UJIAN AKHIR SEMESTER

Project Management Professional

Nama : Emil Salim

Npm : D1A.19.0532

Kelas : 5 Karyawan A

Dosen : Sofandi Noor, M.T

Prodi : Sistem Informasi S1

1. Sebutkan dan jelaskan 3 (tiga) hal utama yang harus dikelola dalam suatu project agar project
berjalan dengan baik dan sesuai target.?

Tiga hal utama yang harus dikelola dalam suatu project agar project berjalan dengan baik dan sesuai
target yaitu :
• Project scope management ( Manajemen lingkup proyek ) mengacu pada semua pekerjaan yang
terlibat dalam menciptakan produk proyek dan proses yang digunakan untuk membuatnya, dalam
mendefinisikan dan mengendalikan apa yang termasuk atau tidak dalam proyek.
• Time Management, Suatu kegiatan yang mencakup semua proses dan prosedur yang kita perlukan
agar proyek dapat berjalan tepat waktu.
• Cost Management, Biasa kita sebut dengan manajemen biaya adalah sebuah metode yang
menggunakan teknologi untuk mengukur biaya dan produktivitas melalui siklus hidup penuh
proyek tingkat perusahaan.

2. Sebutkan dan jelaskan hal hal apa yang sering menyebabkan sebuah Project IT mengalami
kegagalan.?

Penyebab sebuah Project IT mengalami kegagalan yaitu :

• Scope
faktor pertama dari penyebab kegagalan proyek adalah cakupan atau scope proyek yang dilakukan.
Terkadang hal ini dianggap hal sepele bagi sebagian project manager, dimana mereka membuat
scope menjadi fleksibel, tanpa dibatasi secara jelas dan dibuat mekanisme perubahan (change
request) jika terjadi penambahan scope proyek.

• Time
 Dimensi berikutnya adalah waktu. Keterlambatan pelaksanaan suatu proyek dapat berakibat fatal
bagi proyek tersebut. Waktu yang terlambat tentunya akan membutuhkan biaya ekstra diluar biaya
proyek yang telah direncanakan.

• Cost
Dimensi berikutnya adalah biaya proyek. Masih berkaitan erat dengan scope dan time, biaya proyek
pun merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan proyek. Besar kecilnya alokasi biaya untuk
pelaksanaan proyek akan mempengaruhi waktu dan tentunya kualitas yang diharapkan.

• Quality
Hal penting lain dalam pelaksanaan proyek adalah kualitas proyek tersebut. Untuk proyek
pengembangan sistem informasi, kualitas proyek ditentukan oleh user melalui mekanisme user
acceptance test, dimana user akan melakukan pengujian apakah sistem yang dibangun telah
memenuhi spesifikasi yang ditentukan sebelumnya.

• Human resource
Mengelola manusia dengan berbagai karakter bukanlah hal mudah dalam sebuah proyek yang
sifatnya sementara dan berlangsung dalam waktu yang relatif singkat. Konflik antar anggota tim
maupun konflik antara anggota tim dengan project manager menjadi penghalang yang dapat
menggagalkan tercapainya tujuan proyek sesuai dengan perencanaan awal.

• Communication
Kesalahpahaman yang terjadi baik antar tim proyek maupun antara tim proyek dengan project
manager dapat memicu konflik yang berpotensi memperburuk atmosfir kerja yang dibangun.
Dengan load yang tidak menentu, kesalahpahaman bisa berujung menjadi pertikaian. Untuk itu,
komunikasi yang baik antar sesama anggota tim proyek perlu dijalin.

• Risk
Ada 3 (tiga) hal penting dalam memanage resiko terkait dengan pelaksanaan proyek, yaitu
bagaimana merencanakan tindakan korektif atas resiko yang kemungkinan muncul (preventive
action), atau mengambil tindakan yang diperlukan ketika resiko tersebut terjadi dan tidak dapat lagi
dicegah dengan tujuan meminimalisasi dampak yang ditimbulkan akibat resiko tersebut(corrective
action), atau menerima resiko tersebut (accepted the risk) jika cost of risk yang ditimbulkan lebih
besar daripada mengatasi resiko tersebut.

• Project Change
Perubahan lingkungan perusahaan pemilik proyek, baik lingkungan eksternal maupun internal,
dapat mengakibatkan munculnya permintaan-permintaan baru yang secara langsung maupun tidak
langsung akan mempengaruhi scope proyek yang telah direncanakan
3. Jika anda seorang Project Manager, menurut anda hal hal apa dan bagaimana cara mendorong dan
menjaga semangat team dalam melaksanakan sebuah project.

Cara mendorong dan menjaga semangat team dalam melaksanakan sebuah project yaitu:
• Membangun rasa kebersamaan dan saling percaya agar mendapatkan kualitas team work yang
bagus.

• Menjaga sikap dan saling menghargai serta menghilangkan rasa egois demi kepentingan team
work.

• Membuat flow komunikasi efektif, kunci dari komunikasi efektif adalah pesan dapat tersampaikan
dan diterima dengan baik antar rekan satu tim.

• Sering melakukan evaluasi adalah cara membangun tim kerja yang baik, misalnya 1 bulan sekali di
adakan evaluasi antar divisi perusahaan.
• Memberikan apresiasi terhadap kinerja rekan kerja.