Tugas Kelompok ke-3

Pekan 8 – Sesi 12

THE MARTIAL ARTS ACADEMY (MAA) —SEKOLAH

SISTEM MANAJEMEN

Oleh :

1. 2440077932 - Izazafa Makarim Zulfa

2. 2440076583 - Monica Anggri Luwinsky
3. 2440085410 - Anggun Suwitri Laraswati
4. 2440076261 - Sindy Resmi Claudya Siregar

CATATAN: Penetapan kasus ini mengharuskan Anda menggunakan Microsoft Project®.

Untuk menyelesaikan tugas ini, Anda harus mahir dengan keterampilan yang diuraikan dalam
Microsoft Project® Tutorial 1 dan Tutorial 2 dari dua bab sebelumnya.
Anda juga akan bekerja dengan rencana proyek yang Anda kembangkan dalam
penugasan kasus sebelumnya jadi, pastikan untuk membuat salinan cadangan dari rencana awal
Anda sebelum Anda mulai.

Hasil Kerja: Rencana Manajemen Risiko

Setelah meninjau rencana proyek Anda, MAA telah memutuskan bahwa jadwal proyek
perlu dipotong 10 persen dan anggaran proyek harus dikurangi 20 persen. Misalnya, jika rencana
proyek awal Anda memperkirakan proyek akan selesai dalam 30 hari, Anda perlu merevisi
rencana Anda sehingga proyek sekarang akan selesai dalam 27 hari. Jika anggaran proyek
diperkirakan $ 5.000, sekarang harus direvisi sehingga biaya proyek tidak lebih dari $ 4.000.
Ini juga merupakan kesempatan yang baik bagi Anda dan tim Anda untuk melakukan
siklus pembelajaran lainnya. Bacalah tugas ini terlebih dahulu dan kemudian bertemu sebagai tim
untuk mengembangkan Catatan Tim Proyek dan Rencana Tindakan. Ini akan membantu
meningkatkan pembelajaran tim dan memberikan tanggung jawab untuk menyelesaikan tugas.

Harap berikan dokumen yang terlihat profesional yang meliputi:

1. Nama proyek, nama tim proyek, dan nama anggota tim proyek Anda.
2. Uraian singkat proyek.
3. MOV proyek. (Ini harus direvisi atau disempurnakan jika perlu.)
4. Hasil cetak dari Laporan Ringkasan Proyek (rencana proyek asli) —Termasuk salinan dari
jadwal dan anggaran proyek asli Anda. Ini adalah Laporan Microsoft Project®. (Lihat Tutorial
MSP 2). Ini akan memberikan dasar untuk merevisi rencana proyek Anda.

ISYS6310 – Information System Project Management

5. Hasil cetak dari Project Summary Report (revisi rencana proyek) —modifikasi rencana proyek
Anda sehingga jadwal proyek Anda berkurang 10 persen dan anggaran proyek berkurang 20
persen. Berikan cetakan laporan Ringkasan Proyek untuk menunjukkan bahwa jadwal dan
anggaran proyek sekarang memenuhi kebutuhan klien Anda. Berikan penjelasan tentang
bagaimana Anda mengurangi jadwal dan anggaran dan secara logis mendukung mengapa
Anda merasa strategi ini tidak akan menimbulkan risiko serius bagi proyek Anda. Jika logika
Anda menunjukkan bahwa perkiraan awal Anda terlalu padat (yaitu, Anda terlalu
"konservatif"), maka Anda dapat berharap bahwa Geoff dan Julie akan meminta Anda untuk
merevisi jadwal dan anggaran proyek Anda lebih jauh.
6. Analisis dan rencana risiko proyek.
a. Dengan menggunakan Kerangka Kerja Identifikasi Risiko pada Gambar 7.2 sebagai dasar,
identifikasi total lima risiko pada proyek Anda. Lebih khusus lagi, identifikasi satu risiko
untuk masing-masing dari Lima fase metodologi proyek yang digambarkan di lingkar luar
kerangka kerja. Kemudian, gunakan kerangka kerja untuk menganalisis setiap risiko
dengan berpindah dari ring luar ke tengah.
b. Untuk masing-masing dari Lima risiko yang teridentifikasi, tetapkan pemilik untuk setiap
risiko dan jelaskan strategi untuk mengelola setiap risiko tertentu.

ISYS6310 – Information System Project Management

 Jawaban :

THE MARTIAL ARTS ACADEMY (MAA)

1. Nama Proyek : The Martial Arts Academy (MAA)

Nama Tim Proyek : Team 3 Project Management

Nama Anggota Tim Proyek :

Nama Role

Monica Anggri Luwinsky Project Manager

Anggun Suwitri Laraswati System Analyst

Sindy Resmi Claudya Siregar Quality Assurance

Izazafa Makarim Zulfa Programmer (Back End)

Dyah Ayu Shafitri Programmer (Front End)

2. Uraian Singkat

The Martial Arts Academy (MAA) atau Akademi Seni Bela Diri merupakan pengembangan
pertarungan tangan kosong untuk tujuan pertempuran dan pertahanan diri. Ada banyak bentuk
seni bela diri, masing-masing berbeda dan masing-masing biasanya muncul untuk tujuan yang
berbeda. Akademi Seni Bela Diri telah menyewa Solusi Teknis di Tempat untuk merancang
sistem untuk membantu mengotomatisasi operasi bisnis mereka, meningkatkan retensi siswa, dan
meningkatkan pendapatan. Itu akademi telah menemukan bahwa proses berbasis kertas mereka
untuk pendaftaran sekolah, masuk kelas, dan keterampilan berkembang menjadi lebih sulit untuk
dikelola. Misalnya, instruktur merasa kesulitan untuk melacak kelas yang sebenarnya telah
didaftarkan dan dihadiri pengguna. Juga, mereka telah mengamati kesempatan untuk
mempertahankan akun yang akurat tentang tingkat keterampilan pengguna dan kemajuan. Solusi
Teknis di Tempat telah ditugaskan untuk membuat sistem untuk mengotomatiskan semua proses
berbasis kertas mereka yang secara langsung akan meningkatkan Akademi Seni Bela Diri
pendapatan bulanan. Nama proyeknya adalah MAA-SMS, yang merupakan singkatan dari "Seni
Bela Diri" Academy School Management System” dan mewakili tim proyek yang dibentuk oleh
On-Site Solusi Teknis untuk menciptakan sistem manajemen informasi yang efisien untuk Seni
Bela Diri Akademi.

ISYS6310 – Information System Project Management

3. MOV Proyek
a. Desired Area Impact : Operational
Costumers :
● Proses pendaftaran yang mudah dengan UI/UX yang eye catching sehingga lebih mudah
dipahami oleh user.
● Sistem akan sangat efisien digunakan daripada menggunakan formulir pendaftaran kertas
yang sulit akan Database yang bisa tersimpan rapi sebagai portofolio calon pengguna
Pemrosesan informasi yang efisien Pemrosesan informasi akan lebih meningkat 50%
dibandingkan dengan proses pengisian formulir manual Kemudahan akan lebih
meningkat dengan keuntungan saving money lebih penyimpanan database nya.
● Pemantauan progress juga bisa didapatkan dalam aplikasi, sehingga tidak membutuhkan
operational forum bulanan untuk memantau progress anak didik.
Desired Value :
● Database yang bisa tersimpan rapi sebagai portofolio calon pengguna
● Pemrosesan informasi yang efisien
Metric used to measure MOV :
● Pemrosesan informasi akan lebih meningkat 50% dibandingkan dengan proses pengisian
formulir manual
● Kemudahan akan lebih meningkat dengan keuntungan saving money lebih dari Rp.
36.000.000 untuk mengadakan forum bulanan per tahun. (Estimasi biaya 3.000.000 tiap
pengadaan acara forum bulanan)
a. Desired Area Impact : Costumers
Costumers :
● Kualitas pelayanan yang serba online untuk memasuki era digital
● Sistem menampilkan sharing knowledge atau deskripsi pengetahuan awal terkaiat
cabang olahraga yang tersedia.
● Sistem akan memberikan informasi yang akurat terkait biaya pendaftaran dan
pelatihan sehingga meminimalisir antrian tanya jawab kepada Pelatih
● Customers juga bebas melakukan pemilihan jadwal sesuai dengan jadwal kosong
pelatih. Sehingga aplikasi dapat memediasi komunikasi antar wali dan pelatih.
Desired Value :
● Meminimalisir kesalahan saat diperlukan biota pengguna untuk pengajuan
olimpiade.
● Meningkatkan kepuasan pengguna karena system yang mudah dilihat, mudah
dipahami, dan mudah digunakan.
Metric used to measure MOV :
● Tingkatkan kepuasan pelanggan atau klien sebesar 60%
b. Desired Area Impact : Strategic
Costumers :
● Target market yang lebih besar.
● Prioritas nomor satu menjadikan Umbawan menjadi bisnis MAA terbaik nomor
satu.

ISYS6310 – Information System Project Management

 ● Sistem akan memungkinkan MAA untuk mengelola jumlah calon pengguna yang
lebih besar karena penghapusan metode kertas / kesalahan
Desired Value :
● Dapat menarik pengguna baru dengan banyak melalui promosi yang bisa
dilakukan.
Metric used to measure MOV :
● Tingkatkan pengguna yang terdaftar sebesar 50%
● Meningkat 25% setelah tahun 1
● Tingkatkan manfaat sebesar Rp. 108.000.000 selama 3 tahun
c. Desired Area Impact : Sosial
Costumers :
● Lingkungan tetap bisa menerapkan social distancing karena tidak akan terjadi
gerombolan antrian calon pengguna
● Sistem akan menghilangkan penggunaan formulir kertas sehingga bisa
berdampak pada penghematan penebangan pohon.
Desired Value :
● Mendukung program pencegahan covid pemerintah.
● Mengurangi penggunaan kertas bermigrasi ke digital.
Metric used to measure MOV :
● Mengurangi biaya kertas hingga 80%
d. Desired Area Impact : Financial
Costumers :
● Meningkatkan penghasilan dan meminimalisir pengeluaran untuk pembelian
ATK keperluan pembukuan.
Desired Value :
● Push pendaftaran pengguna baru sehingga penghasilan akan meningkat
Metric used to measure MOV :
● Tingkatkan keuntungan pendaftaran menjadi Rp. 50.000.000

ISYS6310 – Information System Project Management

4. Manajemen Project di MS Project
Before :

ISYS6310 – Information System Project Management

ISYS6310 – Information System Project Management
After :

ISYS6310 – Information System Project Management

ISYS6310 – Information System Project Management
5. Manajelemn Proyek Setelah dilakukan Penyesuaian dengan Jadwal dikurangi 10 %
& anggaran dikurangi 20%

Keterangan :

Berdasarkan Gambar diatas yang sudah kami buat dapat disimpulkan bahwa perubahan
jadwal proyek dapat dilakukan secara singkat. Dengan dilakukan pengurangan jadwal
proyek sebesar 10 % dari awal pengerjaan proyek dan anggaran sebesar 20 % tidak
menimbulkan resiko yang besar. Dari besaran jumlah presentase tersebut dapat dikatakan
bahwa waktu manajemen proyek bersifat non-mandatory, kenapa? karena pada dasarnya
pengerjaan development sewaktu-waktu data bisa diubah ketika QC melakukan testing
dan terdapat banyak bug, maka developer harus melakukan fixing dan seorang project

ISYS6310 – Information System Project Management

 manger semestinya juga akan melakukan negosiasi ke mitra untuk meminta penambahan
mandays karena ada bug tersebut yang dimana sebelumnya tidak termasuk dalam target
jadwal dan anggaran proyek sebelumnya dan terjadilah penyesuaian ulang seperti gambar
diatas. Selain itu, Nantinya ketika aplikasi sudah di lakukan go live dan sudah mulai
terdapat pengguna aplikasi dan banyak komplain dari pengguna tersebut, maka nantinya
juga akan adanya enhancement untuk aplikasi ini dan nantinya pastinya juga akan
penyesuaian jadwal dan anggaran project lagi.

6. a. Risiko-risiko yang mungkin terjadi pada proyek ini untuk setiap lima fase di lingkaran
terluar pada kerangka gambar kerangka kerja yaitu:
- Conceptualization & initialization

Pada tahap ini salah satu risiko yang dapat terjadi adalah proyek yang ingin dijalankan
tidak benar-benar dibutuhkan oleh bisnis sehingga sewaktu waktu dapat ditinggalkan di
tengah jalannya proyek. Risiko ini termasuk dalam risiko unknown-known (teridentifikasi
tapi tidak pasti), bersifat internal (dari pihak dalam), bersumber dari organisasi, dan
berpengaruh pada keseluruhan proyek.

- Developing project charter & plan

Risiko yang dapat terjadi pada tahap ini adalah adanya requirement yang tidak
teridentifikasi dengan baik. Risiko tersebut termasuk dalam risiko known (diketahui
sehingga dapat dikontrol), bersifat internal, yang bersumber dari proses penggalian
requirement yang kurang baik, sehingga menyebabkan scope dan schedule dapat berubah.

- Executing & controlling

Salah satu risiko pada tahap ini adalah adanya anggota tim proyek yang tidak dapat
berpartisipasi sementara dikarenakan sakit, urusan keluarga, dll. Risiko ini termasuk
dalam risiko unknown-known, bersifat internal, yang bersumber dari anggota proyek,
sehingga dapat menyebabkan budget dan schedule berubah.

- Closing project

Ada kemungkinan risiko terjadinya salah hitung biaya proyek oleh anggota tim
dikarenakan ada pengeluaran yang tidak dilaporkan. Risiko ini adalah risiko
unknown-known, bersifat internal, yang bersumber dari anggota proyek, sehingga dapat
berpengaruh terhadap budget.

ISYS6310 – Information System Project Management

- Evaluating project success

Ketika project success evaluation ada kemungkinan risiko stakeholder merasa hasil akhir
tidak sesuai keinginan padahal sudah sesaui dengan kesepakatan pada diskusi-diskusi
yang telah dilakukan. Risiko ini termasuk dalam risiko known (sehingga dapat dikontrol),
bersifat internal, yang bersumber dari proses menjalankan proyek yang kurang tepat,
sehingga dapat menyebabkan perubahan pada budget, scope dan schedule.

b. Seorang project manager mungkin tidak bertanggung jawab atas pembatalan proyek
jika sponsor proyek bangkrut.
Vendor eksternal yang berkinerja buruk masih menjadi tanggung jawab project manager
jika dia memilih vendor tersebut.

SOURCE:

Marchewka, Jack T.(2015). Chapter 7 + 9

Happy Exercise! ☺

ISYS6310 – Information System Project Management