MODUL

ANALISIS PROSES BISNIS

Disusun oleh :

Fitriani i. hipi (531422040)

Dosen pengampu
Rahmat Taufik R.L Bau

Jurusan teknik informatika

Fakultas teknik
UNIVERSITAS NEGERI GORONTALO
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan
hidayah-Nya, sehingga modul Mata Kuliah analisis Proses Bisnis ini dapat diselesaikan dengan
baik.
dalam penyusunan makalah ini tidak terlepas dari peranan dan bantuan berbagai pihak.
Bahwa dengan adanya modul ini dapat membantu dan menjadi inspirasi para pembaca yang
ingin mempelajari mengenai analisis proses bisnis yang di buat dan dapat dijadikan sebagai
bahan referensi.
Saya menyadari bahwa masih banyak kesalahan dalam penyusunan modul ini. Oleh karna
itu saya selaku penyususn sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari pembaca
sekalian untuk kami jadikan bahan evaluasi.
Semoga modul ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan orang orang yang membutuhkan
khususnya para mahasiswa.
A. Tujuan Pembelajaran
Memahami dan mampu mengidantifikasi analisis proses bisnis
B. Uraian materi
1. Pengrtian proses
Proses adalah tahapan-tahapan atau langkah-langkah pengolahan yang mengubah
masukan menjadi pengeluaran

Ada beberapa contoh proses :

 Menerima owner dari pelanggan
 Merencanakan rapat
 Merakit komponen
 Mengadakan audit
 Memilih pemasok
 Mengelola stok gudang, dll.

Istilah yang sering digunakan dalam pembahasan mengenai proses, yaitu :

 Pemasok
Pemasok adalah pihak terkait sebelum proses yang menjadi objek observasi.
Pemasok harus menyiapkan input sesuai dengan permintaan yang berasal dari peilik
proses.

Pemasok terbagi atas 2 yaitu

 Pemasok internal
Pemasok internal adalah pihak dalam perusahaan yang menggunakan sesuatu
yang dihasilkan proses (rekan kerja) sebelumnya di dalam perusahaan. Dengan
kata lain pelanggan internal adalah proses selanjutnya dan proses yang di amati
 Pelanggan eksternal
Pelanggan eksternal adalah pihak diluar perusahaan yang menggunakan sesuatu
(barang/jasa/inforamasi) yang dihasilkan oleh perusahaan.
 Pelanggan
Pelanggan adalah pihak terkait setelah proses yang menjadi objek observasi. Dengan
kata lain pelanggan adalah pihak yang menerima dan menggunakan hasil (output)
dari proses.

Pelaangaan terbagi atas 2 yaitu :

 Pelanggan internal
pelanggan internal adalah pihak dalam perusahaan yang menggunakan sesuatu
yang dihasilkan proses (rekan kerja) sebelumnya di dalam perusahaan. Dengan
kata lain pelanggan internal adalah proses selanjutnya dari proses yang diamati.
 Pelanggan ekternal
Pelanggan eksternal adalah pihak di luar perusahaan yang menggunakan sesuatu
(barang/jasa/informasi) yang dihasilkan oleh perusahaan.

 Input
Input adalah segala sesuatu yang menjadi masukan awal ke dalam sebuah proses
dapat berupa barang (material), jasa maupun informasi.

Ada tiga macam input yaitu :

Barang : produk dan karakteristik fisik
Jasa : pekerjaan yang dilakukan
Informasi : laporan, saran, intruksi, data.

 Output
Output adalah segala sesuatu yang dihasilkan oleh sebuah proses. Seperti halnya
dengan input, output juga dapat berupa barang (material), jasa maupun informasi
2. Devinisi proses bisnis
Proses bisnis adalah serangkaian aktivitas bisnis yang berkaitan dengan produk bisnis.
Aktivitas tersebut akan memiliki syarat dan ketentuan yang berlaku sehingga apu
memenuhi tujuan bisnis.
Proses bisnis adalah sekumpulan aktivitas mewujudkan tujuan bisnis mulai dari input,
kemudian menambahkan nilai (value) untuk mendapatkan output berupa hasil yang
diinginkan konsumen, dengan definisi yang jelas tentang awal proses, akhir proses, input
dan output.
Proses bisnis dari sebuah perusahaan (organisasi) dapat dinyatakan sebagai sebuah
kumpulan dari banyak proses dan aktivitas. Proses-proses tersebut dapat dibedakan
menjadi dua kategori utama yaitu proses inti dan proses pendukung.

 Proses inti
Proses Inti adalah proses yang dimulai dengan identifikasi persyaratan pelanggan
(customer requirement), kebutuhan pelanggan (customer need), harapan pelanggan
(customer expectation), dan diakhiri dengan pengiriman ke pelanggan dan
penerimaan pembayaran.

Karakteristik dari proses inti adalah sebagai berikut :

 Proses-proses yang menyediakan keharusan terhadap barang/jasa/hal terkaitnya.
produk harus memiliki layar dengan ukuran tertentu dan memenuhi spesifikasi
teknis tertentu (requirement)
 Proses-proses yang dapat diusahakan terhadap produk/jasa/hal terkaitnya,
pelanggan berharap produk tersebut memiliki tampilan yang menarik dan mudah
digunakan (expectation)
 Proses-proses yang mentransformasikan kebutuhan pelanggan menjadi produk
yang diinginkan. pelanggan ingin produk tersebut dapat membantunya dalam
memenuhi kebutuhannya (needs)
 Beberapa proses yang merupakan proses inti :

 Pemasaran
 Penjualan
 Pembelian
 Penyerahan produk / jasa
 Penagihan dan penerimaan pembayaran
 Perencanaan produksi
 Produksi

 Proses pendukung
Proses pendukung adalah proses yang meskipun tidak secara langsung memberikan
nilai tambah pada produk, namun perlu dilakukan untuk menjaga kelangsungan dari
proses inti.

3. Analisis proses bisnis

Analisis proses bisnis merupakan suatu upaya mempelajari proses bisnis yang ada
dalam satu atau beberapa organisasi.

Analisis proses bisnis di bagi menjadi 5 tahapan

Pengukuran Self assesment

Dokumentasi
dan evaluasi
proses kinerja kinerja

Rencana
Emprovement
pengebangan
1) Dokumentasi proses
 Dokumentasi proses adalah deskripsi rinci tentang bagaimana menjalankan suatu
proses. Ini menguraikan langkah-langkah tepat yang diperlukan untuk menyelesaikan
tugas dari awal hingga akhir.
Dokumentasi proses berfungsi sebagai peta jalan bagi anggota tim yang
membantu memperjelas langkah-langkah yang di perlukan untuk membuat suatu
proses baru.
Adapun beberapa manfaat dokumetasi proses
 Kita dapat membuah sebuah sistematika/tahapan yang di patenkan
 analisis proses agar kita tau proses manakah yang kurang
 manfaat dari tiap-tiap rincian
 stakeholder, kita harus tau siapa dan apa yang melakukan sebuah aktivitas
 stakeholder merupakan pemegang peran sedangkan flowchart adalah diagram
yang di gunakan untuk menggambarkan alir proses
simbol dan fungsi dari flowcard
2) pengukuran kinerja
pengukuran kinerja adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengukur nilai
perusahaan. Pengukuran yang dilakukan nantinya akan dipakai memberikan umpan
balik dalam bentuk tindakan yang praktis dan tepat dan memberi informasi mengenai
prestasi implementasi rencana dan titik dimana perusahaan membutuhkan penyesuaian
dengan kegiatan perancangan dan penanganan.
Tujuan pengukuran kinerja adalah untuk menghasilkan data yang kemudian
apabila data tersebut dianalisis secara tepat akan memberikan informasi yang akurat
bagi manajemen dalam pengambilan keputusan untuk
meningkatkan kinerja perusahaan.
Manfaat pengukuran kinerja
 Menelaah kinerja pada kemauan konsumen sehingga perusahaan menjadi
lebih dekat dengan konsumen dan membuat semua individu yang terlibat
dalam perusahaan berupaya membuat konsumen merasa puas.
 Mendorong karyawan untuk memberikan pelayanan gelang rantai pelanggan
dan distributor intern.
 Mengenali beragam inefisiensi dan juga mengupayakan inefesiensi tersebut
berkurang.
 Menciptakan target yang stategis lebih nyata sehingga proses pembelajaran
perusahaan/organisasi bisa dipercepat.
 Menciptakan kesepakatan untuk membuat perubahan perilaku dengan
memberikan penghargaan.

3) Self assessment dan evaluasi kinerja

Self assessment adalah teknik untuk mengevaluasi tingkat kinerja perusahaan dan
prosesnya. Tujuan self assessment adalah memberikan gambaran tentang proses-
proses yang berjalan dengan baik dan proses apa saja yang harus di tingkatkan.
Untuk melakukan self assessment, proses bisnis sebuah organisasi harus di
dokumentasi terlebih dahulu. Manfaat self assessment yaitu :
 Sebuah organisasi akan di paksa untuk melakukan 2 langkah awal yang sangat
penting yaitu dokumentasi proses dan juga menentukan ukuran untuk kinerja dari
proses
 Memberikan gambaran mengenai kebutuhan dan potensi peningkatan
 Pengarahan peningkatan sumber daya ke area atau proses yang benar

Ukuran kinerja dalam self assessment

Ukuran kinerja yang di gunakan harus dapat mencakup keseluruhan dari proses
bisnis. Ada beberapa tantangan dalam membuat sistem self assessment ini :

 Mendefinisikan proses inti dalam organisasi dan menentukan mana yang harus
diikutkan dalam self assessment
 Menghubungan ukuran kinerja dengan proses inti
 Menentukan interval waktu pelaksanaan self assessment

Agar self assessment berguna, maka hasil pengukuran tersebut harus

diinterpretasikan. Ada beberapa alat yang dapat digunakan untuk memprioritaskan
usaha peningkatan berdasarkan self assessment

a) Trend Analysis
Trend analysis adalah analisa perkembangan tingkat kinerja
 b) Spider Chart
Spider chart adalah sebuah tool untuk membandingkan tingkat kinerja sebuah
organisasi dengan organisasi lain

c) Performance Matrix
Performance matrix digunakan untuk menganalisis tidak hanya sebaik apa proses
bisnis dilakukan tetapi seberapa penting proses tersebut.

tujuh alat pengendali mutu

 Tujuh alat pengendali mutu ini adalah suatu metode atau perlengkapan statistik
minimal yang harus di kuasai oleh setiap kariyawan dan harus di terapkan

1. Check sheet
Check sheet ini memberikan informasi penting mengenai kemungkinan penyebab
utama kesalahan. Data hasil check sheet dapat digunakan sebagai dasar untuk
menentukan dimana perbaikan harus dilakukan. Gambaran check sheet

2. Fishbone
fishbone adalah salah satu metode untuk menganalisa penyebab dari sebuah
masalah atau kondisi. Fungsi  dasar diagram Fishbone adalah untuk mengidentifikasi
dan mengorganisasi penyebab-penyebab yang mungkin timbul dari suatu efek
spesifik dan kemudian memisahkan akar penyebabnya. Fishbone Diagram sendiri
banyak digunakan untuk  membantu mengidentifikasi akar penyebab dari suatu
masalah dan membantu menemukan ide-ide untuk solusi suatu masalah. Penyebab
dan subsebab di kelompokkan menjadi 6 yaitu :

1. Man ( manusia/stakeholder ) yang menjalankan bisnis itu sendiri

2. Monney ( uang ) merupakan unsur yang penting dalam bisnis. Uang berfungsi
untuk membeli barang, peralatan dan perlengkapan.
3. Method ( metode ) ini merupakan metode dalam berbisnis yang di gunakan untuk
mengatur prosses berjalannya prosedur.
 4. Machine ( mesin ) merupakan peralatan yang dapat membantu kegiatan bisnis
menjadi lancar. Mesin akan membuat sebuah pekerjaan menjadi cepat
terselesaikan. Contohnya kita akan menjual barang yang dapat di produksi dengan
mesin, itu akan lebih memudahkan kita.
5. Material ( bahan/barang ) merupakan bahan baku yang di butuhkan dalam
menjalankan proses bisnis.
6. Envirement ( lingkungan ) proses bisnis akan berjalan dengan baik jika
lingkungannya juga baik

Gambaran diagram Fishbone

4) Improvement
Improvement merupakan usaha-usaha sistematis dan berkelanjutan yang
dilakukan oleh perusahaan untuk mengeliminasi suatu masalah dan upaya
mengembangkan atau memperbaiki produk, pelayanan maupun proses. Upaya yang
dilakukan bertujuan untuk mempertahankan dan menemukan bentuk terbaik dari
perbaikan yang dihasilkan dan juga merupakan solusi untuk masalah yang ada dan
hasilnya akan bertahan, bahkan berkembang menjadi lebih baik.
Manfaat improvement sebagai berikut :

 Merampingkan alur kerja

 Perbaikan yang berkelanjutan merupakan hal yang pertama dilakukan untuk
menurunkan biaya operasional. Perbaikan berkelanjutan ini sering disebut dengan
perbaikan cepat yang merupakan metode peningkatan yang bisa diguankan untuk
mengoptimalkan alur kerja.

 Menurunkan biaya serta mencegah kelebihan biaya project

Seorang manajer perlu mengetahui biaya penyelesaian pada
suatu project. Dengan mengetahui berapa banyak biaya yang dibutuhkan serta
waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan suatu project,  Maka
manejer project dapat menghemat biaya dan menghidari kelebihan biaya.

Tahapan-tahapan improvement
 Menetapkan masalah yang di hadapi
 Mengumpulkan data
 Mencari akar masalah
 Mencari alternatif perbaikan
 Menjalankan solusi