Manajemen Proyek: Pengertian, Tahapan & Aplikasi

Dan sebuah proyek bersifat unik, dikarenakan bukan merupakan operasi rutin, tetapi merupakan
serangkaian operasi khusus yang dirancang untuk mencapai satu tujuan. Jadi, tim proyek seringkali
melibatkan orang-orang yang biasanya tidak bekerja bersama, kadang-kadang dari organisasi yang
berbeda dan dari bisa lintas contoh proyek yaitu, pengembangan perangkat lunak untuk aplikasi bisnis,
pembangunan gedung atau jembatan, upaya pemulihan setelah bencana alam, perluasan penjualan ke
pasar geografis baru, riset, penyusunan sebuah buku dan lain-lain. Inti dari kegiatan suatu proyek yaitu
adanya kegiatan awal dan juga akhir dari suatu proses kerja.[/vc_column_text][vc_custom_heading
text=”Pengertian Manajemen”][vc_column_text]Manajemen adalah suatu proses untuk memanfaatkan
sumberdaya manusia dan sumber daya lainnya untuk mencapai tujuan tertentu, sehingga tujuan
tersebut tercapai secara efisien/tepat guna dan efektif/hasil guna. Maka dapat disimpulkan bahwa
Manajemen Proyek adalah Suatu proses manajemen pada suatu proyek dari awal hingga akhir proyek
agar tujuan proyek tercapai dengan baik, tepat waktu, sesuai mutu yang disyaratkan dan sesuai biaya
yang disediakan. Manajemen Proyek merupakan penerapan pengetahuan, keterampilan, alat, dan
teknik untuk kegiatan proyek agar memenuhi persyaratan proyek. Dan semua harus dikelola secara ahli
untuk memberikan hasil yang tepat waktu, sesuai anggaran, pembelajaran dan integrasi yang
dibutuhkan organisasi.[/vc_column_text][vc_custom_heading text=”Tahapan Manajemen Proyek”]
[vc_column_text]Dalam pelaksanaan proyek, tahapan manajemen menggambarkan proses level tingkat
tinggi untuk mencapai suatu kesuksesan dalam suatu proyek. Tahapan manajemen proyek ini menjadi
suatu rangkaian tahapan-tahapan yang akan dilalui dari proses awal pelaksanaan proyek hingga proses
proyek selesai.

Salah satu tujuannya untuk mengurangi hambatan yang dampaknya di kemudian hari tidak akan
mengganggu pelaksanaan. Untuk mengurangi hambatan tersebut, ada 4 tahapan manajemen proyek
yang bisa Anda lakukan dalam pelaksanaan proyek, yaitu:

Inisiasi Proyek

Hal pertama yang harus diperhatikan adalah mengidentifikasikan kebutuhan bisnis, permasalaham, atau
peluang, dan melakukan brainstorming kepada tim Anda untuk menemukan cara untuk memenuhi
kebutuhan proyek, menyelesaikan masalah, dan menemukan peluang. Pada tahap ini, Anda harus
mengetahui apa tujuan proyek Anda, menentukan apakah proyek Anda layak, dan mengidentifikasi hasil
utama/hasil akhir dari proyek yang akan Anda kerjakan.

Dari tahapan inisiasi proyek ini, Anda dapat menerapkan langkah-langkah yang mencakup hal berikut ini:

Melakukan studi kelayakan.

Mengidentifikasikan ruang lingkup.

Mengidentifikasikan hasil akhir yang dituju dalam proyek.

Menentukan stakeholders.

Mengembangkan sebuah studi kasus.

Perencanaan Proyek

Setelah proyek disetujui berdasarkan identifikasi inisiasi, tahap selanjutnya yang dilakukan adalah
perencanaan. Pada tahap ini, Anda harus melakukan break down dari proyek yang besar menjadi tugas-
tugas yang lebih kecil, membangun tim, dan menyiapkan jadwal untuk menyelesaikan tugas-tugas.

Dari tahapan perencanaan proyek ini, Anda dapat menerapkan langkah-langkah yang mencakup hal
berikut ini:

Membuat perencanaan proyek.

Membuat diagram alur kerja.

Melakukan estimasi biaya.

Mengumpulkan sumber daya.

Mengidentifikasi risiko dan mengantisipasi risiko yang berpotensi menjadi penghalang selama proyek
berlangsung.

Eksekusi Proyek

Selama persetujuan proyek, pengembangan rencana, dan membangun tim proyek yang telah dilakukan,
tahapan selanjutnya yang harus dilaksanakan adalah eksekusi. Tahapan ini mengubah rencana yang
sudah Anda buat menjadi tindakan / pekerjaan yang harus Anda kerjakan.

Dari tahapan eksekusi proyek ini, Anda dapat menerapkan langkah-langkah yang mencakup hal berikut
ini:

Membuat tugas dan mengatur alur kerja.

Memberikan briefing kepada tim Anda mengenai tanggung jawab dan tugas yang sudah dibuat.

Membangun komunikasi yang baik dengan tim, klien, dan manajemen.

Melakukan monitoring kualitas kerja tim.

Mengatur budget.

Penutupan Proyek
Pada tahapan penutupan / penyelesaian proyek ini, Anda memberikan hasil akhir, membubarkan tim
proyek, dan menentukan keberhasilan proyek. Pada tahap ini Anda juga harus melajkan evaluasi
manakah proyek yang berhasil dan juga tidak pada proses pelaksanaan proyek berlangsung.

Dari tahapan terakhir ini, Anda harus menerapkan langkah-langkah yang mencakup hal berikut ini:

Menganalisa performa proyek.

Menganalisa performa tim.

Mendokumentasikan hasil akhir proyek.

Melakukan review pasca implementasi proyek.

Melakukan evaluasi budgeting yang digunakan dan yang tidak digunakan pada pelaksanaan proyek

[/vc_column_text][vc_custom_heading text=”Metodologi”][vc_column_text]Pengetahuan Manajemen

Proyek mengacu pada sebuluh bidang antara lain; Integrasi, Lingkup Proyek, Waktu, Biaya, Kualitas,
Pembelian, Sumber Daya Manusia, Komunikasi, Manajemen Resiko, Manajemen Pemangku
Kepentingan.

Menurut Project Management Institute (PMI), metodologi proyek adalah sistem, teknik, prosedur dan
aturan yang digunakan dalam suatu disiplin ilmu. Contoh dari metodologi manajemen proyek adalah
Lean Practices, Kanban, Six Sigma, dan beberapa metode proyek lainnya.

Terdapat beberapa metodologi proyek yang dapat anda pilih, namun tidak ada metodologi yang
sepenuhnya benar. Artinya, tidak ada metodologi yang sempurna untuk setiap proyek, dan masing-
masing proyek memiliki karakteristiknya sendiri. Setiap proyek berbeda dalam scope, kebutuhan dan
permasalahannya. Oleh karena itu implementasi dan metodologi yang dipakai dalam proyek pasti
berbeda-beda.

Agile

Agile adalah salah satu metodologi proyek terbaik, biasa digunakan untuk proyek iterarive dan
incremental. Metodologi ini menggabungkan proses permintaan dan solusi yang berkolaborasi dalam
suatu organisasi dan kerjasama Tim bersama pemilik proyek. Sewaktu diciptakan, metode agile ini
berfungsi untuk pengembangan software.

Scrum

Metode project management lainnya adalah scrum. Tujuan metode ini adalah untuk membangun
produk yang memiliki kompleksitas tinggi melalui kolaborasi, akuntability, dan proses iterasi. Perbedaan
dengan metode proyek lainnya adalah scrum beberapa istilah yaitu scrum roles, scrum events, scrum
artifacs.

Kanban

Kanban merupakan metode hasil pengembangan Agile. Metode ini berfokus pada kolaborasi dan
manajemen tim. Metode ini juga dipakai di pabrik Toyota pada tahun 1941, dan ditujukan untuk
mendeteksi bottleneck pada proses produksi.

Lean

Lean Methodology menekankan customer value dan meminimalisir limbah. Metode ini bertujuan untuk
memberikan nilai lebih kepada pemilik proyek dengna sumber daya proyek yang ada.

Waterfall

Metode waterfall bersifat liner, sequential dimana proses mengalir ke satu arah saja seperti air terjun.
Metode ini memiliki kekurangan yaitu sangat kaku, namun menekankan pentingnya dokumentasi,
sehingga apabila pekerja proyek meninggalkan proyek, dia dapat digantikan oleh pekerja lain
berdasarkan dokumen yang ada.

Critical Path Method

Metode Critical Path Method alias CPM merupakan metode yang digunakan dengan cara membuat
model dan memetakan aktivitas proyek, termasuk durasi proyek. Untuk tugas yang saling bergantung,
pencapaian, dan gambaran lebih besar beserta tenggat waktu digambarkan secara detail dalam metode
ini. Dengan informasi ini, akan diketahui cara tercepat untuk menyelesaikan proyek dengan sedikit
masalah.

Critical Chain Project Management

Critical Chain Project Management atau CCPM, merupakan metode yang berfokus pada sumber daya
yang akan digunakan untuk menyelesaikan proyek seperti anggota tim, kantor, peralatan, dan lain lain.
CCPM lebih bertjuan untuk menyeimbangkan sumber daya yang ada ke banyaknya proyek yang ada dan
lebih bersifat flexible.

Six Sigma

Dalam metode ini, proses yang tidak berjalan akan dihilangkan dalam proses. Dna juga menggunakan
pendekatan secara empiris dan statistikal dan ahli-ahli dalam bidang ini. Six Sigma cocok digunakan pada
perusahaan berskala besar untuk meningkatkan kualitas dan efisiensi proyek melalui metodologi data
proyek.

Event Chain Methodology

Event Chain Methdology merupakan metode yang menekankan berbagai hal yang bisa memengaruhi
jalannya suatu proyek. Dengan mengetahui faktor-faktor tadi, jadwal dan timeline dari suatu proyek bisa
direncanakan lebih matang.

Extreme Project Management

Seperti namanya, Extreme Project Management adalah jawaban dari metode proyek tradisional yang
kaku. Periode yang pendek dan terbuka terhadap perubahan, budget, atau perencanaan proyek dapat
dilakukan pada prosee implementasi proyek dengan menggunakan metode ini.

PMI

PMI/PMBOK merupakan singkatan dari Project Management Institute/Project Management Body of

Knowledge. Dalam PMBOK, ada 5 proses yang harus dijalankan dalam setiap proyek yaitu: initiating,
planning, executing, monitoring and controlling dan clossing. PMI/PMBOK bukan sebuah metode baku
namun merupakan pedoman atas manajemen proyek secara umum. Namun PMBOK dapat digunakan
untuk menilai implementasi proyek itu sendiri.