Nama : Sheeren Christianty

NIM : 2201861345

Tugas Personal ke-2

Minggu 7 – Sesi 11

(Monitoring and Controlling the Project-)

1. Bagaimana melakukan aralisis pemangku kepentingan membantu manajer proyek dan
tim proyek memahami organisasi informal?

Melakukan analisis pemangku kepentingan untuk memahami organisasi informal karena

dapat membantu manajer proyek dan tim lebih memahami politik dan budaya organisasi,
serta memberikan wawasan yang lebih luas tentang siapa yang membuat keputusan
penting dan mengapa keputusan tertentu. Analisis pemangku kepentingan memberikan
dasar untuk mengembangkan rencana komunikasi proyek.

Langkah - langkah melakukan analisis pemangku kepentingan :

a) Mengembangkan daftar pemangku kepentingan. Sertakan individu, kelompok, dan

organisasi yang harus menyediakan sumber daya untuk proyek atau yang
berkepentingan dengan hasil proyek yang sukses atau tidak berhasil.

b) Mengdentifikasikan minat stakeholder dalam proyek (untuk setiap pemangku

kepentingan), positif atau negatif

c) Memberikan skala minat mereka pada proyek ((-5 hingga +5 untuk contoh)

d) Menilai, apakah potensi konflik di antara para pemangku kepentingan yang berbeda
ada, kepentingan pribadi sering dapat bertentangan dengan kepentingan pribadi dari
para pemangku kepentingan lainnya.

e) Mendefinisikan peran untuk masing-masing pemangku kepentingan. Misalnya, setiap

proyek harus memiliki juara. atau seseorang yang menonjol dalam organisasi yang
akan menjadi pendukung publik proyek. (pemilik, konsultan, pembuat keputusan,
pemasok, vendor, dll.)

ISYS6310 – Information System Project Management

 f) Mengidentifikasikan tujuan untuk setiap pemangku kepentingan. Ini mungkin
termasuk hal-hal seperti menyediakan sumber daya khusus, keahlian, atau panduan
yang menavigasi melalui perairan politik organisasi.

2. Dalam melakukan analisis pemangku kepentingan, mengapa itu penting bukan hanya
mengidentifikasi mereka yang akan mendapatkan dari keberhasilan proyek, tetapi juga
mereka yang mungkin mendapatkan dari kegagalannya?

Dalam mencapai keberhasilan proyek, perencanaan dan estimasi tidaklah cukup. Sebuah
proyek membutuhkan sistem peringatan dini agar semuanya berjalan sesuai rencana.
Mengembangkan rencana komunikasi dimulai dengan mengidentifikasi berbagai
pemangku kepentingan proyek dan kebutuhan informasi mereka. Dengan analisis
pemangku kepentingan membantu manajer proyek dan tim proyek menentukan berbagai
kepentingan dan peran dari masing-masing pemangku kepentingan.

3. Apa tujuan mendefinisikan peran dan tujuan untuk setiap pemangku kepentingan yang
diidentifikasi dalam pemangku kepentingan analisis?

Tujuan dari analisis pemangku kepentingan adalah untuk menentukan :

a) Siapa yang memiliki kebutuhan informasi khusus?

b) Apa saja kebutuhan informasi itu?

c) Bagaimana kebutuhan informasi pemangku kepentingan tertentu dapat terpenuhi?

d) Kapan seorang pemangku kepentingan mengharapkan untuk menerima informasi ini?

e) Bagaimana informasi ini akan diterima?

Pada point tersebut dijelaskan mengenai informasi dan ekspektasi dari stakeholders, dari
situ bisa dianalisis pentingnya identifikasi stakeholders yang akan mendapat benefit dan
mana yg tidak. Informasi yang diberikan diawal untuk statement acceptable atau tidaknya
terhadap para stakeholders.

4. Mengapa manajer proyek harus peduli kemajuan proyek, dengan memantau ?

Seorang manajer proyek harus peduli pada kemajuan proyek karena setiap proyek,
terlepas dari seberapa baik suatu proyek direncanakan, akan ada situasi yang tidak terduga
dan akan memerlukan penyesuaian terhadap jadwal dan anggaran proyek. Seorang
manajer proyek tidak akan kehilangan kredibilitas karena kejadian atau situasi yang tidak
terduga muncul. Dia akan, bagaimanapun, kehilangan (atau memperoleh) kredibilitas
dalam hal bagaimana mereka menangani situasi tertentu.

Pemantauan, sekaligus pengendalian yang dilakukan mencakup tiga hal berikut yaitu :

ISYS6310 – Information System Project Management

 a) Melacak, meninjau, dan mengatur kemajuan dan kinerja proyek

b) Identifikasi setiap area di mana perubahan rencana diperlukan

c) Mulai perubahan terkait

5. Apa tujuan mengembangkan rencana komunikasi proyek ?

Tujuan dari rencana komunikasi proyek adalah mendukung cara komunikasi yang efektif
dan efisien di antara berbagai pemangku kepentingan proyek. Pengembangan rencana
komunikasi berfokus pada identifikasi berbagai pemangku kepentingan dan persyaratan
informasi mereka. Selain itu, rencana tersebut juga menetapkan harapan dalam hal
bagaimana dan kapan informasi ini akan tersedia. Rencana komunikasi proyek harus
mencakup berbagai cara bagi pemangku kepentingan proyek untuk berkomunikasi.

Hal ini memungkinkan terjadinya komunikasi:

• Tempat yang sama waktu yang sama

• Tempat yang berbeda waktu yang sama

• Tempat berbeda limes-sama

• Tempat berbeda-beda waktu

6. Bandingkan persyaratan informasi proyek mensponsori ke orang-orang dari anggota tim

proyek. Bagaimana mereka mirip? Bagaimana mereka berbeda?

Persyaratan informasi proyek mensponsori team, miripnya adalah informasi di

distribusikan secara transparan ke team yang berkaitan, namun bedanya adalah beberapa
informasi spesifik yang confidential dimana tidak berhubungan langsung, hanya akan
dishare ke pihak pihak tertentu.

7. Mengapa komunikasi yang efektif dan efisien menjadi penting dalam proyek?

Apabila komunikasi yang ada dalam proyek tidak berjalan dengan efektif dan efisien, itu
berarti gagalnya tujuan dari rencana komunikasi proyek. Akibatnya adalah informasi
yang didistribusikan tidak dapat disampaikan tepat waktu dan adanya miss-komunikasi
antar stakeholder, project manager dan staff proyek, dengan begitu hasil akhir proyek
tidak akan sesuai dengan rencana sebelumnya.

8. Apa yang dimaksud dengan metrik proyek? Jelaskan kualitas dari metrik proyek yang
baik.

Metrik proyek merupakan pengukuran kualitatif dari beberapa atribut proyek. Metrik
proyek harus diperoleh dari data yang dapat diukur dan terukur.

ISYS6310 – Information System Project Management

 Kualitas metrik proyek yang baik adalah bisa dimengerti, intuitif, dapat dihitung, objektif
(tidak ada bias),hemat biaya, mudah dan murah untuk dibuat, terbukti, apa yang diukur
akan selesai, dampak tinggi

9. Mengapa proyek harus memiliki sistem pengukuran yang baik? Jelaskan mengapa sistem
pengukuran yang baik harus dapat memandu kemajuan tim proyek daripada manajemen
sendirian.?

Proyek harus memiliki sistem pengukuran yang baik, berarti tolak ukur atau batas nilai
dari metrik proyeknya harus tinggi, dengan demikian hasil proyek yang dicapai harus
diatas batas nilai ukur metrik proyek itu, sehingga kualitas hasil proyek pun dapat tinggi
sesuai dengan ekspektasi.

Sistem Pengukuran Proyek Harus memungkinkan tim untuk mengukur kemajuannya

sendiri, Didesain oleh tim proyek, mengikuti standar perusahaan atau yang disepakati
bersama. Harus sederhana dengan mengadopsi dan gunakan hanya beberapa langkah
untuk memahami dan mengert apa yang dilaporkan. Yang pasti harus dapat melacak hasil
dan kemajuan proyek.

10. Apa keuntungan memiliki tim proyek merancang metrik dan sistem pengukurnya sendiri?
Berikan contoh salah satu metrik dan penggunaannya dalam proyek ?

Keuntungan sistem metrik proyek adalah untuk mendukung persyaratan informasi untuk
semua pemangku kepentingan, seperti; scope, schedule, budget, resources, quality, risk.

Salah satu contoh metrik :

Ninai penghasilan (Earned Value)

Misalkan, user baru saja menandatangani kontrak dengan perusahaan konsultan bernama
Dewey, Cheatem, dan Howe untuk mengembangkan IS.

Anggaran Proyek, Jadwal, Tugas.

$ 40.000

4 bulan

20 Tugas (dibagi rata selama 4 bulan)

$ 2,000 per tugas

5 tugas per bulan

-----------------selamat belajar -----------------

ISYS6310 – Information System Project Management