Jawaban:

1. Definisi Pemodelan Proses Bisnis.

Pemodelan proses bisnis (PPB) atau Business Process Modelling (BPM) adalah representasi
dari fungsi-fungsi yang berkaitan dengan kegiatan bisnis seperti input, control, output,
resource. Business process modeling dimanfaatkan untuk mengidentifikasi bagian-bagian
mana saja yang masih perlu diperbaiki dari proses bisnis tersebut.

2. Tujuan dan Manfaat Proses Bisnis.

 Tujuan Proses Bisnis sebagai berikut:
1. Meningkatkan kecepatan proses bisnis;
2. Mengurangi waktu siklus;
3. Meningkatkan kualitas;
4. Mengurangi biaya (tenaga kerja, bahan, atau modal);
5. Mendefinisikan langkah- langkah yang harus diambil untuk mencapai tujuan.

 Manfaat Proses Bisnis sebagai berikut:

a. Memudahkan pemahaman alur proses secara terintegrasi;
b. Membantu perusahaan memahami proses bisnisnya dengan baik,
mengidentifikasi permasalahan seperti critical path atau bottleneck yang
mungkin terjadi, mengembangkan, mendokumentasikan serta
mengkomunikasikannya pada semua pemangku kepentingan bisnis;
c. Untuk dokumentasi guna peningkatan dan pengembangan proses bisnis menjadi
lebih baik sesuai kebutuhan bisnis perusahaan.

3. Elemen Penting pada Proses Bisnis.

Berikut adalah elemen penting yang harus ada dalam proses bisnis:
1) Activities (Kegiatan)
a. elemen aktif (mis. ‘masukkan pesanan penjualan’);
b. memakan waktu, membutuhkan banyak sumber daya;
c. mengubah keadaan.

2) Event (Peristiwa)
a. elemen pasif (mis. order pesanan penjualan telah dimasukkan ’);
b. mewakili kondisi / keadaan;
c. atom, seketika.

3) Business Objects (or Data)

a. artefak organisasi yang mengalami perubahan status ( Artefak adalah benda (barang-
barang) hasil kecerdasan manusia (KBBI)/benda yang dibuat oleh manusia);
b. informasi fisik atau elektronik;
c. contoh: sales order, digital object, consulting proposal.

4) Actors (or Resources)

 a. entitas yang melakukan aktivitas proses dan menghasilkan peristiwa;
b. manusia dan sistem;
c. contoh: financial officer, warehouse clerk, ERP, CRM, SAP, aplikasi X, dll.

4. Permasalahan yang terjadi pada Pemodelan Proses Bisnis.

Masalah yang kerap terjadi pada pemodelan proses bisnis sebagai berikut:
1. Perbedaan representasi konsep;
2. Perbedaan level pemecahan ke detil;
3. Perbedaan level area/ruang lingkup;
4. Perbedaan istilah.
Dari permasalahan di atas, maka harus ditetapkan mana model proses bisnis yang tepat
sesuai dengan perusahaan.

5. Contoh Proses Bisnis.

Sebuah perusahaan yang mengembangkan aplikasi seluler berencana meluncurkan
aplikasi iOS baru. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu diambil dalam proses
ini:

 Pertama, akan dilakukan riset pasar untuk mengetahui apa yang diinginkan
pasar.
 Setelah dilakukan penelitian, perusahaan akan mencari sumber daya terbaik
yang efisien untuk mengembangkan aplikasi sesuai dengan kebutuhan pasar.
 Riset pasar lainnya akan dilakukan untuk memvalidasi hipotesis kesesuaian
pasar produk. Ini akan melibatkan pelepasan MVP.
 Review dari inovator dan pengguna awal akan diambil untuk
menyempurnakan dan memodifikasi penawaran lebih lanjut.
 Setelah dilakukan modifikasi, perusahaan akan membangun strategi
pemasaran untuk mempromosikan aplikasi tersebut.
 Versi beta dari aplikasi akan diluncurkan untuk memvalidasi model
pendapatan dan fitur lainnya.
 Di final, aplikasi akan dirilis di play store.

Setiap kali aplikasi seluler baru akan diluncurkan, proses yang sama akan diulangi
dengan beberapa perubahan dan rekayasa ulang.

6. BPM life cycle.

Business Process Management Merupakan Suatu Sistem Yang Mendukung Alur Kerja Yang
Diperlukan Untuk Menjalankan Perusahaan Yang Sukses. Perusahaan Dapat Berinvestasi Di
Perangkat Lunak business Process Management Dalam Semua Aspek Bisnis, Mulai Dari
Desain, Pengendalian, Dan Bahkan Analisis Kinerja Dan Data. Perusahaan Yang
Menggunakan Teknologi business Process Management Mampu Mengatasi Tantangan Dan
Mengenali Peluang Masa Depan Sebelum Pesaing Mereka Melakukannya. Dengan Kata Lain
Maka Perusahaan Yang Menggunakan business Process Management Dapat Bersaing Di
 Pasar Saat Ini. Dengan Sistem business Process Management, Maka Otomasi Suatu Proses
Bisnis Akan Dapat Dilakukan Secara Cepat. Pada Process Lifecycle Ini Berbentuk
Suatu loop Tertutup Dimana Setelah Fase Terakhir, Proses Akan Selalu Dapat Berulang Ke
Fase Pertama Kembali. Dukungan Terhadap full Process Lifecycle Seperti Ini Tentunya Akan
Sangat Membantu Perusahaan Dalam Usaha Dalam Peningkatan Kualitas Proses Bisnisnya
Yang Berkesinambungan.

Siklus Manajemen Bisnis Proses Dibagi Menjadi Beberapa Fase, Yaitu:

a. Fase (re)design.
Di Fase Ini Model Proses Akan Dirancang. Model Ini Ditransformasikan Menjadi Sistem
Yang Berjalan Pada Fase Yang Kedua Yaitu implement Dan configure.

b. Fase implement  dan  Configure

Fase Ini Akan Sangat Singkat Apabila Model Sudah Terbentuk Dan Dapat Dieksekusi
Serta Sistem WFM (Workflow Management) Atau BPM (Business Process Management)
Sudah Berjalan. Fase Ini Dapat Memakan Waktu Yang Lama Apabila Modelnya Informal
Dan Perlu Dikodekan Dengan Menggunakan Beberapa Bahasa Pemrograman
Konvensional.

c. Fase Run & Adjust

Setelah Sistem Mendukung Proses Yang Dirancang, Maka Fase run & Adjust Kemudian
Dimulai. Pada Fase Ini, Proses Dilakukan Dan Disesuaikan Kembali Apabila Diperlukan.
Pada Fase run & Adjust, Proses Tidak Didesain Ulang Dan Tidak Ada software Baru Yang
Dibuat.  Hanya Kontrol Yang Telah Ditentukan Yang Digunakan Untuk Mengadaptasi
Atau Mengkonfigurasi Ulang Proses.

7. Pekerjaan/aktivitas yang dilakukan pada setiap tahapan di BPM life cycle.

A. Proses Identifikasi
Fase pertama dimulai dengan masalah kebutuhan bisnis yang diajukan. Proses yang
relevan dengan masalah yang ditangani diidentifikasi, dibatasi, dan juga saling terkait satu
sama lainnya. Hasil identifikasi proses adalah arsitektur proses yang baru atau diperbarui,
yang memberikan gambaran keseluruhan proses dalam suatu organisasi dan
hubungannya. Arsitektur ini kemudian digunakan untuk memilih proses atau dengan kata
 lain, mengatur proses mana saja yang akan dikelola dalam life cycle dari BPM. Biasanya,
proses identifikasi dilakukan secara paralel dengan identifikasi performance metrics.

B. Proses Pemodelan (Discovery Process)

Pada fase ini, keadaan dari masing-masing proses yang relevan didokumentasikan dalam
bentuk satu atau beberapa model yang apa adanya (menyajikan berbagai opsi model
untuk dianalisis).

C. Proses Analisis
Dalam fase ini, masalah yang terkait dengan proses diidentifikasi, didokumentasi, dan
dalam waktu tertentu dikuantifikasi menggunakan performance metrics. Output dari fase
ini adalah kumpulan masalah terstruktur. Masalah-masalah ini nantinya akan
diprioritaskan berdasarkan dampak potensial yang diakibatkan, serta upaya yang
diperlukan untuk menyelesaikannya.

D. Proses Perancangan Ulang (Redesign Process)

Fase yang juga disebut sebagai proses perbaikan ini bertujuan untuk mengidentifikasi
perubahan pada proses. Proses ini akan membantu mengatasi masalah yang diidentifikasi
pada fase sebelumnya dan memungkinkan organisasi untuk memenuhi tujuan kinerjanya.
Beberapa opsi perubahan dianalisis dan dibandingkan dalam performance metrics yang
dipilih. Oleh karena itu, proses perancangan ulang dan proses analisis berjalan seiring
(ketika opsi perubahan baru diusulkan, opsi tersebut dianalisis menggunakan teknik pada
proses analisis). Selanjutnya, opsi perubahan yang paling menjanjikan dipertahankan dan
digabungkan menjadi proses yang dirancang ulang. Output dari fase ini biasanya
merupakan model proses yang akan dating.

E. Proses Implementasi
Dalam fase ini, perubahan yang diperlukan untuk berpindah dari model sementara
sebelumnya ke model yang siap digunakan dieksekusi atau diimplementasikan.
Implementasi proses mencakup dua aspek: manajemen perubahan organisasi dan
otomatisasi. Manajemen perubahan organisasi mengacu pada serangkaian kegiatan yang
diperlukan untuk mengubah cara kerja semua peserta yang terlibat dalam proses.
Kegiatan-kegiatan ini meliputi:
 Menjelaskan perubahan pada peserta proses sampai mereka memahami baik
perubahan apa yang diperkenalkan dan mengapa perubahan tersebut
bermanfaat bagi perusahaan.
 Menempatkan rencana manajemen perubahan sehingga stakeholder tahu kapan
perubahan akan berlaku dan pengaturan transisi seperti apa yang akan
dikerjakan untuk pengalokasian selama transisi ke proses eksekusi model.
 Melatih pengguna BPM (pegawai) bekerja dengan cara baru dan memantau
perubahan untuk memastikan transisi yang lancar ke proses yang akan dilakukan.

Sedangkan proses otomatisasi itu mengacu pada pengembangan dan penyebaran

sistem TI (atau versi yang ditingkatkan dari sistem TI yang ada) yang mendukung
proses yang akan terjadi. Sistem TI ini harus mendukung peserta proses dalam kinerja
tugas, termasuk di dalamnya menugaskan fungsi-fungsi kepada peserta proses,
membantu peserta proses untuk memprioritaskan pekerjaan mereka, memberikan
peserta proses dengan informasi yang mereka butuhkan untuk melakukan tugas, dan
melakukan cross-check otomatis dan tugas-tugas otomatis lainnya jika
memungkinkan.
F. Proses Pemantauan (Monitoring Process)
Setelah proses yang didesain ulang sudah berjalan, data yang relevan dikumpulkan dan
dianalisis untuk menentukan seberapa baik proses tersebut berkenaan dengan ukuran
dan tujuan kinerja. Hambatan-hambatan, kesalahan berulang, atau penyimpangan
terhadap perilaku bisnis diidentifikasi dengan tindakan korektif dilakukan. Masalah-
masalah baru kemudian mungkin dapat muncul dalam proses yang sama atau dalam
proses lainnya, yang membutuhkan siklus untuk diulang secara berkelanjutan. Life
cycle dari BPM juga membantu kita memahami peran teknologi dalam BPM. Teknologi
informasi adalah instrumen kunci untuk meningkatkan proses bisnis. Tidak
mengherankan, spesialis IT seperti system engineer  sering memainkan peranan penting
dalam inisiatif BPM. Namun, untuk mencapai hasil yang maksimum, system
engineer  perlu menyadari bahwa teknologi hanyalah satu instrumen untuk mengelola
dan menjalankan proses. System engineer  perlu bekerja sama dengan analis proses untuk
memahami masalah apa yang memengaruhi proses tertentu. Cara terbaik mengatasi
masalah ini yaitu melalui otomatisasi atau dengan pendekatan lain.

Berikut adalah Gambar Proses dan aktivitas yang dilakukan pada setiap tahapan di BPM
life cycle: