Mata kuliah : Management Proyek

ahun : 2017

Difining the project scope

Pert 2
Point Bahasan
Mendefinisikan Ruang lingkup (6step)
Priority Matrix
WBS
Responsibility
matrix
Projec Communication Plan
 Mendefinisikan Ruang lingkup Proyek
Lingkup proyek adalah definisi dari hasil
akhri proyek yang dihasilkan untuk
klien/pelanggan dari proyek tersebut

Tujuan utama : untuk memberikan sejelas

mungkin segala sesuatunya yang
berhubungan dengan proyek kepada
pelanggan dan tim dapat fokus dengan
rencana proyek tersebut
 Project Scope list
ruang lingkup proyek adalah kunci yang
menghubungkansemua elemen dari rencana proyek.
Untuk memastikan bahwa definisi lingkup selesai,
berikut checklist yang dapat digunakan :
1. Project objective
2. Deliverables
3. Milestones
4. Technical requirements
5. Limits and exclusions
6. Reviews with customer
 1. Project Objective (Tujuan Proyek)
Langkah pertama dari definisi lingkup proyek
adalah untuk menentukan keseluruhan tujuan
dan memenuhi kebutuhan pelanggan Anda
Contoh Pengembangan program yg secara
otomatis menterjemahkan kalimat verbal
dalam bahasa ,Indonesia ke bahasa ,nggris)
Proyek harus diselesaikan dalam waktu satu
tahun dengan biaya tidak lebih dari $1,5 juta
2. Deliverables
Langkah selanjutnya adalah penyampain hasil
dari output yang diharapkan selama jangka
waktu proyek secara berurutan sesuai tahapan.
 Misalnya, penyampaiian hasil dalam desain
awal fase proyek mungkin dapat berupa daftar
spesifikasi. Pada hasil tahap kedua bisa
menjadi software coding. Tahap berikutnya
bisa untuk menguji prototipe. Tahap akhir bisa
menjadi tes akhir dan perangkat lunak yang
disetujui.
 3. Milestones (proykesi waktu
pengerjaan)
Milestone adalah peristiwa penting dalam
sebuah proyek yang terjadi pada titik waktu
tertentu. Milestones dibangun dengan
menggunakan penyampaian hasil(deliverable)
sebagai platform untuk mengidentifikasi besar
segmen pekerjaan dan tanggal akhir pekerjaan
tersebut . (penting sebuah milestones harus
mudah bagi semua anggota proyek untuk
mengingatnya)
Contoh : pengujian lengkap dan selesai
1 Juli tahun 2017
 4. Technical Requirements
produk atau layanan akan memiliki
persyaratan teknis untuk memastikan
memiliki kinerja yang tepat.
Contoh kemampuan sistem darurat 911
untuk mengidentifikasi nomor telepon
pemanggil dan lokasi telepon tersebut.
Contoh dari sistem proyek informasi
termasuk kecepatan dan
kapasitas sistem database dan konektivitas.
 5. Limits and exclusions
Batas-batas ruang lingkup dan pengecualian
yang jelas harus dijabarkan. Kegagalan dalam
melakukannya dapat menyebabkan
mengacaukan jadwal dan biaya proyek
Contoh batas: pemeliharaan dan perbaikan
akan dilakukan hanya sampai satu bulan
setelah pengecekan terakhir,
Contoh pengecualian : sistem akan dibangun
tetapi data awal dikumpulkan oleh klien
sendiri bukan dari pihak pengembang.
 6. Reviews with customer
Penyelesaian lingkup checklist berakhir
dengan tinjauan Anda dengan pelanggan
Perhatian utama di sini adalah pemahaman
dan kesepakatan dari yang diharapkan.
Apakah pelanggan mendapatkan apa yang
mereka inginkan dari gambaran hasil yang
ingin dicapai dalam proyek tersebut?
 Menetapkan Prioritas Proyek
Salah satu pekerjaan utama dari seorang manajer
proyek adalah untuk mengelola trade-off antara waktu,
biaya, dan kinerja.
 manajer proyek harus menentukan
dan memahami sifat prioritas proyek
 memiliki kejujuran diskusi dengan pelanggan

proyek dan manajemen untuk menentukan

pentingnya setiap kriteria
 Priority Matrix
 Salah satu teknik yang ditemukan dalam praktek yang
berguna untuk menyelesaikan proyek adalah matrik
prioritas. Matrix prioritas digunakan untuk mengidentifikasi
kriteria yang dibatasi, yang harus ditingkatkan, dan yang
dapat diterima.
 Constrain. Proyek ini harus memenuhi tanggal penyelesaian,
spesifikasi dan ruang lingkup proyek, atau anggaran.
 Enchnace (menambah): kriteria mana yang harus
dioptimalkan?
 Accpet : kriteria mana yang ditoleransi untuk tidak
memenuhi parameter yang asli?
New Wireless Modem
Klien menginstruksikan manajer proyek utk berusaha mengambil segala peluang yg
ada untuk mengurangi penyelesaian waktu (enchance time). Karena instruksi tersebut
makan overbudget(cost) yang terjadi bisa diterima (accpet) mesikipun tidak
diharapakan untuk terjadi. Pada saat bersamaan performance dari proyek tersebut
supaya dapat diandalkan , penurunan kualitasnya tidak dapat di kompromi (constraint).
 Membuat Struktur Rincian Kerja
Setelah ruang lingkup dan hasil yang inginkan telah
tentukan, pekerjaan proyek akan dapat berturut-turut
dibagi lagi menjadi elemen kerja yang lebih kecil.
Hasilnya proses hirarki ini disebut struktur rincian kerja
(WBS).
Penggunaan WBS membantu meyakinkan manajer proyek
agar semua produk dan elemen kerja dapat diidentifikasi,
untuk mengintegrasikan proyek dengan organisasi saat ini,
dan untuk membangun dasar pengendalian.
Pada dasarnya, WBS adalah Garis besar proyek dengan
berbagai tingkat detail.
 note
Ketika tujuan utama telah ditentukan,maka sub
deliverables diperlukan untuk menyelesaikan
deliverables yang besar. Proses ini dilakukan
berulang hingga menjadi detil subdeliverable
dimana cukup kecil untuk dikelola dan dimana
satu orang dapat bertanggung jawab.
Dalam subdelivierable terendah biasanya meliputi
beberapa paket pekerjaan yang dikelompokkan
bedasarkan jenis pekerjaannya misalnya bagian
hardware,pemograman dan pengujian
Tingkat 1 adalah hasil akhir dari
proyek yang dikerjakan
Tingkat ke 2 menunjukan bagian
bagian besar yang diperlukan
untuk mencapai hasil pada
tingkat 1
Tingkat ke 3
Tingkat ke 4
Tingkat ke 5
Merupakan tingkat terendah dari
WBS dimana
Workpackage merupakan
pekerjaan yang memiliki awal
yang pasti dan akhir
pasti,menghabiskan sumber daya
dan merepresentasikan biaya.
Workpackage merupakan titik
kontrol.
 Untuk meninjau, masing-masing paket
pekerjaan dalam WBS

1. Mendefinisikan kerja (apa).

2. Mengidentifikasi waktu untuk menyelesaikan paket
pekerjaan (berapa lama).
3. Mengidentifikasi anggaran waktu untuk menyelesaikan
paket pekerjaan (biaya).
4. Mengidentifikasi sumberdaya yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan paket pekerjaan (berapa banyak).
5. Mengidentifikasi satu orang yang bertanggung jawab untuk
unit kerja (yang).
6. Mengidentifikasi titik pemantauan untuk mengukur
kemajuan (seberapa baik).
 Model WBS memberikan beberapa keuntungan, antara lain :

Memberikan daftar pekerjaan yang harus

diselesaikan
Memberikan dasar untuk mengestimasikan,
mengalokasikan sumberdaya, menyusun jadwal dan
menghitung biaya
Mendorong untuk mempertimbangkan secara lebih
serius sebelum membangun suatu proyek
Responsibility Matrices
matriks tanggung jawab (RM). RM (kadang-
kadang disebut grafik tanggung jawab linear)
merangkum tugas yang harus diselesaikan
dan siapa yang bertanggung jawab atas apa
dalam sebuah proyek.
Dalam bentuk yang paling sederhana sebuah
RM terdiri dari grafik daftar semua kegiatan
proyek dan pelaku bertanggung jawab
untuk setiap kegiatan.
 Project Communication Plan
Komponen kunci dalam mengkoordinasikan
dan melacak jadwal, masalah dan pokok
pekerjaan dalam proyek.
Tujuan utama adalah untuk mengutarakan
apa,,siapa,bagaimana dan kapan informasi
akan dikirimkan kepada stakeholder proyek.
rencana komunikasi proyek menjawab berbagai
pertanyaan inti berikut:
• Informasi apa yang perlu dikumpulkan dan
kapan?
• Siapa yang akan menerima informasi?
• metode apa yang akan digunakan untuk
mengumpulkan dan menyimpan informasi?
• Apa batas-batas, jika ada, pada siapa yang
memiliki akses ke jenis informasi tertentu?
• Kapan informasi akan dikomunikasikan?
• Bagaimana ini akan dikomunikasikan?
Mengembangkan rencana komunikasi yang
menjawab pertanyaan-pertanyaan ini
biasanya memerlukan langkah-langkah dasar
berikut:
1. Stakeholder analysis : mengidentifikasi
kelompok target, biasanya kelompok target
bisa customer,sponsor,team proyek atau
siapa saja yang membutuhkan infromasi
proyek u/ membuat keputusan dan
memberikan kontribusi u/ kemajuan proyek
2.Information needs : yang berkaitan dengan
stakeholder yang dapat memberikan kontribusi bagi
proyek,

Contoh : Top Management perlu tahu bagiamana

proyek ini mengalami kemajuan apakah
menghadapi masalah kritis dan sejauh mana proyek
ini sedang direalisasiikan. (keputusan strategis)
Angoota team proyek perlu melihat jadwal,daftar
tugas, spesifikasi dan sejenisnya sehingga mereka
tahu apa yang perlu dilakukan selanjutnya.
3. Sources of information. Langkah dalam
menentukan sumber daya :
Dari mana informasi tersebut berasal?
bagaimana itu dikumpulkan?
4. Dissemination modes :
e-mail, telekonferensi, Lotus Notes,
SharePoint, dan berbagai program berbagi
database yang beredar informasi. Khususnya,
banyak perusahaan yang menggunakan Web
untuk membuat “virtual kantor proyek” untuk
menyimpan informasi proyek.
5. Responsibility and timing.
Mementukan siapa yang akan mengirimkan
informasi dan waktu pengiriman. Manajer
proyek atau kantor proyek
Kelompok 3 buat minggu depan tolong kedpan untuk
catat point yg harus dibahas besok (Setelah kelas
bubar)
Sudah selesai dibuat dikirimikan ke email
Tolong diprint out makalah dan ppt
SLIDE PPT PRINT SATU HALAMAN U/4SLIDE
Tan.frangky@gmail.com
Point makalah tidak perlu buat latar belakang dan lain2
lsung bahas materi dari yang dipresentasikan
Buat setiap kelompok point2 yang akan dibahas tolong
diminta ke saya satu minggu sblum maju presentasi
1. Apa saja enam elemen pernyataan
ruang lingkup yang khas?
2. Apa artinya jika prioritas proyek
termasuk: Batasan waktu, Scopeaccept,
dan Cost-enhance?
3.Jenis informasi apa saja yang termasuk
dalam paket kerja?
4. Bagaimana rencana komunikasi
menguntungkan manajemen proyek?
1. Kalian bertanggung jawab mengatur konser amal yg didalamnya terdapat
makan malam dan acara dansa. Kamu telah memesan aula yang akan
menampung 100 pasangan dan telah menyewa sebuah group jazz .
A. Kembangkan pernyataan lingkup untuk proyek ini yang berisi contoh
semua elemen. Asumsikan bahwa acara akan terjadi dalam 4 minggu dan
berikan perkiraan perkiraan terbaik Anda tentang tanggal untuk tonggak
pencapaian.
 b. Apa kemungkinan prioritas untuk proyek ini?
2. Dalam kelompok-kelompok kecil, identifikasi contoh-contoh kehidupan
nyata dari sebuah proyek yang akan cocok untuk masing-masing
skenario prioritas berikut:
a. Time-constrain, Scope-enhance, Cost-accept
b. Time-accept, Scope-constrain, Cost-accept
c. Time-constrain, Scope-accept, Cost-enhance
3. Kembangkan WBS untuk proyek di mana Anda akan membangun
sepeda. Cobalah untuk mengidentifikasi semua komponen utama dan
berikan tiga level detail
4.Anda adalah ayah atau ibu dari keluarga empat (anak-anak usia 13 dan 15)
yang merencanakanperjalanan berkemah akhir pekan. Kembangkan matriks
tanggung jawab untuk pekerjaan yang perlu dilakukan sebelum memulai
perjalanan Anda.