TEKNIK PENGUMPULAN DATA

Merupakan cara yang digunakan untuk mengumpulkan informasi atau fakta-fakta yang ada di
lapangan. Proses pengumpulan data dalam sebuah penelitian bergantung pada jenis penelitian
yang dipilih. Ada beberapa Teknik dalam pengumpulan data, yaitu:
1. Interview
2. Joint application development (jad)
3. Questionnaire
4. Analisa dokumen
5. Observasi

1. Interview
Studi Kasus Anda disuruh membuat Sistem Pembayaran SPP di SMA Anda
• Teknik yang paling umum dipakai
• Langkah dasar:
1. Tentukan tujuan dari wawancara
2. Pemilihan narasumber/responden (orang yang diwawancarai)
• Pilih narasumber berdasarkan pada kebutuhan informasi.
• Siapa saja? Posisi apa saja?
• Ragam posisi responden dapat memberikan perbedaan pandangan
terhadap informasi.
• Misalkan : kepala sekolah, bendahara sekolah, kepala TU
• Idealnya, seluruh stakeholder yang terlibat dalam proses
pembayaran spp.
1. Perancangan pertanyaan interview
2. Persiapan interview
3. Pengarahan interview
4. Tindak lanjut interview

Tujuan dari interview

• Awal sebelum dimulai wawancara, haruslah menetapkan tujuan dari wawancara
tersebut untuk apa? Hasil yang ingin di capai apa?
• Sehingga akan memudahkan dalam memilih narasumber dan merancang
pertanyaan.

Tipe-tipe pertanyaan

• Closed-ended Questions
• Open-Ended Question
• Probing Question (Menggali)

• Closed-ended questions
• Adalah tipe pertanyaan yang tertutup dimana jawabannya terbatas
berdasarkan fakta. Contoh :
• Berapa banyak pembayaran spp setiap hari?
• Kapan waktu pembayaran spp setiap bulan?
 • Jika terlambat membayar spp, apa konsekuensinya?
• Open-ended question
• Adalah pertanyaan yang bersifat terbuka, dimana memungkinkan
narasumber menjawab dengan sebuah cerita. Contoh :
• Apa yang diinginkan dari sistem informasi pembayaran spp
yang akan dibangun?
• Apa permasalahan yang dihadapi terkait pembayaran spp?
• Probing question (menggali)
• Adalah pertanyaan yang bersifat menggali untuk mendapatkan jawaban
lebih lanjut dari narasumber.
• Probing questions digunakan untuk mengembangkan kualitas jawaban,
sehingga jawaban berikutnya lebih jelas, akurat. Contoh:
• Mengapa? Kenapa?
• Dapatkah diberikan sebuah contoh?
• Dapatkah dijelaskan lebih detil lagi?

Jenis interview
• Interview tidak terstruktur
• Biasanya dilakukan pada saat pertemuan pertama kali dengan
narasumber (awal pengumpulan informasi)
• Tujuan : keluasan informasi, informasi secara global
• Interview terstruktur
• Biasanya dilakukan pada pertemuan ke sekian kali. Karena sudah
pernah bertemu maka dibuatlah pertanyaan yang lebih terstruktur.
• Bermanfaat untuk analisa yang lebih mendetil.
• Tujuan : mencari informasi yang sangat spesifik

Strategi mengajukan pertanyaan

• High level: sangat umum (kepala sekolah)

• Medium level: spesifik moderat (bendahara)
 • Low level: sangat spesifik (kepala TU)

Langkah persiapan interview

1. Persiapkan rencana wawancara secara umum
a. Daftar pertanyaan
b. Pertanyaan antisipasi (kelanjutan dari jawaban sebelumnya)
2. Tambah pengetahuan tentang masalah yang akan dianalisa pada saat
wawancara.
3. Tentukan pertanyaan prioritas jika kehabisan waktu
4. Siapkan orang-orang yang akan diwawancara
a) Beri jadwal yang jelas
b) Informasikan alasan dari wawancara dan area yang akan didiskusikan.

Pengarahan interview
1. Tampil secara profesional (cara berpakaian, sopan santun, etika bertanya)
2. Catat semua informasi yang ada
3. Cek kebijakan organisasi apakah boleh menggunakan recorder.
4. Anda harus yakin memahami semua isu yang muncul di instansi tersebut.
5. Pisahkan fakta-fakta dari opini-opini
6. Beri kesempatan bagi narasumber untuk mengajukan pertanyaan
7. Jangan lupa untuk berterima kasih kepada orang yang diwawancara
8. Akhiri waktu wawancara

Tip praktis dalam interview

1. Jangan khawatir, tenang saja
2. Beri perhatian pada narasumber ketika melakukan interview.
3. Rangkum point-point hasil interview
4. Perhatikan bahasa tubuh dari narasumber

Tindak lanjut setelah interview

• Persiapkan catatan hasil interview
• Buat ulasan pewawancara
• Temukan gap antar jawaban dari setiap narasumber
• Buat pertanyaan baru yang akan ditanyakan pada pertemuan selanjutnya
Contoh Laporan Interview

Contoh Interview
Anda Sedang mewawancarai Kepala Perpustakaan sekolah berkenaan dengan Sistem Baru
untuk membantu mengadministrasikan peminjaman buku oleh siswa.
Tulis 5 Pertanyaan yang akan anda tanyakan pada Kepala Perpustakaan Sekolah!
1. Bagaimana sistem Peminjaman Buku di Perpustakaan?
2. Dokumen apa saja yang dijadikan Masukan dan Keluaran didalam Sistem Ini ?
Berikan Contohnya.
3. Jika Ada siswa yang terlambat mengembalikan Buku dari tanggal yang telah
ditetapkan bagaimanakah prosedur penanganannya ?
4. Bagaimana jika ada siswa yang ingin memperpanjang Buku yang dipinjamnya?
5. Berapa jenis Buku dan jumlah anggota yang sudah terdaftar di Perpustakaan?

2. Joint Application Development (JAD)

• Menggunakan teknik seperti rapat atau diskusi dalam pengumpulan data
• Libatkan tim proyek, user/pemakai, dan manajemen yang bekerja bersama-sama
• Berbeda dengan wawancara per orang yang berbeda tempat berbeda waktu, JAD
dikumpulkan bersama, dengan satu tempat dan satu waktu
• Kemungkinan mengurangi kesalahan sampai dengan 50%

Pengaturan Joint Application Design (JAD)

• Buat posisi tempat duduk berbentuk U
• Jauh dari kekacauan/kebisingan
• White board
• Alat-alat prototyping
• Jadilah fasilitator dalam kegiatan JAD
Ruang Pertemuan JAD

Special Type Of Group Meeting

Urutan dalam sesi JAD

• Jelaskan lebih dulu agenda yang akan dibahas
• Beri kesempatan pada klien untuk memberikan komentar secara top down (berawal
dari kepala sekolah)
 • Kegiatan fasilitator
- Pertahankan pembahasan sesuai dengan track-nya
- Jelaskan istilah yang digunakan dalam pembahasan secara detil (karena klien
belum tentu paham teknologi informasi)
- Catat masukan-masukan
- Berikan solusi untuk membantu menyelesaikan isu
- Tindak lanjut laporan setelah sesi

Masalah-masalah dalam JAD

• Hindari dominasi satu pihak
• Semua yang hadir harus memberikan kontribusi
• Hindari diskusi samping (jagongan)
• Hindari pembicaraan yang tidak berujung
• Hindari pemaksaan kehendak
• Hindari konflik yang tidak terselesaikan
• Dibawa santai dengan humor

3. Questionnaire
• Kumpulan pertanyaan tertulis, sering digunakan untuk sejumlah besar orang
• Diisi biasanya pada kertas atau elektronik (online)
• Pilih partisipan dengan menggunakan sampel dari populasi
• Rancangan pertanyaan untuk kejelasan dan analisa kasus
• Tulis daftar pertanyaan dalam questionnnaire.
• Tindak lanjut hasil questionnaire dengan laporan

Tipe questionnaire
• Kuesioner format bebas
berisi pertanyaan-pertanyaan yang harus diisi oleh responden di tempat yang telah
disediakan berbentuk essay.
• Kuesioner Format Pasti
Berisi pertanyaan-pertayaan yang jawabannya sudah tersedia berupa chek list, ya/tidak,
ataupun ada skalanya (sangat tidak setuju s/d sangat setuju)

Rancangan Questionaire yang Baik

• Buat pertanyaan yang menarik tanpa nada ancaman (mengarah)
• Jangan meletakkan pertanyaan penting pada akhir questionnaire
• Jangan penuhi halaman dengan banyak item
• Hindari penyingkatan dalam pertanyaan
• Hindari Terminologi atau istilah yang tidak/belum jelas
• Beri Nomor pertanyaan untuk menghindari kebingungan

4. Analisa Dokumen
• Pelajari material (dokumen-dokumen) yang ada pada sistem berjalan
• Contoh dokumen yang digunakan:
- Formulir,
- Laporan/report,
- Manual prosedur,
- Gambar alur kerja
 • Temukan sistem informal (tidak formal à yang tidak terstruktur) dalam proses yang
ada

5. Observasi
• Kunjungi lokasi proses bisnis terjadi
• Memperhatikan proses bisnis yg sedang berjalan
• Pelaku proses terkadang mengulang kembali proses yang telah dikerjakan
• Catat informasi yang ditemukan saat observasi
• Periksa validitas informasi yg telah dicatat
• Obervasi tidak boleh bersifat merusak

Lalu bagaimana memilih teknik yang sesuai?

1. Jenis informasi
2. Kedalaman informasi
3. Keluasan informasi
4. Integrasi informasi
5. Keterlibatan user
6. Biaya

Pilih Kriteria Yang sesuai

Kesimpulan :
• Ada lima teknik utama dalam mengumpulkan informasi yaitu :
• Interview, jad, kuisioner, analisa dokumen, dan observasi.
• Harus mengetahui bagaimana dan kapan menggunakan masing-masing teknik
tersebut
• Bagaimana memilih teknik yang tepat
• Jika diperlukan, maka bisa mengkombinasikan teknik-teknik