Rangkuman Bab 2 Manajemen

Proyek
DEPARTEMEN TEKNIK KONVERSI ENERGI

Nama : Prio Wijaksono (121724023)

Kelas : 4C-D4 Teknologi Pembangkit Tenaga Listrik
Dosen Pembimbing : Ir Kholiq Hermawan, MT
Mata Kuliah : Manajemen Proyek

POLITEKNIK NEGERI BANDUNG

Jln. Gegerkalong Hilir Ds. Ciwaruga Kotak Pos 40012
Telpon : 022-20013789
Fax : 022-2013889
Website : http://www.polban.ac.id

Bab 2 Perencanaan Proyek

2.1

PENDAHULUAN
Tujuan dari perencanaan proyek adalah melakukan usaha untuk memenuhi syarat

spesifikasi proyek dalam batasan biaya, mutu, dan waktu serta terjaminnya factor safety .

Perencanaan memilki 4 filosofi yakni :

Aman, berupa terjaminnya keselamatan

Efektif, berupa produk perencanaan yang berfungsi sesuai yang diharapkan.

Efisien, berupa produk akhir yang hemat biaya

Mutu terjamin, berupa produk akhir yang tidak menyimpang dari spesifikasi yang
ditentukan

2.2

PERENCANAAN TAHAPAN KONSEPTUAL PROYEK

Perencanaan tahapan konseptual proyek meliputi :

1. Kerangka Acuan Kerja (Term Of Reference)

2. Studi Kelayakan Proyek

2.2.1

Kerangka Acuan Kerja (Term Of Reference)

Kerangka Acuan Kerja (Term Of Reference) merupakan produk yang dibuat oleh owner

untuk penyelesaian proyek yang akan dilakukan kepada konsultan perencana baik berupa
tender terbuka atau penunjukan langsung .

2.2.2

Studi kelayakan proyek

Studi kelayakan proyek, bertujuan untuk mengukur sejauh mana kelayakan investasi

yang dikeluarkan untuk membangun proyek.

Tahapan analisa kelayakan :

Identifikasi ,penetapan tujuan dan kebutuhan.

Seleksi Awal. Pengembangan alternatif dan pemilihan awal alternatif.

Analisa meliputi :

Pasar

Teknis

Manajemen dan koordinasi

Sosial dan ekonomi

Finansial

Hukum

Analisa finansial bisa dilakukan dengan cara sebagai berikut :

Analisis dengan nilai bersih (NPV) proyek

NPV = 0, tingkat keuntungan sama dengan margin proyek

 NPV > 0, tingkat keuntungan melebihi margin proyek

NPV < 0, tingkat keuntungan di bawah margin proyek

Analisis dengan B/C rasio

b/c rasio =

Analisis dengan Internal Rate of Return

IRR= i1 +

Analisis dengan Profitability Index

PI=

Hal yang perlu diperhatikan dalam membuat cashflow selama proyek berlangsung adalah
nilai uang dimanifestasikan seperti di bawah ini :

Modal awal (modal sendiri atau pinjaman bank).

Biaya pembelian alat, mesin barang, serta konstruksi .

Biaya operasional dan perawatan.

Prediksi keuntungan hasil penjualan produk di masa datang yang disesuaikan dengan
bunga bank yang berlakun dalam kurun waktu investasi yang telah ditentukan.

2.3

PENGADAAN ATAU PELELANGAN PROYEK

Untuk mendapatkan penawaran kontraktor yang kapasitasnya dapat dipertanggung

jawabkan dan dengan harga yang bersaing, perlu juga disiapkan tata cara pelelangan seperti:
penentuan kriteria dan penilaiannya, penilaian professional, data dan informasi harga yang
berlaku saat itu, yang semuanya berguna untuk mendapatkan hasil evaluasi penawaran
kewajaran harga yang objektivitasnya tinggi serta pemberlakuan aturan-aturan secara benar,
dengan membentuk kepanitiaan lelang oleh pemilik proyek.
2.3.1 Jenis-Jenis Pelelangan
Jenis-jenis pelelangan yang dapat dilakukan untuk penentuan kontraktor dapat dikatagorikan
sebagai berikut:
1. Pelelangan umum atau terbuka : pelelangan ini dilakukan secara terbuka dan dapat

diikuti peserta secara luas namun mempunyai lingkup kualifikasi bidang usaha,
kemampuan yang sesuai di persyaratkan. Pemenang dipilih berdasarkan tingkat
kompetitif penawaran harga terendah.
2. Pelelangan terbatas : pelelangan ini hanya diikuti oleh rekanan yang terdaftar dan
tercatat sebagai daftar rekanan mampu pada instansi pemilik proyek.
3. Pemilihan langsung : pengadaan proyek dilakukan melalui pemilihan dari tiga
penawar yang dipandang mampu dan dapat bekerja sama dengan pemilik proyek
4. Pengadaan langsung : pengadaan dilakukan untuk membantu rekanan pengusaha
golongan ekonomi lemah tanpa melalui penawaran
2.3.2

Tahapan-Tahapan Pelaksanaan Pelelangan

Tahap pelaksanaan pelelangan dilakukan agar kegiatan pelelangan dilakukan dengan

urutan yang sistematis dan tertib. Tahap ini terdiri atas :

1. Pengumuman
2. Pendaftaran
3. Pengambilan dokumen penawaran
4. Penjelasan
5. Pemasukan dokumen penawaran
6. Pembukaan dokumen penawaran
7. Penilaian penawaran oleh panitia
8. Usulan calon pemenang penawaran lelang
9. Penetapan pemenang
10. Sanggahan oleh peserta lelang
11. Keputusan pemenang lelang

2.4

KONSEP PERENCANAAN TAHAPAN PELAKSANAAN

1. Melakukan kajian terhadap gambar rencana dan spesifikasi teknis proyek yang ada

2. Melakukan perhitungan yang teliti terhadap volume pekerjaan, kebutuhan material,

peralatan serta tenaga kerja yang digunakan.
3. Menyusun anggaran biaya pelaksanaan yang rinci
4. Memilih jenis teknologi dan peralatan yang sesuai
5. Perumusan jadwal kegiatan
6. persiapan aspek administratif. Pengadaan serta pengorganisasian pihak-pihak yang
terlibat, penyusunan program kerja, perencanaan pengelolaan resiko, perencanaan
kesehatan, dan keselamatan kerja serta perencanaan sistem informasi manajemen
2.4.1

Penentuan Zoning Area Kerja Dalam Proyek

Pembagian Zoning di lapangan
Zona 1, terdiri atas kantor direksi, kontraktor, subkontraktor, dengan jenis bangunan
bertingkat dua dijadikan satu zoning
Zona 2, daerah kerja ini terdiri atas barak pekerja bertingkat dan kantin dijadikan satu zoning

Zona 3, daerah kerja ini terdiri atas area konstruksi dengan penggunaan peralatan 2 tower
crane pada sisi-sisinya

Zona 4, daerah kerja ini terdiri atas

Workshop fabrikasi beton

Workshop fabrikasi bekisting

Rumah genset
Gudang
Open Strorage

REKAYASA NILAI (VALUE ENGINEERING)

Value engineering (nilai rekayasa) umumnya merupakan suatu usaha kreatif dalam

mencapai suatu tujuan dengan mengoptimalkan biaya dan kinerja dari suatu fasilitas atau
sistem. Rekayasa nilai juga bisa menjadikan efektivitas dan efisiensi yang terjamin dalam hal
praktiknya. Selain itu dalam hal proses rekayasa nilai kebutuhan akan sesorang
profesional/tim yang dapat bertindak sebagai konsultan rekayasa nilai.
Untuk waktu yang dibutuhkan dalam pelaksanaan rekayasa nilai diatur kedalam
beberapa tahapan, sebagai berikut:

Tahap pertama, pada tahapan ini selama atau segera setelah detail design engineering

belum diserahkan kepada kontraktor.

Tahap kedua, pada tahapan selama atau sebelum pelaksanaan konstruksi. Tanggung
jawab dipegang oleh kontraktor.

Pada proses rekayasa nilai bila ingin mencapai nilai akhir yang sesuai dengan tujuan
yang direncanakan, maka disusunlah kerangka sistematika seperti berikut ini:

Melakukan identifikasi masalah dengan mengumpulkan informasi dan data dari

perencanaan yang telah ada sebelumnya serta dokumen perencanaan proyek yang
sedang ditangani.

Mengkaji objek dimana rekayasa nilai hendak dilakukan dengan acuan fungsi dari
instalasi tetap, bahkan kalau dapat meningkat

Melakukan analisa biaya versus fungsi terhadap beberapa alternatif untuk

mendapatkan solusi terbaik dari segi biaya, fungsi, dan kinerja instalasi/objek

hasil rekayasa nilainya dikembangkan dan diverivikasi terhadap standar standar

yang berlaku

biaya rekayasa nilainya ditetapkan dengan tambahan pertimbangan pertimbangan

teknis.

hasil rekayasa nilai didokumentasikan dan dipaparkan kepada pemilik proyek untuk
memperoleh persetujuan

2.5

PERUMUSAN STRUKTUR DAN HIERARKI PROYEK

Pendekatan model perumusan struktur dan hierarki proyek dinamakan Work

Breakdown Structure (WBS).

2.5.1

Work Breakdown Structure (WBS)

WBS merupakan diagram terstruktur dan hierarki berupa diagram pohon (tree structure
diagram). Penyusunan WBS dilakukan dengan cara top down, tujuannya agar komponen
koponen kegiatan tetap berorientasi ke tujuan proyek.
Selain itu WBS mempermudah penjadwalan dan pengendalian karena merupakan
elemen perencanaan yang terdiri atas kerangka kerangka seperti dibawah ini:

Kerangka penjabaran program

Kerangka perencanaan detail

Kerangka pembiayaan

Kerangka penjadwalan

Kerangka cara pelaporan

Kerangka penyusunan organisasi

WBS dapat dipakai untuk membagi seluruh level proyek menjadi elemen elemen
kerja, menjelaskan proyek dalam satu format struktur level, fasilitas, dan mencakup seluruh
item pekerjaan hingga selesai, pemecahan level sampai pada paket pekerjaan terakhir dengan
kegiatan yang jelas dan cukup untuk perencanaan detail sebagai fase awal proyek.
2.5.2

Hierarki Organisasi Proyek

Organizing Analysis Table (OAT) atau Hierarki organisasi proyek yang bertingkat
dimulai dari yang tertinggi yaitu pimpinan proyek hingga akhir yaitu pelaksana. Tujuannya
ialah untuk mempermudah pengelolaan dan alokasi SDM sesuai dengan tanggung jawab
dalam organisasi proyek.

2.6

PERENCANAAN SUMBER DAYA

Sumber daya dapat terdiri atas sumber daya modal/biaya, tenaga kerja, peralatan/mesin

dan material.
2.6.1

Perencanaan Biaya Proyek

Perlu dilakukan identifikasi biaya proyek dengan tahapan perencanaan biaya proyek
sebagai berikut:

Tahap Pengembangan Konseptual

Tahap Desain Konstruksi
Tahap Pelelangan
Tahap Pelaksanaan

Komponen biaya proyek biasanya terdiri atas :

2.6.2
.

Direct cost, merupakan biaya tetap selama proyek berlangsung, biaya tenaga kerja,
material dan peralatan.
Indirect Cost, biaya tidak tetap yang dibutuhkan guna penyelsaian proyek. Biaya ini
adalah biaya manajemen proyek, tagihan pajak, biaya perijinan, asuransi,
administrasi, ATK, profit.
Perencanaan Tenaga Kerja
Faktor yang harus dipertimbangkan dalam merencanakan tenaga kerja adalah :
Produktivitas tenaga kerja
Jumlah tenaga kerja pada periode yang palig maksimal
Jumlah tenaga kerja tetap dan tidak tetap
Biaya yang dimiliki dan jenis pekerjaan

2.6.3

Perencanaan Peralatan
Penggunaan peralatan dipengaruhi oleh produtivitas alat terhadap volume pekerjaan,
sedangkan penggunaan alat tergantung pada hal-hal berikut :

Durasi kegiatan/waktu yang tersedia

Kondisi lapangan
Keadaan cuaca
Efisiensi alat
Kemampuan operator
Kapasitas dan jumlah alat

2.6.4

Perencanaan Penggunaan Material

dibutuhkan.Informasi yang dibutuhkan dalam perencanaan material adalah sebagai
berikut :

Kualitas material
Spesifikasi teknis

2.7

Lingkup penawaran yang diajukan pemasok

Waktu pengiriman
Pajak penjualan material
Termin dan kondisi pembayaran pada kepada logostik material
Pemasok material
Gudang penimbunan material
Harga material saat penawaran lelang
Jadwal penggunaan material
PERENCANAAN MUTU
Standar yang mengatur spesifikasi dan kriteria dari produk dan jasa yang dihasilkan

oleh produsen. Beberapa negara telah mengeluarkan standar mutu, yang dibuat karena
tuntutan pasar terhadap mutu produk dan jasa yang dibeli konsumen.
2.7.1

Manajemen Sistem Mutu ISO 9000:2000 Untuk Proyek

Struktur dokumentasi dari sistem mutu dibagi menjadi 3 :
1. Manual mutu
2. Prosedure adalah uraian tentang proes pekerjaan
3. Instruksi kerja

2.8

PERENCANAAN PROGRAM KESEHATAN DAN KESELAMATAN KERJA

(K3)
Perencanaan program K3 pada suatu instansi atau proyek membutuhkan kesadaran

kolektif dari semua pihak yang terlibat di dalamnya, sehingga aturan dan kebijakan yang
telah diputuskan dapat diimplementasikan secara bersama-sama.
2.8.1 Biaya Kecelakaan Kerja
Berikut ini uraian mengenai biaya yang dikeluarkan akibat kecelakaan kerja
1

Biaya yang tidak dapat diasuransikan

Biaya pertolongan pertama pada kecelakaan
Biaya kerusakan alat, bahan, pembersihan akibat kecelakaan
Biaya penundaan waktu kerja peralatan
Biaya pekerjaan yang terbengkalai akibat kecelakaan
Biaya gangguan terhadap jadwal pelaksanaan
Biaya kehilangan pekerja terlatih dan penurunan semangat kerja
Biaya yang dikeluarkan terhadap kecelakaan kerja
Biaya yang merusak citra perusahaan akibat kecelakaan

Biaya yang dapat diasuransikan

2.8.2

Biaya perawatan kesehatan dan rumah sakit

Biaya pembayaran untuk penghidupan tenaga kerja
Biaya rehabilitasi kecelakaan untuk pekerja/keluarga

Penyusunan Program K3 dengan OHSAS 18001-1999

Penyusunan program K3 harus harus mendokumentasikan dan tediri atas:

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Siapa yang menyusun dan bertanggung jawab terhadap program K3

Apa isi program K3 yang akan dilaksanakan
Bagaimana dan kapan harus mencapai tujuan program K3
Peninjauan program baik keberhasilan dan kegagalan secara berkala
Selalu melakukan inovasi-inovasi terhadap program yang sudah dibuat
Implementasikan program yang terukur
Tujuan dan sasaran K3 memiliki jadwal yang tepat, biaya ekonomis, serta hasil
pencapaian yang terukur
8. Struktur organisasi K3 dalam perusahaan
2.9

PERENCANAAN MANAJEMEN LINGKUNGAN

Kegiatan yang dilakukan untuk proyek lingkungan:
1
2
3
4
5
6
7
8
9

Kebijakan manajemen, melakukan rapat tinjauan manajemen

Organisasi dan personal, melakukan seminar dan temukarya peduli lingkungan,
perencanaan kinerja, penentuan tujuan tugas
Dampak lingkungan, melakukan rapat tim untuk penerapan, perencana kerja,
dokumentasi sistem manajeman lingkungan
Melakukan rapat tim manajemen untuk penerapan program
Melakukan rapat tim manajemen untuk penerapan dokumentasi manajemen
Melakukan rapat tim manajemen untuk penerapan pengendalian
Melakukan rapat tim manajemen untuk penerapan rekaman
Audit, melakukan kegiatan penilaian internal dan eksternal
Melakukan rapat tim manajemen untuk penerapan pengkajian

Dalam melakukan kegiatan-kegiatan di atas, sistem mutu manajemen lingkungan

perlu di rumuskan. Sistem mutu manajemen lingkungan terdiri atas:
1. Tujuan, persetujuan atas tugas, lingkup dan luas kegiatan proyek, lalu menerapkan
sistem manajemen lingkungannya.
2. Strategi, perencanaan keseluruhan untuk mencapai tujuan sejak kajian awal hingga
audit dan penilaian kegiatan yang dilakukan
3. Ketergantungan, hubungan keterikatan tim proyek, sumber daya, komitmen personel,
dan organisasi
4. Hasil, produk akhir dari tugas, rapat tim manajemen, komunikasi dokumen dan sistem
yang akan di audit
5. Prosedur, bagian-bagian yang diperiksa, pelaporan jadwal, dan instruksi kerja bagi tim
6. Pengukuran, indikator yang digunakan antara rencana dan kemajuan

7. Pengendalian perubahan, pengendalian terhadap perubahan rencana dan tindakan

koreksi

2.10 PERENCANAAN MANAJEMEN RESIKO

Tahapan tahapan penentuan biaya manajemen resiko dan proyek
1

Identifikasi Variabel Resiko

Dalam tahapan ini hendaknya dilakukan analisis SWOT (strength weeknes opportunity

threat) terhadap konteks proyek dengan perusahaan.

Penilaian Resiko

Terdapat 3 tahap yaitu sebagai berikut

evaluasi tingkat penting resiko
porsi resiko beserta penanggung jawabnya
menentukan biaya resiko terhadap masing-masing variable berdasarkan probabilitas
kejadian resiko dan konsekuensinya.

2.11 PERENCANAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Proses awal perencanaan system informasi manajemen untuk proyek dimulai dari
pengolahan data dan informasi dengan menggunakan program computer yaitu denga cara
cara berikut:
1. Mengklasifikasi data
2. Membuat rancang bangun system dan struktur data
3. Melakukan kalkulasi system
4. Integrasi system
5. Menyimpan data dan informasi actual