Analisis dan Evaluasi Proses Bisnis

pada CV.PASTIJADI

KELOMPOK 7
Anggota Kelompok :
Ni Nyoman Yuliana Damayanti (52310035)
I Gusti Ngurah Bagus Putra Jaya (52310009)
I Ketut Adi Winanda Sila Putra (52310010)
I Made Oka Mahendra (52310011)
I Putu Bagus Arya Githa Wibawa (52310012)
I Putu Parditha (52310013)
I Wayan Ditha Wahyu Pratama (52310014)

CV.PASTIJADI merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dibidang jasa IT yang
mana merupakan anak perusahaan PT.Talenta Inti Global Madani yang berlokasi di Surabaya.
Direktur CV.PASTIJADI memaparkan bahwa kegiatan untuk menangani permintaan klien belum
memiliki aturan atau prosedur yang baku sehingga banyak aktivitas dilakukan secara berganda
yang menyebabkan ketidakefektifan pegawai ketika bekerja. Sehingga dalam penelitian yang
dilakukan oleh Nathania Hutajulu, Aditya Rachmadi dan Admaja Dwi Herlambang mecoba
menggunakan teknik vertikal abstraksi, value shop, dekomposisi fungsional serta pemetaan RAC
BPMN yang kemudian dilanjutkan dengan teknik FMEA untuk mengevaluasi proses bisnis dan
terakhir penggunaan BPI (Business Process Improvement) dengan 12 streamlining untuk
mendapatkan hasil rekomendasi proses bisnis. Hasil yang didapatkan ketika
mengimplementasikan semua teknik yakni pada proses bisnis analisis kebutuhan mengalami
peningkatan sebesar 26.93%.
Adapun informasi mengenai proses bisnis pada CV.PASTIJADI adalah sebagai berikut :
● Tujuan dan sasaran proses bisnis
Tujuan proses bisnis pada CV.PASTIJADI adalah agar memiliki aturan atau prosedur
yang baku sehingga aktivitas yang dilakukan menjadi efisien dan efektif ketika
menangani permintaan klien.
 Sasaran proses bisnis pada CV.PASTIJADI adalah calon klien yang nantinya akan
menyampaikan permintaan mereka kemudian menjadi tanggungjawab dari
masing-masing bagian atau divisi.
● Input dan output proses bisnis

Input Output

Menanyakan serta mencatat kebutuhan Dokumen proyek SKPL,SLA dan OLA

klien

● Langkah-langkah dan urutan proses dalam bentuk diagram

● Orang-orang dan departemen yang terlibat dalam proses

● Alat dan teknologi yang digunakan dalam proses
Didalam teknik BPI sendiri, dapat memanfaatkan 12 tools streamlining yang mana
disesuaikan dengan kebutuhan yang diperlukan. Berdasarkan hasil analisis, penulis hanya
menggunakan 5 tools streamlining untuk meningkatkan nilai proses bisnis diantaranya
standardization, simplification, duplication elimination, value-added serta upgrading.

ANALISIS DAN EVALUASI PROSES BISNIS

1. Apakah proses tersebut mencapai tujuan dan sasarannya ?
Jawaban :
Berdasarkan penelitian tersebut, dijelaskan bahwa dengan proses bisnis to-be
terjadi kenaikan dan peningkatan waktu sebesar 26.93% dari proses bisnis as-is.
Sehingga dapat dikatakan bahwa proses bisnis to-be lebih baik, lebih efisien serta
efektif untuk dijadikan pedoman atau aturan baku ketika melakukan aktivitas
analisis kebutuhan klien. Oleh karena itu maka tujuan dan sasaran pada proses
bisnis ini tercapai.
2. Apalah proses tersebut efisien dan efektif ?
Jawaban :
Untuk menentukan seberapa efisien dan efektif konsep vertikal abstraksi pada
CV.PASTIJADI, beberapa pertimbangan yang harus dipertimbangkan :
➔ Ukuran dan kompleksitas organisasi
Jika CV.PASTIJADI merupakan organisasi dengan proses yang cukup
kompleks, pendekatan vertikal abstraksi dapat membantu memecah proses
menjadi bagian-bagian yang lebih dikelola.
➔ Ketersediaan sumber daya
Proses analisis yang mendalam pada tingkat rendah membutuhkan waktu
dan sumber daya, termasuk tenaga ahli dalam bidang proses bisnis.
➔ Keterlibatan stakeholder
Penting untuk melibatkan pemangku kepentingan (stakeholder) dalam
proses ini, karena mereka memiliki pemahaman yang berharga mengenai
proses yang sudah dievaluasi.
➔ Tujuan evaluasi
Apakah tujuan utama evaluasi ini adalah efesiensi operasional, perbaikan
kualitas, pengurangan biaya atau tujuan lainnya ? pendekatan vertikal
abstraksi dapat lebih efektif untuk beberapa tujuan daripada yang lain.

Jadi, untuk mengevaluasi apakah pendekatan ini efisien dan efektif untuk
CV.PASTIJADI, perlu dilakukan analisis lebih lanjut dengan
mempertimbangkan faktor-faktor diatas. Jika organisasi ini memiliki
proses yang kompleks dan tujuan yang jelas untuk perbaikan,
kemungkinan besar pendekatan vertikal abstraksi akan memberikan
 manfaat yang signifikan. Namun penting juga untuk mengimbangi antara
kedalaman analisis dan ketersediaan sumber daya yang dimiliki oleh
perusahaan.

3. Apakah ada langkah - langkah yang tidak perlu atau diduplikasi dalam proses ?
Jawaban :
Tidak ada yg perlu di duplikasi karena pada jurnal sudah lengkap dipaparkan
bahwa :

Hal pertama yang dilakukan penulis yakni mengidentifikasi organisasi agar

terdeteksi proses bisnis apa saja yang terdapat di perusahaan CV.PASTIJADI.Hal
kedua yang dilakukan penulis adalah menganalisis proses bisnis. Analisa proses
bisnis dilakukan dengan bertanya kepada para pegawai serta direktur perusahaan,
analisa yang dilakukan sesuai dengan teknik dan kaidah value shop, RACI Chart,
vertikal abstraksi terkahir menggunakan dekomposisi fungsional. Kemudian,
analisa yang sudah didapatkan digunakan untuk memodelkan proses bisnis yang
mana menggunakan notasi BPMN sehingga menghasilkan proses bisnis as-is.
Proses bisnis as-is disimulasi sesuai dengan 3 level simulation, dan berikutnya
penulis mengevaluasi hasil proses bisnis as-is. Teknik FMEA dipilih penulis
untuk melakukan evaluasi proses bisnis as-is. Dari hasil evaluasi FMEA tersebut
didapatkan beberapa potensi masalah, lalu potensi masalah tersebut dapat
diselesaikan dengan metode BPI. 12 tools streamlining yang terdapat dalam BPI
dapat menyelesaikan permasalahan sesuai dengan potensi masalah yang mungkin
terjadi di kemudian hari dan diharapkan melalui teknik BPI ini menghasilkan
rekomendasi- rekomendasi proses bisnis yang sesuai dengan potensi masalah
sehingga dapat meningkatkan kinerja di perusahaan CV.PASTIJADI.

4. Apakah ada bottlenecks atau hambatan dalam proses ?

Jawaban:
Direktur CV.PASTIJADI mengungkapkan bahwa kegiatan untuk menangani
permintaan klien belum memiliki aturan atau prosedur yang baku, hambatan ini
dapat menimbulkan banyak aktivitas dilakukan secara berganda. Hal ini
menyebabkan ketidakefektifan pegawai ketika bekerja. Aturan dan prosedur yang
baku dapat diartikan sebagai SOP (Standard Operational Procedure). sehingga
dapat menimbulkan masalah berupa:
Ketidakjelasan Tanggung Jawab, Pemborosan Sumber Daya dan Pengaruh
Negatif pada Layanan Pelanggan.

5. Apakah ada cara untuk meningkatkan kualitas proses?

Jawaban :
 Pada kasus proses bisnis CV.PASTIJADI, metode yang digunakan sudah tepat
yaitu dengan metode BPI untuk meningkatkan kinerja proses dan mengatasi
permasalahan yang ada. Peningkatan tersebut dibuat berdasarkan analisis aktivitas
serta rancangan perbaikan proses bisnis dengan teknik streamlining. Streamlining
yang digunakan adalah simplification, upgradingm value-added, dan
standardization. Adapun metode lain selain BPI adalah BPR, adapun tujuan utama
dari BPR adalah menciptakan proses bisnis yang sepenuhnya baru dan lebih
efisien sedangkan BPI bertujuan untuk meningkatkan proses bisnis yang sudah
ada dengan memperbaiki kinerja dan mengurangi biaya.

6. Buatlah daftar rekomendasi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses.

Jawaban :
Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses bisnis CV Pastijadi, berikut
adalah beberapa rekomendasi yang dapat dipertimbangkan:
1. Penerapan Sistem Informasi Terintegrasi (SIT)
Implementasikan sistem informasi terintegrasi yang mencakup semua bagian dari
bisnis, mulai dari manajemen persediaan, penjualan, keuangan, hingga sumber
daya manusia. Sistem ini dapat membantu dalam pemantauan yang lebih baik
dan pengambilan keputusan yang lebih cepat.
2. Pelatihan Karyawan
Memberikan pelatihan reguler kepada karyawan untuk meningkatkan keahlian
mereka dalam menggunakan teknologi baru, proses bisnis, dan manajemen
waktu. Karyawan yang terampil akan membantu meningkatkan efisiensi
operasional secara keseluruhan.
3. Optimasi Rantai Pasokan
Merupakan proses memaksimalkan efisiensi dan kinerja keseluruhan suatu rantai
pasokan, mulai dari pemasok hingga konsumen akhir. Ini melibatkan pengelolaan
sumber daya, informasi, dan proses produksi serta distribusi dengan tujuan
mencapai biaya yang lebih rendah, lead time yang lebih pendek, kualitas yang
lebih baik, dan layanan yang lebih baik bagi pelanggan. Tinjau dan optimalkan
rantai pasokan dari pemasok bahan baku hingga pengiriman produk akhir.
Identifikasi dan hilangkan bottleneck yang mungkin ada dalam proses ini untuk
mengurangi waktu siklus dan biaya produksi.
4. Automatisasi Proses Rutin
Merupakan penggunaan teknologi untuk mengotomatiskan tugas-tugas yang
berulang dan bersifat prediktif dalam suatu organisasi. Dengan mengotomatiskan
proses-proses ini, perusahaan dapat menghemat waktu, sumber daya, dan biaya,
sambil meningkatkan akurasi dan efisiensi. Otomatisasi proses bisnis rutin seperti
pemrosesan pesanan, pembayaran, dan pengiriman faktur dapat menghemat
waktu dan mengurangi risiko kesalahan manusia. Penggunaan perangkat lunak
otomatisasi yang tepat akan membantu mengotomatiskan tugas-tugas tersebut.
5. Feedback Pelanggan
 Hal ini terlibatlah secara aktif dengan pelanggan untuk mendapatkan umpan balik
tentang produk dan layanan. Memahami kebutuhan dan preferensi pelanggan
akan membantu dalam mengarahkan pengembangan produk dan meningkatkan
kepuasan pelanggan.
6. Monitoring Kinerja
Merupakan proses pengawasan dan evaluasi secara terus-menerus terhadap
pencapaian tujuan dan kinerja suatu organisasi, departemen, atau individu.
Melakukan pemantauan secara teratur dan menganalisis data kinerja akan
membantu dalam mengidentifikasi area-area di mana perbaikan diperlukan.
7. Fleksibilitas dan Adaptabilitas
Kemampuan suatu organisasi untuk beradaptasi dengan perubahan, mengatasi
tantangan, dan merespons dinamika pasar atau lingkungan bisnis yang berubah
dengan cepat. Ini adalah atribut penting bagi organisasi untuk tetap kompetitif
dan relevan dalam lingkungan bisnis yang terus berubah. Bangun organisasi yang
fleksibel dan adaptif terhadap perubahan pasar dan teknologi. Beradaptasi dengan
cepat terhadap perubahan akan memungkinkan bisnis untuk tetap kompetitif dan
relevan di pasar yang berubah dengan cepat.
Dengan menerapkan rekomendasi ini, diharapkan CV PASTIJASI dapat
meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam menjalankan proses bisnisnya serta
meningkatkan daya saingnya di pasar.

Daftar Pustaka :
Hutajulu, N., Rachmadi, A., & Herlambang, A. D. (2019). Analisis dan Evaluasi
Proses Bisnis Pada CV.PASTIJADI dengan Menggunakan Konsep Vertikal
Abstraksi. Jurnal Pengembangan Teknologi Informasi Dan Ilmu Komputer, 3(6),
5721–5729.Diambil dari https://j-ptiik.ub.ac.id/index.php/j-ptiik/article/view/5552