MANAJEMEN DATA & INFORMASI

Aji Priyambodo
Program Studi Manajemen
Institut Teknologi dan Bisnis Semarang
2022
Pengenalan Proses Bisnis
1. Pengantar Proses Bisnis
 Setiap organisasi (baik yang profit maupun non-profit) harus mengelola banyak proses yang terjadi dalam
kegiatannya sehari-hari. Contoh dari proses, misalnya: pemesanan barang, pengadaan barang,
pembayaran, dan sebagainya.
 Di dalam sebuah proses terdapat berbagai macam aktivitas. Misalnya, pengecekan ketersediaan pesanan,
mencetak purchase order (PO), pengantaran barang.
 Di dalam sebuah proses juga mungkin melibatkan proses pengambilan keputusan. Misalnya, apakah
barang yang tercantum di PO sudah lengkap dan siap dikirim atau apakah barang yang dikirim ada yang
cacat sehingga harus dikembalikan, dan sebagainya.
 Sebuah proses melibatkan sejumlah aktor dan objek (fisik dan non-material). Misal, aktor manusia,
organisasi, atau sistem perangkat lunak yang bertindak atas nama, benda fisik (peralatan, bahan, produk,
dokumen kertas), dan bukan benda (dokumen elektronik dan catatan elektronik). Contoh: perusahaan
persewaan alat berat, proses melibatkan 3 jenis aktor manusia (juru tulis, teknisi lapangan, dan insinyur
Pengenalan Proses Bisnis
internal) dan 2 jenis aktor organisasi (penyedia layanan software dan pemasok peralatan). Proses
tersebut juga melibatkan objek fisik (peralatan yang disewa), dokumen elektronik (surat permintaan
persewaan peralatan, PO, faktur) dan catatan elektronik (catatan pengikatan peralatan disimpan dalam
spreadsheet).
Pengenalan Proses Bisnis
2. Business Process Management (BPM)
 Business Process Management (BPM) adalah ilmu yang mengelola bagaimana memastikan pekerjaan yang
dilakukan di organisasi dapat memperoleh hasil yang konsisten dan juga dapat memperoleh peningkatan
manfaat.
 Peningkatan manfaat misalnya, pemangkasan biaya, pemangkasan waktu produksi, dan penurunan
tingkat error.
 Ide kunci BPM adalah fokus pada proses pengelolaan kerja.
 BPM secara umum memastikan bahwa proses bisnis yang dicover oleh BPM akan mengarah pada hasil
positif yang konsisten dan memberikan nilai maksimal pada organisasi dalam melayani konsumennya.
 BPM bukan tentang meningkatkan performansi individual, BPM mengelola keseluruhan rangkaian
aktivitas dan keputusan yang meningkatkan nilai untuk organisasi dan penggunaannya. Rangkaian
aktivitas dan keputusan inilah yang disebut proses.
Pengenalan Proses Bisnis
 Identifikasi proses bisnis meliputi:
a) Mengemukakan persoalan yang terjadi dalam bisnis.
b) Proses-proses yang relevan dengan persoalan yang sedang ditangani kemudian diidentifikasi, dipilih,
dihubungkan satu sama lain.
c) Hasil dari identifikasi proses yaitu arsitektur proses baru yang menghasilkan keseluruhan sudut
pandang dari seluruh proses yang ada di organisasi beserta masing-masing relasi yang
menghubungkannya.
d) Identifikasi case type  business function  matriks case type/business function  identifikasi
proses.

 Dimensi arsitektur proses meliputi case type dan business function.

 Case type/tipe kasus mengklasifikasikan jenis kasus yang ditangani oleh organisasi.
 Kasus adalah sesuatu yang ditangani oleh organisasi (atau bagiannya). Biasanya, kasus adalah produk atau
Pengenalan Proses Bisnis
layanan yang dikirimkan oleh suatu organisasi kepada pelanggannya, seperti asuransi (layanan) atau
furniture (produk).
 Business function/fungsi bisnis mengklasifikasikan fungsi organisasi. Sederhananya, fungsi adalah sesuatu
yang dilakukan organisasi. Biasanya, dekomposisi hierarki fungsi dapat dilakukan. Fungsi terdiri dari sub
fungsi, yang pada gilirannya terdiri dari sub-sub fungsi, dan lain-lain. Contoh: sebuah perusahaan produksi
melakukan fungsi pembelian, produksi, dan penjualan. Fungsi pembelian dapat diuraikan menjadi
pemilihan vendor dan fungsi pengadaan operasional.
Pengenalan Proses Bisnis
3. Business Process Management Notation (BPMN)
Mengapa proses-proses perlu dimodelkan?
a. Untuk memahami proses yang berjalan.
b. Untuk menyebarkan pemahaman tersebut dengan orang-orang yang terlibat dengan proses di aktivitas
sehari-hari.

Sebuah proses bisnis melibatkan event dan activity. Event merupakan kegiatan yang tidak memiliki durasi
(terjadi dalam waktu yang instan), misalnya “nota diterima”. Sedangkan activity merepresentasikan kegiatan
yang mempunyai waktu/durasi, misalnya “melakukan pembayaran”. Setiap activity atau event dihubungkan
dengan sequence, yang menggambarkan keterurutan satu event atau activity dengan event atau activity
berikutnya. Event direpresentasikan dengan lingkaran, activity dengan persegi panjang, dan sequence dengan
anak panah.
Pengenalan Proses Bisnis
Mengapa proses-proses perlu dimodelkan?
a. Untuk memahami proses yang berjalan.
b. Untuk menyebarkan pemahaman tersebut dengan orang-orang yang terlibat dengan proses di aktivitas
sehari-hari.

Sebuah proses bisnis melibatkan event dan activity. Event merupakan kegiatan yang tidak memiliki durasi
(terjadi dalam waktu yang instan), misalnya “nota diterima”. Sedangkan activity merepresentasikan kegiatan
yang mempunyai waktu/durasi, misalnya “melakukan pembayaran”. Setiap activity atau event dihubungkan
dengan sequence, yang menggambarkan keterurutan satu event atau activity dengan event atau activity
berikutnya. Event direpresentasikan dengan lingkaran, activity dengan persegi panjang, dan sequence dengan
anak panah.
Pengenalan Proses Bisnis
Pentingnya BPNM
 BPNM adalah standar proses pemodelan diterima secara internasional.
 BPMN adalah suatu metodologi pemodelan proses.
 BPMN menciptakan jembatan standar yang mengurangi kesenjangan antara proses bisnis dan
pelaksanaannya.
 BPMN memungkinkan untuk memodelkan proses dalam suatu standar, sehingga setiap orang dalam
organisasi dapat saling memahami.

Notasi BPMN
Dalam dasar kategori elemen, variasi tambahan dan informasi dapat ditambahkan untuk mendukung
kebutuhan untuk kompleksitas tanpa mengubah tampilan dasar diagram. 5 kategori dasar elemen BPMN:
Pengenalan Proses Bisnis
a. Flow object
Elemen grafis utama untuk menentukan perilaku dalam proses bisnis. Terdapat 3 flow object:
1) Events
Event adalah sesuatu yang “terjadi” selama jalannya proses atau koreografi. Mempengaruhi aliran
dari model dan bisa memiliki penyebab (pemicu) atau dampak (hasil). Event digambarkan dalam
lingkaran terbuka untuk membedakan fungsinya. Ada 3 jenis event, berdasarkan pengaruh aliran
proses: awal, menengah, dan akhir.

Start Intermediate End

2) Activity
Activity adalah sebuah istilah umum untuk suatu kegiatan yang memperlihatkan perusahaan
Pengenalan Proses Bisnis
melakukan proses. Jenis kegiatan yang merupakan bagian dari proses sebuah model digambarkan
bulat persegi panjang.

Task Sub Process

3) Gateways
Gateway digunakan untuk mengontrol perbedaan dan konvergensi dari urutan arus dalam proses.
Dengan demikian, akan menentukan percabangan, forking, penggabungan, dan bergabung dengan
jalur.

Gateway
Pengenalan Proses Bisnis
b. Data
Data direpresentasikan dengan 4 elemen:
1) Data objects
Data object memberikan informasi tentang kegiatan apa yang perlu diadakan dan atau apa yang
mereka hasilkan. Data object dapat mewakili benda tunggal atau koleksi benda-benda.

2) Data inputs
Data input memberikan informasi tentang kegiatan apa yang perlu diadakan dan atau apa yang
mereka hasilkan .
Pengenalan Proses Bisnis

3) Data outputs
Data output memberikan informasi tentang kegiatan apa yang perlu diadakan dan atau apa yang
mereka hasilkan.

4) Data stores
Pengenalan Proses Bisnis
c. Connecting objects
Ada 4 cara menghubungi objek arus informasi satu sama lain atau lainnya:
1) Sequence flows
Sebuah arus urutan digunakan untuk menunjukkan urutan kegiatan yang akan dilakukan dalam
proses.

2) Message flows
Digunakan untuk menunjukkan aliran pesan 2 pelaku yang telah dipersiapkan untuk mengirim dan
menerima pesan.
Pengenalan Proses Bisnis
3) Associations
Digunakan untuk menghubungkan informasi dan artifact dengan elemen BPMN grafis. Teks
penjelasan dan artifact lain dapat terkait dengan grafis elemen. Semua mata panah pada asosiasi
menunjukkan arah aliran (misalnya: data).

4) Data associations
Pengenalan Proses Bisnis
d. Swimlines
Ada 2 cara pengelompokan unsur-unsur pemodelan utama melalui swimlines:
1) Pools
Adalah representasi grafis dari pelaku/peserta kolaborasi. Hal ini juga bertindak sebagai “swimlane”
dan wadah grafis untuk partisi 1 set kegiatan dari pools lain.

2) Lanes
Lane adalah partisi sub dalam proses. Terkadang dalam pool akan memperpanjang seluruh proses
baik secara vertikal ataupun horizontal. Jalur yang digunakan untuk mengatur dan mengkategorikan
kegiatan.
Pengenalan Proses Bisnis

e. Artifacts
Digunakan untuk memberikan informasi tambahan tentang proses. Ada 2 artifact standar, tepi pemodel
atau alat pemodelan bebas untuk menambahkan sebanyak artifact yang diperlukan.
1) Group
Pengelompokan unsur-unsur grafis yang berada dalam kategori yang sama. Jenis pengelompokan
tidak mempengaruhi sequence flow dalam group. Nama kategori muncul pada diagram sebagai label
Pengenalan Proses Bisnis
kelompok. Kategori dapat digunakan untuk dokumentasi atau analisis tujuan. Group adalah salah satu
cara dimana kategori benda dapat secara visual ditampilkan pada diagram.
2) Text annotation
Pengenalan Proses Bisnis

Gambar 1. Proses Produksi dan Pemasaran

Pengenalan Proses Bisnis

Gambar 2. Usulan Proses Bisnis Layanan