Tugas Kelompok ke-

4 Pekan 10 – Sesi 14

Penerapan Sistem Manajemen Arsip Kaiser e-Health

Kelompok 6:

 Yulie Lestari Kartikawati (2440126215)

 Zahra Fie Azizah (2440099233)
 Krishna Hendra Wijaya (2440099164)
 Ardian Adi Satrio (2440090285)
 Aurrelio Sulthan Dzaki (2440090114)

Implementasi Kaiser Foundation Health Plan/ Rumah Sakit dari HealthConnect, sistem
manajemen catatan kesehatan elektronik senilai $ 4 miliar dari Epic Systems Corp., menerima
perhatian media karena proyek TI lainnya dalam masalah serius. Saat proyek menarik perhatian
publik, CIO Kaiser, Cliff Dodd, mengundurkan diri sementara karyawan Kaiser lainnya, Justen
Deal, mengirim memo ke semua rekan kerja yang merinci masalah keuangan dan teknologi
proyek. Deal, supervisor proyek publikasi di Departemen Pendidikan dan Pelatihan Kesehatan,
menyatakan bahwa dia juga menyampaikan kekhawatirannya kepada manajemen Kaiser, tetapi
pejabat perusahaan melaporkan bahwa kekhawatiran Deal telah diperiksa dan bahwa implementasi
proyek HealthConnect bukanlah kegagalan. Salah satu pengacara Kaiser menjawab dalam
sebuah surat kepada Deal bahwa “dalam penerapan sistem baru, besar dan kompleks seperti
KPHealthConnect, berbagai masalah teknis kemungkinan akan muncul, tetapi tidak ada yang
sebutkan tidak diketahui oleh KP-IT atau tidak dapat diatasi seperti menyiratkan."
Kaiser tidak memberikan rincian apapun tentang kepergian Cliff Dodd, dan Kesepakatan Justen
ditempatkan pada cuti administratif.
Sistem HealthConnect diharapkan memberikan akses langsung ke lebih dari 100.000
dokter dan karyawan Kaiser ke hampir sembilan juta catatan medis pasien. Selain itu, sistem
akan

ISYS6310 – Information System Project Management

menyediakan pesan elektronik, entri pesanan online dan pengisian resep yang juga akan
terintegrasi dengan penjadwalan janji temu, pendaftaran dan penagihan, serta fungsi lain yang
akan tersedia untuk anggota Kaiser melalui situs Web-nya.
Namun, laporan internal setebal 722 halaman yang diperoleh Computerworld mencantumkan
ratusan masalah teknis, beberapa di antaranya memengaruhi perawatan pasien. Memo
kesepakatan menyatakan bahwa kelan dan skalabilitas adalah masalah utama karena infrastruktur
Pengiriman Aplikasi Citrix yang diterapkan oleh Kaiser tidak dapat menangani beban sistem
Epic. Menurut Deal, “Kami adalah penerapan Citrix terbesar di dunia. Kami menggunakannya
dengan cara yang sangat berbeda dari cara kebanyakan organisasi menggunakannya. Banyak
pengguna menggunakannya untuk memungkinkan pengguna jarak jauh terhubung ke jaringan.
Tapi sebenarnya kami menggunakannya dari dalam jaringan. Untuk setiap pengguna yang
terhubung ke Health-Connect, mereka terhubung melalui Citrix, dan kami mengalami masalah
monumental dalam menskalakan server Citrix. Epic tidak bisa mengukur untuk memenuhi
ukuran dan kebutuhan Kaiser Permanente. Dan kami membuang miliaran dolar untuk mencoba
membuatnya. Masalah bagi saya adalah akibat finansial dari mencoba meluncurkan sistem yang
tidak efektif dan tidak efisien serta tidak dapat dilkan di seluruh organisasi. Menggunakan Citrix
adalah sesuatu yang bertentangan dengan akal sehat. Ini akan seperti mencoba menggunakan
modem dial-up untuk ribuan pengguna. Itu tidak akan berhasil, dan itu bukan sesuatu yang orang
lain akan katakan kepada bahwa modem dial-up harus berfungsi. " Deal juga menyatakan bahwa
Kaiser menghabiskan lebih dari $ 1,5 miliar setahun untuk HealthConnect serta proyek IT
bermasalah lainnya.
Scott Herren, wakil presiden grup dan manajer umum di Citrix Systems Inc., percaya
bahwa masalahnya bukanlah skalabilitas, tetapi keseluruhan arsitektur yang digunakan untuk
mendukung beban sebesar ini. Selain itu, dia menyatakan bahwa masalah HealthConnect tidak
ada hubungannya dengan produk Citrix: “Faktanya, kami memiliki banyak penerapan Epic yang
sangat sukses di seluruh dunia. Namun, untuk mendukung penerapan besar, implementasi Citrix
harus dirancang sesuai dengan itu. "
Matthew Schiffgens, juru bicara Kaiser, berkata, “Saat keluar dengan penerapan yang
sangat besar seperti ini, menghadapi tantangan di sepanjang jalan, dan kami memiliki proses
untuk secara sistematis mengatasi tantangan yang muncul. Masalah di pusat data Corona
bagus. Itu
ISYS6310 – Information System Project Management
muncul, kami menanganinya, dan kami merasa yakin bahwa kami membuat infrastruktur yang
tepat untuk mengelolanya. Itu adalah praktik mendasar dalam menjalankan bisnis yang baik.
Apakah itu berarti ada masalah yang sistematis dan berkelanjutan? Tidak. mengidentifikasi
masalah dan menanganinya sambil berjalan."
Namun, sejumlah karyawan Kaiser masih khawatir. Seperti yang dikatakan salah satu
karyawan Kaiser IT, yang tidak ingin disebutkan namanya, mengatakan: "Orang-orang di luar
sana merasa frustrasi, dan orang-orang di TI juga sama frustrasinya karena ini adalah solusi yang
dipaksakan kepada kami dan bukan solusi TI. Saya tahu dalam percakapan yang saya lakukan
dengan atasan saya, ada dorongan besar dalam memilih Epic, dan itu bukan pilihan yang dibuat
oleh TI hanya karena infrastruktur besar yang diperlukan untuk mendukungnya.”
SOURCE:

Marchewka, Jack T.(2015). Chapter 12

Happy Exercise! ☺

1. Menurut pendapat , apakah menurut dengan "membocorkan rahasia" Justen Deal adalah
pembuat onar, atau karyawan yang peduli yang melakukan hal yang benar dengan merinci
masalah proyek kepada semua karyawan di seluruh organisasi?
Jawaban:
Menurut kami tindakan yang diambil oleh Justen Deal memberikan informasi kepada internal
perusahaan adalah tindakan bertujuan baik untuk menunjukan adanya indikasi
kesalahan/kekurangan dalam proyek perusahaannya, namun tindakannya tidak dilakukan dengan
cara yang benar.
Ada beberapa langkah yang dia dapat ambil dengan cara lebih bijak dan objektif yaitu:
1) memberitahukan kepada project leaders perihal temuannya dengan dukungan data
objektif yang kemudian dapat dilakukan evaluasi/audit project secara terbuka dengan
memperhatikan faktor sebagai berikut:
 peninjauan kinerja project team beserta individualnya.

ISYS6310 – Information System Project Management

  audit proyek diantaranya memeriksa laporan terkait yaitu: Ringkasan proyek,
Deskripsi Proyek, MOV Proyek, Cakupan, jadwal, anggaran, dan sasaran kualitas,
Perbandingan antara yang direncanakan dengan yang sebenarnya, Lingkup dan
riwayat orisinal dari setiap perubahan yang disetujui, Tenggat waktu asli yang
dijadwalkan versus tanggal penyelesaian aktual, Anggaran awal versus biaya
sebenarnya untuk menyelesaikan proyek, Uji rencana dan hasil tes, Masalah yang
luar biasa, Daftar terperinci dan penyelesaian yang diharapkan, Semua dukungan
dan durasi yang dibutuhkan, Daftar dokumentasi proyek, Dokumentasi Produk
atau Sistem, Panduan pengguna, Materi pelatihan.
Jika terjadi penyelewengan, maka bahkan perusahaan dapat mengundang external auditor dan
tergantung dari penyelewengan yang ditemukan, jika berupa penyelewengan keuangan, maka
dapat memilih opsi untuk melibatkan pihak berwajib untuk diproses secara hukum.

Di sisi lain, manajemen perusahaan diharapkan untuk terbuka dengan project plan dan project
goal yang dimilikinya, sehingga transparansi mengenai proses, update dan outcome project yang
diberikan tidak akan mengundang potensi asumsi yang berbeda dari anggotanya atau karyawan
perusahaan secara general. Transparansi manajemen mengarah pada keberhasilan proyek.

2. Bandingkan pngan Justen Deal, Scott Herren, dan Matthew Schiffgens. Mengapa orang-
orang ini memiliki pngan yang berbeda tentang implementasi proyek ini?
Jawaban:
Pngan berbeda di antara stakeholders project dalam project merupakan penyebab umum
kegagalan proyek yaitu diantaranya tersebut dibawah. Menurut kami kasus ini pun mengalami
hal yang sama dikarenakan faktor dibawah:
1) Kurangnya Persiapan. Gambaran yang jelas tentang apa yang akan dilakukan
sebelumnya harus sudah sangat jelas dimiliki dan ditentukan: kesuksesan proyek di awal
— dan jangan kehilangan fokusnya, mengadakan pertemuan, bahkan jika itu panjang,
dengan para pemangku kepentingan untuk membahas harapan pada biaya, waktu, dan
kualitas produk.

ISYS6310 – Information System Project Management

2) Dokumentasi dan Pelacakan yang Tidak Memadai. Perekaman dan pemantauan yang
tepat memungkinkan PM mengidentifikasi di mana mereka membutuhkan lebih banyak
sumber daya untuk menyelesaikan proyek tepat waktu.
3) Kepemimpinan yang Buruk. Kepemimpinan proyek bukanlah tanggung jawab manajer
proyek. Pemimpin di setiap tingkat manajemen memiliki tanggung jawab untuk
memastikan bahwa proyek tersebut berhasil. Manajemen tidak harus mengelola mikro
tetapi memberikan dukungan untuk memastikan bahwa manajer proyek dapat
menindaklanjuti dengan harapan yang ditempatkan pada mereka.
4) Kegagalan untuk Menentukan Parameter dan Menegakkannya. Sangat penting bagi
manajer proyek untuk dapat bekerja dengan baik dengan tim. Jika dan ketika tugas atau
tujuan tidak memenuhi str, harus ada konsekuensi. Beri peringkat tugas berdasarkan
prioritas dan tetapkan mereka kepada individu yang paling mahir.
5) Manajer Proyek yang Tidak Berpengalaman. Manajer proyek memiliki tanggung
jawab besar. Para profesional ini harus memiliki pendidikan dan pengalaman yang cocok.
Pada titik tertentu, manajer yang tidak berpengalaman menangani proyek. Mereka
mungkin sangat mampu mengelola proyek, tetapi kuncinya adalah menjaga mereka pada
tingkat di mana mereka dapat berhasil. Apa pun di luar adalah pengaturan untuk
kegagalan. Tidak ada yang salah dengan tantangan, selama itu tidak di luar jangkauan
mereka. Manajer proyek yang tidak berpengalaman adalah salah satu penyebab utama
kegagalan proyek 20% dari waktu, menurut laporan Pulse of the Profession 2017 PMI.

ISYS6310 – Information System Project Management

6) Estimasi Biaya yang Tidak Akurat. Mungkin ada saat-saat ketika perkiraan biaya
project benar-benar off. Ketika sumber daya habis, proyek berhenti. Cegah hal ini dengan
mengidentifikasi kurangnya sumber daya sejak dini. Perkiraan biaya yang tidak akurat
adalah penyebab kegagalan proyek, menurut 28% responden survei (PMI 2017).
7) Sedikit Komunikasi di Setiap Tingkat Manajemen
Apakah itu antara manajemen tingkat atas, dengan tim, dengan pengguna, atau pemangku
kepentingan lainnya, komunikasi yang tidak memadai atau buruk adalah penyebab utama
kegagalan proyek. Setiap orang harus merasa bebas untuk maju untuk mengungkapkan
keprihatinan mereka atau memberikan saran. Ketika semua orang berada di halaman
yang sama dan proyek memiliki transparansi, alur kerja berada pada tingkat optimal.
8) Budaya atau Ketidaksejajaran Etis. Budaya perusahaan harus terdiri dari kompetensi,
pro- keaktifan, dan profesionalisme. Jika tidak, anggota tim akan kekurangan motivasi
untuk

ISYS6310 – Information System Project Management

 melakukan yang terbaik. Ketika semua orang berkomitmen untuk peran dan tanggung
jawab mereka, mereka berkontribusi pada keberhasilan penyelesaian proyek.
9) Kurangnya Perencanaan Sumber Daya. Peramalan sumber daya yang tidak memadai
adalah penyebab utama kegagalan proyek 23% dari waktu. Ketika sumber daya tidak
cukup, ketidakseimbangan antara sumber daya personel dan pendanaan akan
menciptakan prioritas yang bersaing yang mempengaruhi pelaksanaan dan pengiriman
proyek. Pada awalnya, manajer proyek harus tahu berapa banyak dan berapa lama
mereka membutuhkan sumber daya proyek.
10) Mengabaikan T Peringatan Proyek. Ketika sebuah proyek berada di ambang
kegagalan, t-t peringatan akan muncul. Manajer proyek harus segera mengambil tindakan
untuk menyelamatkan proyek. Jika tidak, seluruh usaha berjalan sia-sia.

Cara Menghindari Penyebab Umum Ini

Ini adalah alasan umum untuk kegagalan proyek. Pelatihan karyawan yang memadai, perangkat
lunak manajemen proyek, dan transparansi manajemen mengarah pada keberhasilan proyek.
Menemukan perangkat lunak manajemen proyek yang tepat adalah salah satu langkah termudah
untuk diambil untuk menjaga proyek di jalur yang benar dan sukses. Alat-alat ini sangat penting
dalam menghilangkan kegagalan proyek. Pengguna dengan mudah mengelola tugas seperti
pelacakan waktu, pelacakan biaya, dan estimasi biaya. Juga, mengawasi sepuluh penyebab ini
dapat membantu meningkatkan peluang keberhasilan proyek.

3. Haruskah Kaiser menghentikan proyek ini? Atau haruskah dilanjutkan dengan

implementasinya? Apa konsekuensi dari penghentian proyek, atau melanjutkan?
Jawaban:
Dihentikan atau dilanjutkannya project Kaiser tergantung dari temuan dari hasil audit
manajemen project dan perusahaan. Jika melalui evaluasinya setiap kesalahan dan kekurangan
project dapat diperbaiki dan diarahkan Kembali sesuai project plan yang baru, maka project ini
dapat diteruskan setelahnya.

ISYS6310 – Information System Project Management

Adapun cara menyelesaikan evaluasi proyek membutuhkan perencanaan dan implementasi.
Berikut ini adalah daftar langkah-langkah yang harus diambil untuk menyelesaikan evaluasi
untuk proyek:
1) Membuat rencana evaluasi
Buat tujuan dan sasaran saat mengembangkan proyek untuk memberikan struktur dan
lintasan yang jelas bagi tim . Tujuan dan sasaran ini juga membantu menentukan jenis
evaluasi proyek yang ingin lakukan. Rencana evaluasi mencakup sebanyak mungkin alat
dan metode yang anggap perlu untuk jenis evaluasi yang pilih. Misalnya, jika salah satu
tujuannya adalah untuk meningkatkan produktivitas karyawan, menganalisis metrik
penyelesaian tugas adalah alat evaluasi yang menunjukkan pertumbuhan tingkat
produktivitas.
2) Identifikasi sumber evaluasi dan atur
Setelah memutuskan rencana evaluasi, identifikasi sumber informasi. Jika memutuskan
untuk melakukan wawancara, pilih semua orang yang ingin wawancarai. Penting untuk
mengumpulkan semua materi yang butuhkan untuk setiap metode, seperti pertanyaan
wawancara dan tempat untuk melacak dan menyimpan tanggapan. Delegasikan tugas
atau buat jadwal terperinci untuk mempersiapkan lebih lanjut pelaksanaan rencana
evaluasi .

3) Melaksanakan evaluasi proyek

Menerapkan rencana evaluasi mungkin terlihat berbeda berdasarkan jenis evaluasi dan
metode atau alat yang pilih. Berikut ini adalah daftar apa yang harus difokuskan saat
menerapkan evaluasi:
 Evaluasi pra-proyek: Untuk evaluasi pra-proyek, cobalah untuk fokus pada
pengembangan tujuan dan sasaran dan mengevaluasi kelayakan proyek.
 Evaluasi yang sedang berlangsung: Jika melakukan evaluasi berkelanjutan, dapat
memantau detail seperti jadwal, anggaran, dan kualitas pekerjaan.
 Evaluasi pasca-proyek: Evaluasi pasca-proyek mengukur keberhasilan proyek
berdasarkan dampak dan hasil
4) Menganalisis data
ISYS6310 – Information System Project Management
 Setelah mengumpulkan semua data untuk evaluasi , analisis data untuk tren, kekuatan
dan kelemahan, dan seberapa dekat proyek mematuhi tujuan dan sasaran. Bergantung
pada jenis data yang kumpulkan, gunakan sistem pelacakan untuk organisasi dan
penyimpanan. Kemudian, gunakan tujuan dan sasaran tim untuk menafsirkan data yang
kumpulkan.
5) Buat laporan untuk tim
Seiring dengan menafsirkan data yang kumpulkan, kembangkan laporan yang
merangkum hasil evaluasi. Susun laporan ini sesuai dengan kebutuhan tim dan pemangku
kepentingan
. Praktik ini sangat berharga karena laporan ini mungkin menyoroti area yang perlu
ditingkatkan, menampilkan dampak proyek yang dimaksudkan dan tidak diinginkan dan
mengukur sejauh mana tim memenuhi tujuan dan sasaran.
Terkait: Cara Menulis Laporan untuk Pekerjaan (Dengan Contoh)
6) Diskusikan langkah selanjutnya
Setelah laporan selesai, laporan siap untuk dibagikan dengan anggota tim dan pemangku
kepentingan. Berbagi hasil evaluasi proyek memperkuat komunikasi, mendorong saran
inovatif untuk peningkatan tim, membangun hubungan yang lebih kuat dengan para
pemangku kepentingan, dan panduan tentang cara meningkatkan proyek yang akan
datang. Dengan menyampaikan hasil evaluasi proyek, diskusi dimulai tentang bagaimana
bergerak maju berdasarkan hasil dan dampak proyek.

Sumber:

 Lecture Note. Project Closure and Evaluation. Information System Project Management,
Binus Online Learning.
 ROSANNE LIM · APRIL 15, 2021 · UPDATED FEBRUARY 16, 2022. Top 10 Main
Causes of Project Failure. https://project-management.com/top-10-main-causes-of-
project-failure/
 Indeed Editorial Team. June 24, 2021. Project Evaluation: What It Is and How To Do It
https://www.indeed.com/career-advice/career-development/project-evaluation

ISYS6310 – Information System Project Management

 ANUJA VAIDYA. Aug 2nd, 2017. Justice Department joins False Claims lawsuits
against Kaiser Permanente. - Med City News. https://medcitynews.com/2021/08/justice-
department-joins-false-claims-lawsuits-against-kaiser-permanente/

ISYS6310 – Information System Project Management