PERENCANAAN DAN ANALISIS SISTEM

A. PERENCANAAN SISTEM
Definisi Perencanaan Sistem
 Perencanaan Sistem adalah proses membuat sebuah Laporan Perencanaan Sistem
yang menggunakan sumber sistem informasi yang berhubungan dan mendukung tujuan
bisnis dan operasi organisasi.
 Perencanaan sistem berhubungan dengan perencanaan bisnis
 Perencanaan Sistem menyangkut estimasi dari kebutuhan fisik, tenaga kerja dan dana
yang dibutuhkan untuk mendukung pengembangan sistem serta operasinya.

Siapa yang merencanakan sistem?

 Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh manajemen puncak
karena manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan yang ada yang tidak dapat di
raih oleh sistem yang lama atau karenasistem yang lama masih mempunyai kelemahan-
kelemahan yang perlu diperbaiki (misal meningkatkan produktivitas, efektivitas dan
pelayanan).
 Manajemen puncak sangat berperan dalam perencanaan sistem. Manajemen puncak
terdiri dari CIO, CEO, CFO dan eksekutif senior perwakilan kelompok user yang lain.
 Komite ini yang menghubungkan tujuan bisnis dan sistem informasi untuk mencapai
tujuannya.

Tujuan Tahap Perencanaan

Mengidentifikasi dan memprioritaskan
 Sistem informasi apa yang akan dikembangkan
 Sasaran yang ingin dicapai
 Jangkawaktu pelaksanaan
 Mempertimbangkan dana yang tersedia
 Siapa yang melaksanakan

Proses Perencanaan Sistem

 Merencanakan proyek-proyek sistem yang dilakukan oleh staf perencana
 Menentukan proyek sistem yang akan dikembangkan, dilakukan oleh komite ppengara
 Menentukan proyek sistem yang dikembangkan oleh analis sistem
 (1) (2) (3)
Mengkaji tujuan,
perencanaan strategi dan Menunjuk tim analis Melakukan studi
taktik perusahaan kelayakan

Mengidentifikasi proyek Mengumumkan proyek Menilai kelayakan proyek

sistem pengembangan sistem sistem

Menetapkan sasaran proyek Membuat usulan proyek

sistem sistem

Menetapkan kendala proyek Meminta persetujuan

sistem manajemen

Menentukan proyek sistem

prioritas

Membuat laporan
perencanaan sistem

Meminta persetujuan
manajemen

Tahapan Proses Perencanaan Sistem

Tahap Pertama (7 Tahap)

Menetapkan :
1. Tujuan, strategi, taktik perusahaan
Organisasi bisnis bertujuan mendapatkan laba, maka perencanaan sistem harus
mendukung untuk meningkatkan laba, berbeda dengan organisasi sosial untuk mencapai
tujuan, perusahaan merencanakan strategi dan taktik.
2. Identifikasi proyek
Ex :
- SI pengendalian dan pemasaran
- SI distribusi
- SI produksi
3. Sasaran
Sasaran apa yang ingin dicapai oleh proyek sistem.
Ex:
- SI pengendaliandanpemasaran, sasarannya:
- Memberipelayanan order kepadapelangganlebihbaik
- Meningkatkanpangsapasar
 - SI pengendalian distribusi, sasarannya: mengoptimalkan jalur distribusi sehingga
dapat mengurangi biaya distribusi
4. Kendala
- batasan dana
- batasan waktu
- batasan struktur organisasi
5. Menentukan prioritas proyek sistem
Alasan menentukan prioritas:
- Kebutuhan mendesak
- penghematan biaya
6. Membuatlaporanperencanaansistem
7. Meminta persetujuan managemen

Tahap Kedua
Menentukan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan yang dilakukan oleh komite
pengarah.
1) Menunjuk team analis
2) Mengumumkan proyek pengembangan sistem

Tahap Ketiga : Studi Kelayakan

 Melakukan studi kelayakan
Untuk menentukan kemungkinan apakah pengembangan siap dilaksanakan atau
dihentikan. Langkahnya : mencari fakta dari sistem yang sudah ada.
 Teknik pengumpulan data:
- Wawancara
- Observasi
- Questioner
- Sampling melihat sebagian dari seluruh sistem
 Data yang dikumpulkan:
- Organisasi
- Personil
- Prosedur kerja
- Lingkungan kerja

Analisis Kelayakan Sistem

1. Nilai Sistem dapat diukur dengan :
 TELOS : feasibility factors
 PDM : strategic factors
2. Analisis biaya
Faktor Kelayakan TELOS
Sistem yang diusulkan harus layak, yaitu memenuhi kriteria kelayakan sebagai berikut :
T (echnical) Sistem yang diusulkan dapat dikembangkan dan diimplementasikan
menggunakan teknologi yang ada atau jika teknologi baru dibutuhkan.
E (conomic) Dana tersedia untuk mendukung biaya yang diestimasikan dari sistem
yang diusulkan.
L (egal) Jika sitem yang dibuat ada masalah, maka kemampuan perusahaan
dapat melepaskan kewajiban hukumnya.
O (perational) Prosedur yang ada dan kemampuan personal cukup untuk
mengoperasikan sistem yang diusulkan atau perlu adanya tambahan
prosedur dan kemampuan.
S (chedule) Sistem yang diusulkan harus beroperasi dalam kerangka waktu yang
dapat diterima.
“Semakin tinggi nilai faktor kelayakan TELOS, semakin besar pula peluang untuk suatu
sistem dapat mencapai kesuksesan.”

Faktor Strategi PDM

P (roductivity) Pengukuran jumlah output yang dihasilkan input. Tujuannya untuk
mengurangi biaya tambahan yang tidak bernilai. Dapat pula diukur dari
rasio, seperti total biaya buruh per minggu dibagi dengan jumlah unit
yang dihasilkan selama seminggu atau jumlah input bahan dasar
selama seminggu dibagi dengan jumlah bahan jadi yang dihasilkan
selama seminggu pula.
D (ifferentiation) Pengukuran seberapa baik sebuah perusahaan dapat menawarkan hasil
(produk) atau jasa yang berbeda sama sekali dengan perusahaan
saingan. Diferensiasi (pembedaan) dicapai melalui kenaikan kualitas,
variasi, penanganan khusus, pelayanan yang lebih cepat, biaya rendah,
harga, dll.
M (anagement) Pengukuran seberapa baik sistem informasi menyediakan informasi
untuk membantu manajer dalam perencanaan, pengontrolan dan
pengambilan keputusan. Tersedianya laporan tentang efisiensi produksi
setiap harinya dibandingkan setiap bulannya atau pengubahan cetakan
komputer ke gambaran graf yang berarti dapat memperbaiki faktor
strategi manajemen.

Membuat Usulan/Proposal Proyek Sistem

 Dibuatnya proposal ini adalah untuk perencanaan bisnis. User bekerja sama dengan tim
perencanaan membuat proposal proyek sistem.
 Selain itu juga untuk mengubah masalah menjadi sebuah kesempatan dan mencari cara
untuk memanfaatkan teknologi informasi yang baru

Beberapa Metode dalam Analisis Perencanaan Strategis

a. PEST
Berdasarkan Politik, Ekonomi, Sosial, dan Teknologi Umum.
 b. PLC (Product Life Cycle)
Analisis PLC ada beberapa tahapan seperti, tahap perkenalan (Introduction), tahap
pertumbuhan (Growth), tahap kedeasaan (Maturity), dan penurunan (Decline).
c. Analisis SWOT
Strengths, Weaknesses, Opportunities & Threats

B. ANALISIS SISTEM
Definisi Analisis Sistem :
Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian
komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan,
kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat
diusulkan perbaikan.
Tugas utama dari menganalisis sistem meliputi
 Menentukan lingkup sistem
 Mengumpulkan fakta
 Menganalisis fakta
 Mengkomunikasikan temuan-temuan tersebut melalui laporan analisis sistem

Tahapan Analisis Sistem

Langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah :
1. Identify, mengidentifikasi masalah
2. Understand, memahami kerja sistem yang ada
3. Analyze, menganalisis sistem
4. Report, membuat laporan hasil analisis
Untuk masing-masing langkah ini, beberapa tugas perlu dilakukan oleh analis sistem.
Supaya memudahkan untuk melakukan koordinasi dan pengawasan, koordinator tim analis
dapat membuat suatu kertas kerja yang memuat tugas-tugas yang harus dikerjakan untuk
masing-masing langkah analisis sistem ini.

1. Mengidentifikasi Masalah
Mengidentifikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan
dalam tahap analisis sistem. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang
diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem
tidak dapat dicapai. Oleh karena itu langkah pertama yang harus dilakukan oleh analis
sistem adalah mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi.
Tugas yang harus dilakukan analis sistem adalah :
- Mengidentifikasi penyebab masalah
- Mengidentifikasi titik keputusan
- Mengidentifikasi personil-personil kunci
2. Memahami Kerja Sistem
Analis sistem perlu mempelajari apa dan bagaimana operasi dari sistem yang ada
sebelum mencoba untuk menganalisis permasalahan, kelemahan dan kebutuhan
pemakai sistem untuk dapat memberikan rekomendasi pemecahannya. Sejumlah data
 perlu dikumpulkan, dengan menggunakan teknik pengumpulan data yang ada, yaitu
wawancara, oberservasi, daftar pertanyaan dan pengambilan sampel.
Tugas yang perlu dilakukan di langkah ini adalah :
- Menentukan jenis penelitian
- Merencanakan jadwal penelitian
 Mengatur jadwal wawancara
 Mengatur jadwal observasi
 Mengatur jadwal pengambilan sampel
- Membuat penugasan penelitian
- Membuat agenda wawancara
- Mengumpulkan hasil penelitian
3. Menganalisis Hasil
Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian
yang telah dilakukan.
Tugas yang perlu dilakukan :
- Menganalisis Kelemahan Sistem
- Menganalisis Kebutuhan Informasi Pemakai / Manajemen
4. Membuat Laporan Hasil Analisis
Laporan hasil analisis diserahkan ke Panitia Pengarah (Steering Committee) yang
nantinya akan diteruskan ke manajemen.
Tujuan utama dari penyerahan laporan ini kepada manajemen adalah :
- Analisis telah selesai dilakukan
- Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan
dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen
- Meminta pendapat dan saran dari pihak manajemen
- Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan
selanjutnya (dapat berupa meneruskan ke tahap disain sistem atau menghentikan
proyek bila dipandang tidak layak lagi)