Jelaskan mengapa bisa terjadi sistem manajemen silo dalam suatu organisasi ?

Apa saja
dampaknya dalam jangka panjang ?
Silo adalah istilah untuk menggambarkan sistem manajemen yang tertutup dari sistem lain
sehingga tercipta sistem individu, tidak terinteraksi dengan sistem lain.
Terjadinya sistem manajemen silo pada organisasi sering disebabkan oleh struktur organisasi,
manajer hanya bertanggungjawab untuk satu departemen tertentu dan memiliki prioritas,
tanggungjawab dan visi yang berbeda, antar manajer tidak menyadari prioritas, dan tujuan dari
departemen lain serta ditunjang dengan minimnya komunikasi dan kolaborasi lintas
departemen yang pada akhirnya organisasi tidak dapat menemukan kekuatan secara
teamwork.
Sistem manajemen silo dapat berdampak secara operasional, mengurangi semangat kerja
karyawan dan dapat berkontribusi pada kegagalan keseluruhan dari perusahaan atau produk
dan budaya.

Bila anda menjadi manager, bagaimana cara mencegah mentalisasi silo ?

Sebagai manager untuk mencegah mentalisasi silo, hal yang dapat dilakukan adalah :
1. Meningkatkan komunikasi yang transparan dan kolaborasi antar unit bisnis.
2. Memastikan informasi mengalir dengan bebas ke semua departemen dalam suatu
organisasi.
3. Bertanggungjawab kepada semua departemen dan memiliki prioritas, tangggungjawab
dan visi yang sama antar manager lainnya.

Untuk mengatasi tantangan  dan potensi masalah dalam integrasi sistem, langkah antisipasi
apa saja (dalam point-point) yang harus dilakukan oleh seorang manager ? 

Langkah antisipasi untuk mengatasi tantangan dan potensi masalah dalam integrase sistem
yang harus dilakukan oleh manager antara lain :
1. Mengembangkan kebijakan etika untuk para pengguna informasi.
2. Melakukan instalasi software dan hardware untuk keamanan sistem, seperti firewall.
3. Mengalokasikan sumber daya untuk pelatihan dan pendidikan tentang mengakses
informasi yang efektif, efisien, sehat, dan bermanfaat.
Jelaskan apa saja manfaat dari meng-implementasikan ERP secara baik bagi sebuah enterprise ?

Manfaat dari meng-implementasikan ERP bagi sebuah enterprise :

1. Integrasi data keuangan : Untuk mengintegrasikan data keuangan
sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan
lebih baik.
2. Standarisasi Proses Operasi : Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best
practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan
kualitas produk.
3. Standarisasi Data dan Informasi : Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman
pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business
unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda.
4. Pengambilan keputusan menjadi efektif dan efisien : Menawarkan sistem terintegrasi dalam
perusahaan, sehingga proses dan pengambilan keputusan dapat dilakukan lebih efektif dan
efisien.
Dalam melaksanakan implementasi ERP Three-Tier Architecture yang terdiri dari Web
tier, Application tier, dan Data tier, apa saja manfaat dan kelemahannya ? Keunggulan dan
keterbatasan aplikasi three-tier.

Sebagian besar implementasi ERP saat ini mengikuti arsitektur berjenjang tiga, yang terdiri dari Web tier,
Application tier, dan Data tier.

- Web tier
Portal berbasis web memungkinkan pengguna untuk mengakses dan menganalisa informasi
melalui browser Web mereka.
- Application tier
Terdiri dari browser Web dan alat pelaporan dimana proses bisnis dan pengguna akhir
berinteraksi dengan sistem.
Ini melindungi pengguna bisnis dari cara kerja sistem ERP, namun tetap memberikan informasi
yang relevan dengan pekerjaan dan proses bisnis mereka.
- Data tier
Fokus pada struktur semua data organisasi dan hubungannya dengan sistem internal dan
eksternal.

Manfaat dan Kelemahan dalam melaksanakan implementasi ERP Three-Tier Architecture :

Manfaat :
1. Skalabilitas : lebih mudah menambahkan, mengubah, dan menghapus aplikasi.
2. Keandalan : menerapkan berbagai tingkat redundansi.
3. Fleksibilitas : fleksibilitas dalam partisi sangat sederhana.
4. Maintainability : dukungan dan biaya perawatan pada satu server.
5. Reusability : lebih mudah untuk mengimplementasikan komponen yang dapat digunakan
kembali.
6. Keamanan : staf TI memiliki lebih banyak sistem kontrol untuk memberikan keamanan yang
lebih tinggi.

Keterbatasan :
1. Dalam pengimplementasiannya bisa sangat mahal dan rumit.
Ini memberikan kemampuan untuk mengakses, menyajikan, dan menganalisis data di beberapa
dimensisions (mis., waktu, tempat, dan lini produk). Melalui platform pengetahuan yang
komprehensif manajemen dan penyimpanan data, eksekutif dapat mendasarkan keputusan
pada yang paling relevan informasi secara real time atau melalui analisis tren yang
menggabungkan berbagai kecerdasan dikumpulkan dari rantai nilai yang diperluas. Ini adalah
salah satu manfaat nyata dari ERPsistem: transfer data dan informasi tanpa batas di perusahaan
yang diperluas yang memungkinkan keuntungan strategis dalam pengambilan keputusan.

Jelaskan mengapa Online Analytical Processing (OLAP) merupakan dasar dari modul intelijen

bisnis (BI) di ERP. 
Online Analytical Processing (OLAP) merupakan dasar dari model intelijen bisnis (BI) dalam ERP
karena OLAP sendiri memberikan kemampuan untuk mengakses, menyajikan dan menganalisis
data dari berbagai dimensi (misalnya : time, place and product line). Melalui platform
manajemen pengetahuan dan penyimpanan data yang komprehensif, eksekutif dapat
mendasarkan keputusan pada informasi yang paling relevan secara real time atau melalui
menganalisis tren yang menggabungkan berbagai intelijen yang dikumpulkan dari rantai nilai
yang diperluas. Hal ini adalah salah satu manfaat yang nyata dari sistem ERP yaitu mentransfer
data dan informasi tanpa batas pada perusahaan yang memungkinkan keuntungan strategis
dalam pengambilan keputusan.

Dari pengalaman implementasi SAP-ERP di Nestle USA memberikan beberapa pelajaran yang
sangat penting, antara lain :
1. Dalam pengimplementasian SAP-ERP jika pada perusahaan memiliki silo fungsional, silo
ini harus dihilangkan terlebih dahulu, jika tidak maka implementasi sistem ERP akan
gagal. Hershey Food’s salah satu divisi Nestle telah menghabiskan lebih dari $200 juta
untuk mengimplementasikan sistem SAP-ERPnya tanpa menghilangkan silo fungsional
pada perusahaannya, hal ini menyebabkan kegagalan dalam pengimplementasian SAO-
ERPnya.
Pengalaman implementasi SAP-ERP di Nestle USA memberikan beberapa pelajaran yang sangat
penting. Jelaskan, dan bagian mana yang paling sulit dalam mengimplementasikan SAP-ERP ?

Ketika sebuah sistem ERP telah terintegrasi dan diimplementasikan dalam suatu perusahaan,
sistem ini akan menjadi landasan pada perusahaan tersubut. Pada pengalaman implementasi
SAP-ERP di Nestle USA memberikan beberapa pelajaran penting yaitu selain integrasi sistem,
perlukan juga fokus pada arsitektur proses bisnis, persyaratan bisnis, anggaran, manajemen
proyek, komitmen dari manajemen puncak dan komunikasi yang intensif antar karyawan
tentang perubahan di masa depan.
Bagian tersulit dalam pengimplementasian SAP-ERP adalah mengubah proses bisnis dari orang
– orang yang akan menggunakan sistem. Kebanyakan tidak ada yang suka dengan perubahan,
terutama ketika mereka tidak mengetahui apa yang akan terjadi. Sangat penting untuk
melibatkan orang – orang kedalam perencanaan proses siapa saja yang akan dilakukan
perubahan. Selanjutnya yaitu menjaga komunikasi agar tetap terbuka selama project
berlangsung dan mengukur tingkat penerimaan sebelum, selama dan setelah terimplementasi.

Enterprise Systems Architecture (1)

Luvai F. Motiwalla. (2013). Enterprise systems for management. 02. Pearson Education. ISBN:
9780132570169. Chapter 3
Change Management (CM) memainkan peran penting selama siklus hidup ERP. Kegagalan
sistem sering terjadi pada saat perhatian tidak dikhususkan sejak tahap awal. Peran siapa saja
yang dibutuhkan disini dan apa yang harus dilakukan agar penerapan ERP berhasil ? 

Change Management (CM) adalah proses mengembangkan dengan pendekatan yang

direncanakan untuk mengubah dalam sebuah organisasi. Tujuannya adalah untuk
memaksimalkan manfaat bersama bagi semua orang yang terlibat dalam perubahan dan untuk
meminimalkan risiko kegagalan. Perubahan manajemen harus menjadi bagian integral dari
strategi perencanaan pelaksanaan keseluruhan untuk menerapkan sistem ERP.
Peran yang dibutuhkan disini adalah peran manajemen proyek untuk mengelola pekerjaan tim
dari awal dan kerja sama seluruh tim proyek. Setiap orang pada proyek perlu memahami peran
dan tanggung jawabnya, sehingga setiap individu dan team proyek bertanggung jawab untuk
keberhasilan proyek.

Dalam manajemen ERP, apa peran penting dari tim manajemen perubahan, serta jelaskan
peran dan tanggung jawab Change Management Lead (Pemimpin Manajemen Perubahan) ? 

Change Management Team adalah merencanakan pelatihan dan komunikasi proyek tersebut.
Peran mereka adalah untuk memberikan informasi pelaksanaan proyek pada bidang utama
dalam organisasi.

Peran dan tanggung jawab change management lead :

1. Mengidentifikasi dan menjelaskan peran dan tanggung jawab staf proyek diperlukan
untuk memastikan ada akuntabilitas dalam proyek.
2. Mendefinisikan peran, digunakan sebagai deskripsi pekerjaan pada sebuah proyek, akan
menjadi tanggung jawab kantor manajemen proyek.
3. Setiap anggota tim proyek perlu tahu apa yang diharapkan dari mereka, yang mereka
akan melaporkan, dan apa yang akan dievaluasi.
Catatan ringkas kepada manajer, agar berhasil dalam implementasi ERP :
1. Manajer harus memastikan bahwa proses bisnis perusahaan sudah benar-benar matang
dan jelas.
2. Change management yang baik. Change management sangat diperlukan untuk
memberikan pelatihan kepada penguna, operator atau pihak yang akan bersentuhan
langsung dengan sistem yang baru.
3. Pentingnya dalam memberikan dan menjaga komitmen yang terbaik, karena
implementasi ERP dalam perusahaan akan menyita banyak waktu dan tenaga.
4. Menjalin kerjasama dengan baik antara internal perusahaan maupun antara perusahaan
dengan konsultasi yang melakukan implementasi.
5. Pentingnya dalam menguatkan kemampuan implementer untuk mengestimasi sumber
daya dan waktu yang dibutuhkan untuk melaksanakan task-task dalam proyek
implementasi ERP.
6. Koordinasi antar bagian (steam) dalam tim proyek harus selalu kuat.
7. Tingkatkan penyediaan SDM dan ekspertis yang dibutuhkan proyek pada waktu
dibutuhkan.

Mengapa ada sebuah perusahaaan yang mempertimbangkan Implementasi ERP secara  Vanila?

Implementasi ERP secara vanilla dipertimbangkan oleh perusahaan yang memilih untuk tidak
mengubah atau menyesuaikan sistem, melainkan untuk mengubah praktik bisnis untuk
menyesuaikan sistem. Alasan lain dalam mempertimbangkan pelaksanaan vanilla adalah :
1. Bisnis dengan praktek bisnis yang relatif sederhana yang tidak unik.
2. Bisnis yang tidak terampil atau berpengalaman mengubah sistem.
3. Untuk perusahaan menggunakan sistem ERP, komponen keuangan sangat penting
untuk pelaporan.
4. Semua cabang perusahaan yang menjalankan sistem yang sama dengan instance, masuk
dan mengambil data dengan cara yang sama.
5. Untuk keunggulan kompetitif, penting mengetahui kemampuan bisnis apa dan dibagian
dunia yang mana cocok untu berbisnis. 
Perencanaan bencana (Disaster Recovery Planning atau DRP) dan memberikan kelangsungan
bisnis (Business Continuity Planning atau BCP) adalah bagian dari implementasi ERP.
DRP adalah proses, kebijakan, dan prosedur yang berkaitan dengan persiapan untuk pemulihan
atau kelanjutan dari infrastruktur teknologi yang penting bagi organisasi setelah bencana, baik
karena alam ataupun ulah manusia. Sedangkan BCP merupakan suatu strategi untuk
memperkecil efek gangguan dan untuk memungkinkan proses bisnis terus berlangsung. Dapat
disimpulkan bahwa Disaster Recovery Planning (DRP) merupakan bagian dari Business
Continuity Planning (BCP).
DRP dan BCP membahas mengenai perencanaan untuk keadaan darurat yang mengancam
kelangsungan bisnis dan meneruskan bisnis tersebut walaupun terjadi bencana. Tujuan dari
BCP dan DRP adalah menjaga bisnis tetap beroperasi meskipun ada gangguan dan
menyelamatkan sistem informasi dari dampak bencana lebih lanjut.
DRP sangat penting bagi perusahaan agar operasional perusahaan dapat tetap berjalan
meskipun terjadi bencana. Apabila operasional perusahaan terhambat, maka perusahaan pun
akan mengalami kerugian.
Disaster Recovery Planning harus menangani tiga bidang, yaitu:
1. Prevention (pra-bencana): Pra-perencanaan diperlukan (seperti menggunakan server
mirror, memelihara situs hot sites, pelatihan tenaga pemulihan bencana) untuk
meminimalkan dampak keseluruhan bencana pada sistem dan sumber daya. Pra-
perencanaan ini juga memaksimalkan kemampuan sebuah organisasi untuk pulih dari
bencana.
2. Continuity (saat bencana): Proses pemeliharaan inti, mission-critical sistem dan sumber
daya “kerangka” (aset minimal yang dibutuhkan untuk menjaga sebuah organisasi
dalam status operasional) dan/atau menginisiasi hot sites sekunder selama bencana.
Langkah-langkah continuity menjaga sistem dan sumber daya perusahaan.
3. Recovery (pasca bencana): Langkah-langkah yang diperlukan untuk pemulihan dari
semua sistem dan sumber daya untuk menjadi status operasional normal. Organisasi
dapat mengurangi waktu pemulihan dengan berlangganan ke quick-ship programs
(penyedia layanan pihak ketiga yang dapat memberikan pra-konfigurasi penggantian
sistem untuk setiap lokasi dalam jangka waktu yang tetap) atau dapat juga disebut
dengan vendor.
Referensi :

https://slideplayer.info/slide/11918098/

https://chanifindah.wordpress.com/2012/07/05/disaster-recovery-planning-drp/
Pengukuran kinerja ERP umumnya mencakup dua komponen : implementasi ERP itu sendiri dan
hasil operasional atau bisnis, atau keduanya. Untuk implementasi itu sendiri, ukuran tradisional
dari biaya, kinerja, dan jadwal dapat digunakan. Dalam hal hasil operasional atau bisnis, atau
keduanya, jenis tindakan harus mencakup efektivitas, efisiensi, dan kepuasan pelanggan (yaitu,
kategori pelanggan dapat mencakup pelanggan internal dan eksternal).
Contoh pengukuran hasil bisnis adalah mengurangi rata-rata waktu siklus komponen
kendaraan dinyalakan kembali dari 10 hari hingga 4 hari. Semua ukuran kinerja harus memiliki
garis dasar. Jika tidak ada garis dasar, tidak ada yang dapat dibandingkan dengan kinerja di
masa depan oleh karena itu, tidak ada hasil yang valid.
Luvai F. Motiwalla. (2013). Enterprise systems for management. 02. Pearson Education. ISBN:
9780132570169. Chapter 5 

Perlunya Request for Bids (RFB) dalam ERP.

Request for Bids atau RFB sering disebut sebagai Request for Proposal, yaitu proses yang mahal
dan memakan waktu baik bagi perusahaan maupun vendor. RFB ini diperlukan untuk bisa
menghasilkan penghematan software yang signifikan bila dilakukan dengan benar.
RFB yang dilakukan harus mencakup hal-hal berikut :
1. Jenis sistem ERP yang diinginkan perusahaan dengan fungsi tertentu
2. Spesifikasi hardware dan infrastruktur perangkat lunak
3. Kebutuhan pelatihan
4. Masalah kontrak harus spesifik sesuai kebutuhan perusahaan

Bacalah kasus 7.1 (Buku Luvai F. Motiwalla).  Implementasi ERP Hugger-Mugger. Jelaskan proses

apakah yang menjadi fokus pada sejumlah masalah metodologi implementasi ERP ?

Hugger-Mugger adalah perusahaan yang memproduksi aksesoris yoga dengan pendapatan

sekitar $5 juta. Perusahaan ini memiliki sistem yang sudah tidak sesuai dengan kebutuhan
Hugger-Mugger sendiri, sehingga mereka memutuskan untuk menerapkan ERP terintegrasi.
Proses yang menjadi fokus pada masalah metodologi implementasi ERP di Hugger-Murger :
1. Hugger-Murger tidak siap untuk melakukan Go-Live
Dalam proses implementasi ERP penilaian kesiapan harus dilakukan dan
dikomunikasikan kepada tim dan organisasi serta harus dimulai jauh sebelum tanggal
go-live. Tim juga harus memastikan bahwa tugas dan kegiatan diselesaikan sebelum go-
 live dilakukan. Ini memungkinkan manajemen proyek untuk mengatasi masalah luar
biasa yang membahayakan disaat go-live berlangsung.

2. Proses stabilisasi Hugger-Murger memusatkan pada sejumlah masalah dengan metode

implementasi sebelum go-live.
Proses stabilitas yang memusatkan pada sejumlah masalah dengan metode
implementasi sebelum go-live akan selalu menjadi masalah. Selama periode stabilisasi,
pengembangan dalam sistem harus dihentikan. Semua sumber daya harus difokuskan
untuk memastikan pengguna memahami cara menggunakan sistem.

3. Pelatihan pengguna sangat minimal dan lebih buruknya lagi staf IT pergi setelah
implementasi.
Pelatihan sangat penting untuk keberhasilan jangka panjang implementasi ERP, dimulai
sesaat sebelum go-live. Pelatihan perlu membahas semua proses yang berbeda dalam
sistem. Pengguna bahkan perlu mengikuti kursus penyegaran untuk lebih memahami
bagaimana sistem bekerja lebih baik.
Luvai F. Motiwalla. (2013). Enterprise systems for management. 02. Pearson Education. ISBN:
9780132570169. Chapter 7

Apa saja Masalah dan aktivitas pengguna yang muncul selama stabilisasi dalam menerapkan
sistem ERP ? 

Proses Stabilisasi dimulai ketika perangkat lunak sistem ERP dalam produksi, selesai pelatihan
awal, dan konversi data. Setelah sistem ERP goes live, organisasi akan memasuki masa proses
stabilisasi yaitu sekitar 60 sampai 90 hari. Aktivitas-aktivitas selama stabilisasi antara lain :
1. Staf TI akan memantau infrastruktur selama waktu respon dan memastikan bahwa
back-up yang diambil sudah tepat.
2. Staf Ahli subjek harus siap membantu pengguna dari tiap departemen
mengoperasikan sistem dengan cara yang benar.
Adapun beberapa masalah yang timbul selama proses stabilisasi, antara lain :
1. Kustomisasi menambah kompleksitas jika tidak didokumentasikan dan dikomunikasikan
dengan baik.
2. Tidak mampu melakukan aktivitas ad hoc, bukan karena sistem ini tidak tersedia, tetapi
lebih tentang belajar bagaimana ber-aktivitas.
3. Pengguna membuat kesalahan karena mereka menggunakan proses baru untuk
pertama kalinya.
 4. Dalam pendekatan implementasi paralel, sistem ERP dioperasikan bersamaan dengan
sistem lama dapat menyebabkan kebingungan dan frustasi pekerja.
5. Rekonsiliasi harus dilakukan antara sistem ERP baru dan sistem lama untuk memvalidasi
input dan output.

Coba jelaskan point apasaja yang termasuk dalam dukungan pasca-implementasi ERP.  

Dukungan Post-Production adalah phase final dari implementasi ERP dan sebagai salah satu
bagian penting dari semua aktivitas selama phase pengembangan. Phase ini secara intensif
dilakukan untuk mengelola sistem operational harian.
Dukungan Post-Production meliputi :
1. Go-Live
2. Data Validation
3. Data Correction
4. New Features.
Dukungan Post Production membantu staf produksi, user dan staf IT untuk mengetahui apa saja
dari sistem secara harian, mingguan, bulanan dan tahunan, termasuk proses Roll-On and Roll-
Off konsultan dan staf membutuhkan keseriusan perencanaan keberlangsungan sistem jangka
panjang guna melangsungkan proses Knowledge Transfer.
Jika perencanaan proses dan dukungan Post-Production tidak dilakukan dengan baik, maka hal
ini dapat menjadi penyebab kegagalan pada implementasi ERP.

Pada Case 8-1: ABC Manufacturing (Buku Luvai F. Motiwalla). Pelajaran apa yang dapat ditarik
dari kasus tersebut terkait manajemen proyek yang akan menerapkan ERP ?. 

Pelajaran yang dapat ditarik dari kasus ABC Manufacturing dalam manajemen proyek dalam
menerapkan ERP antara lain :
- Pentingnya project team dengan pemahaman yang kuat tentang konsep kerja tim yang
akan membantu dalam menciptakan fondasi yang kuat untuk menerapkan ERP yang
tepat waktu dan sesuai anggaran.
Namun hal ini tidak terimplementasi pada ABC Manufacturing. Susunan tim pada ABC
Manufacturing ini sudah bermasalah sejak awal proyek. Sebagian besar tim yang
tersusun terdiri dari staf dan konsultan, yang harusnya setidaknya setiap anggota harus
memiliki keahlian dalam bidang fungsional atau teknis. Meskipun tim ABC
 Manufacturing bersemangat, tetapi mereka tidak memiliki pemahaman penuh tentang
tugas yang dikerjakan.

- PMO harus bertanggungjawab untuk memastikan bahwa tim bekerja dengan baik dan
menyelesaikan masalah secara tepat waktu, terbuka dan efisien. PMO juga harus
mengelola (project management triangle) ruang lingkup, sumber daya dan waktu
dengan baik.
Hal yang terjadi pada ABC Manufacturing adalah manajer proyek mereka belum pernah
menerapkan sistem ERP yang sedemikian besar. Selain itu, manajemen proyek tidak
cukup terampil dalam mengelola “scope creep” untuk memastikan proyek bergerak
maju. Padahal seorang projek manajer harus mampu mengatasi masalah terkait dengan
bagaimana sistem kerja dan memiliki keterampilan negosiasi yang baik, bekerja dengan
baik bersama tim dan secara politis cerdas untuk menavigasi melalui penerapan.

Luvai F. Motiwalla. (2013). Enterprise systems for management. 02. Pearson Education.
ISBN: 9780132570169. Chapter 8

Untuk kesuksesaan proyek, PMO harus mengelola risiko yang muncul dalam pelaksanaan proyek.
Sehingga PMO perlu memantau hal-hal berikut selama implementasi ERP :

- Proyek start-up (Mempekerjakan staf yang tepat dan setup awal)

- Interaksi antara staf teknis dan fungsional
- Komitmen dari manajemen senior sepanjang proyek
- Pergantian Staf dan konsultan profesional
- Keputusan memperkirakan proyek berikutnya
- Staf dan pengguna yang Pasif atau Agresif

Faktor – faktor kesuksesan dalam implementasi ERP, antara lain :

Decision-Making Process

Proses pengambilan keputusan yang terdefinisi dengan baik akan meminimalkan sejumlah isu yang
berkaitan dengan ruang lingkup, efisiensi, dan produktivitas sepanjang siklus pelaksanaan proyek.

Project Scope

Ruang lingkup mendefinisikan apa yang perlu dilakukan oleh proyek, dan perubahan ruang lingkup
diperlukan bila proyek akan mengalami kesulitan dalam mencapai tujuan proyek.

Teamwork

Tim proyek terdiri dari staf organisasi yang ada, karyawan baru, dan konsultan eksternal mungkin dan
mereka harus bekerja sama untuk tujuan bersama.
Change Management

Manajer proyek menentukan pentingnya berkomunikasi dan pentingnya proyek organisasi secara
menyeluruh, dari atas ke bawah, melalui komunikasi dan pelatihan yang efektif.

Implementation Team and Executive Team

- Program Manager dan Manajer Proyek sangat penting untuk kesuksesan implementasi ERP.
- Ada tiga pilihan dalam memilih tim implementasi: organisasi TI internal, organisasi konsultasi,
dan vendor paket perangkat lunak
- Dukungan Manajemen Eksekutif dan komitmen seluruh proyek adalah penting.

Scopee Creep adalah perubahan permintaan yang tidak teridentifikasi sejak awal didalam definisi
lingkup proyek. Bisa dikatakan bahwa scope creep ini adalah jenis risk dalam proyek. Walaupun ada
kemungkunan efek positif dari scope creep ini tetapi tidak ada salahnya jika kita belajar mengantisipasi
timbulnya scope creep ini.

Scope creep dapat dicegah dengan melakukan langkah berikut :

1. Buat dokumen mengenai Kebutuhan (Requirement)

Mulai saat ini anda harus lebih sadar dengan requirement yang ada dalam proyek anda. Anda
harus rajin berbicara kepada para stakeholder dan klien anda untuk
pendataan requirement yang ada dalam proyek anda. Setelah anda mendokumentasi keinginan
mereka dalam sebuah dokumen, pastikan dokumennya bisa diakses secara online. Oleh karena
itu, semua pihak yang berwenang bisa melihatnya. Jika ada diantara stakeholder yang memiliki
perbedaan ekspektasi, segera cari jalan tengahnya dan buatlah keputusan final.

2. Persiapkan Proyek dengan Perubahan

Perubahan (Change) adalah suatu keniscayaan dalam suatu proyek. Ia dapat memastikan proyek
sesuai dengan kebutuhan bisnis. Oleh karena itu, mempersiapkan proyek juga harus memikirkan
bagaimana perubahan dikaji, disetujui, dan digabungkan kedalam Project Plan. Dalam
manajemen proyek, ada suatu proses yang sangat berkaitan dengan perubahan, yaitu Change
Control. Proses Change Control dapat mencegah perubahan yang tidak dibutuhkan, sehingga
dapat menganggu efisiensi penggunaan sumber daya dengan lima cara. Kelima cara itu adalah
menawarkan perubahan (Proposing a Change), mendata dampak dari perubahan (Summary of
Impact), pengambilan keputusan (Decision), implementasi perubahan (Implementing a Change),
dan penutup (Closing).

3. Membuat Jadwal Proyek (Project Schedule) yang Jelas

Jika kebutuhan (requirement) sudah didata, anda bisa membuat daftar task pada proyek anda.
Dari daftar task yang ada, anda dapat membuat jadwal proyek dengan lebih jelas. Jangan lupa
untuk memikirkan berbagai kemungkinan dan perubahan yang kerap terjadi. Jangan khawatir
akan keberlangsungan proyek anda karena kemungkinan dan perubahan. Ketidaklancaran pada
 proyek anda dapat terjadi apabila kedua hal itu tidak pernah direncanakan dan dibiarkan begitu
saja.

4. Verifikasi Scope dengan Stakeholders
Lingkup (scope) juga perlu untuk dikomunikasikan dengan stakeholder anda.
Pembicaraan scope konkretnya bisa dilakukan dengan membicarakan requirement dan quality
report. Poin utama dalam verifikasi scope adalah meningkatkan kemungkinan hasil akhir
tercapai pada setiap penghantaran. Oleh karena itu, bertanyalah sedetil-detilnya untuk kedua
hal tersebut. Jika stakeholder terkesan “sangat sibuk” untuk memberikan informasi detil
mengenai requirement, ingatkan mereka kembali dengan fase proyek yang saat ini sedang
dihadapi. Bangun terus komunikasi dengan stakeholder, karena inti dari manajemen proyek
adalah satu, KOMUNIKASI.

5. Bangun Relasi dengan Tim Proyek

Setelah hubungan dengan stakeholder terjalin, seorang Project Manager juga perlu membangun
hubungan dengan tim proyeknya sendiri. Scope creep dapat terjadi ketika tim dan stakeholder
tidak mengantisipasi dampak dari perubahan resources, budget dan jadwal pada proyek
mereka. Oleh karena itu, bangun terus komunikasi dengan mereka. Pastikan mereka
tahu scope proyek di awal dan pantau terus perubahan-perubahan yang terjadi di dalam proyek.

PMO harus mengelola risiko yang muncul dalam pelaksanaan proyek agar dapat berhasil. Berikut adalah
beberapa contoh masalah yang akan dipantau PMO selama implementasi ERP yaitu:

1. Proyek start up
Seperti yang sering terjadi, proyek ERP dapat memakan waktu lebih lama untuk memulai
daripada yang diantisipasi. Ini dapat menjadi hasil dari banyak masalah termasuk yang berikut :
- Mempekerjakan staf yang terampil bisa memakan waktu lebih lama dari yang direncanakan.
- Membawa konsultan profesional memakan waktu.
- Mencari dan membangun satu lokasi kerja adalah penting untuk keberhasilan proyek.
2. Interaksi /  tujuan antara staf teknis dan fungsional.
Tujuan dari staf teknis adalah untuk menerapkan infrastruktur sistem ERP yang solid dan andal.
Sedangkan tujuan fungsional staf adalah untuk memastikan bahwa sistem ERP berfungsi
sebagaimana didefinisikan. Setiap perubahan pada konfigurasi sistem atau perangkat lunak
membutuhkan waktu dan kebutuhan harus direncanakan dan dikelola dengan baik untuk
memastikan bahwa tim fungsional dapat menyelesaikan pekerjaan mereka dan maju kedepan.
3. Komitmen manajemen senior sesuai jangka waktu proyek
Ada saatnya, terutama dalam implementasi ERP yang sangat sulit, yang merupakan komitmen
terhadap proyek oleh manajemen senior dapat goyah. Ini terjadi ketika sistem mungkin tidak
berfungsi terencana atau ketika ada perubahan tak terduga dan pembengkakan anggaran. Peran
 PMO dalam area ini adalah untuk mengelola harapan secara konsisten dan untuk
mengkomunikasikan proyek kemajuan secara terbuka dan jujur. Jika ada pergantian di peringkat
senior, PMO akan perlu untuk mengarahkan staf manajemen baru ke proyek dan harapan untuk
memastikan dukungan yang lebih baik untuk proyek.
4. Pergantian Staf dan Konsultan profesional.
Pergantian staf terjadi di setiap proyek. PMO harus diharapkan untuk menyesuaikan diri dengan
staf atau konsultan yang meninggalkan proyek. Selain itu, meskipun PMO sedang merekrut staf
pengganti atau mencari konsultan profesional lain, beban kerjanya harus diprioritaskan ulang
sampai staf baru memulai proyek. Saat staf baru dipekerjakan, proses roll-on perlu dilakukan.
Proses roll-on ini termasuk mengarahkan staf baru ke tim, metodologi implementasi, asumsi
proyek, dan status proyek saat ini, serta peran mereka dalam organisasi proyek.
5. Dugaan kedua tentang keputusan proyek.
Seperti kebanyakan proyek, akan ada dugaan kedua keputusan yang dibuat, oleh kedua anggota
tim pada proyek dan bahkan orang-orang di luar proyek. Yang paling merusak adalah dugaan
kedua dari luar proyek. Hal ini dapat menyebabkan lebih banyak masalah implementasi karena
proyek hampir selesai dan siap untuk produksi. Staf yang tidak ada di proyek tidak mengerti
metodologi proyek dan bahkan mungkin tidak menginginkan sistem baru, sehingga mereka
dapat mencoba untuk merusak implementasi. Peran PMO adalah untuk memastikan
manajemen perubahan (mis., Mengelola perubahan) proses terus berkomunikasi dan bertemu
dengan staf untuk memastikan mereka terkini kemajuan implementasi dan keputusan
fungsionalitas utama.
6. Staf dan Pengguna yang pasif agresif
Setiap proyek implementasi ERP harus mendorong komunikasi terbuka dan bangun rasa percaya
sehingga staf dan pengguna merasa bebas untuk menyampaikan pendapat dan mengangkat
masalah yang terkait dengan fungsionalitas sistem. PMO harus yakin bahwa ada komunikasi
yang terbuka dan jujur dalam proyek dan bahwa tim proyek bertanggung jawab atas keputusan
dan arahan. Semua anggota tim harus memahami bahwa keputusan dan arahan proyek dibuat
untuk yang terbaik dari organisasi, dan mereka harus mematuhi keputusan itu. Tanpa
akuntabilitas proyek akan menjadi kacau dan moral tim akan turun.

Referensi :

Luvai F. Motiwalla. (2013). Enterprise systems for management. 02. Pearson Education. ISBN:
9780132570169. Chapter 8

Pelajaran yang dapat ditarik dari kasus FoxMeyer Drugs yaitu bahwa implementasi ERP yang sukses
membutuhkan perubahan organisasi dan proses bisnis sering direkayasa ulang untuk melengkapi
manfaat dari paket perangkat lunak baru. Seperti yang bisa kita lihat dalam kasus FoxMeyer, kegagalan
untuk memahami koneksi dapat menyebabkan kesengsaraan keuangan yang parah atau bahkan
kebangkrutan. Karena implementasi seluruh perusahaan seperti itu usaha yang mahal, peran perubahan
organisasi tidak dapat diabaikan. Kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP tidak terletak pada
teknologi, mereka berada di dalam organisasi. Sebuah organisasi stagnan yang tidak menyesuaikan
struktur, orang, dan prosesnya sistem ERPnya pasti akan gagal. Peran perubahan organisasi dalam
implementasi ERP adalah yang menentukan yang dapat memiliki hasil yang mengerikan jika diabaikan
dan hasil yang spektakuler jika diikuti.

Referensi :

Luvai F. Motiwalla. (2013). Enterprise systems for management. 02. Pearson Education. ISBN:
9780132570169. Chapter 9

BPR (Business Process Reengineering) merupakan suatu proses merubah proses bisnis secara radikal dan
dramatis agar bisnis proses tersebut menjadi lebih efektif dan efisien tanpa adanya perubahan pada
struktur organisasi dan fungsi bisnis proses itu sendiri. Tujuan dari Business Process
Reengineering adalah bagaimana membuat semua proses yang ada di organisasi atau perusahaan
menjadi meningkat. 

Ketika sistem ERP dibangun untuk menerapkan praktik terbaik, maka akan dengan mudah memahami
bagaimana BPR kemungkinan terjadi selama implementasi ERP. BPR dalam satu unit sulit dan
membutuhkan manajemen perubahan yang efisien dan efektif. BPR dengan implementasi ERP akan
membutuhkan melintasi batas organisasi dan proses manajemen perubahan yang jauh lebih luas.

Resistensi terhadap perubahan akan tinggi dan membutuhkan tingkat manajemen perubahan yang
signifikan agar berhasil. Sehingga memungkinkan adanya perlawanan terhadap perubahan ini dari
beberapa bidang, termasuk kehilangan atau perubahan pekerjaan dan perubahan struktur kekuasaan.
Selain itu, BPR telah disamakan dengan perampingan, teknologi baru, dan kualitas, sehingga
meningkatkan kecemasan staf baik yang terlibat dan tidak terlibat dalam implementasi ERP.
Pembentukan tim dan pengembangan kerja tim yang baik sangat penting untuk membuat perubahan
BPR bekerja untuk organisasi.

ERP (Enterprise Resource Planing) pada dasarnya bukanlah suatu aplikasi melainkan suatu
konsep untuk mengatur segala resource (material, pekerja, uang, produk, dll) di suatu
organisasi. Dan sekarang ini ada beberapa vendor yang menerapkan konsep tersebut kedalam
aplikasi. Contohnya : SAP, Oracle, Microsoft, dll. Dalam aplikasi tersebut vendor-vendor itu
melengkapi clientnya beberapa modul seperti Production Planing (PP), HR, FI/CO, dll. Jadi
disetiap department terdapat aplikasi sendiri untuk menangani department masing-masing.

BPM (Business Process Management) mempunyai penekanan kepada proses disetiap

perusahaan. Seperti kita ketahui, banyak proses-proses yang ada di perusahaan mengalir dari
department yang satu ke department yang lain. Dan dengan BPM, proses-proses tersebut
termonitor dan dengan kemudahan untuk merubah proses, maka proses yang ada dapat di
optimalkan. Elemen yang penting di BPM adalah workflow engine-nya. Beberapa perusahaan di
dunia menyediakan workflow engine yang bertugas untuk mengatur eksekusi proses
dan business rule dari proses model.
Contoh :
Disuatu perusahaan ada sebuat tim sales, dan mereka akan melakukan tugas mereka, yaitu
menjual. Sebelum menjual ada beberapa tahap yang musti di selesaikan, seperti identifikasi
target group, persiapan dan pendekatan kepada calon customer. Dengan BPM, pada saat tahap
persiapan maka si sales ini akan mengeksekusi proses persiapan yang otomatis akan memberi
tahu sales manager, bahwa sales tersebut akan datang ke calon customer dan dia
membutuhkan approval dari manager, apabila approval diterima, maka proses akan mengalir
ke HRD yang memberi tahu bahwa si sales membutuhkan uang transport, brosur, dll untuk
bertemu dengan calon customer tsb. Dan apabila pertemuan dengan calon customer
berlangsung dengan baik, maka sales dapat mengeksekusi proses Purchase Order untuk
memproduksi/mempersiapkan pesanan customer.

Dengan ERP, proses dimulai dari Purchase Order sampai ke pengiriman. Proses persiapan dan
pendekatan tidak di record di IT system. Dengan jumlah trend penjualan tersebut, maka bagian
Production dan Purchasing melakukan pemesanan material dan memulai produksi. Ini adalah
ERP. 

Kesimpulan:
Untuk memelihara dan menggunakan data yang ada disuatu organisasi dibutuhkan sistem IT
yang stabil dan relevan di perusahaan tersebut. Seringkali kita beranggapan ERP dan BPM
berkompetisi untuk memenuhi permintaan tersebut. Tetapi kedua konsep tersebut mempunyai
penekanannya masing-masing (ERP menekankan kepada dataview dan data maintaining
sedangkan BPM menekankan kepada proses optimatisasi) dan saling menopang dimana BPM
bertugas untuk mengoptimasi proses aktivitas yang ada di perusahaan sedangkan ERP dapat
digunakan untuk memonitor transaksi-transaksi yang ada.

Outsourcing terjadi ketika perusahaan memutuskan untuk subkontrakkan proses bisnis atau
fungsi ke perusahaan lain. Perusahaan (Outsourcing) masuk ke dalam pengaturan outsourcing
dengan perusahaan lain (Outsourcee) untuk menyediakan layanan di bawah kontrak untuk
harga dan jangka waktu tertentu. Kebanyakan outsourcing IT awalnya terjadi di fungsi back-
office sebagai dukungan teknis, pengembangan perangkat lunak, dan pemeliharaan.

Cara perusahaan dalam melakukan outsourcing dalam implementasi ERP :

In-sourcing
Manajer ERP mengundang tim perwakilan atau seluruh bekerja onsite termasuk manajer proyek untuk
mengawasi pekerjaan agar memastikan bahwa metrik yang telah disepakati terpenuhi.

Creation of a formal governance process

Vendor governance merupakan faktor penentu keberhasilan dan harus mencakup hubungan global dan
proses bisnis outsourcing dengan metodologi formal.

Plan for installing upgrades

Mempertahankan modul, pemecahan masalah, dan platform kebijakan setelah perangkat lunak
memasuki fase siklus hidup yang panjang.

Accountability

Tim implementasi ERP tidak harus mempertimbangkan outsourcing dan Offshore ketika mereka ingin
ada orang lain yang menimpang dari akuntabilitas atau menyalahi transparansi.

Expediency

Ketika resources tidak tersedia, mengirim pekerjaan ke mitra yang berkualitas akan mendatangkan
keuntungan dengan melihat dan belajar untuk pertama kalinya.

Jelaskan fenomena Green Computing dan peran ERP dalam Green IT. 

Green computing adalah perilaku menggunakan sumber daya komputasi secara efisien, dengan
cara memaksimalkan energi, memperpanjang masa pakai perangkat keras, meminimalkan
penggunaan kertas, dan beberapa hal teknis lainnya. Sasaran utama green computing adalah
bumi, manusia, serta laba.
Program Energy Star diciptakan pada tahun 1992 oleh US Environmental Protection Agency
telah membantu untuk memastikan efisiensi energi dari komponen perangkat keras yang
masuk ke sebuah ERP.
Peranan ERP dalam Green IT :
1. Komputer yang ditandai dengan logo Energy Star mungkin hanya mengkonsumsi 15
persen dari penggunaan daya maksimum ketika tidak aktif.
2. Software ERP Yang lebih baru memungkinkan organisasi untuk melacak emisi karbon
mereka.
3. Virtualisasi memungkinkan beberapa aplikasi berjalan pada server tunggal mengurangi
kebutuhan untuk hardware.
4. Sumber daya komputer virtual memungkinkan pekerja untuk bekerja dari rumah,
sehingga menghemat biaya energi.
5. Virtual pusat data dapat dipindahkan ke daerah-daerah yang berbeda tergantung pada
biaya listrik.
 6. Vendor ERP saat ini menggunakan aplikasi untuk memonitor karbon pada perangkat
lunak mereka bila memungkinkan organisasi untuk melacak jumlah karbon yang
dihasilkan.

Sistem ERP memberikan banyak manfaat ketika diimplementasikan tetapi mereka juga memiliki
banyak area kelemahan.
Sistem ERP mengintegrasikan hampir semua bisnis fungsi menjadi satu sistem. Ia menggunakan
satu database, satu sistem operasi, dan sebagainya. Orang yang memiliki akses ke sistem ini
harus memiliki ID pengguna, kata sandi, dan kontrol akses. Semua pengguna seharusnya tidak
dapat mengubah informasi keuangan, informasi personalia, informasi vendor, dan sejenisnya.
Auditor perlu dilibatkan dalam pengimplementasian ERP perusahaan untuk menguji privasi dan
keamanan tingkat sistem (misalnya : siapa saja yang memiliki akses ke informasi apa dan
control internal apa dalam sistem ERP ?). Area utama privasi termasuk akses ke sistem, user ID
dan verifikasi, mengevaluasi konfigurasi yang berkaitan dengan proses bisnis, perubahan
manajemen dan antarmuka.
Sebagian besar auditor mendapatkan daftar pengguna dan izin apa yang mereka miliki di
sistem. Mereka juga memeriksa untuk melihat proses apa yang digunakan untuk ID pengguna
dan kata sandi: Seberapa sering kata sandi diubah? Seberapa rumit ID pengguna? Mereka juga
memeriksa seberapa mudah perubahan atau modifikasi dapat dilakukan ke sistem.
Luvai F. Motiwalla. (2013). Enterprise systems for management. 02. Pearson Education. ISBN:
9780132570169. Chapter 10

Sistem mission-critical harus memiliki rencana di tempat yang akan menyediakan pemulihan
bencana yang dapat terjadi pada bisnis. Pemulihan bencana dan perencanaan kesinambungan
bisnis bukan hanya tanggungjawab TI. Tetapi semua departemen yang menggunakan sistem
ERP harus berperan dalam memberikan kelangsungan bisnis saat sistem tidak tersedia. Dalam
perencanaan untuk mengatasi bencana perusahaan harus memperkirakan tingkat risiko vs
jumlah uang untuk memastikan bahwa sistem yang tersedia secepat mungkin.
Sebagian dari biaya ini termasuk situs alternatif untuk memastikan ketersediaan bisnis,
perangkat lunak, dan data yang berkelanjutan
cadangan disimpan di luar lokasi, pusat komputer alternatif dengan konektivitas jaringan, dan
workstation yang diperlukan untuk menjalankan bisnis dan dukungan untuk memastikan bahwa
situs tetap dalam sinkronisasi
karena konfigurasi perangkat lunak dan perangkat keras diubah. Dalam proses perencanaan
apa pun (mis., Bencana
pemulihan), mengevaluasi risiko atau kehilangan pendapatan harus membandingkan jumlah
dana yang diperlukan
memulihkan semua risiko yang mungkin terjadi secara tepat waktu. Proses perencanaan ini
sangat kompleks dan waktu
mengkonsumsi dan jauh di luar cakupan buku ini. Konsep kuncinya adalah memahami itu
perencanaan untuk suatu bencana adalah bagian dari bisnis yang sedang berjalan dan harus
mencakup semua departemen yang terlibat dalam a
sistem misi-kritis.

Sistem manajemen rantai pasokan yang baik (SCM) dapat bertindak sebagai pusat saraf digital
untuk seluruh bisnis dan menyelamatkan jutaan perusahaan dolar dalam biaya dalam
pemenuhan pesanan dan proses dukungan back-end lainnya.

Implementasi Cisco terhadap SCM mereka adalah kombinasi optimal dari teknologi dan proses
bisnis yang mengoptimalkan pengiriman barang, layanan, dan informasi dari pemasok ke
konsumen secara terorganisir dan efisien. SCM memberikan perusahaan yang terlibat
mengembangkan, membuat, mendistribusikan, dan menjual produk akses ke semua informasi
penting yang mereka butuhkan untuk merencanakan operasi mereka dengan cara yang efisien,
apa pun dan di mana pun mereka membutuhkannya. Solusi manajemen rantai pasokan lengkap
juga mencakup pelanggan, penyedia layanan, dan mitra.

SCM memberi perusahaan seperti Cisco fleksibilitas dan kelincahan untuk selalu mengendalikan
bisnis mereka. Ini meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya secara substansial sambil juga
memberikan perusahaan kemampuan beradaptasi untuk memodifikasi proses bisnis mereka.
Seperti yang ditunjukkan oleh kasus pembukaan Cisco, ada banyak pihak dan proses yang
terlibat dalam SCM. Ketersediaan saluran komunikasi yang tepat, kebijakan kolaborasi yang
baik, inovasi berkelanjutan, dan integrasi tanpa batas di seluruh sistem yang terlibat adalah
komponen yang diperlukan untuk menuai manfaat.
Manfaat strategi e-SCM Cisco mencakup pengurangan basis pemasok, keterlibatan manajemen
pemasok yang lebih besar dalam pengenalan produk baru, dan peningkatan strategi
manajemen risiko. Selain itu, ini juga mengarah pada penyempurnaan strategi outsourcing
Cisco sehingga dapat meningkatkan bisnisnya dengan penyedia layanan manufaktur elektronik
(EMS) dan lebih baik menggunakan kemampuan mereka.
Supply Chain Management SCM dan ERP adalah dua sistem yang populer saat ini sebagai solusi dari
enterprise. SCM mampu memberikan kepastian sebuah rantai siklus dari hulu hingga ke hilir sesuai
dengan standar yang dibutuhkan untuk menghasilkan produk berkualitas atau layanan prima. Sistem
ERP di sisi lain memastikan bahwa operasional dan transaksi bisnis diintegrasikan untuk memudahkan
dalam berbagi pemenuhan informasi dan pengambilan keputusan.

Fokus ERP adalah pada penyediaan pemrosesan transaksi terpadu yang meningkatkan kinerja organisasi
yaitu dengan meningkatkan konsistensi informasi dan efisiensi transaksi. Sedangkan SCM, di sisi lain,
ditujukan untuk menyediakan tingkat perencanaan bisnis dan fungsi pendukung keputusan yang lebih
tinggi dalam koordinasi dan pelaksanaan proses bisnis antar-organisasi yang efektif.

Integrasi aplikasi ERP & SCM akan memastikan bahwa efisiensi dicapai di seluruh rantai pasokan serta
adanya arus informasi yang mulus, karena ciptakan peluang untuk berbagi data diseluruh SCM serta
sistem ERP dapat memberikan informasi real-time. Teknologi berbasis web telah merevolusi cara bisnis
dijalankan seperti SCM dan ERP. Manfaatnya adalah pelanggan memiliki akses langsung ke sistem ERP
pemasok, dan vendor yang pada gilirannya dapat memberikan informasi real-time tentang inventaris,
harga, pesanan, dan status pengiriman.

 4 dimensi dan manfaat elemen integrasi rantai pasokan :

1. Integrasi Informasi

Integrasi informasi mengacu pada berbagi informasi di antara anggota rantai pasokan. Ini termasuk
semua jenis data yang dapat memengaruhi tindakan dan kinerja anggota lain dari rantai pasokan (data
permintaan, status inventaris, rencana kapasitas, jadwal produksi, rencana promosi, dan jadwal
pengiriman). Informasi tersebut idealnya dapat diakses oleh pihak-pihak yang tepat secara real-time,
online tanpa usaha yang signifikan.

Elemen :

- Berbagi informasi dan transparansi

- Aksesibilitas langsung dan real-time

Manfaat :

- Mengurangi bullwhip effect

- Deteksi masalah dini
- Respon lebih cepat
- Membangun kepercayaan

2. Perencanaan yang Disinkronkan

Perencanaan yang disinkronkan menentukan apa yang harus dilakukan dengan informasi yang
dibagikan; itu adalah kesepakatan bersama di antara anggota untuk tindakan spesifik berdasarkan
informasi itu. Oleh karena itu, anggota dalam rantai pasokan mungkin memiliki rencana pemenuhan
pesanan mereka dikoordinasikan sehingga semua pengisian ulang dilakukan untuk memenuhi tujuan
yang sama — permintaan pelanggan utama.

Elemen :

- Perencanaan, peramalan, dan penambahan kolaboratif

- Desain bersama

Manfaat :

- Mengurangi bullwhip effect

- Turunkan biaya
- Pemanfaatan kapasitas optimal
- Peningkatan layanan

3. Koordinasi Workflow
Koordinasi workflow mengacu pada kegiatan alur kerja yang efisien dan otomatis antara mitra rantai
pasokan. Di sini, integrasi berarti "apa" yang akan kita lakukan dengan informasi bersama, seperti dan
juga “bagaimana.”

Elemen :

- Perencanaan produksi & operasi terkoordinasi, pengadaan, pemrosesan pesanan, perubahan

teknik, dan desain
- Proses bisnis terpadu dan otomatis

Manfaat :

- Efisiensi dan ketepatan keuntungan

- Respon cepat
- Peningkatan layanan
- Waktu lebih awal masuk pasar
- Jaringan yang diperluas

4. Model Bisnis Baru

Mengadopsi pendekatan e-Business untuk integrasi rantai pasokan menjanjikan lebih dari sekadar
peningkatan efisiensi secara bertahap. Banyak perusahaan menemukan pendekatan baru untuk
melakukan bisnis, dan bahkan peluang bisnis baru yang sebelumnya tidak mungkin.

Elemen :

- Sumber daya virtual

- Restrukturisasi logistik
- Penyesuaian (kustomisasi) masal
- Layanan baru
 - Model klik/pilih

Manfaat :

- Pemanfaatan aset yang lebih baik

- Efisiensi yang lebih tinggi
- Menembus pasar baru
- Membuat produk baru

CRM (Customer Relationship Management) adalah pendekatan terkuat dan paling efisien dalam
mempertahankan dan menciptakan hubungan dengan pelanggan.

CRM diperlukan untuk bersaing dengan kompetitor dalam memperoleh pelanggan yang sama. Tidak ada
bisnis yang dapat bertahan hidup dalam lingkungan kompetitif tanpa memiliki pelanggan yang loyal.
Oleh karena itu perusahaan perlu membangun hubungan yang baik dengan semua pelanggannya.

Ketika hubungan pribadi dan emosional antara perusahaan dan pelanggan dibangun dengan baik,
perusahaan akan dengan mudah mengidentifikasi kebutuhan pelanggan yang sebenarnya dan
membantu mereka untuk melayani pelanggannya dengan cara yang lebih baik lagi. Hal ini lah yang
membuat suatu perusahaan atau organisasi manapun perlu memiliki sistem manajemen hubungan
(CRM) yang baik.

Selain untuk mendorong loyalitas pelanggan, CRM juga penting untuk :

- Mengurangi Biaya.
Adanya CRM, penjualan dan pelayanan terhadap pelanggan dapat memiliki skema yang
spesifik dan fokus. Dengan begitu target yang dilayangkan perusahaan kepada
pelanggan akan tepat. Sehingga dana yang keluar bisa digunakan seefisien mungkin.
- Meningkatkan Efisiensi Operasional.
Dengan CRM efisiensi operasional akan meningkat. Kemudahan ini membuat proses
penjualan dan layanan akan mengalami pengurangan resiko turunnya kualitas
pelayanan. Jadi bebas cash flow juga akan mengalami pengurangan.
- Meningkatkan Time to Market.
Penerapan CRM akan memungkinkan perusahaan mendapatkan informasi mengenai
pelanggan. Informasi yang diapatkan seperti data tren pembelian oleh pelanggan yang
dapat dimanfaatkan perusahaan dalam menentukan waktu yang tepat dalam
memasarkan produk.
- Meningkatkan Pendapatan.
Penerapan CRM yang tepat akan meningkatkan loyalitas pelanggan, mengurangi biaya,
meningkatkan efisiensi operasional, dan peningkatan time to market yang pada akhirnya
akan berujung pada peningkatan pendapatan perusahaan.
Referensi :
Lecture Notes
https://jojonomic.com/blog/pengertian-crm/

Keberhasilan dalam mengimplementasikan strategi CRM akan menghasilkan kinerja yang baik bagi
perusahaan. ROI (Return On Investment) merupakan parameter yang valid dalam menilai kinerja
perusahaan. Kriteria dalam menilai kinerja perusahaan meliputi kriteria finansial dan non-financial, dan
kriteria-kriteria tersebut setiap perusahaan berbeda bergantung pada tolak ukur pada pengukuran
kinerja itu sendiri.

Pada hakekatnya CRM berguna untuk meningkatkan pertumbuhan jangka panjang, protabiitas
perusahaan dan pengendalian return on investment (ROI). ROI merupakan parameter yang valid dalam
menilai kinerja perusahaan. Kriteria dalam menilai kinerja perusahaan meliputi kriteria finansial dan
non-financial, dan kriteria-kriteria tersebut setiap perusahaan berbeda bergantung pada tolak ukur pada
pengukuran kinerja itu sendiri.

Sejauh ini sistem CRM yang telah dikembangkan dapat dikategorikan berdasarkan fungsional organisasi,
strategi bisnis, dan perspektif implementasi-nya sesuai dengan jenis dan skala bisnis dari organisasi yang
bersangkutan.

Bagi perusahaan yang beorientasi pada pelanggan maka CRM berperan dalam mengintegrasikan tiga
faktor penting yaitu (1) strategi perusahaan, (2) metodologi bisnis dan (3) teknologi. Secara simultan
ketiga faktor ini berdampak bagi perusahaan yaitu pertumbuhan dan bagi kepuasan pelanggan. Dengan
CRM efisiensi operasional pun akan meningkat, artinya kinerja perusahaan pun juga akan mengalami
peningkatan, yang pada akhirnya akan berujung pada peningkatan pendapatan dan laba (bottom line)
perusahaan.

Pada waktu yang bersamaan, perkembangan e-commerce juga membuat CRM menjadi bagian
yang penting bagi perusahaan. CRM menjadi strategi bisnis suatu perusahaan dimana yang menjadi
fokus utamanya adalah customer perusahaan tersebut. Semakin efektif perusahaan dalam
menggunakan informasi mengenai customernya untuk memenuhi kebutuhan mereka, maka semakin
banyak keuntungan yang didapatkan oleh perusahaan tersebut.

Para customer online shop lebih tertarik dengan perusahaan yang dapat menyediakan barang dan

website yang berkualitas dan menarik sehingga mereka mudah dan nyaman dalam berbelanja. Oleh
karena itu, para perusahaan yang bergerak di bidang e-commerce harus dapat memberikan layanan
sebaikmungkin yang dapat memuaskan kebutuhan costumernya.

Adapun peran CRM dalam dunia e-commerce dan e-business yaitu :

1. Meningkatkan efisiensi kegiatan operasional perusahaan.

2. Memberikan peluang bagi perusahaan untuk membangun hubungan yang lebih baik dengan
customernya.
3. Mempertahankan customer lama dengan membangun berbagai macam channel untuk
berkomunilasi dengan customernya.
4. Membantu perusahaan dalam mengumpulkan dan mempresiksi informasi dari permintaan
pasar, membuat Analisa kebutuhan individu seorang customer dan menyediakan personalized
service untuk customer sesuai dengan informasi history penjualan dan service yang dilakukan
customer tersebut.
5. Menyediakan support untuk proses pengambilan keputusan.
6. Membantu dalam segmentasi customer dan customer retention.