Tugas Kelompok ke-2

Pekan 5 – Sesi 7

THE MARTIAL ARTS ACADEMY (MAA) —SEKOLAH

SISTEM MANAJEMEN

Nama Kelompok (Group - 5):

1. Baso Sain (2502030385)

2. Muh Ali Abdillah (252029414)
3. Afit Ristianto (2502036331)
4. Muhammad Rizqi (2502017963)
5. Prisci Angela Piubati (2502058093)

CASE STUDIES

CATATAN: Penetapan kasus ini mengharuskan Anda untuk menggunakan Tools Project
Management sepertu Microsoft Project® atau tools lainnya yang bersifat free license, alat perangkat lunak
manajemen proyek yang populer. Anda harus mengerjakan Tutorial Microsoft Project® 1: Membuat
Struktur Perincian Kerja (WBS) di www.wiley.com/go/marchewka/msprojecttutorial sebelum memulai
penugasan kasus ini.
Ini juga merupakan kesempatan yang baik bagi Anda dan tim Anda untuk melakukan siklus
pembelajaran lainnya. Bacalah tugas ini terlebih dahulu dan kemudian bertemu sebagai tim untuk
mengembangkan Catatan Tim Proyek dan Rencana Tindakan. Ini akan membantu meningkatkan
pembelajaran tim dan memberikan tanggung jawab untuk menyelesaikan tugas.

Rencana Manajemen Lingkup dan WBS

Klien Anda, MAA, telah memberi tim Anda otoritas untuk mengembangkan cakupan proyek.
Ruang lingkup proyek menentukan pekerjaan proyek. Ini mencakup batasan kerja dan kiriman yang akan
Anda berikan kepada klien Anda. Selain itu, Anda akan membuat struktur rincian kerja (WBS) yang akan
digunakan untuk membuat jadwal dan anggaran proyek Anda di tugas berikutnya.
Harap berikan dokumen yang terlihat profesional yang meliputi:

1. Nama proyek, nama tim proyek, dan nama anggota tim proyek Anda.

ISYS6310 – Information System Project Management

This study source was downloaded by 100000871194229 from CourseHero.com on 09-16-2023 07:11:54 GMT -05:00

https://www.coursehero.com/file/201411771/2221-ISYS6310035-JPBA-TK2-W4-S5-R2-TEAM5docx/
 Jawab:
Nama Proyek : The Martial Arts Academy (MAA)
Nama Tim Proyek : JPBA Team 5
Anggota Tim : Baso Sain
Muh Ali Abdillah
Afit Ristianto
Muhammad Rizqi
Prisci Angela Piubati

2. Uraian singkat proyek.

Jawab:
The Martial Arts Academy merupakan sebuah sekolah seni dalam bela diri yang
dimana sang pemiliknya sudah merasa cukup atau ingin pensiun dalam menjalankan
bisnis ini, sehingga dia menjual sekolah tersebut kepada instruktur yang juga bekerja di
MAA dan merupakan atlet bela diri yang telah mencapai sabuk hitam. Sekolah ini telah
memiliki 60 murid aktif dalam akademi. Para siswa ini telah membayar dan mengambil
kelas pada akademi ini pada hari senin hingga hari sabtu. Dalam pembagian kelas di bagi
2 yaitu kelas junior yang rentang umurnya diatur dari 6 sampai 12 tahun dan kelas senior
diatur dari 13 tahun keatas. Semua kelas didampingi oleh para instruktur yang
berpengalaman dan lama kelas yang diikuti sekitar 60 menit.
Dalam mendaftar akademi ini para siswa harus mengisi form yang berisi data
pribadi mereka seperti nama lengkap, tempat tanggal lahir, tempat tinggal, dan nomor
telpon, serta aturan aturan yang harus mereka ikuti selama pembelajaran dan harus
disetujui. Dalam memperoleh atau mengisi informasi ini, MAA masih menggunakan cara
manual yaitu masih menggunakan kertas dan biasanya tidak ada salinannya yang mana
form form data siswa mereka simpan di dalam satu folder dan disimpan lemari. Pada
sistem absensi atau kehadiran siswa diberikan sebuah kartu kecil yang dimana kartu ini
berisi kolom atau table hari jadwal latihan mereka, jika mereka masuk pada hari itu maka
instruktur akan memberikan paraf pada kolom yang berada di kartu mereka yang
menandakan bahwa siswa tersebut hadir dalam kelas mereka. Dan pada sistem Akademi
ini jika seseorang siswa telah mengikuti kelas sebanyak 8 kali, maka di kartu nama
mereka nama mereka akan dilingkari dan diberikan klip keras yang menandakan bahwa
siswa sudah menyelesaikan 8 kelas tersebut. Masalah yang terjadi adalah adanya potensi
resiko kehilangan perkembangan jejak siswa jika kartu tidak sengaja terjatuh. Hal ini
menyebabkan kebingunan record akademi, sehingga kreadibilitas akademi menjadi
buruk dan membuang waktu untuk instruktur
Dalam kasus tersebut, untuk mengatasi permasalahan dibangunlah aplikasi basis

ISYS6310 – Information System Project Management

This study source was downloaded by 100000871194229 from CourseHero.com on 09-16-2023 07:11:54 GMT -05:00

https://www.coursehero.com/file/201411771/2221-ISYS6310035-JPBA-TK2-W4-S5-R2-TEAM5docx/
 data akademi guna membantu mencatat kehadiran para siswa dan serta memantau
perkembangan para siswa mereka, tanpa harus takut misalkan terjadi kehilangan kartu
atau dokumen fisik lainnya, dan dengan basis data ini akan membuat arsip fisik lebih
efisien dalam penyimpanannya . Aplikasi yang akan digunakan dengan menggunakan
pemindai barcode agar dapat memindai ID siswa yang berisi semua data yang diperlukan
seperti nama , ID, peringkat mereka, kelas yang mereka ikuti, dan informasi penting
lainnya terkait informasi siswa tersebut, Sistem ini akan membuat proses monitoring
perkembangan siswa menjadi lebih akurat tanpa resiko kehilangan informasi. Sistem ini
dapat mengetahui peringkat kemampuan siswa, apakah siswa tersebut layak naik tingkat
atau dipromosikan.

3. MOV proyek — Ini harus direvisi atau disempurnakan jika perlu.

Jawab :

Area yang Proyek bisa dikatakan sukses jika

terdampak

Strategic > Meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam memonitor perkembangan siswa.
> Meningkatkan kepuasan siswa dengan memastikan pengambilan keputusan promosi
siswa yang lebih akurat.
> Meningkatkan kepercayaan orang tua siswa terhadap MAA dengan memastikan bahwa
data siswa disimpan dengan aman dan akurat.

Customer > Menyediakan akses cepat dan mudah ke data siswa yang dibutuhkan.
> Memberikan pengalaman yang lebih positif kepada siswa dengan proses promosi yang
lebih adil dan objektif.
> Memberikan kepercayaan kepada orangtua siswa tentang kualitas layanan dan perhatian
yang diberikan oleh MAA terhadap perkembangan siswa.

Financial > Mengurangi biaya operasional yang terkait dengan manajemen data siswa secara
manual.
> Meningkatkan pendapatan MAA dengan memungkinkan lebih banyak siswa untuk
dipromosikan dan menempuh kelas yang lebih tinggi.
> Menjaga biaya proyek dalam batas yang terkendali dan memaksimalkan penggunaan
sumber daya.

Operational > Meningkatkan efisiensi proses manajemen data siswa.

> Menghindari resiko kehilangan data siswa.
> Mempercepat proses pengambilan keputusan promosi siswa.

Social > Memberikan kesempatan yang sama bagi siswa untuk dipromosikan ke tingkat yang
lebih tinggi berdasarkan prestasi mereka.

ISYS6310 – Information System Project Management

This study source was downloaded by 100000871194229 from CourseHero.com on 09-16-2023 07:11:54 GMT -05:00

https://www.coursehero.com/file/201411771/2221-ISYS6310035-JPBA-TK2-W4-S5-R2-TEAM5docx/
 > Meningkatkan kualitas pendidikan martial arts yang diberikan oleh MAA dengan
memantau perkembangan siswa secara teratur.
> Memberikan kontribusi pada perkembangan teknologi dan penggunaan teknologi untuk
tujuan pendidikan dan manajemen data.

4. Bagan struktur yang dapat dikirimkan (DSC) —Ini harus didasarkan pada siklus hidup proyek
dan siklus hidup pengembangan sistem. Anda harus mulai dengan membuat bagan hierarki
yang menjelaskan semua fase proyek dan pengembangan sistem. Fase pengembangan sistem
akan sangat bergantung pada pendekatan pengembangan yang Anda gunakan (Waterfall atau
Agile). Setelah Anda mengidentifikasi semua fase proyek, langkah selanjutnya dalam
mengembangkan DSC adalah mengidentifikasi setidaknya satu proyek atau produk yang
dapat dikirimkan untuk setiap fase.
Jawab :

5. Diagram kasus penggunaan (UCD) —UCD menentukan fitur dan fungsionalitas tingkat tinggi
yang harus disertakan oleh sistem aplikasi.
a. Gambar kotak untuk mewakili batas sistem.
b. Gambarlah tongkat! Angka untuk mewakili para aktor sistem. Aktor dapat menjadi
pengguna, manajer, pelanggan, atau bahkan sistem lain yang akan berinteraksi dengan
atau menggunakan sistem aplikasi. Aktor harus digambar di luar batas sistem. Pastikan
untuk memberi label pada setiap aktor dengan nama deskriptif untuk mendeskripsikan
peran aktor tersebut.
c. Gambar oval di dalam batas sistem untuk setiap fungsi dan beri label oval dengan nama
deskriptif. Kasus penggunaan adalah fungsi tertentu yang akan dijalankan oleh sistem
aplikasi. Contoh kasus penggunaan adalah: memperbarui informasi pelanggan, mencetak
laporan lembur karyawan, membuat catatan vendor baru, dan lain sebagainya. Langkah
penting selama proyek Anda memerlukan banyak interaksi dengan klien Anda.
Sayangnya, Anda tidak akan memiliki akses ke klien yang sebenarnya, jadi Anda bisa
menjadi kreatif. Perlu diingat, bagaimanapun, bahwa fungsionalitas tambahan (dan
seringkali tidak digunakan) akan membutuhkan lebih banyak waktu dan sumber daya
untuk membangun sistem, sehingga menambah jadwal dan anggaran proyek. Anda dan

ISYS6310 – Information System Project Management

This study source was downloaded by 100000871194229 from CourseHero.com on 09-16-2023 07:11:54 GMT -05:00

https://www.coursehero.com/file/201411771/2221-ISYS6310035-JPBA-TK2-W4-S5-R2-TEAM5docx/
 tim Anda perlu menyadari bahwa setiap fitur dan fungsionalitas sistem harus membantu
organisasi mencapai MOV-nya.
d. Buat garis penghubung untuk mengidentifikasi aktor yang akan menggunakan kasus
penggunaan tertentu.
Jawab :

ISYS6310 – Information System Project Management

This study source was downloaded by 100000871194229 from CourseHero.com on 09-16-2023 07:11:54 GMT -05:00

https://www.coursehero.com/file/201411771/2221-ISYS6310035-JPBA-TK2-W4-S5-R2-TEAM5docx/
 6. Ubah bagan struktur yang dapat dikirimkan (DSC) Anda ke WBS. Menggunakan Microsoft
Project®, buat struktur rincian kerja (WBS) dengan membuat daftar semua fase siklus hidup
proyek dan siklus hidup pengembangan sistem dan hasil terkait yang Anda tetapkan di DSC.
Pastikan untuk mengerjakan tutorial MPS terlebih dahulu. WBS Anda harus mencakup:
a. Tonggak sejarah untuk setiap fase dan hasil — Mencapai tonggak akan memberi tahu
semua orang yang terkait dengan proyek bahwa fase atau kiriman diselesaikan dengan
memuaskan.
b. Aktivitas/ Tugas — Tentukan serangkaian aktivitas atau tugas yang harus diselesaikan
untuk menghasilkan setiap kiriman.
c. Penugasan Sumber Daya — Tetapkan orang dan sumber daya lain yang sesuai untuk
setiap aktivitas. Ini akan didasarkan pada orang dan sumber daya yang Anda identifikasi
ketika Anda menyelesaikan tugas infrastruktur proyek dari bab sebelumnya. Ingatlah
bahwa menambahkan sumber daya ke suatu aktivitas memungkinkan aktivitas tersebut
diselesaikan dalam waktu yang lebih singkat; namun, ini dapat meningkatkan biaya untuk
menyelesaikan tugas atau aktivitas tersebut.
d. Estimasi untuk Setiap Aktivitas/ Tugas — Berdasarkan tugas atau aktivitas dan sumber
daya yang diberikan, kembangkan estimasi waktu untuk setiap tugas atau aktivitas yang
akan diselesaikan. Untuk keperluan tugas ini, Anda harus menggunakan kombinasi teknik
estimasi seperti time-boxing dan bottom-up estimation.
Jawab :

ISYS6310 – Information System Project Management

This study source was downloaded by 100000871194229 from CourseHero.com on 09-16-2023 07:11:54 GMT -05:00

https://www.coursehero.com/file/201411771/2221-ISYS6310035-JPBA-TK2-W4-S5-R2-TEAM5docx/
 SOURCE:

Marchewka, Jack T.(2015). Chapter 5

Happy Exercise! ☺

ISYS6310 – Information System Project Management

This study source was downloaded by 100000871194229 from CourseHero.com on 09-16-2023 07:11:54 GMT -05:00

https://www.coursehero.com/file/201411771/2221-ISYS6310035-JPBA-TK2-W4-S5-R2-TEAM5docx/
Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)