Manajemen proses dan

perbaikan proses
1.DEFINISI PROSES
Suatu proses dapat diartikan sebagai integrasi
sekuensial ( berurutan) dari orang, material, metode,
dan mesin atau peralatan, dalam suatu lingkungan
guna untuk menghasilkan nilai tambah output untuk
pelanggan.

2. DEFINISI MANAJEMEN PROSES

Manajemen proses adalah Suatu proses
mengkonversi input terukur ke dalam output terukur
melalui sejumlah langkah sekuensial yang
terorganisasi.
empat kelompok orang yang terlibat dalam perbaikan proses,
yaitu:
1. Pelanggan (Customers), merupakan orang yang akan
menggunakan output secara langsung atau orang yang akan
menggunakan output itu sebagai input dalam proses kerja
mereka.
2. Kelompok kerja (work group), merupakan orang-orang yang
bekerja dalam proses untuk menghasilkan dan menyerahkan
output yang diinginkan itu.
3. Pemasuk (supplier), merupakan orang yang memberikan input
ke proses kerja. Orang-orang yang bekerja dalam proses pada
kenyataannya merupakan pelanggan dari pemasok.
4. Pemilik proses (process owner), merupakan orang yang
bertanggung jawab untuk operasi dari proses dan untuk
perbaikan proses itu.
Konsep dari manajemen proses berkaitan dengan perbaikan
kualitas. Terdapat enam komponen yang penting untuk
manajemen proses, yaitu:
1. Kepemilikan (ownership), menugaskan tanggung jawab
untuk desain, operasi, dan perbaikan proses.
2. Perencanaan (planning), menetapkan suatu pendekatan
terstruktur dan terdisiplin untuk mengerti, mendefenisikan,
dan mendokumentasikan semua komponen utama dalam
proses dan hubungan antar komponen utama itu.
3. Pengendalian (control), menjamin efektivitas, semua output
dapat diperkirakan dan konsisten dengan ekspektasi
pelanggan.
4. Pengukuran (measurement), memetakan kinerja atribut
terhadap kebutuhan pelanggan dan menetapkan kriteria
untuk akurasi, presisi, dan frekuensi perolehan data.
5. Perbaikan atau peningkatan (improvement),
meningkatkan efektivitas dari proses melalui
perbaikan-perbaikan yang diidentifikasi secara tetap.
6. Optimisasi (optimization), meningkatkan efisiensi dan
produktivitas melalui perbaikan-perbaian yang
diidentifikasi secara tetap.
Langkah-langkah Perbaikan Proses
Model perbaikan proses pada umumnya terdiri dari
enam langkah, yaitu :
1. Mendefenisikan masalah dalam konteks proses
Model perbaikan proses dimulai dari penetapan atau
spesifikasi sistem mana yang terlibat
Aktivitas spesifik dalam langkah ini adalah:
1. Identifikasi output
2. Identifikasi pelanggan
3. Defenisi kebutuhan pelanggan
4. Identifikasi proses yang menghasilkan output ini
5. Identifikasi pemilik proses.
2. Identifikasi dan dokumentasi proses
• Mengidentifikasi peserta (partisipants) dalam proses,
berdasarkan nama, posisi, atau organisasi.
• Memberikan kepada semua peserta dalam suatu
pemahaman umum tentang semua langkah dalam proses dan
peranan individual mereka.
• Mengidentifikasi inefisiensi, variasi, pemborosan, dan
langkah-langkah “redundant” (berlebihan atau tidak perlu)
dalam proses.
• Menawarkan suatu kerangka kerja untuk mendefenisikan
pengukuran proses.
• Proses yang telah diidentifikasi harus didokumentasikan
secara baik agar dapat dipergunakan sebagai bahan informasi
yang berguna dalam perbaikan proses secara terus-menerus.
3. Mengukur kinerja
Pengukuran kinerja dimaksudkan untuk dapat
mengkuantifikasikan bagaimana baik atau jelek
suatu sistem sedang berjalan atau beroperasi.
Ukuran-ukuran kinerja harus didefenisikan dan
dievaluasi dalam konteks ekspektasi pelanggan,
dengan kata lain setiap ukuran kinerja yang
dipergunakan harus mengacu pada ekspektasi
pelanggan. Pada dasarnya pengukuran kinerja dapat
dilakukan pada tiga tingkat, yaitu : proses,
output,dan outcome.
4. Memahami mengapa suatu masalah dalam konteks proses
terjadi
Masalah merupakan deviasi atau penyimpangan yang terjadi
antara kinerja yang diharapkan (target) dan kinerja aktual (hasil
aktual). Untuk memahami suatu masalah terjadi dan agar
langkah-langkah menuu perbaikan proses menjadi efektif dan
efisien, kita dapat mengajukan beberapa pertanyaan dasar,
antara lain :
• Apa yang menjadi masalah utama dalam proses itu?
• Apa yang menjadi akar penyebab dari masalah dalam
proses itu?
• Apa yang merupakan sumber variasi dan pemborosan dari
proses itu?
5. Mengembangkan dan menguji ide-ide
Ide-ide untuk perbaikan proses harus ditujukan
langsung pada akar penyebab masalah. Agar ide-ide
yang dipilih untuk perbaikan proses itu menjadi
efektif, maka ide-ide itu perlu diuji terlebih dahulu
sebelum ide-ide tersebut
diimplementasikmenghindari kegagalan pada waktu
ide-ide tersebut diimplementasikan dalam
proses.an.eksperimentasi dari ide-ide itu akan
membantu
6. Implementasi solusi dan evaluasi
Langkah ini dimulai melalui perencanaan dan
implementasi perbaikan yang diidentifikasi dan
diuji dalam langkah sebelumnya. Langkah ini
dilakukan untuk mengukur dan mengevaluasi
efektifitas dari proses yang diperbaiki
Model Perbaikan Kualitas Berorientasi Proses
Proses perbaikan kualitas membutuhkan studi tertentu, model
yang digunakan disesuaikan dengan metode-metode yang
diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Proses
perbaikan kualitas biasanya dimulai dengan perencanaan,
pengorganisasian, dan pemantauan kualitas. Contoh:
Perusahaan xerox, Xerox mengembangkan suatu model yang
dikenal sebagai model proses solusi masalah ( problem-solving
process, PSP ). Model PSP dari xerox terdiri dari enam langkah,
yaitu:
1. Identifikasi dan memilih masalah
2. Analisis masalah
3. Membangkitkan solusi potensial
4. Memilih dan merencanakan solusi
5. Menerapkan solusi
6. Menilai solusi
Proses Perbaikan dan Pengendalian
Beberapa atribut yang harus diperhatikan dalam perbaikan
kualitas jasa adalah:
1. Ketepatan waktu pelayanan. Yang perlu diperhatikan di sini
adalah berkaitan dengan waktu tunggu dan waktu proses.
2. Akurasi pelayanan, yang berkaitan dengan reliabilitas pelayanan
dan bebas kesalahan- kesalahan.
3. Kesopanan dan keramahan dalam memberikan pelayanan.
Terutama mereka yang berinteraksi langsung dengan
pelanggan.
4. Tanggung jawab, berkaitan dengan penerimaan pesanan dan
penanganan keluhandari pelanggan.
5. Kelengkapan, menyangkut lingkup pelayanan dan ketersediaan
sarana pendukung serta pelayanan komplementer lainnya.
6. Kemudahan mendapatkan pelayanan, berkaitan dengan
banyaknya outlet, banyaknya kasir, banyaknya staf
administrasi, dll.
7. Variasi model pelayanan, berkaitan dengan inovasi dalam
memberikan pelayanan.
8. Pelayanan pribadi, berkaitan dengan flexibelitas dan
permintaan khusus.
9. Kenyamanan dalam memperoleh pelayanan, berkaitan dengan
lokasi, ruangantempat pelayanan, kemudahan tempat parkir,
dll.
10. Atribut pendukung pelayanan lainnya, seperti kebersihan,
AC, ruang tunggu, dll.