MANAJEMEN WAKTU / JADWAL

PROYEK

Pentingnya Jadwal Proyek

Para manajer sering mengatakan bahwa
melaksanakan proyek tepat waktu merupakan
tantangan terbesar mereka.
Lima puluh persen proyek TI ditantang pada
tahun 2003 dalam studi CHAOS, dan batas waktu
penyesaiannya meningkat menjadi 82% dari
persentase rendahnya (63%) tahun 2000.*
Masalah penjadwalan adalah penyebab utama
konflik pada proyek-proyek, khususnya selama
paruh kedua (termin kedua) proyek.
Waktu memiliki tingkat fleksibilitas yang kecil,
dan waktu tetap berlalu terlepas dari apa yang
terjadi atau dilakukan pada sebuah proyek.

Gaya Kerja Individu dan Perbedaan

Budaya Menyebabkan Konflik waktu
Sebuah dimensi Myers-Briggs Indicator
Type berfokus pada sikap orang-orang
terhadap struktur dan batas waktu.
Sebagian orang memilih untuk bekerja
sesuai jadwal dan memenuhi tenggang
waktu, sementara yang lainnya tidak.
Budaya yang berbeda dan bahkan seluruh
negara memiliki sikap yang berbeda
tentang jadwal.

Proses-proses Manajemen Waktu

Proyek
1.
2.

3.

4.

Plan Schedule Management ( Merencanakan jadwal

sebuah Proyek)
Define Avtivities (Mendefinisikan Kegiatan): proses
mengidentifikasi kegiatan khusus yang harus
dilakukan untuk menghasilkan deliverable. Daftar
Aktivitas dan Atribut Aktivitas.
Sequence Activities (Menyusun kegiatan): proses
mengidentifikasi dan mendokumentasikan hubungan
antara kegiatan-kegiatan proyek.
Estimate Activity Resource (Memperkirakan sumber
daya kegiatan): proses memperkirakan jenis dan
jumlah material, orang, perlengkapan atau kebutuhan
untuk masing-masing kegiatan. Persyaratan sumber
daya.

5. Estimate Activity Duration (Memperkirakan

lamanya kegiatan): Proses memperkirakan jumlah
periode kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan
kegiatan individu dengan sumber daya yang
diperkirakan. Perkiraan waktu.
6. Develope Schedule (Menyusun Jadwal): proses
menganalisa bagian-bagian kegiatan, durasi/waktu,
kebutuhan sumber daya dan batasan jadwal untuk
membuat jadwal proyek. Jadwal Proyek dan
Baseline jadwal.
7. Control Schedule (Mengontrol jadwal): proses
memantau status proyek untuk melihat
perkembangan proyek dan mengatur perubahan
terhadap baseline jadwal. Pengukuran kinerja.

Mendefinisikan Kegiatan
Sebuah aktivitas atau tugas adalah item pekerjaan
yang biasanya ditemukan dalam WBS yang
memiliki durasi, biaya dan persyaratan sumber
daya yang diharapkan.
Jadwal proyek dibuat berdasarkan dokumen dasar
yang mengawali pelaksanaan proyek.
Proyek charter mencakup informasi anggaran
dari mulai pelaksanaan hingga tanggal
berakhirnya sebuah proyek.
Pernyataan lingkup/cakupan dan WBS membantu
mendefinisikan apa yang akan dilakukan.
Definisi aktivitas meliputi pengembangan WBS
yang lebih rinci dan mendukung penjelasan untuk
memahami semua pekerjaan yang akan dilakukan,
sehingga dapat dikembangkan perkiraan realistis

Daftar Kegiatan dan Atribut

Sebuah daftar kegiatan adalah tabulasi dari kegiatan
yang dibutuhkan pada jadwal proyek. Daftar
tersebut harus mencakup:
Nama kegiatan.
Identitas kegiatan atau nomber.
Deskripsi singkat kegiatan.
Atribut aktivitas memberikan informasi lebih lanjut
tentang setiap kegiatan, seperti pendahulu, penerus,
hubungan logis, percepatan dan penundaan,
kebutuhan sumber daya, kendala, asumsi dan
tanggal yang terkait dengan kegiatan tersebut.

Milestones
Milestones adalah peristiwa penting yang
biasanya tidak memiliki durasi.
Sering dibutuhkan beberapa kegiatan dan
banyak
pekerjaan
untuk
menyelesaikan
Milestones.
Milestones adalah alat yang berguna untuk
menetapkan tujuan dan jadwal pemantauan
kemajuan.
Contohnya mencakup penyelesaian dan tandatangan pelanggan dalam dokumen utama dan
penyelesaian produk tertentu.

Rangkaian Kegiatan
Meliputi
peninjauan
kegiatan
dan
penentuan dependensi/ketergantungan.
Sebuah ketergantungan atau hubungan
berkaitan
dengan
pemilahan
urutan
kegiatan-kegiatan atau tugas-tugas proyek.
Anda harus menentukan dependensi untuk
menggunakan critical path analysis (analisis
jalur kritis).

Network Diagrams
(Diagram-diagram Jaringan)
Diagram jaringan adalah teknik yang lebih
disukai untuk menampilkan urutan aktivitas.
Sebuah diagram jaringan merupakan sebuah
visualisasi skematis hubungan logis antara
urutan kegiatan-kegiatan proyek.
Dua format utama adalah metode arrow
(panah) dan metode precedence diagram
(diagram yang diutamakan).

Contoh Diagram Jaringan Activity-onArrow (AOA) untuk Proyek X

Note : diasumsikan semua durasi dalam hitungan hari;

A = 1, berarti kegiatan A memiliki durasi 1 hari.

Arrow Diagramming Method (ADM)

Metode Pendiagraman Panah

Juga disebut diagram jaringan activity-onarrow (AOA).

Kegiatan-kegiatan direpresentasikan oleh
panah.
Simpul atau lingkaran adalah titik awal dan
akhir kegiatan.
Hanya dapat menampilkan finish-to-start
dependency (dependensi selesai sampai
mulai).

Proses untuk Membuat Diagram AOA

Cari semua kegiatan yang dimulai pada Simpul 1.
Gambarlah simpul selesai mereka dan tarik panah antara
simpul 1 dan simpul-simpul akhir lainnya. Tempatkan
huruf atau nama dan durasi aktivitas yang terkait dengan
panah.
2. Teruskan menggambar diagram jaringan, mulai dari kiri
ke kanan. Perhatikan percabangan (pemisahan) dan
penggabungan. Percabangan terjadi ketika sebuah
simpul tunggal diikuti oleh dua atau lebih kegiatan.
Penggabungan terjadi ketika dua simpul atau lebih
mendahului simpul tunggal.
3. Lanjutkan menggambar diagram jaringan proyek sampai
semua kegiatan yang memiliki dependensi dimasukkan
dalam diagram.
4. Sebagai aturan praktis, semua anak panah harus
menghadap ke kanan, dan tidak ada panah yang
menyeberangi diagram jaringan AOA.
1.

Precedence Diagramming Method (PDM)

Metode Pendiagraman Presedensi
(yang Diutamakan)

1.
2.
3.

4.

Kegiatan-kegiatan diwakili oleh kotak-kotak.

Panah-panah menunjukkan hubungan antara
kegiatan
Lebih populer daripada metode ADM dan
digunakan oleh software (perangkat lunak)
manajemen proyek.
Lebih baik dalam menunjukkan berbagai
jenis dependensi

Jenis Tugas Dependency

Tugas Dependensi
Sifat dependensi antara tugas terkait. Anda menghubungkan
tugas dengan mendefinisikan sebuah ketergantungan antara
tanggal selesai dan mulai mereka.
Contoh, Conact caterers tugas harus selesai sebelum tugas
Determine Menus
dimulai. Ada 4 jenis tugas dependensi
dalam proyek microsoft:
Tugas dependensi

Contoh

Keterangan

Selesai-mulai (SM)

Tugas B tidak bisa

mulai sampai tugas A
selesai

Mulai-mulai (MM)

Tugas B tidak bisa

mulai sampai tugas A
mulai

Selesai-selesai (SS)

Tugas B tidak bisa

selsai sampai tugas A
selesai

Mulai-Selesai (MS)

Tugas B tidak dapat

selesai sampai tugas A
dimulai

Contoh Diagram Jaringan PDM

A

Mulai: 6/1/05

ID: 1

Mulai: 6/2/05

ID: 4

Selesai:6/1/05
day

lama: 1

Selesai:6/7/05
day

lama: 6

Tanggapan:

Tanggapan:

Mulai: 6/1/05

ID:2

Mulai: 6/3/05

ID:5

Selesai:6/2/05
day

lama: 2

Selesai:6/9/05

lama: day

Mulai: 6/10/05

ID: 8

Selesai:6/17/05
day

lama: 6

Tanggapan:
J

Tanggapan:

Tanggapan:

F
Mulai: 6/3/05

ID:6

Selesai:6/9/05
day

lama: 4

Mulai: 6/20/05

ID: 10

Selesai:6/22/05
day

lama: 3

Tanggapan:

Tanggapan:
C
Mulai: 6/1/05

ID:3

Mulai: 6/6/05

Selesai:6/3/05
day

lama: 3

Selesai:6/13/05
day

Tanggapan:

Tanggapan:

ID:7
lama: 6

Mulai: 6/14/05

ID:9

Selesai:6/15/05
2day

lama:

Tanggapan:

Estimasi Sumber Daya Aktivitas

Sebelum memperkirakan durasi kegiatan,
anda harus memiliki ide yang baik tentang
jumlah dan jenis sumber daya yang akan
dialokasikan untuk setiap kegiatan.
Pertimbangkan hal-hal penting dalam
memperkirakan sumber daya:
Seberapa sulit untuk menyelesaikan
kegiatan-kegiatan khusus untuk proyek
ini?
Apa sejarah organisasi dalam melakukan
kegiatan serupa?
Apakah sumber daya yang diperlukan

Matriks Alokasi Sumber Daya

Id tugas

Usaha

Min/Wakt
u

Perkiraan Jangka Waktu Kegiatan

Duration (Durasi) meliputi jumlah waktu
sebenarnya yang diperlukan dalam suatu
kegiatan ditambah waktu yang telah berlalu.
Effort (Upaya) merupakan jumlah hari kerja
atau jam kerja yang diperlukan untuk
menyelesaikan suatu tugas.
Upaya biasanya tidak sama dengan durasi.
Orang-orang yang melakukan pekerjaan
harus membantu menciptakan estimasi, dan
seorang ahli harus melakukan peninjauan.

Three-Point Estimates
Perkiraan-perkiraan Tiga Poin

Daripada memberikan perkiraan kegiatan

sebagai angka diskrit, seperti empat minggu,
seringkali berguna untuk membuat perkiraan
tiga poin.
Sebuah
perkiraan
yang
mencakup
perkiraan optimis dan pesimis, contohnya
sekitar tiga minggu untuk optimis, empat
minggu untuk idealnya dan lima minggu
untuk estimasi pesimis.
Perkiraan tiga poin diperlukan untuk
perkiraan PERT dan simulasi Monte Carlo.
Silakan lihat rumus PERT untuk formula
perkiraan tiga-poin.

Membuat Jadwal
Menggunakan hasil dari proses manajemen
waktu lain untuk menentukan tanggal awal
dan akhir proyek.
Tujuan utamanya adalah untuk membuat
jadwal
proyek
yang
realistis
yang
menyediakan
dasar
untuk
memantau
kemajuan proyek untuk dimensi waktu
proyek.
Alat-alat dan teknik penting meliputi grafik
Gantt, analisis jalur kritis, penjadwalan rantai
kritis, dan analisis PERT.

Gantt Charts
Gantt chart menyediakan format standar untuk
menampilkan informasi tentang jadwal proyek
dengan memberi daftar kegiatan-kegiatan
proyek dan hubungannya dengan tanggal
mulai dan berakhir dalam format kalender.
Simbol terdiri atas:
Black diamonds (Mutiara hitam): milestones
Garis tebal hitam: ringkasan tugas-tugas
Garis horisontal tipis: jangka waktu tugas
Panah: Kebergantungan antara tugas-tugas

Chart Gantt untuk Proyek X

Catatan: Dalam Proyek 2003, batang-batang yang agak

hitam berwarna merah untuk menunjukkan

Chart Gantt untuk Proyek

Peluncuran Software
Hirarki WBS
ditunjukkan
berdasarkan Indentasi

task bar individu

Kesimpulan
tugas

Tanda panah
yang

Menambahkan Milestones untuk Gantt

Chart
Banyak orang ingin fokus pada pencapaian
Milestones, terutama untuk proyek-proyek
besar.
Milestones menekankan peristiwa penting
atau prestasi dalam proyek-proyek.
Anda biasanya membuat milestones dengan
memasukkan tugas-tugas
yang berdurasi
nol, atau anda juga dapat menandai setiap
tugas sebagai milestones.

Kriteria SMART

Milestones seharusnya:
Specific
(Spesifik)
Measurable (Dapat diukur)
Assignable (Dapat ditugaskan untuk
dikerjakan)
Realistic
(Reslistis)
Time-framed (Memiliki batasan waktu)

Contoh Pelacakan Gant Chart

Merencanakan tanggal

Tanggal sebenarnya

Menyelipkan milestone

Critical Path Method (CPM)

CPM adalah teknik membuat diagram
jaringan yang digunakan untuk memprediksi
total durasi waktu proyek.
Jalur kritis adalah jalan terpanjang dalam
diagram jaringan dan memiliki paling sedikit
jumlah slack atau float.
Slack atau float (penundaan) adalah jumlah
waktu kegiatan yang dapat ditunda tanpa
menunda aktivitas berikutnya atau tanggal
proyek selesai.

Calculating the Critical Path

Menghitung Jalur Kritis

Membuat diagram jaringan yang baik.

Tambahkan perkiraan durasi waktu untuk
semua kegiatan di setiap jalur melalui
diagram jaringan.
Jalan terpanjang adalah jalur kritis.
Jika satu kegiatan atau lebih pada jalur kritis
memakan waktu lebih lama dari yang
direncanakan, jadwal keseluruhan proyek
akan meleset atau tidak sesuai rencana,
kecuali manajer proyek mengambil tindakan
korektif.

Menentukan Jalur Kritis untuk Proyek X

Catatan : diasumsikan semua durasi waktu dalam hitungan hari

Karena jalur kritis adalah jalan terpanjang melalui diagram jaringan, Jalur 2 B-E-H-J
adalah jalur kritis proyek X.

Lebih Lanjut tentang Jalur Kritis

Sebuah tim proyek di komputer Apple
memberikan icon/tanda boneka Gorila di
bagian atas orang-orang yang saat ini
mengelola tugas penting.
Jalur kritis tidak selalu berisi semua kegiatan
kritis, namun hanya mewakili waktu.
Ilustrasinya adalah rumput yang tumbuh
pada jalur kritis untuk Disney Animal
Kingdom.
Mungkin ada lebih dari satu jalur kritis jika
panjang dari dua jalur atau lebih memiliki
kesamaan.
Jalur kritis dapat berubah seiring berjalannya
proyek.

Menggunakan Analisis Jalur Kritis untuk

Membuat Jadwal Trade-off
Free slack / Free float (Penundaan bebas)
merupakan jumlah waktu dimana sebuah kegiatan
dapat ditunda tanpa menunda jadwal awal aktivitas
yang akan segera dilakukan pada tahap berikutnya.
Total slack / total float (Penundaan keseluruhan)
adalah jumlah waktu dimana sebuah kegiatan
dapat ditunda dari awal tanpa menunda tanggal
penyelesaian proyek yang direncanakan.
Lintasan
maju
sepanjang
diagram
jaringan
menentukan awal mulai dan tanggal selesai.
Lintasan balik menentukan keterlambatan tanggal
mulai dan selesai.

Menghitung tanggal-tanggal mulai yg lebih

awal dan terlambat serta tanggal selesai

Free and Total Float or Slack

Penundaan Bebas dan Keseluruhan
untuk Proyek X

FS=EF-T- TS=LF-T- t=LFNo ES EF LS LF

ES
ES
LS

SLACK=
LS-ES

A
B

1
1

1
2

3
1

3
2

0
0

2
0

0
1

2
0

-2

D
E

2
3

7
9

6
3

9
9

2
0

4
0

3
6

4
0

8 14 17

11

11

G 6 13 8 15
H 10 17 10 17

0
0

2
0

7
7

2
0

I
J

0
0

2
0

1
2

2
0

14 15 16 17
20 22 20 22

bs diundur
hingga 2 hari
KRITIS
bs diundur
hingga 2 hari
bs diundur
hingga 4 hari
KRITIS
bs diundur
hingga 11 hari
bs diundur
hingga 2 hari
KRITIS
bs diundur
hingga 2 hari
KRITIS

Menggunakan Jalur Kritis untuk

Mempersingkat Jadwal Proyek
Tiga teknik utama untuk mempersingkat jadwal
proyek:
Memperpendek durasi kegiatan kritis atau
tugas-tugas dengan menambahkan lebih banyak
sumber daya atau mengubah lingkupnya.
Memadukan kegiatan untuk memperoleh jumlah
terbesar dari kompresi (penyingkatan) jadwal
untuk biaya tambahan yang minim.
Melacak
aktivitas dengan cepat dengan
melaksana-kannya
secara
paralel
atau
bergantian.

Tambahan: Aturan-aturan Kalkulasi Jalur Kristis

Untuk
sebuah
Kegiata
n

Kegiatan untuk Jaringan

Critical
Path
B
Calculatio
n
2

3
2

0
5

A
0
2
0

2
0
2

WBS Id.
WHERE:

D
6

10

10

10

7
3

10
5

10
2

12
5

LFD

Duration

Float

ESD

EFD

14

10
4
10

LSD

0
14

H
12
2

14

14
5

19
0

14

19

I
17
2
7

19
10
9

19

19

19

19

T E= 19
39

WHERE:
D
B

10

10

14

3
2

0
5

4
10

0
14

A
0
2
0

WBS Id.

2
0
2

E
5

10

10

C
7
3

10
5

10
2

12
5

14

LFD

Duration

Float

ESD

EFD

H
12
2

LSD

14
5

19
0

14

19

K
19

19

19

19

I
17

19

2
7

10
9

T E = 19
40

Pentingnya Memperbarui Data Jalur

Kritis
Memperbarui
informasi
jadwal
proyek
sangat penting untuk mencapai tujuan
waktu pelaksanaan proyek.
Jalur kritis dapat berubah saat Anda
memasuki tanggal mulai dan tanggal
berakhir yang sebenarnya.
Jika Anda tahu tanggal penyelesaian proyek
akan meleset dari jadwal, maka sebaiknya
anda bernegosiasi dengan sponsor proyek.

Critical Chain Scheduling

(Penjadwalan Rantai Kritis)
Penjadwalan rantai kritis adalah metode
penjadwalan yang memperhatikan sumber
daya yang terbatas saat membuat jadwal
proyek dan mencakup buffer/cadangan untuk
tetap konsisten dengan tanggal penyelesaian
proyek.
Menggunakan Theory
of
Constraints
(TOC), sebuah filosofi manajemen yang
dikembangkan oleh Eliyahu M. Goldratt dan
diperkenalkan dalam bukunya The Goal.
Upaya untuk meminimalkan multitasking,
yang terjadi ketika sumber daya bekerja pada

Buffer/Cadangan Waktu dan Rantai

Kritis
Buffer = waktu tambahan untuk menyelesaikan tugas.
Hukum Murphy mengatakan bahwa jika sesuatu bisa
salah, maka hal itu akan salah.
Hukum Parkinson menyatakan bahwa pekerjaan
berkembang untuk mengisi waktu yang tersedia.
Dalam
perkiraan
tradisional,
orang
sering
menambahkan buffer untuk setiap tugas dan
menggunakan waktu tambahan, baik jika diperlukan
atau tidak.
Penjadwalan rantai Kritis menghapus buffer dari tugas
individu dan sebaliknya menciptakan:
Buffer proyek atau waktu tambahan ditambahkan
sebelum deadline proyek.
Feeding buffer atau waktu tambahan ditambahkan
sebelum tugas-tugas pada jalur kritis.

Contoh Penjadwalan Rantai Kritis

Rantai
kritis

Rantai
kritis

Rantai
kritis
X = Task done by limited
resource
FB = Feeding buffer

Tanggal
Penyelesai
an

Program Evaluation and Review

Technique (PERT)
Evaluasi Program dan Teknik Ulasan
PERT adalah teknik analisis jaringan yang
digunakan untuk memperkirakan durasi
proyek ketika ada ketidakpastian tingkat
tinggi tentang perkiraan durasi setiap
kegiatan individu.
PERT
menggunakan
estimasi
waktu
probabilistik.
Perkiraan-perkiraan
durasi
berdasarkan
perkiraan optimis, perkiraan yang paling
mungkin, dan juga perkiraan pesismis , atau
yang disebut perkiraan tiga poin.

Rumus dan Contoh PERT

Contoh :
=
=12 days
Dimana,
optimistic time= 8 hari
most likely time = 10 hari
pessimistic time = 24 hari
Oleh karena itu, Anda akan menggunakan 12 hari pada
diagram jaringan, bukan 10 ketika menggunakan PERT untuk
contoh di atas.

Pengontrolan Jadwal

Melakukan pemeriksaan realita terhadap

jadwal.
memungkinkan adanya hal-hal yang tidak
menentu atau mendesak.
Jangan berencana untuk semua orang bekerja
pada kapasitas 100% sepanjang waktu.
Mengadakan progress meetings (pertemuan
untuk membahas kemajuan proyek) dengan
para stakeholders dan harus jelas dan jujur
dalam
menyampaikan
hal-hal
yang
berhubungan dengan jadwal.

Pengontrolan Jadwal
Tujuannya adalah untuk mengetahui status jadwal,
pengaruh faktor-faktor yang menyebabkan perubahan
dalam jadwal, menentukan bahwa jadwal telah berubah,
dan mengelola perubahan ketika hal itu terjadi.
Alat dan teknik meliputi:
Ulasan kinerja
analisis varians
perangkat lunak manajemen proyek
Mengatur sumber daya
What
if
analysis
(Analisa
dgn
pertanyaan
pengandaian)
Mengatur penundaan jadwal
Perbandingan jadwal

Pengecekan Realita pada Penjadwalan

Review jadwal proyek atau perkiraan tanggal

penyelesaian dalam Project Chart (Piagam
Proyek).
Menyiapkan jadwal yang lebih rinci dengan
tim proyek.
Memastikan jadwal bersifat realistis dan
dapat diikuti.
Mengingatkan atau memberitahu pimpinan
manajemen sedini mungkin jika ada masalah
penjadwalan.

Bekerja dengan Hal-hal yang

Menyangkut Banyak Orang
Kepemimpinan yang kuat membantu proyekproyek sukses lebih dari sekadar apa yang
tertuang dalam sebuah diagram PERT yang
baik.
Manajer proyek harus menggunakan:
Pemberdayaan
Insentif
Disiplin
Negosiasi

Menggunakan Software (Perangkat Lunak) untuk Membantu dalam Manajemen

Waktu

Perangkat
lunak
untuk
memfasilitasi
komunikasi membantu orang bertukar informasi
yang berkaitan dengan penjadwalan.
Model
pendukung
keputusan
membantu
menganalisa trade-off (pilihan-pilihan) yang
dapat dibuat/dipilih.
Perangkat lunak manajemen proyek dapat
membantu dalam berbagai bidang manajemen
waktu.

Kata-kata dalam Menggunakan

Perangkat Lunak Manajemen Proyek

Banyak orang menyalahgunakan proyek

perangkat lunak manajemen karena mereka
tidak memahami konsep-konsep penting dan
tidak pernah mengikuti pelatihan.
Anda harus masuk dalam dependensi untuk
menyesuaikan tanggal secara otomatis dan
menentukan critical path (jalur kritis).
Anda harus memasukkan informasi jadwal
sebenarnya untuk membandingkan kemajuan
aktual/sebenarnya dan yang direncanakan.