 Fase Launch Pad adalah awal di mana proyek BPM didefinisikan ruang

lingkupnya, dikembangkan dan dijalankan

 Fase ini tidak hanya menyediakan cara untuk memulai. Fase ini juga akan
melengkapi langkah-langkah yang diperlukan untuk membangun proyek
agar sukses. Ini termasuk :
 Ruang lingkup proyek
 Pemilihan dan struktur tim proyek
 Ekspektasi, pendirian dan keterlibatan pemangku kepentingan
 Pembentukan tujuan proses awal
 Penggunaan arsitektur proses awal untuk memberikan awal yang cepat untuk
proyek dari perspektif arsitektural
Hasil
 Definisikan stakeholder terlibat atau yang terkait dengan proyek
 Keterlibatan dan komitmen pemangku kepentingan
 Pemangku kepentingan mendokumentasikan dan menyetujui harapan
 Matriks Seleksi Proses (Process Selection Matrix)
 Daftar proses bisnis dan metrik awal yang teridentifikasi
 Daftar tujuan proses yang disepakati
 Proses yang diprioritaskan untuk tahap Elaborasi
 Strategi implementasi awal
 Manajemen proyek :
 Dokumen piagam proyek
 Dokumen lingkup proyek
 Rancangan awal rencana proyek
 Strategi komunikasi awal
 Analisis risiko awal
 Pengembangan business case awal
Cara/Bagaimana
 Langkah 1 :
Communications
Komunikasi kemudian harus berlanjut sepanjang fase, dan keseluruhan
proyek, karena cakupan dan rencana proyek disempurnakan, ini
termasuk pembaruan terus menerus pada:
 Bagaimana proyek akan berdampak pada personil?
 Bagaimana personil bisa mengharapkan manajemen untuk melakukan
sendiri?
 Bagaimana orang akan diperlakukan sebagai hasil dari perubahan,
bagaimana informasi akan dibagi dan seberapa sering, dan detail
peluang bagi orang untuk berpartisipasi (selalu terbuka dan jujur)
 Langkah 2 :
Initial key stakeholder interviews
Hasil yang didapat dari interview antara lain :
 Membangun hubungan baik dengan pemangku kepentingan
(stakeholder management)
 Mendapatkan pemahaman tingkat tinggi tentang masalah bisnis
 Identifikasi quick wins, yang mana stakeholder inginkan
 Langkah 3 :
High-level process walkthrough
 Mengikuti proses di dalam unit bisnis secara end-to-end untuk
memberikan gambaran terbaik tentang bagaimana bisnis dijalankan
 Diskusikan dengan departemen TI untuk memberikan gambaran
tingkat tinggi tentang bagaimana aplikasi bisnis dan infrastruktur
(arsitektur TI) berinteraksi
 Langkah 4 :
Stakeholder identification and engagement
• Siapa pemangku kepentingan proyek (baik dari perspektif internal
maupun eksternal)
• Memastikan agar para pemangku kepentingan tetap
diberitahukan, terlibat dan berkomitmen terhadap proyek tersebut
• "Upaya yang diinvestasikan dalam merancang ulang,
mengembangkan dan menerapkan proses baru akan sia-sia jika
pemangku kepentingan (termasuk pelanggan atau pemasok)
menolak untuk menggunakannya"
 Langkah 5 :
Executive workshops
Agenda untuk lokakarya ini biasanya terdiri dari dua sesi tiga jam, dan
mencakup hal-hal berikut:
 definisi dan kesepakatan lingkup proyek
 identifikasi tujuan proses awal
 kesepakatan daftar periksa keberhasilan proyek
 identifikasi dan kategorisasi stakeholder
 pembuatan daftar awal model proses end-to-end
 identifikasi proses bisnis individu
 analisis awal proses, termasuk metrik tingkat tinggi
 kesepakatan hasil untuk Understand Phase.
 Langkah 5 :
Executive workshops
 Langkah 5.1 : Define project scope
 Langkah 5.2 : Identify process goals
 Langkah 5.3 : Success checklist
 Langkah 5.4 : List of end-to-end processes
 Langkah 5.5 : Identify business processes
 Langkah 5.6 : Analyze business processes
 Langkah 5.7 : Agree outcomes for Understand Phase
 Langkah 5.1 :
Define project scope

Menentukan lebar proyek

 Langkah 5.2 :
Identify process goals
 Langkah 5.3 :
Success checklist
 Terapkan ‘red wine test’ dan ajukan pertanyaan ini : Ini adalah enam
minggu setelah selesainya proyek dan Anda sedang duduk kembali di
rumah di depan perapian yang memiliki anggur merah dan
merenungkan proyek tersebut. Anda memutuskan bahwa hal itu
sangat berhasil. Mengapa?
 Jawaban dari pertanyaan ini akan memberikan success checklist
 Langkah 5.4 :
List of end-to-end processes
 Model proses end-to-end memberikan gambaran umum tentang proses
utama organisasi. Jika sudah dibuat, maka tinjaulah untuk
mengkonfirmasi relevansinya untuk unit bisnis ini.
 Langkah 5.5 :
Identify business processes
Critical Success Factors Process Selection Matrix (PSM)
Success Checklist Responsibility

Deliver the project on time and on budget X X

At the end of the Understand phase, there is a X

general understanding of the current end-to-
end processes by the business and agreed
metrics

Key internal and external stakeholders and X X

management understand the root cause of
process issues

Staff are excited and understand the way X

forward

Quick wins in the processes are identified and X

implemented along the way
 Langkah 5.6 :
Analyze business processes
Process Worth Matrix (PWM) • Jumlah orang yang terlibat dalam menjalankan
sebuah proses

• Jumlah dan nilai transaksi

• Angka kualitas dengan persamaan untuk
memproses area masalah
 Langkah 5.7 :
Agree outcomes for Understand Phase
 daftar model proses end-to-end
 daftar sub-proses end-to-end
 Model proses saat ini sampai pada tingkat detail yang cukup untuk
memungkinkan Innovate phase selesai
 Etc.
 Langkah 6 :
Agree and plan the handover to the business
Saat membuat dan menyetujui rencana serah terima bisnis masalah
berikut perlu ditangani:
• Biaya proyek
• Dukungan yang dibutuhkan dari pakar/ahli materi selama proyek,
biaya penanganan dan biaya operasional
• Risiko dan masalah
• Biaya dan manfaat yang sedang berjalan
• Waktu penyerahan
• Implementasi skenario fallback atau rencana kontinjensi
• Rencana komunikasi dan implementasi
• Governance dan eskalasi.
 Langkah 7 :
Develop implementation plan
Implementasi yang baik akan memastikan bahwa solusi yang diajukan
optimal bagi organisasi dan organisasi menggunakan solusi ini dengan
cara terbaik dan melakukannya dalam waktu sesingkat mungkin. Jika
implementasi tidak selesai dengan lancar, maka satu atau beberapa
situasi berikut mungkin timbul.
 Solusi yang dipilih tidak optimal untuk organisasi
 Organisasi tidak menggunakan solusi dengan cara yang terbaik
 Solusinya tidak bisa segera dilaksanakan
 Langkah 8 :
Develop/sign-off business case
3 fungsi utama dari Business Case
 Pada permulaan proyek, akan memberikan informasi untuk memungkinkan
keputusan mengenai apakah akan menyetujui dan mendanai proyek yang diusulkan
 Selama proyek, akan memberikan panduan untuk memastikan proyek tetap berjalan
 Setelah proyek selesai, proyek akan memungkinkan tim bisnis dan proyek
mengevaluasi apakah proyek telah memberikan hasil (manfaat) yang diharapkan
dan memberikan kontribusi pada tujuan yang ditentukan, sesuai anggaran dan
kerangka waktu yang disepakati

Business Case harus ada sebagai berikut :

 Analisis Economic Value Add (EVA)
 Persiapan proposal internal
 Dokumentasi biaya operasional yang tidak dapat dihitung, manfaat, dan
 EVA, dan pemeriksaan risiko masing-masing
 Hadir pro dan kontra dari berbagai pilihan
 Gunakan skenario dan kriteria evaluasi kinerja
 Langkah 5 :
Define and establish project team structure

Infrastructure & Architecture

Facilities Management Coordination
Quality Management
Human Resources
People Change Management
 Langkah 10 :
Complete Initial Project Plan
 Harus mencakup Understand/Elaboration Phase secara mendetail,
dengan Innovate/Improve Phase
 Elaboration workshops harus selesai tidak lebih dari empat workshops
tiga jam per minggu, dengan waktu di antara dijadwalkan untuk
merapikan model, meninjau dan menganalisis temuan di dalam bisnis
dan mengumpulkan dan menyelesaikan analisis metrik
 Selalu ingat untuk membangun kontingensi ke dalam rencana, dan
ingat bahwa penulisan laporan di akhir fase ini akan selalu memakan
waktu lebih lama dari perkiraan.
Resiko dan Strategi Mitigasi
Risiko
Pemangku kepentingan tidak diidentifikasi
dan dilibatkan
Kurangnya pengalaman BPM untuk
manajer proyek
Lingkup proyek yang tidak jelas
Kurangnya Pendanaan
Strategi Mitigasi
Ini adalah fungsi penting bagi manajer proyek dan / atau terlibat dalam proyek dan
sponsor proyek, dan setiap usaha harus dilakukan untuk mengidentifikasi semua
pemangku kepentingan dan melibatkan mereka
1. Ganti manajer proyek dengan orang BPM berpengalaman
2. Berikan pembinaan dan pendampingan untuk manajer proyek dari manajer proyek
BPM yang berpengalaman
3. Lanjutkan dengan manajer proyek yang belum berpengalaman, mengenali
peningkatan risiko proyek
Manajer proyek harus mengklarifikasi ruang lingkup dengan sponsor proyek, dan proyek
tidak boleh berjalan sampai ruang lingkup didefinisikan dengan baik, disepakati dan
ditandatangani
Lihat/Mencari Sponsor Proyek untuk pendanaan lebih lanjut atau penghentian proyek
sampai pendanaan tersedia