BAB 8

PROJECK QUALITY MANAGEMENT

INTRODUCING

 Project Quality Management adalah proses

yang dilakukan, untuk menjamin proyek dapat
memenuhi kebutuhan yang telah disepakati,
melalui aturan-aturan mengenai kualitas,
prosedur ataupun guidelines.
 Merupakan semua aktivitas yang dilakukan
oleh organisasi proyek untuk memberikan
jaminan tentang kebijakan kualitas, tujuan dan
tanggung jawab dari pelaksanaan proyek agar
proyek dapat memenuhi kebutuhan yang
sudah disepakati.
INTRODUCING Ada 3 aspek yang dikaji dalam Project
Quality Manajement, yaitu :

1. Plan Quality Management

Proses mengidentifikasi standar kualitas yang relevan dengan proyek yang
sedang dikerjakan dan menentukan bagaimana agar dapat memenuhi standar
kualitas tersebut.
2. Perform Quality Assurance
Menjalankan apa yang sudah direncanakan untuk menjamin bahwa tim
proyek sudah menjalankan semua proses yang dibutuhkan untuk memenuhi
standar kualitas.
3. Quality Control
Memonitor hasil-hasil proyek yang spesifik untuk memeriksa apakah sudah
memenuhi kualifikasi standar yang sudah disepakati dan mengidentifikasi cara
untuk meningkatkan kualitas secara menyeluruh.
INTRODUCING

 Pengukuran kualitas suatu produk tergantung

pada karakteristik dari barang tersebut. Misal,
ketika kita akan melakukan pengukuran
kualitas terhadap pembuatan sebuah
software, akan memiliki pendekatan dan
pengukuran yang berbeda dengan pengukuran
kualitas ketika membangun pembangkit listrik
tenaga nuklir.
 Kesalahan dalam menentukan parameter
pengukuran kualitas, akan menyebabkan
konsekuensi yang buruk terhadap para
stakeholder.
INTRODUCING

Misal :
• Memenuhi keinginan pelanggan dengan
melakukan lembur, akan memperkecil profit
dan meningkatkan resiko kerja.
• Memenuhi jadwal proyek yang telah
ditetapkan dengan melakukan pengecekan
kualitas yang terburu – buru, akan
menyebabkan tidak terdeteksinya beberapa
kesalahan.
INTRODUCING

 Kualitas berbeda dengan grade.

 Kualitas adalah sejauh mana karakteristik suatu
produk memenuhi persyaratan yang telah ditentukan
(ISO 9000).
 Grade adalah kategori penilaian kualitas produk yang
memiliki karakteristik yang berbeda antara suatu
grade dengan grade lain.
 Manajer proyek dan tim manajemen proyek harus
mempertimbangkan tradeoff antara level kualitas dan
grade. Sementara level kualitas gagal untuk mencapai
kebutuhan kualitas selalu menjadi sebuah masalah,
grade dari kualitas mungkin tidak menjadi sebuah
masalah.
INTRODUCING

Misal :
 Sebuah aplikasi yang memiliki grade yang
rendah (memiliki fitur yang sedikit) tidak akan
menjadi sebuah masalah apabila memiliki
kualitas yang baik (tidak ada cacat dan
terdapat cara pemakaian yang jelas).
 Sebuah aplikasi yang memiliki grade yang
tinggi (memiki fitur yang lengkap), akan
menjadi suatu masalah apabila aplikasi
tersebut mengalami banyak error (kualitas
rendah).
INTRODUCING

 Tim Manajemen Proyek harus menentukan

level akurasi dan level presisi yang sesuai.
 Presisi adalah ukuran dari ketepatan. Sebagai
contoh, besarnya setiap kenaikan pada garis
pengukuran, merupakan interval yang
menentukan tingkat kepresisian.
 Akurasi adalah penilaian dari ketepatan. Misal,
apabila nilai pengukuran mendekati angka nilai
kebenaran yang telah ditetapkan, maka
pengukuran dapat dikatakan akurat.
INTRODUCING

Pendekatan Manajemen Kualitas Proyek yang diuraikan

dalam bagian ini “compatible” dengan Standar Kualitas ISO.
Pendekatan ini berdasarkan :

Customer satisfaction (Kepuasan pelanggan)

Memahami, mengevaluasi, menentukan, dan mengelola
persyaratan sehingga harapan dari pelanggan terpenuhi.

Prevention over inspection

Kualitas harus direncanakan, dirancang, dan dibangun.
Biaya mencegah kesalahan umumnya lebih rendah
daripada biaya pengoreksian kesalahan ketika mereka
ditemukan oleh pemeriksaan atau selama penggunaan.
INTRODUCING

Continuous improvement
The PDCA (plan-do-check-act) siklus adalah dasar untuk
peningkatan kualitas sebagai yang didefinisikan oleh Shewhart dan
dimodifikasi oleh Deming. Selain itu, inisiatif peningkatan kualitas
seperti Total Quality Management (TQM), Six Sigma, dan Lean Six
Sigma dapat meningkatkan kualitas manajemen proyek serta
kualitas produk yang dihasilkan oleh proyek. Umumnya proses
mengunakan model perbaikan termasuk Malcolm Baldrige,
Organizational Project Management Maturity Model (OPM3®), dan
Capability Maturity Model Integrated (CMMI®).

Management Responbilty
Keberhasilan membutuhkan partisipasi dari semua anggota tim
proyek. Namun demikian, manajemen yang paling bertanggung
jawab untuk kualitas, bertanggung jawab untuk memberikan
sumber yang sesuai pada kapasitas yang memadai.
INTRODUCING

Cost Of Quality (COQ)

 Biaya-biaya yang timbul dalam penanganan masalah

Kualitas (Mutu), baik dalam rangka meningkatkan Kualitas
maupun biaya yang timbul akibat Kualitas yang buruk (Cost
of Poor Quality). Dengan kata lain, Biaya Kualitas (Quality
Cost) adalah semua biaya yang timbul dalam Manajemen
Kualitas (Quality Management).
 Biaya untuk kualitas kerja dapat terjadi secara merata
sepanjang siklus hidup deliverable itu . Sebagai contoh,
keputusan yang dibuat oleh tim proyek dapat berdampak
pada biaya operasional yang terkait dengan penggunaan
deliverable selesai. Biaya kualitas pasca proyek mungkin
timbul karena pengembalian produk, klaim garansi, dan
kampanye recall .
INTRODUCING
Plan quality
management

Proses identifikasi persyaratan kualitas dan/atau standar

untuk proyek beserta penyerahan dan pendokumentasian
proyek yang akan menunjukkan kesesuaiannya dengan
persyaratan kualitasn.
Plan quality
management

1. Project management plan

Berisi informasi yang digunakan untuk pengembangan plan
quality management.
2. Stakeholder register
Merupakan pendataan stakeholder yang memiliki
kepentingan tertentu dan berdampak pada kualitas.
3. Risk register
Berisi informasi tentang ancaman dan peluang yang dapat
mempengaruhi kualitas.
Plan quality
management

4. Requirements documentation
Merupakan dokumen persyaratan yang digunakan tim
proyek untuk membantu merencanakan bagaimanan
mengontrol kualitas dan memenuhi kepentingan
stakeholder.
5. Enterprise environmental factors
Merupakan faktor lingkungan perusahaan yang
berpengaruh terhadap proses kualitas.
6. Organizational process assets
Yaitu aset organisasi yang berpengaruh terhadap proses
kualitas.
Plan quality Tools dan
management Techniques

1. Cost benefit analysis

• termasuk pengerjaan ulang kurang, produktivitas yang lebih
tinggi, menurunkan biaya dan kepuasan pemangku kepentingan
yang meningkat.
• kualitas biaya proses yang berkualitas dengan hasil yang
diharapkan

2. Cost of Quality (CoQ)

• semua biaya yang dikeluarkan selama umur produk dengan
investasi dalam mencegah ketidaksesuaian dengan persyaratan,
penilaian produk atau jasa untuk kesesuaian terhadap persyaratan
dan kegagal untuk memenuhi persyaratan (pengerjaan ulang).
• biaya kegagalan sering dikelompokkan ke dalam internal
(ditemukan oleh proyek) dan eksternal (ditemukan oleh
pelanggan).
Plan quality Tools dan
management Techniques
Plan quality Tools dan
management Techniques

3. Control Chart

• menentukan apakah
suatu proses stabil atau
memiliki kinerja sesuai
prediksi
• memantau berbagai jenis
variabel output
• melacak aktivitas
berulang yang diperlukan
• memonitor biaya dan
varians jadwal, volume,
dan frekuensi perubahan
ruang lingkup
• membantu menentukan
apakah proses
manajemen proyek
berada dalam kontrol
Plan quality Tools dan
management Techniques

4. Benchmarking
• membandingkan praktek proyek yang sebenarnya atau
yang direncanakan dengan yang sebanding
• mengidentifikasi praktek terbaik, ide untuk perbaikan
dan memberikan dasar untuk mengukur kinerja

5. Design of experiment
Adalah metode statistik untuk mengidentifikasi faktor apa saja yang
mempengaruhi beberapa variable dari produk atau proses yang sedang
dikembangkan atau di produksi.
DOE juga berperan dalam mengoptimasi produk atau proses. DOE digunakan
untuk mengurangi sensitivitas dari performansi produk yang disebabkan oleh
lingkungan atau perbedaan pabrikan.
Sebagai contoh: designer otomotif menggunakan metode ini untuk
menentukan kombinasi suspense dan ban yang akan menghasilkan
karakteristik mobil tertentu dengan harga yang terjangkau.
Plan quality
management Tools dan
Techniques
6. Statistical sampling
Melibatkan sampel dari populasi yang digunakan untuk pemeriksaan.
Menentukan bagian yang paling diminati populasi untuk dilakukan
inspeksi. Banyaknya sampel dan ukurannya harus ditentukan selama
proses plan quality management sehingga nilai kualitas.
7. Additional quality planning tools
Perencanaan kualitas yang lain digunakan untuk menentukan
kebutuhan kualitas dan untuk merencanakan secara efektif kegiatan
manajemen kualitas, antara lain:
• Brainstorming
• Force field analysis
• Nominal group technique
• Quality management and control tools
Plan quality Tools dan
management Techniques

8. Meeting
Tim proyek dapat mengadakan pertemuan perencanaan untuk
mengembangkan rencana manajemen kualitas. Peserta meeting
termasuk: manajer proyek; sponsor proyek; anggota tim proyek yang
dipilih; pemangku kepentingan yang dipilih; siapa pun yang
bertanggung jawab untuk kegiatan perencanaan manajemen proyek
kualitas, melaksanaan jaminan kualitas atau control kualitas
Plan quality
management output

1. Quality management plan

Menjelaskan bagaimana tim manajemen proyek akan menerapkan
kebijakan mutu. Menjelaskan rencana memenuhi kebutuhan kualitas
proyek.
2. Process improvement plan
Memberi detail steps untuk menganalisis project management dan
proses pengembangan produk untuk mengidentifikasi aktivitas yang
dapat meningkatkan nilai kualitas produk.
3. Quality metrics
Merupakan gambaran spesifik proyek atau atribut produk dan
bagaimana proses kontrol kualitas akan mengukurnya.
Plan quality
output
management

4. Quality checklist
Yaitu alat yang digunakan untuk memverifikasi bahwa satu set langkah
yang dibutuhkan telah dilakukan.

5. Project document updates

Yaitu dokumen yang berisi informasi-informasi yang selalu diperbarui
untuk kepentingan stakeholder, pihak pelaksana dan work breakdown
structure (WBS).
Control
quality
introducing

Control quality adalah proses menggunakan satu set teknik

operasional untuk memverifikasi bahwa output yang disampaikan
akan memenuhi persyaratan. Jaminan kualitas harus digunakan
selama perencanaan dan pelaksanaan tahapan proyek untuk
memberikan keyakinan bahwa persyaratan stakeholder akan
dipenuhi dan kontrol kualitas digunakan selama pelaksanaan proyek.
Control quality dapat memonitoring dan merekam hasil dari
pelaksanaan untuk menilai kinerja dan merekomendasikan
perubahan yang diperlukan.
Manfaat utama dari proses ini meliputi:
1. mengidentifikasi penyebab dari proses yang buruk atau kualitas
produk dan merekomendasikan atau mengambil tindakan untuk
di eliminasi/dihilangkan.
2. mevalidasi bahwa deliverable proyek dan bekerja memenuhi
persyaratan yang ditentukan oleh stakeholders kepentingan
utama yang diperlukan untuk penerimaan akhir.
Control
introducing
quality

Control Quality Data Flow Diagram

Control
introducing
quality

Quality Control inputs, tools, outputs

 Perform
quality input
assurance
Perform quality
input
assurance

1. Quality Management Plan

Quality Management Plan merupakan suatu rencana manajemen mutu yang
menggambarkan jaminan kualitas dan berkesinambungan dalam perbaikan proses
pendekatan untuk proyek tersebut.

2. Process Improvement Plan

Process Improvment Plan merupakan suatu kegiatan jaminan kualitas proyek harus
mendukung dan konsisten dengan rencana perbaikan suatu proses organisasi yang
dilakukan.

3. Quality Metrics
Menggambarkan istilah spesifik proyek atau atribut produk dan bagaimana proses
mengukur kontrol kualitas. Mengidentifikasi Quality Matrics memungkinkan perusahaan
untuk mengukur dan mengontrol proses yang dirancang untuk membuat produk
berkualitas tinggi.
Perform quality
input
assurance

4. Quality Control Measurement

Quality Control adalah hasil dari kegiatan pengendalian mutu. Dan
digunakan untuk menganalisis dan mengevaluasi kualitas dalam proses
proyek terhadap standat yang berkinerja organisasi atau persyaratan yang
ditentukan.

5. Project Documents
Project Document merupakan dokumen proyek yang dapat mempengaruhi
kerja jaminan kualitas dan harus dipantau dalam kontesks sistem
manajemen konfigurasi.
Risk register :
• Daftar Resiko merupakan masukan untuk proses Perkiraan Biaya
• Dengan daftar resiko kita bisa mengidentifikasi
setiap risiko, penyebabnya, dan dampak yang akan terjadi pada proyek
• Respon risiko adalah bagian penting dari register karena
menunjukkan tindakan yang harus dilakukan dalam
kasus risiko terwujud. risk-related contract decisionKeputusan
mentransfer risiko seperti persetujuan, service, dan beberapa
pendekatan lain terkait hal ini.
Perform quality Tools and
assurance technique

8.2.2.1 Quality Management and Control Tools

• Affinity diagrams
Diagram afinitas mirip dengan teknik pemetaan-pikiran dalam bahwa mereka
digunakan untuk menghasilkan ide-ide yang bisa dihubungkan untuk membentuk
pola terorganisir pemikiran tentang suatu masalah.dalam proyek manajemen,
penciptaan WBS dapat ditingkatkan dengan menggunakan diagram afinitas untuk
memberikan struktur untuk dekomposisi lingkup.
• Process decision program charts (PDPC)
Digunakan untuk memahami tujuan dalam kaitannya dengan langkah-langkah
untuk mendapatkan ke tujuan. PDPC ini berguna sebagai metode untuk
perencanaan kontingensi karena membantu tim dalam mengantisipasi langkah-
langkah perantara yang bisa menggagalkan pencapaian tujuan.
Perform quality Tools and
assurance technique

8.2.2.1 Quality Management and Control Tools

• Interrelationship digraphs
Interrelationship digraphs, sebuah adaptasi dari diagram hubungan. The
digraf keterkaitan menyediakan suatu proses untuk pemecahan masalah
secara kreatif dalam skenario cukup kompleks yang memiliki terjalin
hubungan logis hingga 50 item yang relevan. Hubungan timbal balik digraph
dapat dikembangkan dari data yang dihasilkan dalam alat-alat lain seperti
diagram afinitas, diagram pohon, atau diagram tulang ikan.
• Tree diagrams
Juga dikenal sebagai diagram sistematis dan dapat digunakan untuk mewakili
dekomposisi hierarki seperti WBS, RBS (kerusakan struktur risiko), dan OBS
(breakdown organisasi struktur).Dalam manajemen proyek, diagram pohon
yang berguna dalam memvisualisasikan hubungan orangtua ke anak dalam
dekomposisi hirarki yang menggunakan seperangkat sistematis aturan yang
mendefinisikan hubungan bersarang. Pohon diagram dapat digambarkan
secara horisontal (seperti kerusakan struktur risiko) atau vertikal (seperti tim
hirarki atau OBS).
Perform quality Tools and
assurance technique

8.2.2.2 Quality Audits

Quality audits adalah suatu proses independen, terstruktur untuk

menentukan apakah kegiatan proyek sesuai dengan organisasi dan
kebijakan proyek, proses, dan prosedur.
Tujuan dari audit mutu dapat meliputi:
1. Identifikasi semua praktik yang terbaik dilaksanakan.
2. Identifikasi semua ketidak sesuaian , kesenjangan, dan
kekurangan.
3. Share praktek yang baik diperkenalkan atau diterapkan dalam
proyek serupa dalam organisasi dan / atau industri.
4. Secara proaktif menawarkan bantuan dengan cara yang positif
untuk meningkatkan pelaksanaan proses untuk membantu tim
meningkatkan produktivitas.
5. Menyoroti kontribusi setiap audit dalam pelajaran repositori
organisasi.
Perform quality Tools and
assurance technique

8.2.2.2 Quality Audits

Upaya selanjutnya untuk memperbaiki setiap kekurangan harus

menghasilkan biaya penurunan kualitas dan peningkatan sponsor/
penerimaan pelanggan dari produk proyek.
Quality audits dapat dijadwalkan secara acak, dan mungkin dilakukan
oleh auditor internal maupun eksternal.
Quality audits dapat mengkonfirmasi pelaksanaan permintaan
perubahan disetujui termasuk update, korektif tindakan, perbaikan
cacat, dan tindakan pencegahan.
Perform quality Tools and
assurance technique

8.2.2.3 Proses Analisis

Proses analisis mengikuti langkah yang disebutkan dalam rencana

peningkatan proses untuk mengidentifikasi perbaikan yang dibutuhkan.

Proses analisis mengikuti langkah-langkah yang digariskan dalam rencana

perbaikan proses untuk mengidentifikasi perbaikan yang diperlukan. Analisis
ini juga membahas masalah yang dialami, kendala yang dialami, dan kegiatan
non-nilai tambah diidentifikasi selama proses operasi.

Analisis ini juga membahas masalah yang dialami, kendala yang dialami, dan
kegiatan non-nilai tambah diidentifikasi selama proses operasi.
Proses Analisis meliputi analisis akar penyebab-teknik khusus yang
digunakan untuk mengidentifikasi masalah, menemukan penyebab yang
mengarah ke sana, dan mengembangkan tindakan pencegahan.
Perform quality
output
assurance

8.2.3 Perform Quality Assurance: Outputs

Perform quality
output
assurance

1. Change requests

• Diciptakan dan digunakan sebagai masukkan ke

Perform Integrated Change Control process. untuk
memungkinkan pertimbangan penuh perbaikan yang
direkomendasikan.\

• Change requests digunakan untuk menentukan

pengambilan apakan langkah korektif, tindakan
pencegahan, atau perbaikan yang cacat atau rusak.
Perform quality
output
assurance

2. Project Management Plan Updates

Elemen dari rencana manajemen proyek yang termasuk

dapat diperbarui, namun tidak terbatas pada:

1. Quality management plan

2. Scope management plan
3. Schedule management plan
4. Cost management plan
Perform quality
assurance
output

3. Project Documents Updates

Dokumen proyek yang termasuk dapat diperbarui, namun

tidak terbatas pada:
1. Quality audit reports
2. Training plans
3. Process documentation
Perform quality
assurance
output

4. Organizational Process Assets Updates

Elemen aset proses organisasi termasuk yang dapat

diperbarui, namun tidak terbatas pada standar mutu
organisasi dan sistem manajemen mutu.
 MANAJEMEN MUTU
 Jaminan mutu (quality assurance) dapat diperoleh dengan
melakukan proses berdasarkan kriteria produk atau kriteria
kerja yang telah ditetapkan hingga didapat standar produk
akhir, dapat pula dengan melakukan suatu prosedur kerja
yang berbentuk sistem mutu hingga didapat standar sistem
mutu terhadap produk akhir.
 Pengendalian tiap-tiap proses (quality control) dimaksudkan
untuk menjamin mutu produk atau kerja yang diperoleh
sesuai dengan sasaran dan tujuan yang ditetapkan.
 MANAJEMEN MUTU
 Untuk mendapatkan standar kinerja mutu yang baik dapat dilakukan dengan
mengadopsi beberapa system perencanaan dan pengendalian mutu diantaranya
:
1. Menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9000 dengan
menjalankan prosedur sebagai bagian dari keseluruhan system untuk
mendapatkan produk akhir yang sesuai dengan yang direncanakan.
Prinsip-prinsip dasar sistem manajemen mutu tsb adalah
a. membuat dan menulis perencanaan (say what you do)
b. melaksanakan dan mengendalikan sesuai rencana (do what you say)
c. mencatat apa yang telah dilakukan (record what you did).
 MANAJEMEN MUTU
2. Untuk melengkapi persyaratan sistem mutu
diatas sehingga didapat mutu terbaik terhadap
standar produk akhir, dilakukan dengan cara
membuat gambar kerja yang detail dan akurat,
lalu membuat spesifikasi umum dan teknis
terhadap pekerjaan dan material yang
digunakan.
 MANAJEMEN MUTU
4. Pengendalian kinerja mutu dapat dilakukan dengan membuat prosedur dan
instruksi kerja dari total quality control (Pengendalian Mutu Terpadu), yaitu
dengan melakukan kegiatan perencanaan (plan), pelaksanaan (do), pemeriksaan
(check), tindakan koreksi (corrective action).
Data dan informasi yang dijadikan rujukan dalam pengambilan keputusan
pengendalian mutu adalah sebagai berikut :
• Format pemeriksaan, yang memuat data serta hasil penilaiannya
• Format lembaran evaluasi dan tindakan koreksi penyimpangan
• Diagram Histogram, yang menunjukkan frekuensi masalah yang telah
terjadi sesuai dengan tindakan koreksi yang telah diambil
• Kurva dan diagram pengendalian baseline mutu yang telah ditetapkan, seperti
kurva garis linier, pie chart, dan lain sebagainya
MANAJEMEN MUTU
 Indikator kinerja mutu dapat dibuat dalam bentuk laporan,
yakni jumlah laporan produk yang tidak sesuai, yang
menyatakan tingkat ketidak-puasan, serta perbandingannya
yaitu produk yang memuaskan konsumen.
 PERENCANAAN MUTU
 Dalam upaya mencapai kesepahaman diantara konsumen dan produsen tentang
mutu produk dan pelayanannya, maka diperlukan standar yang mengatur
spesifikasi dan kriteria dari produk dan jasa yang dihasilkan oleh produsen.
 Beberapa negara telah mengeluarkan standar mutu, yang dibuat karena ada
tuntutan pasar terhadap mutu produk dan jasa yang dibeli konsumen,
diantaranya :
• Jerman [DIN (Deutsches Institut fur Normung)]
• Jepang [JIS (Japan Industrial Standard)]
• Inggris [BSI (British Standards Institute)]
• Amerika [ANSI (American National Standards Institute)]
• Indonesia standar mutu tersebut dinamakan SNI (Standard Nasional
Indonesia).
 PERENCANAAN MUTU
 Sebagai salah satu tolak ukur dari sasaran dan tujuan proyek,
persyaratan mutu biasanya ditetapkan dalam suatu spesifikasi dan
kriteria.
 Perencanaan mutu dibuat agar produk akhir yang nantinya diperoleh
sesuai dengan tuntutan kebutuhan pelanggan. Oleh karena itu, kita
harus mengidentifikasi persyaratan produk dan menentukan arah
tindakan yang menjamin terpenuhinya persyaratan-persyaratan
dengan menyusun program penjaminan mutu (quality assurance) dan
pengendalian mutu (quality control).
Perencanaan Mutu
 Struktur dokumentasi dari sistem mutu dibagi menjadi 3 bagian :
1. Manual mutu, berisi kebijakan yang berkaitan dengan komitmen
penerapan, pencapaian, dan pemenuhan persyaratan standar sistem
mutu ISO 9000:2000
2. Prosedur, adalah uraian tentang proses pekerjaan, terdiri atas
serangkaian aktivitas dan melibatkan banyak fungsi. Prosedur
dapat menjadi pedoman cara kerja dan sebagai sarana untuk
menilai efektivitas sistem mutu yang dibuat
3. Instruksi kerja, menguraikan langkah-langkah rinci dari suatu
aktivitas yang termuat dalam prosedur dan melibatkan satu fungsi
saja, biasanya disertakan bentuk diagram alir, form dan laporan.
Perencanaan Mutu
 Agar manajemen sistem mutu dapat berjalan sesuai tujuan
perusahaan, dibentuk Manajemen Representatif Bidang
Pengembangan Mutu yang bertanggung jawab terhadap
perencanaan pemeliharaan implementasi jaminan mutu yang
ditentukan dalam standar sistem mutu ISO 9000:2000
 Secara organisatoris Bidang Pengembangan Mutu ini bertanggung
jawab langsung kepada pimpinan perusahaan. Bidang ini juga
mempersiapkan struktur organisasi serta personel yang nantinya
bertugas merencanakan program mutu serta mengendalikan dan
melakukan audit internal terhadap pemenuhan persyaratan sistem
mutu ISO 9000:2000
 Perencanaan Mutu
 Perencanaan sistem mutu ISO 9000:2000 proyek merupakan
implementasi persyaratan 19 elemen dari ISO 9000:2000 agar dapat
menjamin semua persyaratan produk dapat dicapai, dengan lingkup
sebagai berikut :
1. Rencana Mutu Proyek
Proses pemenuhan persyaratan yang berlaku dalam standar ISO
9000:2000 terdiri atas bagian-bagian berikut ini :
• Ruang Lingkup, terdiri atas dokumen yang berhubungan
dengan sistem mutu, otorisasi kontrak dan kondisi-kondisi mutu,
deskripsi proyek, organisasi proyek dan persetujuan
Perencanaan Mutu
• Rancangan perencanaan mutu, terdiri atas kebijakan dan tanggung
jawab manajemen, tinjauan proyek, tinjauan rancangan dan realease
serta tinjauan mutu
• Persyaratan rancangan desain, terdiri atas kebijakan komponen,
kemampuan produksi, Availibility, reliability, dan maintainability
(ARM), persetujuan desain, penerimaan pelanggan, keamanan,
konfigurasi manajemen, pengadaan, rencana pengujian serta
pengujian lapangan
• Penjaminan mutu, terdiri atas kebijakan, pelatihan, tinjauan,
pengawasan rutin, tinjauan rencana mutu
Perencanaan Mutu
2. Rencana Pengendalian Mutu
• Menetapkan proses pengendalian dengan menggunakan diagram
alir tahap kunci bagian operasi
• Menetapkan tahapan pengendalian yang diperlukan, seperti
cara-cara pengendalian, kriteria penilaian, serta catatan yang
diperlukan
• Membuat rencana pengendalian mutu yang terpadu, dengan
aktivitas-aktivitas : membuat nomor tahapan, aktivitas yang
dilakukan, informasi yang digunakan, penanggung jawab
aktivitas, kriteria pemeriksaan, catatan/form yang dibutuhkan
serta audit yang diperlukan.
 Perencanaan Mutu
 Perencanaan mutu bertujuan untuk mempersiapkan acuan-
acuan bagi proses pengendalian selama berlangsungnya
proyek. Acuan-acuan ini didokumentasikan dengan
menjabarkan secara akurat berbagai proses.
 Acuan ini resmi dibuat oleh yang berwenang dan diselesaikan
secara benar pada setiap operasi.
Perencanaan Mutu
 Pada proyek, sistem mutu diterapkan dengan menggunakan ISO
9000:2000, yang dilakukan dengan memenuhi persyaratan dan
prosedur dari berbagai elemen berikut :
• Tanggung jawab manajemen
• Sistem mutu
• Tinjauan kontrak
• Pengendalian Desain (tidak dipakai pada proyek konstruksi)
• Pengendalian Dokumen dan Data
• Pembelian
Perencanaan Mutu
• Pengendalian Produk
• Identifikasi dan Kemampuan Telusur Produk
• Pengendalian Proses
• Inspeksi dan Pengujian
• Pengendalian Alat Inspeksi, Ukur dan Uji
• Status Inpeksi dan Uji
• Pengendalian Produk tidak sesuai
• Tindakan Koreksi dan Pencegahan
Perencanaan Mutu
• Penanganan, Penyimpanan, Pengemasan, Pengawetan, dan
Penyerahan
• Pengendalian Rekaman Mutu
• Audit Mutu Internal
• Pelatihan
• Pelayanan
• Teknik Statistik
Perencanaan Mutu
 Dari ke 19 elemen ISO 9000:2000, dibuatkan dokumentasinya
yang terdiri atas tujuan, ruang lingkup, ketentuan dan prosedur,
syarat-syarat yang harus dipenuhi serta penanggung jawabnya dari
pejabat proyek yang berwenang.
 Kemudian dokumen-dokumen tersebut diberi nomor, tanggal
berlakunya, revisi dan tanggalnya, review dokumen, keterangan
disposisinya, persetujuan unit-unit yang berwenang, serta tata cara
pendistribusiannya.
 Keberadaan dokumen tersebut juga perlu dipantau dengan adanya
stempel keterangan dari pusat pengendalian dokumen yang berada di
kantor pusat perusahaan
Perencanaan Mutu
 Penyimpanan dokumen disesuaikan dengan periode waktu
dokumen tersebut berlaku dan harus dimusnahkan bila tidak
mempunyai nilai informasi yang penting dan telah kadaluwarsa
 Pada proyek, masing-masing elemen standar mutu ISO
9000:2000 tersebut, diuraikan atas struktur dokumentasi sistem
mutu yang terdiri atas Manual Mutu, Prosedur dan Instruksi
Kerja dan catatan atau form laporan yang berguna dalam
pengendalian mutu dan verifikasi.
No. Dokumen : Originator/Penemu :
Diterbitkan tanggal : Disetujui :
Status Dokumen :

Prosedur Mutu
Pengendalian Produk Tidak Sesuai Mutu (PTSM)

1. Tujuan :
• Melakukan identifikasi penyebab Produk Tidak Sesuai Mutu persyaratan serta melakukan langkah-langkah
penanganan yang diperlukan.
2. Ruang Lingkup :
• Produk Tidak Sesuai Mutu adalah pekerjaan yang telah dinyatakan selesai oleh pelaksana setelah melewati
pemeriksaan dan test atau barang yang sudah diterima, tetapi terdapat hal-hal yang tidak memenuhi
persyaratan.
3. Penanggung Jawab dan Proses :
• Penemu/originator, yang melaporkan Produk Tidak Sesuai Mutu kepada pengawas mutu proyek.
• Pengawas mutu, yang melakukan koordinasi terhadap laporan produk tidak sesuai, menentukan kelanjutan
penanganan oleh manajemen, membuat laporan kepada pihak yang berwenang serta melakukan verifikasi
tindak lanjut penanganan Produk Tidak Sesuai Mutu.
• Pengendali sistem mutu, memasukkan laporan Produk Tidak Sesuai Mutu sebagai bahan Rapat Tinjauan
Manajemen Proyek.
• Manajer proyek, menetapkan tindak lanjut terhadap laporan Produk Tidak Sesuai Mutu.
4. Ketentuan Umum dan Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai dilakukan sebagai berikut :
• Originator menemukan, melaporkan Produk Tidak Sesuai Mutu kepada Pengawas Mutu
• Pengawas Mutu memilah Produk Tida Sesuai Mutu, meneliti dan mengklarifikasikan hasil temuan,
mengidentifikasi penyebab dan selanjutnya membuat laporan PTSM dan menyampaikannya kepada
Pengendali Sistem Mutu.
• Pengendali Sistem Mutu membawa laporan PTSM untuk Rapat Tinjauan Manajemen.
• Manajer Proyek mengambil keputusan tindak lanjut dan merekomendasikan tindakan koreksi terhadap laporan
PTSM setelah dibahas dalam rapat Tinjauan Manajemen.
• Pelaksana melakukan tindakan koreksi dan pencegahan berdasarkan rekomendasi terhadap Produk Tidak
Sesuai Mutu.
• Pengawas Mutu dan Pengendali Sistem Mutu melakukan verifikasi terhadap hasil tindak lanjut. Bila hasilnya
sesuai prosedur dan memenuhi persyaratan, PTSM dinyatakan selesai ditangani.
5. Dokumen Terkait :
• Laporan Produk Tidak Sesuai Mutu
• Standar Sistem ISO 9000:2000 Pasal 4.13, Pengendalian Produk Tidak Sesuai Mutu

CONTOH DOKUMEN PROSEDUR MUTU

CONTOH DOKUMEN MANUAL MUTU
Perencanaan Mutu
 Untuk merencanakan manual mutu, yang harus dipertimbangkan
adalah isinya tidak terlalu rinci, memuat kebijakan perusahaan,
penanggung jawab dari pelaksana kebijakan dan adanya pengesahan
oleh yang berwenang serta keterikatan dengan dokumen yang lain.
 Prosedur mutu sebagai tingkatan kedua pada sistem mutu, isinya
lebih terperinci dan merupakan dokumen yang memuat kebijakan
perusahaan, penanggung jawab dari pelaksana kebijakan, tahapan
prosedur pekerjaan yang lebih detail dan adanya pengesahan oleh
yang berwenang serta keterikatan dengan dokumen yang lain.
Perencanaan Mutu

 Agar implementasinya dapat dilaksanakan dengan baik dan benar,

diperlukan beberapa dokumen pendukung yang berguna dalam
pelaksanaan pengendalian mutu.
 Dokumen-dokumen tersebut misalnya Instruksi Kerja yang dibuat
secara umum oleh elemen Produk Tidak Sesuai Mutu dan
Instruksi Kerja dari masing-masing kegiatan yang isinya secara
rinci menjelaskan aturan-aturan kerja dari kegiatan tersebut.
Perencanaan Mutu

 Selain itu agar semua proses terdokumentasi dengan baik, dibuat

pula bentuk-bentuk formulir untuk setiap peristiwa dari suatu proses.
 Formulir ini menyatakan laporan dari kegiatan yang dilakukan,
laporan pengendalian Produk Tidak Sesuai Mutu beserta tindak
lanjutnya, ataupun laporan-laporan lainnya.
PENGENDALIAN MUTU
 Pengendalian mutu adalah salah satu tolak ukur kinerja proyek
yang sangat mempengaruhi hasil akhir dari tujuan dan sasaran
proyek.
 Mutu sebagai acuan bagi kepuasan pelanggan, sebaiknya
diperlakukan dan dikendalikan dengan standar yang telah teruji
sebelumnya.
 Pengendalian mutu bukan hanya dilakukan dengan cara-cara
inspeksi/pemeriksaan lalu dilakukan tindakan koreksi pada periode
tertentu, tetapi dilakukan selama proses berlangsungnya pembuatan
produk. Verifikasi dilakukan bila dalam pengawasan dan
pemeriksaan ditemukan penyimpangan terhadap prosedur.
PENGENDALIAN MUTU
 Sebelum produk akhir diserahkan kepada pelanggan, dilakukan uji
kelayakan produk terhadap standar yang telah ditetapkan. Hasil uji
ini dapat dijadikan bahan evaluasi bagi pengembangan produk
selanjutnya.
 Produk akhir yang tidak memenuhi syarat diperbaiki atau tidak
dipakai sama sekali. Produk akhir yang telah memenuhi standar dan
telah diverifikasi ulang diserahkan kepada pelanggan. Berdasarkan
standar yang telah disepakati bersama, pelanggan akan melakukan
penilaian akhir dan memutuskan apakah produk akan diterima atau
tidak.
Frekwensi

Frekwensi
Rencana 100% PSM Rencana 100% PSM

Aktual PTSM

Aktual PTSM

Durasi Durasi
a. PTSM Rendah b. PTSM Tinggi

Contoh Grafik Hasil Pengendalian Mutu dengan Cara Berbeda

PENGENDALIAN MUTU
 Pengendalian mutu terhadap produk akhir dapat dijelaskan
dengan pembuatan Instruksi Kerja dari Sistem Mutu
ISO 9002 sebagai kelanjutan dari perencanaan mutu yang
telah dibuat sebelumnya.
 Mulai Pengendalian Produk Tidak Sesuai

Originator PTSM Lapor

Ke Pengawas Mutu
• Teridentifikasi adanya pekerjaan PTSM
• Originator yang menemukan pekerjaan PTSM melaporkan kepada
Penilaian Laporan PTSM
Pengawas Mutu
oleh Pengawas Mutu • Pengawas Mutu menerima laporan pekerjaan PTSM
• Laporan pekerjaan PTSM dipilah-pilah untuk menentukan apakah
Tidak
Perlu Tindak
masuk dalam kategori PTSM
Lanjut • Bila tidak, laporan originator dianggap selesai.
Ya • Bila ya, laporan originator terhadap pekerjaan PTSM diteliti
Buat Laporan Pengawas Mutu untuk diketahui penyebabnya.
PTSM • Bila penyebab dapat diketahui, oleh Pengawas Mutu dilaporkan
kepada Pengendali Mutu dan dibawa dalam Rapat Tinjauan
Identifikasi Penyebab
Manajemen
• Laporan PTSM dibahas dalam Rapat Tinjauan Manajemen dengan
Tindak Lanjut oleh hasil rekomendasi tindakan koreksi dan diputuskan oleh Manajer
Manajemen Proyek
• Pelaksana melaksanakan tindakan koreksi rekomendasi manajemen.
Verifikasi Hasil • Pengawas Mutu dan Pengendali Mutu melakukan verifikasi terhadap
Tindak Lanjut hasil tindakan koreksi Pelaksana.
• Bila hasil verifikasi tidak sesuai dengan prosedur dan persyaratan,
Pelaksana mengulangnya kembali.
OK?
• Bila sesuai, tindakan koreksi penanggulangan pekerjaan PTSM telah
Tidak Ya selesai.
PTSM Selesai Ditangani • Proses penanganan PTSM selesai.

Selesai

Bagan Alir Instruksi Kerja Produk Tidak Sesuai Mutu

PENGENDALIAN MUTU

 Laporan Produk Tidak Sesuai Mutu berguna untuk

merekam penemuan PTSM dengan menunjukkan
identifikasi dan penyebabnya, originator, lokasi dan jenis
pekerjaan PTSM
 Laporan Produk Tidak Sesuai Mutu

No. Pekerjaan : Plat Beton

Tgl. Identifikasi Produk Tidak Sesuai Mutu

Originator Lokasi : Lantai 2

Uraian
( Badu ) Terdapat keretakan pada plat beton lantai dua
Pengawas Mutu

( Ir. F. John ) Identifikasi Penyebab Produk Tidak Sesuai Mutu

Penyebab Uraian
Material Permukaan plat beton mengalami keretakan cukup besar
dikarenakan perancah dibongkar sebelumnya
Cara x
Alat
Orang x
Cuaca

Contoh Tabel Laporan Produk Tidak Sesuai Mutu Pada Pekerjaaan Beton
PENGENDALIAN MUTU
 Proses selanjutnya dari laporan Produk Tidak Sesuai
Mutu adalah laporan Tindak Lanjut Produk Tidak Sesuai
Mutu sebagai hasil dari rekomendasi rapat Tinjauan
Manajemen, yang berupa tindakan koreksi.
 Laporan Produk Tindak Lanjut Produk Tidak Sesuai Mutu

No. Pekerjaan : Tindak lanjut plat beton yang retak

Tgl. Disposisi Tindak Lanjut

Pengendali Mutu Lokasi : Lantai 2

( Ir. Sato M ) Tindakan Uraian Tindakan Koreksi/Pencegahan

Diperiksa oleh x Bongkar PTSM dibongkar dan Agar tidak terulang lagi, pengawasan
Pengawas Mutu dikerjakan lagi dengan benar terhadap semua pekerjaan diperketat dan
Perbaiki tanpa sesuai dengan prosedur checklist semua pekerjaan selesai tidak
Tetap dipakai boleh alpa
( Ir. F. John )
Mutu Diturunkan

Verifikasi Pelaksanaan Tindak Lanjut

Periksa I Hasil Periksa II Hasil Catatan

Pelaksana Perancah oke Pengecoran oke Verifikasi selesai dengan hasil

Tindak Lanjut yang baik dan benar
Bekisting oke Curing beton oke

Pembesian tulangan oke Bongkar bekisting oke

( Marto ) Persiapan pengecoran oke Plat beton oke
Produk akhir oke

Contoh Tabel Laporan Tindak Lanjut Produk Tidak Sesuai Mutu (PTSM)
 PENGENDALIAN MUTU
 Agar pengendalian mutu menjadi lebih obyektif, dilakukan
audit menu terhadap perusahaan. Audit dilakukan secara
internal maupun eksternal.
 Audit mutu sebagai salah satu bentuk pengendalian,
diharapkan dapat terus memperbaiki kinerja perusahaan
dengan tingkat pencapaian produk akhir yang memuaskan
pelanggan dan memberi keuntungan bagi perusahaan.
Audit Mutu
 Audit mutu adalah pengujian secara sistematis dan mandiri
untuk mengeluarkan apakah kegiatan mutu dan hasilnya
sesuai dengan aturan yang direncanakan serta diterapkan
secara efektif untuk mencapai tujuan.
Audit Mutu
 Audit mutu dibedakan atas :
1. Audit Mutu Internal, perusahaan kontraktor membuat
Manajemen Representatif (MR) yang bertanggung jawab
melakukan audit sistem mutu secara periodik untuk
membuktikan bahwa persyaratan ISO 9002 dilaksanakan
secara penuh. MR juga membentuk Panel Audit untuk
mengelola aktivitas audit mutu serta memilih dan menyimpan
daftar auditor mutu internal yang telah disetujui. Hasil audit
dilaporkan kepada manajer area masing-masing yang diaudit
sebagai dasar dilakukannya tindakan korektif.
Audit Mutu
2. Audit Mutu Eksternal, dilakukan oleh lembaga sertifikasi
yang mempunyai tugas mengaudit sistem mutu ISO 9002,
yang dipilih oleh perusahaan kontraktor. Pihak lembaga
audit mempunyai pengalaman dan kualifikasi yang baik
dan independen dalam menjalankan tugasnya sebagai
auditor. Tugas auditor eksternal adalah memastikan bahwa
kegiatan mutu sesuai aturan yang direncanakan serta telah
menerapkan secara efektif persyaratan ISO 9002,
sehingga bila perusahaan dinyatakan layak akan
mendapatkan sertifikat.