MANAJEMEN PERKANTORAN

Nama : Hilma Habibah

NIM 2207599
Kelas : 2022-B
Dosen Pengampu : Dr. Rasto, S.Pd., M.Pd
Abi Sofyan Febrianto, M.M.

Prodi Pendidikan Manajemen Perkantoran

Fakultas Pendidikan Ekonomi Dan Bisnis
Universitas Pendidikan Indonesia
Tahun 2022
Materi 5 Manajemen Proses Bisnis
1. Proses Bisnis dalam Kajian Manajemen Perkantoran
Dalam menjalankan sebuah proses bisnis yang baik hendaknya memiliki tujuan,
input, output, penggunaan sumber daya yang jelas, punya sejumlah aktivitas dalam
beberapa tahapan, bisa pengaruhi lebih dari satu unit dalam organisasi, serta dapat
menciptakan nilai bagi pelanggan. Bahkan, proses bisnis yang baik juga perlu memiliki
tujuan untuk mengefisienkan dan meningkatkan produktivitas organisasi.
Menurut Davenport (1993), Proses bisnis adalah aktivitas yang terukur dan
terstruktur untuk memproduksi output tertentu untuk kalangan pelanggan tertentu.
Terdapat di dalamnya penekanan yang kuat pada “bagaimana” pekerjaan itu dijalankan di
suatu organisasi, tidak seperti fokus dari produk yang berfokus pada aspek “apa”. Suatu
proses oleh karenanya merupakan urutan spesifik dari aktivitas kerja lintas waktu dan
ruang, dengan suatu awalan dan akhiran, dan secara jelas mendefinisikan input dan
output.
Contoh Proses Bisnis dalam Manajemen Perkantoran:
1. Manufaktur
Tujuan: Untuk mengubah bahan mentah menjadi barang
jadi. Peserta: Staf pabrik, staf penjualan.
Input: Pemesanan kembali, pemberitahuan pembuatan, bahan
baku. Output: Barang jadi.
2. Penjualan
Tujuan: Untuk menjual barang ke pelanggan dan mengumpulkan uang dari
penjualan.
Peserta: Staf penjualan, pelanggan, staf penagihan,
gudang. Input: Pesanan penjualan.
Output: Faktur, kwitansi, dokumen pengiriman.
3. Pembelian
Tujuan: Untuk mendapatkan barang dari pemasok dan mengelola stok untuk
dijual ke pelanggan dan menghindari kehabisan stok.
Peserta: Staf gudang, staf pembelian, staf penjualan, vendor.
Input: Permintaan pembelian, pemesanan kembali.
Output: Pesanan pembelian.
Manfaat Proses Bisnis untuk Dunia Perkantoran:
a. Menjadi solusi bagi perusahaan supaya bisa membantu perusahaan melihat
gambaran bisnis secara menyeluruh (komprehensif) dan realtime.
b. Sediakan laporan yang menjelaskan mengenai perusahaan saat ini.
c. Memberi nilai kompetitif untuk persaingan bisnis yang semakin kompleks
dalam perkembangan pasar yang berubah dengan cepat.
d. Percepat respon perusahaan terhadap tantangan bisnis yang bisa muncul
secara tidak terduga.
e. Meningkatkan kemampuan perusahaan dalam melihat peluang bisnis baru
serta pergerakan pesaing.
 f. Utamakan deteksi sedini mungkin supaya terhindar dari sifat reaktif dari
umumnya perusahaan yang jadi penyebab kontraproduktif.
g. Percepat proses penilaian informasi untuk bereaksi dengan cepat serta akurat
terhadap setiap insiden dan masalah.
2. Proses Bisnis dalam Konteks Organisasi
Dengan adanya globalisai, manajemen yang efektif dari sebuah proses bisnis
suatu organisasi menjadi bertambah penting. Beberapa faktor seperti:
a. Kenaikan frekuensi dari pemesanan barang
b. Kebutuhan akan transfer informasi yang cepat
c. Pembuatan keputusan yang cepat
d. Kebutuhan untuk beradaptasi terhadap permintaan
e. Banyaknya kompetitor dari luar negeri
f. Kebutuhan untuk daur hidup yang lebih pendek
Sehingga sangatlah diperlukan perancanaan sebagai dasar untuk melakukan
perubahan atau pembuatan proses bisnis. Jadi Business Process adalah bagian utama
dalam organisasi untuk mencapai tujuan organisasi. Ini mewakili serangkaian aktivitas
yang jika digabungkan akan menghasilkan sesuatu yang bernilai bagi customer baik
internal maupun eksternal.
Proses bisnis atau Businsess Process mempunyai delapan keuntungan yang
berkualitas pada suatu organisasi, yaitu:
1. Organisasi lebih fokus pada kebutuhan customer.
2. Organisasi mampu mengendalikan dan memprediksi setiap perubahan yang
terjadi.
3. Organisasi dapat membuat pengukuran yang sistematis pada setiap perubahan.
4. Organisasi memperbaiki tingkat penggunaan sumber daya sehingga bisa
menekan biaya penggunaan serendah mungkin yang dibutuhkannya.
5. Organisasi dapat mengelola dengan baik kontribusi proses-proses antar bagian
yang ada.
6. Organisasi dapat memonitor secara sistematis aktifitas-aktifitas pada setiap
proses operasional internal dan eksternal pada organisasi.
7. Organisasi mudah menemukan kesalahan atau permasalahan dalam proses
bisnisnya dan dapat memperbaiki secepat mungkin agar kualitas tetao menjadi
yang terbaik.
8. Organisasi dapat memahami ataupun mengerti setiap proses bisnisnya dan
metode dari proses bisnis yang benar.
Perkembangan sebuah organisasi sangat ditentukan oleh kualitas proses bisnis
atau Business Process yang bagaimana menggunakan sistemnya secara optimal atau
sistematis dan terstruktur, baik secara fungsional maupun efisiensi yang mengutamakan
keperluan customernya.
3. Kunci Sukses Proses Bisnis
Kesuksesan dalam bisnisnya dan pertahanan yang kuat dalam menghadapai
persaingan pada saat ini disertai dengan kekuatan atas produk yang berupa jasa layanan
yang digunakan oleh perusahaan tersebut, sangatlah dibutuhkan sebuah penciptaan,
pengontrolan, perubahan dan perbaikan strategi bisnis sehingga menjadi lebih terstruktur
dan saling berkontribusi dalam proses pencapaian kesuksesan bisnis organisasi atau
perusahaan. Proses Bisnis atau Business Process mempunyai lima metode unggul atau
terpercaya didalam pencapian tersebut dalam menambah kinerja atau performa bisnis nya
yang dinamakan Business Process Improvement (BPI), yaitu:
1. Lean
Lean dapat diartikan dengan tentang bagaimana menghilangkan segala macam Waste
atau aktifitas yang tidak memberikan nilai tambah disepanjang aliran proses bisnis.
Lean ialah pemikiran (Thinking dan Filosofi) untuk menghasilkan lebih banyak
dengan Resources lebih sedikit. Lean yaitu Managemen System yang Mengempower
atau mendayagunakan setiap karyawan untuk mencapai tujuan perusahaan dalam
proses bisnisnya.
2. Six Sigma
Six sigma dapat didefinisikan dari beberapa perspektif bahwa Six Sigma adalah
Statistik untuk menyatakan Variasi, Six Sigma adalah kemampuan proses (Process
Capability) untuk menunjukkan seberapa bagus kinerja atau Performance dari suatu
proses bisnis organisasi atau perusahaan.
3. Total Productive Maintenance (TPM)
Konsep perbaikan berkelanjutan (Icontinous Improvement) yang melibatkan seluruh
karyawan dengan tujuan untuk memaksimalkan nilai tambah dari seluruh Supply
Chain untuk meningkatkan kepuasan pelanggan atau customer dengan berupa
indikator performance berupa OEE (Overall Equipment Efectiviness).
4. Total Quality Management (TQM)
Pendekatan berorientasi pelanggan yang memperkenalkan perubahan yang sistematik
dan perbaikan secara terus-menerus terhadap proses bisnis, produk berupa barang dan
jasa pelayanan dari perusahaan. TQM ini merupakan faktor yang paling penting
dalam suatu perusahaan dan juga teknologi informasi. Tujuan perbaikan secara terus-
menerus dapat diartikan yaitu kualitas selalu diperbaiki dan disesuaikan dengan
perubahan yang menyangkut kebutuhan dan keinginan para customernya.
5. Business Process Re-Engineering (BPR)
Hammer & Champy (1994, P32), menyatakan bahwa Business Process Re-
Engineering adalah suatu pendekatan yang sama sekali baru berkenaan dengan ide
dan model yang digunakan dalam memperbaiki bisnis pada suatu perusahaan.
BPR ini memiliki lima tahap, yaitu:
1. Pengembangan visi bisnis dan tujuan proses bisnis.
2. Identifikasi proses yang perlu di redesign.
3. Mengerti dan mengukur proses yang ada.
4. Identifikasi kapabilitas IT.
5. Design dan buat prototipe proses baru.
4. Prinsip Manajemen Proses Bisnis
Proses Bisnis harus memenuhi beberapa prinsip sebagai berikut:
1. Definitif.
Proses bisnis harus memiliki batasan, masukan, serta keluaran yang jelas.
2. Urutan.
Prinsip bisnis harus terdiri dari aktivitas yang berurut sesuai waktu dan ruang.
3. Pelanggan.
Proses bisnis harus mempunyai penerima hasil proses.
4. Nilai tambah.
Transformasi yang terjadi di dalam proses harus memberikan nilai tambah pada
penerima.
5. Keterkaitan.
Suatu proses tidak dapat berdiri sendiri, melainkan harus terkait dalam suatu struktur
organisasi.
6. Fungsi silang.
Suatu proses umumnya mencakup beberapa fungsi.
5. Model Pengembangan Proses Bisnis
Business Process Modelling (BPM) atau Pemodelan Proses Bisnis (PPB) merupakan
diagram yang umum mewakili urutan kegiatan secara implisit berfokus pada sebuah
proses, tindakan dan kegiatan (job). Sumber Daya (Resource) yang digambarkan dalam
PPB menunjukkan bagaimana mereka akan diproses.
Pemodelan Proses Bisnis adalah lintas fungsional, biasanya penggabungan pekerjaan dan
dokumentasi lebih dari satu departemen dalam sebuah institusi, organisasi atau
perusahaan. Dalam situasi lebih rumit, Pemodelan Proses juga dimasukan pada aktivitas
proses eksternal pada organisasi dan sistem yang dimasukkan ke dalam sebuah proses
primer / utama. Dalam organisasi besar Pemodelan Proses Bisnis cenderung dianalisis
dan direpresentasikan secara lebih rinci dari pada di organisasi kecil, karena skala dan
kompleksitasnya lebih besar. Manfaat Pemodelan Proses Bisnis adalah untuk
memudahkan pemahaman alur proses secara terintegrasi, tujuan pemodelan proses bisnis
adalah untuk mendefiniskan langkah langkah yang harus diambil untuk mencapai suatu
tujuan Diagram Model Proses Bisnis adalah alat untuk mencapai sebuauh tujuan, dan
bukan hasil kinerja dari suatu proses. Hasil akhir diagram proses bisnis ini adalah
melakukan perbaikan pada cara proses bisnis itu bekerja.
Business Process Modeling Notation (BPMN) menggambarkan suatu bisnis proses
diagram yang mana didasarkan kepada teknik diagram alur, dirangkai untuk membuat
model-model grafis dari operasi-operasi bisnis dimana terdapat aktivitas-aktivitas dan
kontrol-kontrol alur yang mendefinisikan urutan kerja.
 Pertanyaan dan Jawaban
1. Konsep perbaikan berkelanjutan yang melibatkan seluruh karyawan dengan tujuan untuk
memaksimalkan nilai tambah dari seluruh Supply Chain untuk meningkatkan kepuasan
pelanggan atau customer dengan berupa indikator performance adalah definisi dari…
a. Business Process Re-Engineering (BPR)
b. Lean
c. Six sigma
d. Total Quality Management (TQM)
e. Total Productive Maintenance (TPM)
6. Hierarki Proses Bisnis
Berikut ini merupakan hierarki proses, yang akan menjelaskan mengenai proses dan
komponen-komponen yang membangunnya (David Hoyle, 1998).

Keterangan:
 Proses merupakan rangkaian aktivitas logis yang saling berhubungan dan
berkesinambungan dalam mengolah keluaran dari supplier, memberi nilai tambah, dan
menjadikannya keluaran bagi customer.
 Sub proses adalah bagian dari proses yang memiliki tujuan spesifik dalam mendukung
major process. Sub proses merupakan bagian dari proses, bila major process terlalu
kompleks.
 Task merupakan gabungan aktivitas yang ditujukan untuk tujuan minor dalam sebuah
organisasi. Task adalah pekerjaan di dalam work process yang harus dilakukan.
 Aktivitas merupakan bagian terkecil dari pekerjaan yang harus dilakukan untuk
menyelesaikan suatu task.
Dalam pemetaan proses dapat kita mulai dengan menggambarkan seluruh aktifitas yang
terjadi dalam suatu organisasi menjadi kelompok besar aktivitas yang kita sebut sebagai
petaproses bisnis. Dari peta proses bisnis ini kemudian dapat didetailkan menjadi sub peta proses
bisnis dan kemudian menjadi SOP dan intruksi kerja .

7. Pengembangan Peta Proses Bisnis

Peta Proses Bisnis adalah diagram yang menggambarkan hubungan kerja yang efektif dan
efisien antar unit organisasi untuk menghasilkan kinerja sesuai dengan tujuan pendirian organisasi
agar menghasilkan keluaran yang bernilai tambah bagi pemangku kepentingan.

Keterangan:
- Peta Proses Bisnis - Sub Proses Bisnis Peta merupakan hubungan antara proses dengan
proses.
- Hubungan Peta merupakan hubungan keterkaitan antara proses dengan pelaku.
 - Cross Functional Map merupakan hubungan keterkaitan antara pelaku dengan aktifitas.
Dengan demikian, penyusunan pemetaan proses bisnis dimana hal-hal tersebut
merupakan visualisasi dari organisasi, yang mendemonstrasikan bagaimana pekerjaan
yang dilakukan, dalam konteks yang jelas (Robert Damelio, 1996). Penggunaan peta
proses lain antara lain:
 Sebagai alat evaluasi atau alternatif untuk mengorganisasikan sumber daya
manusia.
 Untuk mengidentifikasikan peluang peningkatan.
 Untuk melakukan evaluasi dan memperketat pengukuran kinerja.

8. Pengembangan SOP
Marimin, Tanjung, dan Prabowo (2006) mendefinisikan SOP sebagai pedoman operasi
standar dalam mengimplementasikan keputusan dalam suatu tindakan yang terstruktur dandapat
dipertanggungjawabkan. SOP adalah panduan untuk mengidentifikasi perubahan yang diperlukan,
menggambarkan kinerja yang diinginkan, dan mengevalusi kinerja operasional untuk peningkatan
efisiensi operasional, akuntabilitas, dan peningkatan keamanan (Developing Standard Operating
Procedures in Wildland Fire Management, 2003, p. 4.). Menurut FEMA (1999), SOP adalah
pedoman tertulis mengenai apa yang diharapkan dan diperlukan pegawai dalam melakukan
pekerjaan mereka.
SOP berisi petunjuk yang menjelaskan cara yang diharapkan yang diperlukan oleh pekerja
dalam melakukan pekerjaan (Insani, 2009). Dengan adanya SOP maka pekerja memiliki petunjuk
yang berisi tahapan pelaksanaan pekerjaan (petunjuk kerja) yang memberi pengawasan terhadap
proses dan hasil pekerjaan. Pembuatan SOP memiliki beberapa fungsi dan manfaat dalam
perusahaan seperti yang dijabarkan sebagai berikut : (Grusenmeyer, n.d.):
a. SOP memastikan bahwa perusahaan memiliki proses konstan yang memenuhi standar
dan semua karyawan mengenal proses tersebut.
b. Dengan adanya SOP, proses akan selalu ditinjau dan diperbaharui berdasarkan dasar
yang sudah ada.
c. SOP menjamin bahwa audit yang dilakukan oleh Biro Konsultan atau sponsor tidak
akan menghasilkan penemuan yang merugikan perusahaan, dan juga dapat memberi
perusahaan suatu perlindungan yang legal.
d. SOP dapat mengurangi perbedaan dalam sistem, dimana perbedaan tersebut
merupakan kendala dalam efisiensi produksi dan pengontrolan kualitas.
e. SOP dapat membantu dalam pelatihan personil baru sebagai sumber referensi bagi
pelatih personil.
f. SOP dapat mempermudah dalam melakukan pelatihan silang, dimana pelatihan silang
melatih personil dalam melakukan pekerjaan di departemen lain, dengan kata lain di
luar departemen asalnya.
g. SOP dapat membantu dalam melakukan evaluasi terhadap performansi personil dan
proses yang dilakukan.
 Pertanyaan Dan Jawaban

1. Siapa yang melakukan audit untuk menjamin SOP tidak akan menghasilkan penemuan
yang merugikan perusahaan?
a. Departemen lain
b. Personil
c. Biro konsultan
d. Karyawan
e. Pemangku
 Referensi

Syah, Iman Ridwan (2014). Latar Belakang Yang Menyebabkan Terjadinya Peran
Proses Bisnis Penting Bagi Suatu Organisasi Atau Perusahaan. Diakses dari
https://www.academia.edu/8314759/Latar_Belakang_Terjadinya_Peran_Proses
_Bisnis_Pada_Suatu_Organisasi_Atau_Perusahaan?sm=b

Ahmad, Zaini. PEMODELAN PROSES BISNIS Penjelasan Associations pada BPMN.

Diakses dari https://osf.io/fha5j/download/?format=pdf#:~:text=Business
%20Process%20 Modelling%20(BPM)%20atau,menunjukkan%20bagaimana
%20mereka%20a kan%20diproses

Surya, R. (2021). PROSES BISNIS MANAJEMEN PERKANTORAN DAN LAYANAN

BISNIS DI DUNIA KERJA. Diakses dari
https://files1.simpkb.id/guruberbagi/rpp/28478-1664296448.pdf

Abdulghani, T. & Agung Ary Wisudiawan, G. Proses Bisnis Organisasi dalam

Business Process Modeling Foundations. Diakses dari
https://www.academia.edu/59081370/Proses_Bisnis_Organisasi_dalam_Busi
ness_Process_Modeling_Foundations?sm=b

Fadhilah, N. (2021, September). Faktor Kunci Keberhasilan Dalam Penerapan

Business Process Re-Engineering (BPR) Di Rumah Sakit: Integrative Review.
(Tesis, Universitas Hasanudin). Makassar; Diakses dari
http://repository.unhas.ac.id/11759/2/K012181093_tesis_19-10-
2021%20Bab%201-2.pdf

Setiawati, W. (2015, Januari). Penyusunan standard operating procedures (SOP)

pada PT Sketsa Cipta Graha di Surabaya. (Skripsi, Universitas Kristen
Petra). Surabaya; diakses pada tanggal 16 Oktober 2022 dari
https://dewey.petra.ac.id/repository/jiunkpe/jiunkpe/s1/mbis/2015/jiunkpe-
is-s1-2015- 31411214-34214-sketsa-chapter2.pdf