Tugas Personal ke-2

Minggu 7 – Sesi 11

(Monitoring and Controlling the Project-)

1. Bagaimana melakukan aralisis pemangku kepentingan membantu manajer proyek dan

tim proyek memahami organisasi informal?

Jawaban :

Berikut langkah-langkah dalam melakukan Analisis pemangku kepentingan:

 Mengidentifikasi Stakeholder

Dalam membangun setiap peta pemangku kepentingan dengan mengembangkan

daftar katagori dari orang, organisasi, lembaga atau pihak lainnya yang memiliki
bekepentingan terhadap organisasi atau tujuan Anda. Identifikasi dapat berupa
tujuan setiap stakeholder maupun minat setiap stakeholder. Daftar potensi
pemangku kepentingan untuk setiap kegiatan tentunya akan melebihi waktu yang
tersedia untuk menganalisis termasuk kemampuan alat yang digunakan untuk
memetakan sesuai kebutuhan informasi yang ada.

 Prioritaskan Stakeholder Anda

Pada tahapan ini Anda telah memiliki daftar panjang organisasi/lembaga atau
orang-orang yang dipengaruhi oleh organisasi atau pekerjaan Anda. Lakukan
pemetaan secara mendalam terhadap pemangku kepentingan tentang
kekuatan/kepentingan dalam sebuah geradi atau kisi-kisi seperti pada gambar, dan
mengklasifikasikan para pemangku kepentingan dengan peran dan kontribusi
mereka atas tujuan organisasi serta ketertarikan pada pekerjaan yang Anda
lakukan. Lakukan pengujian dengan meletakkan masing-masing pemangku
kepentingan berdasakan pengaruh dan kekuatan. Selanjutnya lakukan analisis
dengan memposisikan pemangku kepentingan (orang/organisasi/lembaga) dalam
geradi tersebut untuk membantu Anda bertindak terhadap posisi mereka

 Memahami Stakeholder Kunci Anda

Pada langkah ini Anda diarahkan untuk memahami lebih dalam pemangku
kepenitingan kunci yang terlibat dalam pekerjaan atau bisnis Anda. Masing-
masing orang atau organisasi perlu dinilai sejauh mana respon atau reaksi
terhadap proyek, dan bagaimana mereka terlibat dan memberikan kontribusi
terhadap keberhasilan pekerjaan Anda. Disamping itu, Anda juga perlu

ISYS6310 – Information System Project Management

 memahami cara terbaik untuk melibatkan mereka dalam proyek Anda serta
membangun komunikasi efektif dengan mereka.

 Menilai, apakah potensi konflik di antara para pemangku kepentingan yang

berbeda ada, kepentingan pribadi sering dapat bertentangan dengan kepentingan
pribadi dari para pemangku kepentingan lainnya.

 Mendefinisikan peran untuk masing-masing pemangku kepentingan. Misalnya,

setiap proyek harus memiliki juara. atau seseorang yang menonjol dalam
organisasi yang akan menjadi pendukung publik proyek. (pemilik, konsultan,
pembuat keputusan, pemasok, vendor, dll.)

2. Dalam melakukan analisis pemangku kepentingan, mengapa itu penting bukan hanya
mengidentifikasi mereka yang akan mendapatkan dari keberhasilan proyek, tetapi juga
mereka yang mungkin mendapatkan dari kegagalannya?

Jawaban :

Melakukan analisis pemangku kepentingan untuk memahami organisasi informal karena

dapat membantu manajer proyek dan tim lebih memahami politik dan budaya organisasi,
serta memberikan wawasan yang lebih luas tentang siapa yang membuat keputusan
penting dan mengapa keputusan tertentu. Analisis pemangku kepentingan memberikan
dasar untuk mengembangkan rencana komunikasi proyek.

Selain mengidentifikasi mereka yag akan mendapatkan keberhasilan proyek kita juga
harus mengidentifikasi mereka yang mungkin mendapatkan kegagalan dalam proyek.
Mengapa demikian? Agar kita bisa menentukan keputusan yang akan di ambil serta dapat
membuat rencana kedepan agar meminimalisir kegagalan dalam proyek

3. Apa tujuan mendefinisikan peran dan tujuan untuk setiap pemangku kepentingan yang
diidentifikasi dalam pemangku kepentingan analisis?

Jawaban :

Tujuan mendefinisikan peran untuk setiap pemangku kepentingan yaitu untuk

mengetahui dan menyelaraskan garis wewenag resmi, tanggung jawab, dan hubungan
pelaporan. Sedangkan identifikasi tujuan untuk setiap pemangku kepentingan akan
mengarah pada penyediaan sumber daya khusus, keahlian, atau panduan yang menavigasi
melalui flow politik organisasi.

ISYS6310 – Information System Project Management

4. Mengapa manajer proyek harus peduli kemajuan proyek, dengan memantau ?

Jawaban :

Kepedulian Manager Proyek terhadap kemajuan proyek memungkinkan dia untuk

membuat keputusan yang terinformasi dengan baik, melakukan tindakan yang tepat
ketika diperlukan, atau membuat penyesuaian terhadap rencana proyek. Selain itu dengan
memantau manajer proyek akan mengetahui perkembangan proyek dan masalah apa yang
menjadi kendala di lapangan.

5. Apa tujuan mengembangkan rencana komunikasi proyek ?

Jawaban :

Tujuan utama agar adanya jaminan bahwa semua informasi mengenai proyek akan
sampai tepat pada waktunya, dibuat dengan tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpan dan
diatur dengan tepat pula. Selain itu dengan adanya komunikasi yang baik dapat
meminimalisir keterlambatan pengerjaan proyek.

6. Bandingkan persyaratan informasi proyek mensponsori ke orang-orang dari anggota tim

proyek. Bagaimana mereka mirip? Bagaimana mereka berbeda?

Jawaban :

Sponsor proyek adalah orang atau organisasi yang bertugas mengarahkan proyek ke arah
yang akan membawa proyek ke realisasi sukses dari manfaat yang diharapkan. Sponsor
proyek membiayai inisiatif proyek dan ide-ide yang disetujui, mengurus proses
keterlibatan, memfasilitasi pengembangan ruang lingkup awal dan piagam proyek, dan
berpartisipasi dalam proses manajemen komunikasi. Ada hal-hal spesifik yang harus
dilakukan sponsor sepanjang siklus proyek; dari menyiapkan fondasi untuk proyek
selama inisiasi, memberikan waktu yang cukup untuk perencanaan, berfungsi sebagai
titik eskalasi, memastikan proses diikuti selama pelaksanaan proyek, dan memastikan
penyelesaian dan kegiatan hand-off tersedia selama penutupan proyek

7. Mengapa komunikasi yang efektif dan efisien menjadi penting dalam proyek?

Jawaban:
Pentingnya komunikasi internal dalam mencapai kesuksesan suatu organisasi tentu harus
dipahami dan disepakati oleh setiap orang di dalam tim tersebut. Paling tidak semua
orang di dalam lingkup tim punya misi yang sama, yaitu mewujudkan sistem komunikasi
yang baik untuk membentuk tim yang solid. Dari situ akan terbentuk satu ekosistem kerja
yang kondusif dan terarah.

ISYS6310 – Information System Project Management

 Komunikasi yang efektif dan efisien menjadi penting dalam proyek untuk
pengembangan rencana yang akan berfokus pada idenifikasi berbagai pemangku
kepetingan dan persyaratan informasi. Selain itu juga untuk menetapkan harapan dalam
hal bagaimana dan kapan informasi akan tersedia.

8. Apa yang dimaksud dengan metrik proyek? Jelaskan kualitas dari metrik proyek yang
baik.

Jawaban :

Metrik proyek digunakan oleh manajer proyek dan tim pengembang untuk dapat
beradaptasi dengan alur kerja dan aktifitas-aktivitas yang bersifat teknis. Metrik proyek
ini pertama kali digunakan pada saat perencanaan proyek.

Metrik Proyek yang bagus harus mencakup hal-hal di bawah ini :

 Bisa dimengerti
 Intuitif
 Dapat dihitung,
 Objektif (tidak ada bias)
 Hemat biaya
 Mudah dan murah untuk dibuat
 Terbukti
 Apa yang diukur akan selesai
 Dampak tinggi
Sistem Pengukuran Proyek Haruskah memungkinkan tim untuk mengukur kemajuannya
sendiri, Didesain oleh tim proyek, mengikuti standar perusahaan atau yang disepakati
bersama. Harus sederhana dengan mengadopsi dan gunakan hanya beberapa langkah
untuk memahami dan mengert apa yang dilaporkan. Yang pasti harus dapat melacak hasil
dan kemajuan proyek

9. Mengapa proyek harus memiliki sistem pengukuran yang baik? Jelaskan mengapa sistem
pengukuran yang baik harus dapat memandu kemajuan tim proyek daripada manajemen
sendirian.?

Jawaban :

Setiap proyek harus memiliki system pengukuran yang baik karena akan menentukan
bagaimana system akan berjalan ke depannya, jika tidak sesuai dengan perencanaan awal
dan terjadi perubahan yang tidak bisa diperkirakan tentunya akan menghambat seluruh
proyek yang sudah memiliki jadwal untuk selesai sesuai dengan waktu yang diberikan.

ISYS6310 – Information System Project Management

 Dan dengan system pengukuran yang baik akan berbanding lurus dengan keberhasilan
kerja sama dari seluruh tim proyek yang merealisasikannya

10. Apa keuntungan memiliki tim proyek merancang metrik dan sistem pengukurnya sendiri?
Berikan contoh salah satu metrik dan penggunaannya dalam proyek ?

Jawaban :

Menurut saya keuntungan memiliki tim proyek yang merancang metrik dan system
pengukur sendiri yaitu semua value yang akan diharapkan pada system yang baru
dibangun factor-faktor pengukur keberhasilannya akan disesuaikan dengan hal yang
berkaitan dengan system, hal-hal yang tidak berkaitan dan mengganggu efektivitas dan
efisiensi pekerjaan akan disampingkan

Mengukur usaha dan waktu yang digunakan untuk melakukan aktivitas pelindung dan
aktivitas RPL generik. Dalam hal ini terdapat data yang bersifat pribadi dan umum.
Contoh metrik yang bersifat pribadi terhadap individu menyangkut : Nilai cacat oleh
individu, nilai cacat oleh modul dan kesalahan yang ditemukan selama pengembangan

-----------------selamat belajar -----------------

NAMA : GUSNIAR
NIM : 2201868212

ISYS6310 – Information System Project Management