Management Life Cycle and process area

Disusun Oleh :
I Nengah Dwi Rama Kartika Jaya (2101010009)

DOSEN PENGAMPU MATA KULIAH:

I MADE DWI HITA DARMAWAN, S.E., M.SC

PRIMAKARA UNIVERSITY 2024

Management Life Cycle and process area
Manajemen Siklus Hidup (Management Life Cycle):
Merupakan pendekatan sistematis untuk mengelola suatu proyek atau inisiatif dari awal hingga akhir,
Terdiri dari serangkaian tahapan atau fase yang teratur yang membimbing jalannya proyek dan
Menyediakan kerangka kerja umum yang membantu dalam perencanaan, pelaksanaan,
pengendalian, dan evaluasi proyek.

Contoh: Manajemen siklus hidup proyek konstruksi rumah meliputi tahapan perencanaan,
pembangunan, pengendalian dan monitoring, penyelesaian dan penyerahan, serta evaluasi dan
pembelajaran.

Area Proses (Process Area):

Merupakan area atau domain spesifik yang mencakup tugas-tugas atau aktivitas tertentu yang harus
dilakukan dalam setiap tahap siklus hidup manajemen, Setiap area proses memiliki tanggung jawab
dan fokus yang unik, tetapi terkait erat dengan pencapaian tujuan dalam tahapan tertentu dari siklus
hidup proyek.

Contoh: Dalam tahap perencanaan proyek konstruksi rumah, beberapa area proses yang terlibat
mungkin termasuk identifikasi kebutuhan rumah, membuat rencana desain, menetapkan anggaran,
dan menetapkan jadwal.

Jadi, keduanya dapat memberikan pemahaman yang lebih komprehensif tentang bagaimana suatu
proyek dijalankan dari awal hingga akhir, dengan mengidentifikasi area proses yang diperlukan dalam
setiap tahapan siklus hidup manajemen untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Dengan demikian,
manajemen siklus hidup dan area proses bekerja bersama-sama untuk memastikan pengelolaan
proyek yang efektif dan efisien.

Business Process Lifecyle terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut:

a. Definisi Proses: Pada fase ini pemilik proses akan merancang, menganalisa dan
mendefinisikan proses bisnis yang akan diotomasi yang dimulai dari alur aktifitas, alur
informasi, aturan dan kebijakan bisnis, sumber daya yang dibutuhkan, hingga perhitungan
performansinya (Key Performance Indicators / KPI) seperti lamanya waktu proses, biaya
seluruh aktifitas, dsb. Pada beberapa software solusi BPM, tahap ini dapat dilakukan dengan
cara memodelkan dan menggambarkan prosesnya secara grafis visual, seperti layaknya
Microsoft Visio.
Setelah dimodelkan, kita bahkan dapat melakukan simulasi jalannya proses untuk
mengidentifikasi critical path dan bottleneck yang mungkin terjadi. Pada simulasi tersebut,
kita juga dapat mendefinisikan semacam Service Level Agreements (SLA) untuk menguji
performansi rancangan proses tersebut. Diharapkan dengan adanya software untuk simulasi
rancangan proses, pemilik proses dapat memperoleh masukan sebelum proses benar-benar
diimplementasi dengan membuat proses yang benar-benar optimal dan memiliki
performansi yang cukup tinggi.
b. Eksekusi & Kontrol Proses: Hasil dari pemodelan dan perancangan proses yang dilakukan
oleh manajer proses kemudian dioper ke bagian IT untuk dilakukan otomasi. Setelah
dilakukan implementasi, maka pada fase inilah karyawan dan pihak-pihak terkait akan
 menjalankan proses sesuai dengan aturan yang telah didefinisikan sebelumnya, dan
supervisor dan manajer proses bertugas untuk mengontrol jalannya proses tersebut.
Tindakan perbaikan diperlukan pada fase ini ketika terjadi hal-hal yang tidak sesuai dengan
ketentuan yang telah ditetapkan, seperti adanya keterlambatan waktu proses, terjadinya
exception, sumber daya tidak tersedia, dan sebagainya.
c. Monitoring & Perbaikan Proses: Proses bisnis yang telah diimplementasi dimonitor terus
performansinya melalui perhitungan Key Performance Indicators (KPI) dan ukuran-ukuran
lain yang telah ditentukan sebelumnya. Monitoring dilakukan dengan menggunakan data-
data dalam bentuk real-time, sehingga akan sesuai dengan keadaan riil di lapangan. Dari hasil
monitoring tersebut maka pihak manajemen dapat melihat dan menganalisa apakah perlu
diadakan perbaikan terhadap suatu proses bisnis atau tidak.

Siklus Manajemen Bisnis Proses dibagi menjadi beberapa fase, yaitu:

a. Fase (re)design.

Di fase ini model proses akan dirancang. Model ini ditransformasikan menjadi sistem yang berjalan
pada fase yang kedua yaitu implement dan configure.

b. Fase implement dan configure

Fase ini akan sangat singkat apabila model sudah terbentuk dan dapat dieksekusi serta sistem WFM
(Workflow Management) atau BPM (Business Process Management) sudah berjalan. Fase ini dapat
memakan waktu yang lama apabila modelnya informal dan perlu dikodekan dengan menggunakan
beberapa bahasa pemrograman konvensional.

c. Fase run & adjust

Setelah sistem mendukung proses yang dirancang, maka fase run & adjust kemudian dimulai. Pada
fase ini, proses dilakukan dan disesuaikan kembali apabila diperlukan. Pada fase run & adjust, proses
tidak didesain ulang dan tidak ada software baru yang dibuat. Hanya kontrol yang telah ditentukan
yang digunakan untuk mengadaptasi atau mengkonfigurasi ulang proses.

Sumber:

Azis, A. (n.d.). Manajemen Siklus Hidup Proses Bisnis (Business Process Lifecycle Management).
Retrieved from asepazis.wordpress: https://asepazis.wordpress.com/manajemen-siklus-
hidup-proses-bisnis-business-process-lifecycle-management/

Berliani, M. I. (2021, August 4). Business Process Management Life Cycle. Retrieved from ccg:
https://ccg.co.id/blog/2021/08/04/business-process-management-life-cycle-/

Kissflow, T. (2024, Maret 20). An Amateur’s Guide to the BPM Life Cycle. Retrieved from kissflow:
https://kissflow.com/workflow/bpm/bpm-lifecycle-guide/