Implementasi Proyek Peningkatan Kualitas Six Sigma Motorola

(1) identifikasi

(2) karakterisasi

(3) optimisasi

(4) institusionalisasi

IDENTIFIKASI (IDENTIFICATION)

Tujuan Identifikasi

Mengidentifikasi bisnis-bisnis kunci dari perusahaan. Tanggung jawab dari tahap ini
berada pada manajemen dan Master Black Belt.

Manajemen perlu memahami bahwa fokus dari Six Sigma bukan hanya pada
banyaknya kegagalan per sejuta kesempatan (DPMO) tetapi terutama pada metodologi
sistematik untuk mengurangi variasi dalam setiap proses dari bisnis-bisnis and yang berkaitan
langsung dengan pelanggan. Pertumbuhan bisnis tergantung pada bagaimana baiknya
perusahaan memenuhi kebutuhan pelanggan dalam hal kualitas, harga kompetitif, dan
penyerahan tepat waktu.

Tahap identifikasi

Langkah Pertama: Recognize

Identifikasi proses dari bisnis-bisnis kunci yang berkaitan langsung dengan

pelanggan, yang dilakukan oleh manajemen dan Master Black Belts, akan memudahkan
perusahaan untuk mengakui (recognize) bagaimana proses-proses bisnis kunci itu
mempengaruhi profitabilitas dan kemudian mendefinisikan apa yang menjadi critical-to-
business process. Dengan demikian, manajemen dan Master Black Belts harus mengetahui
dan mengakui keadaan sesungguhnya dari proses-proses bisnis kunci.

Langkah Kedua: Define

Langkah ini untuk mendefinisikan rencana-rencana tindakan (action plans) yang harus
dilakukan untuk melaksanakan peningkatan dari setiap tahap proses bisnis kunci. Tanggung
jawab dari definisi proses bisnis kunci berada pada manajemen dan Master Black Belts.
 Setiap rencana tindakan harus mengikuti prinsip RHUMBA:

Realistic (realistik)

Humanistic (memperhatikan aspek aspek manusia)

Understandable (dapat dipahami)

Measurable (dapat diukur)

Behavioral (dapat dipecah-pecah ke dalam tindakan-tindakan spesifik)

Arrainable (dapat mencapai target rencana itu).

Rencana-rencana tindakan yang baik dapat dituangkan ke dalam formulir 5W-2H,

dengan urutan-urutan:

1. What (rencana tindakan apa yang akan dilaksanakan)

2. When (periode waktu pelaksanaan rencana tindakan itu)
3. Where (dalam tahap proses mana rencana tindakan itu akan diterapkan)
4. Who (personel siapa yang bertanggung jawab dalam melaksanakan rencana tindakan
itu)
5. Why (mengapa rencana tindakan itu dipilih)
6. How (bagaimana rencana tindakan itu akan diterapkan)
7. How Much (berapa besar biaya yang harus dikeluarkan untuk mencapkan rencana
tindakan itu).
Pada tingkat manajemen puncak, sasaran-sasaran yang ditetapkan akan menjadi
tujuan strategik dari organisasi, seperti: meningkatkan return-on-investment (ROI) dan
pangsa pasar (market share). Pada tingkat operasional, sasaran mungkin untuk meningkatkan
output produksi, produktivitas, menurunkan cacat produk biaya operasional, dll. Pada tingkat
proyek, sasaran juga dapat serupa dengan tinglaroperasional, seperti: menurunkan tingkat
cacat produk, menurunkan downtime mesin, meningkatkan output dari setiap proses
produksi, dll.

KARAKTERISASI (CHARACTERIZATION)

Tujuan Karakterisasi
 Menilai di mana suatu proses pada waktu tertentu harus diukur dan membantu
menetapkan tujuan-tujuan yang harus dicapai perusahaan melalui proyek peningkatan
kualitas Six Sigma itu. Dengan kata lain dari tahap karakterisasi adalah: memahami tingkat
kinerja yang sekarang ng jawab dari tahap karakterisasi berada pada Black Belts.

Suatu tujuan yang baik harus mengikuti prinsip SMART:

Specific (tujuan harus dirumuskan secara spesifik)

Measurable (hal-hal spesifik itu harus dapat diukur)

Achievable (dapat dicapai)

Result-oriented (berorientasi pada hasil-key process output variable KPOV).

Timely (pencapaian target harus tepat waktu).

Dalam tahap karakterisasi, biasanya Six Sigma Black Belts memilih satu atau lebih
karakteristik kunci dari produk dan membuat suatu deskripsi terperinci dari setiap langkah
dalam proses pembuatan produk itu. Langkah-langkah proses dapat menggunakan diagram-
alir proses (process flowchart). Black Belts kemudian melakukan pengukuran-pengukuran
yang diperlukan, mencatar hasil-hasil pada kartu pengendalian proses-process control cards,
dan melakukan analisis tentang kapabilitas proses jangka pendek dan jangka panjang.

Tahap karakterisasi

Langkah Ketiga: Measure

Terdapat tiga hal penting dalam langkah pengukuran ini, yaitu:

(1) Memilih karakteristik critical-to-quality (CTO) kunci yang berhubungan langsung

dengan kebutuhan pelanggan.

(2) Mendefinisikan standar-standar Pengukuran, dan (3) melakukan validasi terhadap

sistem pengukuran itu. Tanggung o langkah ini pada Six Sigma Black Belts.

Langkah Keempat: Analyze

Terdapat tiga hal penting dalam langkah analisis ini, yaitu:

(1) Menentukan kapabilitas proses (Cp)

(2) Mendefinisikan target-target kinerja
(3) Mengidentifikasi sumber-sumber variasi
 Tanggung jawab langkah analisis berada pada Six Sigma Black Bels. Analisis
dilakukan untuk mengidentifikasi kesenjangan yang terjadi antara kinerja sekarang dengan
target yang diharapkan. Alat-alat analisis dapat menggunakan statistika deskriptif dan/atau
statistika induktif. Analisis terhadap kapabilitas proses hanya boleh dilakukan apabila proses
berada dalam kondisi stabil.

OPTIMISASI (OPTIMIZATION

Tujuan Optimasi

Mengidentifikasi langkah-langkah apa yang dibutuhan untuk dilaksanakan dalam

meningkatkan suatu proses dan menurunkan sumber-sumber utama penyebab variasi. Dengan
kata lain, tujuan dari optimisasi adalah mencapai terobosan peningkatan dramatik. Tanggung
jawab dari tahap optimisasi berada pada Six Sigma Black Belts.

Black Beits harus mampu menentukan variabel-variabel mana yang harus

dikendalikan secara ketat, sehingga sasaran akhir dari optimisasi, yaitu: meningkatkan dan
mengendalikan proses dapat tercapai. Hasil-hasil yang diperoleh dalam tahap ini, dapat
digunakan untuk memodifikasi batas-batas proses yang lebih baik, memodifikasi langkah-
langkah tertentu dari proses, dan/atau memilih material dan peralatan yang lebih baik.

Black Belts akan memeriksa variabel-variabel yang terkait dengan prinsip 7M:

1. Manpower (tenaga kerja): berkaitan dengan keterampilan kerja.

2. Machines (mesin-mesin): berkaitan dengan sistem perawatan preventif terhadap
main-mesin produksi, termasuk fasilitas dan peralatan lain.
3. Methods (metode kerja): berkaitan dengan metode kerja yang benar, mengikuti
prosedur-prosedur kerja yang ditetapkan.
4. Materials (bahan baku dan bahan penolong): berkaitan dengan kualifikasi:
keseragaman bahan baku dan bahan penolong yang digunakan dalam p produksi,
serta penanganan terhadap bahan baku dan bahan penolong.
5. Media: berkaitan dengan tempat dan waktu kerja yang memperhatikan aspek-
aspek kebersihan, kesehatan dan keselamatan kerja, dan lingkungan kerja
kondusif.
 6. Motivation (motivasi): berkaitan dengan sikap kerja yang benar dan profesional
(kreatif, proaktif, mampu bekerjasama dalam tim, dll), yang dalam hal ini akan
sangat tergantung pada sistem balas jasa dan penghargaan kepada tenaga kerja.
7. Money (keuangan): berkaitan dengan dukungan keuangan yang mantap guna
memperlancar proyek peningkatan kualitas Six Sigma yang akan ditetapkan.

Tahap Optimisasi

Langkah Kelima: Improve

Black Belts sebagai penanggung jawab harus kreatif dalam mencari cara-cara baru
untuk meningkatkan proses agar menjadi lebih baik, lebih efisien, dan lebih cepat agar
mencapai sasaran kinerja. Penggunaan manajemen proyek dan alat-alat manajemen akan
sangat intensif

Dalam langkah improve akan terdapat tiga hal pokok yang harus dikerjakan, yaitu:

(1) Mengetahui penyebab potensial yang menyebabkan variasi proses

(2) Menemukan hubungan variabel-variabel kunci penyebab variasi itu
(3) Menctapkan batas batas toleransi operasional.

Langkah Keenam: Control.

Langkah control akan mengendalikan karakteristik sistem yang kritis terhadap nilai
untuk pelanggan. Terdapat tiga hal pokok yang harus dilakukan dalam langkah pengendalian,
yaitu: (1) melakukan

(1) Melakukan validasi terhadap sistem pengukuran

(2) Menentukan kapabilitas proses yang telah tercapai sekarang
(3) Menerapkan rencana-rencana pengendalian proses.

INSTITUSIONALISASI (INSTITUTIONAL ZATION)

Tujuan Institusionalisasi

Mentransformasi bagaimana praktek bisnis itu dilakukan mengikuti prinsip-prinsip

Six Sigma Dengan kata lain tujuan dari institusionalisasi adalah mengintegrasikan Six Sigma
ke dalam cara-cara praktek bisnis itu dikelola sehari-hari.
Tahap Institusionalisasi

Langkah Ketujuh: Standardize

Menstandarisasikan sistem yang telah terbukti menjadi terbaik dalam bisnis kelas
dunia. Langkah ini merupakan tanggung jawab manajemen dan Master Black Belts. Hasil-
hasil yang memuaskan dari proyek peningkatan kualitas Six Sigma harus distandarisasikan,
dan selanjutnya melakukan peningkatan terus-menerus pada jenis masalah yang lain melalui
proyek-proyek Six Sigma yang lain. Dengan demikian setelah sasaran proyek Six Sigma
tercapai, maka harus dipromosikan ke seluruh organisasi melalui manajemen dan Master
Black Belts, yang kemudian menstandardisasikan metode metode Six Sigma yang telah
memberikan hasil-hasil optimum itu.

Langkah Kedelapan: Integrate

Mengintegrasikan metode-metode standar dan proses ke dalam siklus desain, di mana

salah satu prinsip dari Design for Six Sigma (DFSS) adalah bahwa proses desain harus
menggunakan komponen-komponen yang ada, proses-proses dan praktek-praktek yang telah
terbukti terbaik dalam kelasnya. Tanggung jawab dari langkah integrale berada pada
manajemen dan Master Black Belts. Pemahaman langkah ini oleh manajemen adalah sangat
penting untuk menilai kembali bagaimana mereka mengakui dan menghargai proyek-proyek
Six Sigma yang telah berhasil itu. Langkah integrate juga penting untuk mengintegrasikan
Six Sigma ke dalam praktek bisnis yang akan dikelola sehari-hari.