SESI/PERKULIAHAN KE: 1

TIK : Pada akhir pertemuan ini mahasiswa diharapkan berkompetensi dalam:

1. Memberikan pengertian mengenai P3 dan lingkup kerjanya serta peran dalam
peningkatan kinerja sistem manufaktur
2. Memberikan pemahaman tentang sistem perencanaan dan pengendalian produksi

Pokok Bahasan : Perencanaan dan Pengendalian Produksi

Deskripsi singkat:
Peranan perencanaan dan pengendalian produksi adalah semata-mata
dimaksudkan antuk mengkoordinasikan kegiatan dari bagian-bagian yang langsung atau
tidak langsung dalam berproduksi, merencanakan, menjadwalkan, dan mengendalikan
kegiatan produksi dari mulai tahapan bahan baku, proses sampai output yang dihasilkan
sehingga perusahaan itu betul-betul dapat menghasilkan barang atau jasa dengan
efektif dan efisien.
Sistem perencanaan dan pengendalian produksi terdiri dari beberapa sub-sistem
yang dirancang untuk mencapai secara utuh dua sasaran pokok perencanaann dan
pengendalian produksi yaitu tercapainya kepuasan pelanggan dan tingginya tingkat utilisasi
penggunaan sumber daya produksi. Agar sasaran-sasaran tersebut dapat dicapai secara
maksimum maka seluruh sub-sistem harus secara sinergik melakukan fungsi-fungsi
perencanaan dan pengendalian misalnya perencanaan dan pengendalian bahan, kapasitas
dan proses produksi.

I. Bahan Bacaan
1. Sukaria Sinulingga, 2009. Perencanaan dan Pengendalian Produksi, Penerbit
Graha Ilmu, Yogyakarta.

2. Teguh Baroto, 2002. Perencanaan dan Pengendalian Produksi, Penerbit Ghalia

Indonesia, Jakarta.

3. Arman Hakim Nasution & Yudha Prasetyawan, 2008. Perencanaan dan

Pengendalian Produksi, Penerbit Graha Ilmu, Yogyakarta.

4. Vincent Gaspersz, 2001. Production Planning anc Inventory Control

Berdasarkan Pendekatan Sistem Terintegrasi MRP II dan JIT Menuju
MANUFAKTURING 21, Penerbit PT. Gramedia Jakarta.

II. Bahan Bacaan Tambahan

1. Agus Ristono, 2009. Sistem Produksi Tepat Waktu, Penerbit Graha Ilmu,
Yogyakarta.
 2. Nahmias, S., Production and Operations Analysis, McGraw Hill, 2001

3. Sipper & Bulfin Jr., Production Planning, Control, and Integrations, McGraw Hill,
1997

4. Bedworth D.D., Bailey J.E., Integrated Production Control System, John Wiley &
Sons, 1987.

5. Fogarthy D.W., Blackstone J.H., Hoffmann T.R., Production and Inventory

Management, South Western Pub. Co, 1991

6. Oden H.W., Langewater G.A., Lucier RA., Handbook of Material and Capacity
Requirement Planning, McGraw Hill, 1991

III. Pertanyaan Kunci/Tugas:

1. Jelaskan kedudukan perencanaan dan pengendalian produksi dalam sistem
perusahaan.
2. Jelaskan ruang lingkup sistem perencanaan dan pengendalian produksi

IV. Tugas
1. Jelaskan pengertian perencanaan dan pengendalian produksi?
2. Jelaskan ruang lingkup PPC?
3. Jelaskan apa yang dimaksud sistem produksi?
4. Diskusikan pengendalian produksi dalam struktur organisasi tradisional?
5. Sebutkan dan jelaskan elemen-elemen sistem perencanaan produksi.

2
 BAB 1. PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN PRODUKSI

1.1 Definisi Perencanaan dan Pengendalian Produksi

Perencanaan dan pengendalian produksi telah dinyatakan dalam berbagai istilah
yang berbeda. Beberapa perusahaan menamakan departemen yang melaksanakan
kegiatan perencanaan dan pengendalian produksi ini dengan istilah departemen produksi,
departemen pengawasan produksi, departemen operasi, departemen perencanaan
produksi atau departemen perencanaan dan pengawasan produksi. Saat ini, istilah yang
sangat populer untuk departemen yang dimaksud adalah production planning and control
(PPC), atau production and inventory planning and control (PIPC/PPIC). Iklan dimedia
banyak sekali menyebutkan: "....dicari staf PPC " atau " ............ dicari staf PPIC....". Dari
segi istilah, buku ini akan menggunakan frasa "Perencanaan dan Pengendalian Produksi"
yang diterjemahkan dari "Production Planning and Control" dengan mendasarkan pada istilah
yang paling populer dan mudah dipahami.
Pengertian mengenai production planning and control (PPC) akan kemukakan
berdasarkan konsep sistem. Produksi adalah suatu proses pengubahan bahan baku
menjadi produk jadi. Sistem produksi adalah sekumpulan aktivitas untuk pembuatan suatu
produk, di mana dalam pembuatan ini melibatkan tenaga kerja, bahan baku mesin, energi,
informasi, modal, dan tindakan manajemen. Dalam praktik, aktivitas dalam sistem produksi
ini dapat dikelompokkan ke dalam dua kategori, yaitu "Proses produksi" dan
"Perencanaan dan Pengendalian Produksi (Production Planning and Controll /PPC)
Bila dipandang sebagai sistem, perusahaan manufaktur (membuat barang) merupakan
kumpulan subsistem. Secara umum sistem perusahaan terdiri atas subsistem personalia,
sistem manajemen, subsistem akuntansi/keuangan, dan subsistem manufaktur. Semua
subsistem ini paling terkait dan secara terpadu berusaha mewujudkan tujuan perusahaan.
subistem manufaktur terdiri atas subsistem disain, subsistem jaminan kualitas, subsistem
pemasaran, dan subsistem produksi. Sistem/subsistem produksi terdiri atas subsistem
proses produksi dan subsistem perencanaan dan pengendalilan produksi (PPC). IIustrasi
grafis bila perusahaan dipandang sebagai sistem terlihat pada gambar 1.1.
Proses produksi adalah aktivitas bagaimana membuat produk jadi dari bahan baku
melibatkan mesin, energi, pengetahuan teknis, dan lain-lain. Proses produksi
merupakan tindakan nyata dan dapat dilihat. Proses produksi ini terdiri atas beberapa
proses produksi, misalkan proses pengolahan bahan baku menjadi komponen, proses
perakitan komponen menjadi sub-assembly dan proses perakitan sub -assembly
menjadi produk jadi.
Perencanaan dan pengendalian produksi (PPC) adalah aktivitas bagaimana mengelola

3
 proses produksi tersebut. PPC merupakan tindakan manajemen yang sifatnya abstrak
(tidak dapat dilihat secara nyata). Sistem komputer barangkali merupakan analogi yang
tepat untuk sistem produksi. Proses produksi adalah perangkat kerasnya (hard ware)
dan PPC adalah perangkat lunaknya (sgftware).

Gambar 1.1 Kedudukan PPC dalam Sistem Perusahaan

The American Production and Inventory Control Society mendefinisikan perencanaan

produksi sebagai berikut:
1. Perencanaan produksi ialah suatu kegiatan yang berkenaan dengan penentuan apa yang
harus diproduksi, berapa banyak diproduksi, kapan diproduksi dan apa sumber daya yang
dibutuhkan untuk mendapatkan produk yang telah ditetapkan.
2. Pengendalian produksi ialah fungsi yang mengarahkan atau mengatur pergerakan material

4
 (bahan, part/komponen/subassembly dan produk) melalui seluruh siklus manufacturing
mulai dari permintaan bahan baku sampai pada pengiriman produk akhir kepada
pelanggan.
Ada tiga sasaran pokok yang sekaligus menjadi barometer keberhasilan perencanaan
dan pengendalian produksi yaitu:
 Tercapainya kepuasan pelanggan yang diukur dari terpenuhinya order terhadap produk
tepat waktu, tepat jumlah dan tepat mutu.
 Tercapainya tingkat utilitas sumber daya produksi yang maksimum melalui minirnisasi
waktu setup, transportasi, waktu menunggu dan waktu untuk pengerjaan ulang (rework).
 Terhindarnya cara pengadaan yang bersifat rush order dan persediaan yang berlebihan
Perencanaan dan pengendalian produksi juga sering disebut sistem produksi.
Misalkan, pada contoh berikut: "...perusahaan ini menggunakan sistem produksi "Just in
Time" atau "Kanban" atau "MRP". Bisa jadi, yang dimaksud adalah pabrik yang
produksinya menerapkan sistem MRP atau menerapkan sistem Kanban. Maka, pengertian
sistem produksi yang dimaksud di sini adalah sistem perencanaan dan pengendalian
produksi (tidak menyangkut proses produksinya).
Bila PPC juga disebut sistem produksi, maka pengertian sistem produksi berarti ada
dua, yaitu:
1. Suatu sistem untuk membuat produk (mengubah bahan baku menjadi barang) yang
melibatkan fungsi manajemen (yang bersifat abstrak) untuk merencanakan dan
mengendalikan proses pembuatan tersebut,
2. Suatu teknik untuk merencanakan dan mengendalikan produksi (bersifat abstrak) dan
tidak membahas proses pembuatan produk.
Materi kuliah ini, istilah sistem produksi akan digunakan dengan kedua pengertian
tersebut. Sebagai alasannya, kadang lebih mudah mengatakan misalnya: "....sistem
Produksi, Just in Time". Jadi penggunaan frasa "Sistem Produksi" dalam materi ini bersifat
kontekstual. Alasan lainnya adalah suatu metode perencanaan dan pengendalian produksi
kadangkala juga mencakup proses produksinya pula.

5
 Gambar 1.2 Sistem Produksi

2.2 Ruang Lingkup Perencanaan dan Pengendalian Produksi

Perencanaan dan pengendalian produksi (PPC) pada industri manufaktur apa pun
akan memiliki fungsi yang sama. Fungsi atau aktivitas-aktivitas yang ditangani oleh
departemen PPC atau PPIC secara umum adalah sebagai berikut.
1. Mengelola pesanan (order) dari pelanggan. Para pelanggan memasukkan pesanan-
pesanan untuk berbagai produk. Pesanan-pesanan ini dimasukkan dalam jadwal
produksi utama, ini bila jenis produksinya made to order.
2. Meramalkan permintaan. Perusahaan biasanya berusaha memproduksi secara lebih
independen terhadap fluktuasi permintaan. Permintaan ini perlu diramalkan agar
skenario produksi dapat mengatisipasi fluktuasi permintaan tersebut. Permintaan ini
harus dilakukan bila tipe produksinya adalah made to stock.
3. Mengelola persediaan. Tindakan pengelolaan persediaan berupa melakukan transaksi
persediaan, membuat kebijakan persediaan pengaman, kebijakan kuantitas
pesanan/produksi, kebijakan frekuensi dan periode pemesanan, dan
mengukur performansi keuangan dari kebijakan yang dibuat.

6
4. Menyusun rencana agregat (penyesuaian permintaan dengan kapasitas). Pesanan
pelanggan dan atau ramalan permintaan harus dikompromikan dengan sumber daya
perusahaan (fasilitas, mesin, tenaga kerja, keuangan, dan lain-lain). Rencana agregat
bertujuan untuk membuat skenario pembebanan kerja untuk mesin dan tenaga kerja
(reguler, lembur, dan subkontrak) secara optimal untuk keseluruhan produk dan
sumber daya secara terpadu (tidak per produk).
5. Membuat jadwal induk produksi (JIP). JIP adalah suatu rencana terperinci mengenai
apa dan berapa unit yang harus diproduksi pada suatu periode tertentu untuk setiap
item produksi. JIP dibuat dengan cara (salah satunya) memecah (disagregat) rencana
agregat ke dalam rencana produksi (apa, kapan, dan berapa) yang akan direalisasikan.
JIP ini apabila telah dikoordinasikan dengan seluruh departemen akan jadi dasar
dalam PPC. JIP ini akan direview' secara periodik atau bila ada kasus. JIP ini dapat
berubah bila ada hal yang harus diakomodasikan.
6. Merencanakan kebutuhan. JIP yang telah berisi apa dan berapa yang harus dibuat
selanjutnya harus diterjemahkan ke dalam kebutuhan komponen, sub-assembly, dan
bahan penunjang untuk penyelesaian produk. Perencanaan kebutuhan material bertujuan
untuk menentukan, apa, berapa, dan kapan komponen, sub-assembly, dan bahan
penunjang yang harus disiapkan. Untuk membuat perencanaan kebutuhan diperlukan
informasi lain berupa struktur produk (bill of material) dan catatan persediaan. Bila hal
ini belum ada, maka tugas departemen PPC untuk membuatnya.
7. Melakukan penjadwalan pada mesin atau fasilitas produksi. Penjadwalan ini meliputi
urutan pengerjaan, waktu penyelesaian pesanan, kebutuhan waktu penyelesaian,
prioritas pengerjaan, dan lain-lainnya.
8. Monitoring dan pelaporan pembebanan kerja dibanding kapasitas produksi. Kemajuan
tahap demi tahap dimonitor dan dibuat laporannya untuk dianalisis. Apakah pelaksanaan
sesuai rencana yang telah dibuat?
9. Evaluasi skenario pembebanan dan kapasitas. Bila realisasi tidak sesuai rencana,
maka rencana agregat, JIP, dan penjadwalan dapat diubah/disesuaikan kebutuhan.
Untuk jangka panjang, evaluasi ini dapat digunakan untuk mengubah (menambah)
kapasitas produksi.
Fungsi-fungsi tersebut dalam praktik tidak semua perusahaan akan melaksanakannya. Fungsi
tersebut berlaku secara umum, kadang kala suatu perusahaan hanya memiliki beberapa
fungsi. Untuk mendapat gambaran yang lebih jelas, dapat dilihat ilustrasi fungsi
perencanaan dan pengendalian produksi (PPC) pada gambar 1.2. Ada tidaknya
semua fungsi ini di perusahaan, juga ditentukan oleh teknik/metode/sistem perencanaan
dan pengendalian produksi (sistem produksi) yang digunakan perusahaan.

7
 Gambar 1.3 Ruang Lingkup PPC

1.3 Berbagai Macam Sistem Produksi

Pada komputer, penggunaan hardware yang sama untuk software yang berbeda dapat
memberikan kinerja yang berbeda. Sebaliknya, penggunaan software sama pada
hardware yang berbeda juga akan memberikan kinerja yang berbeda. Analogi ini sama
pada industri manufaktur. Proses produksi yang sama, bila menggunakan sistem produksi
yang berbeda juga akan memberikan kinerja yang berbeda. Demikian pula sebaliknya.
Untuk melaksanakan proses produksi, berbagai macam teknik proses produksi telah dikenal.
Pada industri logam misalnya, suatu jenis produk biasanya dapat dikerjakan dengan
berbagai macam teknik yang berbeda. Teknik untuk pembuatan produk tersebut (proses
produksi) bisa pengecoran, cetak tekan, cetak pasir, bubut, frais, dan lain-lain.
Teknik pengecoran juga dapat berbeda lagi untuk produk yang lama. Teknik pengerjaan ini
akan mempengaruhi kinerja produk yang dihasilkan.

8
 Untuk melakukan perencanaan dan pengendalian produksi, berbagai macam teknik
telah dikemukakan oleh pakar industri. Teknik untuk merencanakan dan mengendalikan
produksi ini seringkali disebut dengan istilah "Sistem Produksi", misalkan sistem produksi
toyota, "Sistem Material Requirement Planning", sistem pengendalian tradisional, sistem
kanban, sistem just in time, sistem produksi massal, sistem proyek, sistem optimized
production technology, sistem manufacturing resource planning, flexible control system,
continuous process control system, dan lain-lain
Semua teknik PPC/sistem produksi bertujuan untuk merencanakan dan mengendalikan
produksi agar lebih efisien, efektif, produktif, atau optimal. Jumlah jenis sistem produksi
sangat banyak. Suatu perusahaan kadang kala mengembangkan suatu sistem produksi
secara eksklusif untuk perusahaannya dan tak dapat digunakan pada perusahaan lain.
Sistem produksi yang tepat bagi suatu industri akan sangat bergantung pada jenis
industrinya. Sistem produksi pada industri gula tentu akan sangat berlainan dengan sistem
industri tekstil.
Beberapa jenis sistem produksi (yang dimaksud di sini adalah metode perencanaan dan
pengendalian produksi/PPC) yang lazim digunakan dalam perusahaan-perusahaan
adalah:
1. Sistem produksi proyek,
2. Flexible Control System,
3. Sistem produksi 'Material Requirement Planning',
4. Sistem produksi '.Just in Time',
5. Optimized Production Technology,
6. Continuous Process Control System.
Untuk memilih sistem produksi yang tepat, harus dilihat dulu mengenai jenis
produksinya. Jenis atau tipe produksi sangat tergantung pada jumlah produksi dan
bagaimana cara memproduksi. Industri manufaktur terdiri atas banyak jenis yang berbeda
satu sama lain. Jenis-jenis industri ini dapat dikelompokkan berdasarkan beberapa kriteria.

2.4. Klasifikasi Posisi Produk

Pada dasarnya, perencanaan dan pengendalian produksi membedakan empat tipe
posisi produk dalam lingkungan manufacturing yang masing-masing memberikan
pengaruh yang berbeda terhadap proses perencanaan dan pengendalian. Empat tipe yang
dimaksud adalah:

1. Engineering to order (ETO), bila perusahaan melakukan rekayasa mulai penyiapan

fasilitas sampai pembuatan untuk memenuhi pesanan ( o r d e r ) . Produk yang dipesan
biasanya berjumlah satu unit dan spesifikasinya sangat berbeda antara pesanan yang

9
 satu dengan lainnya. Disamping itu, sangat banyak aktivitas yang terlibat dalam
pembuatannya.
Pelanggan menyediakan spesifikasi dari produk yang diinginkannya dan
berdasarkan spesifikasi tersebut perusahaan membuat desain, menyediakan bahan,
membuat part/komponen, merakit, menguji kinerja produk dan kemudian mengirim produk
kepada pelanggan. Kegiatan produksi dilakukan apabila pelanggan telah datang meng-
ajukan order. Bills of materials, gambar-gambar teknik (engineering drawings) dan
perintah kerja (job orders) dipersiapkan perusahaan secara terpisah untuk setiap order.
Isu-isu kunci pengendalian produksi dalam lingkungan operasi ini ialah mengenai
estimasi waktu ancang-ancang untuk penentuan jadwal penyerahan order kepada masing-
masing pelanggan. Karena engineering adalah bagian dari waktu ancang-ancang maka
pengendalian produksi harus mencakup kegiatan engineering. Di samping itu, karena
sifatnya memenuhi order satu per satu maka peramalan permintaan jangka pendek tidak
diperlukan tetapi peramalan jangka panjang masih relevan khususnya untuk penyediaan
kapasitas.

2. Made to order (MTO), bila perusahaan berproduksi (membuat) dengan fasilitas

produksi yang dimiliki untuk memenuhi pesanan (order).
Pelanggan menyediakan spesifikasi dan desain produk. Berdasarkan desain tersebut
perusahaan menyediakan bahan, pembuatan part dan komponen, merakit dan mengirimkan
produk kepada pelanggan. Sama seperti engineering to order kegiatan produksi dilakukan
apabila pelanggan telah mengajukan permintaan. Karena engineering design disediakan
oleh pelanggan maka perencanaan dan pengendalian produksi tidak mencakup kegiatan
engineering.
Tipe make-to-order sering dijumpai pada perusahaan industri mesin-mesin di
mana original equipment manufacturer sering mensubkontrakkan pembuatan sebagian
komponen mesin-mesin yang di produksinya. Perusahaan yang menerima order subkontrak
ini disebut beroperasi berdasarkan tipe make-to-order
3. Assembly to order (ATO), bila perusahaan memproduksi (merakit) dengan
fasilitas produksi yang dimiliki untuk memenuhi pesanan (order).
Perusahaan menyediakan sejumlah model dasar dari produk Fapi dilengkapi dengan
berbagai alternatif dan variasi yang diperkirakan akan memperkaya pilihan bagi
pelanggan. Pelanggan melakukan pemilihan terhadap model, variasi dan tipe produk
yang diinginkannyadari alternatif yangtersedia. Kegiatan produksi dilakukan untuk
rnembuat komponen-komponen standar dengan semua variasinya dan aerakitan produk
akhir dilakukan setelah pelanggan mengajukan per-- ntaan.
Rencana produksi disusun berdasarkan peramalan permintaan terrhadap model

10
dasar,, pilihan-pilihan dan variasi produk. Aspek kritis dalam pengendalian produksi ialah
peramalan permintaan untuk pilihan-pilihan dan variasinya.

4. Made to stock (MTS), bila produksi perusahaan tidak ditujukan untuk melayani
pesanan, namun distok untuk mengantisipasi permintaan.
Pelanggan tidak mempunyai kesempatan untuk memilih sesuai cengan seleranya
tetapi membeli langsung produk yang sudah jadi dari persediaan. Kegiatan produksi
dilakukan untuk mengisi persediaan yang jumlahnya dinyatakan dalam jadwal induk
produksi. jadwal induk produksi disusun berdasarkan peramalan terhadap potensi per-
mintaan pelanggan untuk setiap produk akhir. Untuk mengantisipasi kekurangan
persediaan khususnya akibat fluktuasi permintaan yang sering di luar batas antisipasi
normal maka persediaan pengaman safety stock) ditentukan. Isu utama dalam tipe make-
to-stock ialah permamalan permintaan dan penentuan persediaan pengaman (safety stock).

Gambar 1.4 Empat Tipe Posisi Produksi

Berdasar ukuran jumlah produk yang dihasilkan, produksi dapat

dikelompokkan menjadi :
1. produksi proyek, biasanya jumlah unit yang diproduksi satu dengan jumlah
operasi hanvak dan melibatkan banyak sumber daya;
2. produksi batch, bila jumlah unit yang diproduksi berukuran sedang, biasany a
perusahaan memproduksi banyak jenis produk;
3. produksi massal, bila jumlah unit yang diproduksi sangat besar, jenis yang
diproduksi perusahaan umumnya lebih sedikit dibanding batch.
Berdasar cara memproduksi (berhubungan dengan pengaturan fasilitas
produksi), produksi dikelompokkan menjadi:
1. produksi flow shop,
2. produksi fleksibel (flexible manufacturing systems),
3. produksi job shop, biasanya untuk volume produksi batch,

11
4. produksi kontinu, biasanya untuk volume produksi massal.

Gambar 1.5 Klasifikasi system produksi menurut aliran proses produksi

(Kostas 270)

Gambar 1.6. Klasifikasi system produksi menurut variasi produknya

Sistem produksi mana yang digunakan harus memperhatikan jenis -jenis
produksi bagaimana telah diklasifikasikan tersebut. Secara umum, sistem
produksi yang digunakan oleh mayoritas industri manufaktur dapat dilihat pada
tabel 1.1.

12
 Tabel 1.1 Sistem Produksi Berdasar Jenis Produksi

Keterangan:
Kesesuaian tinggi
Kesesuaian sedang

P atau p* : Sistem Produksi Proyek

F atau f : Flexible Control System
M atau m : Sistem MRP
J atau j : Sistem Just in Time
0 atau o : Optimised Production Technology
C atau c : Continuous Process Control System
*: Huruf besar kesesuaian tinggi, huruf kecil kesesuaian rendah

13
Tabel 1.2 Perbandingan Lingkungan Manufacturing Berdasarkan
Make-to-Stock, Assembly-to-Order dan
Make-to-Order/Engineering-to-Order.

14
1.5 S t r u k t u r O r g a n i s a s i P e r u s a h a a n M a n u f a k t u r
Kedudukan Departemen Perencanaan dan Pengendalian Produksi (disingkat
Departemen Pengendalian Produksi) dalam struktur organisasi perusahaan manufaktur pada
umumnya berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan lain dan sangat ditentukan
oleh besarnya perusahaan serta jumlah pabrik yang dikelola. Pada perusahaan yang
mengelola banyak pabrik yang produk-produknya tidak memiliki keterkaitan, masing-
masing pabrik memiliki sendiri departemen tersebut. Tetapi apabila memiliki keterkaitan
misalnya part atau komponen yang dibuat pada satu pabrik diangkut ke pabrik lain untuk
dirakit dengan part atau komponen yang dibuat di pabrik lain maka Departemen
Pengendalian Produksi sering disentralisasi seperti terlihat dalam Gambar 1.5.

Gamba1 1.7 Pengendalian Produksi Dalam Struktur Organisasi Tradisional

1.6. Sistem Perencanaan dan Pengendalian Produksi

1 . 6 .1 Fungsi Sistem Perencanaan dan Pengendalian

Perencanaan dan pengendalian adalah dua fungsi manajemen yang tidak dapat
dipisahkan dalam setiap bidang kegiatan termasuk kegiatan produksi. Perencanaan adalah
langkah pertama dalam proses manajemen yang meliputi penetapan tujuan dan sasaran yang
ingin dicapai dan keputusan tentang bagaimana cara untuk mencapai tujuan dan sasaran
tersebut. Seperti terlihat pada Gambar 1.8, perencanaan dan pengendalian dihubungkan oleh
proses eksekusi yaitu proses implementasi rencana yang telah disusun. Proses implementasi
dikendalikan yaitu dimonitor, diawasi, dievaluasi dan terhadap setiap deviasi yang terjadi

15
 dilakukan tindakan perbaikan.

Gambar 1.8 Hubungan Perencanaan dan Pengendalian dalam Sistem Produksi

2 .6 .2 Ke rangka Das ar S is te m Per encana an dan Pengenda l ian P roduks i

Kerangka dasar sistem perencanaan dan pengendalian produksi yang terintegrasi
dan aliran informasi antar sub-sistem adalah seperti terlihat dalam Gambar 3.2.
Kerangka dasar tersebut memperlihatkan dua tipe integrasi yaitu pertama integrasi
antara rencana jangka panjang, rencana jangka menengah dan rencana operasional atau
rencana eksekusi di lantai pabrik dan kedua ialah integrasi antara unit-unit fungsional
dalam setiap face perencanaan. Perencanaan pada empat sub-sistem pertama yaitu
perencanaan bisnis (business planning), perencanaan pemasaran (marketing planning),
perencanaan agregat (aggregate planning) dan perencanaan sumber daya (resource
planning) adalah termasuk dalam perencanaan strategis (strategic planning).
Perencanaan ini merupakan tanggung jawab dan disusun oleh manajemen puncak (top
executives). Jangkauan waktu (time horizon) ke empat perencanaan ini pada umumnya
lima tahun atau kurang.
Perencanaan pada empat sub-sistem kedua yang meliputi perencanaan jadwal induk
produksi (master production scheduling), rough-cut-capacity planning, perencanaan
kebutuhan bahan (material requirements planning), perencanaan kebutuhan kapasitas
(capacity requirements planning) adalah perencanaan jangka menengah. Perencanaan
ini pada umumnya berjangka waktu satu tahun dan merupakan tanggungjawab
manajer lini (line/middle managers). Dua perencanaan terakhir yaitu perencanaan
kegiatan produksi di lantai pabrik (sering lebih dikenal sebagai perencanan sistem
pengendalian kegiatan produksi atau production activity control) dan pengadaan sumber
daya operasional (purchasing) adalah perencanaan eksekusi. Perencanaan ini merupakan
tahap akhir seluruh perencanan, disusun oleh para manajer tingkat bawah (lower
managers) yang secara sangsung menangani kegiatan di lantai pabrik seperti manajer
penjadwalan, manajer pengolahan dan lain-lain.

16
 Gambar 1.9 Kerangka Dasar Sistem Perencanaan dan Pengendalian Produksi

1 .6 .3 Lingkup S is te m Pe renca naan dan Pen genda lian

Rencana jangka panjang yang berjangka waktu paling lama lima tahun, memuat isu-isu
strategik bisnis yang meliputi antara lain penentuan bisnis apa yang perlu dikembangkan
ke depan, di mana basis pemasaran, berapa besar potensi permintaan pada masing-
masing wilayah basis dan perkiraan prospek distribusi permintaan pada subwilayah
pasar. Hasil akhir dari perencanaan jangka panjang ini ialah rencana agregat (aggregate
plan).
Rencana agregat memuat perkiraan target produksi atau omset penjualan tahun
per tahun sampai tahun ke lima dengan memperhatikan potensi sumber daya
produksi yang tersedia atau dapat disediakan dalam jangka panjang. Dalam
perencanaan agregat, satuan produk akhir yang akan dihasilkan belum diidentifikasi

17
satu per satu tetapi dinyatakan sebagai kelompok produk (product-groups). Contoh
kelompok produk misalnya adalah 20.000 set peralatan elektronik kebutuhan rumah
tangga yang akan diproduksi per tahun. Kelompok produk ini misalnya terdiri dari
televisi, radio, tape recorder, dan lain-lain yang merupakan kebutuhan rumah tangga.
Masing-masing diproduksi dengan proporsi tertentu dan seluruhnya 20.000 unit per
tahun.
Rencana jangka menengah yang berjangka waktu paling lama satu tahun yang
sering dikenal sebagai rencana kerja tahunan memuat omset tahunan yang merupakan
terjemahan rencana jangka panjang ke dalam rencana operasional. Perencanaan ini
meliputi penguraian product group menjadi satuan-satuan produk akhir (individual end
products) yang disusun dalam bentuk rencana induk produksi (master production schedule
atau MPS). Rencana induk produksi adalah suatu daftar yang memuat jumlah masing-
masing produk akhir yang akan dihasilkan per time-bucket. Time bucket biasanya
dinyatakan dalam mingguan sepanjang rentang/jangkauan waktu perencanaan (time
horizon) yang lamanya 6-12 bulan. Jadwal induk produksi disusun dengan memperhatikan
potensi permintaan, dan potensi kapasitas. Potensi kapasitas dievaluasi dengan
menggunakan teknik rough-cut capacity planning (RCCP). Berdasarkan jadwal induk
produksi kemudian disusun jadwal perakitan produk akhir (final assembly schedule) dan
rencana kebutuhan bahan (material requirements plan atau MRP).
Rencana kebutuhan bahan (material requirements planning) disusun dengan
menguraikan produk akhir pada jadwall induk produksi kepada kebutuhan part dan
komponen berdasarkan bill of materials (BOM) dari produk tersebut. Bill of materials
menjelaskan struktur/hirarkis komponen dan part yang membentuk produk akhir. Bill of ma-
terial menjelaskan bagaimana produk akhir disusun dari komponen-komponennya
secara berjenjang. Dengan demikian hasil penguraian ini ialah sebuah daftar panjang
tentang part/komponen apa yang harus dibuat, berapa banyak harus dibuat dan kapan
harus sudah selesai dibuat sehingga jadwal perakitan produk akhir dapat terdukung.
Sebelum daftar panjang ini difinalkan, kebutuhan bersih masing-masing part dan
komponen dihitung dengan mengurangi jumlah part atau komponen yang sebelumnya
sudah tersedia di gudang. Kemudian rencana kebutuhann kapasitas untuk pembuatan
masing-masing part dan komponen dihitung dengan bantuan bill of capacity.
Daftar panjang kebutuhan bahan kemudian diuraikan lebih lanjut menjadi rencana
eksekusi. Penyusunan rencana eksekusi merupakan tahap akhir perencanaan. Rencana
operasi eksekusi berisikan jadwal dari perintah-perintah kerja di lantai pabrik dan jadwal
pengadaan bahan. Berdasarkan rencana ini eksekusi pembuatan part dan komponen di
lantai pabrik dilakukan, dirakit dan dikirim kepada pemesan sesuai dengan jadwal
pengiriman yang telah ditentukan.

18
 1 . 6 . 4 E l e me n - e l e me n S i s t e m P e r e n c a n a a n
Secara lebih rinci elemen-elemen atau subsistem dari sistem perencanaan dan
pengendalian produksi dapat jelsskan sebagai berikut:
 Business planning
Penyusunan rencana tentang ruang lingkup bisnis yang akan dibangun atau
ditumbuhkan dimasa yang akan datang (lima tahun ke depan) yang meliputi jenis
produksi yang akan dikembangkan, wilayah pemasaran, perkiraan volume produksi
(dalam satuan kelompok produk) dan nilai penjualan. Rencana ini disusun dengan maksud
dan tujuan pengembangan bisnis melalui penambahan unit kegiatan produksi baru.
Misalnya dalam waktu 5 tahun ke depan, perusahaan akan mengembangkan produk-
produknya dengan menambahkan produk-produk elektronik kebutuhan rumah tangga
seperti televisi, tape recorder dan radio terhadap produk-produk yang sudah ada atau
pun juga menggantikan sebagian dari produk lama.
Dengan pengembangan atau penambahan unit kegiatan produksi tersebut,
direncanakan perluasan wilayah pemasaran ke Indonesia Bagian Barat, Asia Tenggara
dan Timur Tengah. Volume produksi direncanakan 200.000 set dengan total nilai
penjualan (sampai lima tahun ke depan) direncanakan 5 juta dollar. Rencana yang
disusun ini relatif masih kasar tetapi sudah dapat digunakan sebagai basis untuk
penyusunan rencana jangka menengah.

 Demand management
Permintaan pelanggan terhadap produk/jasa perusahaan adalah kunci kehidupan
setiap bisnis. Supaya permintaan pelanggan tetap terpelihara maka potensi permintaan
pelanggan harus dikelola dengan baik. Dengan memperhatikan situasi dan prospek
persaingan di masa yang akan datang, dilakukan peramalan tentang potensi permintaan
pelanggan, membuat perkiraan tentang kemungkinan distribusi dan jadwal permintaan
antar wilayah pemasaran potensial, dan kemungkinan permintaan yang telah
disampaikan oleh para pelanggan. Dari ketiga informasi ini, dikemas suatu daftar
tentang potensi permintaan pelanggan terhadap produk-produk perusahaan dari tahun
ke tahun. Jenis produk yang diidentifikasi pada tahap ini masih bersifat makro yaitu
dalam satuan kelompok produk (product groups).

 Marketing planning
Pada masing-masing wilayah pemasaran yang telah diidentifikasi dalam business plan,
masukan dari demand management kemudian dievaluasi terutama mengenai produk-
produk apa yang dinilai paling prospektif, bagaimana segmen pasar dan saluran distribusi

19
 yang akan dibangun, berapa besar target pangsa pasar yang dapat diharapkan dan
perkiraan prospek penjualan tahunan pada masing-masing segmen. Hasil marketing
planning ini sekali gus memberikan koreksi terhadap business plan.

 Aggregate planning
Berdasarkan prospek penjualan tahunan, dibuat perkiraan permintaan terhadap
kelompok produk per tahun yang dipecah per time bucket. Biasanya satu time bucket
adalah satu minggu ke atau satu bulan. Dengan demikian, perkiraan tentang jumlah
atau volume kelompok produk dalam satu tahun di-break down menjadi permintaan
mingguan atau bulanan dengan memperhatikan fluktuasi permintaan dari minggu ke
minggu ke sepanjang rentang waktu perencanaan (planning horizon) seperti terlihat
dalam Gambar 3.2.
 Resource planning
Untuk menguji kewajaran rencana agregat maka kebutuhan kapasitas
secara agregat dihitung dan dibandingkan dengan kapasitas yang tersedia.
Kebutuhan kapasitas secara agregat dihitung berdasarkan jumlah machine-hour
rata-rata yang dibutuhkan oleh kelompok produk dibandingkan dengan jumlah
machine-hour yang tersedia untuk mengeksekusi rencana agregat. Bila kapasitas
tidak memadai maka dipertimbangkan untuk menambah kapasitas atau mengoreksi
rencana agregat. Uraian lebih rinci akan diberikan lebih lanjut.

 Master production scheduling

Kelompok produk dalam rencana agregat dielaborasi menjadi produk akhir
(end product) untuk setiap time bucket yang ditunjukkan sebagai jadwal induk
produksi. Jadwal induk produksi yang merupakan roll-up kepada rencana agregat
ialah sebuah rencana yang memperlihatkan produk apa, dan berapa banyak
masing-masing produk akan dihasilkan pada setiap time bucket sepanjang planning
horizon. Yang dimasud dengan produk dapat berupa produk akhir (end products),
komponen yang bersifat end item (item yang merupakan produk akhir yang siap untuk
dijual atau disimpan sebagai stok bebas).

 Rough-cut capacity planning

Sama halnya dengan resource planning, rough-cut capacity planning menguji
kewajaran jadwal induk produksi (master production schedule) dengan
membandingkan jumlah machine-hour yang dibutuhkan dengan machine-hour yang
tersedia pada masing-masing stasiun kerja untuk mengeksekusi master production
schedule. Perencanaan kapasitas ini dibuat untuk menghasilkan informasi dalam

20
 kebijakan pengadaan kapasitas jangka menengah. Uraian yang lebih rinci tentang
rough-cut capacity planning akan diberikan dalam bab selanjutnya.

 F A Schedule
Final Assembly Schedule (jadwal perakitan untuk produk akhir) ialah penyusunan
jadwal untuk operasi tahap akhir setelah semua part dan komponen selesai dikerjakan.
Dalam lingkungan assembly to order, Final Assembly Schedule (FAS) mencakup
perakitan terhadap pilihan-pilihan terhadap part, komponen dan sub-assemblies yang
diambil dari persediaan untuk dirakit sesuai dengan pesanan pelanggan. Dalam
lingkungan make-to-stock, FAS adalah jadwal yang dipersiapkan untuk proses
operasi perakitan termasuk pengujian mutu tahap akhir sehingga jadwal induk
produksi dapat dipenuhi.

 Inventory record
Inventory record merupakan suatu file yang berisikan status suatu part,
komponen, sub-assembly atau bahan baku yang dicatat dan di update setup kali
terjadi transaksi atas item-item tersebut. Masing-masing part, komponen,
subassembly atau bahan baku memiliki inventory record tersendiri. Data atau
informasi dari inventory record dibutuhkan untuk mengetahui jumlah bersih (net
requirements). Suatu item harus diproduksi setelah jumlah kotor (gross requirements)
item tersebut diketahui berdasarkan hasil eksploitasi bill of materials
terhadap jadwal induk produksi.

 Material requirequirements planning,

Dengan bantuan bill of materials master production schedule dielaborasi ke
dalam jadwal kebutuhan bahan yaitu part, komponen, sub-assembly. Bill of materials
adalah sebuah file komputer yang menjelaskan tata urutan dan banyaknya item (part
atau komponen) yang dibutuhkan untuk mendapatkan satu unit produk jadi. Yang
dimaksud dengan tata urutan ialah tahapan dari masing-masing part dalam
menyusun produk akhir seperti ditunjukkan dalam product structure tree. Atas
dasar tata urutan ini, maka bill of materials sering juga disebut goez into file.

 Capacity requirements planning

Sama dengan rough-cut capacity planning, capacity requirements planning
menguji kewajaran material requirements schedule dengan membandingkan
kebutuhan kapasitas untuk mengeksekusi master production schedule dengan
kapasitas stasiun kerja yang tersedia. Capacity requirements planning menghasilkan
rencana kapasitas yang cukup rinci. Uraian lebih rinci tentang capacity requirements

21
 planning akan diberikan dalam bab selanjutnya.

 Production activityy control

Sub sistem production activity control (PAC) meliputi pemberian perintah-
perintah kerja di lantai pabrik berdasarkan jadwal kebutuhan bahan, menyusun
production time-table (jadwal mulai dan selesai setiap order yang akan dikerjakan),
penjadwalan operasi dan penentuan urutan operasi pada setiap stasiun kerja,
penentuan rincian beban kerja setiap stasiun kerja, menjadwal ulang operasi yang
mengalami keterlambatan, pembuatan laporan operasional yang berisikan output
yang dicapai, progres dan masalah yang dihadapi (order-order yang terlambat selesai,
jumlah dan jenis part yang cacat pada setiap stasiun kerja) di lantai pabrik dan lain-
lain.

 Purchasing
Fungsi pembelian (purchasing) meliputi pembehan vendor, penyampaian
order-order pembelian, penjadwalan vendor dan mengikuti order pembelian
(follow up).

 Performance measurement
Pengukuran kinerja (performance measurement) memberikan informasi
kepada manajemen berdasarkan hasil evaluasi seberapa baik sistem perencanaan
dan pengendalian beroperasi dalam mencapai tujuan dan sasarannya.
Pengukuran kinerja juga memberikan highlight tentang permasalahan pada
setiap area baik pada sisi perencanaan maupun sisi pengendalian serta
rekomendasi tindakan perbaikan yang perlu dilakukan.

22