PROJECT MANAGEMENT
Kelas FA
Disusun oleh:
Menjadwalkan proyek dapat menjadi tantangan yang sulit bagi manajer operasi. Taruhan
dalam manajemen proyek tinggi. Pembengkakan biaya dan penundaan yang tidak perlu
terjadi karena penjadwalan yang buruk dan kontrol yang buruk.
1. Perencanaan: Fase ini meliputi penetapan tujuan, pendefinisian proyek, dan organisasi
tim.
2. Penjadwalan: Fase ini menghubungkan orang, uang, dan persediaan dengan aktivitas
tertentu dan menghubungkan aktivitas satu sama lain.
3. Mengontrol: Di sini perusahaan memantau sumber daya, biaya, kualitas, dan
anggaran. Ini juga merevisi atau mengubah rencana dan mengalihkan sumber daya
untuk memenuhi tuntutan waktu dan biaya.
Project Planning
Proyek dapat didefinisikan sebagai serangkaian tugas terkait yang diarahkan pada keluaran
utama. Di beberapa perusahaanorganisasi proyekdikembangkan untuk memastikan program
yang ada terus berjalan lancar setiap hari sementara proyek baru berhasil diselesaikan. Untuk
perusahaan dengan beberapa proyek besar, seperti perusahaan konstruksi, organisasi proyek
adalah cara yang efektif untuk menugaskan orang dan sumber daya fisik yang dibutuhkan. Ini
adalah struktur organisasi sementara yang dirancang untuk mencapai hasil dengan
menggunakan spesialis dari seluruh perusahaan.
1. Tugas kerja dapat didefinisikan dengan tujuan dan tenggat waktu tertentu.
2. Pekerjaan itu unik bagi organisasi yang ada
3. Pekerjaan itu berisi tugas kompleks yang saling terkait yang membutuhkan
keterampilan khusus
4. Proyek ini bersifat sementara tetapi penting bagi organisasi
5. Proyek ini melintasi garis organisasi.
Project Manager
Project manager harus menjadi pelatih dan komunikator yang baik, dan mampu mengatur
kegiatan dari berbagai disiplin ilmu.
Manajer yang memimpin proyek mengoordinasikan kegiatan dengan departemen lain dan
melapor langsung ke manajemen puncak. Manajer proyek menerima visibilitas tinggi di
perusahaan dan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa:
1. Semua kegiatan yang diperlukan selesai dalam urutan yang tepat dan tepat waktu
2. Project masuk dalam anggaran
3. Project memenuhi sasaran kualitasnya
4. Orang-orang yang ditugaskan pada proyek menerima motivasi, arahan, dan informasi
yang dibutuhkan
Menggunakan Project Management Institute's (www.pmi.org) kode etik adalah salah satu
sarana untuk mencoba menetapkan standar. Kode-kode ini perlu disertai dengan
kepemimpinan yang baik dan budaya organisasi yang kuat, dengan standar dan nilai-nilai
etika.
Project Scheduling
Penjadwalan proyek melibatkan pengurutan dan alokasi waktu untuk semua aktivitas proyek.
Pada tahap ini, manajer memutuskan berapa lama setiap aktivitas akan berlangsung dan
menghitung sumber daya yang dibutuhkan pada setiap tahap produksi. Manajer juga dapat
memetakan jadwal terpisah untuk kebutuhan personel berdasarkan jenis keterampilan
(manajemen, teknik, atau menuangkan beton, misalnya) dan kebutuhan material.
Project manager harus menjadi pelatih dan komunikator yang baik, dan mampu mengatur
kegiatan dari berbagai disiplin ilmu.
Project Controlling
Mengontrol project, seperti kontrol sistem manajemen apa pun, melibatkan pemantauan ketat
terhadap sumber daya, biaya, kualitas, dan anggaran. Kontrol juga berarti menggunakan
umpan balik untuk merevisi rencana proyek dan memiliki kemampuan untuk mengalihkan
sumber daya ke tempat yang paling membutuhkannya. Laporan dan grafik PERT/CPM
terkomputerisasi saat ini tersedia secara luas dari sejumlah perusahaan perangkat lunak yang
bersaing. Beberapa program yang lebih populer adalah Oracle Primavera (oleh Oracle),
MindView (oleh Match Ware), HP Project (oleh Hewlett-Packard), Fast Track (oleh AEC
Software), dan Microsoft Project (oleh Microsoft Corp.)
Seperti disebutkan sebelumnya, jalur kritis adalah terpanjang jalur waktu melalui jaringan.
Untuk menemukan jalur kritis, kami menghitung dua waktu mulai dan waktu berakhir yang
berbeda untuk setiap aktivitas. Ini didefinisikan sebagai berikut: Mulai paling awal
(ES)=waktu paling awal di mana suatu kegiatan dapat dimulai, dengan asumsi semua
pendahulu telah selesai Finish paling awal (EF)=waktu paling awal di mana suatu kegiatan
dapat diselesaikan Awal terakhir (LS)=waktu terakhir di mana suatu kegiatan dapat dimulai
agar tidak tertunda waktu penyelesaian seluruh proyek Finish terakhir (LF)=waktu paling
akhir suatu kegiatan harus diselesaikan agar tidak menunda waktu penyelesaian seluruh
proyek Kami menggunakan proses dua lintasan, yang terdiri dari lintasan maju dan lintasan
mundur, untuk menentukan jadwal waktu ini untuk setiap aktivitas. Waktu mulai dan selesai
lebih awal (ES dan EF) ditentukan selamaumpan maju. Waktu mulai dan selesai terlambat
(LS dan LF) ditentukan selama lintasan mundur.
Forward Pass
Untuk menunjukkan dengan jelas jadwal kegiatan pada jaringan proyek, kami
menggunakan notasi yang ditunjukkan pada Gambar 3.9. ES dari suatu aktivitas ditampilkan
di sudut kiri atas node yang menunjukkan aktivitas itu. EF ditunjukkan di sudut kanan atas.
Waktu terakhir, LS dan LF, masing-masing ditampilkan di sudut kiri bawah dan kanan
bawah.
Meskipun forward pass memungkinkan kita untuk menentukan waktu penyelesaian proyek
paling awal, namun tidak mengidentifikasi jalur kritis. Untuk mengidentifikasi jalur ini,
sekarang kita perlu melakukan backward pass untuk menentukan nilai LS dan LF untuk
semua aktivitas.
Backward Pass
Sama seperti forward pass yang dimulai dengan aktivitas pertama dalam
proyek,umpan balikdimulai dengan aktivitas terakhir dalam proyek. Untuk setiap aktivitas,
pertama-tama kita tentukan nilai LF-nya, diikuti dengan nilai LS-nya. Dua aturan berikut
digunakan dalam proses ini.
Untuk menentukan waktu aktivitas yang diperkirakan (t), distribusi beta memberikan
pembobotan ketiga waktu tersebut: t= (a+4m+b)/6.
Untuk menghitung dispersi atau varians dari waktu penyelesaian aktivitas , kita menggunakan
rumus:
2. Menggunakan waktu aktivitas saat ini, temukan jalur kritis dalam jaringan proyek.
Mengidentifikasi kegiatan kritis.
3. Jika hanya ada satu jalur kritis, maka pilih aktivitas pada jalur kritis ini yang (a) masih
dapat mengalami crash dan (b) memiliki biaya crash terkecil per periode. Hancurkan aktivitas
ini satu periode. Jika terdapat lebih dari satu jalur kritis, maka pilih satu aktivitas dari setiap
jalur kritis sehingga (a) setiap aktivitas yang dipilih masih dapat di-crash dan (b) total biaya
crash per periode semua aktivitas yang dipilih adalah yang terkecil. Hancurkan setiap
aktivitas dengan satu periode. Perhatikan bahwa aktivitas yang sama mungkin umum untuk
lebih dari satu jalur kritis.
4. Perbaharui semua aktivitas jika batas waktu yang diinginkan telah tercapai. Jika tidak
kembali ke langkah 2.
Keuntungan PERT & CPM:
1.Sangat berguna saat menjadwalkan dan mengendalikan proyek besar.
2.Konsep yang lugas dan tidak kompleks secara matematis.
3.Jaringan grafis membantu menyoroti hubungan di antara aktivitas proyek.
4.Analisis jalur kritis dan Slack time membantu menentukan aktivitas yang perlu diawasi
secara ketat..
5.Dokumentasi dan grafik proyek menunjukkan siapa yang bertanggung jawab atas berbagai
kegiatan.
6.Berlaku untuk berbagai macam proyek.
7.Berguna dalam memantau tidak hanya jadwal tetapi juga biaya.
Jurnal 1
Improvement of Planning and Time Control in The Project Management of a Metalworking
Industry; Procedia Computer Science 196 (2022) 288–295, ScienceDirect; José Silvaa, et al.
2021.
Pendahuluan
- Pendekatan project management telah lama menjadi model untuk mengelola bisnis di
berbagai sektor yang ada dan kepentingannya telah berkembang.
- Dalam industri pengerjaan logam yang memiliki karakteristik setiap aktivitas adalah
unik (e.g. durasi aktivitas). Metalworking menerapkan job shop.
- Penelitian berfokus pada tema peningkatan perencanaan dan pengendalian waktu
dalam manajemen proyek di industri pengerjaan logam dengan tujuan mengurangi
penyimpangan.
- Tujuan dari penelitian ini adalah untuk meningkatkan perencanaan dan pengendalian
waktu dalam manajemen proyek industri pengerjaan logam untuk mengurangi
keterlambatan pengiriman.
Rumusan Masalah
- Studi dilakukan selama periode 1 tahun (mengukur keterlambatan pengiriman proyek)
- Tercatat terdapat rata-rata keterlambatan pengiriman proyek lebih dari lima hari
(target perusahaan <5 hari)
Akar Permasalahan
Peningkatan yang diajukan
Untuk usulan perbaikan kedua. Dua tim profesional multidisiplin dibentuk untuk mengontrol
proyek, dengan elemen dari berbagai pusat kerja, seperti gambar teknik, pemotongan,
pembuatan komponen, perakitan, penyelesaian akhir dan kualitas. Selama pertemuan
mingguan, dua pertanyaan diajukan kepada tim kerja “Apa yang dapat kita ubah dalam cara
kita bekerja untuk meningkatkan praktik dan proses?” dan "Apa masalah terbesar kita dalam
menyelesaikan pekerjaan?". Kedua pertanyaan ini harus dijawab secara terbuka dan
langsung. Tujuannya adalah untuk menghilangkan segala sesuatu yang "menghambat" praktik
proses yang baik dan untuk memfasilitasi kerja tim. Itu dianggap dalam studi kasus kami tiga
metodologi untuk durasi proyek, analogi, PERT (3 poin) dan Monte Carlo. Tabel 4 dan 5
menyajikan 3 nilai untuk proyek 1 dan 2, masing-masing. Probabilitas bahwa proyek akan
selesai dalam durasi kegiatan kritis (durasi proyek) adalah 50%.
Seperti yang ditunjukkan pada Tabel 4, kemungkinan proyek 1 berakhir dengan durasi
maksimum 5 hari adalah 99,0% dengan metodologi PERT dan 92,7% dengan Monte Carlo.
Untuk proyek 2, Tabel 5 memberikan 99,6% dan 94,1%. Dengan nilai probabilitas yang
tinggi ini, dapat disayangkan bahwa metode yang digunakan (PERT dan Monte Carlo)
memberikan kepercayaan diri untuk menyelesaikan proyek dalam penundaan yang
diharapkan (5 hari).
Analisis Hasil
Setelah kesimpulan dari proyek 1 dan 2, data yang diperlukan diperoleh untuk menganalisis
perbedaan antara durasi kegiatan di pusat-pusat kerja dalam kaitannya dengan waktu yang
direncanakan. Dua penyimpangan dihitung untuk proyek stan dan disajikan dalam Tabel 6
dan Tabel 7 dalam persentase. Penyimpangan yang dihitung pada kolom Historis diperoleh
melalui selisih antara durasi sebenarnya dan durasi yang direncanakan dengan menggunakan
metode analogi; dan deviasi yang dihitung pada kolom Real diperoleh melalui selisih antara
durasi sebenarnya dan durasi yang direncanakan dengan menggunakan PERT (3 poin).
Berdasarkan rata-rata yang diperoleh pada proyek 1 (72% dan 22%) dan pada proyek 2 (63%
dan 25%), dapat disimpulkan bahwa terdapat peningkatan (selisih antara historis dan
tercapai) sebesar 50% dan 38% di proyek 1 dan 2 masing-masing. Dapat menyedihkan juga
bahwa proyek stan diselesaikan dalam margin yang direncanakan tidak melebihi lima hari
margin.
Kesimpulan
● Disimpulkan bahwa penyebab utama keterlambatan pengiriman dan diputuskan untuk
memusatkan upaya perbaikan: 1) - Perkiraan waktu kegiatan yang buruk; dan 2)
kontrol yang buruk terhadap tanggal dan waktu kegiatan.
● Mitigasi masalah 1 – diterapkan PERT dan simulasi Monte Carlo untuk
merencanakan durasi waktu kegiatan proyek
● Mitigasi masalah 2 – pada dasarnya dilaksanakan pertemuan mingguan untuk
melakukan pengendalian proyek
● Terdapat keuntungan 50% dan 38% dalam rata-rata penyimpangan waktu untuk dua
proyek studi
Jurnal 2
1. Keterangan Jurnal
PROJECT MANAGEMENT USING CRITICAL PATH METHOD (CPM): A
PRAGMATIC STUDY
Global Journal Of Pure and Applied Science
AM Aliyu
2013
2. Pendahuluan
Teknik tradisional pengambilan keputusan telah menghambat efisiensi teknis sebagian
besar profesional dan pelaksana proyek publik di banyak negara berkembang seperti Nigeria.
Penggunaan bagan Gantt dalam perencanaan proyek terus meningkat sebagai sumber pilihan
terakhir terlepas dari keterbatasannya yang parah untuk manajemen dan pengiriman proyek
yang tidak efektif. CPM telah mendapatkan pujian dan penerimaan luas di negara-negara
maju. Teknik ini belum mendapatkan penerimaan yang berarti untuk implementasi
proyek-proyek publik di Nigeria. Para profesional dan pelaksana proyek-proyek publik di
Nigeria tetap setia pada bagan Gantt. Untuk mengatasi masalah perencanaan proyek ini, CPM
diterapkan pada “pembangunan gedung kompleks di Universitas Teknologi Federal, Yola.
3. Permasalahan
Banyaknya proyek di Nigeria yang tidak sesuai jadwal dan budget awal diantaranya:
1.Proyek jembatan ketiga di mainland yang dimulai pada tahun 1972 - 1976 akan
tetapi pada kenyataannya tahun 1991 baru selesai dan juga pembengkakan biaya
dibandingkan rencana awal.
2.Proyek Balon Gugba Aerostat pada tahun 1975 - 1980. Dan terbengkalai pada tahun
1978.
3.Proyek jalur metro di Lagos 1980 - 1986. Itu ditinggalkan setelah lebih dari
sepertiga pekerjaan selesai dan sekitar 350 juta Naira dihabiskan untuk
pelaksanaannya dari total budget 698 juta Naira. Sampai penelitian ini berlangsung
proyek tersebut juga belum selesai.
4.Dan masih banyak lagi antara lain: Proyek Bendungan Gubi, Proyek Elektrifikasi
Mista Ali, Proyek Baja Ajaokuta, Pengerukan Sungai Niger. Beberapa proyek ini
ditinggalkan dan kemudian diselesaikan dengan biaya mengejutkan diatas perkiraan
semula.
5. Proyek SMIT yang sedang dipelajari dijadwalkan akan dimulai pada minggu kedua
Agustus 2002 dan selesai pada minggu kedua Juni 2003. Jumlah kontrak awal adalah
124 juta Naira Nigeria. Proyek itu ditinggalkan. Itu kemudian dicabut. Akhirnya, itu
ditinjau menjadi 175 juta Naira dan terakhir menjadi 180 juta Naira, oleh
administrator berturut-turut. Gantt chart adalah satu-satunya alat penjadwalan
pekerjaan yang tersedia untuk manajer proyek. Sampai dengan penelitian ini proyek
tersebut belum selesai.
5. Hasil
1.Hasil umum menunjukkan bahwa proyek itu tertunda. Proyek ini dilaksanakan
dengan biaya yang mengejutkan. Tidak ada rencana CPM yang digunakan. Sampai
saat penelitian ini dilakukan proyek belum juga selesai.
2.Pekerjaan penelitian ini menerapkan Metode CPM pada proyek tersebut. Hasil
berikut ditemukan. Jika semua kegiatan dilakukan pada waktu normal, maka gedung
SMIT akan selesai dalam 41 minggu. Biaya proyek ini adalah seratus dua puluh
empat juta Naira. Di sisi lain, jika setiap aktivitas dilakukan pada saat crash, maka
pembangunan kompleks akan selesai dalam 32 minggu. Biaya proyek ini adalah 180
juta Naira . Ada penghematan besar dalam waktu dan biaya proyek selama 9 minggu
yaitu 22 persen dari waktu dan 40.680.000 Naira, yang merupakan 25,36 persen dari
biaya.
6. Kesimpulan
1.Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mempromosikan teknik manajemen proyek
yang efektif dan efisien.
2.Studi ini menyimpulkan bahwa analisis jaringan, khususnya metode jalur kritis
(CPM) harus dianut dalam perencanaan dan pelaksanaan proyek pembangunan publik
di Nigeria, untuk mengatasi masalah kegagalan dan pengabaian proyek publik.