UJIAN TENGAH SEMESTER

MATA KULIAH ANALISIS PROSES BISNIS

TAHUN PELAJARAN 2020/2021

Dosen Pengampu : I Made Ardwi Pradnyana, S.T., M.T.

Oleh :
KELOMPOK 8
SISTEM INFORMASI 1A

1. Made Wahyu Aditya Arta 2015091004

2. Putu Agisna Fransisco S. 2015091005
3. Kartika Nikova 2015091007

UNIVERSITAS PENDIDIKAN GANESHA

SINGARAJA

2020
1. TEORI PEMODELAN PROSES BISNIS
Permodelan proses bisnis adalah suatu proses mendokumentasikan
atau memodelkan langkah-langkah proses bisnis ke dalam bentuk diagram
yang sistematis dan jelas, agar selanjutnya proses bisnis dapat dibaca,
dimengerti, dan dianalisis dengan lebih mudah.
Adapun, permodelan proses bisnis harus memuat beberapa informasi
dasar dalam bisnis, yakni:

1. Who : siapa yang menjalankan proses tersebut.

2. What : kegiatan dan tugas apa yang dijalankan.
3. When : kapan kegiatan dan tugas tersebut dijalankan.
4. Which : material dan data yang dihasilkan terhadap proses.

Selain keempat informasi di atas, proses bisnis yang baik juga harus
memuat alur aktifitas komunikasi antar pemeran bisnis (who) maupun
informasi adisional seperti biaya aktivitas maupun informasi bermanfaat
lainnya. Model proses bisnis yang baik harus memuat informasi spesifik
mengenai tiap-tiap langkah dalam proses.

Permodelan proses bisnis tidak lepas dari pelaksanaan Daur hidup

Manajemen Proses Bisnis, yang bertujuan untuk meningkatkan sebuah proses
bisnis secara sistematikal. Adapun, daur hidup ini dibagi dalam beberapa
langkah, yakni:
a) Process Identification
Seperti yang telah dipaparkan di atas, dalam proses identifikasi
kita dapat mendalami sebuah unit proses dalam organisasi bisnis dan
juga dapat melihat indicator kesehatan bisnis pada tiap unit proses
tersebut. Ada dua hasil yang didapat, yakni kondisi fungsional dan
disfungsional pada unit proses.
b) Process Discovery
 Dalam hal ini, kita dapat melihat As-Is Business Process
Model atau sebuah model proses bisnis yang sedang berjalan di masa
sekarang. Hal inilah yang akan menjadi bahan analisis dan perbaikin
untuk tahap ke depannya. Dalam proses ini lah diperlukan adanya
Permodelan Proses Bisnis, agar langkah-langkah dalam bisnis dapat
disusun secara sistematis dan mempermudah proses analisis ke
depannya.
c) Process Analysis
Dalam proses ini, kita menganalisis masalah dan juga
kekurangan yang terdapat dalam model proses bisnis yang dijalankan
saat ini. Analisis terbagi ke dalam dua teknik, yakni kualitatif dan
kuantitatif. Teknik kualitatif biasanya dapat menganalisa masalah
beserta faktor pendukungnya, sementara teknik kuantitatif
menghasilkan output data statistik sebuah proses dalam beberapa
skenario berbeda.
d) Process Re-Design
Setelah menganalisis masalah, selanjutnya proses mengalami
re-design atau perombakan ulang untuk memperbaiki suatu proses
bisnis. Permodelan bisnis kembali dilakukan dengan cara
menghilangkan langkah-langkah yang tidak bermanfaat (waste
activity) sehingga terbentuk model proses bisnis yang lebih efektif dan
efisien. Dalam proses ini, tujuan yang dicapai adalah mengubah As-Is
Business Process dan juga kekurangannya, sehingga tercipta suatu
model proses bisnis baru (To-Be Business Process) yang lebih baik.
e) Process Implementation
Setelah mendapat desain model proses bisnis yang baru, model
ini harus diimplementasikan ke dalam proses bisnis.
Pengimplementasian dilakukan pada dua hal, yakni pada software atau
system, ataupun pada orang-orang yang menghandle proses.
f) Process Monitoring
 Monitoring berarti mengawasi bagaimana pengimplementasian
model proses bisnis yang baru. Hal ini bertujuan untuk mengecek
apakah hasil yang kita inginkan sesuai dengan hasil yang kita
dapatkan. Dalam monitoring, diperlukan beberapa metode dan alat,
seperti laporan akhir berupa grafik dan lain-lain untuk mengukur
kinerja bisnis setelah dilakukan perubahan.

2. TEORI BPMN (Business Process Model Notation)

Business Process Model Notation (BPMN) merupakan sebuah bahasa
permodelan internasional atau notasi grafis standar yang digunakan untuk
memodelkan logika dan alur proses bisnis secara sistematis. Dapat dikatakan,
BPMN hadir sebagai bahasa standar permodelan proses bisnis di dunia,
sehingga model proses bisnis yang kita buat dapat dimengerti oleh banyak
orang.

Ada empat elemen utama yang terdapat dalam BPMN, yakni:

1. Swimline
Swilmine adalah mekanisme untuk mengatur dan
memisahkan peran atau penanggungjawab dari suatu proses.
Jika diterjemahkan dengan teori Pemodelan Proses Bisnis,
maka elemen Swimline adalah elemen yang berisi informasi
siapa yang mengerjakan suatu tugas (who).
Swimline memiliki tiga bagian, yakni Pool yang
merupakan sebuah grup (terdiri dari beberapa peran) dalam
organisasi yang bekerja dalam sebuah proses, Lane yang
merupakan notasi untuk menspesifikasi sebuah peran di dalam
grup atau proses, dan Milestone merupakan tahapan dalam
suatu proses.
 Gambar 1. Penggunaan Lane dan Pool dalam BPMN

Gambar 2. Penggunaan Milestone dalam BPMN

2. Connecting Object
Connecting Object adalah konektor dari obyek yang
mengalir pada suatu proses. Connecting Object terdiri dari
Sequence Flow (menghubungkan objek yang mengalir dalam
satu Pool atau proses), Message Flow (menghubungkan objek
yang mengalir dan berada pada Pool atau proses yang
berbeda), Association (menghubungkan objek dengan artifact
atau objek informasi tambahan)
Gambar 3. Penggunaan Sequence Flow dalam BPMN

Gambar 4. Penggunaan Message Flow dalam BPMN

 Gambar 5. Penggunaan Association dalam BPMN

3. Artifact
Artifact adalah informasi tambahan dalam suatu proses
bisnis, dan terdiri dari empat bagian, yakni, Annotation atau
penjelasan dari suatu objek yang mengalir, Data Object atau
file dan dokumen yang digunakan dan dihasilkan oleh suatu
aktivitas, Data Store atau sistem dan aplikasi yang digunakan
dalam suatu proses bisnis, dan terakhir, Group atau
pengelompokkan dari beberapa objek yang mengalir.
Gambar 6. Penggunaan Annotation, Data Object, dan Data
Store dalam BPMN
 Gambar 7. Penggunaan Group dalam BPMN

4. Flow Object
Flow Object adalah obyek yang mengalir pada suatu
proses. Flow Object dibagi menjadi tiga jenis notasi, yakni
Event atau sesuatu yang terjadi (bersifat pasif) dan
mempengaruhi proses bisnis ke depannya. Secara umum, Event
dibagi menjadi tiga, yakni Start Event untuk mengawali,
Intermediate Event yang berada di tengah, dan End Event
untuk mengakhiri. Activites atau kegiatan yang dilakukan
secara aktif (something to do), dan Gateaway atau pemecah
berbagai aktivitas.
Gambar 8. Penggunaan Event dalam BPMN
 Gambar 9. Penggunaan Activites (Task dan Subrpocess) dalam
BPMN

Gambar 10. Penggunaan Gateway pada BPMN

3. TEORI VALUE-ADDED & WASTE ANALYSIS, ROOT-CAUSE

ANALYSIS DAN ISSUE REGISTER
3.1. TEORI VALUE-ADDED & WASTE ANALYSIS
Value-Added & Waste Analysis adalah suatu teknik dalam analisis
proses bisnis yang digunakan untuk mengevaluasi setiap langkah-langkah
dalam proses. Hal ini bertujuan untuk mengurangi langkah-langkah yang tidak
diperlukan, sehingga proses bisnis dapat berjalan lebih efisien, baik dari segi
sumber daya waktu, manusia, dan juga bahan baku. Ada dua kata utama yang
menyusun Value-Added & Waste Analysis ini, yakni Value-Added yang
berarti langkah dalam proses tersebut menambah nilai jual, dan Waste yang
berarti langkah tersebut tidak menambah nilai jual dan langkah ini lah yang
selanjutnya akan kita hilangkan demi terciptanya proses bisnis yang efektif
dan efisien.

Dalam menganalisis setiap langkah, jika pertanyaan: “Apakah langkah

ini dapat menambah nilai jual pada bisnis?” dan “Apakah pelanggan rela
membayar demi langkah ini?” dapat dijawab dengan kata “Iya,” maka dapat
dipastikan langkah tersebut memiliki nilai tambah. Namun, dalam proses
bisnis, diketahui bahwa hanya sekitar 5% langkah yang menambah nilai jual
pada produk/jasa, sementara sisanya adalah proses pendukung.

Sebagai contoh, pada proses bisnis Konsultan Keungan, langkah yang

bernilai jual hanyalah pada saat konsultan tersebut memberi saran dan
masukan pada klien atau pelanggannya. Sementara, melakukan research
kasus, mempersiapkan dokumen, ataupun mempromosikan jasa bukanlah
langkah Value-Added. Lalu, dalam bisnis penyedia produk pakaian, langkah
Value-Added hanya terdapat pada saat kain dimodifikasi (dijahit, digunting,
digambar, diwarnai, dll), sementara langkah untuk mendapatkan kain,
menyediakan alat, dan mengecek barang bukanlah suatu langkah yang
memberi nilai tambah.

Untuk menganalisis lebih dalam, aktivitas dalam proses bisnis dibagi

ke dalam 3 Tipe Aktivitas, yakni:

1. Value-Added Activities.
 Langkah ini merupakan langkah berharga dalam proses yang
akan menghasilkan nilai jual untuk pelanggan seperti yang telah
dipaparkan di atas.

2. Incidental Waste Activities.

Langkah yang tidak menyebabkan nilai tambah pada produk,

namun tidak dapat dihilangkan karena kondisi dan aturan tertentu.
Sebagai contoh, ketika ingin mendirikan bangunan bisnis, kita perlu
mempunya IMB (Izin Mendirikan Bangunan) dan juga mengurus
administrasi lainnya yang berkaitan dengan perizinan bisnis.

3. Pure Waste Activities.

Langkah ini merupakan langkah yang tidak menyebabkan nilai

tambah pada produk dan dapat dihilangkan untuk membuat proses
bisnis lebih efisien.

Adapun, dalam mengatasi permasalahan tersebut, ada 3 Cara

Improvisasi yang dapat dilakukan, yakni:

1. Traditional Process Thinking.

Cara ini mengusahakan efesiensi proses bisnis dengan cara

membuat langkah-langkah dalam proses berjalan lebih cepat. Namun,
dalam proses ini, sering kali hanya sedikit hal yang mengalami
improvisasi, dan malah menambah pembiayaan pada proses.

2. Lean Waste Reduction Thinking.

Cara ini berfokus pada penghilangan langkah non-Value Added

atau Waste-Activities.

3. Lean Transformation Thinking.

 Cara ini memadukan Traditional Process Thinking dan Lean
Waste Reduction Thinking dalam pelaksanaanya. Waste Activities
berusaha dihilangkan semaksimal mungkin, dan proses dibuat agar
dapat berjalan lebih cepat. Cara ini juga memfokuskan improvisasi
pada langkah Value-Added agar dapat menyediakan jasa/produk yang
lebih baik kepada pelanggan.

Dalam analisis ini, hal utama yang perlu dilakukan adalah membuang
Pure-Waste Activites, lalu berusaha mengubah Incindental-Waste Activites
menjadi Pure-Waste dengan menemukan solusi dengan cara creative thinking.
Sehingga proses dapat berjalan dengan lebih singkat tanpa menghilangkan
nilai jual kepada pelanggan. Analisis ini harus kita terapkan setiap saat selama
bisnis berjalan, karena sesungguhnya kunci dari bisnis adalah
mempertahankan pencapaian dan memaksimalkan kinerja.

3.2. ROOT-CAUSE ANALYSIS

Root Cause Analysis adalah sebuah pendekatan atau analisis yang
digunakan untuk menemukan akar permasalahan yang terjadi pada suatu
proses. Analisis ini merupakan bagian dari problem solving atau seni
memecahkan masalah. Masalah tak hanya kita temui dalam proses bisnis saja,
namun juga dalam setiap aspek kehidupan. Namun, kita sering kali hanya
berfokus pada penanganan gejala dari permasalahan tersebut, dan melupakan
penyebab yang sesungguhnya.

Misalnya, ketika kita sakit kepala, sering kali kita hanya berfokus
untuk menghilangkan rasa sakit kepala tersebut dengan meminum obat. Hal
ini tidak salah, namun cara ini tidak dapat mencegah rasa sakit kepala itu
hadir di kemudian hari. Kita lupa untuk mencari penyebab awal rasa sakit
kepala tersebut, misalnya akibat begadang semalaman. Untuk memecahkan
solusi yang bertahan lama dan tepat, kita harus menyadari akar awal penyebab
yang sering kali tidak terlihat. Akar awal penyebab inilah yang disebut dengan
Root Cause, sementara pendekatan yang kita lakukan untuk menemukan Root
Cause ini disebut Root Cause Analysis.

Namun, kita harus dapat membedakan akar penyebab dan faktor

penyebab. Akar penyebab adalah sumber awal masalah yang menyebabkan
rantaian masalah lain, sementara faktor penyebab adalah faktor lain yang
mendukung terjadinya masalah, namun bukan merupakan akar penyebab.

Root Cause Analysis memiliki beberapa tujuan utama, diantaranya:

1. Mencari akar dari suatu permasalahan yang terjadi.

2. Mempelajari akar permasalahan dan dapat memperbaikinya.

3. Mengimplementasikan solusi dari akar permasalahan tersebut

untuk mencegah permasalahan terjadi kembali di masa depan.

Adapun, beberapa prinsip dasar yang diterapkan dalam Root Cause

Analysis adalah:

1. Fokus dalam menyelesaikan akar masalah dibandingkan

dampak umum.

2. Menyadari bahwa ada kemungkinan akar masalah lebih dari

satu.

3. Fokus dalam bagaimana dan mengapa akar masalah terjadi,

bukan siapa yang bertanggungjawab.

4. Mengumpulkan informasi faktual sebelum membuat

keputusan.

Langkah-langkah dasar dalam melakukan Root Cause Analysis:

1. Definisikan Masalah.
 Mendefinisikan masalah apa yang terjadi berserta
dengan gejala-gejalanya.

2. Kumpulkan Data.

Mengumpulkan data seperti bukti mengenai masalah

tersebut, berapa lama masalah tersebut ada, dan pengaruhnya
terhadap proses bisnis. Dalam pengumpulan data, situasi
permasalahan harus dipandang dari banyak prespektif. Salah
satu metode yang dapat digunakan adalah CATWOE, yakni
memandang permasalahan dari prespektif Customer
(Pelanggan), Actor (Karyawan), Transformation Process
(Proses yang Mengalami Masalah), World View (Gambaran
Umum Proses), Owner (Pemilik), dan Enviromental Constraint
(Hambatan dan Keterbatasan Lingkungan).

3. Identifikasi Penyebab.

Mengidentifikasi penyebab seperti memperhatikan

kondisi-kondisi yang mengarah pada terjadinya masalah, dan
juga memperhatikan apakah terjadi kemunculan masalah baru
seiring dengan masalah lama. Dalam mengidentifikasi
penyebab, Fish Bone Diagram merupakan salah satu tools
yang dapat membantu. Fish Bone Diagram mengelompokkan
faktor penyebab masalah ke dalam beberapa indikator,
umumnya digunakan 6M, yakni: Man (Orang), Material
(Bahan dan Informasi), Method (Metode Proses), Measurement
(Ketelitian Pengukuran), Machine (Mesin), dan Mother Nature
(Lingkungan). Namun dalam perkembangannya, ada banyak
indikator yang tercipta dalam pembuatan Fish Bone Diagram,
sesuai dengan hasil yang diinginkan.
4. Identifikasi Akar Masalah.

Tahap ini adalah tahap menemukan akar penyebab dari

masalah, untuk selanjutnya dipelajari, mengapa akar penyebab
ini muncul dan sebagainya. Untuk mengidentifikasi akar
masalah, kita dapat menggunakan tools Why Why Analysis.
Secara sederhana, analisis ini menggunakan pertanyaan
“mengapa” untuk setiap masalah dan faktor penyebab masalah,
sehingga ditemukan akar penyebab masalah yang sebenarnya.

Contoh: Masalah mesin rusak.

1. Mengapa? Komponen automator tidak

berfungsi.

2. Mengapa tidak berfungsi? Usia komponen

sudah melebihi batas lifetime 12 bulan.

3. Mengapa tidak diganti saat mencapai batas

tersebut? Tidak ada yang tahu batas lifetime
komponen tersebut.

4. Mengapa tidak ada yang tahu? Tidak ada

pencatatan data penggantian komponen.

Dari pertanyaan tersebut, kita dapat mengetahui bahwa

akar penyebab sebenarnya adalah tidak ada pencatatan data
penggantian komponen. Untuk memudahkan, setiap alasan
pada tiap faktor penyebab dibuatkan diagram yang mengurut
ke bawah. Hal ini kemudian sering disebut Why Why
Diagram.

5. Buat dan Implementasikan Solusi.

Tahap terakhir adalah menemukan pemecahan

bagaimana cara mengatasi akar penyebab ini, agar di kemudian
hari tidak terjadi lagi. Tentu dalam pemecahan masalahnya,
 banyak hal yang perlu diperhatikan, seperti resiko yang akan
dialami jika solusi diimplementasikan, dan lain-lain. Terakhir,
setelah solusi dapat diimplementasikan, tentu harus dilakukan
perawatan agar akar penyebab tidak menyebabkan masalah
baru lagi.

3.3. ISSUE REGISTER

Issue Register atau Issue Log adalah sebuah sistem database dimana
informasi mengenai permasalahan dalam proses dicatat dan direkam. Ketika
sebuah permasalahan dimasukkan ke dalamnya, maka semua informasi akan
dicatat sampai ditemukan solusi. Hal ini bertujuan agar orang-orang dalam
organisasi tidak kehilangan jejak informasi mengenai suatu permasalahan dan
dapat bekerja dengan optimal.

Adapun, informasi tersebut disimpan ke dalam Komponen Issue

Register, diantaranya:

1. Nomor Masalah (Issue Number/Issue Identifier).

Nomor Masalah harus bersifat unik dan beda satu dengan

lainnya, hal ini bertujuan untuk memudahkan pencarian satu masalah
dan masalah lainnya.

2. Status Masalah

Status Masalah bertujuan untuk mengetahui kondisi masalah

tersebut, apakah terbuka, dalam pengembangan, ditunda atau sudah
selesai.

3. Deskripsi Masalah (Issue Description)

Merupakan detail-detail permasalahan yang ditulis untuk

memberikan informasi pada para aktor yang terlibat dalam
penyelesaian permasalahan.
4. Kategori

Kategori penting untuk mengetahui field mana yang berhubungan

dengan permasalahan. Adapun, kategori dibagi ke dalam beberapa
jenis, yaitu:

 Technical: berhubungan dengan masalah teknis dalam proyek.

 Business Process: berhubungan dengan desain-desain proyek.

 Change Management: berhubungan dengan perubahan pada

bisnis, pelanggan atau lingkungan.

 Resources: berhubungan dengan peralatan, materi, atau

masalah individu.

 Pihak Ketiga: berhubungan dengan masalah pada vendor,

penyedia, atau pihak ketiga lainnya.

5. Tingkat Kepentingan / Prioritas

Prioritas suatu masalah meliputi seberapa pengaruhnya

masalah tersebut terhadap keberlangsungan proyek. Prioritas rendah
menandakan masalah tersebut tidak memengaruhi proyek sedemikian
berat. Prioritas sedang menandakan masalah tersebut memiliki
dampak nyata, namun tidak dapat menghentikan kelajutan proyek.
Prioritas tinggi menandakan masalah tersebut memiliki dampak yang
besar bagi kesuksesan proyek dan memiliki potensi untuk
menghentikan proyek sehingga harus diselesaikan dengan cepat.

6. Penugasan Masalah (Assigned to)

Komponen ini menunjukkan individu yang bertanggung jawab

dan ditugaskan dalam penyelesaian masalah.
7. Pengidentifikasi Masalah (Raised by)

Komponen ini memuat informasi siapa yang mengidentifikasi

dan menemukan adanya masalah.

8. Tanggal Mulai (Open Date)

Tanggal teridentifikasinya suatu masalah dalam proses.

9. Tanggal Tutup (Closed Date)

Tanggal ketika masalah terselesaikan dan telah menemukan

solusi yang tepat.

10. Pendapat (Comments)

Pendapat atau komentar dibutuhkan sebagai informasi

tambahan mengenai masalah. Komponen ini memuat informasi yang
tidak termuat pada komponen sebelumnya, misalnya bagaimana
masalah tersebut terselesaikan, dan apakah masalah tersebut terhubung
dengan aktivitas atau masalah lain.
4. HASIL PEMODELAN PROSES BISNIS ANGGOTA KELOMPOK
4.1. HASIL PEMODELAN PROSES PENYUSUNAN KRS MADE
WAHYU ADITYA ARTA.

4.2. HASIL PEMODELAN PROSES PENYUSUNAN KRS PUTU

AGISNA FRANSISCO.
 4.3. HASIL PEMODELAN PROSES PENYUSUNAN KRS KARTIKA
NIKOVA.

5. HASIL DISKUSI ANALISIS PROSES BISNIS

Dari diskusi yang dilakukan kelompok kami, Model Proses Bisnis

Penyusunan KRS Mahasiswa di UNDIKSHA milik anggota bernama Putu
Agisna Fransisco yang akan di analisis lebih lanjut.

5.1. VALUE ADDED & WASTE ANALYSIS PADA PROSES

PENYUSUNAN KRS.

Tabel 1. Value-Added and Waste Analysis

No. Aktivitas Pelaksana Jenis Aktivitas

1. Membuat website untuk UPT – TIK Incindental Waste
penyusunan KRS Mahasiswa UNDIKSHA Activity
 2.. Memberi akun dan password UPT – TIK Incindental Waste
UNDIKSHA
untuk websie penyusunan KRS Activity
Mahasiswa
3. Memberi informasi Dosen Incindental Waste
penyusunan KRS terhadap Pembimbing Activity
mahasiswa Akademik
4. Menanggapi pertanyaan dan Dosen Value Added
membantu mahasiswa Pembimbing
menyusun KRS Akademik
5. Memeriksa dan memvalidasi Dosen Value Added
KRS yang telah di ajukan oleh Pembimbing
mahasiswa Akademik

5.2.ROOT-CAUSE ANALYSIS PADA PROSES PENYUSUNAN KRS.

Dalam analisis akar penyebab masalah, kami menggunakan tools Fish
Bone Diagram yang mengelompokkan penyebab kesalahan ke dalam
beberapa bagian, kali ini kami mengelompokkanya menjadi enam field,
Man atau sumber daya manusia, Machine atau sumber daya mesin (web),
Methods atau metode proses, Materials atau sumber daya bahan dan
informasi, Mother Nature atau lingkungan, dan Policy atau peraturan.
 Gambar 10. Fish Bone Diagram
Man Machine Methods

Keterlambatan Terjadi gangguan pada website saat Tahapan-tahapan

kinerja, kesalahan jadwal penyusunan KRS telah penyusunan KRS
prosedur dan dimulai (tidak bisa diakses). tidak efisien sumber
komunikasi oleh daya (pemberian
panitia maupun Tidak ada informasi pemberitahuan informasi terpecah-
kepada mahasiswa melalui e-mail
dosen pembimbing pecah dan tidak
mengenai jadwal penyusunan KRS.
akademik dalam memusat pada satu
penyusunan KRS Tidak ada pemberitahuan kepada sistem)
Mahasiswa Baru. mahasiswa saat pembagian kelas
rombel (rombongan belajar).
Policy Materials Mother Nature

Tidak ada peraturan Rombongan belajar (rombel) Lingkungan tidak

tertulis yang jelas berganti secara terus-menerus memungkinkan untuk
maupun sanksi jika dalam jangka waktu yang cukup mengakses internet
tidak memenuhi lama dan membuat kebingungan. (kemungkinan untuk
persyaratan terjadi sangat kecil
penyusunan KRS Jumlah KRS yang diterima sehingga dianggap
mahasiswa tidak sesuai dengan
(membayar iuran) tidak ada atau nihil).
yang seharusnya diterima.

Selanjutmya, untuk menemukan akar penyebab masalah, kami

menggunakan tools Why Why Diagram, dimana tools ini menjelaskan
alasan dari adanya faktor masalah yang telah dijabarkan pada Fish Bone
Diagram di atas.
 Gambar 11. Why Why Diagram

Tidak ada Tidak ada Keterlambatan Pemberian Rombongan Jumlah KRS

peraturan tertulis pemberitahuan serta kesalahan informasi belajar (rombel) yang diterima
yang jelas kepada prosedur dan mengenai KRS berganti secara mahasiswa
maupun sanksi mahasiswa komunikasi terpecah-pecah terus-menerus tidak sesuai
jika tidak melalui email panitia dalan dan tidak dalam jangka dengan yang
memenuhi mengenai jadwal penyusunan memusat pada waktu yang seharusnya
persyaratan dan pembagian KRS. satu sistem. cukup lama. diterima.
penyusunan KRS rombel kelas.

Website penyusunan Kurangnya koordinasi Informasi belum fixed

KRS UNDIKSHA yang baik antar satu (tepat) namun sudah di
kurang informatif orang dengan orang / rilis.
sistem lainnya.

Kurangnya ketelitian dan koordinasi panitia dalam

bekerja (Bekerja tidak sesuai prosedur).

Pemanfaatan Sistem Informasi Website kurang

sehingga informasi tidak tersampaikan dengan baik.

Adapun dari hasil analisis, ditemukan dua akar penyebab

permasalahan dalam Pengisian KRS di UNDIKSHA, yakni:
1. Kurangnya ketelitian dan koordinasi panitia dalam bekerja.

2. Pemanfaatan Sistem Informasi Website kurang sehingga informasi

tidak tersampaikan dengan baik dan sistematis.
 5.3.ISSUE REGISTER PADA PROSES PENYUSUNAN KRS.
No. Permasalahan Status Deskripsi Kategori Prioritas Pendapat

1. Kurangnya Dalam Kurangnya Change Prioritas Solusinya

ketelitian dan pengembangan ketelitian dan Management tinggi adalah membuat
koordinasi koordinasi kalender
panitia dalam membuat jobdesk yang
bekerja. informasi di berisi deadline
(Bekerja lapangan sehingga
tidak sesuai berubah-ubah memudahkan
prosedur) seperti pada koordinasi dan
saat kontrol
pembagian manajemen.
kelompok
belajar.
2. Pemanfaatan Dalam Informasi Techincal Prioritas Membuat tim
Sistem pengembangan mengenai tinggi. khusus yang
Informasi penyusunan mengendalikan
Website KRS tidak Website
kurang dapat diakses Penyusunan
sehingga di satu media KRS untuk
informasi (website) pengunggahan
tidak sehingga informasi
tersampaikan menyebabkan maupun
dengan baik. kebingungan maintance
di kalangan secara berkala,
mahasiswa. sehingga
informasi dapat
memusat di satu
tempat saja
6. HASIL DISKUSI USULAN PERBAIKAN PROSES BISNIS

Dari hasil diskusi analisis proses bisnis yang telah dilakukan

menggunakan Value-Added & Waste Analysis, Root Cause Analysis, dan
Issue Register, kami mendapat usulan perbaikan sebagai berikut:
1. Pada Tabel 1. Value-Added and Waste Analysis di atas, langkah
Nomor 3 (Memberi informasi penyusunan KRS terhadap mahasiswa
oleh Dosen Pembimbing Akademik) dapat diubah menjadi Pure Waste
Activity dengan cara menambahkan satu segmen informasi step-per-
step untuk melakukan pengisian KRS secara jelas di Website
UNDIKSHA. Hal ini akan mengurangi langkah yang harus dilakukan
secara manual oleh Dosen Pembimbing Akademik, sehingga proses
bisnis dapat berjalan lebih efisien. Dengan begini, mahasiswa hanya
bertanya pada Dosen Pembimbing Akademik ketika menemui masalah
pada saat menyusun KRS, karena informasi dasar telah disediakan
sejak awal.
2. Pada laporan 5.2. Root Cause Analysis pada Penyusunan KRS kami
mendapatkan dua buah akar penyebab yang membuat proses bisnis
tidak efektif dan efisien. Kedua hal tersebut adalah:
1. Kurangnya ketelitian dan koordinasi panitia dalam bekerja.
2. Pemanfaatan Sistem Informasi Website kurang sehingga
informasi tidak tersampaikan dengan baik dan sistematis.

Dan, kedua masalah ini telah diberikan solusi pada laporan 5.3.
Issue Register pada Penyusunan KRS, adapun solusi tersebut
adalah:

1. Membuat kalender jobdesk yang berisi rincian pekerjaan

masing-masing orang beserta deadline-nya sehingga
memudahkan koordinasi dan kontrol manajemen, serta
informasi yang diberikan bersifat benar dan tidak ambigu.

2. Membuat tim khusus yang mengendalikan Website

Penyusunan KRS untuk pengunggahan informasi maupun
maintance secara berkala, sehingga informasi dapat memusat
di satu tempat saja.
 DAFTAR PUSTAKA

Locwin, Ben Ph.D. “When To Use A Fishbone Diagram … And Why You Should

Do It More Often Than You Think.” Dalam https://www.pharmaceutical

online.com/ doc/when-to-use-a-fishbone-diagram-and-why-you-

should-do-it-more-often-than-you-think-0001, diakses pada 29 November

2020.

Leanopedia. “What is Value Added Analysis? A Guide to Show How it

Works.” Dalam https://leanopedia.com/what-is-value-added-analysis/, diakses

20 November 2020.

Shift Indonesia. 2012. “Why Why Analysis: Menemukan Akar dari Suatu Masalah.”

Dalam http://shiftindonesia.com/why-why-analysis-menemukan-akar-

dari-suatu-masalah/, diakses pada 29 November 2020.

Shift Indonesia. 2013. “5 Langkah Lakukan Root Cause Analysis sebagai Bagian dari

Problem Solving.” Dalam http://shiftindonesia.com/5-langkah-lakukan-root-

cause-analysis-sebagai-bagian-dari-problem-solving/, diakses pada 16

November 2020.

Sholiha, Annisa. 2018. “Project Issue Management: Issue Log (Bagian 2).” Dalam

https://magnaqm.com/project-management-articles/project-issue-

management-issue-log-bagian-2/, diakses pada 18 November 2020.

Tableau. “Root cause analysis, explained with examples and methods.” Dalam

https://www.tableau.com/learn/articles/root-cause-analysis, diakses 16

November 2020.

Wilson, Bill. 2015. “ROOT CAUSE ANALYSIS.” Dalam http://www.bill-

wilson.net/root-cause-analysis, diakses 16 November 2020.

 LAMPIRAN BUKTI PENGERJAAN

1. Dokumentasi pertemuan daring pertama.

2. Dokumentasi pertemuan daring kedua.

Video : https://bit.ly/DOKUMENTASI_UTS_APB
3. Dokumentasi diskusi melalui WhatsApp.