Project Stakeholders Management

(Manajemen Stakeholders proyek)

Oleh
Ni Luh Putri Srinadi, SE, MM.Kom
Para Stakeholder Proyek
orang-orang yang terlibat dalam dan atau
dipengaruhi oleh kegiatan-kegiatan
proyek.

Siapa saja - Para pelanggan

termasuk
Stakeholder - Para pengguna
????
- Sponsor proyek
- Manajer proyek
- Tim proyek
- Para staf pendukung
- Para supplier/pemasok
- Pihak oposisi (yang menentang) Proyek
2
 Proses-proses manajemen
Stakeholders proyek

1. Mengenali Stakeholders: Proses mengenali semua orang

atau organisasi yang mendapat pengaruh proyek, dan
mendokumentasikan informasi yang relevan berkaitan
dengan minat, keterlibatan, dan pengaruh mereka terhadap
kesuksesan proyek.
2. Merencanakan Komunikasi: Proses menentukan kebutuhan
informasi stakeholder proyek dan menentukan sebuah
pendekatan komunikasi.
3. Mendistribusikan Informasi: Proses menyediakan
informasi yang relevan bagi para stakeholder proyek
sebagaimana direncanakan.
 Proses-proses manajemen komunikasi
proyek (Cont.)

4. Mengelola Ekspektasi Stakeholder: Proses

berkomunikasi dan bekerja dengan para stakeholder
untuk memenuhi kebutuhan mereka dan memahami saat
terjadi masalah.
5. Melaporkan Kinerja: Proses mengumpulkan dan
mendistribusikan informasi kinerja termasuk laporan
status, pengukuran kemajuan, dan perkiraan.
Mengenali stakeholder

• Agar proyek dapat berhasil, maka hal yang perlu

dilakukan adalah mengenali para stakeholder dan
menganalisa tingkat keinginan, ekspektasi, kepentingan
dan pengaruh mereka.
• Banyak proyek menyimpang dari apa yang direncanakan
karena mereka tidak mengerti dengan kebutuhan para
stakeholder dan melaksanakannya dalam kegiatan
proyek.
TabeL contoh analisis Stakeholder untuk
komunikasi proyek
STAKEHOLDER NAMA DOKUMEN BENTUK CONTACT PERSON JATUH TEMPO
DOKUMEN
pengelolaan Laporan status Hard copy Tina Erndt, Tom Awal bulan
pelanggan bulanan Silva
staf bisnis Laporan status Hard copy Julie Grant, Awal bulan
pelanggan bulanan Sofwan
staf teknis Laporan status E-mail Wawan, Nancy Awal bulan
pelanggan bulanan Muchaels
Manajemen internal Laporan status Hard copy Bob Thomson Awal bulan
bulanan
Staf teknik dan Laporan status Intranet Angie Awal bulan
bisnis internal bulanan
pelatihan sub Rencana training Hard copy Jonathan Kraus 11/7/2012
kontraktor
Perangkat lunak sub Rencana E-mail Wiwin 6/7/2012
kontraktor implementasi
perangkat lunak
Mengelola ekspektasi stakeholder

• Para manajer proyek harus memahami dan bekerja

dengan berbagai stakeholders.
• Perlu untuk merancang sebuah cara untuk
mengidentifikasi dan menyelesaikan persoalan.
• Dua alat penting meliputi:
 Expectations management matrix (matriks
manajemen ekspektasi/harapan).
 Issue log (daftar persoalan/masalah)
Melaporkan kinerja

• Pelaporan kinerja akan memberikan informasi pada

para stakeholders bagaimana sumberdaya digunakan
untuk mencapai tujuan-tujuan proyek.
 Status reports mendeskripsikan posisi atau
perkembangan proyek pada suatu waktu tertentu.
 Progress reports mendeskripsikan apa yang telah
dicapai oleh tim proyek selama suatu periode
tertentu.
 Forecasts memprediksi status dan perkembangan
proyek di masa yang akan datang berdasarkan
informasi dan trend sebelumnya.
Contoh analisis Stakeholder
Ahmed Susan Erik Mark David

Organisasi Manajemen Tim proyek Tim proyek Vendor Manjer proyek

senior internal perangkat keras untuk proyek
internal lain

Peraturan Sponsor proyek Ahli sequen Urutan Suplier dar Pesaing untuk
proyek dan 1 dari DNA programmer beberapa sumber daya
pendiri hardware perusahaan
perusahaan

Fakta khusus

Tingkat bunga Sangat tinggi Sangat tinggi Tinggi Sangat tinggi Rendah menuju
sedang

Tingkat Sangat tinggi; Subyek ahli; Tinggi: sulit Rendah: cocok Rendah ke
pengaruh dapat disebut kritis ke sukses untuk dengan vendor sedang
shots menggantikan lain

Saran hubungan Simpan Memastikan dia Jaga Berikan dia Dia mengetahui
manajemen informasi, meninjau ulang kenyamananya cukup menekan proyeknya
biarkan dia spesifikasi dan agar dia tetap waktu untuk mengambil
memimpin memimpin test; tinggal; mengirim kembali kursi ke
pembicaraan, dapat menekankan perangkat keras satu, tapi saya
lakukan apa melakukan pilihan stok; dapat belajar
yang dia beberapa seperti dari dia.
katakan kegiatan dari makanan
rumah. meksiko.