Team 2 - Member:

2301972333 – Hans Yohanes Paryono

2301973683 – Adri Farhan M
2301972472 – Nila Nur Lita Sari
2301974976 – Benediktus Pragita Sinaga
2301974843 – Seto Kuslaksono

Tugas Kelompok 3

(Minggu 8 / Sesi 12)

1. Hal-hal apa saja yang perlu dipantau oleh PMO selama proses implementasi ERP?

Hal-hal yang perlu dipantau oleh PMO (Project Management Office) selama proses
implementasi ERP adalah:

- Proyek start-up (staf bekerja dengan tepat)

- Interaksi antara staf teknis dan fungsional
- Komitmen dari senior management selama proyek
- Pergantian staf dan konsultan professional
- Keputusan memperkirakan proyek selanjutnya
- Staf dan pengguna yang pasif atau agresif

2. Sebutkan dan jelaskan 3 tahapan dari OPM3 dan keuntungan dari OPM3?

Tahapan dari OPM3 (Organizational Project Management Maturity Model) adalah:

- Step 1: Knowledge --> Mempelajari dan memahami nilai implementasi sistem

praktik terbaik.
- Step 2: Assessment --> Melakukan evaluasi dan mengidentifikasi kekuatan dan
kelemahan.

ISYS6305 – Enterprise System

 - Step 3: Improvement --> Melakukan rencana dan implementasi peningkatan
kemampuan perusahaan.

Keuntungan dari OPM3 adalah:

- Dapat mengidentifikasi, menilai, dan memberikan proyek yang tepat untuk

memajukan strategi organisasi.
- Peningkatan kinerja proyuek dan laba atas investasi.
- Membantu organisasi menyelaraskan strategi.
- Meringankan biaya operasional.

3. Sebutkan dan jelaskan mengenai komponen apa saja yang terdapat pada E-SCM?

Komponen E-SCM:

 Supply Chain Replenishment: Proses yang berkaitan dengan bagaimana para

pemasok saling bekerja sama untuk menyediakan produk atau bahan yang
dibutuhkan oleh perusahaan sedemikian rupa sehingga memenuhi target
permintaan dan service level.
 Collaborative Planning: Aktivitas perencanaa yang berkaitan dengan operasional,
produksi, inventori, dan distribusi sehingga keseluruhan perusahaan yang bekerja-
sama mengetahui obyektivitasnya masing-masing untuk mencegah adanya konflik.
 Collaborative Product Development: Proses yang berkaitan dengan aktivitas
penciptaan produk atau jasa yang membutuhkan kerja-sama antara berbagai mitra
bisnis tersebut dengan perusahaan , sehingga kualitas produk/jasa dapat terpenuhi
dengan spesifikasi yang telah disepakati.
 E-Procurement: Penggunaan teknologi untuk mendukung proses supply chain
 E-Logistics: Proses ini berkaitan dengan aktivitas manajemen pergudangan dan
transportasi.

ISYS6305 – Enterprise System

4. Jelaskan faktor-faktor yang menjadi tolok ukur keberhasilan pelatihan ERP pada suatu
perusahaan!

Faktor-faktor tolak ukur keberhasilan pelatihan ERP:

 Dukungan dari masing-masing Top Management.

Pelatihan ERP memerlukan persetujuan dan pengesahan oleh Senior Manager, tanpa
adanya persetujuan dari Top Management maka pelatihan tidak dapat dilakukan.
Dukungan dapat juga mempermudah pencairan dana untuk kebutuhan pelatihan.

 Keterlibatan semua user ERP

Pelatihan ERP harus melibatkan seluruh pengguna ERP, seluruh user juga harus
memiliki rasa tanggung jawab untuk mengikuti pelatihan dengan sungguh-sungguh.
Pelatihan merupakan kegiatan post-implementation yang sangat penting untuk
transfer knowledge penggunaan sistem, sehingga apabila tidak melibatkan semua user
pengguna ERP maka tidak menutup kemungkinan akan terjadi kesalahan-kesalahan
saat penggunaan ERP oleh user-user yang tidak mengikuti pelatihan tersebut di masa
depan. Pelatihan juga harus menggunakan data real atau data yang menyerupai
sehingga saat penggunaan sistem tidak terjadi kesalah pahaman pengolahan data.
 Trainer yang berpengalaman
Trainer yang menyampaikan materi pelatihan harus merupakan trainer yang
berpengalaman di bidang ERP. Trainer lebih diutamakan dari pihak yang berasal dari
vendor penyedia software ERP yang digunakan oleh perusahaan dan terlibat saat
proses pengembangan ERP. Sehingga trainer telah mengetahui proses bisnis dan seluk
beluk perusahaan, miskomunikasi dapat dihandarkan.
 Kesesuaian materi pelatihan dengan pekerjaan user sehari-hari
Materi yang disampaikan selama pelatihan harus sesuai dengan pekerjaan yang
dilakukan user sehari-hari saat menggunakan sistem, mengurangi materi-materi yang

ISYS6305 – Enterprise System

 tidak diperluka serta lebih diperdalam materi yang benar-benar dibutuhkan oleh user.
Dengan demikian, materi dapat mencakup paling tidak 90% kegiatan sehari-hari user
saat menggunakan sistem.
 Keefektivan pelatihan
Pelatihan yang dilakukan harus efektif dan tersampaikan dengan benar kepada peserta
pelatihan. Metode pelatihan juga sangat penting dan mepengaruhi paham atau
tidaknya peserta pelatihan terhadap materi yang diberikan.

5. Jelaskan mengenai BPR Methodology!

BPR Methodology

 Preparation: penetapan visi, mengidentifikasi tim, dan mengembangkan

inventarisasi proses yang perlu dievaluasi.
 Menentukan “as is” proses dan mengevaluasi isu-isu lintas organisasi.
 Memetakan “to be” proses berdasarkan praktik terbaik (yaitu, terkait dengan ERP).
 Test dan mengukur proses baru berdasarkan memenuhi tujuan dan visi.
 Re-evaluasi-revisi, menyesuaikan diri dengan meningkatkan proses.

Preparation BPR

 Menerapkan sistem ERP yang dibeli saat ini

 Mengotomasi pengguna saat ini atau kesalahan proses yang rawan

 Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan

 Memperlancar proses saat ini untuk mengurangi waktu pemasaran

 Berpartisipasi atau melakukan e-Marketplaces

 Mengurangi biaya

 Mengatasi akuntabilitas

 Melaksanakan e-Procurement

ISYS6305 – Enterprise System

 “As Is”

 Bekerja dengan visi dan tujuan, tim fungsional harus mendefinisikan proses yang
ada.

 Butuh penjelasan tertulis yang baik dan penggambaran grafis dari setiap proses.

“To Be”

 Ini fase proses dan perubahan yang diperlukan untuk memenuhi tujuan yang
sesungguhnya.

Testing and Measurement

 Pengujian dan validasi setiap proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa
langkah itu tidak salah atau ketidak terdicapai proses.

Sumber: Lecture Notes

6. Jelaskan kelima Critical Success Factor dalam proses implementasi ERP! Serta jelaskan
Anda mengapa CSF tersebut dianggap penting terhadap kesuksesan suatu projek?

a. Decision-Making Process: yaitu proses pengambilan keputusan yang baik dan

meminimalkan sejumlah isu yang berkaitan dengan ruang lingkup, efisiensi dan
produktivitas dalam suatu proyek.

b. Project Scope: yaitu penentu dalam ruang lingkup apa dan batasannya dalam
pengelolaan suatu proyek.

c. Teamwork: kolaborasi yang kompak antar seluruh stackholder suatu proyek

demi mencapai tujuan bersama.

d. Change Management: yaitu pendekatan terstruktur untuk memastikan bahwa

perubahan dilakukan secara menyeluruh dan lancar serta memastikan bahwa
perubahan yang dilakukan membawakan manfaat bagi organisasi dalam
mencapai sasaran dan tujuan organisasinya.

ISYS6305 – Enterprise System

Dalam suatu organisasi demi kepentingan suatu proyek, Critical Success Factor
sangat penting untuk di pertimbangkan sebelum proyek dilakukan karena demi
memaksimalkan tercapainya tujuan dan suksesnya suatu proyek serta meminimalisir
terjadinya kesalahan yang terjadi dalam suatu proyek. Jika proyek dilaksanakan
tanpa pengelolaan CSF yang baik, maka akan sulit mencapai target yang sempurna
pada Biaya, Ruang lingkup dan juga Waktu.

ISYS6305 – Enterprise System