TUGAS KHUSUS

PERENCANAAN PRODUKSI DAN

PENGENDALIAN PERSEDIAAN

LEMBAGA FARMASI TNI ANGKATAN LAUT

Drs. H. MOCHAMAD KAMAL, Apt.

Di susun oleh:
1. Agus Wahyudin, S.Farm
2. Mike Syafutry, S.Farm
3. Yuliyani, S.Farm
4. Ika Muhti Novianti, S.Si
5. Hanifah, S.Si
6. Cumsih, S.Si
7. Devana Ardiaty, S.Farm
8. Nina Rahmawati, S.Farm
9. Andi Risna, S.Farm
10. Apriani Megalasmini, S.Farm
11. Diah Wulandari, S.Si
12. Asmanur A.R, S,Farm
13. Desy Darmayanti, S.Farm

PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER

JAKARTA
OKTOBER 2009
Pendahuluan
Dewasa ini banyak perusahaan memakai sistem informasi Enterprise
Resources Planning System (ERP) untuk melakukan tugas penanganan data.
Sistem tersebut dapat dibeli dari vendor dalam bentuk paket software siap
pakai maupun yang dibangun sendiri. Berbicara tentang ERP didalamnya akan
terdapat banyak bagian penting dan diantaranya adalah PPIC (Production
Planning Inventory Control). Didalam suatu manufaktur PPIC adalah sebagai
salah satu alat bantu (tool) utama dalam melakukan perencanaan sebelum
melakukan aktifitas produksi dari suatu perusahaan. Karena PPIC akan dapat
memberikan informasi tentang kemampuan memproduksi suatu barang
dengan waktu dan jumlah yang tepat serta menghabiskan sumber daya se-
efesien mungkin, baik itu sumber daya manusia maupun waktu.
Peran PPIC sangatlah penting dikarenakan PPIC tersebut harus dapat
menangani persoalan produksi. Berdasarkan hal tersebut maka akan diulas
bagaimana mengembangkan suatu aplikasi di bidang PPIC yang dapat
meramalkan jumlah barang dan memantau ketersediaan bahan yang ada
setiap bulannya, serta dapat memberikan laporan bahan-bahan yang
diperlukan dari segi kuantitas serta biaya tentunya juga akan terlihat secara
garis besar pengeluaran dan pendapatan dan keuntungan yang didapat.
Dengan adanya aplikasi yang dibuat dengan bahasa pemprograman Delphi
tersebut ternyata dapat memperlancar proses perencanaan, cash flow In atau
out, pembelian raw material dan proses produksi di perusahaan.
Material manajemen adalah suatu alat manajemen untuk mencapai
tujuan pengelolaan material (bahan baku, bahan kemas, produksi setengah
jadi dan produk jadi) itu sendiri. Material manajemen merupakan jembatan
antara bagian marketing dengan bagian lain seperti: Bagian produksi, R&D,
finance dan lain-lain untuk mencapai pengelolaan material secara tepat (tepat
jumlah, tepat mutu, tepat waktu dan tepat biaya). Tugas pokok material
manajemen adalah mengubah ramalan penjualan (forecasting) menjadi
perencanaan produksi dan kemudian menjadi perencanaan bahan baku,
persediaan akhir, hasil antara peralatan pengangkutan dan jam kerja. Kegiatan
utama dalam material manajemen adalah perencanaan produksi dan
pengendalian persediaan (inventory control) sehingga dibanyak perusahaan,
bagian atau departemen ini disebut dengan Departemen Production Plannning
Inventory Control (PPIC) (1).

Pengadaan Material Desain tata ruang

Jenis barang (item)
Spesifikasi/merek Tempat penyimpanan
Prosedur
Proses, Pelaksanaan,
Perencanaan jumlah,
Rencana & Pengendalian Perawatan alat, bahan,
jenis barang tempat simpan
MATERIAL
Anggaran Tujuan: tepat jumlah, tepat mutu, Aspek Manusia
Penilaian tepat waktu dan tepat biaya

Gambar 1. Pendekatan Sistem Material Manajemen

Gambar 2. Contoh/Gambaran Kegiatan Material Manajemen

I. PERENCANAAN PRODUKSI (PRODUCTION PLANNING) (1,2).
Perencanaan adalah fungsi manajemen yang paling pokok dan sangat
luas, meliputi: Perkiraan dan perhitungan mengenai kegiatan yang akan
dilaksanakan pada waktu yang akan datang mengikuti suatu urutan tertentu.
Perencanaan merupakan salah satu sarana manajemen untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan. Oleh karena itu, setiap tingkat manajemen dalam
organisasi sangat membutuhkan aktivitas perencanaan.
Tujuan perencanaan harus tegas, jelas dan mudah dimengerti.
Seringkali perencanaan harus mengalami perubahan. Oleh karena itu,
perencanaan harus bersifat luwes dan terbuka untuk dapat diubah bila
diperlukan. Sifat luwes ini mengakibatkan pelaksanaan kegiatannya harus
dimonitor dan dikendalikan terus menerus yang disesuaikan dengan kondisi
yang ada, namun perencanaan harus tetap pada tujuan yang ditetapkan.
Perencanaan juga merupakan fungsi memilih sasaran perusahaan secara
kebijaksanaan, program dan pemilihan langkah-langkah apa yang harus
dilakukan, siapa yang melakukan dan kapan aktivitasnya dilaksanakan.
Perencanaan dibuat oleh bagian Marketing. Setelah perencanaan dibuat
selanjutnya dibuat atau disusun Perencanaan Produksi (Production Planning)
serta Rencana Anggaran Belanja Perusahaan (RAPB) sebagai acuan untuk
memenuhi permintaan marketing tersebut.
II.1. Definisi (1,2,3)
Perencanaan produksi (Production Planning) adalah salah satu
dari berbagai macam bentuk perencanaan yaitu suatu kegiatan
pendahuluan atas proses produksi yang akan dilaksanakan dalam
usaha mencapai tujuan yang diinginkan perusahaan. Perencanaan
produksi sangat erat kaitannya dengan pengendalian persediaan
sehingga sebagian besar perusahaan manufacture menempatkan fungsi
perencanaan dan pengendalian persediaan dalam satu kesatuan.
Ditinjau dari bentuk industri, perencanaan produksi suatu perusahaan
yang satu dengan perusahaan yang lainnya terdapat perbedaan.
Banyak hal yang menyebabkan perbedaan tersebut, bahkan pada
perusahaan yang sejenis. Perencanaan produksi digunakan agar dapat
mrmproduksi barang sesuai dengan perencanaan, sedangkan produksi
 dapat didefinisikan sebagai aktivitas yang dilakukan untuk mengolah
atau membuat bahan mentah atau bahan setengah jadi menjadi barang
jadi untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.Produksi dapat juga
diartikan sebagai tindakan intensional untuk menghasilkan sesuatu yang
berguna.

II.2. Fungsi perencanaan produksi

Fungsi Perencanaan produksi sangat erat kaitannya dengan
pengendalian persediaan, sehingga sebagian besar perusahaan
manufacture menempatkan fungsi perencanaan dan pengendalian
persediaan dalam satu kesatuan. Perencanaan produksi terbagi
menjadi: Rencana Produksi Tahunan, yang kemudian di-break down ke
dalam Rencana Produksi Periodik (misalnya semester atau triwulan).
Selanjutnya Rencana Produksi Periodik di-break down lagi menjadi
Rencana Produksi Bulanan, Mingguan dan Harian.
Untuk mencapai tujuan -khususnya dalam perencanaan produksi
dan pengendalian persediaan- perusahaan perlu menyediakan fasilitas
komunikasi dan sistem informasi yang mendukung sistem pengolahan
data terdistribusi. Program aplikasi database manajemen sistem yang
terintegrasi dengan sistem lainnya di lingkungan perusahaan, sehingga
bagian perencanaan produksi dan pengendalian persediaan memiliki
sarana yang cukup handal yang dapat memberikan informasi yang
dibutuhkan dalam waktu yang relatif singkat. Bagian perencanaan
dengan mudah dapat mengumpulkan informasi yang diperlukan dalam
menyusun perencanaan produksi.
Agar masing-masing fungsi yang terdapat dalam sistem
perencanaan dan bagian terkait dengan sistem perencanaan produksi
dapat menjalankan kerja dan tanggung jawabnya sesuai dengan sistem,
maka setiap personal dipersyaratkan mengenal sistem akuntansi
komputer dan prosedur yang diterapkan. Dengan demikian efektifitas
kerja dapat ditingkatkan.
Dalam usaha mencapai tujuan perencanaan produksi, terdapat
berbagai macam permasalahan sesuai dengan proses yang akan
dilaksanakan, kemudian dirumuskan bagaimana pekerjaan tersebut
dilaksanakan secara efektif dan efisien serta bagaimana cara
pengendaliannya. Keberhasilan dalam membuat perencanaan produksi
dan pencapaiannya tidak hanya tergantung pada organisasi bagian
perencanaan itu sendiri, melainkan sangat tergantung pada struktur
organisasi secara keseluruhan dan sistem yang diterapkan.
Kegagalan dapat terjadi karena kesalahan dalam penggunaan
sistem informasi tidak efektif, bahkan sering terjadi kesalahan dalam
pengambilan keputusan akibat tidak memahami informasi yang
ditampilkan oleh sistem informasi yang tersedia. Manajer bagian
perencanaan mutlak harus memahami sistem informasi yang tersedia
yaitu berbasis computer, maka manajer bagian perencanaan produksi
dan pengendalian persediaan serta bagian yang terkait langsung
dengan bagian tersebut harus memahami dan mengerti sistem komputer
yang digunakan. Jika tidak, maka terbuka peluang untuk mengambil
keputusan-keputusan yang keliru. Kelancaran proses produksi
ditentukan oleh tingkat kematangan penjadwalan produksi. Dalam
menyusun perencanaan harus memperhatikan berbagai elemen dari
berbagai bagian sehingga sangat memerlukan sistem yang terintegrasi
dan harus didukung dengan fasilitas yang memadai. Perencanaan
produksi dituntut harus lebih bersifat (sales oriented) namun disisi lain
tanpa mengabaikan efisiensi dan kelancaran produksi.
Perencanaan produksi sangat tergantung pada kapasitas, jenis
perusahaan, sumber daya dan jenis produksi yang dikerjakan.
Berdasarkan hal tersebut, perusahaan yang mengerjakan order yang
terputus-putus berdasarkan permintaan pelanggan yang pemenuhannya
pada waktu yang akan datang. Tingkat kesulitan dalam menyusun
perencanaan jauh lebih sulit dibanding perusahaan yang mengerjakan
produksi terus menerus. Pengukuran keberhasilan perencanaan tidak
tepat jika dibandingkan dengan perusahaan lain, karena perbedaan
kelengkapan, kapasitas dan sumber daya apalagi dibanding dengan
perusahaan lain yang tidak sejenis.
Faktor penting dalam melakukan pengukuran perencanaan
 produksi adalah standar produksi, meliputi: Waktu, mutu dan jumlah
yang dapat dihasilkan berdasarkan penelitian yang dilakukan pada
jangka waktu tertentu di perusahaan. Pengukuran perlu dilakukan
secara terus menerus sehingga keputusan yang diambil untuk
pengembangan jangka panjang mempunyai dasar yang objektif.

II.3. Faktor-faktor yang mempengaruhi Perencanaan Produksi

Dalam perencanaan produksi, kita selalu menginginkan agar
diperoleh perencanaan produksi yang baik, namun merencanakan
proses produksi bukanlah hal yang mudah karena banyaknya faktor
yang mempengaruhinya, yaitu: Faktor internal dan faktor external.
 Faktor Internal (dari dalam perusaahan sendiri)
Faktor internal mempengaruhi perencanaan produksi antara lain:
1. Kapasitas terpasang
2. Kapasitas produksi
3. Jumlah persediaan dan aktifitas lain yang diperlukan untuk
produksi
 Faktor External
Faktor external mempengaruhi perencanaan produksi antara lain:
1. Kebutuhan/ permintaan pasar
2. Kondisi perekonomian
3. Ketersediaan bahan baku/bahan pengemas
4. Aktifitas competitor
5. Kapasitas eksternal (untuk kegiatan sub-kontrakan)
Faktor-faktor internal relatif mudah dapat dikuasai oleh PPIC manager,
namun faktor external tidak demikian. Kuat-ketat namun tidak kaku,
artinya dapat diubah bila diperlukan dan kemungkinan perubahan ini
juga harus diperhitungkan agar tidak menimbulkan kesulitan.
Perencanaan yang baik dan pengukuran keberhasilan didasarkan
kepada standard yang ditetapkan.

II.4. Sasaran Pokok Perencanaan

Sasaran pokok dari perencanaan produksi, antara lain :
 1. Ketepatan waktu dalam memenuhi janji (permintaan) pelanggan.
2. Ketepatan waktu penyelesaian pesanan (permintaan) pelanggan.
3. Berkurangnya biaya produksi
4. New product lauching dan divestment (write off) produk-produk lama
berjalan lancar (teratur).

II.5. Dampak Perencanaan Yang Baik

Dampak perencanaan yang baik antara lain :
1. Saling pengertian antar bagian
2. Tercapainya keseimbangan dalam inventori (bahan baku, WIP, Obat
jadi).
3. Terciptanya program sarana produksi yang seimbang dan stabil
4. Memaksimalkan sumber daya (orang, mesin, alat dan ruang
penyimpanan)
5. Investasi minimal pada barang setengah jadi (WIP)
6. Hemat biaya penyimpanan
7. Hemat biaya tidak langsung
8. Angka kerusakan dan cacat produk rendah
9. Angka kelebihan bahan setengah jadi rendah
10. Biaya pelayakan rendah

III. PENGENDALIAN PERSEDIAAN (INVENTORY CONTROL) (1,2,3,4)

Persediaan adalah barang milik perusahaan dengan maksud untuk
dijual (barang jadi) atau barang dalam proses produksi atau barang yang
menunggu penggunaannya dalam proses produksi (bahan baku). Dasar
pengendalian persediaan baik bahan baku, barang dalam proses maupun
barang jadi banyak sekali. Pengendalian persediaan tersebut meliputi proses
berurutan mulai dari: Timbulnya kebutuhan, pembelian, pengolahan dan
delivery. Permasalahan utama persediaan yang timbul yaitu bagaimana fungsi
tersebut dapat mengatur persediaan sehingga setiap permintaan dapat dilayani
dengan baik dengan biaya persediaan minimum.
Bila persediaan cukup banyak, permintaan dapat segera dilayani, akan
tetapi menyebabkan biaya penyimpanan barang tersebut akan menjadi sangat
mahal. Dengan memperhatikan hal tersebut, maka diambil keputusan untuk
menentukan nilai persediaan. Menentukan nilai persediaan sangat tergantung
kepada jenis perusahaan, modal kerja dan omzet perusahaan serta lead time
untuk mendapatkan barang tersebut. Sebagian besar bahan baku sudah
dialokasikan untuk produk tertentu karena pembelian dilakukan setelah bagian
perencanaan menerima GR Order Confirmation yang sudah disetujui oleh
pimpinan perusahaan. Fungsi pengendalian persediaan adalah bagian dari
fungsi perencanaan produksi yang bertangung jawab atas tersedianya material
produksi dan material pembantu agar proses produksi dapat berjalan sesuai
rencana yang ditetapkan. Keperluan meminimumkan persediaan berhubungan
dengan besarnya biaya yang diperlukan oleh persediaan, yaitu:
1) Biaya pembelian
Yang dimaksud biaya pembelian dalam hal ini adalah biaya pembelian
bahan baku untuk produksi. Pembelian skala besar dapat mengurangi
biaya pembelian dengan adanya potongan harga (quantity discount) yang
diberikan supplier dengan konsekuensi biaya transportasi yang
ditanggung supplier relatif lebih murah karena pengangkutan barang
dilakukan tidak terlalu sering, namun perlu diperhitungkan apakah
potongan harga tersebut lebih kecil dari biaya penyimpanan. Di samping
itu, jumlah persediaan yang cukup dapat mempercepat delivery sehingga
tidak menimbulkan kekecewaan pelanggan. Karena perusahaan
memproduksi suatu barang sesuai permintaan pelanggan dimana
permintaan tersebut akan dipenuhi pada waktu yang akan datang, maka
cara pembelian tersebut tidak menguntungkan karena penyimpanan
barang tersebut membutuhkan ruang luas dan waktu penyimpanan relatif
lama.
2) Biaya penyimpanan
Biaya penyimpanan meliputi: Biaya penyediaan ruang yang diperlukan
untuk menampung barang tersebut, biaya perawatan atas resiko
kerusakan, serta biaya tenaga kerja yang diperlukan untuk merawat dan
mengamankan barang tersebut dari segala macam bentuk gangguan.
Selain itu, biaya penyimpanan juga berkaitan dengan biaya bunga dimana
semakin besar dana yang dialokasikan pada persediaan akan
 mengakibatkan alokasi akan investasi yang lain akan terhambat atau
dilakukan dengan suntikan dana dari kreditur dalam hal ini adalah bank.
Sesuai dengan sifat perusahaan yang memenuhi permintaan pelanggan
pada waktu yang akan dating, maka persediaan bahan baku dasar, tinta
special yang tidak diperuntukkan untuk order produksi tertentu (bebas)
adalah nol.
Pengawasan pasokan (Inventory Control) dan penyimpanan barang
dan aksesibilitas untuk menjamin pasokan yang cukup tanpa berlebihan
kelebihan pasokan .Sebuah prosedur atau sistem akuntansi yang dirancang
untuk meningkatkan efisiensi atau menjamin pelaksanaan kebijakan atau
menjaga aset atau menghindari penipuan dan kesalahan. Inventory control
berkaitan dengan meminimalkan total biaya persediaan. Di Inggris, istilah yang
sering digunakan adalah pengendalian stok. Tiga faktor utama dalam inventory
control proses pengambilan keputusan adalah:
1) Biaya memegang saham (misalnya, didasarkan pada tingkat bunga).
2) Biaya menempatkan pesanan (misalnya, untuk bahan baris saham) atau
set-up biaya produksi.
3) Biaya kekurangan : biaya yang tidak cukup untuk memenuhi permintaan.
Elemen ketiga adalah yang paling sulit untuk mengukur dan sering
ditangani dengan membangun sebuah "service level" kebijakan,
persentase tertentu dari permintaan akan dipenuhi dari stok tanpa
penundaan. Untuk menjawab pertanyaan kapan harus dilakukan
pemesanan, dapat dilakukan dengan tiga pendekatan yaitu:
(1) Reorder Point (ROP) Approach
Dalam pendekatan ROP menghendaki jumlah persediaan yang tetap
setiap kali melakukan pemesanan, apabila persediaan mencapai
jumlah tertentu, maka pemesanan kembali harus dilakukan.
Pendekatan ROP juga menghendaki pengecekan secara fisik
ataupun penggunaan kartu catatan stock secara teratur untuk
menentukan apakah pemesanan kembali harus dilakukan.
(2) Periodic Review Approach
Dalam pendekatan dengan tinjauan periodik, tingkat persediaan
ditinjau pada interval waktu yang sama. Pada setiap tinjauan
 dilakukan pemesanan kembali agar tingkat persediaan mencapai
jumlah yang diinginkan. Jumlah pemesanan kembali didasarkan
pada tingkat maksimum yang ditetapkan untuk setiap item
persediaan yang dapat dicari dengan rumus:

Q = TMP-P-JSP+ PLT

Dimana:
Q = Jumlah pemesanan kembali
TPM = Tingkat persediaan maksimum
JSP = Jumlah yang sedang dipesan
PLT = Permintaan selama tenggang waktu pemesanan
(3) Material Reqirment planning (MRP) Approach
MRP merupakan sistem yang dirancang secara khusus untuk situasi
yang bergelombang (tidak konstan) secara tipikal karena permintaan
tersebut dependent.
Oleh karena itu tujuan dari sistem MRP adalah:
a. Menjamin tersedianya bahan item atau komponan pada saat
dibutuhkan.
b. Menjaga tingkat persediaan pada kondisi minimum
c. Merencanakan aktivitas pengiriman, penjadwalan dan
pembelian.
Faktor-faktor kesulitan dalam MRP:
 Struktur produk
 Ukuran Lot
 Tenggang waktu
 Perubahan kebetulan
 Komponen yang bersifat umum
Persediaan baik dari material atau bahan baku hingga persedian produk
jadi memiliki beberapa kegunaan, antara lain:
1. Mengurangi resiko terjadinya keterlambatan kedatangan
barang/bahan (dari supplier) yang dibutuhkan oleh perusahaan.
2. Mengurangi resiko kekurangan bahan yang disebabkan oleh adanya
reject.
3. Untuk mengantisipasi barang-barang yang hanya dipesan secara
musiman atau terjadi peningkatan dari customer secara tiba-tiba.
4. Mempertahankan stabilitas operasi perusahaan atau menjamin
kelancaran arus produksi.
5. Memberikan pelayanan yang baik pada customer dengan
memberikan jaminan tersedianya produk yang di pesan.
Terdapat beberapa jenis persediaan yang dibedakan menurut fungsi dari
persediaan tersebut, yaitu:
1. Batch stock/lot size inventory
Persediaan jenis ini terjadi karena adanya pembelian maupun
pembuatan bahan-bahan/barang-barang dalam jumlah yang lebih
besar daripada jumlah yang dibutuhkan saat itu. Keuntungan dari
inventory jenis ini adalah adanya potongan harga pada saat
pembelian serta penghematan pada biaya angkutan.
2. Fluctuation stock
Persediaan jenis ini diadakan untuk menghadapi fluktuasi
permintaan dari customer yang tidak dapat dilamarkan.
3. Anticipation Stock
Persediaan jenis ini diadakan untuk menghadapi fluktuasi
permintaan yang dapat diramalkan dan untuk menghadapi
penggunaan/permintaan yang meningkat.

Terdapat pula jenis persediaan yang dibedakan menurut jenis dan posisi,
yaitu:
1. Persediaan bahan mentah
Merupakan persediaan barang-barang yang digunakan dalam
proses produksi.
2. Persediaan komponen-komponen rakitan
Merupakan persediaan barang-barang yang terdiri dari komponen-
komponen yang diperoleh dari persediaan lain, dimana secara
langsung dapat dirakit menjadi suatu produk.
3. Persediaan bahan pembantu atau penolong
Merupakan persediaan barang-barang yang diperlukan dalam
proses produksi, tetapi tidak merupakan bagian/komponen barang
 jadi.
IV. Perencanaan Produksi dan Pengendalian Persediaan
Kegiatan perencanaan dan pengendalian produksi dapat dikelompokkan
menjadi tiga, antara lain meliputi:
1. Routing
Routing merupakan kegiatan menentukan urut–urutan dalam mengerjakan
suatu pekerjaan,sejak dimulai sampai dengan barang itu jadi.
2. Scheduling
Scheduling merupakan pembuatan jadwal (shedule) untuk melaksanakan
suatu pekerjaan. Jadwal kegiatan dibuat sejak mulainya pekerjaan sampai
dengan selesai. Penyusunan schedule biasanya didasarkan pada per-mintaan
konsumen, kemampuan sarana dan prasarana dan kendala–kendala yang lain.
Biasanya untuk menjaga kelancaran proses produksi perlu dibuat Master
Schedule. Master Schedule adalah daftar barang setiap macam barang pada
waktu–waktu tertentu. Untuk memudahkan pelaksanaannya dan membacanya,
biasanya schedule dinyatakan dalam bentuk tabel atau kadang–kadang
berbentuk Guant chart, yaitu bagan berupa balok untuk menunjukkan waktu
kegiatan.
3. Dispatching dan Follow up
Dispatching merupakan pemberian wewenang untuk melaksanakan suatu
kegiatan. Pelaksanaan dispatching dapat dilakukan dengan perintah lisan,
perintah tertulis atau  dengan tanda yang berupa bunyi. Sedangkan Follow up
merupakan suatu langkah perbaikan atas kesalahan yang telah dilakukan
sebelumnya. Kesalahan terjadi karena rencana tidak sesuai dengan
pelaksanaan.
 DAFTAR PUSTAKA

1. Bambang P., Manajemen Farmasi Industri, Global Pustaka Utama, Bandung,

2006. Hal 259-2 .

2. Perencanaan Produksi http://zudimel wordpress.com/2008/01 diakses 7 Oktober

2009.

3. Konsep Dasar Produksi http://www.ittelkom.ac.id.index.php.

4. http://en.wikipedia.org/wiki/inventory control system.