Procurement Management

Jojok Widodo Soetjipto

 Project Procurement Management
(Project Management of Body Kneowledge, PMI)
Project Procurement Management mencakup proses-proses yang diperlukan untuk
membeli atau memperoleh produk, jasa, yang dibutuhkan dari luar organisasi .

Why Outsource?
•Agar Organisasi dapat tetap fokus pada bisnis utamanya
•Mempermudah akses keterampilan dan teknologi
•Memberikan fleksibilitas
•Meningkatkan akuntabilitas
Project Procurement Management
Close Procurement

Control
Procurement Project
Procurement
Management

Plan Procurement
Conduct
Procurement
1 Plan Procurement Management
Proses menentukan apa yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan dan
bagaimana proses pengadaannya. Dalam perencaan ini harus
diputuskan apa yang harus diambil dari luar, tipe kontrak dan
menggambarkan kerja yang harus dilakukan oleh distributor kelak
1.1 Plan Procurement: Input
1.1.1 Project Management Plan
Digunakan untuk membuat plan procurement meliputi Scope Baseline yang
berisi Project Scope Statement, WBS, dan WBS dictionary
1.1.2 Requirement Documentation
Requirement Documentation terdiri atas :
• Informasi penting tentang persyaratan proyek yang dipertimbangkan selama
perencanaan
• Persyaratan –persyaratan dengan implikasi bersifat kontrak dan hukum
1.1.3 Risk Register
Menyediakan data tentang Resiko-resiko yang mungkin di temui di proyek ,
dan juga penanganannya. Untuk mengupdate Risk register harus mengupdate
project document update
1.1 Input Plan Procurement (Lanjt)
1.1.4 Activity Resource Requirement
Berisi informasi tentang requirement yang bersifat khusus seperti orang,
peralatan, atau lokasi
1.1.5 Project Schedule
Berisi informasi tentang jadwal yang diperlukan atau jadwal yang dicantumkan
dalam laporan.
1.1.6 Activity Cost Estimate
Merupakan perkiraan biaya yang berhubungan dengan aktivitas pengadaan,
digunakan untuk mengevaluasi kewajaran tawaran dan juga seller yang
potensial.
1.1.7 Stakeholder Register
Memberikan rincian tentang Stakeholder yang terlibat dalam proyek dan juga
peran dan kepentingan mereka dalam proyek
1.1 Input Plan Procurement (Lanjt)
1.1.8 Enterprise Environmental Factors
Faktor- faktor luar yang mempengaruhi plan procurement meliputi:
• Kondisi pasar
• Produk, layanan, dan hasil yang tersedia di pasar
• Seller, termasuk kinerja masa lalu atau reputasinya
• Persyaratan umum dan persyaratan untuk produk/jasa
• Kebutuhan–kebutuhan lokal yang unik.
1.1.9 Organizational Process Assets
Yang termasuk organizational process assets meliputi:
• Kebijakan formal pengadaan, prosedur, dan pedoman.
• Sistem manajemen yang dipertimbangkan dalam mengembangkan procurement management
plan dan memilih hubungan yang bersifat kontrak yang akan digunakan
• Sistem Seller yang terpercaya yang diputuskan memenuhi syarat berdasarkan pengalaman-
pengalaman sebelumnya.
Kategori-kategori kontrak
• 1. Fixed Price Contracts
Kategori kontrak ini melibatkan pengaturan harga yang tetap untuk produk, layanan,
atau hasil yang akan diberikan.
Tipe-tipe kontrak seperti
• FFP(Firm Fixed Contracts)
• FPIF(Fixed Price Incentive fee contracts)
• FP-EPA(Fixed Price With Economic Price Adjustment Contracts)
1.1 Firm Fixed Contracts(FFP)
• Jenis kontrak yang umum digunakan
• Harga barang di tetapkan di awal
• Setiap kenaikan harga , merupakan tanggung jawab Seller
• Buyer harus tepat menentukan produk atau jasa yang akan di beli
• Setiap perubahan pada spesifikasi pengadaan meningkatkan biaya pada buyer
1.2 Fixed Price Incentive Fee Contracts (FPIF)
• Memberikan beberapa fleksibilitas kepada buyer dan seller ketika terdapat
penyimpangan performance
• Terdapat biaya insentif keuangan yang berkaitan dengan biaya ,jadwal , atau
kinerja teknis dari seller.
• Harga kontrak akhir ditentukan setelah selesai semua pekerjaan berdasarkan
kinerja seller.
• Ditetapkan price ceiling dan semua biaya di atas price ceiling tanggung jawab
seller.
1.3 Fixed Price with Economic Price Adjusment Contract(FP-EPA)
• Digunakan ketika periode kinerja seller mencakup periode bertahuntahun(jangka
panjang)
• Kontrak dengan harga tetap, tetapi dengan ketentuan khusus memungkinkan
untuk penyesuian akhir harga kontrak karena kondisi berubah, ex inflasi
• FP-EPA kontrak dimaksudkan untuk melindungi seller dan buyer dari kondisi
eksternal di luar kendali mereka
2. Cost Reimbursable Contracts
Merupakan kategori kontrak yang melibatkan pembayaran (biaya pengganti )kepada
seller untuk semua biaya yang dikeluarkan untuk pekerjaan yang telah diselesaikan ,
ditambah biaya yang mewakili keuntungan seller.
Tipe-tipe kontrak meliputi:
• CPFF(Cost Plus Fixed Fee Contracts)
• CPIF(Cost Plus Incentive Fee Contracts)
• CPAF(Cost Plus Award Fee Contracts)
2.1 Cost Plus Fixed Fee Cntracts (CPFF)
Pembayaran hanya dibayarkan sesuai dengan pekerjaan yang telah di selesaikan
oleh seller
2.2 Cost Plus Incentive Fee Contracts (CPIF)
Pembayaran sesuai dengan kinerja dari seller tetapi jika biaya akhir tidak sama
dengan perkiraan Estimasi Cost maka akan ada share dari cost antara seller dan
buyer sesuai dengan kesepakatanya.
2.3 Cost Plus Award Fee Contracts(CPAF)
Pembayaran diberikan sesuai dengan kinerja seller dan juga biaya award karena
kepuasan kepada kinerja seller.
3. Time and Material Contracts (T&M)
Campuran dari kontrak harga tetap dan kontrak harga penggantian . Kontrak ini
sering digunakan untuk tambahan staff, akuisisi ahli , dan dukungan luar ketika
sebuah pernyataan yang tepat untuk pekerjaan tidak dapat dengan cepat
ditentukan.
1.2 Tools and Technique Plan Procurement
1.2.1 Make or buy Analysis
Adalah teknik yang umum digunakan untuk menentukan apakah pengadaan ,dapat di upayakan oleh
organisasi atau harus di beli dari sumber luar.
1.2.2 Expert Judgement
Digunakan untuk mengevaluasi proposal dari seller.dan juga masukannya di perlukan dalam proses
plan procurement
1.2.3 Market Research
• Meliputi pemeriksaan industri dan kemampuan vendor tertentu .
• Terdapat Review dari berbagai sumber tentang kemampuan pasar
• Dapat mengevaluasi tujuan pengadaan yang dihubungkan dengan perkembangan teknologi serta
analisis resiko agar mendapat vendor yang dapat menyediakan bahan-bahan atau jasa yang
diinginkan
1.2.4 Meetings
Perlu diadakan Meeting agar dapat membantu dalam proses plan procurement. Agar dapat di
tentukan opsi palaing menguntungkan dalam proses pengadaan.
1.3 Output Plan Procurement – 1/2
1.3.1 Procurement management plan
menggambarkan bagaimana proses pengadaan akan dikelola dari dokumen
pengadaan Diantaranya terdapat:
• -Tipe kontrak yang digunakan
• -Masalah manajemen resiko
• -Manajemen beberapa supplier yang terlibat,dll
1.3.2 Procurement Statement of work
Menjelaskan pengadaan barang secara cukup rinci untuk menentukankan calon seller
apakah mereka mampu memberikan produk, jasa, atau hasil yang tepat dan sesuai.
1.3.3 Procurement Documents
Digunakan untuk mengumpulkan proposal dari calon penjual . Istilah-istilah seperti tawaran, tender, atau
quotatiom umumnya digunakan ketika keputusan pemilihan seller akan didasarkan pada harga (
seperti ketika membeli komersial atau item standar ) , sedangkan istilah seperti proposal umumnya
digunakan ketika pertimbangan lain , seperti kemampuan teknis, dll.
1.3 Output Plan Procurement - 2/2
1.3.4 Source Selection Criteria: Digunakan untuk menilai proposal penjual (seller). Contoh source selesction criteria
seperti :
• -Understanding of need
• -Overal of life cycle cost
• -Technical capability
• -Risk
• -Management approach(pendekatan manajemen)
• -Technical approach(pendekatan teknis), dll

1.3.5 Make or buy Decision

Laporan pekerjaan yang berupa keputusan dari pilihan apakah barang dan jasa diperoleh dari luar organisasi
proyek, atau akan dilakukan secara internal oleh tim proyek
1.3.6 Change Request
Sebuah keputusan yang melibatkan barang pengadaan, jasa, atau sumber daya biasanya mengalami
perubahan. Juga berkaitan dengan permintaan perubahan tambahan dan perubahan permintaan
yang kemudian diproses untuk diperiksa dan dan dikontrol melalui proses terpadu
2 Conduct Procurement
• proses mendapatkan respon seller, memilih seller, dan pemberian
kontrak. Dalam proses ini, tim akan menerima tawaran atau proposal
yang kemudian akan menerapkan kriteria seleksi yang ditetapkan
sebelumnya untuk memilih satu atau lebih seller yang memenuhi syarat
untuk melakukan pekerjaan dan diterima sebagai seller.
2.1 Input Conduct Procurement
2.1.1 Procurement Management plan
Menjelaskan bagaimana proses procurement akan di kelola dari pengembangan procurement
dokumentation.berdasrkan kontrak.
2.1.2 Procurement Document
Menyediakan data tentang audit dari kontrak dan persetujuan lainya
2.1.3 Source Selection Criteria
Berisi informasi yang menjadi kriteria dipilihnya para suplier dalam proyek . Kriteria
seperti capability, technical expertise , life cycle cost , delivery date, product cost ,
berdasarkan kontrak.
2.1.4 Seller proposal
Seller proposal dibutuhkan untuk menentukan Seller yang potensial dan juga diperlukan dalam
memilih seller yang akan diajak berkerja sama.
2.1.5 Project Document
Berisi risk register dan risk related contract decision
2.1 Input Conduct Procurement
2.1.6 Make or Buy Decision
Merupakan hasil dari Make-or-buy analysis yang menentukan apakah produk atau servis tertentu
dibuat/ dilakukan dalam organisasi atau dibeli saja dari pihak ketiga. Keputusan ini
mempertimbangkan kondisi keuangan proyek, sehingga analisa keuangan harus dilakukan secara
cermat.
2.1.7 Procurement Statement of work
Dibutuhkandalam proses pengadaan. Statement Of Work yang baik memberikan kesempatan bagi
Selleruntuk memahami dengan baik apa harapan dari buyer (pelakuproyek), sehingga penawar
dapat menilaia apakah dirinya mampu memenuhi kebutuhan buyer/tidak
12.2.1.8 Organization Process Assets
Aset – aset organisasi yang mungkin di butuhkan seperti:
• Daftar Calon seller yang prospektif
• Informasi tentang pengalaman masa lalu yang relevan dengan seller , yang baik dan yang buruk.
2.2 Tools and Techniques Conduct procurement
2.2.1 Bidder Conferences
adalah pertemuan dengan semua calon seller dan buyer sebelum pengajuan tawaran atau proposal.
Konferensi ini digunakan untuk memastikan bahwa semua calon seller memiliki pemahaman yang
jelas dan pemahaman yang umum tentang pengadaan (baik teknis dan persyaratan kontrak), dan
tidak ada penawar yang menerima perlakuan istimewa. tanggapan terhadap pertanyaan dapat
dimasukkan ke dalam dokumen
2.2.2 Proposal Evaluation Techniques
Dalam pengadaan yang kompleks, dimana pemilihan sumber akan dibuat berdasarkan respon seller
dengan kriteria pertimbangan yang telah ditetapkan sebelumnya, proses peninjauan evaluasi formal
akan ditentukan oleh kebijakan pembeli pengadaan
2.2.3 Independent Estimate
Untuk item pengadaan yang berjumlah banyak, organisasi pengadaan dapat memilih untuk
mempersiapkan perkiraan mandiri, atau memiliki perkiraan biaya yang telah disiapkan oleh
estimator profesional di luar sebagai benchamrking pada tanggapan yang diusulkan
2.2 Tools and Techniques Conduct procurement
2.2.4 Expert Judgement
Penilaian ahli dapat digunakan untuk mengevaluasi proposal penjual. Evaluasi proposal dapat dicapai
oleh tim review multi-disiplin dengan keahlian di masing-masing area yang dicakup oleh dokumen
pengadaan dan kontrak yang diusulkan
2.2.5 Adverting
Daftar penjual potensial yang ada, sering dikeluarkan dengan menempatkan iklan di publikasi yang
beredar seperti koran atau publikasi khusus perdagangan.
2.2.6 Analytical Technique
dapat membantu organisasi dalam mengidentifikasi kesiapan vendor ke keadaan akhir yang
diinginkan, menentukan biaya yang diharapkan untuk mendukung penganggaran, dan menghindari
pembengkakan biaya akibat perubahan. Dengan mengamati performansi masa lalu, tim dapat
mengidentifikasi area yang mungkin beresiko, dan yang perlu diawasi dengan ketat untuk
memastikan keberhasilan proyek
2.2.7 Procurement Negotiation
Negosiasi ini memperjelas struktur, persyaratan dan ketentuan lain pembelian sehingga kesepakatan
bersama dapat dicapai sebelum penandatanganan kontrak. Negosiasi disimpulkan dengan dokumen
kontrak yang dapat dieksekusi oleh buyer dan seller.
2.3 Output Conduct Procurement
2.3.1 Sellected Seller
seller yang dipilih adalah seller yang dinilai berada dalam kisaran yang kompetitif berdasarkan hasil
dari proposal atau evaluasi penawaran, dan yang telah dinegosiasikan dalam draft kontrak yang akan
menjadi kontrak sebenarnya ketika penghargaan
2.3.2 Agreements
kesepakatan/perjanjian pegadaan meliputi syarat dan kondisi, dan dapat menggabungkan item yang
ditentukan buyer mengenai apa yang kontraktor akan lakukan atau berikan. Ini adalah
tanggungjawab tim manajement proyek untuk memastikan bahwa semua perjanjian memenuhi
kebutuhan proyek.
2.3.3 Resource Calendars
Kalender yang berisi informasi tentang sumberdaya , kapan di butuhkan dan juga berapa banyaknya.
2.3.4 Change request
Permintaan perubahan untuk rencana manajemen proyek, rencana anak perusahaan, dan komponen
lainnya diproses untuk review dan disposisi melalui proses perform integrated change control.
2.3 Output Conduct Procurement
2.3.5 Project management plan Update
Elemen dari perencanaan manajemen proyek dapat di perbaharui, tetapi tidak terbatas pada :
- perencanaan biaya, mengenai waktu atau jadwal lainnya
- lingkup awal
- jadwal awal
- perencanaan manajemen komunikasi
- perencanaan manajemen pengadaan
12.2.3.6 Project Document Update
dokumen proyek dapat diperbaharui, tetapi tidak terbatas pada :
- persyaratan dokumentasi
- persyaratan penelusuran dokumentasi
- daftar resiko
- daftar stakeholder
3 Control Procurement
• Proses mengelola procurement relationship , monitoring contracts
performance, dan membuat perubahan dan perbaikan sesuai dengan
kebutuhan.
3.1 Input Control Procurement
3.1.1 Project Management plan
Perencanaan manajemen proyek akan mendeskripsikan bagaimana proses pengadaan akan dikelola
dari pengembangan dokumentasi pengadaan hingga penutupan kontrak.
3.1.2 Procurement Document
Dokumen pengadaan meliputi pelengkapan laporan pendukung untuk administrasi proses
pengadaan. Hal ini mencakup penghargaan pengadaan kontrak dan pernyataan dalam bekerja.
3.1.3 Agreement
Persetujuan yang di setujui oleh pihak yang terlibat
3.1.4 Approved Change Request
meliputi modifikasi atas aturan dan kondisi dari kontrak yang meliputi pernyataan pengadaan kerja,
harga, dan deskripsi produk, jasa, atau hasil untuk disediakan.
3.1.5 Work Performance Request
Seller performance berhubungan dengan dokumen: Technical documentation and Work
Performance Information
3.1.6 Work Performance Data
meliputi tingkatan dimana standar kualitas terpenuhi, biaya yang dikeluarkan, seller yang telah
dibayar, semuanya dikumpulkan sebagai bagian dalam eksekusi proyek
3.2 Tools and techniques Control Procurement
3.2.1 Contract Change Control System
Contract Change Control System mendefinisikan proses dimana pengadaan dapat dimodifikasi.
3.2.2 Procurement Performance Reviews
adalah rangkuman yang terstrukturisasi dari kemajuan penjual untuk mengirimkan cakupan proyek
dan kualitas, hingga biaya dan jadwal, sebagai pembanding dalam kontrak.
3.2.3 Inspection And Audits
Untuk memverifikasi proses penyelesaian dari kerja oleh seller .
3.2.4 Performance Reporting
Menyediakan manajemen dengan informasi bagaimana mengefektifkan seller dalam mencapai
tujuan kontrak
3.2.5 Payment System
Seluruh pembayaran seharusnya dibuat dan didokumentasikan dalam penyesuaian yang ketat sesuai
peraturan dalam kontrak
3.2 Tools and techniques Control Procurement
3.2.6 Claims Adinistration
Perubahan yang di claim adalah perubahan dimana buyer dan seller tidak dapat mencapai
persetujuan dalam kompensasinya, perubahan ini disebut klaim. Klaim itu didokumentasikan,
diproses, dimonitor, dan dikelola di seluruh daur hidup kontrak, biasanya disesuaikan dengan aturan
kontrak.
3.2.7 Record Management System
digunakan oleh manajer proyek untuk mengelola kontrak dan dokumentasi pengadaan.
3.3 Output Control Procurement
3.3.1 Work Performance Information
memberikan dasar untuk identifikasi masalah saat ini atau potensial untuk mendukung klaim yang
lainya atau pengadaan baru.
3.3.1 Change Request
Permintaan perubahan seperti biaya awal,jadwal , dan plan procurement management, sebagai hasil
dari control procurement.
3.3.3 Project Management Plan Update
Bagian yang akan di Update seperti: Procurement management plan, Schedule Baseline, Cost
Baseline
3.3.4 Project Document Update
Document yang akan di update meliputi: Procurement document termasuk di dalamnya kontrak,
aproved change request, unapprove contract change dll.
3.3.5 Organizational Process Assets Update
Element yang di update adalah: Corespondensi, Payment Schedule dan Request, Seller Performance
Evaluation documentation
4 Close Procurement
adalah proses menyelesaikan setiap proyek pengadaan
Mendukung close project atau Phase project karena melibatkan verifikasi bahwa
semua pekerjaan dan deliverable sudah diselesaikan.
4.1 Input Close Procurement
4.1.1 Project Management Plan
sebuah perencanaan yang matang terhadap kontrak yang akan dilaksanakan.
4.1.2 Procurement Documentation
Agar kontrak dapat diselesaikan, seluruh procurement documentation harus dikumpulkan.
Informasi yang ada meliputi : jadwal kontrak, jangkauan proyek, kualitas, catatan
pembayaran, hasil inspeksi. Informasi-informasi ini dapat digunakan sebagai pembelajaran
dan dasar untuk bahas evaluasi kontraktor.
4.2 Tools and Techniques Close Procurement
4.2.1 Procurement Audits
Review secara terstruktur dari plan procurement yang dilakukan.
4.2.2 Negotiation Settlements
Penyelesaian masalah tidak bisa dicapai dengan negoisasi langsung, beberapa
alternative dispute resolution (ADR) termasuk mediasi dapat di eksplorasi lebih jauh
4.2.3 Record Management System
digunakan oleh manajer proyek untuk mengelola kontrak dan dokumentasi
pengadaan dan catatan. Dokumen kontrak dan korespondensi Diarsipkan melalui
sistem pengelolaan catatan sebagai bagian dari proses close procurement
4.3 Output Close Procurement
4.3.1 Close Procurement
Supplier biasanya memerikan notifikasi secara formal untuk menginformasikan
bahwa kontrak telah selesai.
4.3.2 Organizational process asstes update
Ada beberapa elemen yang biasa di update :
• Procurement file : sekumpulan dokumentasi , termasuk closed contract yang
dipersiapkan untuk final project.
• Deliverable acceptance
• Lessons learned dokumentation : pembelajaran mendalam untuk mengetahui
recomendasi kedepan tentang procurement lebih baik.
 THANK YOU
Kita lanjutkan minggu depan dengan Perncanaan Procurement