Tugas Personal ke-2

Pekan 7 – Sesi 11

1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan organisasi informal! Mengapa manajer proyek
atau tim proyek harus peduli dengan pemahaman organisasi informal?

Organisasi formal merupakan struktur yang diterbitkan untuk mendefinisikan garis

wewenang resmi, tanggung jawab, dan hubungan pelaporan. Dikarenakan dapat
membantu manajer proyek dan tim lebih paham politik dan budaya organisai, serta
memberi wawasan yang lebih luas tentang siapa yang membuat keputusan penting
dan mengapa keputusan tersebut di buat.

Pemahaman organisasi informal dengan cara melakukan analisis pemangku

kepentingan yang memberikan dasar sebagai bentuk pengembangan suatu rencana
komunikasi proyek.

2. Apa itu pemangku kepentingan? Mengapa manajer proyek dan tim proyek tidak ingin
membuat analisis pemangku kepentingan menjadi publik ke seluruh organisasi?

Pemangku kepentingan adalah individu, kelompok, atau bahkan organisasi yang

memiliki saham, atau klaim, dalam proyek tersebut. Analisis pemangku kepentingan
sebagai sarana untuk menentukan siapa yang harus terlibat dengan proyek dan
memahami peran yang harus mereka mainkan.

Karena analisis pemangku kepentingan tujuannya hanya untuk pemangku

kepentingan saja, tidak untuk dibaca oleh semua orang. Selain itu, analisis tersebut
biasanya berisi hal-hal yang bersifat privasi

ISYS6310 – Information System Project Management

3. Mengapa manajer proyek harus peduli dengan pemantauan kemajuan proyek? Apa
tujuan mengembangkan rencana komunikasi proyek? Mengapa komunikasi yang
efektif dan efisien penting untuk sebuah proyek?

Manager proyek menggunakan proses pemantauan dan pengendalian untuk

menerjemahkan data pelaksanaan sebuah proyek dari informasi menjadi sebuah
pengetahuan. Pengetahuan tersebut kemudian digunakan untuk membuat sebuah
keputusan manajemen yang tepat dan mengambil tindakan yang tepat waktu.
Bertujuan agar seluruh informasi mengenai proyek akan sampai tepat waktu, dibuat
dengan tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpan, dan diatur dengan tepat pula.
Komunikasi yang efektif dan efisien agar informasi tersampaikan secara maksimal,
dan mengurangi terjadinya komunikasi abtar pihak terkait proyek tersebut.

4. Apa itu metrik proyek? Jelaskan kualitas metrik proyek yang baik. Mengapa proyek
harus memiliki sistem pengukuran yang baik? Mengapa sistem pengukuran yang baik
harus memandu kemajuan tim proyek daripada manajemen sendiri.

Metrik proyek dapat didefinisikan sebagai pengukuran kualitatif dari beberapa atribut
proyek. Metrik ini harus diperoleh dari data yang dapat diukur dan terukur. Rencana
komunikasi yang dijelaskan pada bagian sebelumnya adalah output dari proses
perencanaan komunikasi. Sistem metrik proyek harus ada untuk mendukung
persyaratan informasi untuk semua pemangku kepentingan.
Metrik Proyek yang bagus, harus : Bisa dimengerti, intuitif, dapat dihitung, objektif
(tidak ada bias), hemat biaya, mudah dan murah untuk dibuat, terbukti, apa yang
diukur akan selesai, dampak tinggi, Kalau tidak mengapa repot-repot?
Sistem Pengukuran Proyek Haruskah memungkinkan tim untuk mengukur
kemajuannya sendiri,
Didesain oleh tim proyek, mengikuti standar perusahaan atau yang disepakati
bersama. Harus sedesrhana dengan mengadopsi dan gunakan hanya beberapa langkah
untuk memahami dan mengerti apa yang dilaporkan. Yang pasti harus dapat melacak
hasil dan kemajuan proyek

ISYS6310 – Information System Project Management

5. Apa itu grafik burn-down? Apa tujuannya?

Grafik burndown merupakan bagan yang sering digunakan di dalam pengembangan

scrum agile untuk melacak pekerjaan yang diselesaikan terhadap waktu yang
diizinkan. Sumbu x merupakan kerangka waktu, dan sumbu y merupakan jumlah
pekerjaan yang tersisa yang dilabeli dalam poin cerita dan jam kerja, dll. Bagan
dimulai dengan jumlah terbesar dari pekerjaan yang tersisa, yang berkurang selama
proyek dan perlahan terbakar menjadi tidak ada. Dan bertujuan dari grafik burn down
sendiri adalah untuk melacak kemajuan penyelesaian proyek.

6. Apa itu tinjauan proyek dan apa tujuannya?

Pemantauan dan Pengendalian melibatkan:

• Mengevaluasi permintaan perubahan dan memutuskan tanggapan yang sesuai;
• Merekomendasikan tindakan korektif atau pencegahan untuk mengantisipasi
kemungkinan masalah;
• Memantau aktivitas proyek yang sedang berlangsung terhadap rencana
manajemen proyek dan baseline proyek; dan
• Mempengaruhi faktor-faktor yang dapat menghindari proses kontrol
perubahan sehingga hanya perubahan yang disetujui yang diterapkan.
• Mendefinisikan garis wewenang resmi dan komunikasi, organisasi informal
berkembang seiring waktu sebagai hasil dari hubungan yang tak terelakkan
dan internetworking orang dalam organisasi. Sesi ini mencakup bagan
organisasi atau hierarkis, yang mendefinisikan garis wewenang resmi dan
komunikasi, hubungan tak terelakkan dan kerja internet orang dalam
organisasi. Melakukan analisis pemangku kepentingan untuk memahami
organisasi informal karena dapat membantu manajer proyek dan tim lebih
memahami politik dan budaya organisasi, serta memberikan wawasan yang
lebih luas tentang siapa yang membuat keputusan penting dan mengapa

ISYS6310 – Information System Project Management

 keputusan tertentu. Analisis pemangku kepentingan memberikan dasar untuk
mengembangkan rencana komunikasi proyek.

7. Apa yang dimaksud dengan laporan status? Apakah laporan kemajuan itu? Apakah
laporan prakiraan itu?

Laporan status kemajuan menggambarkan keadaan proyek saat ini. Secara umum,
laporan status membandingkan kemajuan aktual proyek dengan rencana dasar atau
baseline. Laporan status dapat mencakup, analisis varians yang membandingkan
jadwal aktual dan informasi biaya dengan jadwal dan anggaran dasar.
Laporan kemajuan memberi tahu kita apa yang sudah diselesaikan oleh tim proyek.
Laporan ini dapat membandingkan kegiatan atau tugas yang diselesaikan dengan
kegiatan atau tugas yang digariskan dalam jaringan proyek asli.
Laporan perkiraan berfokus pada prediksi status masa depan atau kemajuan proyek.
Termasuk analisis nilai yang diperoleh yang memberi tahu kita berapa banyak dana
yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.

8. Kapan pertemuan tatap muka lebih tepat daripada panggilan telepon atau email?
Jelaskan dengan detail dan komprehensif.

Ketika menangani proyek yang dibilang cukup besar, kita perlu memperhatikan face
satu sama lain. Selain itu, memperhatikan keadaan yang aman misalnya tidak saat
pandemic.

9. Jelaskan secara lengkap peran TI dalam mendukung rencana komunikasi proyek.

Peran TI dalam proses komunikasi jarak jauh adalah dengan memanfaatkan perangkat
komunikasi seperti contohnya telepon, email, teknologi nirkabel lainnya dapat
membantu dalam meningkatkan mobilitas dan aksesibilitas kita terhadap informasi.
Selain itu, terdapat berbagai alat teknologi informasi untuk mendukung komunikasi

ISYS6310 – Information System Project Management

 dan kolaborasi. Sudah banyak aplikasi yang mendukung komunikasi dan kolaborasi,
termasuk piranti lunak manajemen proyek yang terbaru.

10. Berikan contoh bagaimana TI dapat mendukung pertemuan pemangku kepentingan

proyek:
a. Waktu yang sama - tempat yang sama
TI berperan membuatkan jadwal dengan waktu dan tempat yang sama
untuk bertemu langsung dengan pemangku kepentingan. Misalnya via
email, chat atau telefon untuk merundingkan lokasi tempat dan
waktunya.
b. Waktu yang sama — tempat berbeda
TI berperan membantu untuk mempertemukan kedua pihak atau lebih.
Misalnya meet via google meet, video call, atau zoom. Hal ini bisa
membantu pertemuan dengan waktu yang sama walaupun tempat
berbeda.
c. Waktu yang berbeda – tempat yang sama
TI membantu untuk pertemuan dengan pemangku kepentingan proyek
apabila dengan waktu yang berbeda tetapi waktunya tetap sama
dengan cara seminar dengan dibagi menjadi banyak sesi namun yang
disampaikan tetap sama dan TI mendukung acara seminar dengan
menggunakan PPT misalnya, atau Teknologi lainnya. Atau
menggunakan pesan broadcast.
d. Beda waktu – beda tempat
TI bisa membantu untuk pertemuan beda waktu dan beda tempat
dengan menggunakan email, chat, atau pesan broadcast.
------------------000--------------

ISYS6310 – Information System Project Management