Analisis & Perancangan

System
Kebijakan & Perencanaan Sistem Akuntansi
Tinjauan Pemrosesan Transaksi dan Sistem ERP

Azika Syahputra Azwar

STIE Bisnis Indonesia - 2022
 Executives
KEBIJAKAN SISTEM MIS Steering
Committee

• Ditetapkan oleh Marketing Project leader -Warehouse

location model team
Manajemen Puncak
untuk meraih peluang. Project leader
Manufacturing Project leader ISDN
• Manajemen Puncak MRP 11 team system team
menetapkan tim
penasehat/pengarah Project leader
Finance Credit approval
(steering committee) system team
yang terdiri dari wakil-
wakil
departemen/divisi. Human Project leader
Resources HRIS team
TUGAS TIM PENGARAH
• Mengkaji, menyetujui, atau membuat rekomendasi yang
berhubungan dengan perencanaan sistem.
• Mengkoordinasi pelaksanaan proyek sistem (agar sesuai dg
rencana)
• Mengawasi kemajuan proyek sistem.
• Menilai kinerja dari fungsi-fungsi sistem yang baru
• Memberikan saran-saran terhadap proyek sistem
 PERENCANAAN SISTEM (1)
• Estimasi kebutuhan-kebutuhan
fisik, tenaga kerja, dan dana yang
dibutuhkan untuk mendukung
pengembangkan sistem dan
operasi sistem.
• Perencanaan Jk Pendek : 1-2
tahun.
• Perencanaan Jk Panjang : 5 tahun. rencana yang dibuat planning staf.
• Falsafah : Operational Defensive
Weapon VS Strategic Offensive
Weapon.
 Planning Staf : melakukan
perencanaan sistem berdasarkan
kebijakan sistem. (dapat diganti
Departemen sistem)
 Departemen Pengembang Sistem :
mengembangkan sistem sesuai dengan
(bila tidak ada dapat diganti konsultan
pengembang dari luar perusahaan).
 Departemen Pengolah data:
mengoperasikan sistem.
Proses Perencanaan Sistem
Merencanakan Mempersiapkan proyek-proyek Mendefinisikan proyek-
Proyek Sistem sistem yg akan dikembangkan proyek dikembangkan

Mengkaji tujuan, perencanaan

strategi dan taktik perusahaan
Menunjuk tim Analis Melakukan Studi Kelayakan
Mengidentifikasikan proyek-
proyek sistem
Menggunakan proyek
Menilai Kelayakan proyek Sistem
pengembang sistem
Menetapkan sasaran proyek-
proyek sistem
Membuat usulan proyek sistem
Menetapkan kendala proyek-
proyek sistem
Meminta persetujuan manajemen
Menentukan proyek-proyek
sistem prioritas

Membuat laporan perencanaan

sistem

Meminta persetujuan manajemen

Tahap-tahap Perencanaan Sistem
• Mengenali permasalahan (the trigger) Manfaat Tahap Perencanaan
• Mendefinisikan Masalah  Mendefinisikan skope
• Tentukan Sasaran
proyek
• Indentifikasi kendala-kendala
 Menemukan permasalahan
• Melakukan Studi Kelayakan
• Siapkan proposal proyek sistem potensial
• Berikan pada MIS steering committee  Menyusun tugas secara
• Diterima atau Ditolak (go/no go) urut.
• Kata kunci ?
• Akankah Sistem tsb akan mencapai Sasaran ?
 Menyediakan dasar untuk
• Apakah sistem tsb cara terbaik untuk mencapai
sasaran ?
pengendalian.
• Tetapkan mekanisme pengendalian
STUDI KELAYAKAN
• Pada titik ini dalam analisis
kelayakan yang lebih
menyeluruh dilakukan untuk
menetapkan keberlangsungan
proyek. Hal yang sangat
penting adalah kelayakan
ekonomis (Romney, Marshall B.
dan Paul John Steinbart, 2015).
• Begitu sebuah proyek
dikatakan layak perusahaan
mengidentifikasi kebutuhan
informasi para pemakai SIA dan
mendokumentasikan
persyaratan sistem.
Menilai Kelayakan Proyek Sistem
1. Kelayakan Teknik
a. Ketersediaan teknologi
b. Ketersediaan tenaga ahli
2. Kelayakan Operasi
a. Kemampuan personil-personil
b. Kemampuan Sistem menghasilkan informasi
c. Kemampuan pengendalian dari operasi sistem
d. Efisiensi dari Sistem
3. Kelayakan Jadual
4. Kelayakan Ekonomi
a. Dana yang diperlukan untuk mengembangkan
sistem
b. Manfaat yang diperoleh dari sistem dibanding dg
biaya pengembangan
5. Kelayakan Hukum
 Persyaratan Sistem
Proses Deskripsi semua proses dalam sistem yang baru, termasuk apa yang akan dilakukan dan oleh
siapa.
Elemen data Deskripsi tentang elemen data yang dibutuhkan, termasuk nama, ukuran, format, sumber dan
tingkat kepentingan pemakai.
Struktur data Struktur data awal yang menunjukan bagaimana elemen-elemen data akan diatur dalam
catatan logis.
Output Salianan output sistem dan deskripsi tujuannya, frekuensi dan distribusi.
input Salinan input sistem dari deskripsi isi, sumber dan siapa yang bertanggung jawab atasnya.

Dokumentasi Tentang bagaimana sistem baru tersebut dan setiap subsistem akan beroperasi.

Halangan Deskripsi berbagai halangan seperti tanggal, waktu, jdwal keamanan

Pengendalian Memastikan akurasi dan keandalan input, output dan pemprosesan
Reorganisasi Pengaturan ulang organisasi untuk memnuhi kebutuhan informasi pemakai.
The Planning Phase
MIS Steering Comm Manager Systems Analyst
Mengenali
1. masalah

Definisikan
2. masalah

Tetapkan
3. sasaran Konsultasi

Identifikasi
4. kendala

Lakukan Studi
5. Kelayakan

6. Siapkan proposal
sistem

7. Menyetujui / menolak proposal proyek

8. Tetapkan mekanisme kontrol

 Data Processing Cycle
Data Input
• Capture transaction data triggered
by a business activity (event).
• Make sure captured data are
accurate and complete.
• Ensure company policies are
followed (e.g., approval of
transaction).
Data Capture
• Information collected for an activity includes:
• Activity of interest (e.g., sale)
• Resources affected (e.g., inventory and
cash)
• People who participated (e.g., customer
and employee)
• Information comes from source documents.
Source Documents
Captures data at the source when the
transaction takes place
• Paper source documents
• Turnaround documents
• Source data automation (captured data
from machines, e.g., Point of Sale
scanners at grocery store)
Data Storage
• Important to understand how data is organized
• Chart of accounts
• Coding schemas that are well thought out to
anticipate management needs are most efficient and
effective.
• Transaction journals (e.g., Sales)
• Subsidiary ledgers (e.g., Accounts receivable)
• General ledger
• Note: With the above, one can trace the path
of the transaction (audit trail).
Computer-Based Storage
• Data is stored in master files or transaction files.
Data Storage Elements
• entity - The item about which information is stored in a record. Examples include an employee, an
inventory item, and a customer
• attributes - The properties, identifying numbers, and characteristics of interest of an entity stored in a
database. Examples are employee number, pay rate, name, and address.
• field - The portion of a data record where the data value for a particular attribute is stored. For example,
in a spreadsheet, each row might represent a customer and each column an attribute of the customer.
Each cell in a spreadsheet is a field.
• record - A set of fields whose data values describe specific attributes of an entity, such as all payroll data
relating to a single employee. An example is a row in a spreadsheet.
• file - A set of logically related records, such as the payroll records of all employees. master file - A
permanent file of records that stores cumulative data about an organization. As transactions take place,
individual records within a master file are updated to keep them current.
• transaction file - A file that contains the individual business transactions that occur during a specific fiscal
period. A transaction file is conceptually similar to a journal in a manual AIS.
• database - A set of interrelated, centrally controlled data files stored with as little data redundancy as
possible. A database consolidates records previously stored in separate files into a common pool and
serves a variety of users and data processing applications.
Data Processing Information Output
Four types of processing The data stored in the database files can be
(CRUD): viewed
• Creating new records (e.g.,  Online
adding a customer) (soft copy)
• Reading existing data  Printed out (hard copy)
• Updating previous record or  Document (e.g., sales invoice)
data
 Report (e.g., monthly sales report)
• Deleting data
 Query (question for specific information in a database,
e.g., What division had the most sales for the month?)
Data processing can be batch
processed (e.g., post records
at the end of the business day)
or in real-time (process as it
occurs).
 Enterprise Resource Planning (ERP) Systems
Integrates activities Advantages Disadvantages
from the entire  Integrated enterprise-wide allowing for  Costly
organization better flow of the information as it’s
stored in a centralized database and can  Significant
• Production be accessed by various departments amount of time
• Payroll which also improves customer service. to implement
• Sales  Data captured once (i.e., no longer need
• Purchasing sales to enter data about a customer and
 Complex
• Financial then accounting to enter same customer  User resistance
data for invoicing)
Reporting (learning new
 Improve access of control of the data things is
through security settings
sometimes hard
 Standardization of procedures and for employees)
reports