Sebelum masuk ke materi , saya akan me-rivew tentang Proses Bisnis.

Apa yang dimaksud dengan Proses Bisnis? Apa saja mafaat dari proses bisnis bagi
perushaan?
Untuk menjawab pertanyaan diatas mari kita mulai dengan definisi dari proses bisnis. Proses
Bisnis adalah satu atau lebih aktivitas yang memberikan nilai tambah untuk mengubah input
menjadi output (barang atau jasa) kepada customer dengan mengkombinasikan orang,
metoda, dan tools yang digunakan.
Proses Bisnis seperti itu dapat dilukiskan secara sederhana seperti segitiga- segitiga pada
gambar dibawah ini

Tujuan dari model ini adalah untuk menggambarkan supplier, proses input, proses output,
proses customer, dan customer dengan output lain yang terkait serta ditunjukan feedback atau
umpan balik dari customer.

Proses bisnis terdiri dari :

1. Proses bisnis inti atau utama (core process) : Proses-proses yang diselenggarakan
untuk melayani pengguna jasa/produk
2. Proses bisnis pendukung (supporting process): proses-proses yang diselenggarakan
untuk melayani pelanggan internal yaitu karyawan. Proses ini bersifat mendukung
proses bisnis inti atau utama.

Adapun manfaat Organisasi memiliki Proses Bisnis antara lain :

1. Organisasi menjadi lebih fokus pada pelanggan

2. Organisasi dapat meramalkan dan mengendalikan perubahan yang terjadi
3. Mampu mengembangkan kemampuan organisasi untuk dapat bersaing dengan
memperbaiki sumber daya yang ada
4. Menyediakan suatu sarana dan fasilitas untuk perubahan yang besar dengan tingkat
aktifitas yang kompleks
5. Membantu organisasi dalam mengelola hubungan internal lebih efektif
6. Menyediakan cara pandang yang sistematik terhadap aktivitas organisasi
7. Menjaga tetap focus terhadap proses
8. Mencegah timbulnya kesalahan
9. Membantu organisasi dalam menterjemahkan bagaimana input berubah menjadi
output
10. Mengembangkan suatu system pengukuran yang lengkap pada area bisnis
BUSINESS PROCESS IMPROVEMENT adalah kerangka sistematis yang dibangun untuk
membantu organisasi dalam membuat kemajuan yang signifikan dalam pelaksanaan proses
bisnisnya. BPI akan memberikan suatu system yang akan membantu dalam proses
penyederhanaan (streamlining) proses-proses bisnis, dengan memberi jaminan bahwa
pelanggan internal dan eksternal dari organisasi akan mendapatkan output yang jauh lebih
baik.

Karakteristik Business Process Improvement:

1. Adanya process owner yaitu orang yang bertanggung jawab atas performansi suatu
proses
2. Adanya batasan yang jelas (process scope)
3. Adanya hubungan internal dan pertanggungjawaban yang jelas
4. Adanya prosedur, tugas-tugas kerja, kebutuhan training (pelatihan) yang
terdokumentasi
5. Memiliki ukuran-ukuran dan system feedback pada setiap aktivitas
6. Memiliki ukuran dan target yang berhubungan dengan pelanggan
7. Adanya waktu siklus yang diketahui
8. Memiliki perubahan prosedur resmi
9. Dapat mengetahui hasil yang akan dicapai perusahaan

Sasaran Perbaikan Proses Bisnis:

 Membuat proses efektif, memperoleh hasil yang diinginkan

 Membuat proses efisien, meminimasi sumber yang digunakan
 Membuat proses adaptif, dapat beradaptasi terhadap perubahan kebutuhan pelanggan
dan system

mengapa BPI perlu dilakukan? berikut adalah dasar pemilihan proses untuk diperbaiki:

1. —Adanya keluhan-keluhan atau masalah dari pelanggan

2. —Proses-proses berbiaya tinggi
3. —Proses dengan waktu siklus yang panjang
4. Ada cara/proses yang lebih baik
5. Tersedianya teknologi baru
6. Arahan manajemen untuk menerapkan metoda baru

Fase-fase Business Process Improvement:

langkah ke-1: Mengorganisir Perbaikan

Dimana sasarannya adalah untuk mendapatkan suatu kesuksesan dengan membangun

kepemimpinan, pemahaman dan komitmen.

1. —Mendefinisikanprosesbisnis yang kritis

2. —Pemilihan process owner
3. Mendefinisikan batas-batas awal perbaikan
4. Pembentukan dan pelatihan tim perbaikan proses
5. Mengembangkan model perbaikan
6. Menetapkanukuran-ukurankeberhasilan

langkah ke-2: Pemahaman Proses

Sasaran yang akan dicapai adalah pemahaman seluruh dimensi dari proses bisnis yang sedang
berlangsung.

1. —Membuat bagan alir proses

2. Hubungan-hubungan dengan sebuah proses yang berjalan
3. Melakukanan alisa waktu proses
4. Pelaksanaan perbaikan yang cepat
5. —Pengaturan proses dan prosedur

langkah ke-3: Penyederhanaan Proses

Sasaran yang dicapai adalah memperbaiki efisiensi, efektivitas, dan adaptabilitas dari proses
bisnis

1. —Menyederhanakan proses
2. —Pemilihan proses yang dikehendaki
3. —Mengurangibirokrasi
4. —Meng-upgrade peralatan
5. Standarisasi proses
6. —Mengurangi waktu proses

langkah ke-4: Pengukuran dan Kontrol

Sasaran yang akan dicapai adalah mengimplementasikan suatu system untuk mengontrol
jalannya proses perbaikan.

1. —Mengembangkan pengukuran proses dan target yang dicapai

2. Menyediakan system umpan balik
3. Melakukan pemeriksaan proses secara berkala

langkah ke-5: Perbaikan Berkelanjutan

Sasaran yang akan dicapai adalah untuk mengimplemantasikan proses perbaikan selanjutnya

1. —Mengevaluasi dampak perubahan terhadap bisnis dan pelanggan

2. Mengkualifikasikan proses
 3. —Mencari dan menghilangkan masalah proses
4. —Studi banding proses
5. —Melihat kembali kualifikasi secara berkala

Cycle Time atau waktu siklus adalah “Waktu aktual yang diambil untuk mengubah input
menjadi output” (Harrington , 1991,114)

terdapat 3 kategori dalam cycle time, antara lain adalah :

1. RVA (Real Value Added) : mencakup proses penting yang mengubah input menjadi
output yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan nilai tersebut telah
dirasakan oleh pelanggan. contoh :— Product development, Material procurement, —Design,
Fabrication, —Assembly, Finishing, —Packaging, After sales service.

2. BVA (Business Value Added) : aktivitas-aktivitas dari suatu proses yang tidak
memberikan nilai tambah bagi output proses secara langsung, tetapi aktivitas ini diperlukan
dalam proses bisnis sebagai pendukung. contoh: Scheduling, Marketing, Career
planning,—Auditing.

3. NVA (Non Value Added) : aktivitas dari suatu proses yang tidak memberikan nilai
tambah kepada customer maupun dalam proses bisnis. contoh: —Redundant inspections,
—Filling in forms, Rework, Excessive transit, —Waiting, —Storage.

Improvement Cycle Time:

1. Eliminasi Kegiatan Non Value added ( NVA)

2. Meminimasi kegiatan Business Value Added (BVA)
3. Sederhanakan kegiatan Real Value Added (RVA)

Streamlining

1. Bureaucracy elimination : —Menghilangkan pekerjaan administrasi, perizinan, dan

paperwork yang tidak diperlukan

2. Duplication elimination: Menghilangkan aktifitas yang hampir sama dalam proses

3. Value-added assesment: Dilakukan dengan cara mengevaluasi setiap aktivitas dalam

proses bisnis untuk mengetahui nilai tambah yang dapat diberikan terhadap
pemenuhan kebutuhan custome
4. Simplification: —Mengurangi kompleksitas proses
5. Process cycle-time reduction : —Menentukan cara untuk mengurangi waktu siklus
agar bisa memenuhi harapan customer dan meminimasi ongkos penyimpan
6. Error proofing: Proses harus dikondisikan sulit untuk melakukan aktivitas yang sala
7. Upgrading: —Mengefektifkan pemakaian modal peralatan dan lingkungan kerja untuk
meningkatkan seluruh performansi
8. Simple language: —Mengurangi kompleksitas cara menulis dan berbicara, membuat
dokumen mudah untuk dimengerti oleh seluruh pemakai.
9. Standardization : —Membuat standarisasi proses
10. Supplier partnerships: Hubungan baik dengan customer (kualitas output suatu
proses tergantung pada kualitas input)
11. Big picture improvemen: —Teknik ini digunakan jika sepuluh tools yang diatas tidak
memberikan hasil yang diinginkan.
12. Automation and/or mechanization