Analyzing the Business Case

Albertus Dwiyoga Widiantoro

Pengantar
• Istilah kasus bisnis mengacu pada alasan, atau
pembenarannya apa  untuk proposal
• Kasus bisnis yang kuat menunjukkan bahwa
perusahaan harus mengejar alternatif, di atas
opsi lain, karena akan menjadi kepentingan
terbaik perusahaan dalam melakukannya.
• Pengembangan sistem biasanya dimulai
dengan permintaan sistem, diikuti oleh
investigasi awal, yang mencakup studi
kelayakan 2
Strategic Planning – A Framework for
IT Systems Development
• Strategi Perencanaan
– SWOT analysis

3
Strategic Planning – A Framework for
IT Systems Development
• Trategi Planning harus dimulai dari
Rencana Strategis hingga Hasil Bisnis
– Pernyataan misi
– Stakeholder
– Tujuan

4
Perencanaan Strategis - Kerangka Kerja
untuk Pengembangan Sistem TI
• Menggunakan CASE Tool (contoh)
– Anda seorang analis system, menggunakan alat
CASE Analyst
– Pernyataan perencanaan dapat mencakup asumsi,
sasaran, dan faktor penentu keberhasilan, dan
banyak jenis pernyataan lainnya

5
Perencanaan Strategis - Kerangka Kerja
untuk Pengembangan Sistem TI
• The Role of the IT Department in Project
Evaluation
– Management leadership and information
technology are linked closely, and remarkable
changes have occurred in both areas
– Today, systems development is much more team
oriented
– Although team-oriented development is the norm,
some companies see the role of the IT department
as a gatekeeper

6
 Perencanaan Strategis - Kerangka
Kerja untuk Pengembangan Sistem
TI
• Peran Departemen TI dalam Evaluasi Proyek
• Kepemimpinan manajemen dan teknologi
informasi terkait erat, dan perubahan luar biasa
telah terjadi di kedua bidang
• Saat ini, pengembangan sistem lebih
berorientasi pada tim
• Pengembangan yang berorientasi tim (sebuah
norma), beberapa perusahaan melihat peran
departemen TI sebagai penjaga gerbang
7
Perencanaan Strategis - Kerangka
Kerja untuk Pengembangan Sistem
TI
• Melihat Masa depan
– Jika Anda dapat melihat masa depan, yang anda
lihat industri baru, produk, dan layanan muncul
dari kemajuan, pelanggan yang mengharapkan
dukungan TI yang berkualitas, lonjakan
perdagangan berbasis Internet, dan lingkungan
bisnis global yang dinamis dan sangat menantang

8
Apa itu Business Case?
• Harus menjelaskan secara komprehensif, dan mudah
dimengerti
• Kasus Bisnis harus menggambarkan proyek dengan jelas,
memberikan justifikasi untuk melanjutkan, dan
memperkirakan dampak keuangan proyek

9
 Information Systems Projects
• Alasan Utama untuk Proyek Sistem adalah:
– peningkatan layanan
– Biaya yang dikurangi
– kinerja yang lebih baik
– kontrol yang lebih kuat
– informasi lebih lanjut
– dukungan untuk produk dan layanan baru

10
Information Systems Projects
• Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Proyek
Sistem

11
Information Systems Projects
• Manajemen proyek
– Jika proyek disetujui, dapat direncanakan,
dijadwalkan, dipantau dan dikendalikan, dan
dilaporkan
– Analis individu atau anggota staf TI sering
menangani proyek kecil, tetapi perusahaan
biasanya menunjuk manajer proyek untuk
mengoordinasikan keseluruhan untuk proyek yang
kompleks

12
Evaluasi Permintaan Sistem
• Komite peninjau sistem atau komite sumber
daya komputer mengevaluasi permintaan
system (apakah benar-benar dibutuhkan
perubahan)
• Formulir Permintaan Sistem
– Formulir yang dirancang dengan baik
menyederhanakan proses permintaan dan
memastikan konsistensi
– Kadang-kadang situasi yang muncul adalah
membutuhkan respons segera (tetap menggunakan
13
alur yang ada)
Evaluation of Systems Requests
• Komite Peninjau Sistem
– Sebagian besar perusahaan besar menggunakan
komite peninjau sistem untuk mengevaluasi
permintaan sistem
– Banyak perusahaan kecil bergantung pada satu
orang untuk mengevaluasi permintaan sistem,
bukan komite
– Tujuan menggunakan komite peninjau adalah
untuk mengevaluasi permintaan dan
menetapkan prioritas
14
Tinjauan Kelayakan
• Permintaan sistem harus
lulus beberapa
tes/evaluasi, yang disebut
studi kelayakan, untuk
melihat apakah layak untuk
melanjutkan ke tahap
berikutnya
• Kelayakan Operasional
– Tergantung pada beberapa
vital masalah yang dihadapi,
jika mendesak dan vital
maka layak direalisasikan
15
Overview of Feasibility
• Kelayakan Teknis: apakah secara teknis dapat
dilakukan, apakah membutuhkan hal baru
• Kelayakan Ekonomi: dari sisi nilai ekonomisnya
apakah layak untuk di lanjutkan
• Total biaya kepemilikan (TCO)
– Manfaat nyata
– Manfaat tidak berwujud
• Jadwalkan Kelayakan
16
Tinjauan kelayakan
• Total cost of ownership (TCO) adalah perkiraan
keuangan yang dimaksudkan untuk
membantu pembeli dan pemilik menentukan
biaya langsung dan tidak langsung dari suatu
produk atau sistem.
• Ini adalah konsep akuntansi manajemen yang
dapat digunakan dalam akuntansi biaya penuh
atau bahkan ekonomi ekologis termasuk biaya
sosial.
17
Mengevaluasi Kelayakan
• Analisis kelayakan merupakah tugas
berkelanjutan yang harus dilakukan selama
proses pengembangan sistem
• Langkah pertama dalam mengevaluasi
kelayakan adalah mengidentifikasi dan
menghilangkan permintaan sistem yang tidak
layak
• Bahkan jika permintaan itu layak, apakah
mungkin saat tidak diperlukan (dalam periode
ini) 18
Setting Priorities
• Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Prioritas
– Apakah sistem yang diusulkan akan mengurangi
biaya? Dimana? Kapan? Bagaimana? Berapa
banyak?
– Apakah sistem akan meningkatkan pendapatan
bagi perusahaan? Dimana? Kapan? Bagaimana?
Berapa banyak?

19
Setting Priorities
• Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Prioritas
– Akankah proyek sistem menghasilkan lebih banyak
informasi atau menghasilkan hasil yang lebih baik?
Bagaimana? Apakah hasilnya dapat diukur?
– Apakah sistem akan melayani pelanggan dengan
lebih baik?
– Apakah sistem akan melayani organisasi dengan
lebih baik?

20
Menentukan prioritas
• Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Prioritas
– Dapatkah proyek dilaksanakan dalam jangka
waktu yang wajar? Berapa lama hasilnya akan
bertahan?
– Apakah sumber daya keuangan, manusia, dan
teknis yang diperlukan tersedia?
– Kapan pun memungkinkan, analis harus
mengevaluasi proyek yang diusulkan berdasarkan
biaya dan manfaat nyata yang mewakili nilai dolar
aktual (atau perkiraan)
21
Menentukan prioritas
• Discretionary and Nondiscretionary Projects
– manajemen memiliki pilihan dalam
mengimplementasikannya disebut proyek bebas
– Proyek di mana tidak ada pilihan disebut proyek
proyek wajib atau nondiscretionary (wajib
dilakukan dan tidak ada pilihan lain)

22
Investigasi awal
• Investigasi awal
• Interaksi dengan Manajer dan Pengguna
– Memberi tahu kepada semua orang tentang
penyelidikan dan menjelaskan tentang peran Anda
– Sikap dan reaksi karyawan adalah penting dan
harus dipertimbangkan
– Hati-hati dalam penggunaan kata masalah (lebih
baik menggunakan perbaikan atau improvement)
– Menanyakan kepada pengguna tentang
kemampuan tambahan yang ingin mereka miliki
23
Investigasi awal
• Planning the Preliminary Investigation
– During a preliminary investigation, a systems
analyst typically follows a series of steps
– The exact procedure depends on the nature of the
request, the size of the project, and the degree of
urgency

24
Investigasi awal
• Langkah 1: Memahami Masalah atau Peluang
– Teknik populer untuk menyelidiki sebab dan
akibat disebut diagram tulang ikan (fishbone
diagram), atau diagram Ishikawa

25
Investigasi awal
– Langkah 2: Tentukan Lingkup dan Batasan Proyek
– Lingkup proyek
– Waktu proyek
– Kendala

26
Investigasi awal
• Step 2: Define the Project Scope and
Constraints
– Present versus future
– Internal versus external
– Mandatory versus desirable
– Regardless of the type, all constraints should be
identified as early as possible to avoid future
problems and surprises

27
 Investigasi awal
• Langkah 3: Pencarian Fakta
– Penemuan fakta melibatkan berbagai teknik
– Bergantung pada informasi apa yang diperlukan untuk
menyelidiki permintaan system
– pencarian fakta mungkin menghabiskan beberapa jam,
hari, atau minggu
– Analisis Bagan Organisasi
• Dapatkan bagan organisasi untuk memahami bagaimana
fungsi departemen dan mengidentifikasi individu yang
mungkin ingin Anda wawancarai
28
Investigasi awal
• Langkah 3: Lakukan
Pencarian Fakta
– Melakukan wawancara
– Tinjau dokumentasi
– Amati operasi
– Lakukan survei
pengguna

29
Investigasi awal
• Langkah 4: Analisis Kegunaan Proyek, Biaya,
Manfaat, dan Data Jadwal
– Sebelum Anda dapat mengevaluasi, Anda harus
menganalisis data dengan cermat
– Informasi apa yang harus Anda peroleh, dan
bagaimana Anda mengumpulkan dan
menganalisis informasi itu?
– Sumber informasi apa yang akan Anda gunakan,
dan kesulitan apa yang akan Anda temui dalam
memperoleh informasi?
30
Investigasi awal
• Langkah 4: lanjutan
– Apakah Anda akan melakukan wawancara? Berapa banyak
orang yang akan Anda wawancarai, dan berapa banyak
yang Anda perlukan untuk bertemu dengan orang-orang
itu dan merangkum tanggapan mereka?
– Apakah Anda akan melakukan survei? Siapa yang akan
terlibat? Berapa banyak waktu yang dibutuhkan orang
untuk menyelesaikannya? Berapa lama waktu yang
dibutuhkan untuk menyiapkan dan mentabulasikan
hasilnya?

31
Investigasi awal
• Langkah 4: Analisis Kegunaan Proyek, Biaya,
Manfaat, dan Jadwal Data
– Berapa biayanya untuk menganalisis informasi
yang dikumpulkan dan menyiapkan laporan
dengan temuan dan rekomendasi?

32
Investigasi awal
• Langkah 5: Evaluasi kelayakan
– Diawali dengan meninjau jawaban atas
pertanyaan yang Anda ajukan
– Kelayakan operasional
– Kelayakan teknis
– Kelayakan ekonomi
– Jadwalkan kelayakan

33
Investigasi awal
• Langkah 6: Presentasikan Hasil dan
Rekomendasi kepada Manajemen
– Tugas terakhir dalam penyelidikan pendahuluan
adalah menyiapkan laporan kepada manajemen
– Format laporan investigasi (pendahuluan
bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan
lain)

34
Investigasi awal
• Langkah 6:
Presentasikan Hasil dan
Rekomendasi kepada
Manajemen
– Pendahuluan
– Ringkasan permintaan
sistem
– Temuan apa
– Tidakannya apa

35
Investigasi awal
• Langkah 6: Presentasikan Hasil dan
Rekomendasi kepada Manajemen
– Peran Proyek
– Perkiraan waktu & biaya
– Manfaat yang diharapkan
– Lampiran

36
summary
• Perencanaan strategis memungkinkan perusahaan
untuk menguji tujuan, visi, dan nilai-nilai serta
mengembangkan pernyataan misi, yang mengarah
pada tujuan, sasaran, operasi sehari-hari, dan hasil
bisnis akan mempengaruhi pemangku kepentingan
perusahaan
• Proyek sistem didorong untuk meningkatkan
kinerja, memberikan lebih banyak informasi,
mengurangi biaya, memperkuat kontrol, atau
memberikan layanan yang lebih baik
37
• Berbagai faktor internal dan eksternal memengaruhi
proyek sistem, seperti permintaan pengguna, arahan
manajemen puncak, sistem yang ada, departemen TI,
vendor perangkat lunak dan perangkat keras,
teknologi, pelanggan, pesaing, ekonomi, dan
pemerintah
• Selama penyelidikan pendahuluan, analis
mengevaluasi permintaan sistem dan menentukan
apakah proyek layak dari sudut pandang operasi,
teknis, ekonomi, dan jadwal
38
• Permintaan Analisa Sistem berdasarkan biaya dan
manfaat yang diharapkan, baik berwujud maupun
tidak berwujud
• Langkah-langkah dalam penyelidikan pendahuluan
adalah untuk memahami masalah atau peluang;
menentukan ruang lingkup dan kendala proyek; melakukan
pencarian fakta; menganalisis kegunaan, biaya, manfaat, dan
data jadwal proyek; kelayakan; dan mempresentasikan hasil
dan rekomendasi kepada manajemen

39
Summary
• Tugas terakhir dalam penyelidikan
pendahuluan adalah menyiapkan laporan
kepada manajemen
• Laporan harus menyertakan perkiraan waktu,
persyaratan kepegawaian, biaya, manfaat, dan
hasil yang diharapkan untuk fase SDLC
berikutnya

40