BAB 9

PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN PRODUKSI

9.1. Perencanaan dan Pengendalian Kerja Sebagai Fungsi Pokok Manajemen

Definisi yang telah dibuat oleh para pakar manajemen. Manajemen dinyatakan
sebagai “…a distinct process consisting of planning, organizing, actuating, and
controlling performed to determine and accomplish stated objectives by the use of
human beings and other resources”.

Dari uraian tersebut maka fungsi-fungsi manajemen (perencanaan,

pengorganisasian,pelaksanaan dan pengendalian) secara sistematis dapat
digambarkan dalam bagan sebagai berikut:

- Manusia/Pekerja Peramalan dan Pelaksanaan dan

- Material/Bahan Perencanaan Pengarahan
Baku
- Metoda kerja
- Mesin dan Fasilitas Target/Sasar
kerja an (output)
- Modal/Kapital
- Energi Pengorganisasi Pengawasan/Pengen
- Informasi an dalian
- Dan lain-lain

Gambar 9.1 Bagan Fungsi-fungsi Manajemen

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Agung Wahyudi ST,MM MANAJEMEN INDUSTRI 1

 Untuk mencapai target tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu, maka perlu
dibuat perencanaan (planning) kegiatan. Perencanaan berasal dari kata rencana (plan)
yaitu suatu proyeksi tentang apa yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan yang
memiliki nilai tambah tertentu.

9.2. Perencanaan dan pengendalian Produksi

Perencanaan dan pengendalian produksi produksi diterjemahkan dari istilah
Production Planning and Control merupakan aktivitas manajemen produksi/industri yang
bertujuan untuk merencanakan (plan) dan mengendalikan (control) aliran material
(khususnya bahan baku) yang masuk, melalui berbagai tahapan proses, dan kemudian
keluar dari pabrik, seperti digambarkan dalam bagan berikut ini:
Gambar
Dalam proses manajemen produksi/industri, aktivitas perencanaan dan
pengendalian produksi akan merupakan langkah manajemen yang sangat penting
terutama untuk menjaga kelancaran aliran material dari saat awal sampai dengan akhir
produksi. Dalam kaitan ini, fungsi-fungsi perencanaan dan pengendalian produksi dapat
dijabarkan secara sistematis sebagai berikut:
1) Fungsi Peramalan (Forecesting). Fungsi ini akan membuat ramalan kebutuhan
(demand) dari produk yang harus dibuat yang dinyatakan dalam kuantitas
(jumlah) produk sebagai fungsi dari waktu.
2) Fungsi Perencanaan Produksi (Aggregate Production Planning). Seperti halnya
dengan ramalan kebutuhn, maka perencanaan produksi juga dibuat dalam
jangka panjang, menengah atau pendek.
3) Fungsi Perencanaan dan Pengendalian Persediaan (Inventory Planning &
Control). Merupakan fungsi perencanaan dan pengendalian persediaan,
terutama yang berkaitan dengan persediaan bahan baku (material) baik yang
berupa material langsung ataupun tidak langsung, spare parts, supplies, finished
goods) dalam jumlah yang optimal untuk menjaga kelancaran proses
operasional.

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Agung Wahyudi ST,MM MANAJEMEN INDUSTRI 2

 4) Fungsi Penjadwalan Produksi/Operasional (Operation Scheduling). Proses
untuk membuat perencanaan produksi agregat menjadi lebih berjalan mulus.

5) Fungsi Pengendalian Performans (Performance Control). Meliputi fungsi

pengendalian kualitas produk maupun proses, perawatan untuk menjaga
keandalan kinerja dari system produksi, pengendalian biaya (budget).

9.3. Peramalan Kebutuhan (Forecasting Demand)

Peramalan diterjemahkan dari istilah forecasting adalah suatu upaya untuk
memperoleh gambaran mengenai apa yang akan terjadi di masa mendatang. Dalam hal
ini gambaran mengenai masa depan tersebut akan menjadi dasar didalam membuat
perencanaan.

9.3.1. Metode Peramalan Subyektif/Prediktif

Metode peramalan subyektif atau prediktif ini akan sangat tergantung
pada pengalaman dan kemampuan membuat opini visioner dari anggota/orang
yang ada, baik yang berada didalam maupun diluar organisasi.
Berikut beberapa metode subyektif yang sering diaplikasikan untuk
menghasilkan ramalan jangka panjang:
 Metode Fishbowling
Fishbowling adalah teknik untuk mengumpulkan pendapat secara
kelpmpok dengan membagi kelompok menjadi dua. Separuh dari anggota
kelompok duduk ditengah dan separuh yang lain duduk mengelilingi
mereka.
 Subjective-Estimates Survey
Dalam hal ini peramalan kebutuhan (demand) akan berdasarkan pada
pengalaman, pengetahuan dan intuisi (sixth sense) yang dimiliki oleh
peramal.

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Agung Wahyudi ST,MM MANAJEMEN INDUSTRI 3

  Metode Delphi
Metode Delphi adalah cara/teknik untuk meramalkan kejadian yang akan
dating dan bukan dipakai untuk merencanakannya. Pendekatan yang
dipakai adalah dengan menggunakan forum panel diskusi dari para pakar
yang mencoba memberikan jawaban terhadap kuesioner yang berkaitan
dengan kondisi dan permasalahan masa depan.

Proses peramalan dengan metode Delphi mencakup langkah-langkah sebagai berikut:

1) Presentasi latar belakang permasalahan dan informasi lainnya yang
berhubungan dengan permasalahan yang ada.
2) Partisipan diskusi kemudian membuat atau memilih ramalan
melalui kuesioner yang telah disiapkan terlebih dahulu oleh panitia
pengarah (steering comittee)
3) Pengumpulan dan pentabulasian hasil kuesioner untuk kemudian
diinformasikan kepada partisipan
4) Kuesioner dibagikan lagi lagi kepada partisipan untuk bisa diisi lagi
5) Kuesioner yang telah diisi kemudian ditabulasikan lagi dengan
disertai jawaban-jawaban dan hasilnya akan diinformasikan kembali
6) Kuesioner untuk ketiga kalinya akan dibagikan, diisi oleh partisipan,
ditabulasikan dan kemudian diolah secara statistic.

Metode Peramalan Seri Waktu (Time Series Forecasting Method)

Metoda peramalan ini didasarkan pada pernyatan bahwa kondisi-kondisi
masa yang akan datang akan sangat tergantung dan ditentukan oleh apa-apa
yang terjadi di masa lampau dan/atau masa kini.
Asumsi dasar yang dipergunakan dalam model ini adalah bahwa
kebutuhan (demand) dari hasil kegiatan untuk suatu periode waktu akan
meupakan interaksi

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Agung Wahyudi ST,MM MANAJEMEN INDUSTRI 4

 Perencanaan Kegiatan
Perencanaan meliputi penetapan keputusan mengenai apa (what) yang
diharapkan untuk dikerjakan, kapan (when) hal tersebut akan dikerjakan, siapa (who)
yang akan melaksanakannya, dan bagaimana (how) sasaran tujuan akan dicapai.
Perencanaan kegiatan merupakan fungsi dasar penting yang harus dilakukan
manajemen dengan beberapa alasan sebagai berikut:
 Perencanaan memberikan dasar/landasan dalam proses pengambilan
keputusan yang berkaitan dengan kelancaran pelaksanaan kegiatan kerja
 Perencanaan akan memiliki kaitan eratdengan fungsi koordinasi, karena
salah satu aspek dari perencanaan adalah menuju kearah penggolongan
seluruh fungsi-fungsi kegiatan agar memiliki sasaran dan target tujuan yang
sama
 Perencanaan yang berhubungan erat degan fungsi
pengawasan/pengendalian (control)
 Perencanaan akan sangat penting karena hal ini bisa memberikan
pengaruh terhadap efisiensi dan moral kerja.

Pada penentuan jadwal kegiatan ini ada 4 (empat) elemen waktu yang penting untuk
diperhatikan yaitu:
 Waktu yang diperkirakan
 Waktu tercepat
 Waktu terlambat
 Waktu longgar (slacks) atau waktu kambang (floats)

Waktu Diperkirakan (WK). Dalam PERT waktu yang diperkirakan (WK) diperoleh dari
estimasi para ahli yang berpengalaman menangani proyek-proyek semacamnya. Ada
tiga bentuk WK yaitu:
 KO atau waktu optimistik yaitu jumlah waktu yang diperkirakan kalau semua
aktivitas bisa dilaksanakan dan berjalan dengan baik sesuai dengan rencana
yang telah disusun

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Agung Wahyudi ST,MM MANAJEMEN INDUSTRI 5

  KP atau waktu pesimistik yaitu jumlah waktu yang diperklirakan dengan
antisipasi ada penyimpangan ataupun kekeliruan dalam pelaksannannya
 KM atau waktu yang sangat mungkin dicapai yaitu merupakan jumlah waktu
yang memungkinkan untuk menyelesaikan aktivitas yang direncanakan

Waktu tercepat (WP). Waktu tercepat yang memungkinkan proyek dapat diselesaikan
apabila peristiwa dalam jaringan kerja dapat dilaksanakan.

Waktu Terlambat (WL) Waktu terlambat yang mungkin terjadi adalah waktu dimana
terjadinya sebuah peristiwa akan dapat ditunda tanpa memberi pengaruh signifikan
terhadap penyelesaian proyek

Waktu longgar (slacks) atau waktu Kambang (floats) dalam usaha mengidentifikasi
suatu kegiatan yang dapat atau tidak dapat ditunda, maka dihitung waktu longgarnya

Keuntungan untuk mengetahui adanya waktu longgar:

 Memungkinkan penundaan pengaturan pinjaman (uang) untuk pembiayaan
proyek
 Menekankan waktu tunggu (waiting time) dari tenaga manusia, mesin ataupun
fasilitas kerja yang lain
 Mengalokasikan kembali sumber-sumber yang berlebih kepada kegiatan-
kegiatan yang lebih memerlukannya

CPM (Critical Path Method)

Lintasan kritis akan menghasilkan waktu longgar nol. Disini manajemen proyek tidak
memiliki pilihan untuk menunda kegiatan-kegiatan yang termasuk dalam lintasan kritis.

PERT adalah untuk membantu perencana proyek untuk berpikir secara logis. PERT
merupakan cara berpikir logis yang mengharuskan orang untuk selalu sadar akan:
a. Urutan suatu kegiatan

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Agung Wahyudi ST,MM MANAJEMEN INDUSTRI 6

 b. Waktu sebagai sumber yang perlu juga diperhatikan arti penting dan
pengaruhnya terhadap pelaksanaan proyek
c. Kemungkinan mengerjakan beberapa kegiatan dalam, waktu yang
bersamaan
d. Kebutuhan untuk mengidentifikasikan dan mengkonsentrasikan perhatian
pada kegiatan-kegiatan maupun peristiwa kritis

Proses pengendalian kegiatan akan terdiri atas tiga langkah utama yaitu:
a. Mengukur performance output
b. Membandingkan performance output dengan standard yang telah
ditetapkan dalam proses perencanaan dan mengidentifikasikan perbedaan-
perbedaan atau penyimpangan-penyimpangan
c. Mengoreksi penyimpangan-penyimpangan dengan melaksanakan tindakan
koreksi yang sesuai

Proses pengendalian dengan tiga langkah utama tersebut akan memerlukan data yang
cukup selama kegiatan operasional berlangsung. Data bisa dikumpulkan baik secara
langsung (data primer) maupun tidak langsung (data sekunder) berasal dari tiga sumber
seperti:
a. Pengamatan visual (personal observations)
b. Laporan-laporan lisan (oral reports)
c. Laporan-laporan tertulis (written reports)

Perencanaan Agregat (Aggregate Planning)

Perencanaan agregat bertujuan untuk membuat perencanaan produksi untuk
memnuhi permintaan (demand) berdasarkan kapasitas produksi yang sesuai.

Metode perencanaan produksi dipilih berdasarkan produksi dipilih berdasarkan faktor:

1. External yaitu tergantung dari tipikal permintaan (pasar) yang dilayani, struktur
ekonomi
2. Internal yaitu berdasarkan potensi sumber daya yang dimilikinya

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Agung Wahyudi ST,MM MANAJEMEN INDUSTRI 7

 Selain itu perencanaan juga bisa dibuat berdasarkan periode waktu yang ingin dicakup
seperti :
1. Perencanaan Jangka Panjang
2. Perencanaan Jangka Menengah
3. Perencanaan Jangka Pendek

Phase-phase Perencanaan Agregat

Perencanaan produksi akan mengikuti prosedur yang terdiri dari 4 (empat)
langkah kegiatan yaitu:
1. Peramalan kebutuhan agregat
2. Pemanfaatan kapasitas terpasang
3. Penentuan alternatif produksi yang sesuai
4. Alokasi permintaan untuk setiap periode produksi

Persediaan (inventory) akan memiliki fungsi dan arti penting untuk menjaga proses
produksi bisa berlangsung lancar danm terkendali.
Fungsi-fungsi tersebut dapoat dijelaskan sebagai berikut:
 Fungsi Pipe Line (Transit) Inventories
 Economic Order Quantities
 Safety/Buffer Stocks
 Decoupling Inventories
 Seasonal Inventories

∑ Y = N a + b ∑ X ................................ 2

∑ XY = a ∑ X a + b ∑ X 2 .................. 3

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Agung Wahyudi ST,MM MANAJEMEN INDUSTRI 8