Tugas Personal ke-2

Minggu 7 – Sesi 11

(Monitoring and Controlling the Project-)

Nama : Moh prasetiyo

NIM : 2301966596

Kelas : DYBA

1. Bagaimana melakukan aralisis pemangku kepentingan membantu manajer proyek dan

tim proyek memahami organisasi informal?

Jawab :

Melakukan analisis pemangku kepentingan untuk memahami organisasi informal karena

dapat membantu manajer proyek dan tim lebih memahami politik dan budaya organisasi,
serta memberikan wawasan yang lebih luas tentang siapa yang membuat keputusan
penting dan mengapa keputusan tertentu. Analisis pemangku kepentingan memberikan
dasar untuk mengembangkan rencana komunikasi proyek.

Langkah - langkah melakukan analisis pemangku kepentingan :

a) Mengembangkan daftar pemangku kepentingan. Sertakan individu, kelompok, dan

organisasi yang harus menyediakan sumber daya untuk proyek atau yang
berkepentingan dengan hasil proyek yang sukses atau tidak berhasil.

b) Mengdentifikasikan minat stakeholder dalam proyek (untuk setiap pemangku

kepentingan), positif atau negatif

c) Memberikan skala minat mereka pada proyek ((-5 hingga +5 untuk contoh)

d) Menilai, apakah potensi konflik di antara para pemangku kepentingan yang berbeda
ada, kepentingan pribadi sering dapat bertentangan dengan kepentingan pribadi dari
para pemangku kepentingan lainnya.

ISYS6310 – Information System Project Management

 e) Mendefinisikan peran untuk masing-masing pemangku kepentingan. Misalnya, setiap
proyek harus memiliki juara. atau seseorang yang menonjol dalam organisasi yang
akan menjadi pendukung publik proyek. (pemilik, konsultan, pembuat keputusan,
pemasok, vendor, dll.)

Mengidentifikasikan tujuan untuk setiap pemangku kepentingan. Ini mungkin termasuk

hal-hal seperti menyediakan sumber daya khusus, keahlian, atau panduan yang
menavigasi melalui perairan politik organisasi.

2. Dalam melakukan analisis pemangku kepentingan, mengapa itu penting bukan hanya
mengidentifikasi mereka yang akan mendapatkan dari keberhasilan proyek, tetapi juga
mereka yang mungkin mendapatkan dari kegagalannya?

Jawab :

Manajemen pemangku kepentingan memastikan bahwa pemangku kepentingan dilibatkan

secara tepat di semua aspek proyek, program, atau portofolio. Tujuannya adalah untuk:

 Memastikan bahwa pandangan dan sikap semua pemangku kepentingan dipahami;

 Memengaruhi pemangku kepentingan menjadi pendukung pekerjaan di manapun yang
memungkinkan;
 Memaksimalkan dampak dukungan pemangku kepentingan;
 Meminimalkan dampak yang tidak mendukung pemangku kepentingan.

Beberapa manfaat dari penggunaan pendekatan ini diantaranya:

 Menggunakan pendapat para pemangku kepentingan yang paling kuat untuk membentuk
tujuan dari organisasi atau proyek pada tahap awal. Hal ini tidak hanya memberikan
dukungan terhadap organisasi atau tujuan lebih dari itu dapat dapat meningkatkan
kualitas dari hasil yang ditetapkan dalam rencana.
 Mendapatkan dukungan dari para pemangku kepentingan yang kuat untuk membantu
memenangkan lebih banyak sumber daya – hal ini akan lebih mengoptimalkan kinerja
dalam mencapai tujuan.
 Membangun strategi komunikasi dengan para pemangku kepentingan sejak awal secara
intensif untuk memastikan bahwa mereka memahami apa yang harus dilakukan dan
memahami manfaat dari organisasi atau proyek yang dilaksanakan – hal ini berarti
mereka dapat mendukung tujuan organisasi secara aktif jika di perlukan.
 Mengantisipasi reaksi dari masyarakat terhadap keberadaan organisasi atau proyek yang
akan dilaksanakan dan mengintegrasikan dalam skema perencanaan untuk mendapatkan
dukungan dari mereka.

ISYS6310 – Information System Project Management

3. Apa tujuan mendefinisikan peran dan tujuan untuk setiap pemangku kepentingan yang
diidentifikasi dalam pemangku kepentingan analisis?

Jawab :

Tujuannya adalah untuk membatasi agar para pemangku kepentingan tidak melenceng
dari tugas sehingga tujuan tetap tercapai.

a) Siapa yang memiliki kebutuhan informasi khusus?

b) Apa saja kebutuhan informasi itu?

c) Bagaimana kebutuhan informasi pemangku kepentingan tertentu dapat terpenuhi?

d) Kapan seorang pemangku kepentingan mengharapkan untuk menerima informasi ini?

e) Bagaimana informasi ini akan diterima?

Pada point tersebut dijelaskan mengenai informasi dan ekspektasi dari stakeholders, dari
situ bisa dianalisis pentingnya identifikasi stakeholders yang akan mendapat benefit dan
mana yg tidak. Informasi yang diberikan diawal untuk statement acceptable atau tidaknya
terhadap para stakeholders.

4. Mengapa manajer proyek harus peduli kemajuan proyek, denganh memantau ?

Jawab :

Project manager adalah orang yang ditunjuk untuk menggerakkan organisasi proyek dan
memimpinnya dalam mencapai objective proyek. Project Manager adalah posisi puncak
yang luar biasa dalam proyek. Di pikiran dan penanya, tertumpu beban tanggung jawab
yang besar atas kesuksesan proyek. Pada proyek besar dan sangat kompleks, project
manager bahkan harus memiliki kesempurnaan kompetensi.  Tanggung jawab project
manager adalah untuk memenuhi kebutuhan yang berupa kebutuhan tugas, kebutuhan
team, dan kebutuhan individual.

Maka dari itu sebagai orang yang menggerakkan organisasi proyek dalam mencapai
objective proyek, Project Manager harus peduli dengan kemajuan proyek yang ada.

5. Apa tujuan mengembangkan rencana komunikasi proyek ?

Jawab :

Tujuan dari rencana komunikasi proyek adalah mendukung cara komunikasi yang efektif
dan efisien di antara berbagai pemangku kepentingan proyek. Pengembangan rencana

ISYS6310 – Information System Project Management

 komunikasi berfokus pada identifikasi berbagai pemangku kepentingan dan persyaratan
informasi mereka. Selain itu, rencana tersebut juga menetapkan harapan dalam hal
bagaimana dan kapan informasi ini akan tersedia. Rencana komunikasi proyek harus
mencakup berbagai cara bagi pemangku kepentingan proyek untuk berkomunikasi.

Hal ini memungkinkan terjadinya komunikasi:

• Tempat yang sama waktu yang sama

• Tempat yang berbeda waktu yang sama

• Tempat berbeda limes-sama

• Tempat berbeda-beda waktu

6. Bandingkan persyaratan informasi proyek mensponsori ke orang-orang dari anggota tim

proyek. Bagaimana mereka mirip? Bagaimana mereka berbeda?

Jawab :

Persyaratan informasi proyek mensponsori team, miripnya adalah informasi di

distribusikan secara transparan ke team yang berkaitan, namun bedanya adalah beberapa
informasi spesifik yang confidential dimana tidak berhubungan langsung, hanya akan
dishare ke pihak pihak tertentu.

7. Mengapa komunikasi yang efektif dan efisien menjadi penting dalam proyek?

Jawab :

Apabila komunikasi yang ada dalam proyek tidak berjalan dengan efektif dan efisien, itu
berarti gagalnya tujuan dari rencana komunikasi proyek. Akibatnya adalah informasi
yang didistribusikan tidak dapat disampaikan tepat waktu dan adanya miss-komunikasi
antar stakeholder, project manager dan staff proyek, dengan begitu hasil akhir proyek
tidak akan sesuai dengan rencana sebelumnya.

8. Apa yang dimaksud dengan metrik proyek? Jelaskan kualitas dari metrik proyek yang
baik.

Metrik proyek digunakan oleh manajer proyek dan tim pengembang untuk dapat
beradaptasi dengan alur kerja dan aktifitas-aktivitas yang bersifat teknis.
Kualitas Metrik proyek yang baik :

 memperkirakan status sebuah proyek yg sedang berlangsung 

 menelusuri resiko-resiko potensial 
 menemukan area masalah sebelum masalah ‘menjadi semakin kristis’. 
 menyesuaikan aliran kerja atau tugas-tugas.
ISYS6310 – Information System Project Management
  mengevaluasi kemampuan tim proyek untuk mengontrol kualitas hasil kerja RPL. 
9. Mengapa proyek harus memiliki sistem pengukuran yang baik? Jelaskan mengapa sistem
pengukuran yang baik harus dapat memandu kemajuan tim proyek daripada manajemen
sendirian.?

Jawab :

Karena Berbagai pemicu risiko harus dipantau secara terus menerus untuk melacak
berbagai risiko proyek. Selain itu, ancaman dan peluang baru dapat muncul sendiri
selama proyek berlangsung, sehingga penting bagi pemangku kepentingan proyek untuk
waspada. Pemantauan dan pengendalian risiko harus menjadi bagian dari keseluruhan
pemantauan dan pengendalian proyek. Memantau dan mengendalikan Fokus pada metrik
untuk membantu mengidentifikasi kapan risiko terjadi dan juga pada komunikasi.

10. Apa keuntungan memiliki tim proyek merancang metrik dan sistem pengukurnya sendiri?
Berikan contoh salah satu metrik danpenggunaannya dalam proyek ?

Jawab :

Keuntungan memiliki tim proyek merancang metrik dan sistem pengukurnya sendiri :

Tim akan memiliki standar kualitasnya sendiri sesuai dengan project quality management
sebagai berikut :

1. Performance, yaitu kesesuaian produk dengan fungsi utama produk atau karakteristik
operasi suatu produk.

2. Feature, yaitu ciri khas produk yang membedakan dari produk yang lain yang
merupakan karakteristik pelengkap dan mampu menimbulkan kesan yang baik bagi
pelanggan.

3. Reliability, yaitu kepercayaan pelanggan terhadap produk karena kehandalannya atau

kemungkinan karena kerusakan yang rendah.

4. Conformance, yaitu kesesuaian syarat atau ukuran tertentu, sejauh karakteristik desain
dan operasi memenuhi standar-standar yang telah ditetapkan.

5. Durability, yaitu tingkat ketahanan suatu produk.

6. Serviceability, yaitu kemudahan produk bila akan diperbaiki atau kemudian

memperoleh komponen produk tersebut.

7. Aesthetic, yaitu keindahan atau daya tarik suatu produk.

8. Perseption, yaitu fanatisme akan merk suatu produk tertentu karena citra atau reputasi
produk. Kualitas sebuah proyek sangat penting karena berhubungan langsung dengan

ISYS6310 – Information System Project Management

keberhasilan proyek tersebut. Banyak contoh proyek sistem informasi yang sukses dan
gagal akibat kualitas proyek.

Ref :

https://www.praxisframework.org/id/knowledge/stakeholder-management

https://wahjudinsumpeno.wordpress.com/2012/07/15/mengelola-stakeholder-sukses-
memenangkan-dukungan-bisnis-anda/

http://yuliaputri94.blogspot.com/2016/05/manajer-proyek-project-manager.html

https://duniainformatikaindonesia.blogspot.com/2013/03/metrik-proyek.html

Lecture note Week 7 Monitoring and Controlling the Project.

Lecture note Week Week 6 The Project’s Schedule and Budget .

-----------------selamat belajar -----------------

ISYS6310 – Information System Project Management