MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI

INFORMASI
TUGAS 15 – MANAJEMEN PROYEK SUKSES

OLEH

WILLY MUHAMMAD FAUZI L250210012

MAGISTER TEKNIK INFORMATIKA

UNIVERSITAS LANGLANGBUANA
1. Manajemen Proyek atau Project Management adalah suatu penerapan proses,
metode, keterampilan, pengetahuan dan pengalaman dengan tujuan untuk
menyelesaikan suatu proyek dengan sukses. Penyelesaian ini harus sesuai dengan
parameter suatu proyek seperti batasan waktu, anggaran, scope, resiko, safety dan
parameter lain yang telah disepakati bersama. Manajemen Proyek adalah disiplin
ilmu yang berfokus pada perencanaan, pengelolaan, dan pengorganisasian untuk
dapat mencapai tujuan (objective) dari proyek. Istilah proyek disini adalah kegiatan
yang sifatnya sementara dan telah ditentukan waktu awal hingga akhir proses
pengerjaannya. Dimana, untuk mencapai tujuan tersebut banyak parameter yang
harus dikerjakan mulai dari manajemen anggaran, resources, tim proyek, hingga
operasional kerja. Salah satu ciri utama dari sebuah proyek adalah sifatnya yang
repetitif. Aktivitas yang sesuai untuk menerapkan manajemen proyek adalah yang
menghasilkan produk atau jasa dalam jangka waktu tertentu. Dalam mengelola
project management yang baik, tentu ada beberapa hal yang perlu dioptimalkan dan
memerlukan strategi efektif. Tujuan Manajemen Proyek adalah usaha agar kegiatan
dapat tercapai secara efisien dan efektif. Contohnya dalam manajemen proyek
konstruksi. Efektif dalam hal ini adalah di mana hasil penggunaan sumber daya dan
kegiatan sesuai dengan sasarannya yang meliputi kualitas, biaya, waktu, dan lain-
lainnya. Sedangkan efisien diartikan penggunaan sumber daya dan pemilihan sub-
kegiatan secara tepat yang meliputi jumlah, jenis, saat penggunaan sumber lain dan
lain-lain.
Manajemen Proyek Sukses berkaitan dengan hasil yang mana hasil tersebut k
ditentukan oleh tingkat efisiensi yang dicapai proyek untuk mencapai tujuan
proyekEfisiensi terkait dengan bagaimana proyek mengelola sumber dayanya yang
terbatas untuk memenuhi tujuan sambil membangun hubungan yang baik dengan
pemangku kepentingan internal dan eksternal. Keberhasilan proyek secara historis
didefinisikan sebagai proyek yang memenuhi tujuannya di bawah anggaran dan di
bawah jadwal. Kriteria evaluasi ini tetap menjadi ukuran paling umum di banyak
industri. Tetapi untuk proyek pembangunan, keberhasilan melampaui jadwal
pertemuan dan tujuan anggaran, itu termasuk memberikan manfaat dan memenuhi
 harapan penerima manfaat, pemangku kepentingan, donor atau lembaga pendanaan.
Tetapi mendefinisikan dimensi keberhasilan ini lebih sulit dan beberapa hanya dapat
dievaluasi bertahun-tahun setelah proyek selesai, dan bagi banyak organisasi jenis
evaluasi ini sulit dilakukan karena kurangnya dana.
Untuk membantu organisasi membuat penilaian keberhasilan, perbedaan harus dibuat
antara keberhasilan proyek dan keberhasilan manajemen proyek. Keberhasilan
proyek dapat diukur sebagai tingkat keefektifan, apakah hasil proyek diukur dari segi
manfaat dan kepuasan pemangku kepentingan, dengan kata lain sejauh mana tujuan
akhir proyek tercapai. Keberhasilan manajemen proyek ditentukan oleh tingkat
efisiensi yang dicapai proyek untuk mencapai tujuan proyek.
2. Beberapa faktor yang menandakan keberhasilan mengelola proyek di Proyek Publik
dan Swasta :
- Smart planning
Membuat perecanaan yang komprehensif membuat proyek satu langkah lebih
dekat pada kesuksesan sejak awal. Dalam proses ini, seluruh stakeholder harus
diikut-sertakan agar mereka selalu tahu ke arah mana proyek akan berjalan.
Perencanaan yang baik bukan hanya membuat tim tetap fokus pada tugas dan
tanggung jawabnya, namun juga membuat para stakeholder mengetahui
kemajuan proyek.
Ada banyak manfaatr dari sebuah perencanaan yang baik. Pertama, proses ini
memungkinkan terciptanya skala waktu proyek yang realistis. Kedua, proses ini
dapat membantu perkiraan besaran biaya proyek yang digunakan dengan
dokumentasi pengelolaan anggaran proyek yang lebih terperinci. Ketiga,
perencanaan yang baik sejak awal dapat membantu perincian seluruh sumber
daya yang dibutuhkan unit kerja serta berfungsi ganda sebagai ‘sistem
peringatan’. Jika ada unit kerja yang tidak diselesaikan sesuai dengan tenggat
waktunya, maka hal ini akan terlihat oleh sistem perencanaan tadi.
- Smart people
Faktor pertama adalah adanya orang-orang cerdas dan berkompeten dalam tim
proyek anda. Tanpa mereka, rencana dan strategi apapun yang sudah anda garap
 memiliki peluang untuk hancur berantakan. Karena itu, penting untuk ada
memilih sumber daya yang kompeten pada bidang yang ia tangani. Penting juga
untuk memastikan mereka memiliki komitmen yang tinggi pada tujuan tim serta
berbagi visi dan misi yang selaras untuk menuju kesuksesan proyek.
Adanya sumber daya dalam tim yang tidak kompeten juga tentu akan merepotkan
project manager. Alasannya, ia akan mengganggu sinkronasi kerja tim dan
menggiring proyek dalam ambang kegagalan. Jadi, pastikan untuk memilih
sumber daya yang dapat dipastikan kompeten pada unit kerja yang diembannya
dan dapat bekerja sama dengan baik.
Untuk mengelola perencanaan proyek ini agar kian efektif dan efisien, anda dapat
menjatuhkan pilihan pada aplikasi manajemen proyek. Di mana, seluruh
pekerjaan proyek, tenggat waktu, penanggung jawab, hingga laju kemajuan
proyek secara real-time dan transparan dari lapangan dapat diakses bersama.
Project manager dan stakeholder lainnya pun dapat lebih mudah melakukan
monitoring proyek dan melakukan reporting.
- Open communication
Menjaga komunikasi terbuka dalam tim sangat berpengaruh pada kesuksesan
proyek. Hal ini karena komunikasi adalah cara terbaik untuk mencegah terjadinya
masalah. Penting untuk memberikan informasi sejelas-jelasnya kepada tim ketika
da perubahan-perubahan yang terjadi selama proyek berlangsung, maupun terkait
unit kerja mereka yang harus mereka tangani sejak tahap pra-eksekusi.
Komunikasi yang baik juga mencakup tentang mengetahui kapan harus
mengatakan ‘tidak’. Tim tidak boleh menjajikan apapun yang mereka sendiri
tidak tahu apakah hal tersebut dapat terpenuhi. Mengatakan ‘tidak’ pada tahap
awal bisa mengurangi peluang munculnya berbagai masalah yang tidak perlu
ketika proyek dieksekusi. Belajarlah untuk berani jujur tentang apa yang anda dan
tim bisa lakukan dan kapan hal tersebut bisa dilakukan.
- Risk management
Melakukan manajemen resiko secara cermat juga menjadi hal wajib untuk project
manager. Dalam tahap perencanaan, project manager harus memastikan telah
 membuat rincian risiko yang mungkin dihadapi dan solusinya selama proyek
berjalan hingga tahap penutupan. Hal ini akan membantu anda dan tim untuk
dengan cepat menyelesaikan dan mengelola masalah sesuai dengan yang sudah
diperhitungkan dalam tahap manajemen risiko tadi. Hal ini akan memberikan
kepercayaan pada tim dalam menyelesaikan risiko proyek dan memastikan
pemilik proyek merasa aman dan nyaman dengan kemajuan proyeknya.
- Strong project closure
Penutupan proyek yang tidak kuat dapat berpotensi menghabiskan sumber daya
proyek. Karena itu, anda harus dengan tegas kepada klien untuk menyetujui
bahwa semua faktor penentu keberhasilan yang sudah disepakati bersama di tahap
perencanaan memang sudah selesai terpenuhi. Lakukan konfirmasi pada kepada
klien perihal hasil proyek melalui dokumen tertulis yang sudah ditandatangani.
Membuat dokumentasi survey kepuasan pada hasil proyek anda dari klien juga
akan sangat berguna sebagai referensi dan informasi berharga untuk anda di masa
depan. Memang, sudah menjadi tugas project manager untuk memastikan bahwa
proyek yang dipayunginya berjalan lancar. Namun, memiliki memiliki project
manager yang hebat bukanlah satu-satunya indikator yang menjamin kesuksesan
proyek. Butuh campur tangan seluruh tim untuk membantu menggiring proyek ke
arah kesukesan. Nantinya, keberhasilan ini di kemudian hari akan terarah pada
rencana proyek yang lebih terorganisir dan pro aktif, serta meningkatkan kualitas
berbagai proyek lainya di masa depan.
3. Beberapa faktor keberhasilan diantaranya :
A. Kemampuan keahlian teknis dari manajer proyek Pada pelaksanaan proyek
manajer proyek memegang peranan yang cukup besar, sebab manajer proyek
yang bertanggung jawab mengenai pelaksanaan proyek. Adapun kemampuan
keahlian teknis manajer proyek yang diperlukan saat pelaksanaan adalah
kemampuan untuk membaca gambar, memahami spesifikasi teknis dan membuat
metode kerja yang efisien dan efektif serta mampu untuk menindaklanjuti dan
memberikan alternatif solusi apabila ada kekurangan dan ketidakjelasan pada
gambar maupun spesifikasi.
B. Implementasi program penjaminan mutu yang efektif Program penjaminan mutu
diperlukan sebagai landasan untuk memberikan kerangka pijakan sebelum
pelaksanaan dimulai. Pada pelaksanaan jalan implementasi program penjaminan
mutu diwujudkan dalam rencana mutu pelaksanaan (RMP) yang disusun oleh
pihak owner dan rencana mutu kontrak (RMK) yang dibuat oleh pihak kontraktor.
RMP dan RMK, mejadi alat kontrol dalam pelaksanaan proyek untuk mencapai
mutu yang sesuai dengan persyaratan kontrak.
C. Pengalaman manajer proyek Pengalaman manajer proyek akan mempermudah
pelaksanaan proyek, setidaknya dengan pengalaman yang dimiliki manajer
proyek mampu untuk mengendalikan dan menyelesaikan kendala yang dihadapi
pada saat pelaksanaan.
D. Penjadwalan Bagi kontraktor penjadwalan dibutuhkan untuk mengetahui setiap
aktivitas saat pelaksanaan sehingga lebih mudah untuk mengontrol sumber daya
maupun arus kas perusahaan. Bagi owner dan konsultan supervisi, penjadwalan
dibutuhkan sebagai alat pemantau kemajuan pekerjaan agar lebih efektif.
E. Sistem komunikasi Sistem komunikasi menjadi penting, karena akan membentuk
koordinasi yang baik antara pihak sehingga dapat mengatasi kendala saat
pelaksanaan.
F. Mekanisme kontrol Pada tahap pelaksanaan mekanisme kontrol dilakukan untuk
mengontrol sumber daya yang ada sehingga dapat mencapai tujuan proyek yang
tepat mutu, biaya dan waktu.
G. Komitmen semua pihak yang terlibat pada proyek Komitmen semua pihak yang
terlibat pada proyek merupakan faktor signifikan atau sangat berpengaruh. Pihak
owner, konsultan supervisi dan kontraktor sepakat bahwa faktor tersebut
diperlukan untuk keberhasilan proyek jalan nasional di Maluku Utara. Komitmen
semua pihak ini tertuang dalam dokumen kontrak, di mana dalam dokumen
kontrak ada kesepakatan mengenai mutu, waktu dan biaya.
H. Keterlibatan manajer proyek dari awal dan sampai akhir proyek Keterlibatan
manajer proyek dalam pelaksanaan sangat dibutuhkan, sebab manajer proyek
adalah orang yang bertanggung jawab sebagai pelaksana proyek di lapangan.
 Adapun keterlibatan manajer proyek yang dianggap penting saat pelaksanaan
proyek yaitu memantau dan mengendalikan semua aktivitas/kegiatan dan
kemudian melakukan tindakan korektif apabila ada perbaikan-perbaikan.
I. Penekanan PPK terhadap kualitas konstruksi yang tinggi Bagi owner dalam hal
ini PPK, penekanan terhadap mutu sangat diperlukan untuk jenis kontrak harga
satuan, di mana dikuatirkan dengan jenis kontrak harga satuan kontraktor akan
mengurangi mutu untuk penghematan. Bagi konsultan supervisi yang merupakan
engineer representative dari owner akan lebih mengutamakan mutu. Hal ini
dikarenakan ketika mutu tercapai maka akan menggambarkan kinerja konsultan
supervisi sehingga owner merasa puas dan tidak ada komplain. Sementara itu bagi
kontraktor faktor ini tidak signifikan terhadap kesuksesan proyek, sebab orientasi
kontraktor akan lebih ke faktor yang lebih menguntungkan secara finansial ke
dalam perusahaan. Meskipun demikian pihak kontraktor tetap menjaga mutu
sesuai dengan persyaratan kontrak yang telah disepakati bersama. Dalam hal ini,
owner perlu untuk memperkuat ketentuan dan persyaratan isi kontrak mengenai
mutu pada saat pelaksanaan. Tidak hanya itu saja, PPK dan konsultan supervisi
harus memperketat pengawasan dengan permintaan-permintaan terhadap uji
mutu bahan/material maupun uji terhadap hasil/produk. Sementara itu untuk
menghindari ketidakwajaran harga satuan, maka pada tahap tender panitia
kelompok kerja (pokja) harus lebih selektif.
J. Kemampuan keahlian teknis tim supervisi Dari hasil yang diperoleh, ketiga pihak
dalam proyek menilai bahwa tim supervisi dengan kualifikasi yang baik dapat
memberikan kontribusi terhadap kesuksesan proyek dengan melakukan kontrol
dan evaluasi terhadap kualitas dan kuantitas. Adapun kontribusi tim supervisi
secara teknis berupa tindakan korektif bagi kontraktor apabila telah menyimpang
dari persyaratan kontrak serta memberikan rekomendasi bagi owner dan
kontraktor.