Modul Ganjil 2020 Modul 3 Project Management

MODUL PERKULIAHAN
Mata Kuliah Analisis dan Perancangan System
Modul 3:
Manajemen
Proyek
Memulai proyek, menentukan kelayakan proyek, menjadwalkan proyek,
memperkirakan biaya, penganggaran, dan perencanaan dan kemudian
mengelola kegiatan dan anggota tim untuk produktivitas adalah
kemampuan penting yang harus dikuasai oleh analis sistem.
Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh
03
Ekonomi dan Bisnis Program 01510003 Paulus Sugianto Yusuf SE MT
Studi Akuntansi S1
Abstract Kompetensi
Proyek sistem dimulai dengan Mahasiswa memiliki kemampuan
masalah atau dengan peluang untuk untuk membuat suatu project
perbaikan dalam bisnis yang muncul pengembangan sistem.
saat organisasi beradaptasi dengan
perubahan. Seorang analis sistem
bekerja dengan pengguna untuk
membuat definisi masalah yang
mencerminkan sistem dan perhatian
bisnis saat ini. Bab ini dikhususkan
untuk pembahasan dasar-dasar
manajemen proyek.
Inisiasi Proyek
Proyek sistem diprakarsai oleh banyak sumber berbeda karena berbagai alasan. Beberapa
proyek yang disarankan akan bertahan dalam berbagai tahap evaluasi yang akan dikerjakan
oleh Anda (atau Anda dan tim Anda); yang lain tidak akan dan tidak boleh sejauh itu.
Pengusaha menyarankan proyek sistem karena dua alasan luas: (1) karena mereka
mengalami masalah yang memungkinkan solusi sistem dan (2) karena mereka mengenali
peluang untuk perbaikan melalui peningkatan, perubahan, atau pemasangan sistem baru
saat terjadi. Kedua situasi tersebut dapat muncul saat organisasi beradaptasi dan
menghadapi perubahan alamiah dan evolusioner.
Masalah dalam Organisasi

Masalah muncul dengan berbagai cara. Salah satu cara untuk mengkonseptualisasikan
masalah dan bagaimana masalah itu muncul adalah dengan menganggapnya sebagai
situasi di mana tujuan tidak pernah tercapai atau tidak lagi tercapai. Umpan balik yang
berguna memberikan informasi tentang kesenjangan antara kinerja aktual dan yang
diharapkan. Dengan cara ini, umpan balik menyoroti masalah.
Ringkasan gejala masalah dan pendekatan yang berguna dalam deteksi masalah disajikan
pada Gambar 3.1. Perhatikan bahwa memeriksa keluaran, mengamati atau meneliti perilaku
karyawan, dan mendengarkan umpan balik dari sumber eksternal semuanya berharga
dalam menemukan masalah. Ketika bereaksi terhadap masalah dalam organisasi, analis
sistem memainkan peran konsultan, ahli pendukung, dan agen perubahan, seperti yang
dibahas dalam Bab 1. Seperti yang Anda harapkan, peran analis sistem bergeser secara
halus ketika proyek dimulai karena fokusnya adalah pada peluang untuk perbaikan daripada
pada kebutuhan untuk memecahkan masalah.
Gambar 3.1
Memeriksa keluaran, mengamati perilaku karyawan, dan mendengarkan umpan balik adalah
semua cara untuk membantu analis menentukan masalah dan peluang sistem.
To Identify Problems Look for These Specific Signs:
Check output against performance criteria. • Too many errors

• Work completed slowly
• Work done incorrectly
• Work done incompletely
• Work not done at all
Observe behavior of employees. • High absenteeism

• High job dissatisfaction
• High job turnover
Listen to external feedback from: • Complaints

Vendors and service providers • Suggestions for improvement
Customers. • Loss of sales
Suppliers. • Lower sales
‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem

2 dari Modul 3 Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
Tim Dosen
Mendefinisikan Masalah
Definisi masalah biasanya berisi semacam pernyataan masalah, diringkas dalam satu atau
dua paragraf. Ini diikuti oleh serangkaian masalah atau bagian utama masalah yang
independen. Masalah-masalah tersebut diikuti oleh serangkaian tujuan atau sasaran yang
sesuai dengan masalah poin demi poin. Masalah adalah situasi saat ini; tujuan adalah
situasi yang diinginkan. Tujuannya mungkin sangat spesifik atau menggunakan pernyataan
umum.
Pemilihan Proyek
Proyek berasal dari berbagai sumber dan karena berbagai alasan. Tidak semua harus dipilih
untuk studi lebih lanjut. Anda harus memiliki pemikiran yang jelas tentang alasan
merekomendasikan studi sistem pada proyek yang tampaknya mengatasi masalah atau
dapat membawa perbaikan. Pertimbangkan motivasi yang mendorong proposal proyek.
Anda perlu memastikan bahwa proyek yang sedang dipertimbangkan tidak diusulkan hanya
untuk meningkatkan reputasi atau kekuasaan politik Anda sendiri, atau orang atau kelompok
yang mengusulkannya, karena ada kemungkinan besar bahwa proyek semacam itu akan
disalahpahami dan akhirnya diterima dengan buruk.
Terdapat lima kriteria yang harus dipahami dalam pemilihan proyek yaitu:
1. Pertama dan terpenting adalah dukungan dari manajemen. Sama sekali tidak ada
yang dapat dicapai tanpa dukungan dari orang-orang yang pada akhirnya akan
menanggung biayanya. Pernyataan ini tidak berarti bahwa Anda kurang berpengaruh
dalam mengarahkan proyek atau bahwa orang selain manajemen tidak dapat
disertakan; namun, dukungan manajemen sangat penting.
2. Kriteria penting lainnya untuk pemilihan proyek adalah waktu untuk Anda dan
organisasi. Tanyakan pada diri Anda dan orang lain yang terlibat apakah bisnis saat
ini mampu membuat komitmen waktu untuk pemasangan sistem baru atau perbaikan
sistem yang sudah ada. Anda juga harus dapat melakukan semua atau sebagian
waktu Anda selama durasi tersebut.
3. Kriteria ketiga adalah kemungkinan peningkatan pencapaian tujuan strategis
organisasi seperti (1) meningkatkan laba perusahaan, (2) mendukung strategi
kompetitif organisasi, (3) meningkatkan kerjasama dengan vendor dan mitra, (4)
meningkatkan operasi internal dukungan agar barang dan jasa diproduksi secara
efisien dan efektif, (5) meningkatkan dukungan keputusan internal agar keputusan
lebih efektif, (6) meningkatkan layanan pelanggan, dan (7) meningkatkan semangat
kerja karyawan. Proyek harus menempatkan organisasi pada sasaran, bukan
menghalanginya dari tujuan akhirnya.

Tim Dosen
4. Kriteria keempat adalah memilih proyek yang dapat dilakukan dalam hal sumber
daya dan kemampuan Anda serta bisnis. Beberapa proyek tidak termasuk dalam
bidang keahlian Anda, dan Anda harus dapat mengenalinya.
5. Akhirnya, Anda perlu mencapai kesepakatan dasar dengan organisasi tentang
kelayakan proyek sistem relatif terhadap proyek lain yang mungkin sedang
dipertimbangkan. Ada banyak kemungkinan untuk perbaikan, termasuk (1)
mempercepat proses, (2) merampingkan proses melalui penghapusan langkah-
langkah yang tidak perlu atau digandakan, (3) menggabungkan proses, (4)
mengurangi kesalahan input melalui perubahan bentuk dan tampilan layar, (5)
mengurangi penyimpanan yang berlebihan, (6) mengurangi keluaran yang
berlebihan, dan (7) meningkatkan integrasi sistem dan subsistem.
Determining Feasibility
Setelah jumlah proyek dipersempit sesuai dengan kriteria yang telah dibahas sebelumnya,
masih perlu ditentukan kelayakan proyek yang dipilih. Definisi kelayakan kami jauh lebih
dalam daripada penggunaan umum istilah tersebut. Kelayakan proyek sistem dinilai dalam
tiga cara utama: secara operasional, teknis, dan ekonomis. Studi kelayakan bukanlah studi
sistem yang lengkap. Sebaliknya, studi kelayakan digunakan untuk mengumpulkan data
yang luas untuk anggota manajemen yang memungkinkan mereka membuat keputusan
tentang apakah akan melanjutkan studi sistem.
Mempelajari kelayakan bermanfaat karena menghemat waktu dan uang para analis bisnis
dan sistem. Agar seorang analis dapat merekomendasikan pengembangan lebih lanjut,
sebuah proyek harus menunjukkan bahwa itu layak dalam ketiga cara berikut: secara teknis,
ekonomis, dan operasional (gambar 3.2).
Gambar 3.2
Tiga elemen kunci kelayakan adalah kelayakan teknis, ekonomis, dan operasional.
The Three Key Elements of Feasibility
Technical Feasibility
Add on to present system
Technology available to meet users’ needs
Economic Feasibility
Systems analysts’ time
Cost of systems study
Cost of employees’ time for study
Estimated cost of hardware
Cost of packaged software or software development
Operational Feasibility
Whether the system will operate when put in service
Whether the system will be used

Tim Dosen
Memastikan Kebutuhan Hardware dan Software
Seorang analis sistem perlu bekerja dengan pengguna untuk menentukan perangkat keras
apa yang akan dibutuhkan. Penentuan perangkat keras hanya dapat dilakukan sehubungan
dengan penentuan kebutuhan informasi manusia. Pengetahuan tentang struktur organisasi
dan bagaimana pengguna berinteraksi dengan teknologi dalam pengaturan organisasi juga
dapat membantu dalam keputusan perangkat keras. Hanya ketika analis sistem, pengguna,
dan manajemen memiliki pemahaman yang baik tentang jenis tugas apa yang harus
diselesaikan, pilihan perangkat keras dapat dipertimbangkan.
Gambar 3.3
Langkah-langkah dalam memilih perangkat keras dan perangkat lunak.

Tim Dosen
Inventarisasi Perangkat Keras Komputer
Seorang analis sistem perlu menginventarisasi perangkat keras komputer apa yang sudah
tersedia di organisasi. Seperti yang akan terlihat, beberapa opsi perangkat keras melibatkan
perluasan atau daur ulang perangkat keras saat ini, jadi penting untuk mengetahui apa yang
tersedia.
Memastikan perangkat keras yang tersedia saat ini akan menghasilkan proses pengambilan
keputusan yang lebih baik ketika keputusan perangkat keras akhirnya dibuat karena banyak
dugaan tentang apa yang ada akan dihilangkan. Melalui wawancara Anda sebelumnya
dengan pengguna, survei kuesioner, dan penelitian data arsip, Anda sudah mengetahui
jumlah orang yang tersedia untuk pemrosesan data serta keterampilan dan kemampuan
mereka. Gunakan informasi ini untuk memproyeksikan seberapa baik kebutuhan staf untuk
perangkat keras baru dapat dipenuhi.
Mengevaluasi Perangkat Keras Komputer untuk Pembelian

Mengevaluasi perangkat keras komputer baru adalah tanggung jawab bersama dari
manajemen, pengguna, dan analis sistem. Meskipun vendor akan memberikan detail
tentang penawaran khusus mereka, analis perlu mengawasi proses evaluasi secara pribadi
karena mereka akan mengutamakan kepentingan bisnis. Selain itu, analis sistem mungkin
harus mendidik pengguna dan manajemen tentang keuntungan dan kerugian umum dari
perangkat keras sebelum mereka dapat mengevaluasinya dengan baik.
Berdasarkan inventaris peralatan komputer saat ini dan perkiraan yang memadai untuk
beban kerja saat ini dan yang diperkirakan, langkah selanjutnya dalam proses ini adalah
mempertimbangkan jenis peralatan yang tersedia yang tampaknya memenuhi kebutuhan
yang diproyeksikan. Informasi dari vendor tentang kemungkinan sistem dan konfigurasi
sistem menjadi lebih relevan pada tahap ini dan harus ditinjau bersama manajemen dan
pengguna.
KEUNTUNGAN MEMBELI PERANGKAT KERAS KOMPUTER. Jika organisasi membeli
komputernya sendiri, organisasi tersebut akan memiliki kendali penuh mengenai jenis
perangkat keras dan perangkat lunak. Perusahaan akan memutuskan kapan akan
membelinya dan kapan harus menggantinya. Seringkali lebih murah, dalam jangka panjang,
membeli peralatan komputer secara langsung, tetapi hanya jika organisasi membeli
peralatan komputer yang sesuai. Membeli komputer sering kali mendapat keuntungan pajak
di Amerika Serikat karena aturan depresiasi.
KEKURANGAN MEMBELI PERANGKAT KERAS KOMPUTER. Pembelian komputer
menimbulkan masalah karena biaya awal pembelian peralatan seringkali sangat tinggi.
Penahapan peralatan komputer dari waktu ke waktu tidak selalu berhasil karena masalah
kompatibilitas yang ada dengan model dan perangkat lama yang berbeda, tetapi membeli
Tim Dosen
semuanya sekaligus berarti mengikat modal atau meminjam uang. Risiko keusangan
peralatan merupakan masalah yang serius, dan terjebak dengan peralatan yang tidak
berguna karena seseorang membuat keputusan yang salah adalah risiko yang sangat
besar. Akhirnya, organisasi perlu mengingat bahwa tanggung jawab penuh untuk
pengoperasian dan pemeliharaan tetap berada pada perusahaan yang membeli peralatan
tersebut. Ini bisa menjadi kerugian besar karena mengikat orang dan uang.
Alih-alih membeli peralatan mereka sendiri, perusahaan dapat menggunakan layanan cloud.
Beberapa layanan yang tersedia adalah web hosting, email hosting, aplikasi hosting,
backup, penyimpanan dan pemrosesan database, pengarsipan, dan e-commerce (gambar
3.4).
Gambar 3.4
Membandingkan keuntungan dan kerugian membeli sumber daya komputer versus
menggunakan layanan cloud.
DRAWBACK KOMPUTASI CLOUD. Seperti inovasi lainnya, ada beberapa kelemahan

dalam mengadopsi komputasi awan untuk organisasi. Hilangnya kendali atas data yang
disimpan di awan mungkin merupakan masalah yang paling mencolok dari mengandalkan
komputasi awan; jika penyedia layanan cloud tidak ada lagi, tidak jelas apa yang akan
terjadi pada data organisasi. Yang hampir sama besarnya adalah potensi ancaman
keamanan terhadap data yang tidak disimpan di tempat atau bahkan di komputer organisasi
itu sendiri. Keandalan Internet sebagai platform membentuk perhatian utama ketiga bagi
organisasi.
Evaluasi Dukungan Vendor untuk Perangkat Keras Komputer

Tim Dosen
Daftar kriteria utama yang harus diperiksa saat mengevaluasi dukungan vendor disediakan
pada Gambar 3.5. Layanan dukungan mencakup pemeliharaan perangkat keras secara rutin
dan preventif, waktu respons yang ditentukan (dalam enam jam, hari kerja berikutnya, dll.)
Jika terjadi kerusakan peralatan darurat, pinjaman peralatan jika perangkat keras harus
diganti secara permanen atau di luar lokasi. perbaikan diperlukan, dan pelatihan in-house
atau seminar kelompok di luar lokasi bagi pengguna. Penyedia cloud membuat klaim untuk
waktu aktif dan berjanji untuk menjawab pertanyaan Anda dalam jumlah tertentu.
Gambar 3.5
Panduan pemilihan vendor
Bawa perangkat Anda sendiri (BYOD) atau bawa teknologi Anda sendiri (BYOT) adalah tren
yang muncul di berbagai organisasi di industri yang berbeda. Organisasi ini memiliki ukuran
yang beragam dan memiliki karyawan dengan keterampilan yang berbeda. Secara umum,
BYOD atau BYOT berarti bahwa daripada menggunakan smartphone atau tablet yang
dikeluarkan oleh organisasi, karyawan tersebut menggunakan perangkatnya sendiri untuk
mengakses jaringan, data, dan layanan perusahaan dari jarak jauh saat bekerja di luar
kantor. Pendekatan BYOD sering kali disajikan sebagai cara untuk menekan biaya
perangkat keras organisasi dan meningkatkan moral di antara karyawan yang, rata-rata,

Tim Dosen
sudah membawa satu atau beberapa perangkat seluler untuk bekerja untuk tugas-tugas
pribadi.
MANFAAT DAN DRAWBACK DARI BYOD. Manfaat komputasi BYOD termasuk
membangun semangat kerja karyawan, potensi untuk menurunkan biaya awal pembelian
perangkat keras TI organisasi, memfasilitasi jarak jauh, akses sepanjang waktu ke jaringan
komputer perusahaan di mana pun lokasinya, dan membangun antarmuka pengguna yang
sudah dikenal untuk mengakses layanan komputasi perusahaan, aplikasi, database, dan
penyimpanan. Risiko keamanan yang ditimbulkan oleh pengguna yang tidak terlatih
mungkin merupakan kelemahan terbesar. Ancaman yang teridentifikasi adalah kehilangan
perangkat itu sendiri, pencurian perangkat dan datanya, akses tidak sah ke jaringan
perusahaan menggunakan perangkat seluler pribadi, dan sebagainya. Ancaman lain
ditimbulkan oleh perilaku yang biasa terjadi dengan perangkat seluler yang mungkin baik-
baik saja di sisi pribadi tetapi tidak di sisi perusahaan, seperti menggunakan hotspot Wi-Fi
gratis, menggunakan aplikasi seperti Dropbox, dan lainnya. Meskipun perilaku ini dan
lainnya mungkin tidak memenuhi tingkat keamanan perusahaan yang tinggi, perilaku
tersebut masih dalam ranah perilaku umum untuk penggunaan ponsel atau tablet milik
sendiri. Pengguna mungkin terbuai dengan pemikiran bahwa perangkat seluler mereka
karena itu adalah milik mereka, tidak ada bedanya setelah digunakan untuk bisnis.
Analis dan organisasi semakin dihadapkan pada keputusan membuat, membeli, atau
melakukan outsourcing ketika menilai perangkat lunak untuk proyek sistem informasi,
terutama ketika mempertimbangkan peningkatan ke sistem yang ada atau lama. Analis
memiliki tiga pilihan: membuat perangkat lunak mereka sendiri, membeli perangkat lunak
komersial off-the-shelf (COTS), atau menggunakan perangkat lunak dari penyedia Software
as a Service (SaaS). Gambar 3.6 merangkum keuntungan dan kerugian dari masing-masing
opsi ini.
Keuntungan dari membuat perangkat lunak khusus termasuk kemampuan untuk
menanggapi kebutuhan pengguna dan bisnis khusus, mendapatkan keunggulan kompetitif
dengan membuat perangkat lunak inovatif, memiliki staf internal yang tersedia untuk
memelihara perangkat lunak, dan bangga memiliki sesuatu yang telah Anda buat.
Kelemahan dari pengembangan perangkat lunak kustom termasuk potensi biaya awal yang
jauh lebih tinggi dibandingkan dengan membeli perangkat lunak COTS atau mengontrak
penyedia SaaS, keharusan menyewa atau bekerja dengan tim pengembangan, dan fakta
bahwa Anda bertanggung jawab atas pemeliharaan yang berkelanjutan karena Anda
membuat perangkat lunak.

Tim Dosen
Gambar 3.6
Membandingkan keuntungan dan kerugian membuat perangkat lunak khusus, membeli
paket COTS, dan melakukan outsourcing ke penyedia SaaS.
Perangkat lunak COTS menyertakan produk seperti rangkaian Microsoft Office, yang
mencakup pemrosesan Word untuk kata, Excel untuk spreadsheet, Access untuk
membangun database, dan aplikasi lainnya. Jenis perangkat lunak COTS lainnya adalah
untuk sistem tingkat organisasi daripada penggunaan kantor atau pribadi. Beberapa penulis
menyertakan paket ERP yang populer (tetapi mahal) seperti Oracle dan SAP dalam contoh
perangkat lunak COTS mereka. Paket-paket ini sangat berbeda dalam jumlah penyesuaian,
dukungan, dan pemeliharaan yang diperlukan dibandingkan dengan Microsoft Office.
Perangkat lunak COTS juga dapat mengacu pada komponen atau objek perangkat lunak
(juga disebut blok penyusun) yang dapat dibeli untuk menyediakan fungsionalitas yang
sangat dibutuhkan dalam sistem.
Ada beberapa keuntungan untuk membeli perangkat lunak COTS yang harus Anda ingat
saat Anda mempertimbangkan alternatif. Salah satu keunggulannya adalah produk-produk
tersebut telah disempurnakan melalui proses penggunaan dan distribusi komersial sehingga

Tim Dosen
seringkali terdapat fungsionalitas tambahan yang ditawarkan. Keuntungan lainnya adalah
perangkat lunak yang dikemas biasanya diuji secara ekstensif dan karenanya sangat andal.
Fungsionalitas yang ditingkatkan sering ditawarkan dengan perangkat lunak COTS karena
produk komersial kemungkinan besar memiliki produk sejenis, fitur tambahan, dan
peningkatan yang meningkatkan daya tariknya. Selain itu, analis sering menemukan bahwa
biaya awal perangkat lunak COTS lebih rendah daripada biaya pengembangan perangkat
lunak internal atau penggunaan penyedia SaaS.
Keuntungan lain dari membeli paket COTS adalah banyak perusahaan lain yang
menggunakannya, sehingga analis tidak bereksperimen dengan klien mereka dengan
aplikasi perangkat lunak yang unik. Terakhir, perangkat lunak COTS menawarkan
keunggulan dalam bantuan dan pelatihan yang menyertai pembelian perangkat lunak yang
dikemas.
Ada kerugian dari penggunaan perangkat lunak COTS. Karena tidak dimaksudkan untuk
dapat disesuaikan sepenuhnya, perusahaan teater kehilangan kemampuannya untuk
mengubah perangkat lunak untuk memasukkan fitur-fitur utama dalam database donor yang
diandalkan pengguna. Perangkat lunak COTS juga dapat mencakup kesalahan yang dapat
membuat organisasi menghadapi masalah kewajiban.
Ada kerugian lain yang perlu dipertimbangkan dengan pembelian perangkat lunak COTS,
termasuk fakta bahwa paket sudah diprogram daripada difokuskan pada pengguna manusia
yang bekerja dalam suatu bisnis. Selain itu, pengguna harus hidup dengan fitur apa pun
yang ada di perangkat lunak, apakah sesuai atau tidak. Kerugian yang tumbuh dari ini
adalah kemampuan penyesuaian terbatas dari sebagian besar perangkat lunak yang
dikemas. Kerugian lain untuk membeli perangkat lunak COTS termasuk kebutuhan untuk
menyelidiki stabilitas keuangan vendor perangkat lunak dan berkurangnya rasa kepemilikan
dan komitmen yang tidak dapat dihindari ketika perangkat lunak dianggap sebagai produk
daripada sebagai proses.
Organisasi mungkin menyadari beberapa manfaat dari mengambil pendekatan yang sama
sekali berbeda untuk pengadaan perangkat lunak: mengalihkan beberapa kebutuhan
perangkat lunak organisasi ke penyedia SaaS yang berspesialisasi dalam aplikasi TI.
Ada manfaat khusus untuk aplikasi outsourcing ke penyedia SaaS. Misalnya, organisasi
yang ingin mempertahankan fokus strategisnya dan melakukan yang terbaik mungkin ingin
melakukan outsourcing untuk produksi aplikasi sistem informasi. Selain itu, kebutuhan
perangkat lunak pengalihdayaan berarti bahwa organisasi yang melakukan pengalihdayaan
mungkin dapat menghindari kebutuhan untuk mempekerjakan, melatih, dan
mempertahankan staf TI yang besar. Ini dapat menghasilkan penghematan yang signifikan.
Ketika sebuah organisasi menggunakan SaaS, hanya ada sedikit atau tidak ada

Tim Dosen
pengeluaran waktu karyawan yang berharga untuk tugas-tugas TI yang tidak penting; ini
ditangani secara profesional oleh SaaS.
Beberapa kelemahan penggunaan SaaS harus dipertimbangkan dengan serius. Salah satu
kelemahannya adalah hilangnya kendali secara umum atas data perusahaan, sistem
informasi, karyawan TI, dan bahkan pemrosesan dan jadwal proyek. Beberapa perusahaan
percaya bahwa jantung bisnis mereka adalah informasi mereka, sehingga pikiran untuk
melepaskan kendali atas informasi itu sangat menyedihkan. Kerugian lainnya adalah
kekhawatiran atas kelayakan finansial dari SaaS yang dipilih. Mungkin juga ada
kekhawatiran tentang keamanan data dan catatan organisasi, bersama dengan
kekhawatiran tentang kerahasiaan data dan privasi klien. Terakhir, saat memilih penyedia
SaaS, ada potensi kehilangan keuntungan strategis perusahaan yang mungkin diperoleh
melalui penerapan aplikasi inovatifnya sendiri yang dibuat oleh karyawannya oleh
perusahaan.
Mengevaluasi perangkat lunak yang dikemas berdasarkan demonstrasi dengan data uji dari
bisnis yang mempertimbangkannya dan pemeriksaan dokumentasi yang menyertainya.
Deskripsi vendor saja tidak akan cukup. Vendor biasanya menyatakan bahwa perangkat
lunak berfungsi, tetapi mereka tidak menjamin bahwa itu akan bebas dari kesalahan di
setiap contoh, bahwa itu tidak akan macet ketika pengguna mengambil tindakan yang salah,
atau bahwa itu akan kompatibel dengan semua perangkat lunak lain yang sedang dijalankan
organisasi . Jelas, mereka tidak akan menjamin perangkat lunak yang dikemas jika
digunakan bersama dengan perangkat keras yang rusak. (gambar 3.7).
Mengidentifikasi, Meramalkan, dan Membandingkan Biaya dan Manfaat

Biaya dan manfaat sistem komputer yang diusulkan harus selalu dipertimbangkan bersama
karena mereka saling terkait dan seringkali saling bergantung. Meskipun analis sistem
mencoba untuk mengusulkan sistem yang memenuhi berbagai persyaratan informasi,
keputusan untuk melanjutkan sistem yang diusulkan akan didasarkan pada analisis biaya-
manfaat, bukan pada persyaratan informasi. Dalam banyak hal, manfaat diukur dengan
biaya, yang akan terlihat di bagian selanjutnya.
Seorang analis sistem memiliki banyak model peramalan yang tersedia. Syarat utama untuk
memilih model adalah ketersediaan data historis. Jika data historis tidak tersedia, analis
harus beralih ke salah satu metode penilaian: perkiraan dari tenaga penjualan, survei untuk
memperkirakan permintaan pelanggan, studi Delphi (perkiraan konsensus yang
dikembangkan secara independen oleh sekelompok ahli melalui serangkaian iterasi),
pembuatan skenario, atau analogi sejarah.

Tim Dosen
Gambar 3.7
Pedoman untuk mengevaluasi perangkat lunak.
ESTIMASI TREN. Tren dapat diperkirakan dengan berbagai cara. Salah satu cara untuk
memperkirakan tren adalah dengan menggunakan rata-rata bergerak. Metode ini berguna
karena beberapa pola musiman, siklus, atau acak dapat dihaluskan, meninggalkan pola
tren. Prinsip di balik rata-rata bergerak adalah menghitung rata-rata aritmatika data dari
sejumlah periode tetap; rata-rata pergerakan tiga bulan hanyalah rata-rata dari tiga bulan
terakhir. Misalnya, penjualan rata-rata bulan Januari, Februari, dan Maret digunakan untuk
memprediksi penjualan bulan April. Kemudian rata-rata penjualan bulan Februari, Maret,
dan April digunakan untuk memprediksi penjualan bulan Mei, dan seterusnya.
Mengidentifikasi Manfaat dan Biaya

MANFAAT BERTANGIBLE. Manfaat berwujud adalah keuntungan yang dapat diukur dalam
dolar yang diperoleh organisasi melalui penggunaan sistem informasi. Contoh manfaat
nyata adalah peningkatan kecepatan pemrosesan, akses ke informasi yang tidak dapat
diakses, akses ke informasi secara lebih tepat waktu daripada sebelumnya, keuntungan dari
daya hitung komputer yang superior, dan penurunan jumlah waktu karyawan. diperlukan

Tim Dosen
untuk menyelesaikan tugas tertentu. Dan ada manfaat nyata lainnya. Meskipun pengukuran
tidak selalu mudah, manfaat nyata sebenarnya dapat diukur dalam bentuk dolar, sumber
daya, atau waktu yang dihemat.
MANFAAT TAK BERWUJUD. Beberapa manfaat yang diperoleh organisasi dari
penggunaan sistem informasi sulit untuk diukur tetapi tetap penting. Mereka dikenal sebagai
manfaat tidak berwujud.
Manfaat tidak berwujud antara lain meningkatkan proses pengambilan keputusan,
meningkatkan akurasi, menjadi lebih kompetitif dalam layanan pelanggan, menjaga citra
bisnis yang baik, dan meningkatkan kepuasan kerja bagi karyawan dengan menghilangkan
tugas-tugas yang membosankan. Seperti yang dapat Anda lihat dari daftar ini, manfaat tidak
berwujud sangat penting dan dapat memiliki implikasi yang luas bagi bisnis karena berkaitan
dengan orang-orang baik di luar maupun di dalam organisasi.
BIAYA BERTANGIBLE. Konsep biaya berwujud dan tidak berwujud menyajikan konseptual
paralel dengan manfaat berwujud dan tidak berwujud yang sudah dibahas. Biaya berwujud
adalah biaya yang dapat diproyeksikan oleh analis sistem dan personel akuntansi bisnis
secara akurat.
Termasuk biaya tidak berwujud adalah biaya peralatan seperti komputer dan terminal, biaya
sumber daya, biaya waktu analis sistem, biaya waktu pemrogram, dan gaji karyawan
lainnya. Biaya-biaya ini biasanya sudah mapan atau dapat ditemukan dengan mudah; itu
adalah biaya yang akan membutuhkan bisnis untuk mengeluarkan uang tunai.
BIAYA TAK BERWUJUD. Biaya tidak berwujud sulit untuk diperkirakan dan mungkin tidak
diketahui. Ini termasuk kehilangan keunggulan kompetitif, kehilangan reputasi sebagai yang
pertama dengan inovasi atau pemimpin dalam suatu bidang, menurunnya citra perusahaan
karena meningkatnya ketidakpuasan pelanggan, dan pengambilan keputusan yang tidak
efektif karena informasi yang tidak tepat waktu atau tidak dapat diakses. Seperti yang dapat
Anda bayangkan, hampir tidak mungkin untuk secara akurat memproyeksikan jumlah dolar
untuk biaya tidak berwujud. Untuk membantu pengambil keputusan yang ingin
mempertimbangkan sistem yang diusulkan dan semua implikasinya, Anda harus
memasukkan biaya tidak berwujud meskipun tidak dapat dihitung.
Membandingkan Biaya dan Manfaat

ANALISIS BREAK-EVEN. Dengan membandingkan biaya saja, seorang analis sistem dapat
menggunakan analisis titik impas untuk menentukan kapasitas impas dari sistem informasi
yang diusulkan. Titik di mana total biaya sistem saat ini dan sistem yang diusulkan
berpotongan mewakili titik impas, titik di mana menjadi menguntungkan bagi bisnis untuk
mendapatkan sistem informasi baru.

Tim Dosen
Gambar 3.8
Analisis titik impas untuk sistem inventaris yang diusulkan.
Analisis titik impas juga dapat menentukan berapa lama manfaat dari sistem untuk
membayar kembali biaya pengembangannya. Gambar 3.9 mengilustrasikan sistem dengan
payback period tiga setengah tahun.
Biaya total termasuk biaya yang berulang selama pengoperasian sistem ditambah biaya
pengembangan yang terjadi hanya sekali (biaya satu kali untuk memasang sistem baru) —
yaitu, biaya nyata yang baru saja dibahas. Gambar 3.8 adalah contoh analisis impas pada
toko kecil yang mengelola persediaan dengan menggunakan sistem manual. Saat volume
meningkat, biaya sistem manual meningkat dengan kecepatan yang meningkat. Sistem
komputer baru akan membutuhkan biaya besar di muka, tetapi biaya tambahan untuk
volume yang lebih tinggi agak kecil. Grafik tersebut menunjukkan bahwa sistem komputer
akan hemat biaya jika bisnis menjual sekitar 600 unit per minggu.
Analisis titik impas berguna ketika bisnis tumbuh dan volume adalah variabel kunci dalam
biaya. Salah satu kelemahan dari analisis titik impas adalah bahwa manfaat diasumsikan
tetap sama, terlepas dari sistem mana yang diterapkan. Dari studi kami tentang manfaat
berwujud dan tidak berwujud, kami tahu bahwa ini jelas bukan masalahnya.

Tim Dosen
Gambar 3.9
Analisis titik impas menunjukkan waktu pengembalian modal tiga setengah tahun.
ANALISIS ARUS KAS. Analisis arus kas memeriksa arah, ukuran, dan pola arus kas yang
terkait dengan sistem informasi yang diusulkan. Jika Anda mengusulkan penggantian sistem
informasi lama dengan yang baru dan jika sistem informasi baru tidak akan menghasilkan
uang tambahan untuk bisnis, hanya pengeluaran tunai yang dikaitkan dengan proyek.
Dalam hal ini, sistem baru tidak dapat dibenarkan berdasarkan pendapatan baru yang
dihasilkan dan harus diperiksa dengan cermat untuk mengetahui manfaat nyata lainnya jika
ingin dikejar lebih lanjut.
Gambar 3.10 menunjukkan analisis arus kas untuk perusahaan kecil yang menyediakan
layanan pengiriman surat ke perusahaan kecil lain di kota. Proyeksi pendapatan adalah
bahwa hanya $ 5.000 yang akan dihasilkan pada kuartal pertama, tetapi setelah kuartal
kedua, pendapatan akan tumbuh dengan kecepatan tetap. Biaya akan menjadi besar dalam
dua kuartal pertama dan kemudian turun. Analisis arus kas digunakan untuk menentukan
kapan sebuah perusahaan akan mulai menghasilkan laba (dalam hal ini, pada kuartal
ketiga, dengan arus kas $ 7.590) dan kapan akan "keluar dari merah" —yaitu adalah, ketika
pendapatan telah menutupi investasi awal (dalam hal ini, pada kuartal pertama tahun kedua,
ketika arus kas yang terakumulasi berubah dari jumlah negatif menjadi positif $ 10.720).
ANALISIS NILAI SAAT INI. Analisis nilai sekarang membantu analis sistem menyajikan
kepada pembuat keputusan bisnis nilai waktu dari investasi dalam sistem informasi serta
arus kas (seperti yang dibahas di bagian sebelumnya). Nilai sekarang adalah cara untuk
menilai semua pengeluaran ekonomi dan pendapatan sistem informasi selama umur
ekonominya dan untuk membandingkan biaya hari ini dengan biaya masa depan dan
manfaat hari ini dengan manfaat masa depan.

Tim Dosen
Pada Gambar 3.11, biaya sistem berjumlah $ 272.000 selama enam tahun, dan total
keuntungan $ 280.700. Oleh karena itu, kita dapat menyimpulkan bahwa manfaatnya lebih
besar daripada biayanya. Namun, keuntungan baru mulai melampaui biaya setelah tahun
keempat, dan dolar pada tahun keenam tidak akan setara dengan dolar di tahun pertama.
Gambar 3.10
Analisis arus kas untuk sistem pengalamatan surat yang terkomputerisasi.
Gambar 3.11
Tanpa mempertimbangkan nilai sekarang, manfaatnya tampaknya lebih besar daripada
biayanya.
Misalnya, investasi $ 1 pada 7 persen hari ini akan bernilai $ 1,07 pada akhir tahun dan
akan berlipat ganda dalam waktu sekitar 10 tahun. Oleh karena itu, nilai sekarang adalah
biaya atau manfaat yang diukur dalam dolar hari ini dan bergantung pada biaya uang. Biaya
uang adalah biaya peluang atau nilai yang dapat diperoleh jika uang yang diinvestasikan
dalam sistem yang diusulkan diinvestasikan dalam proyek lain (yang relatif aman).

Tim Dosen
PEDOMAN ANALISIS. Penggunaan metode yang dibahas dalam subbagian sebelumnya
bergantung pada metode yang digunakan dan diterima dalam organisasi. Untuk pedoman
umum, bagaimanapun, aman untuk mengatakan yang berikut:
1. Gunakan analisis titik impas jika proyek perlu dijustifikasi dalam hal biaya, bukan
manfaat, atau jika manfaat tidak meningkat secara substansial dengan sistem yang
diusulkan.
2. Gunakan pengembalian ketika manfaat nyata yang ditingkatkan membentuk
argumen yang meyakinkan untuk sistem yang diusulkan.
3. Gunakan analisis arus kas ketika proyek itu mahal dibandingkan dengan ukuran
perusahaan atau ketika bisnis akan sangat terpengaruh oleh pengeluaran dana yang
besar (bahkan jika sementara).
4. Gunakan analisis nilai sekarang ketika waktu pengembalian modal lama atau ketika
biaya pinjaman uang tinggi.
Mengelola Waktu dan Aktivitas

Proses analisis dan desain bisa menjadi berat, terutama jika sistem yang dikembangkan
berukuran besar. Untuk menjaga aktivitas pengembangan dapat dikelola semaksimal
mungkin, Anda biasanya menggunakan beberapa teknik manajemen proyek untuk
membantu mengaturnya.
Struktur Rincian Kerja
Analis sistem bertanggung jawab untuk menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai
anggaran dan untuk memasukkan fitur yang dijanjikan. Untuk mencapai ketiga tujuan ini,
proyek perlu dipecah menjadi tugas atau aktivitas yang lebih kecil. Tugas-tugas ini bersama-
sama membentuk struktur rincian kerja (WBS).
Teknik Estimasi Waktu
Proses analisis dan desain bisa menjadi berat, terutama jika sistem yang dikembangkan
berukuran besar. Untuk menjaga agar kegiatan pengembangan dapat dikelola semaksimal
mungkin, Anda dapat menggunakan beberapa teknik manajemen proyek untuk membantu
mengaturnya. Pada bagian ini, kami membahas menjaga proyek sesuai jadwal dengan
menggunakan teknik manajemen waktu dan menjaga proyek sesuai anggaran dengan
menggunakan manajemen biaya dan teknik kontrol.
MENGANDALKAN PENGALAMAN. Pengalaman terbayar ketika datang untuk
memperkirakan berapa lama suatu kegiatan akan berlangsung. Jika Anda memiliki
pengalaman sebelumnya dalam mengembangkan perangkat lunak, Anda tidak hanya akan
mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk beberapa tugas, Anda juga akan
tahu berapa lama waktu yang dibutuhkan jika terjadi kesalahan. Pengalaman Anda memberi
Anda perkiraan yang paling mungkin serta perkiraan pesimis.
Tim Dosen
MENGGUNAKAN ANALOGI. Jika Anda tidak memiliki pengalaman mengembangkan
perangkat lunak tertentu tetapi telah mengerjakan jenis proyek lain dalam bentuk apa pun,
Anda mungkin masih dapat memperoleh perkiraan yang berarti. Pendekatan ini melibatkan
pengidentifikasian proyek yang dalam beberapa hal mirip dengan yang akan Anda mulai dan
kemudian menjelaskan analoginya. Ini berarti Anda perlu membangun dua model, termasuk
dua PERT atau diagram jaringan, dan membandingkan kesamaannya. Kemudian Anda
dapat memiliki keyakinan saat Anda memberikan perkiraan waktu untuk proyek baru
tersebut.
MENGGUNAKAN ESTIMASI TIGA POINT. Estimasi tiga poin telah digunakan selama
bertahun-tahun dan masih merupakan teknik yang valid untuk memperkirakan waktu. Anda
mulai dengan mengembangkan perkiraan tiga kali untuk menyelesaikan setiap tugas, lalu
menerapkan rumus sederhana untuk menghitung rata-rata tertimbang.
MENGGUNAKAN FUNGSI POINT ANALYSIS. Cara lain untuk memperkirakan jumlah
pekerjaan yang perlu dilakukan dan seberapa besar staf yang Anda butuhkan untuk
menyelesaikan sebuah proyek disebut analisis titik fungsi. Metode ini mengambil lima
komponen utama dari sistem komputer— (1) input eksternal, (2) output eksternal, (3) kueri
eksternal, (4) file logis internal, dan (5) file antarmuka eksternal — dan menilai mereka
dalam istilah kompleksitas.
MENGGUNAKAN PERANGKAT LUNAK ESTIMASI WAKTU. Model estimasi, seperti Model
Biaya Konstruktif (COCOMO II), Model Biaya Rekayasa Sistem Konstruktif (COSYSMO),
atau berbasis perangkat lunak pada satu atau kedua model ini, seperti SystemStar, bekerja
sebagai berikut. Pertama, seorang analis sistem memasukkan perkiraan ukuran sistem. Ini
dapat dimasukkan dengan berbagai cara, termasuk baris kode sumber dari sistem saat ini.
Maka mungkin berguna untuk menyesuaikan tingkat kesulitan berdasarkan seberapa akrab
analis dengan jenis proyek ini.
Penjadwalan Proyek
Perencanaan mencakup semua aktivitas yang diperlukan untuk memilih tim analisis sistem,
menugaskan anggota tim untuk proyek yang sesuai, memperkirakan waktu yang dibutuhkan
untuk menyelesaikan setiap tugas, dan menjadwalkan proyek sehingga tugas diselesaikan
tepat waktu. Kontrol berarti menggunakan umpan balik untuk memantau proyek, termasuk
membandingkan rencana proyek dengan evolusi aktualnya. Selain itu, pengendalian berarti
mengambil tindakan yang tepat untuk mempercepat atau menjadwal ulang kegiatan agar
selesai tepat waktu sekaligus memotivasi anggota tim untuk menyelesaikan pekerjaan
dengan baik.

Tim Dosen
Gambar 3.12
Memulai perencanaan proyek dengan memecahnya menjadi tiga kegiatan utama.
Perencana telah berusaha untuk mengurangi ketidakpastian yang melekat dalam

menentukan perkiraan waktu dengan memproyeksikan perkiraan yang paling mungkin,
pesimis, dan optimis dan kemudian menggunakan rumus rata-rata tertimbang untuk
menentukan perkiraan waktu yang dibutuhkan suatu kegiatan. Namun, pendekatan ini
menawarkan sedikit lebih banyak cara percaya diri. Mungkin strategi terbaik untuk analis
sistem adalah mengikuti pendekatan terstruktur dalam mengidentifikasi aktivitas dan
menjelaskan aktivitas ini secara cukup rinci. Dengan cara ini, analis sistem setidaknya akan
dapat membatasi kejutan yang tidak menyenangkan.
Gambar 3.13
Menyempurnakan perencanaan dan penjadwalan aktivitas analisis dengan menambahkan
tugas terperinci dan menetapkan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas.

Tim Dosen
Menggunakan Gantt Charts untuk Penjadwalan Proyek
Bagan Gantt adalah alat yang memungkinkan Anda menjadwalkan tugas dengan mudah. Ini
adalah bagan di mana batang mewakili tugas atau aktivitas. Panjang setiap batang mewakili
panjang relatif tugas. Gambar 3.18 adalah contoh bagan Gantt dua dimensi yang waktu
ditunjukkan pada dimensi horizontal, dan deskripsi aktivitas menyusun dimensi vertikal.
Dalam contoh ini, bagan Gantt menunjukkan fase analisis atau pengumpulan informasi
proyek.
Gambar 3.14
Using a two-dimensional Gantt chart for planning activities that can be accomplished in
parallel.
Menggunakan Diagram PERT

PERT adalah singkatan dari Program Evaluation and Review Technique. Sebuah program
(sinonim untuk proyek) diwakili oleh jaringan node dan panah yang dievaluasi untuk
menentukan kegiatan kritis, memperbaiki jadwal jika perlu, dan meninjau kemajuan setelah
proyek dijalankan. PERT dikembangkan pada akhir 1950-an untuk digunakan dalam proyek
kapal selam nuklir Polaris Angkatan Laut AS. Ini dilaporkan menghemat waktu
pengembangan Angkatan Laut AS selama dua tahun.
GAMBAR DIAGRAM PERT. Dalam membangun diagram PERT untuk contoh ini, analis
pertama-tama melihat aktivitas yang tidak memerlukan aktivitas pendahulu — dalam hal ini
A (melakukan wawancara) dan C (membaca laporan perusahaan). Pada contoh pada

Tim Dosen
Gambar 3.15, analis memilih untuk memberi nomor pada simpul 10, 20, 30, dan seterusnya,
dan dia menggambar dua anak panah dari simpul awal
Panah ini mewakili aktivitas A dan C dan diberi label seperti itu. Node bernomor 20 dan
digambar di ujung panah masing-masing. Langkah selanjutnya adalah mencari aktivitas
yang hanya membutuhkan A sebagai pendahulu; tugas B (mengelola kuesioner) adalah
satu-satunya, sehingga dapat direpresentasikan dengan panah yang ditarik dari node 20 ke
node 30.
Karena aktivitas D (menganalisis aliran data) dan E (memperkenalkan prototipe)
mengharuskan aktivitas B dan C diselesaikan sebelum dimulai, panah berlabel D dan E
diambil dari node 30, peristiwa yang mengakui penyelesaian B dan C Proses ini dilanjutkan
sampai seluruh diagram PERT selesai dibuat. Perhatikan bahwa seluruh proyek berakhir
pada sebuah peristiwa yang disebut node 80.
Gambar 3.15
Diagram PERT yang lengkap untuk tahap analisis proyek
sistem.
MENGIDENTIFIKASI JALAN KRITIS. Setelah diagram PERT digambar, maka dimungkinkan

untuk mengidentifikasi jalur kritis dengan menghitung jumlah waktu aktivitas pada setiap
jalur dan memilih jalur terpanjang. Dalam contoh ini, ada empat jalur: 10–20–30–50–60–70–
80, 10–20–30–40–60–70–80, 10–30–50–60–70–80, dan 10–30–40–60–70–80. Jalur
terpanjang adalah 10–20–30–50–60–70–80, yang membutuhkan waktu 22 hari. Sangat
penting bahwa analis sistem secara hati-hati memantau kegiatan di jalur kritis untuk
menjaga seluruh proyek tepat waktu atau bahkan memperpendek panjang proyek jika
diperlukan.
Mengontrol Proyek
Memperkirakan Biaya dan Mempersiapkan Anggaran

Tim Dosen
Menjaga proyek tepat waktu itu penting, tetapi juga penting bahwa biaya proyek dikelola
dengan baik. Setelah struktur rincian kerja dibuat dan jadwal direncanakan, analis perlu:
 Perkirakan biaya untuk setiap aktivitas dalam struktur rincian kerja
 Siapkan anggaran untuk proyek dan minta disetujui oleh organisasi atau klien
 Kelola dan kendalikan biaya selama proyek berlangsung
PENDEKATAN TOP-DOWN UNTUK ESTIMASI BIAYA. Pengalaman sebelumnya dengan
memperkirakan biaya sangat berarti, terutama jika proyek yang Anda coba perkirakan
menyerupai proyek yang sebelumnya Anda kerjakan. Jika Anda telah mengembangkan situs
web dengan fitur serupa, maka Anda dapat memperkirakan biaya pengembangan situs web
baru dengan andal.
PENDEKATAN BOTTOM-UP UNTUK ESTIMASI BIAYA. Seringkali, seorang analis
dihadapkan pada sebuah proyek yang membutuhkan sesuatu yang unik, seperti
pengembangan dalam bahasa pemrograman yang berbeda. Dalam hal ini, analis perlu
menggunakan pendekatan bottom-up.
PEMODELAN PARAMETRIK. Metode ini melibatkan pembuatan perkiraan untuk masing-
masing dari banyak faktor, atau parameter, yang membentuk sebuah proyek. Misalnya,
Anda dapat memperkirakan bahwa biayanya $ 75 per baris kode dan $ 80 per jam untuk
programmer yang dibutuhkan; Anda kemudian dapat memperkirakan baris kode dan jam
yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Seringkali berguna untuk menggunakan
perangkat lunak pemodelan parametrik khusus seperti COCOMO II, yang disebutkan
sebelumnya, untuk membuat model proyek.
MENGAPA PERKIRAAN BIAYA GAGAL. Dalam praktiknya, sebagian besar analis sistem
menggunakan kombinasi dari ketiga metode estimasi biaya yang baru saja dijelaskan. Ada
dua alasan utama kegagalan estimasi biaya. Pertama, seorang analis cenderung terlalu
optimis. Seorang analis percaya pada anggota timnya, dan perkiraan optimis akan
menunjukkan tim menyelesaikan proyek dengan cepat dan tanpa kesalahan sepanjang
waktu. Seorang analis cenderung optimis dan meremehkan baris kode dan upaya secara
umum.
Kedua, seorang analis mungkin ingin melewati proses estimasi biaya dan melanjutkan
dengan mempersiapkan dan mempresentasikan anggaran dan memulai pekerjaan aktual
pada proyek. Oleh karena itu, analis dapat menghabiskan lebih sedikit waktu pada perkiraan
daripada yang dibutuhkan untuk mempersiapkan perkiraan dengan benar. Analis harus
seakurat mungkin, meskipun perkiraan akan direvisi seiring dengan berlanjutnya proyek.
MENYIAPKAN ANGGARAN. Pada akhirnya, seorang analis sistem perlu menyiapkan
anggaran meskipun perkiraannya tidak sempurna. Anggaran adalah penyampaian yang
penting, dan setiap klien ingin melihat anggaran terperinci di awal proses.

Tim Dosen
Gambar 3.16
Bagian dari anggaran sampel untuk proyek pengembangan perangkat lunak, menunjukkan
perangkat keras, perangkat lunak, dan biaya personel.
Hours or Cost per Hour
Items Subtotals
Units or Unit
1. Project Team
Project manager (systems analyst) 600 $120 $72,000
Project team members 2,400 80 192,000
Outside contractors (testers) 200 20 4,000
2. Hardware resources
Workstations 5 4000 20,000
iPads 5 900 4,500
3. Software
Off-the-shelf software 5 400 2,000
Software developed in-house 75,000 75,000
4. Training
Seminars for team members 5 3,500 17,500
Seminars for trainees 5 1,200 6,000
Trainee hourly costs 1300 20 26,000
Total Project Cost Estimate $419,000
Mengelola Risiko
Diskusi awal yang Anda lakukan dengan manajemen dan pihak lain yang meminta sebuah
proyek, bersama dengan studi kelayakan yang Anda lakukan, biasanya merupakan
pertahanan terbaik yang mungkin dilakukan untuk mengambil proyek yang memiliki
kemungkinan kegagalan yang tinggi. Pelatihan dan pengalaman Anda akan meningkatkan
kemampuan Anda untuk menilai kelayakan proyek dan motivasi yang mendorong orang lain
untuk meminta proyek. Jika Anda adalah bagian dari tim analisis sistem internal, Anda harus
mengikuti perkembangan iklim politik organisasi serta situasi keuangan dan persaingan.
Namun, penting untuk dicatat bahwa proyek sistem dapat dan memang memiliki masalah
serius. Mereka yang dikembangkan menggunakan metode tangkas tidak kebal terhadap
masalah seperti itu. Untuk menggambarkan apa yang bisa salah dalam sebuah proyek,
seorang analis sistem mungkin ingin menggambar diagram tulang ikan (juga disebut
diagram sebab-akibat, atau diagram Ishikawa).

Tim Dosen
Gambar 3.17
Diagram tulang ikan dapat digunakan untuk mengidentifikasi semua hal yang bisa salah
dalam mengembangkan sistem.
Mengelola Waktu Menggunakan Mempercepat

Mempercepat suatu proses disebut mempercepat. Ada beberapa contoh di mana Anda bisa
mendapatkan keuntungan dengan menyelesaikan proyek lebih cepat. Salah satu contohnya
adalah mendapatkan bonus jika Anda menyelesaikannya lebih cepat. Contoh kedua adalah
menyadari bahwa sumber daya tim proyek dan anggota tim yang berharga dapat digunakan
untuk beberapa proyek lain jika Anda menyelesaikan proyek saat ini sebelum tanggal jatuh
tempo.
Gambar 3.18 adalah tabel yang mencantumkan setiap kegiatan dalam proyek dan perkiraan
waktu asli yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap kegiatan ini. Kolom ketiga, berlabel
"waktu mogok", mengacu pada waktu minimum absolut di mana suatu kegiatan dapat
diselesaikan jika uang tambahan disalurkan ke kegiatan itu. Kolom terakhir berisi biaya
pengurangan durasi aktivitas selama satu minggu.
Mempercepat dapat membantu mengurangi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan
keseluruhan proyek, tetapi untuk melakukannya, aktivitas yang dipercepat harus berada di
jalur yang kritis. Aktivitas mana yang dipercepat di jalur kritis bergantung pada biayanya,
dengan asumsi aktivitas tersebut belum berada pada waktu crash-nya.

Tim Dosen
Gambar 3.18
Tabel yang menunjukkan waktu mogok dan
biaya percepatan.
Activity Time for each Cost Cumulative

Chosen path Cost
22 19 19 16
B 21 18 19 16 $500 $500
B 20 17 19 16 $500 $1,000
I 19 16 18 15 $600 $1,600
A 18 15 18 15 $800 $2,400
D 17 15 17 15 $1,000 $3,400
D 16 15 16 15 $1,000 $4,400
A 15 14 16 15 $800 $5,200
C 15 14 15 14 $400 $5,600
C 15 14 14 13 $400 $6,000
Mengontrol Biaya Menggunakan Earned Value Management

Setelah analis sistem memiliki anggaran yang disetujui, analis harus selalu memperbaruinya
sehingga proyek tidak melebihi anggaran saat berjalan. Baseline perlu terus direvisi, dan
semua pemangku kepentingan perlu diinformasikan.
Seringkali perubahan terjadi di tengah proyek. Klien dapat meminta fitur baru, atau teknologi
baru mungkin diperkenalkan yang akan mengubah cara sistem dikembangkan. Apa pun
perubahan ini, anggaran perlu direvisi.
Salah satu alat yang tersedia untuk analis sistem adalah manajemen nilai yang diperoleh
(EVM). Ini adalah teknik yang digunakan untuk membantu menentukan kemajuan (atau

Tim Dosen
kemunduran) suatu proyek dan melibatkan biaya proyek, jadwal proyek, dan kinerja tim
proyek. Empat ukuran utama dalam manajemen nilai yang diperoleh adalah:
 Anggaran saat penyelesaian (BAC) adalah total anggaran untuk proyek, dari awal
hingga selesai. Jika Anda menghitung ukuran kinerja untuk suatu tugas, maka itu
adalah anggaran total untuk tugas tersebut.
 Nilai yang direncanakan (PV) adalah nilai pekerjaan yang akan diselesaikan pada
proyek (atau, sebagai alternatif, pekerjaan yang diselesaikan pada tugas apa pun).
Karena nilai pekerjaan yang diselesaikan adalah berapa banyak usaha dan uang
yang akan dimasukkan ke dalamnya, Anda dapat menganggap nilai yang
direncanakan (PV) sebagai biaya pekerjaan yang dianggarkan yang dijadwalkan.
 Biaya Aktual (AC) adalah total biaya (langsung dan tidak langsung) yang dikeluarkan
dalam menyelesaikan pekerjaan pada proyek (atau, sebagai alternatif, tugas) hingga
titik waktu tertentu. Cara lain untuk merujuk pada ini adalah biaya pekerjaan yang
sebenarnya dilakukan hingga saat ini.
 Earned value (EV) merupakan perkiraan dari nilai pekerjaan yang dilakukan selama
ini. Nilai yang diperoleh, oleh karena itu, hanya mengacu pada pekerjaan yang telah
diselesaikan hingga saat ini.
Mengelola Tim Proyek

Merakit Tim
Membentuk tim diinginkan. Jika seorang manajer proyek memiliki kesempatan untuk
membuat tim impian yang terdiri dari orang-orang yang terampil untuk mengembangkan
sistem, siapa yang harus dia pilih? Secara umum, manajer proyek perlu mencari orang lain
yang memiliki nilai kerja tim yang sama, dipandu oleh keinginan untuk memberikan sistem
berkualitas tinggi tepat waktu dan sesuai anggaran. Karakteristik anggota tim lain yang
diinginkan meliputi etos kerja yang baik, kejujuran, kompetensi, kesiapan untuk memimpin
berdasarkan keahlian, motivasi, antusiasme terhadap proyek, dan kepercayaan rekan satu
tim.
Strategi Komunikasi untuk Mengelola Tim
Tim memiliki kepribadiannya sendiri sebagai hasil dari menggabungkan setiap anggota tim
satu sama lain dengan cara yang menciptakan jaringan interaksi yang benar-benar baru.
Cara untuk mengatur pemikiran Anda tentang tim adalah dengan memvisualisasikannya
sebagai selalu mencari keseimbangan antara menyelesaikan pekerjaan yang ada dan
menjaga hubungan di antara anggota tim.

Tim Dosen
Menetapkan Tujuan Produktivitas Proyek
Saat Anda bekerja dengan anggota tim Anda dalam berbagai proyek, Anda atau pemimpin
tim Anda akan memperoleh ketajaman untuk memproyeksikan apa yang dapat dicapai tim
dalam jangka waktu tertentu. Menggunakan petunjuk yang dibahas di bagian sebelumnya
dalam bab ini tentang metode untuk memperkirakan waktu yang dibutuhkan dan
menggabungkannya dengan pengalaman akan memungkinkan tim untuk menetapkan
sasaran produktivitas yang bermanfaat.
Memotivasi Anggota Tim Proyek
Meskipun motivasi adalah topik yang sangat kompleks, ini adalah topik yang baik untuk
dipertimbangkan, meskipun secara singkat, pada saat ini. Untuk menyederhanakan, ingatlah
bahwa orang bergabung dengan organisasi untuk memenuhi beberapa kebutuhan dasar
mereka, seperti makanan, pakaian, dan tempat tinggal. Semua manusia, bagaimanapun,
juga memiliki kebutuhan tingkat yang lebih tinggi, termasuk afiliasi, kontrol, kemandirian, dan
kreativitas. Orang-orang termotivasi untuk memenuhi kebutuhan yang tidak terpenuhi di
beberapa tingkatan.
Mengelola Proyek E-niaga
Banyak pendekatan dan teknik yang dibahas sejauh ini dalam bab ini dapat dialihkan ke
manajemen proyek e-commerce. Anda harus berhati-hati, bagaimanapun, meskipun ada
banyak kesamaan, ada juga banyak perbedaan. Satu perbedaan adalah bahwa data yang
digunakan oleh sistem e-commerce tersebar di seluruh organisasi. Oleh karena itu, Anda
tidak hanya mengelola data di departemen yang berdiri sendiri atau bahkan satu unit
tersendiri. Oleh karena itu, banyak politik organisasi dapat ikut berperan karena unit sering
merasa protektif terhadap data yang mereka hasilkan dan tidak memahami kebutuhan untuk
membagikannya ke seluruh organisasi.
Membuat Piagam Proyek
Bagian dari proses perencanaan adalah menyetujui apa yang akan dilakukan dan kapan.
Analis yang merupakan konsultan eksternal, serta mereka yang merupakan anggota
organisasi, perlu menentukan apa yang pada akhirnya akan mereka berikan dan kapan
mereka akan menyampaikannya. Seluruh tim serta klien harus ikut serta.
Proposal Sistem
Sementara piagam proyek berfungsi untuk mengidentifikasi objek, menentukan ruang
lingkup, dan menetapkan tanggung jawab, seorang analis masih perlu menyiapkan proposal
sistem yang mencakup banyak detail tentang kebutuhan, opsi, dan rekomendasi sistem.
Bagian ini mencakup konten dan gaya yang membentuk proposal sistem.
Apa yang Harus Disertakan dalam Proposal Sistem

Tim Dosen
Proposal sistem tertulis memiliki 10 bagian utama. Setiap bagian memiliki fungsi tertentu,
dan pada akhirnya, proposal harus disusun dengan urutan sebagai berikut:
 Sampul surat
 Halaman judul proyek
 Daftar Isi
 Ringkasan eksekutif (termasuk rekomendasi)
 Garis besar studi sistem dengan dokumentasi yang sesuai
 Hasil rinci dari studi sistem
 Alternatif sistem (tiga atau empat kemungkinan solusi)
 Rekomendasi analis sistem
 Ringkasan proposal
 Lampiran (berbagai macam dokumentasi, ringkasan tahapan, korespondensi, dan
sebagainya)
Menggunakan Gambar untuk Komunikasi yang Efektif

Sejauh ini, penekanan pada bagian ini adalah mempertimbangkan audiens Anda saat
membuat proposal sistem. Tabel dan grafik serta kata-kata penting dalam menangkap dan
mengkomunikasikan dasar-dasar sistem yang diusulkan. Jangan pernah meremehkan
desain yang bagus.
PENGGUNAAN TABEL YANG EFEKTIF. Meskipun tabel secara teknis bukan alat bantu
visual, tabel menyediakan cara berbeda untuk mengelompokkan dan menyajikan data yang
dianalisis yang ingin dikomunikasikan oleh analis kepada pembaca proposal.
PENGGUNAAN GRAFIK YANG EFEKTIF. Ada berbagai jenis grafik, termasuk grafik garis,
grafik kolom, diagram batang, diagram lingkaran, dan diagram area. Grafik garis, grafik
kolom, dan grafik batang membandingkan variabel, sedangkan grafik lingkaran dan grafik
area menggambarkan komposisi persentase dari suatu entitas.

Tim Dosen

Modul Ganjil 2020 Modul 3 Project Management

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Modul Ganjil 2020 Modul 3 Project Management

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

MODUL PERKULIAHAN

Mata Kuliah Analisis dan Perancangan System

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

Masalah dalam Organisasi

To Identify Problems Look for These Specific Signs:

Check output against performance criteria. • Too many errors

Observe behavior of employees. • High absenteeism

Listen to external feedback from: • Complaints

‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem

‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem

‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem

‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem

Mengevaluasi Perangkat Keras Komputer untuk Pembelian

DRAWBACK KOMPUTASI CLOUD. Seperti inovasi lainnya, ada beberapa kelemahan

‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem

‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem

‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem

‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem

‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem

Mengidentifikasi, Meramalkan, dan Membandingkan Biaya dan Manfaat

‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem

Mengidentifikasi Manfaat dan Biaya

‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem

Membandingkan Biaya dan Manfaat

‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem

‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem

‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem

‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem

Mengelola Waktu dan Aktivitas

‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem

Perencana telah berusaha untuk mengurangi ketidakpastian yang melekat dalam

‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem

Menggunakan Diagram PERT

‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem

MENGIDENTIFIKASI JALAN KRITIS. Setelah diagram PERT digambar, maka dimungkinkan

‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem

‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem

‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem

Mengelola Waktu Menggunakan Mempercepat

‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem

Activity Time for each Cost Cumulative

Mengontrol Biaya Menggunakan Earned Value Management

‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem

Mengelola Tim Proyek

‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem

‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem

Menggunakan Gambar untuk Komunikasi yang Efektif

‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem

Anda mungkin juga menyukai