Manajemen Proyek Santi Azzahrah 232014092

Proyek dan Manajemen Proyek

Proyek adalah urutan (sementara) aktifitas-aktifitas unik, kompleks, dan terkoneksi yang memiliki satu
tujuan atau sasaran dan harus dilengkapi dengan waktu yang spesifik,sesuai dengan anggaran dan sesuai
dengan spesifikasi.

Manajemen Proyek adalah proses melingkupi, merencanakan, menyediakan staf, mengorganisasi,

mengarahkan dan mengontrol pengembangan sebuah sistem yang dapat diterima dengan biaya minimal
dan dalam jangka waktu tertentu.

Manajemen Proses adalah aktifitas mendokumentasi,mengelola dan secara terus menerus memperbaiki
proses pengembangan sistem.

Project dianggap sukses jika:

o Sistem yang dihasilkan diterima oleh pelanggan.

o Sistem yang dihasilkan tepat waktu

o Sistem yang dihasilkan sesuai dengan anggaran

o Proses pengembangan sistem memiliki impak minimal pada operasi-operasi bisnis yang
berkesinambungan

Penyebab Kegagalan suatu Proyek:

o Kegagalan untuk membentuk komitmen manajemen atas pada proyek.

o Kurangnya komitmen organisasi pada metodologi pengembangan sistem

o Mengambil jalan pintas tanpa melalui metodologi penelitian

o Manajemen ekspektasi yang buruk

o Komitmen dini dalam menetapkan anggaran dan jadual

o Teknik estimasi yang kurang baik

o Terlalu optimis

o The mythical man-month (Brooks, 1975)

o Kurangnya ketrampilan manajemen

Manajemen Proyek Santi Azzahrah 232014092

Kompetensi-kompetensi Manajer Proyek:

o Kesadaran berbisnis
o Orientasi rekan bisnis
o Komitmen pada kualitas
o Inisiatif
o Pengumpulan informasi
o Pemikiran analisis
o Pemikiran Konseptual
o Kesadaran antarpersonal
o Kesadaran organisasi

Strategi Perencanaan Proyek:

Joint project planning (JPP) / Perencanaan Proyek gabungan adalah strategi tempat semua
stake holder dalam proyek (para pemilik, pengguna, analisis, desainer dan pengembang sistem)
berpartisipasi dalam seminar manajem proyek selama satu sampai tiga hari, dan hasilnya adalah
konsesus lingkup, jadual, sumber daya dan anggaran proyek. (Seminar atau pertemuan
selanjutnya mungkin diperlukan untuk menyesuaikan dengan lingkup, anggaran dan jadual).

Strategi Penjadwalan:
Forward scheduling menentukan tanggal mulai proyek dan menjadwalkan ke depan dari tanggal
tersebut. Berdasarkan durasi terencana tugas-tugas yang diperlukan,keantarketergantungan
tugas-tugas dan alokasi sumber-sumber daya untuk menyelesaikan tugas-tugas tersebut, meng-
proyeksi tanggal penyelesaian proyek dengan pengkalkulasian.

Reverse scheduling menentukan tenggat waktu proyek dan menjadwalkan mundur dari tanggal
tenggat waktu tersebut. Tugas-tugas, durasinya, keantarketergantungan dan sumber-sumber
daya harus dipertimbangkan untuk memastikan bahwa proyek tersebut dapat diselesaikan saat
tenggat waktu.

Tim dan Organisasi Proyek

Tim Proyek adalah semua personil yang tergabung dalam organisasi pengelola proyek.
Ada personil fungsional dan organisasi induk, ada juga personil yang menjadi inti dari tim.
Project office:
o Staf pendukung manajer proyek dan hanya bertanggung jawab pada manajer proyek
bertanggung jawab menangani pekerjaan perencanaan jadwal, anggaran, desain dan
rekayasa serta kegiatan pendukung lainnya.
o Tempat fisik dimana tim proyek berkumpul.
Manajemen Proyek Santi Azzahrah 232014092

Secara garis besar tanggungjawab manajer proyek adalah:

Merencanakan kegiatan-kegiatan dalam proyek, tugas-tugas dan hasil akhir, termasuk

pemecahan pekerjaan, penjadwalan dan penganggaran.

Mengorganisasikan, memilih dan menempatkan orang-orang dalam tim proyek.

Mengorganisasikan dan mengalokasikan sumberdaya.

Memonitor status proyek.

Mengidentifikasi masalah-masalah teknis.

Titik temu dari para konstituen: subkontraktor, user, konsultan, top management.

Menyelesaikan konflik yang terjadi dalam proyek.

Merekomendasikan penghentian proyek atau pengerahan kembali sumberdaya bila

tujuan tidak tercapai.

Kategori kualifikasi MP:

o Karakteristik Personal
o Karakteristik personal yang sebaiknya dimiliki seorang Manajer Proyek antara lain:
o mempunyai fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi yang tinggi
o mempunyai kemampuan memimpin dan punya inisiatif
o percaya diri, bisa meyakinkan orang lain
o punya disiplin
o seorang generalis
o bisa menemukan masalah sekaligus membuat keputusan
o mampu menyeimbangkan antara masalah teknis dengan waktu, biaya dan faktor manusia

Contract Administrator

Contract administrator terlibat dalam :

penyiapan proposal,

negosiasi kontrak,

mengintegrasikan keperluan dalam kontrak dengan rencana proyek,

mengidentifikasikan dan mendefinisikan perubahan-perubahan terhadap lingkup

proyek,

mengkomunikasikan penyelesaian tahap-tahap penting,

dokumentasi masalah hukum,

Manajemen Proyek Santi Azzahrah 232014092

modifikasi kontrak.

Project Controller

Tugas project controller adalah :

membantu manajer proyek dalam perencanaan, pengendalian, pelaporan, dan evaluasi.

Bekerjasama dengan manajer fungsional dalam mendefinisikan tugas dan hubungan

tugas antar bagian, dan menentukan orang-orang yang bertanggungjawab untuk
mengendalikan tugas, memonitor kemajuan pekerjaan, mengevaluasi jadwal dan
kemajuan biaya, merevisi estimasi waktu dan biaya untuk menyelesaikan proyek.

Project Accountant

Tugas Project Accountant adalah :

Membantu pekerjaan akuntansi dan finansial dari manajer proyek, membantu

mengidentifikasikan tugas yang perlu dikendalikan, menyiapkan estimasi biaya untuk pekerjaan-
pekerjaan tertentu, menginvestigasi masalah-masalah finansial.

Customer Liason

Tugas Customer Liason adalah :

Merupakan perwakilan teknis klien atau user dalam tim proyek.

Ia berperan serta dalam pembahasan teknis dan mereview apa yang sedang berjalan
dan membantu dalam pengubahan kontrak, bertanggungjawab menjaga hubungan baik
kontraktor customer.

Production Coordinator

Tugas Production Coordinator adalah :

Merencanakan, memonitor, dan mengkoordinasikan aspek-aspek produksi.

Tanggungjawabnya meliputi review semua dokumentasi engineering yang dikeluarkan

untuk manufacturing, memonitor pengadaan dan perakitan komponen, memonitor
ongkos produksi, membuat jadwal untuk aktivitas yang berhubungan dengan produksi.

Manajer Lapangan

Tugas Manajer Lapangan adalah :

Manajemen Proyek Santi Azzahrah 232014092

Mengawasi pemasangan, pengujian, pemeliharaan dan penyerahan hasil akhir proyek

kepada pelanggan.

Tanggungjawabnya meliputi penjadwalan operasi-operasi di lapangan, memonitor

biaya pekerjaan di lapangan, mengawasi personil dan berhubungan dengan manajer
proyek.

Quality Assurance Supervisor Mengatur dan membuat prosedur pemeriksaan untuk

memastikan pemenuhan kualitas sesuai kebutuhan.

Anggota tim proyek:

Pengendalian Mutu
Mutu adalah sifat dan karakteristik produk atau jasa yang membuatnya memenuhi kebutuhan
pelanggan atau pemakai (customers)

Memenuhi persyaratan mutu merupakan sasaran pengelolaan proyek di samping biaya dan
jadwal. Suatu peralatan, material dan cara kerja dianggap memenuhi persyaratan mutu apabila
dipenuhi semua persyaratan yang ditentukan dalam kriteria dan spesifikasi. Dengan demikian
instalasi yang dibangun atau produk yang dihasilkan yang terdiri dari komponen peralatan dan
material yang memenuhi persyaratan mutu, dapat diharapkan berfungsi secara memuaskan
selama waktu tertentu.

Mutu dan Pengelolaan Mutu

Manajemen Proyek Santi Azzahrah 232014092

Langkah pertama untuk mengetahui mutu suatu proyek adalah

mengidentifikasi obyek, mengkaji sifat obyek tersebut agar memenuhi
keinginan pelanggan. Setelah diidentifikasi materi produknya
selanjutnya dipertanyakan lebih jauh mengenai bentuk, ukuran, warna,
berat, ketahanan, kinerja dan lain-lain dari produk itu.

Definisi lain untuk mutu yang sering diasosiasikan dengan proyek adalh
fitness for use. Istilah ini di samping mempunyai arti seperti yang
diuraikan di atas, juga memperhatikan masalah tersedianya produk,
keandalan, dan masalah pemeliharaan

Pengelolaan Mutu

Pengelolaan yang bertujuan mencapai persyaratan mutu proyek pada

pekerjaan pertama tanpa adanya pengulangan dengan cara-cara yang
efektif dan ekonomis.

Pengelolaan mutu proyek merupakan unsur dari pengelolaan proyek

secara keseluruhan, yang antara lain adalah sebagai berikut :

A. Meletakkan dasar filosofi dan kebijakan mutu

proyek

B. Memberikan keputusan strategis mengenai

hubungan antara mutu biaya dan jadwal

C. Membuat program penjaminan dan pengendalian

mutu proyek (QA/QC)

D. Implementasi program QA/QC