaran ganda.
Terakhir, karena kontrol preventif tidak pernah 100% efektif, penting untuk secara teratur mengaudit
semua pembayaran kepada pemasok untuk mendeteksi pembayaran ganda secara tepat waktu dan
memulai tindakan korektif.
Mungkin ancaman yang paling serius terkait dengan fungsi pengeluaran kas adalah pencurian atau
penyalahgunaan dana (ancaman 21). Karena uang tunai adalah aset termudah untuk dicuri, akses ke uang
tunai, cek kosong, dan mesin penandatangan cek harus dibatasi (pengendalian 21.1). Cek harus diberi nomor
urut dan dipertanggungjawabkan secara berkala (pengendalian 21.2) oleh kasir.
EFT, baik dengan sendirinya atau sebagai bagian dari FEDI, membutuhkan prosedur kontrol tambahan.
Kontrol akses yang ketat atas semua transaksi EFT keluar (kontrol 21.3) adalah penting. Kata sandi dan ID
pengguna harus digunakan untuk secara khusus mengidentifikasi dan memantau setiap karyawan yang
diberi wewenang untuk memulai transaksi EFT. Lokasi terminal asal juga harus dicatat. Transaksi EFT di atas
ambang batas tertentu harus memerlukan persetujuan pengawasan waktu nyata. Juga harus ada batasan
jumlah dolar total transaksi yang diperbolehkan per hari per individu. Semua transmisi EFT harus dienkripsi
untuk mencegah perubahan. Selain itu, semua transaksi EFT harus diberi stempel waktu dan nomor untuk
memfasilitasi rekonsiliasi berikutnya. Program khusus, disebut modul audit tertanam, dapat dirancang ke
dalam sistem untuk memantau semua transaksi EFT dan
mengidentifikasi apa saja yang memiliki karakteristik tertentu. Laporan transaksi yang ditandai tersebut kemudian dapat
diberikan kepada manajemen dan audit internal untuk ditinjau dan, jika perlu, penyelidikan yang lebih rinci.
Transaksi perbankan online membutuhkan pemantauan konstan. Deteksi tepat waktu atas transaksi mencurigakan dan
pemberitahuan segera dari bank diperlukan untuk memulihkan dana yang dicairkan secara curang. Ancaman serius adalah
perangkat lunak keystroke-logging dapat menginfeksi komputer yang digunakan untuk perbankan online dan memberikan
kredensial perbankan organisasi kepada penjahat. Memang, dalam beberapa tahun terakhir penjahat telah mengarahkan
serangan spear phishing (lihat Bab 9) pada bendahara untuk mencoba melakukan ini. Cara terbaik untuk mengurangi
ancaman ini adalah dengan menetapkan komputer tertentu yang akan digunakan untuk perbankan online (kontrol 21.4),
untuk membatasi akses ke komputer tersebut hanya kepada bendahara atau siapa pun yang bertanggung jawab untuk
mengesahkan pembayaran, dan menggunakan komputer tersebuthanyauntuk perbankan online dan tidak ada aktivitas lain.
Jika tidak, jika bendahara menggunakan komputer yang sama untuk email dan perbankan online dan menjadi korban
serangan spear phishing, penjahat dapat menginstal perangkat lunak keylogging, menggunakannya untuk mendapatkan
kredensial perbankan organisasi, dan kemudian mencuri dana organisasi. Perusahaan juga harus mempertimbangkan untuk
menempatkan blok Automated Clearing House (ACH), yang menginstruksikan bank untuk tidak mengizinkan debit ACH (arus
keluar) dari akun tertentu. Misalnya, jika perusahaan melakukan semua pembayaran kepada pemasoknya hanya dari
rekening giro operasi utamanya, ia mungkin ingin menginstruksikan bank untuk memblokir semua debit ACH dari rekening
bank lainnya (kontrol 21.5).
Pencairan penipuan, khususnya penerbitan cek untuk pemasok fiktif, adalah jenis penipuan yang
umum. Pemisahan tugas yang tepat (kontrol 21.6) dapat secara signifikan mengurangi risiko ancaman
ini. Fungsi hutang harus mengotorisasi pembayaran, termasuk perakitan paket voucher; namun,
hanya bendahara atau kasir yang boleh menandatangani cek. Untuk memastikan bahwa cek dikirim
ke penerima yang dituju, kasir harus mengirimkan cek yang ditandatangani daripada
mengembalikannya ke hutang dagang. Kasir juga harus membatalkan semua dokumen dalam paket
voucher untuk mencegah pengiriman ulang untuk mendukung pencairan berikutnya. Cek yang
melebihi jumlah tertentu, seperti $5.000 hingga $10.000, harus memerlukan dua tanda tangan
(kontrol 21.7), sehingga memberikan tinjauan independen lain atas pengeluaran tersebut. Akhirnya,
seseorang yang tidak berpartisipasi dalam pemrosesan baik pengumpulan maupun pengeluaran kas
harus merekonsiliasi semua rekening bank (pengendalian 21.8). Kontrol ini memberikan pemeriksaan
independen atas akurasi dan mencegah seseorang menyalahgunakan uang tunai dan kemudian
menyembunyikan pencurian tersebut dengan menyesuaikan laporan bank.
Akses ke daftar pemasok yang disetujui harus dibatasi (pengendalian 21.9), dan setiap perubahan pada
daftar itu harus ditinjau dan disetujui secara hati-hati. Sangatlah penting untuk secara independen
memverifikasi setiap pesan e-mail (atau telepon) yang konon berasal dari pemasok yang meminta perubahan
pada rekening bank yang akan ditransfer pembayaran karena pesan semacam itu sering menipu (misalnya,
e-mail semacam itu adalah bagian dari Penipuan Kompromi Email Bisnis dibahas di Bab 9). Kegagalan untuk
memverifikasi instruksi untuk mengubah rekening bank pemasok merugikan bisnis AS ratusan juta dolar
setiap tahunnya. Penting juga untuk membatasi kemampuan membuat pemasok satu kali (pengendalian
21.10) dan memproses faktur sehingga karyawan yang sama tidak dapat membuat pemasok baru sekaligus
mengeluarkan cek untuk pemasok itu.
Jika memungkinkan, pengeluaran harus dilakukan dengan cek atau EFT karena hal itu memberikan jejak audit.
Namun demikian, seringkali lebih nyaman untuk membayar pembelian kecil, seperti kopi atau donat, secara tunai.
Dana kas kecil (pengendalian 21.11), yang dikelola oleh seorang karyawan yang tidak memiliki tanggung jawab
penanganan kas atau akuntansi lainnya, harus dibentuk untuk menangani pengeluaran tersebut. Dana kas kecil
harus disiapkan sebagai dana imprest. Sebuahdana impresmemiliki dua karakteristik: Ditetapkan pada jumlah tetap, dana impres- Akun kas dengan dua
karakteristik: (1) ditetapkan pada
seperti $100, dan mengharuskan orang yang mengelola dana menyimpan kuitansi untuk setiap pencairan. Setiap
jumlah tetap, seperti $100; dan (2)
saat, jumlah kas ditambah tanda terima harus sama dengan saldo dana yang telah ditetapkan. Ketika saldo dana voucher diperlukan untuk setiap
semakin rendah, tanda terima disajikan ke hutang dagang untuk membenarkan pengisian kembali dana tersebut. pencairan. Setiap saat, jumlah uang
tunai plus voucher harus sama
Setelah hutang mengotorisasi transaksi ini, kasir kemudian menulis cek untuk mengembalikan dana kas kecil ke
dengan saldo dana yang telah
tingkat yang ditentukan. Seperti halnya dokumen pendukung yang digunakan untuk pembelian rutin, kuitansi yang ditetapkan.
digunakan untuk mendukung pengisian kembali dana kas kecil harus dibatalkan pada saat dana tersebut
dikembalikan ke tingkat yang telah ditetapkan.
Pengoperasian dana kas kecil imprest secara teknis melanggar prinsip pemisahan tugas karena
orang yang sama yang memegang kas juga mengotorisasi pengeluaran dari dana tersebut dan
memelihara catatan saldo dana. Ancaman penyelewengan lebih dari sekadar diimbangi oleh
kenyamanan karena tidak harus memproses pembelian lain-lain dalam jumlah kecil melalui siklus
pengeluaran normal. Selain itu, risiko penyelewengan dapat dikurangi dengan melakukan
penghitungan saldo dan penerimaan dana tanpa pemberitahuan secara berkala dan dengan
meminta pertanggungjawaban orang yang bertanggung jawab atas dana kas kecil atas setiap kekurangan yang ditemukan
selama audit mendadak tersebut (pengendalian 21.12).
Pencurian juga dapat terjadi melalui pengubahan cek (ancaman 22). Mesin pelindung
pemeriksaan (pengendalian 22.1) dapat mengurangi risiko ancaman ini dengan mencetak
jumlah dalam warna yang khas, biasanya kombinasi tinta merah dan biru. Menggunakan
tinta khusus yang mengubah warna jika diubah dan mencetak pemeriksaan pada kertas
khusus (kontrol 22.2) yang mengandung cap air dapat mengurangi lebih lanjut
kemungkinan perubahan. Banyak bank juga menyediakan layanan khusus untuk
membantu melindungi perusahaan dari cek penipuan. Salah satu layanan tersebut, disebut
Pembayaran Positif (kontrol 22.3), melibatkan pengiriman daftar harian dari semua cek
yang sah dan transaksi EFT ke bank, yang kemudian hanya akan menghapus cek dan
transaksi ACH yang muncul di daftar tersebut. Rekonsiliasi rekening bank setiap bulan
merupakan kontrol detektif penting untuk mengidentifikasi penipuan cek.
Terakhir, penting untuk merencanakan dan memantau pengeluaran untuk menghindari masalah arus kas
(ancaman 23). Anggaran arus kas (kontrol 23.1) adalah cara terbaik untuk mengurangi ancaman ini.
Ringkasan dan Kesimpulan Kasus

Aktivitas bisnis dasar yang dilakukan dalam siklus pengeluaran meliputi pemesanan bahan,
perlengkapan, dan layanan; menerima bahan, pasokan, dan layanan; menyetujui faktur pemasok
untuk pembayaran; dan membayar barang dan jasa.
Efisiensi dan efektivitas kegiatan ini secara signifikan dapat mempengaruhi kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Misalnya, kekurangan dalam meminta dan memesan inventaris dan persediaan yang diperlukan dapat menyebabkan
kemacetan produksi dan mengakibatkan hilangnya penjualan karena kehabisan stok barang-barang populer. Masalah dalam
prosedur yang berkaitan dengan penerimaan dan penyimpanan persediaan dapat mengakibatkan perusahaan membayar
barang yang tidak pernah diterimanya, menerima pengiriman dan menimbulkan biaya penyimpanan untuk barang yang tidak
dipesan, dan mengalami pencurian persediaan. Masalah dalam menyetujui faktur pemasok untuk pembayaran dapat
mengakibatkan pemasok membayar lebih atau gagal mengambil diskon yang tersedia untuk pembayaran tepat waktu.
Kelemahan dalam proses pencairan kas dapat mengakibatkan penyalahgunaan kas.
TI dapat membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas kegiatan siklus pengeluaran yang dilakukan.
Secara khusus, EDI, bar-coding, RFID, dan EFT dapat secara signifikan mengurangi waktu dan biaya yang
terkait dengan pemesanan, penerimaan, dan pembayaran barang. Prosedur pengendalian yang tepat,
terutama pemisahan tugas, diperlukan untuk memitigasi berbagai ancaman seperti kesalahan dalam
melakukan aktivitas siklus pengeluaran dan pencurian persediaan atau uang tunai.
Pada pertemuan eksekutif berikutnya, Ann Brandt dan Elizabeth Venko menyampaikan rekomendasi
mereka kepada Linda Spurgeon untuk meningkatkan aktivitas bisnis siklus pengeluaran AOE. Elizabeth Venko
menyatakan bahwa dia sedang bekerja untuk meningkatkan jumlah pemasok yang menggunakan kode
batang atau RFID menandai pengiriman mereka. Hal ini akan meningkatkan efisiensi dan keakuratan proses
penerimaan dan juga keakuratan catatan inventaris AOE, sehingga memberikan kemungkinan pengurangan
tambahan dalam biaya penyimpanan inventaris. Selain itu, Elizabeth ingin mendorong lebih banyak pemasok
untuk mengirimkan faktur melalui EDI atau menyetujui ERS, yang akan meningkatkan efisiensi dan akurasi
pemrosesan faktur serta mengurangi biaya yang terkait dengan penanganan dan penyimpanan faktur
kertas. Secara bersamaan, Elizabeth berencana untuk meningkatkan EFT sebanyak mungkin untuk semakin
merampingkan proses pengeluaran kas dan mengurangi biaya yang terkait dengan pemrosesan
pembayaran melalui cek. Dia juga menjelaskan bahwa setiap permintaan pemasok untuk mengubah
informasi perbankan mereka akan diverifikasi secara independen sebelum dibuat.
Ann mengindikasikan bahwa rencana LeRoy Williams untuk melakukan penghitungan fisik komponen
bahan baku utama yang lebih sering akan meningkatkan keakuratan database dan mengurangi
kemungkinan kehabisan stok di pabrik Wichita di masa mendatang. Dia juga merancang kueri untuk
menghasilkan laporan kinerja pemasok harian yang akan menyoroti tren negatif apa pun sebelum menjadi
jenis masalah yang mengganggu produksi di pabrik Dayton. Ann juga menunjukkan bahwa akan mungkin
untuk menghubungkan sistem persediaan dan perencanaan produksi AOE dengan pemasok utama untuk
mengelola tingkat persediaan AOE dengan lebih baik. Saat pertemuan hampir berakhir, LeRoy Williams
bertanya apakah Elizabeth dan Ann dapat bertemu dengannya untuk mencari cara tambahan untuk
meningkatkan cara sistem baru AOE melacak aktivitas manufaktur.
KEYTE RM S
siklus pengeluaran 495 pesanan pembelian 506 sistem nonvoucher 512

kuantitas pesanan ekonomi pesanan pembelian selimut atau sistem kupon 513
(EOQ) 503 pesanan selimut 506 voucher pencairan 513 dievaluasi
titik pemesanan ulang 503 persediaan yang dikelola vendor penyelesaian penerimaan
persyaratan bahan (VMI) 507 (ERS) 514
perencanaan (MRP) 504 suap 508 kartu pengadaan 515
inventaris just-in-time (JIT). menerima laporan 510 dana impres 517
sistem 504 nota debet 510
permintaan pembelian 504 paket voucher 512
AIS dalam Aksi

BAB QU IZ
1.Hadiah yang diberikan oleh pemasok kepada agen pembelian untuk tujuan mempengaruhi pilihan mereka
terhadap pemasok disebut sebagai
A. suap B. suap C. faktur
2.Pemisahan tugas dapat membantu meminimalkan risiko pencurian inventaris. Karyawan yang
bertanggung jawab untuk mengontrol akses fisik ke inventaris tidak boleh menyesuaikan catatan
tanpa peninjauan dan persetujuan.
A. BENAR B. PALSU
3.Manakah dari berikut ini yang benar?

A. Lebih mudah memverifikasi keakuratan faktur untuk pembelian layanan daripada faktur
untuk pembelian bahan baku.
B. Menyiapkan kas kecil sebagai dana imprest melanggar pemisahan tugas.
C. Rumus EOQ digunakan untuk mengidentifikasi kapan harus memesan ulang persediaan.
D. Paket voucher biasanya menyertakan memo debit.
4.Kombinasi faktur pemasok dan dokumentasi pendukung terkait membuat a

A. paket voucher. C. sistem nonvoucher.
B. voucher pencairan.
5.Sistem persediaan just-in-time mencoba untuk meminimalkan, jika tidak menghilangkan, persediaan barang jadi dengan
membeli dan memproduksi barang sebagai respons terhadap penjualan yang diperkirakan, bukan penjualan aktual.
A. BENAR B. PALSU
6.Manakah dari berikut ini yang merupakan ukuran utama untuk mengevaluasi manajemen inventaris?
A. harga pokok penjualan C. kontribusi terhadap profitabilitas
B. persediaan di tangan D. perputaran persediaan
7.Apa prosedur kontrol terbaik untuk mencegah pembayaran tagihan yang sama dua kali?
A. Pisahkan fungsi persiapan cek dan penandatanganan cek.
B. Siapkan cek hanya untuk faktur yang telah dicocokkan dengan laporan penerimaan dan pesanan
pembelian.
C. Membutuhkan dua tanda tangan pada semua cek di atas batas tertentu.
D. Batalkan semua dokumen pendukung saat cek ditandatangani.
8.Untuk pengendalian internal yang baik, siapa yang harus menandatangani cek?
A. kasir C. agen pembelian

B. akun hutang D. pengontrol
9.Manakah dari prosedur berikut ini yang dirancang untuk mencegah agen pembelian
menerima sogokan?
A. mempertahankan daftar pemasok yang disetujui dan mewajibkan semua pembelian dilakukan dari
pemasok dalam daftar itu
B. mewajibkan agen pembelian untuk mengungkapkan investasi keuangan apa pun pada pemasok potensial
C. membutuhkan persetujuan dari semua pesanan pembelian
D. prapenomoran dan akuntansi berkala untuk semua pesanan pembelian
10.Manakah dari berikut ini yang digunakan untuk menentukan jumlah barang yang akan dipesan?
A. kuantitas pesanan ekonomi C. biaya pengangkutan
B. biaya pemesanan D. titik pemesanan kembali
PEMBAHASAN QU ESTI ON S
15.1Sebuah perusahaan obat yang berbasis di Stockholm ingin mengurangi suap. Agar suap masuk akal secara
ekonomi, pemasok harus menemukan cara untuk mendapatkan kembali uang yang dihabiskan untuk itu.
Ini biasanya dilakukan dengan menaikkan harga pembelian berikutnya atau dengan
mengganti barang dengan kualitas rendah. Sebutkan tiga proses untuk mencegah suap.
15.2Kesalahan dalam file induk dapat menyebabkan berbagai masalah dalam siklus
pengeluaran. Jelaskan masalah yang diharapkan jika ada kesalahan berikut: file induk
pemasok, file induk persediaan, dan file induk pembelian.
15.3Jenis pengambilan keputusan dan informasi strategis apa yang harus disediakan SIA dalam siklus
pengeluaran
15.4Dana kas kecil harus disiapkan sebagai dana imprest. Sebutkan dua karakteristik dari dana
tersebut.
15.5Pencairan kas, langkah terakhir dari siklus pengeluaran, menghadapi sejumlah ancaman
termasuk masalah arus kas. Mengapa penting untuk memantau masalah ini? Apa cara terbaik
untuk mengurangi ancaman ini?
15.6Bagaimana cara memilih pemasok untuk daftar pemasok pilihan? Bagaimana seharusnya
sistem informasi diperbarui setelah pemasok dipilih sebagai pemasok pilihan untuk
produk tertentu?
MASALAH EM S
15.1Prosedur pengendalian internal mana yang paling hemat biaya dalam menghadapi
ancaman siklus pengeluaran berikut?
A. Agen pembelian memesan bahan dari pemasok yang dimilikinya sebagian.
B. Personel dermaga penerima mencuri inventaris dan kemudian mengklaim inventaris telah dikirim
ke gudang.
C. Pasokan kertas printer laser yang tidak dipesan yang dikirim ke kantor diterima dan
dibayar karena "harganya tepat". Namun, setelah semua printer laser macet, menjadi
jelas bahwa kertas "murah" memiliki kualitas yang lebih rendah.
D. Perusahaan gagal memanfaatkan diskon 1% untuk segera membayar faktur vendor.
e. Perusahaan terlambat membayar tagihan tertentu. Akibatnya, faktur kedua dikirim,
yang melintasi pembayaran faktur pertama melalui pos. Faktur kedua diserahkan
untuk diproses dan dibayar.
F. Catatan inventaris menunjukkan persediaan kertas fotokopi yang memadai harus tersedia, tetapi tidak
ada yang tersedia di rak persediaan.
G. Catatan inventaris diperbarui secara tidak benar ketika karyawan dok penerima
memasukkan nomor produk yang salah di terminal.
H. Seorang karyawan administrasi memperoleh cek kosong dan menulis sejumlah besar hutang kepada
perusahaan fiktif. Karyawan kemudian mencairkan cek tersebut.
Saya. Faktur fiktif diterima dan cek dikeluarkan untuk membayar barang yang tidak pernah dipesan
atau dikirim.
J. Penjaga kas kecil mengaku telah “meminjam” $12.000 selama lima tahun terakhir.
k. Agen pembelian menambahkan catatan baru ke file induk pemasok. Perusahaan tidak
ada. Selanjutnya, agen pembelian mengajukan tagihan dari perusahaan palsu untuk
berbagai layanan kebersihan. Faktur dibayar.
l. Seorang pramuniaga membubuhkan label harga yang ditujukan untuk TV panel datar kelas bawah
ke model top-of-theline. Teman petugas itu kemudian membeli barang itu, yang dipindai oleh
petugas di kasir.
M. Seorang karyawan dok penerima memperhatikan pengiriman memiliki empat kotak iPad tetapi pesanan
pembelian hanya meminta tiga kotak, jadi karyawan tersebut menyisihkan kotak keempat dan
membawanya pulang.
N. Agen pembelian secara teratur memesan dari pemasok tertentu yang membayar suap karyawan
untuk memenangkan pesanan.
15.2Cocokkan istilah dengan definisinya:
1.kuantitas pesanan ekonomis A. Dokumen yang menimbulkan kewajiban hukum untuk

(EOQ) membeli dan membayar barang atau jasa
2.perencanaan kebutuhan B. Metode yang digunakan untuk mempertahankan saldo

bahan (MRP) kas dalam rekening kas kecil
3.sistem persediaan just-in-time C. Waktu untuk memesan kembali persediaan dipicu

(JIT). ketika jumlah yang ada turun ke tingkat yang telah
ditentukan sebelumnya
4.permintaan pembelian D. Dokumen yang digunakan untuk mengesahkan

pengurangan utang dagang karena barang
dagangan telah dikembalikan ke pemasok
5.dana impres e. Sistem kontrol inventaris yang memicu

produksi berdasarkan penjualan aktual
6.pesanan pembelian F. Sistem kontrol inventaris yang memicu
produksi berdasarkan perkiraan penjualan
7.suap G. Dokumen yang hanya digunakan secara internal

untuk memulai pembelian bahan, pasokan, atau
layanan
8.kartu pengadaan H. Proses untuk menyetujui faktur pemasok

berdasarkan pencocokan dua arah antara laporan
penerimaan dan pesanan pembelian
9.pesanan pembelian selimut Saya. Proses untuk menyetujui faktur pemasok berdasarkan
pencocokan tiga arah pesanan pembelian, laporan
penerimaan, dan faktur pemasok
10.dievaluasi penyelesaian J. Metode pemeliharaan hutang di mana

penerimaan (ERS) setiap faktur pemasok dilacak dan
dibayar secara terpisah
11.voucher pencairan k. Metode pemeliharaan hutang yang
menghasilkan satu cek untuk membayar
satu set faktur dari pemasok yang sama
12.menerima laporan l. Kombinasi pesanan pembelian, laporan penerimaan,

dan faktur pemasok yang semuanya berhubungan
dengan transaksi yang sama
13.memo debit M. Dokumen yang digunakan untuk mendaftar setiap faktur
yang dibayar dengan cek

14.persediaan yang dikelola vendor N. Sistem pengendalian persediaan yang berupaya
meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penyimpanan,
dan kehabisan persediaan
15.paket voucher Hai. Sistem di mana pemasok diberi akses ke

point-of-sale (POS) dan data inventaris
untuk mengisi kembali tingkat inventaris
secara otomatis
16.sistem nonvoucher P. Perjanjian untuk membeli jumlah yang ditetapkan
pada interval tertentu dari pemasok tertentu
17.sistem kupon Q. Dokumen yang digunakan untuk mencatat jumlah

dan kondisi barang yang dikirim oleh pemasok
R. Kartu kredit tujuan khusus yang digunakan

untuk membeli persediaan
S. Penipuan di mana pemasok membayar

pembeli atau agen pembelian untuk menjual
produk atau layanannya
15.3Proyek Excel: Menggunakan Hukum Benford untuk Mendeteksi Potensi Penipuan Disbursement.*
DIPERLUKAN
A. Baca artikel “Using Spreadsheets and Benford's Law to Test Accounting Data,”
oleh Mark G. Simkin diJurnal ISACA, 2010, Jil. 1, tersedia di www. isaca.org.
B. Unduh spreadsheet untuk masalah ini dan ikuti langkah-langkah di artikel untuk
menganalisis apakah data faktur sesuai dengan Hukum Benford. Spreadsheet Anda
harus:
1. Tampilkan digit pertama untuk setiap jumlah faktur (Petunjuk: Anda mungkin perlu
menggunakan fungsi Nilai dan Kiri).
2. Lengkapi kolom “Diharapkan #” dan “Aktual #” untuk kumpulan data.
3. Gunakan rumus di sel F13 yang menghitung ukuran sampel.
4. Gunakan rumus di sel G15 untuk menghitung nilai uji chi-kuadrat yang membandingkan
distribusi sebenarnya dan yang diharapkan dari digit awal jumlah faktur.
5. Buat bagan yang membandingkan frekuensi aktual dan frekuensi yang diharapkan untuk digit
terdepan untuk jumlah faktur.
Nomor faktur Jumlah

2725 $8.745
2726 $9.277
2727 $3.195
2728 $4.355
2729 $7.733
2730 $4.155
2731 $2.639
2732 $5.273
2733 $8.162
2734 $9.133
2735 $5.731
2736 $4.400
2737 $8.522
2738 $9.725
2739 $1.200
2740 $2.856
2741 $8.163
2742 $3.375
2743 $2.621
2744 $7.199
* Kesempatan belajar seumur hidup: lihat hal. xxiii–xxiv di kata pengantar.

Nomor faktur Jumlah

2745 $4.150
2746 $9.725
2747 $8.239
2748 $5.188
2749 $2.267
2750 $8.790
2751 $9.745
2752 $1.724
2753 $3.911
2754 $7.419
15.4Cocokkan ancaman di kolom kiri dengan prosedur pengendalian yang sesuai di kolom
kanan. Lebih dari satu kontrol dapat diterapkan.
Ancaman Prosedur Kontrol
1.Gagal mengambil diskon pembelian A. Terima hanya pengiriman yang
yang tersedia untuk pesanan pembeliannya disetujui.
pembayaran segera
2.Mencatat dan memposting B. Dokumentasikan semua transfer inventaris.

kesalahan dalam hutang dagang
3.Membayar untuk barang yang C. Batasi akses fisik ke inventaris.

tidak diterima
4.Suap D. Ajukan faktur berdasarkan tanggal jatuh tempo.
5.Pencurian persediaan e. Pertahankan anggaran kas.
6.Membayar tagihan yang sama F. Lakukan perbandingan otomatis dari total

dua kali perubahan kas terhadap total perubahan
hutang dagang.
7.Kehabisan persediaan G. Mengadopsi sistem persediaan perpetual.
8.Membeli barang dengan H. Mengharuskan agen pembelian untuk mengungkapkan
harga melambung kepentingan keuangan atau pribadi pada pemasok.
9.Penyalahgunaan uang tunai Saya. Mengharuskan pembelian dilakukan hanya dari

pemasok yang disetujui.
10.Membeli barang dengan J. Batasi akses ke data master

kualitas rendah pemasok.
11.Membuang-buang waktu dan biaya k. Batasi akses ke cek kosong.
pengembalian tanpa urutan
barang dagangan kepada pemasok
12.Kehilangan data pembelian l. Mengeluarkan cek hanya untuk paket voucher

secara tidak sengaja lengkap (laporan penerimaan, faktur
pemasok, dan pesanan pembelian).
13.Pengungkapan informasi sensitif M. Batalkan atau tandai dokumen pendukung "Dibayar"

pemasok (misalnya, data dalam paket voucher saat cek dikeluarkan.
perbankan) N. Melakukan backup database siklus
pengeluaran secara rutin.
Hai. Latih karyawan tentang cara menanggapi hadiah
atau insentif yang ditawarkan oleh pemasok dengan
benar.
P. Tahan manajer pembelian yang bertanggung jawab atas
biaya memo dan pengerjaan ulang.
Q. Pastikan bahwa seseorang selain

kasir merekonsiliasi rekening bank.
15.5Gunakan Tabel 15-2 untuk membuat daftar periksa kuesioner yang dapat digunakan untuk
mengevaluasi pengendalian untuk setiap aktivitas dasar dalam siklus pengeluaran (memesan barang,
menerima, menyetujui faktur pemasok, dan pengeluaran kas).
DIPERLUKAN
A. Untuk setiap masalah kontrol, tulis pertanyaan Ya/Tidak sehingga jawaban "Tidak" mewakili
kelemahan kontrol. Misalnya, satu pertanyaan mungkin "Apakah dokumen pendukung,
seperti pesanan pembelian dan laporan penerimaan, ditandai 'dibayar' saat cek dikeluarkan
ke vendor?"
B. Untuk setiap pertanyaan Ya/Tidak, tulis penjelasan singkat mengapa jawaban “Tidak” menunjukkan
kelemahan kontrol.
15.6Anda mengaudit perusahaan farmasi lokal. Salah satu staf pembelian yang baru diangkat adalah teman sekolah
lama Anda. Saat makan siang suatu hari dia memberi tahu Anda bahwa departemen pembelian perusahaan
sedang melihat daftar pemasok pilihan mereka dan bertanya-tanya mengapa manajer lininya bersikeras
bahwa pesanan pembelian harus dikirim hanya ke pemasok pilihan. Menambahkan bahwa dia secara pribadi
mengetahui pemasok yang dapat menyediakan bahan baku dengan harga yang jauh lebih baik daripada
pemasok pilihan, teman Anda percaya bahwa dia dapat menyelamatkan ribuan perusahaan dalam jangka
panjang.
DIPERLUKAN
Jelaskan mengapa pembelian dari pemasok yang tidak sah tidak dapat diterima dan bagaimana
pemilihan pemasok harus dikelola.
15.7Tabel berikut menyajikan hasil penggunaan alat CAAT untuk menginterogasi sistem ERP
Perusahaan XYZ untuk kegiatan siklus pengeluaran. Ini menunjukkan berapa kali setiap
karyawan melakukan tugas tertentu.
Menjaga Menyetujui
Guru Pemasok Pemasok Membayar Rekon-

Memesan Berkas (Tambah, Menerima Faktur untuk Pemasok Tanda Surat Bank Cile
Inventaris Hapus, Edit) Inventaris Pembayaran Melalui EFT Cek Cek Akun
Karyawan A 150 5
Karyawan B 100 100 100
Karyawan C 7 10
Karyawan D 10 10 10
KaryawanE 425
Karyawan F 150 125 1
Karyawan G 400 25
Karyawan H 306
Karyawan I 300
DIPERLUKAN
Identifikasi tiga contoh pemisahan tugas yang tidak tepat dan jelaskan sifat dari setiap masalah
yang Anda temukan.
15.8Daftar berikut mengidentifikasi beberapa fitur kontrol penting. Untuk setiap kontrol, (1) jelaskan tujuannya, dan
(2) jelaskan bagaimana cara terbaik untuk menerapkannya dalam sistem ERP terintegrasi.
A. Pembatalan paket voucher oleh kasir setelah menandatangani cek
B. Pemisahan tugas menyetujui faktur untuk pembayaran dan menandatangani cek
C. Penomoran awal dan akuntansi berkala untuk semua pesanan pembelian
D. Hitungan fisik persediaan secara periodik
e. Membutuhkan dua tanda tangan pada cek untuk jumlah besar
F. Mengharuskan salinan laporan penerimaan diteruskan melalui departemen
penyimpanan persediaan sebelum pergi ke hutang
G. Membutuhkan rekonsiliasi rekening bank secara teratur oleh orang lain selain orang yang
bertanggung jawab untuk menulis cek
H. Mempertahankan daftar pemasok yang disetujui dan memeriksa bahwa semua pesanan pembelian dikeluarkan
hanya untuk pemasok dalam daftar itu
15.9Perusahaan seringkali harus menghabiskan waktu berjam-jam untuk menemukan pemasok bahan yang mereka
butuhkan dan menemukan barang dengan permintaan tinggi setiap kali persediaan mereka mencapai
tingkat pemesanan ulang. Memilih pemasok untuk barang-barang permintaan tinggi adalah salah satu
solusi, tetapi selalu ada risiko kehabisan stok jika pemasok tersebut tidak dapat memasok. Kehabisan
persediaan barang-barang seperti pemeliharaan, perbaikan, dan pengoperasian (MRO) dan suku cadang
layanan serta bahan mentah yang diperlukan dalam produksi dapat membuat operasi organisasi terhenti.
Pertimbangkan pabrik pembuatan kendaraan bermotor di Uitenhage, Afrika Selatan, yang
terletak di sebelah pabrik pembuatan ban. Pabrikan kendaraan bermotor menggunakan ban,
yang diproduksi di pabrik di sebelah pabrik perakitan kendaraan bermotor mereka, di lini
produksi mereka. Oleh karena itu, ban dari pabrik merupakan persediaan yang diperlukan di
lini produksi tempat perakitan kendaraan bermotor.
DIPERLUKAN
Ajukan solusi kepada produsen kendaraan bermotor untuk memastikan bahwa stok ban
yang cukup selalu tersedia untuk lini produksi mereka, dan jelaskan keuntungan dan
kerugiannya.
15.10Tahun lalu Diamond Manufacturing Company membeli peralatan kantor senilai lebih dari $10
juta di bawah sistem "pemesanan khusus", dengan pesanan individu berkisar antara $5.000
hingga $30.000. Pesanan khusus adalah untuk barang-barang bervolume rendah yang telah
dimasukkan dalam anggaran manajer departemen. Anggaran, yang membatasi jenis dan
jumlah dolar peralatan kantor yang dapat diminta oleh kepala departemen, disetujui pada awal
tahun oleh dewan direksi. Sistem pemesanan khusus berfungsi sebagai berikut.
MembeliFormulir permintaan pembelian disiapkan dan dikirim ke departemen pembelian. Setelah

menerima permintaan pembelian, salah satu dari lima agen pembelian (pembeli) memverifikasi
bahwa pemohon memang kepala departemen. Pembeli selanjutnya memilih pemasok yang sesuai
dengan mencari berbagai katalog yang tersimpan. Pembeli kemudian menelepon pemasok, meminta
penawaran harga, dan melakukan pemesanan secara lisan. Pesanan pembelian yang diberi nomor
sebelumnya diproses, dengan yang asli dikirim ke pemasok dan salinannya ke kepala departemen,
penerimaan, dan hutang. Satu salinan juga disimpan dalam file permintaan terbuka. Ketika
departemen penerima secara lisan memberi tahu pembeli bahwa barang telah diterima, pesanan
pembelian dipindahkan dari file terbuka ke file yang terisi. Sebulan sekali, pembeli meninjau file yang
tidak terisi untuk menindaklanjuti pesanan terbuka.
Menerima Departemen penerima mendapat salinan dari setiap pesanan pembelian. Kapan
peralatan diterima, salinan pesanan pembelian itu dicap dengan tanggal, dan, jika berlaku,
setiap perbedaan antara jumlah yang dipesan dan jumlah yang diterima dicatat dengan tinta
merah. Petugas penerima kemudian meneruskan pesanan pembelian dan peralatan yang telah
distempel ke kepala departemen permintaan dan secara lisan memberi tahu departemen
pembelian bahwa barang telah diterima.
Akun hutangSetelah menerima pesanan pembelian, petugas hutang dagang menyimpannya dalam
file pesanan pembelian terbuka. Ketika faktur vendor diterima, itu cocok dengan pesanan pembelian
yang berlaku, dan hutang dibuat dengan mendebet akun peralatan departemen permintaan. Faktur
yang belum dibayar diajukan berdasarkan tanggal jatuh tempo. Pada tanggal jatuh tempo, cek
disiapkan dan diteruskan ke bendahara untuk ditandatangani. Faktur dan pesanan pembelian
kemudian diajukan berdasarkan nomor pesanan pembelian dalam file faktur berbayar.
Bendahara Cek yang diterima setiap hari dari departemen hutang dagang disortir
menjadi dua kelompok: yang di atas dan yang di bawah $10.000. Cek kurang dari $10.000 ditandatangani
dengan mesin. Kasir memelihara kunci mesin tanda tangan cek dan pelat tanda tangan serta memantau
penggunaannya. Baik kasir maupun bendahara menandatangani semua cek di atas $10.000.
DIPERLUKAN
A. Jelaskan kelemahan yang berkaitan dengan pembelian dan pembayaran "pesanan khusus"
oleh Diamond Manufacturing Company.
B. Merekomendasikan prosedur pengendalian yang harus ditambahkan untuk mengatasi kelemahan yang teridentifikasi pada
bagian a.
C. Jelaskan bagaimana prosedur kontrol yang Anda rekomendasikan di bagian b harus dimodifikasi jika
Diamond merekayasa ulang aktivitas siklus pengeluarannya untuk memaksimalkan penggunaan TI saat
ini (misalnya, EDI, EFT, pemindaian kode batang, dan formulir elektronik sebagai pengganti dokumen
kertas).(Ujian CPA, diadaptasi)
D. Gambarlah diagram BPMN yang menggambarkan siklus pengeluaran yang direkayasa ulang oleh Diamond.
15.11Perusahaan ABC melakukan aktivitas siklus pengeluarannya menggunakan sistem ERP terintegrasi
sebagai berikut:
• Karyawan di departemen mana pun dapat memasukkan permintaan pembelian untuk item yang mereka catat
sebagai barang habis atau dalam jumlah kecil.
• Perusahaan menerapkan sistem persediaan perpetual.
• Setiap hari, karyawan di departemen pembelian memproses semua permintaan pembelian dari hari
sebelumnya. Sedapat mungkin, permintaan barang yang tersedia dari pemasok yang sama
digabungkan menjadi satu pesanan pembelian yang lebih besar untuk mendapatkan diskon
volume. Agen pembelian menggunakan Internet untuk membandingkan harga untuk memilih
pemasok. Jika pencarian di Internet menemukan pemasok baru yang potensial, agen pembelian
memasukkan informasi yang relevan ke dalam sistem, sehingga menambahkan pemasok ke
daftar pemasok yang disetujui. Pesanan pembelian di atas $10.000 harus disetujui oleh manajer
departemen pembelian. EDI digunakan untuk mengirimkan pesanan pembelian ke sebagian
besar pemasok, tetapi pesanan pembelian kertas dicetak dan dikirimkan ke pemasok yang tidak
memiliki kemampuan EDI.
• Karyawan departemen penerima memiliki akses hanya baca ke pesanan pembelian yang beredar. Biasanya, mereka
memeriksa sistem untuk memverifikasi keberadaan pesanan pembelian sebelum menerima pengiriman, tetapi
kadang-kadang selama periode sibuk mereka membongkar truk dan menempatkan barang di sudut gudang
tempat mereka duduk sampai ada waktu untuk menggunakan sistem untuk mengambil barang. pesanan
pembelian yang relevan. Dalam kasus seperti itu, jika pesanan pembelian tidak ditemukan, karyawan penerima
menghubungi pemasok untuk mengatur pengembalian barang.
• Karyawan departemen penerima membandingkan jumlah yang dikirimkan dengan jumlah yang
ditunjukkan pada pesanan pembelian. Setiap kali perbedaan lebih besar dari 5%, karyawan
penerima mengirim email ke manajer departemen pembelian. Karyawan penerima menggunakan
terminal online untuk memasukkan kuantitas yang diterima sebelum memindahkan material ke
departemen penyimpanan persediaan.
• Persediaan disimpan di ruang terkunci. Selama jam kerja normal, karyawan inventaris
mengizinkan karyawan mana pun yang mengenakan lencana identitas untuk memasuki
gudang dan mengeluarkan barang yang diperlukan. Karyawan gudang inventaris
menghitung jumlah yang dipindahkan dan memasukkan informasi tersebut di terminal
online yang terletak di gudang.
• Kadang-kadang, barang-barang khusus yang dipesan tidak disimpan secara teratur sebagai bagian
dari persediaan dari pemasok khusus yang tidak akan digunakan untuk pembelian biasa. Dalam
kasus ini, petugas bagian hutang membuat catatan pemasok satu kali.
• Semua faktur pemasok (baik reguler maupun satu kali) dialihkan ke hutang dagang untuk ditinjau
dan disetujui. Sistem dikonfigurasi untuk melakukan pencocokan tiga arah otomatis dari faktur
pemasok dengan pesanan pembelian dan laporan penerimaan yang sesuai.
• Setiap hari Jumat, faktur pemasok yang disetujui yang jatuh tempo dalam minggu depan diteruskan
ke departemen bendahara untuk pembayaran. Kasir dan bendahara adalah satu-satunya pegawai
yang diberi wewenang untuk mencairkan dana, baik melalui EFT maupun dengan mencetak cek.
Cek dicetak pada printer khusus yang terletak di bagian bendahara, menggunakan kertas stok
khusus yang disimpan dalam lemari terkunci yang hanya dapat diakses oleh bendahara dan kasir.
Cek kertas dikirim ke hutang untuk dikirim ke pemasok.
• Setiap bulan, bendahara merekonsiliasi laporan bank dan menyelidiki ketidaksesuaian
dengan saldo kas yang tercatat.
DIPERLUKAN
A. Identifikasi kelemahan dalam prosedur siklus pengeluaran ABC yang ada, jelaskan
masalahnya, dan sarankan solusinya. Sajikan jawaban Anda dalam tabel tiga kolom dengan
judul berikut: Kelemahan, Masalah, Solusi.
B. Gambarlah diagram BPMN yang menggambarkan proses siklus pengeluaran ABC yang didesain ulang untuk
menyertakan jawaban Anda pada langkah a.
15.12Gambar 15-12 menggambarkan aktivitas dasar yang dilakukan dalam siklus pengeluaran
Lexsteel. Informasi tambahan berikut melengkapi angka tersebut:
• Karena masalah arus kas, Lexsteel selalu membayar pemasok pada hari terakhir sebelum dikenakan
denda atas keterlambatan pembayaran. Faktur pemasok diproses dan dibayar setiap minggu.
Setiap hari Jumat, petugas bagian hutang meninjau dan menyetujui semua faktur dengan tanggal
jatuh tempo pada minggu berikutnya.
• Manajer pembelian meninjau dan menyetujui semua pembelian sebelum mengirimkannya melalui email ke
pemasok.
• Setelah menghitung dan memeriksa kiriman yang masuk, petugas penerima memasukkan
informasi berikut ke dalam sistem:
• Kuantitas yang diterima untuk setiap item inventaris
• Tanggal dan waktu diterima
• Nomor pemasok
• Setelah memasukkan informasi tersebut, petugas penerimaan membawa persediaan ke departemen
pengendalian persediaan untuk disimpan.
• Akses ke departemen kontrol inventaris dibatasi.
• Inventaris hanya dirilis ke produksi saat permintaan yang diotorisasi dengan benar diterima.
Ketika persediaan dilepaskan, petugas pengendalian persediaan memperbarui sistem
persediaan perpetual.
• Perhitungan fisik persediaan dilakukan setiap tiga bulan. Perbedaan antara jumlah
dan jumlah yang tercatat di tangan diselidiki. Setelah penyelesaian penyelidikan,
manajer pabrik mengotorisasi penyesuaian catatan persediaan perpetual untuk
mengubahnya ke jumlah sebenarnya yang ada.
DIPERLUKAN
Identifikasi setidaknya tiga kelemahan kontrol dalam siklus pengeluaran Lexsteel. Untuk setiap kelemahan, jelaskan
ancamannya dan sarankan bagaimana mengubah prosedur untuk mengurangi ancaman tersebut.
Karyawan Aktivitas yang Dilakukan (berurutan, kiri-ke-kanan di semua baris)
Produksi
Kontrol Terbitkan RUU
dari
Bahan
Membeli
Memesan
Inventaris
Petugas Penerima
Menerima
& Menghitung
Inventaris
Inventaris
Kontrol
Toko
Inventaris
Akun Gunakan PO dan

Dapat dibayar Menerima
RR untuk Menyetujui
Faktur dari
Faktur dan
Pemasok
Perbarui A/P
Bendahara Bulanan
Membuat
Menerima &
EFT
Rekonsiliasi Bank
Pembayaran untuk
Penyataan
Pemasok
GAMBAR 15-12
Prosedur Siklus Pengeluaran Lexsteel
15.13Masalah Excel
DIPERLUKAN
Unduh spreadsheet untuk masalah ini dari situs web kursus dan gunakan fungsi Filter dan Urutkan
untuk mengidentifikasi tanda-tanda peringatan berikut dari faktur pemasok yang berpotensi
penipuan: 1. Pemasok yang memiliki banyak nama berbeda tetapi alamatnya sama
2. Pemasok berbeda dengan PO Box yang sama untuk alamat
3. Pemasok yang menyerahkan faktur bernomor urut
4. Faktur di bawah ambang batas yang memerlukan persetujuan; misalnya, faktur di bawah
$10.000
5. Gandakan nomor invoice dari pemasok yang sama
6. Faktur tanpa nomor
15.14Jawablah pertanyaan pilihan ganda berikut ini:
1.Manakah dari berikut ini yang benar tentang dana imprest?
A. Ini memiliki jumlah yang fleksibel tersedia.
B. Voucher diperlukan untuk setiap pencairan.
C. Jumlah uang tunai dan voucher harus sama dengan nilai yang telah ditetapkan.
D. Keduanya a. dan B. benar.
e. Keduanya b. dan C. benar.
2.Manakah dari prosedur pengendalian berikut yang mengurangi ancaman pembayaran

ganda?
A. Faktur harus disetujui untuk pembayaran hanya bila disertai dengan pesanan pembelian
yang sah.
B. Faktur yang difotokopi dapat dibayar.
C. Saat invoice dibayar, invoice dan seluruh paket voucher harus dibatalkan
(misalnya ditandai “lunas”) sedemikian rupa sehingga tidak dapat diajukan lagi.
D. Ketika penyelesaian penerimaan yang dievaluasi (sistem tanpa faktur) digunakan, laporan penerimaan tidak
perlu ditandai sebagai dibayar karena tidak ada faktur yang dihasilkan.
e. Tidak ada pernyataan di atas yang benar.
3.Manakah dari proses berikut ini yang ideal untuk otomatisasi?

A. Mencocokkan faktur pemasok dengan pesanan C. Mengidentifikasi pemasok pilihan
pembelian dan laporan penerimaan D. Pembuatan pesanan pembelian
B. Audit catatan pemasok e. Bukan dari salah satu di atas
4.Manakah dari berikut ini yang tidak dapat bertindak sebagai kontrol terhadap ancaman kesalahan dalam faktur
pemasok?
A. Wajibkan kuitansi terperinci untuk semua pembelian kartu pengadaan
B. Kontrol edit entri data
C. Batasi akses ke data master pemasok
D. Gunakan penyelesaian tanda terima yang dievaluasi
e. Verifikasi tagihan pengiriman
5.Manakah dari berikut ini yang bukan merupakan ancaman terhadap aktivitas yang terkait dengan pemesanan?
A. Menerima barang yang tidak dipesan
B. Tidak memanfaatkan diskon yang ditawarkan

C. Pencurian persediaan
D. Semua yang di atas
e. Bukan dari salah satu di atas
6.Manakah dari berikut ini yang benar tentang siklus pengeluaran?

A. Pertukaran informasi eksternal utama adalah dengan pelanggan.
B. Aliran data pengeluaran dari siklus pengeluaran ke buku besar dan sistem pelaporan.
C. Tujuan utama dari siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total biaya
mempertahankan pelanggan.
D. Semua pernyataan di atas adalah benar.
e. Tidak ada pernyataan di atas yang benar.
7.Manakah dari berikut ini yang digunakan untuk menentukan titik pemesanan ulang item
persediaan?
A. Waktu pengiriman
B. Tingkat stok yang diinginkan untuk menangani fluktuasi permintaan yang tidak terduga
C. Jumlah barang yang dibutuhkan

D. Hanya a. dan B.
e. Bukan dari salah satu di atas
8.Dalam kasus manakah memo debit akan disiapkan? (Pilih semua yang
berlaku.)
A. Apabila jumlah barang yang diterima berbeda dengan jumlah yang dipesan
B. Apabila barang rusak diterima
C. Ketika barang berkualitas buruk diterima
D. Ketika pembayaran duplikat telah dilakukan
e. Saat persediaan dipindahkan dari gudang ke dok pemuatan
9.Mengapa departemen penerima harus memiliki akses ke file pesanan pembelian terbuka?
A. Untuk memastikan penghitungan persediaan yang diterima akurat
B. Untuk membandingkan biaya aktual versus biaya yang dianggarkan
C. Untuk hanya menerima pengiriman dengan pesanan pembelian yang valid
D. Untuk mengurangi biaya pembongkaran dan penyimpanan barang yang tidak dipesan
e. Semua yang di atas
10.Apa yang dapat digunakan untuk mengurangi jumlah tagihan kecil yang dibayar oleh hutang dagang?
A. Voucher pencairan
B. ER
C. Sistem non-voucher
D. Kartu pengadaan
e. Dana imprest
KASUS 15-1Analisis Kasus Kelompok: Penipuan Pengeluaran Distrik Sekolah
Baca kasus berjudul “The Rosslyn School District Fraud: 2.Bagaimana pembentukan komite audit dan enam jam
Improving School District Internal Control and Financial pelatihan tentang tanggung jawab pengawasan
Oversight” yang tersedia dari instruktur Anda, dan tulis keuangan (bagian dari Rencana Lima Titik) mengurangi
laporan yang menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut: risiko terjadinya kecurangan serupa lagi?
1.Kelemahan pengendalian internal apa yang memungkinkan terjadinya 3.Bagaimana perubahan yang direkomendasikan dalam pemrosesan
kecurangan? klaim memengaruhi risiko penipuan serupa terjadi lagi?
KASUS 15-2Anatomi Penggelapan Multi-Juta Dolar di ING Bank
DIPERLUKAN: seharusnya di tempat untuk mencegah atau mengurangi

Sangatlah bermanfaat untuk mempelajari secara detail risiko penipuan?
bagaimana penipuan pembayaran bekerja. Baca artikel 3.Pelanggaran pemisahan tugas apa yang memungkinkan terjadinya
“Pelajaran dari Penipuan $8 Juta” oleh Mark J. Nigrini dan Nathan kecurangan?
J. Mueller, diterbitkan diJurnal Akuntansi(Agustus 2014), hlm. 32– 4.Kontrol detektif apa yang gagal, sehingga memungkinkan
37, dan tulis laporan yang menjawab pertanyaan-pertanyaan penipuan berlanjut?
berikut: 5.Bagaimana penipuan itu akhirnya terungkap?
1.Apa kesalahan konfigurasi dalam sistem ERP yang 6.Apa aspek elemen lingkungan internal kerangka kerja
memungkinkan terjadinya penipuan? COSO yang dapat mencegah atau mengurangi
2.Praktik terbaik keamanan apa yang tidak diikuti dan, kemungkinan terjadinya kecurangan?
karenanya, memfasilitasi penipuan? Kontrol akses apa 7.Bagaimana penipuan bisa terdeteksi lebih awal?
AIS dalam Solusi Aksi

QU IZKEY
1.Hadiah yang diberikan oleh pemasok kepada agen pembelian untuk tujuan mempengaruhi pilihan mereka
terhadap pemasok disebut sebagai
▶ A.suap. [Benar. Hadiah yang diberikan oleh pemasok kepada agen pembelian untuk tujuan
mempengaruhi pilihan pemasok mereka.]
B. suap. [Salah.]
C. faktur. [Salah.]
2.Pemisahan tugas dapat membantu meminimalkan risiko pencurian inventaris. Karyawan yang
bertanggung jawab untuk mengontrol akses fisik ke inventaris tidak boleh menyesuaikan catatan
tanpa peninjauan dan persetujuan.
▶ A.Benar [Benar. Pemisahan tugas yang tepat dapat secara signifikan mengurangi risiko ancaman
ini.]
B. Salah [Salah.]
3.Manakah dari berikut ini yang benar?
A. Lebih mudah memverifikasi keakuratan faktur untuk pembelian layanan daripada faktur
untuk pembelian bahan baku. [Salah. Verifikasi invoice pembelian bahan baku lebih
mudah karena dapat dibandingkan dengan laporan penerimaan. Menerima laporan
biasanya tidak ada untuk pembelian layanan.]
▶ B.Menyiapkan kas kecil sebagai dana imprest melanggar pemisahan tugas. [Benar. Secara
teknis, menyiapkan kas kecil sebagai dana imprest melanggar pemisahan tugas karena
orang yang sama memiliki hak asuh aset—kas—mengotorisasi pencairannya, dan
memelihara catatan.]
C. Rumus EOQ digunakan untuk mengidentifikasi kapan harus memesan ulang persediaan. [Salah. Rumus EOQ digunakan untuk
menentukan berapa banyak yang harus dipesan. Titik pemesanan ulang mengidentifikasi kapan harus memesan ulang
inventaris.]
D. Paket voucher biasanya menyertakan memo debit. [Salah. Paket voucher terdiri dari
pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur vendor, jika diterima; memo debit
digunakan untuk mencatat penyesuaian hutang dagang.]
4.Kombinasi faktur pemasok dan dokumentasi pendukung terkait membuat a

▶ A.paket voucher. [Benar. Kumpulan dokumen yang digunakan untuk mengesahkan pembayaran ke
pemasok.]
B. voucher pencairan. [Salah. Dokumen yang mengidentifikasi pemasok, mencantumkan faktur
terutang, dan menunjukkan jumlah bersih yang harus dibayar setelah dikurangi diskon dan
tunjangan yang berlaku.]
C. sistem nonvoucher. [Salah. Suatu metode untuk memproses utang dagang di mana setiap
faktur yang disetujui diposting ke catatan pemasok individu dalam file utang dagang dan
kemudian disimpan dalam file faktur terbuka.]
5.Sistem persediaan just-in-time mencoba untuk meminimalkan, jika tidak menghilangkan, persediaan barang jadi dengan
membeli dan memproduksi barang sebagai respons terhadap penjualan yang diperkirakan, bukan penjualan aktual.
A. Benar [Salah. Suatu sistem yang meminimalkan atau hampir menghilangkan persediaan dengan membeli
dan memproduksi barang hanya sebagai respons terhadap penjualan aktual, bukan perkiraan.]
▶ B.Salah [Benar.]
6.Manakah dari berikut ini yang merupakan ukuran utama untuk mengevaluasi manajemen inventaris?
A. harga pokok penjualan [Salah. COGS berkaitan dengan total semua biaya produk yang dijual. Rasio
harga pokok penjualan dibagi dengan persediaan di tangan memberi Anda perputaran persediaan,
yang merupakan ukuran utama untuk mengevaluasi manajemen persediaan.]
B. persediaan di tangan [Salah. Ini mengacu pada jumlah item tertentu yang tersedia dalam stok. Rasio
harga pokok penjualan dibagi dengan persediaan di tangan memberi Anda perputaran persediaan,
yang merupakan ukuran utama untuk mengevaluasi manajemen persediaan.]
C. kontribusi terhadap profitabilitas [Salah. Barang-barang yang sering dibeli, yang memberikan
kontribusi signifikan terhadap profitabilitas sangatlah penting.]
▶ D.perputaran persediaan [Benar]
7.Apa prosedur kontrol terbaik untuk mencegah pembayaran tagihan yang sama dua kali?
A. Pisahkan fungsi persiapan cek dan penandatanganan cek. [Salah. Ini adalah prosedur kontrol yang
baik, tetapi tujuannya adalah untuk memastikan pembayaran valid.]
B. Siapkan cek hanya untuk faktur yang telah dicocokkan dengan laporan penerimaan dan pesanan pembelian.
[Salah. Ini adalah prosedur kontrol yang baik, tetapi tujuannya adalah untuk memastikan bahwa organisasi
hanya membayar barang yang dipesan dan diterima.]
C. Membutuhkan dua tanda tangan pada semua cek di atas batas tertentu. [Salah. Ini adalah prosedur kontrol yang
baik, tetapi tujuannya adalah untuk mengontrol arus kas keluar yang besar dengan lebih baik.]
▶ D.Batalkan semua dokumen pendukung saat cek ditandatangani. [Benar. Hal ini memastikan bahwa dokumen
pendukung tidak dapat diajukan kembali untuk membayar kembali tagihan yang sama.]
8.Untuk pengendalian internal yang baik, siapa yang harus menandatangani cek?
▶ A.kasir [Benar. Kasir bertanggung jawab mengelola kas dan melapor kepada
bendahara.]
B. hutang dagang [Salah. Utang dagang menyimpan catatan vendor.]
C. agen pembelian [Salah. Agen pembelian mengotorisasi akuisisi barang.]
D. pengontrol [Salah. Pengontrol bertanggung jawab atas akuntansi, fungsi
pencatatan.]
9.Manakah dari prosedur berikut ini yang dirancang untuk mencegah agen pembelian
menerima sogokan?
A. mempertahankan daftar pemasok yang disetujui dan mewajibkan semua pembelian dilakukan dari pemasok
dalam daftar tersebut [Salah. Tujuan dari pengendalian ini adalah untuk meminimalisir resiko pembelian
barang inferior dengan harga yang melambung atau melanggar peraturan.]
▶ B.mewajibkan agen pembelian untuk mengungkapkan investasi keuangan apa pun pada calon pemasok
[Benar. Tujuan pengungkapan tersebut adalah untuk meminimalkan risiko benturan kepentingan yang
dapat mengakibatkan suap.]
C. membutuhkan persetujuan dari semua pesanan pembelian [Salah. Kontrol ini dirancang untuk
memastikan bahwa hanya barang yang benar-benar dibutuhkan yang dipesan dan dipesan dari
vendor yang disetujui.]
D. prapenomoran dan akuntansi berkala untuk semua pesanan pembelian [Salah. Prosedur
kontrol ini dirancang untuk memastikan bahwa semua pesanan pembelian yang sah
dicatat.]
10.Manakah dari berikut ini yang digunakan untuk menentukan jumlah barang yang akan dipesan?
▶ A.kuantitas pesanan ekonomis [Benar. Rumus ini digunakan untuk menghitung berapa banyak yang harus
dipesan]
B. biaya pemesanan [Salah. Ini termasuk semua biaya yang terkait dengan pemrosesan
transaksi pembelian]
C. membawa biaya [Salah. Semua biaya yang terkait dengan penyimpanan persediaan]
D. titik pemesanan ulang [Salah. Ini menentukan kapan harus memesan]

Sistem Informasi Akuntansi Chapter 15

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Sistem Informasi Akuntansi Chapter 15

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Diterjemahkan dari bahasa Inggris ke bahasa Indonesia - www.onlinedoctranslator.

BAB Siklus Pengeluaran:

KASUS INTEGRATIF Elektronik Alfa Omega

6.Bagaimana AOE melindungi diri dari transfer kawat penipuan tambahan?

Perkenalan siklus pengeluaran- Serangkaian

Barang dan jasa GAMBAR 15-1

-- Berapa tingkat persediaan dan persediaan yang optimal untuk dibawa?

-- Bagaimana teknologi informasi (TI) dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi

1.Memesan bahan, persediaan, dan layanan.

Sistem Informasi Siklus Pengeluaran

Produksi Bermacam-macam Inventaris GAMBAR 15-2

Akun Umum Voucher

TABEL 15-1Perbandingan Aktivitas Siklus Pendapatan dan Pengeluaran

Aktivitas Siklus Pendapatan Kegiatan Siklus Pengeluaran

GAMBAR 15-3 Inventaris

Pemasok, Persediaan, Pencairan

Faktur Pemasok Order pembelian, Program Lakukan Pembayaran

ANCAMAN DAN KONTROL

TABEL 15-2 Ancaman dan Kontrol dalam Siklus Pengeluaran

Memerintah 5. Kehabisan persediaan dan 5.1 Sistem persediaan perpetual

penerimaan layanan 13.3 Insentif

TABEL 15-2 Lanjutan

pengeluaran memanfaatkan 18.2 Anggaran arus kas

Karyawan Kegiatan Dilakukan

Memesan Bahan, Suplai, dan Layanan

MENGIDENTIFIKASI APA, KAPAN, DAN BERAPA BANYAK YANG HARUS DIBELI

pembersihan karena produk tidak lagi diminati.

Mencentang kotak ini memaksa tinjauan dan persetujuan pengawasan

Sumber: 2010 © NetSuite Inc.

PROSESBeberapa faktor harus dipertimbangkan ketika memilih pemasok:

pesanan pembelian selimut atau

GAMBAR 15-7 Elektronik Alfa Omega Nomor 2463

Contoh Purchase Order (item

Ke: Perlengkapan Kantor Terbaik Dikirim ke: AOE, Inc.

Penjual Tanggal pemesanan: Daftar permintaan Pembeli: Ketentuan:

FOB Kirim Melalui: Tanggal pengiriman: Perkataan:

Barang Nomor Kuantitas Keterangan Harga

1 32047 15 kotak Kertas Xerox 4200, 20 berat, kotak 10 rim $33,99

Disetujui oleh: Susan Beethoven

-- Pada titik mana dalam proses pesanan dapat dibatalkan?

FOKUS 15-1Audit Pemasok: Sarana untuk Mengontrol Pembelian

Inventaris Barang & Penerimaan Pemasok

Barang-barang & Penerimaan Kembali-

3 bidang kritis untuk dimasuki

Sumber: 2010 © NetSuite Inc.

ANCAMAN DAN KONTROL

Menyetujui Faktur Pemasok

klik "Simpan" untuk menyetujui

Sumber: 2010 © NetSuite Inc.

FOKUS 15-2Menerapkan Prinsip Perbaikan Proses Manufaktur ke Hutang Dagang

4. Apakah Kuantitas pada Faktur

Pemasok dan Pemasok

ANCAMAN DAN KONTROL

ANCAMAN DAN KONTROL

Ringkasan dan Kesimpulan Kasus

siklus pengeluaran 495 pesanan pembelian 506 sistem nonvoucher 512

AIS dalam Aksi

3.Manakah dari berikut ini yang benar?

D. Paket voucher biasanya menyertakan memo debit.

4.Kombinasi faktur pemasok dan dokumentasi pendukung terkait membuat a

A. kasir C. agen pembelian

D. prapenomoran dan akuntansi berkala untuk semua pesanan pembelian

B. biaya pemesanan D. titik pemesanan kembali