Nama : Ricky Ramadan

Nim : 2001036083
Kelas : AK / E
Mata Kuliah : Manajemen Operasional

1. Identifikasi tahapan utama dalam manajemen proyek yang harus Anda lakukan
untuk proyek ini ?

Jawaban :

Saya menggunakan PMBOK Guide untuk manajemen proyek, terdiri dari lima tahap
yaitu initiation, planning, execution, monitoring, dan project closure. Metodologi ini
membantu manajer proyek mencapai hasil yang optimal. Berikut ini 5 tahapan
manajemen proyek yang saya pakai.

a. Project Initiation

Manajemen proyek saya dimulai dengan fase initiation yang

membuktikan value dan layaknya proyek melalui dokumen business case
yang menjelaskan kebutuhan dan potensi keuntungan finansial. Untuk
dokumen proyek, manajer proyek saya mengumpulkan informasi tentang
manfaat, kerugian, biaya, dan risiko untuk menilai kelayakan proyek. Jika
proyek disetujui, manajer proyek saya harus membuat PID ( Project
Initiation Document ) yang berisi tujuan, persyaratan proyek, kebutuhan
bisnis, pemangku kepentingan, dan business case.

b. Project Planning

Setelah proyek disetujui, tahap manajemen proyek kedua adalah

project planning atau perencanaan. Ini adalah cara manajemen proyek dan
berfokus pada pengembangan roadmap untuk diikuti oleh anggota tim.
Project planning dimulai dengan menetapkan tujuan bisnis menggunakan
metode SMART. Metode ini memastikan tujuan bisnis sesuai dengan 5
kriteria (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Timebound). Scope,
biaya, sumber daya, dan jadwal proyek juga akan ditentukan. Setiap
 anggota tim saya akan memiliki tanggung jawab yang jelas untuk
menghindari kebingungan.

c. Project Execution

Tahap project execution adalah pengembangan dan penyelesaian

produk dalam proyek, dan manajer proyek akan mengalokasikan sumber
daya agar tim tetap produktif. Saya Menganggap tahap ini inti proyek
karena banyak aktivitas dilakukan seperti menjalankan rencana, kerjakan
tugas, perbarui jadwal, ubah rencana, kelola anggaran, dll. Pada tahap ada
beberapa tahapan yang saya lakukan yaitu, manajemen tugas, manajemen
jadwal, pengelolaan biaya atau anggaran, dan pengelolaan kualitas.

d. Project Monitoring

Project monitoring memantau kemajuan dan kinerja proyek agar

sesuai dengan rencana manajemen proyek. Ini memungkinkan Anda
mengidentifikasi dan memperbaiki penyimpangan dengan cepat. Saya
menggunakan KPI untuk memantau aspek-aspek proyek seperti scope,
anggaran, jadwal, kualitas produk, dll. Tujuan utama tahap ini adalah
memantau proyek agar tidak keluar rencana.

e. Project Closure

Pada tahapan hasil akhir disajikan kepada klien atau pemangku

kepentingan pembangunan proyek gedung pekantoran yang saya lakukan.
Setelah produk disetujui, makan akan saya rilis dan manajer proyek akan
menyelesaikan dokumen yang diperlukan serta mengarsipkannya untuk
keperluan selanjutnya. Untuk mengakhiri proyek, manajer saya perlu
konfirmasi dari semua pihak untuk menghindari permintaan perubahan di
menit terakhir. Manajer proyek merilis sumber daya proyek dan
melakukan evaluasi pasca proyek. Ini diperlukan agar tim saya dapat
memperbaiki proyek lain di masa depan.

2. Bagaimana Anda akan merencanakan proyek ini？Jelaskan langkah-langkah yang

akan Anda ambil untuk membuat rencana proyek yang komprehensif.

Jawaban :

a. Menetapkan tujuan proyek

 Saya menentukan proyek secara keseluruhan dan menentukan
tujuan yang saya ingin capai. Jika seorang klien atau pemangku
kepentingan luar terlibat dalam proyek, sumber daya eksternal. Maka,
akan dapat membantu menentukan tujuan saya. Untuk memastikan tujuan
tersebut dapat dicapai, maka saya perlu:

 Menjaga lingkup proyek agar tidak meluas ke luar target.

 Mengontrol biaya sesuai anggaran.
 Menyelesaikan segala aspek proyek.
 Memberikan hasil kerja yang berkualitas.
 Menyelesaikan pekerjaan secara tepat waktu.
 Mendapatkan sumber daya yang tepat terlebih dahulu.

b. Menetapkan Ekspetasi sebelum eksekusi

Agar proyek saya dapat berhasil, saya harus selaras dalam

mendapatkan informasi. Menyampaikan ekspektasi saya sebagai
pemimpin proyek dan meminta setiap orang untuk berkomunikasi dalam
caranya sendiri adalah hal yang penting untuk mempersiapkan proyek.
Ekspektasi ini juga harus disertai panduan untuk membantu tim mencapai
tujuan yang telah ditetapkan. Selain itu, saya mungkin ingin menyertakan
hal berikut :

 Daftar hasil kerja dan tanggal jatuh tempo.

 Pernyataan tentang lingkup proyek.
 Peran dan tanggung jawab yang ditetapkan.
 Proses T&J.
 Rencana komunikasi, termasuk seberapa sering Anda ingin
berkomunikasi dengan pemangku kepentingan/klien.

c. Mengidentifikasi potensi risiko dan cara mengelola masalah yang muncul

Meskipun sudah merencanakan dengan detail, kejadian tak terduga

masih bisa terjadi. saya perlu menyiapkan rencana untuk menghadapi
kemungkinan tersebut. saya tak bisa memprediksi risiko yang akan terjadi
pada proyek saya. Namun, saya memanajemen risiko dan dapat
meminimalisir dampaknya, seperti cuaca buruk, kerusuhan politik, atau
kerusakan teknologi.

d. Merencanakan rapat dengan para klien yang efektif

 Dalam hal ini, rapat pembuka akan menentukan suasana selama
mengerjakan proyek. Saat mempersiapkan rapat ini, pastikan aturan
berikut terpenuhi:

 Undang peserta yang tepat dan pastikan orang-orang yang akan

berperan besar dapat hadir.
 Buatlah agenda yang mendetail, mencakup semua hal yang akan
dibahas dalam rapat tersebut. Hal ini akan membantu semua orang
fokus pada tugasnya dan memahami tujuan rapat.
 Tentukan apakah rapat akan diadakan secara online atau secara
langsung. Hal ini akan bergantung pada besarnya proyek, apakah saya
bekerja dengan klien baru, anggaran proyek, dan lain sebagainya.
Ingatlah bahwa rapat tatap muka biasanya lebih sulit untuk
direncanakan, juga lebih memakan biaya khususnya jika harus
melakukan perjalanan.
 Atur ulang jadwal jika orang-orang yang cukup penting tidak dapat
hadir karena rapat tidak akan bermanfaat tanpa mereka. Jika tetap
diadakan, saya nantinya harus mengadakan rapat lain untuk
memberikan informasi kepada mereka atau mendapatkan masukan.
 Sebelum menyusun agenda, pastikan untuk memahami tujuan rapat
dan informasi apa saja yang perlu diketahui orang-orang dari rapat
tersebut.

3. Apa saja risiko yang mungkin dihadapi dalam proyek ini？Berikan contoh risiko
yang mungkin terjadi dan jelaskan bagaimana Anda akan mengelolanya.

Jawaban :

a. Scope Creep

Risiko scope creep timbul bila tujuan awal tidak jelas. Bagikan
peta jalan proyek pada awalnya dan patuhi parameter itu. Jika ruang
lingkup tidak disampaikan secara efektif, pemangku kepentingan dapat
mengubah persyaratan saat proyek berlangsung. Membuat parameter
proyek yang jelas sejak awal dapat memitigasi scope creep. Menyetujui
dan membagikan visi proyek, serta jadwal pemeriksaan progres secara
berkala dapat mengurangi risiko scope creep.

b. Kinerja yang Rendah

Risiko kinerja bisa terjadi bila proyek tidak berjalan sesuai

rencana. Temukan risiko proyek dan cari cara mencegahnya. Risiko
 meliputi masa kritis dan miskomunikasi dalam tim. Mengantisipasi risiko
kinerja dlm proses perencanaan bisa membantu memitigasi kinerja rendah.
Perangkat lunak manajemen proyek membantu melacak proses, menyusun
rencana, dan memfasilitasi komunikasi tim.

c. Biaya Tinggi

Risiko biaya terjadi jika proyek melebihi anggaran awal karena

penganggaran tidak realistis atau kurang detail dalam perencanaan. Anda
yakin proyek selesai dgn anggaran sedikit. Membuat daftar elemen &
biaya mengantisipasi kebutuhan proyek. Tips mengurangi biaya:
perkirakan proyek secara akurat dan patuhi anggaran dengan
menggunakan templat rencana proyek. Jadwalkan pemeriksaan berkala
saat proyek memasuki pengembangan untuk meninjau anggaran dan
progres.

d. Desakan Waktu

Risiko waktu dalam proyek dapat menyebabkan keterlambatan,

mengganggu anggaran, dan kinerja keseluruhan. Risiko umum:
meremehkan waktu tim dalam menyelesaikan proyek saat fase
perencanaan awal. Untuk memitigasi desakan waktu, sebaiknya
melebihkan perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas
pada fase perencanaan dan membangun dalam waktu yang dialokasikan.
Hal ini membantu untuk memberikan ruang gerak dalam penjadwalan
tugas. Anda bisa buat jadwal proyek dengan Linimasa atau Gantt. Pahami
pekerjaan & dependensi, hindari penundaan, serta adaptasi risiko waktu.
Memahami siklus proyek dapat membantu menentukan durasi tugas.

e. Kekurangan Sumber Daya

Risiko sumber daya: tidak cukup sumber daya untuk proyek

(waktu, keterampilan, uang, atau alat). Sebagai manajer proyek, Anda
bertugas mengatur sumber daya tim dan memberi laporan tentang
statusnya. Alokasi sumber daya dilakukan lebih awal, sekitar 1-2 bulan
sebelum eksekusi, tergantung ukuran proyek. Cara memitigasi kekurangan
sumber daya: Buat rencana alokasi sumber daya untuk memaksimalkan
dampak sumber daya dan mendukung gol tim. Jika tahu sumber daya yg
dibutuhkan dr awal, kurangi risiko kehabisan sumber daya ke depannya.
f. Perubahan Operasional

Risiko operasional: perubahan dalam proses perusahaan/tim,

seperti pergantian tak terduga dalam peran/manajemen/proses baru,
gangguan, penyesuaian alur kerja, dan dampak pada linimasa proyek. Cara
mengurangi masalah operasional: Siapkan tim dengan rapat, penjadwalan,
dan pelatihan tambahan untuk mengurangi efek transisi saat terjadi
peralihan tim atau perubahan proses.