Langkah-langkah Analisis Sistem

1. Identify,
 Yaitu mengidentifikasikan masalah
- Mengindentifikasikan penyebab masalah
- Mengidentifikasikan titik keputusan
- Mengidentifikasikan personil-personil
kunci
Langkah-langkah Analisis Sistem

2. Understand,
Yaitu memahami kerja dari sistem yang ada
– Menentukan jenis penelitian
– Merencanakan jadual penelitian
– Mengatur jadual wawancara
– Mengatur jadual observasi
– Mengatur jadual pengambilan sampel
– Membuat penugasan penelitian
– Membuat agenda wawancara
– Mengumpulkan hasil penelitian
Langkah-langkah Analisis Sistem
3. Analyze, yaitu Menganalisis Sistem
– Menganalisis kelemahan Sistem
– Menganalisis kebutuhan Informasi pemakai / manajemen

4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis

Tujuan :
– Pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan
– Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah
ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak
sesuai menurut manajemen - Meminta pendapat-pendapat
dan saran-saran dari pihak manajemen
– Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk
melakukan tindakan selanjutnya
 Dokumen-Dokumen
 BRD (Business Requirement Document)
a. Mengidentifikasi kebutuhan customer.
b. Menganalisa proses bisnis yang ada.
c. Sebagai pondasi dalam membuat dokumen design aplikasi.
d. Menjadi baseline dalam mengelola kebutuhan customer berikutnya.
 SRS (Software Requirement Specification)
1. Karakteristik User
2. Constraints
3. Assumption and Dependencies
4. Non Functional Requirements
5. Specific Requirements
 AFD (Application Functional Document)
Menggambarkan aplikasi dalam bentuk detail secara fungsional dan tekhnikal
 Disaster Recovery Plan and Procedures Document
1. Mengendalikan dan menjaga kelancaran sistem pada saat bencana terjadi pada tingkat
operasi yang dapat diterima oleh manajemen
2. Meminimalisir dampak yg mengarah kepada major disaster
 DR Drill Document  SOP
Context of Systems Analysis
2. Penelaahan Sistem yg Ada
 Fase penelaahan sistem yang ada menjawab pertanyaan :

“Apakah masalah-
masalah tersebut layak
untuk dipecahkan?”

“Apakah sistem yang baru

layak untuk dibangun?”
Fase penelaahan sistem

Menentukan
Invenstigasi Analisis Hasil Identifikasi tujuan-tujuan
Awal Investigasi Masalah perbaikan
sistem
Alasan pemicu dilakukannya pengembangan sistem

Mengatasi permasalahan yang ada

pada sistem yang sedang berjalan.

Menggapai peluang terwujudnya

tujuan yang lebih efisien dan efektif.

melakukan penyesuaian.
Investigasi Awal

 Memberikan
gambaran umum
tentang proses
bisnis yang ada
dalam sistem
yang sedang
berjalan
Investigasi awal ini akan mendapatkan jawaban

1. Apa yang dikerjakan oleh sistem yang lama?

2. Apa permasalahan-permasalahan yang harus dipecahkan oleh
sistem yang baru?
3. Apa yang harus dihasilkan oleh sistem baru untuk mencapai
sasarannya?
Investigasi Awal

Cara lain yang paling baik dan menghemat waktu untuk mempelajari
sistem yang lama adalah pertama kali berusaha mendapatkan
dokumen-dokumen sistem yang telah ada, seperti misalnya:
• struktur organisasi
• deskripsi jabatan (job description)
• salinan laporan-laporan
• bagan alir sistem (system flowchart)
• bagan alir dokumen (paperwork flowchart), dll.
Bisnis proses - Sistem Informasi Akademik
Bisnis Proses – Sistem informasi evaluasi diklat
Latihan :

Membuat Bussiness Process Diagram project masing-masing:

 sistem berjalan dan
 sistem usulan
Analisis Hasil investigasi
Setelah mendapatkan gambaran yang baik tentang
kondisi sistem yang sedang berjalan saat ini, hasil
investigasi tersebut dapat diungkapkan ke semua pihak,
termasuk manajemen dan para pengguna sistem. Ini
penting agar semua elemen yang terkait dalam sistem ini
memiliki tingkat pemahaman atau persepsi yang sama
tentang sistem
Identifikasi Masalah
suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Caranya :

Melakukan •Subyek-subyek masalah yang terjadi misalnya

pengolahan lambat, informasi yang diinginkan tidak
identifikasi sesuai, dan lain-lain
penyebab •Misalkan untuk subyek masalah pengolahan lambat,
kemungkinan penyebab dari munculnya masalah ini
masalah misalnya adalah kelambanan petugas entri data

•Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yang

Melakukan menyebabkan sesuatu terjadi
identifikasi titik •Contoh : identifikasi titik keputusan dari kelambanan
petugas entri adalah terletak pada proses entri data
keputusan yang tidak efisien (penggunaan keyboard dan mouse
secara bersamaan)

Melakukan
• Identifikasi personil-personil kunci ini dapat
identifikasi dilakukan dengan mengacu pada dokumentasi
tentang sistem sekarang (job description,
personil-personil paperwork flowchart, dll)
kunci
Tools Identifikasi Masalah

 PIECES
 Problem Statement Matrix
IDENTIFIKASI MASALAH - kerangka PIECES Wetherbe

kebutuhan untuk mengoreksi

atau memperbaiki performance

Information  Output, Input,

Data tersimpan

Economics, mengendalikan
biaya, atau meningkatkan keuntungan

Control atau keamanan

Efficiency orang, mesin

(komputer) dan proses

Services/layanan ke pelanggan,
pemasok, rekan kerja, karyawan, dll
PROBLEM IDENTIFICATION - PROJECT CHARTER (1).
Contoh : Sistem informasi evaluasi diklat

• Menggunakan kerangka PIECES

Performance
1.Pembuatan laporan hasil evaluasi membutuhkan waktu yang lama. Form
masih paper based dan hasilnya diinputkan secara manual untuk kemudian
diolah.
2.Penyampaian hasil evaluasi penilaian kepada widyaiswara masih
menggunakan jasa pengiriman fisik.
Information
1. Data evaluasi tersimpan dalam format spreadsheet dan form evaluasi
fisiknya diarsipkan. Hal ini menyulitkan pencarian jika ketika pada suatu
saat data terdahulu diperlukan
2. Untuk mengetahui hasil informasi penilaian/evaluasi, peserta maupun
widyaiswara harus menunggu proses perhitungan nilai yang cukup
memakan waktu
PROBLEM IDENTIFICATION - PROJECT CHARTER (2)

Economics
Masih banyak menggunakan kertas
Control
1. Input data dilakukan oleh petugas, hal ini rentan terhadap kesalahan input/salah
ketik
2. Data akan tersimpan dalam format spreadsheet yang mudah terkena virus/hilang
Efficency
Proses pembuatan laporan evaluasi membutuhkan personil, effort, dan waktu yang ‘
dedicated’ untuk mengumpulkan, menginput dan mengolah nilai evaluasi dari formulir
kertas yang dibagikan
Service
Sistem yang ada sekarang masih manual. Ada kesempatan untuk meningkatkan
layanan yang diberikan sistem ketika pengisian form dan melihat penilaian hasil
evaluasi dapat dilakukan secara online menggunakan media internet, serta proses
pengarsipan yang dilakukan TU akan lebih mudah
Problem Identification – Problem Statement Matrix
Contoh : Sistem Informasi Evaluasi Diklat
Latihan :

Membuat Identifikasi Masalah (PIECES) dan Problem Statement Matix untuk

project masing-masing