Tugas Personal ke - 1

Minggu 2 / Sesi 3

NIM : 2201824053

Nama : Putri Rizki K

Kelas : DMBA

PT. SERUPUT MAKMUR merupakan perusahaan yang memproduksi mie instant. Produk
mie instant SERUPUT MAKMUR sangat populer di kalangan Ibu Rumah Tangga,
mengingat produk ini dibuat dari bahan-bahan alami yang aman dikonsumsi setiap hari.
Mengingat permintaan pasar yang semakin meningkat, PT. SERUPUT MAKMUR ingin
meningkatkan kapasitas produksinya. Pabrik dan mesin produksi baru telah dibeli guna
mengakomodir kebutuhan tersebut. PT. SERUPUT MAKMUR juga ingin
mensistematisasikan Proses Pengadaan Bahan Bakunya yang masih manual, agar mampu
mendukung kebutuhan peningkatan kapasitas produksi.
Dalam beberapa sesi diskusi yang telah dilalui, diketahui bahwa PT. SERUPUT MAKMUR
membutuhkan sebuah Sistem Informasi Pengadaan Bahan Baku yang dapat diakses baik dari
Kantor Pusat maupun Pabrik. Perlu diketahui bahwa Kantor Pusat dan Pabrik tidak berada
pada lokasi yang sama. Selain itu, perusahaan juga mengharapkan agar Sistem Informasi
yang dibangun memiliki tampilan yang sederhana, yang didominasi gradasi warna hijau,
seperti logo perusahaan.
Ms. Chantika selaku salah satu Senior System Analyst yang terlibat di dalam kegiatan
pembangunan Sistem Informasi ini juga telah mendokumentasikan proses bisnis berjalan
terkait dengan Pengadaan Bahan Baku di PT. SERUPUT MAKMUR. Berikut proses
bisnisnya:
1. Staf Bagian Gudang, yang berada di pabrik, secara rutin akan mengecek ketersediaan
stok dari bahan baku. Apabila ada bahan baku yang habis, maka Bagian Gudang akan
membuat dokumen “Purchase Requisition,” yang memuat daftar bahan baku yang
hendak di-stok kembali. “Purchase Requisition” yang sudah disetujui oleh Kepala

ISYS6506–Information Systems Analysis and Design

 Gudang kemudian akan dikirimkan kepada Staf Bagian Procurement, yang berada di
Kantor Pusat.
2. Setelah menerima “Purchase Requisition,” Staf Bagian Procurement akan membuat
dokumen “Purchase Order,” yang memuat daftar bahan baku yang akan ditujukan
kepada para Supplier. Setelah dokumen tersebut disetujui oleh Manajer Procurement,
dokumen tersebut selanjutnya akan dikirimkan kepada Supplier. Salinan “Purchase
Order” juga akan diinformasikan kepada Staf Bagian Gudang.
3. Selang beberapa hari, Supplier akan mengirimkan Bahan Baku ke pabrik beserta
dengan Surat Jalan. Bahan Baku dan Surat Jalan akan diterima oleh Staf Bagian
Gudang. Setelah mengecek kesesuaian bahan baku dengan Surat Jalan dan salinan
“Purchase Order,” Staf Bagian Gudang akan menerima bahan baku tersebut dengan
membuat “Good Receipt,” yang berisi daftar bahan baku yang diterima. Setelah
mendapat persetujuan dari Manajer Procurement, salinan dokumen ini selanjutnya
akan diinformasikan kepada Staf Bagian Procurement dan Staf Accounting Finance.
4. Selang beberapa hari, Supplier akan mengirimkan Invoice kepada Staf Accounting
Finance, yang ada di Kantor Pusat. Staf Accounting Finance akan mengecek
kesesuaian Invoice dengan salinan “Good Receipt.” Apabila sudah sesuai, maka Staf
Accounting Finance akan membuat dokumen “Outgoing Payment,” yang berisi
perintah pengeluaran kas untuk kebutuhan pembayaran kepada Supplier. Dokumen ini
harus ditanda-tangani oleh Manajer Accounting Finance terlebih dahulu sebelum
proses pembayaran dapat dilakukan.

***

Anda sebagai Junior System Analyst, baru saja terlibat di dalam projek pembangunan Sistem
Informasi Pengadaan Bahan Baku di PT. SERUPUT MAKMUR. Pada kesempatan ini, Anda
diminta untuk:
1. (50%, LO1) Berdasarkan kasus di atas, Systems Development Methodologies apa
yang akan dijalankan? Berikan alasan dan pertimbangannya! Lalu tentukan aktivitas-
aktivitas apa saja yang akan dijalankan pada setiap tahapan dari metodologi yang
dipilih, beserta dengan output untuk aktivitas-aktivitas tersebut! Mohon agar jawaban
dapat mengacu kepada literatur dari Dennis (2015).

ISYS6506–Information Systems Analysis and Design

 2. (50%, LO2) Ms. Chantika meminta Anda untuk melakukan Interviews guna
menggali lebih dalam terkait dengan user requirements. Apa yang akan Anda lakukan
di setiap tahapan Interviews berikut (Dennis, 2015):
a. Select Interviewees
b. Design Interview Questions (buat minimal 5 pertanyaan)
c. Prepare for the Interview
d. Conduct the Interview
e. Post-Interview Follow-Up

Jawab :

1. Systems Development Methodologies yang akan dijalankan adalah Rapid Application

Development yang menggunakan penggabungan beberapa metode atau teknik terstruktur.
RAD menggunakan metode prototyping dan teknik terstruktur lainnya untuk menentukan
kebutuhan user dan perancangan sistem informasi. Mengingat urgency, waktu dan
implentasi sistem yang akan digunakan dalam jangka panjang.

Tahapan-tahapan Model RAD

 Bussiness Modelling
Fase ini untuk mencari aliran informasi seperti: informasi mengendalikan proses
bisnis, di mana informasi digunakan, siapa yang memprosenya, dan informasi apa
yang dimunculkan.
 Testing and Turnover
Karena menggunakan kembali komponen yang telah ada, maka akan mengurangi
waktu pengujian. Tetapi komponen baru harus diuji dan semua interface harus dilatih
secara penuh..
 Aplication Generation
Selain menggunakan bahasa pemrograman generasi ketiga, RAD juga memakai
komponen program yang telah ada atau menciptakan komponen yang bisa dipakai
lagi. Alat-alat baantu bisa dipakai untuk memfasilitasi konstruksi perangkat lunak.
 Process Modelling
Aliran informasi pada fase data modelling ditransformasikan untuk mendapatkan
aliran informasi yang diperlukan pada implementasi fungsi bisnis. Pemrosesan
diciptakan untuk menambah, memodifikasi, menghapus, atu mendapatkan kembali
objek data tertentu
 Data Modelling
Fase ini menjelaskan objek data yang dibutuhkan dalam proyek. Karakteristik
(atribut) masing-masing data diidentifikasikan dan hubungan antar objek
didefinisikan.

ISYS6506–Information Systems Analysis and Design

 Kelebihan dan Kekurangan

1. Kelebihan
 RAD mengikuti tahapan pengembangan sistem sepeti umumnya, tetapi mempunyai
kemampuan untuk menggunakan kembali komponen yang ada (reusable object).
 Setiap fungsi dapat dimodulkan dalam waktu tertentu dan dapat dibicarakan oleh tim
RAD yang terpisah dan kemudian diintegrasikan sehingga waktunya lebih efesien.
2. Kekurangan
 Tidak cocok untuk proyek skala besar
 Proyek bisa gagal karena waktu yang disepakati tidak dipenuhi.
 Sistem yang tidak bisa dimodularisasi tidak cocok untuk model ini.
 Resiko teknis yang tinggi juga kurang cocok untuk model ini

2. Interview untuk user requirement

a. Select Interviewees : Management dan staff yang nantinya akan menjadi user
b. Design Interview Questions (buat minimal 5 pertanyaan)
1. Bagaimana pendapat anda tentang akan adanya otomasi proses pengadaan bahan
baku dengan menggungakan system informasi?
2. Apa tujuan-tujuan penting dari departemen anda?
3. Adakah data yang ingin anda tambahkan untuk system informasi terkait?
4. Regulasi seperti apa yang anda harapkan bisa terekam dalam system informasi
untuk mempermudah/ mempersingkat proses bisnis?
5. Sebagai user, system seperti apa yang anda butuhkan?
c. Prepare for the Interview
 Membaca materi latar belakang
 Menetapkan tujuan-tujuan wawancara
 Memutuskan siapa yang diwawancarai
 Menyiapkan orang yang diwawancarai
 Memutuskan jenis dan struktur pertanyaan

Melibatkan user dengan pertimbangan sebagai berikut :

1. Kebutuahan user. user adalah orang dalam perusahaan. Analisi sistem atau ahli
sistem adalah orang diluar perusahaan. Sistem informasi dikembangkan bukan
untuk pembuat sistem tapi untuk user agar sistem bisa diterapkan, sistem tersebut
harus bisa menyerap kebutuhan user dan yang mengetahui kebutuhan user adalah
user sendiri, sehingga keterlibatannya dalam pengembangan sistem informasi
akan meningkatkan tingkat keberhasilan pengembangan sistem informasi.
2. Pengetahuan akan kondisi lokal. Pemahaman terhadap lingkungan dimana sistem
informasi akan dioterapkan perlu dimiliki oleh perancang sistem informasi, dan

ISYS6506–Information Systems Analysis and Design

 untuk memperoleh pengetahuan tersebut perancang sistem meminta bantuan user
yang menguasai kondisi lingkungan tempatnya bekerja.
3. Keengganan untuk berubah. Seringkali user merasa bahwa sistem informasi yang
disusun tidak dapat dipergunakn dan tidak sesuai dengan kebutuhan. Untuk
mengurangi keengganan untuk berubah tersebut dapat dikurangi bila user terlibat
dalam proses perancangan dan pengembangan sistem informasi.
4. User merasa terancam. Banyak user menyadari bahwa penerpan sistem informasi
komputer dalam organisasi mungkin saja mengancam pekerjaannya, atau
menjadikan kemampuan yang dimilikinya tidak relevan dengan kebutuhan
organisasi. Keterlibatn user dalam proses perancangan sistem informasi
merupakan salah satu cara menghindari kondisi yang tidak diharapkan dari
dampak penerapan sistem informasi dengan komputer.
5. Meningkatkan alam demokrasi. User terlibat secara langsung dalam mengambil
keputusan yang berdampak terhadap mereka.
d. Conduct the Interview
e. Post-Interview Follow-Up

ISYS6506–Information Systems Analysis and Design