Apa itu Manajemen Proyek?

Secara umum, pengertian manajemen proyek adalah suatu metode atau

sistem pengelolaan maupun pengorganisasian berbagai aktivitas dari
sebuah bisnis selama jangka waktu tertentu. Dalam pelaksanaannya,
manajemen proyek akan melalui sejumlah tahapan,
seperti initiation, planning, execution, sampai closure.

Proses tersebut pada dasarnya hanya di lakukan ketika suatu perusahaan

atau bisnis ingin melaksanakan sebuah proyek atau kegiatan. Adapun
fungsi manajemen proyek adalah untuk membuat strategi pekerjaan
menjadi lebih cerdas sehingga mampu meningkatkan efisiensi
pelaksanaannya.

Fungsi project management juga membantu pekerja dapat memanfaatkan

sumber daya seminim mungkin, namun tetap memberikan hasil kinerja
secara maksimal, termasuk mengenai kualitas, waktu, serta
keselamatannya.

Hal tersebut tentu memerlukan berbagai pengetahuan, keahlian, serta

keterampilan yang mumpuni. Penanggung jawab operasional proyek ini
dikenal dengan sebutan manajer proyek (project manager). Sosok tersebut
umumnya wajib memiliki pengetahuan bisnis, komunikasi, hingga
negosiasi.

Tahapan Manajemen Proyek

Seperti penjelasan di atas, manajemen proye adalah suatu metode yang

dalam pelaksanaannya perlu melewati sejumlah tahap. Secara umum,
tahapan manajemen proyek adalah sebagai berikut.

Tahap 1: Initiation (Permulaan)
Tahapan manajemen proyek yang pertama ialah inisiasi pelaksanaan
proyek. Pada bagian ini, perusahaan biasanya akan mendiskusikan
sejumlah aspek, mulai dari tujuan, risiko, ruang lingkup, anggaran,
timeline, hingga pemilihan project manager. Lalu, tim perlu
mempertimbangkan apakah proyek tersebut layak di laksanakan atau
tidak.

Tahap 2: Planning (Perencanaan)

Setelah seluruh aspek telah di pertimbangkan secara matang, kemudian

perusahaan perlu membuat perencanaan guna memastikan bahwa
proyek dapat terlaksana sesuai tujuan. Ini merupakan salah satu bagian
terpenting dalam tahapan manajemen proyek. Pasalnya, seluruh rincian
pelaksanaan akan di spesifikasikan berdasarkan kebutuhan klien.

Hal tersebut meliputi anggaran, waktu, sumber daya, kualitas,

keselamatan kerja, kesehatan, lingkungan, hingga risiko-risikonya.
Bahkan, seluruh administrasi dan juga hal-hal yang bersifat teknis juga di
rancang sedemikian rupa agar bisa di laksanakan dengan segera.

Baca juga: Yuk, Lebih Mengenal Apa Itu Lean Project Management!

Tahap 3: Execution (Implementasi)

Bagian paling krusial dari suatu manajemen proyek adalah tahap

implementasi. Ya, setelah rancangan proyek di susun serta di setujui oleh
manajer dan stakeholder terkait, maka perusahaan sudah bisa
mengeksekusi proyek sesuai dengan kesepakatan tersebut.

Mulai dari merekrut tim pengembang, menentukan leader, menghubungi

vendor, melakukan perjanjian kontrak bersama supplier, ataupun pihak-
pihak eksternal lainnya.
Pada tahap ini, project manager sangat berperan dalam memastikan
seluruh kegiatan operasional dapat terealisasi berdasarkan panduan
anggaran maupun jadwal yang sebelumnya telah di tentukan.

Tahap 4: Monitoring & Control (Pengawasan)

Melakukan monitoring  dan kontrol terhadap pengerjaan proyek juga

merupakan hal penting yang tak boleh di lewatkan. Project manager wajib
memantau setiap kegiatan operasional secara berkala supaya
implementasinya tetap sesuai rencana dan terhindar dari kesalahan.

Selain itu, dengan pengawasan, project manager juga dapat

meminimalisir atau bahkan mencegah terjadinya risiko yang berdampak
pada hasil akhir dan kesuksesan proyek.

Tahap 5: Closure (Penyelesaian)

Tahap terakhir dari manajemen proyek adalah penutupan. Artinya,

setelah tujuan proyek telah terealisasi, maka penggunaan sumber daya
pun di hentikan, lalu project manager akan menyelesaikan perjanjian
kontrak dengan pihak-pihak luar yang terlibat sebelumnya.

Bukan cuma itu, pada tahap ini, tim perusahaan juga perlu mengarsipkan
berbagai dokumen penting dan menyusun laporan untuk kemudian di
serahkan pada stakeholder.

Tujuan Manajemen Proyek

Setelah mengetahui pengertian manajemen proyek beserta tahapannya di

atas, mungkin kamu bertanya-tanya untuk apa hal tersebut di jalankan.
Sob, project management tentu di lakukan lantaran perusahaan ingin
mencapai tujuan tertentu yang mampu memberikan dampak positif. 
Bila dirincikan, tujuan manajemen proyek adalah sebagai berikut.

Mengoptimalkan Potensi Tim

Tujuan manajemen proyek yang pertama ialah untuk memaksimalkan

kualitas dan potensi sumber daya manusia dalam proses pelaksanaannya.
Seluruh individu di dorong agar dapat menjalankan tugasnya secara
optimal sehingga proyek bisa di realisasikan sebaik mungkin.

Pasalnya, sumber daya manusia berkualitas akan sangat berpengaruh

terhadap hasil akhir dan kesuksesan perusahaan. Maka dari itu, project
management perlu di lakukan agar tim bisa melaksanakan perannya
dengan potensi terbaik.

Mengatasi Risiko

Tujuan lain dari penerapan manajemen proyek adalah membantu

pengelolaan risiko yang mungkin terjadi. Ya, dalam pelaksanaannya,
suatu project pasti selalu melawati proses trial  dan error. Namun, melalui
penerapan project management, risiko akan bisa dengan mudah di tangani.

Baca juga: Project Management vs Product Management, Apa Bedanya?

Menyusun Perencanaan dengan Tepat

Tujuan manajemen proyek berikutnya ialah menyusun

perencanaan project dengan tepat. Rancangan tersebut merincikan
seluruh operasional dari tahap pertama sampai penyelesaian yang
mengoptimalkan kualitas serta kapabilitas sumber daya.

Sehingga, klien tidak perlu khawatir karena seluruh rencana pastinya di

buat sesuai dengan kebutuhan maupun keinginan.
Menjaga Kualitas & Integrasi

Selain membuat perencanaan yang tepat, manajemen proyek juga

bertujuan untuk menjaga kualitas dan juga integrasi dalam
pengimplementasiannya. Artinya, hal ini akan mendorong project agar
tetap berkesinambungan mencapai goals, entah itu dari sistem,
operasional, atau bahkan kinerja tim. Sehingga, efisiensi sumber daya
pun meningkat.

Mengatur Anggaran

Tujuan lainnya dari manajemen proyek adalah mengatur anggaran

sehingga alokasi dana dapat di lakukan secara transparan dan seminimal
mungkin. Dengan begitu, proyek tetap bisa terealisasi dengan baik meski
hanya menggunakan biaya yang minim.

Menuntaskan Proyek Tepat waktu

Bukan hanya mengatur anggaran dengan baik, project management  juga

menjanjikan ketepatan waktu dalam merealisasikan suatu pekerjaan. Hal
ini tentu tidak terlepas dari seluruh proses pelaksanaan yang di lakukan
secara terstruktur.

Contoh Manajemen Proyek

Terdapat sejumlah contoh manajemen proyek dalam bidang teknologi,

antara lain:

Proyek Manajemen Perangkat Lunak

Salah satu contoh manajemen proyek dalam bidang teknologi ialah

seperti pengembangan perangkat lunak alias software, misalkan sebuah
browser, microsoft office, email, anti virus, dan semacamnya.
Proyek Manajemen Sistem Informasi

Contoh lainnya dari manajemen proyek adalah pengembangan sistem

informasi. Biasanya, manajemen ini di lakukan oleh para ahli informatika
untuk membangun sebuah layanan informasi, misalkan sistem
pembelajaran online berbasis web atau aplikasi.

Proyek Manajemen Database

Segala informasi yang di dapat akan tersimpan dalam database. Sehingga,

bisa di bilang bahwa database adalah tempat berkumpulnya data. Proyek
manajemen ini berfokus mengelola segala jenis database tersebut agar
dapat dimanfaatkan pengguna sebagaimana mestinya.