Manajemen Mutu MRKG D-IV T.

Sipil Polmed
11.Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000
Modul 11
Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: 2000

11.1. Pengertian ISO

Apabila diperhatikan pada rangkaian bisnis penyelenggara konstruksi di atas,
maka kontraktor sebagai Badan Usaha penyedia jasa pelaksana konstruksi sangat
memelukan system manajemen mutu bagi penyelenggara proses bisnisnya agar proses
dan produknya dapat memenuhi persyaratan dan mampu memuaskan pelanggan atau
penggun jasa. Kontraktor sebagai Badan Usaha yang berhubungan secara langsung
dengan penggun jasa mempunyai kewajiban untuk menjamin bahwa seluruh proses dan
produknya selalu memenuhi spesifikasi teknis termasuk pekerjaan yang diserahkan
kepada subkontraktor dan pemasok lainnya.
System manajemen mutu diperlukan untuk mengatur setiap proses kerja untuk
menghasilkan produk yang memenuhi spesifikasi teknis dan mendukung penerapa
manajemen yang ada agar tercapai suatu tingkatan kepuasan pelanggan yang
ditargetkan.
Sebagaimana yang kita ketahui, bahwa sebelum diterbitkannya persyaratan
system manajemen mutu ISO versi tahun 2000 penyedia jasa pelaksana konstruksi atau
kontraktor menggunakan system manajemen mutu ISO 9002. Penerapan system
manajemen mutu pada ISO 9002 tidak mempersyaratkan elemen proses desain bagi
kontraktor. Karena kontraktor tidak melakukan proses desain dalam menyelenggarakan
proyek. Kontraktor menggunakan hasil desain yang diterima dari penggun jasa atau
pihak lain selama melaksanakan proyek.
Sedangkan setelah digabungkannya semua standar ISO 9001, ISO 9002 dan
ISO 9003 versi 1994 manjadi ISO 9001:2000, maka bagi kontraktor yang telah
mendapatkan sertifikat ISO 9002 harus mengkonversikan system manajemen mutunya
menggunakan ISO 9001:2000 dengan member ijin untuk melakukan pengesampingan
pada klausul 7.3. Desain dan pengenbangan sesuai dengan ruang lingkup system
manajemen mutu yang diadopsi oleh badan usaha yang bersangkutan.
Pernyataan untuk tidak menerapkan beberapa klausul tersebut harus dituangkan
dalam manual mutu badan usaha dan mendapatkan persetujuan dari Tim Auditor
Lembaga Sertifikasi yang memeriksa kesesuaian penerapan system manajemen mutu
Badan Usaha.

11-1
Manajemen Mutu MRKG D-IV T. Sipil Polmed
11.Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000
Realisasi produk pada bisnis jasa konstruksi adalah unik dan spesifik bila
dibandingkan dengan industry manafaktur. Proses produksi dalam jasa konstruksi pada
umumnya berupa proyek-proyek. Setipa proyek antar proyek satu dan proyek yang lain-
lain selalu berbeda. Berbeda dalam jumlah pembiayaan proyek, tinglat kesulitan
pelaksanaan dilapangan, lokasi geografis, kebutuhan dan penyediaan sumber daya
manusia yang mengerjakan dan sebagainya. Dan kesemuanya sangat mempengaruhi
mutu proses dan produk proyek.
Dengan demikian penyedia jasa baik kontraktor maupun konsultan harus
secara teliti dalam merencanakan dan mengendalikannya sesuai paradigm penjaminan
mutu seperti gambar 11.1

Gambar 11.1. Paradigm penjaminan mutu

Pimpinan badan usaha menyakini bahwa semua persyaratan yang ada di dalam
kontrak dan spesifikasi teknis yang terkait dengan mutu dapat dipenuhi selama
pelaksanaan proyek, di mulai sejak penyerahan tahap awal, masa pemeliharaan hingga
penyerahan tahap akhir.

11-2
Manajemen Mutu MRKG D-IV T. Sipil Polmed
11.Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000
11.2. Seri ISO
Sesuai dengan perkembangan dan tuntutan pengguna jasa, ISO 9001
mengalami perubahan pengembangan yaitu:
❑ ISO 9000:2000→ Sitem Manajemen Mutu: Prinsip dan Kosa Kata
❑ ISO 9001:2000→ Sitem Manajemen Mutu: Persyaratan
❑ ISO 9001:2008→ Sitem Manajemen Mutu: Persyaratan
(sama dengan ISO 9001:2000 hanya ditambah lingkungan)
❑ ISO 9004:2009→ Sitem Manajemen Mutu: Pedoman untuk Peningkatan
Kinerja→ Audit

11.3. Dokumen Panduan ISO 9001:2000

Dokumen yang terkandung dalam ISO antara lain:
❑ ISO 9000:2000 : Fondamentals and Vacabulary
❑ ISO 9000:2001 : Quality Management System
Requirements
❑ ISO 9004:2000 : Quality Management System
Guidelines for Performance
Improvement
❑ ISO 19011 : Guidelines on Quality and/or Enviromental Management System
Auditing

11.4. Struktur ISO 9001:2000

11.4.1. Umum
Standar ini menetapkan pesyaratan sistem manajemen mutu apabila sebuah
organisasi secara konsisten ingin menunjukkan kemampuannya dalam pengahasilkan
suatu produk yang memenuhi persyaratan pelanggan, atau peraturan yang berlaku.
Semua persyaratan secara generik berlaku untuk semua jenis produk,
Jika ada suatu persyaratan yang tidak dapat diterapkan, maka harus
dipertimbangkan untuk dikecualikan. Pengecualian terbatas sesuai dengan yang diatur
dalam pasal 7

11.4.2. Referensi

11-3
Manajemen Mutu MRKG D-IV T. Sipil Polmed
11.Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000
Dokumen yang di acu tidak dapat diabaikan untuk penggunaan dokumen
ini.untuk acuan yang bertanggal, hanya edisi yang dikutip yang digunakan. Untuk yang
tidak bertanggal hanya edisi terakhir yang digunakan, contoh referensi misalnya:
❑ ISO 9000:2001 – Quality Management System: Requirement
❑ Undang-undang Nomor 18 Tahun 1999 tentang jasa konstruksi.
❑ Surat Keputusan Direksi PT XYZ No. 00000001 tentang penerapan Sistem
Manajemen Mutu ISO 9000:2001 di PT XYZ

11.4.3. Istilah dan Definisi

Untuk tujuan dokumen ini, berlaku istilah dan definisi yang dalam SNI ISO
9000. Di dalam dokumen ini jika dijumpai istilah produk juga dapat diartikan jasa,
contoh defines misalnya:
❑ Direksi adalah pejabat yang ditunjuk untuk memimpin perusahaan
❑ Manager adalah pejabat yang ditunjuk untuk memimpin dan mengelola satu
atau beberapa unit perusahaan
❑ Pelanggan adalah instansi yang memberikan pekerjaan kepada perusahaan dan
harus dilayani dengan baik sehingga tercapai kepuasan pelanggan.

11.4.4. Sistem Manajemen Mutu

❑ Umum
Untuk memenuhi persyaratan penerapan system manajemen mutu ISO
9000:2001 PT XYZ telah menetapkan rangkaian proses bisnis perusahaan yang
telah diidentifikasi dan ditetapkan kriterianya didalam dokumen system mutu PT
XYZ.
Sistem manajemen mutu tersebut harus:
❖ ditetapkan,
❖ didokumentasikan,
❖ diterapkan,
❖ dipelihara
❖ dan secara terus menerus ditingkatkan keefektifannya untuk memberikan
kontribusi manfaat secara luas bagi perusahaan.
Untuk memenuhi kelancaran terselenggaranya setiap kegiatan
perusahaan yang berbasis pada system manajemen mutu, maka perusahaan telah
menyediakan:

11-4
Manajemen Mutu MRKG D-IV T. Sipil Polmed
11.Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000
❖ sumberdaya yang cukup
❖ informasi yang jelas untuk mendukung pemantauan operasi proses yang
terkait dengan system manajemen mutu perusahaan tersebut
Landasan awal berjalannya proses bisnis PT XYZ sebagai penyedia jasa
kosntruksi adalah:
❖ mendapatkan informasi penyelenggaraan proyek sesuai persyaratan
pelanggan (pengguna jasa konstruksi) dalam dokumen persyaratan dan
❖ spesifikasi teknis dalam kontrak kerja hingga diserahkannya hasil proyek
tersebut dan berakhir pada kepuasan pelanggan terhadap produk hasil proyek
tersebut
Untuk mengelola proses bisnis utama tresebut perusahaan memerlukan
proses bisnis pendukung yaitu:
❖ Pengelolaan financial atau keuanngan
❖ Pengelolaan sumber daya manusia
❖ Penyediaan peralatan
❖ Penyediaan material
❖ Pembinaan subkontraktor
❖ System manajemen mutu
Untuk memastikan tersedianya sumber daya dan informasi yang cukup
diperlukan kegiatan-kegiatan pendukung yang harus disediakan oleh perusahaan.
Setiap masing-masing aspek kegiatan dapat berintersaksi satu dengan yang
lainnya. Kriteria dan metode operasi proses bisnis tersebut diatur dan ditetapkan
dalam dokumen system manajemen mutu yang harus selalu dipantau
Juga dilakukan pengukuran dan analisa untuk mencapai target yang
direncanakan dan berlangsungnya perbaikan yang berkelanjutan serta kebutuhan
untuk meningkatkan efektifitas proses bisnis tersebut secara keseluruhan. Bagian
dari proses yang dikerjakan oleh pihak eksternal (sub kontraktor, supplier dan
perseorangan yang lainnya) harus tetap dikendalikan dan diidentifikasikan di
dalam system manajemen mutu PT XYZ.

❑ Persyaratan Dokumentasi
• Umum
o Untuk mencapai kesesuaian persyaratan system manajemen mutu, maka
PT XYZ telah menetapkan dan memelihara dokumen system manajemen
11-5
Manajemen Mutu MRKG D-IV T. Sipil Polmed
11.Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000
mutu yang harus diterapkan secara konsisten oleh semua jajaran PT XYZ
yang terkait.
o Penyelenggaraan dokumentasi system mamajemen mutu PT XYZ agar
efektif memenuhi persyaratan system manajemen mutu, maka diatur
sesuai hirarkhi level dokumentasi system manajemen mutu menurut
ketentuan dalam tabel 11.1. berikut:

Tabel 11.1. Jenis dokumen system manajemen mutu

Jenis Dokumen Sistem Manajemen Mutu
LEVEL
Dokumen Dokumen Perusahaan
Persyaratan
1 Kebijakan Mutu o Visi dan Misi
Sasaran Mutu o Kebijakan Mutu
Manual Mutu o Sasaran Mutu
o Manual Mutu
2 Prosedur-prosedur o Akte Pendirian Perusahaan
o Peraturan Perusahaan
o Surat Keputusan Direksi
3 Instruksi Kerja o Surat Edaran Direksi
o Petunjuk Pelaksanaan
o Spesifikasi Teknis
o Gambar Kerja
o Peraturan Standar Produk
o Peraturan dan Perundangan yang
Terkait
4 Rekaman o Arsip Surat-menyurat
o Barita Acara
o Gambar Hasil Kerja
o Daftar Periksa
o Laporan Hasil Uji dan Test

o Tujuannya untuk menjaga agar penggunaan dokumen dapat dikendalikan

dan pengaturan keseluruhan dokumen tersebut diatur dalam prosedur
pengendalian dokumen dan prosedur pengendalian rekaman
o PT XYZ telah menetapkan dokumen manual mutu sebagai pedoman
penerapan system manajemen mutu perusahaan dan harus diterapkan dan
dipelihara oleh semua jajaran yang terkait di perusahaan sesuai ketentuan
persyaratan system manajemen mutu. Penulisan dokumen manual mutu
ini memuat antara lain:

11-6
Manajemen Mutu MRKG D-IV T. Sipil Polmed
11.Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000
➢ Ruang lingkup penerapan system manajemen mutu di PT XYZ
adalah bisnis jasa pelaksana konstruksi (kontraktor) untuk pekerjaan
jalan, jembatan, irigasi, dermaga dan bangunan gedung.
➢ Pengesampingan standar yaitu pada klausul (7.3) desain dan
pengembangan mengingat PT XYZ tidak melakukan proses desain
dan pengembangan selama pelaksanaan konstruksi, proses desain
dan perancangan dilaksanakan oleh pihak lain yaitu oleh konsultan.
➢ Daftar prosedur system manajemen mutu yang digunakan di
perusahaan
➢ Uraian dari interaksi antara proses-proses yang disyaratkan dalam
system manajemen mutu yang secara umum telah digambarkan
dalam diagram proses bisnis (klausul 4.1)

• Pengendalian Dokumen
Ketentuan yang ditetapkan dalam pengendalian dokumen tersebut antara
lain:
o Aturan persetujuan materi dokumen yang akan diterbitkan
o Aturan peninjauan atau kaji ulang terhadap kesesuain penerapan
dokumen
o Tatacara apabila terjadi revisi dokumen dan cara pemberian
identifikasi
Ketentuan yang ditetapkan dalam pengendalian dokumen tersebut antara
lain:
o Tatacara pendistribusian dokumen yang harus dipastikan bahwa
dokumen yang terkait harus berada pada yang bersangkutan
o Dokumen harus mudah dibaca dan mudah diambil apabila
diperlukan
o Tatacara penyimpanan dan kendali pendistribusian dokumen
eksternal
o Tatacara memberlakukan dokumen kadaluarsa.

• Pengendalian Rekaman
Rekaman yang harus dipelihara
o Daftar induk dokumen
11-7
Manajemen Mutu MRKG D-IV T. Sipil Polmed
11.Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000
o Serah terima distribusi dokumen.
o Daftar jenis rekaman dan masa laku rekaman
o Daftar rekaman
Semua bentuk rekaman yang timbul dari kegiatan system manajemen
mutu sesuai ketentuan harus:
o ditetapkan,
o dipelihara dan
o disimpan dengan baik untuk membuktikan kesesuaian
menerapkan system manajemen mutu secara efektif.
Ketentuan yang harus ditetapkan dalam pengendalian dokumen tersebut
menyangkut antara lain:
o Tatacara penggunaan rekaman agar selalu dapat dibaca, siap
ditunjukkan dan diambil.
o Tatacara identifikasi, penyimpanan, perlindungan dan pengambilan
rekaman
o Aturan mada simpan (resensi) rekaman dan tatacara pemusnahannya

11.4.5. Tanggung Jawab Manajemen

❑ Komitmen Manajemen
Komitmen terhadap pengembangan dan penerapan system manajemen mutu
dan secara terus menerus memperbaiki keefektifannya yaitu dengan:
• Mengkomunikasikan kepada seluruh karyawan tentang pentingnya arti
memenuhi persyaratan pelanggan sesuai spesifikasi teknis yang sudah
ditetapkan dan selalu mematuhi peraturan dan perundangan yang berlaku
baik dalam bentuk surat edaran direksi, bulletin perusahaan dan dalam
rapat-rapat diperusahaan maupun diproyek.
• Telah menetapkan kebijakan mutu PT XYZ untuk segera dipahami oleh
semua karyawan sebagai bentuk pernyataan komitmen yang dipampang di
dinding-dinding ruang rapat dan ruang kerja agar semua karyawan selalu
membacanya dan sadar.
• Sasaran mutu telah ditetapkan berdasarkan target-target yang ditentukan
dalam rapat tahunan pemegang saham dan didukung dengan target-target
setiap manajer unit di kantor pusar maupun disetiap proyek.

11-8
Manajemen Mutu MRKG D-IV T. Sipil Polmed
11.Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000
• Direksi selalu aktif memimpin rapat tinjauan manajemen perusahaan.
• Menyediakan sumber daya yang cukup dan dipastikan tersedia untuk
menjamin efektifitas terselenggaranya proses kegiatan di kanto pusat
maupun kebutuhan pelaksanaan proyek.
❑ Fokus Pelanggan
• Memperhatikan dan memantau kegiatan pelaksanaan proyek secara priodik
terhadap pemenuhan kesesuaian kontrak dan spesifikasi teknis dari pemberi
kerja serta peraturan dan perundangan yang berlaku.
• Selalu memantau informasi yang berkaitan dengan persepsi pelanggan
dengan menggunakan metode dan criteria yang telah ditetapkan. Disamping
itu direksi harus selalu aktif melakukan komunikasi dengan pemberi kerja
untuk memantau persepsi pelanggan tersebut terhadap kinerja pelaksanaan
proyek
❑ Kebijakan Mutu
Pimpinan puncak harus memastikan bahwa kebijakan mutu:
• Sesuai dengan sasaran organisasi
• Mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan dan terus menerus
memperbaikiefektivitas system manajemen mutu
• Menyediakan kerangka kerja untuk menetapan dan meninjau sasaran mutu
• Dikomunikasikan dan dipahami dalam organisasi
• Ditinjau kesesuaiannya secara terus menrus
❑ Perencanaan
• Sasaran Mutu
Sasaran mutu dibuat untuk perusahaan dan mutu untuk divisi/unit
➢ Direksi PT XYZ memastikan bahwa sasaran mutu telah ditetapkan
berdasarkan target yang secara umum telah ditetapkan dalam rapat
tahunan pemegang saham PT XYZ.
➢ Setiap jajaran manajer ditetapkan pula target-target yang relevan pada
masing-masing kegiatan manajer unit baik kantor pusat dan proyek.
➢ Sasaran mutu harus terukur dan konsisten dengan kebijakan mutu
yang ditetapkan oleh direksi dalam dokumen surat keputusan direksi
sendiri

11-9
Manajemen Mutu MRKG D-IV T. Sipil Polmed
11.Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000
• Perencanaan Sistem
Perencanaan Sistem Manajemen Mutu Direksi PT XYZ telah memastikan
bahwa:
o Perencanaan system manajemen mutu dilakukan untuk memenuhi
persyaratan dalam setiap kegiatan proses bisnis perusahaan termasuk
upaya pencapaian sasaran mutu.
o Keterpaduan system manajemen mutu harus tetap dipelihara apabila
terjadi perubahan system manajemen yang lama ke system manajemen
yang baru.
o Manajemen harus merencanakan dengan baik pelaksanaan perubahan
tersebut dan tidak boleh terjadi kesenjangan penerapannya.

❑ Tanggung Jawab, Wewenang dan komunikasi

• Tanggung Jawab dan Wewenang
Direksi PT XYZ memastikan bahwa tanggung jawab dan wewenang telah
ditetapkan berdasarkan:
o struktur organisasi perusahaan (gambar 11.1.)
o uaraian tanggung jawab dan wewenang yang telah disampaikan dalam
surat penugasan kepada masing-masing karyawan.

Gambar 11.1. Struktur organisasi

11-10
Manajemen Mutu MRKG D-IV T. Sipil Polmed
11.Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000

• Wakil Manajemen
o Memastikan bahwa kegiatan proses yang terkait dengan system
manajemen mutu perusahaan telah ditetapkan, diterapkan dan
dipelihara.
o Secara priodik setiap bulan melaporkan kinerja penerapan system
manajemen mutu kepada direksi PT XYZ dan menyediakan fasilitas
untuk keperluan perbaikan system manajemen mutu.
o Memastikan bahwa promosi kesadaran tentang persyaratan
pelanggan kepada seluruh karyawan telah dilaksanakan secara baik
dan efektif yaitu dalam rapat-rapat, pertemuan dengan karyawan,
menyediakan pelatihan, kuesioner dan evaluasi kinerja personil.
o Menjadi penghubung dengan pihak lembaga sertifikasi dan yang
terkait dengan system manajemen mutu.
• Komunikasi Intern
o Direksi PT XYZ menerbitkan surat edaran dan bulletin perusahaan
yang memuat informasi penerapan system manajemen mutu dan
pengembangannya di perusahaan yang dilakukan secara priodik setiap
bulan.
o Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa proses komunikasi kepada
seluruh karyawan telah dilakukan dengan baik.
o Direksi bersedia menerima usulan-usulan dan kuisioner dari karyawan
yang sifatnya untuk memperbaiki keefektifan system manajemen mutu
perusahaan.

❑ Tinjauan Manajemen
• Umum
o Direksi PT XYZ mengadakan rapat tinjauan manajemen untuk
memastikan kesesuaian, kecukupan dan keefektifan system
manajemen mutu dan berkelanjutan yang dilakukan secara priodik
setiap tiga bulan.
o Pembahasan pada rapat tinjauan manajemen mencakup pengaksesan
peluang perbaikan dan kebutuhan adanya perbaikan atau perubahan

11-11
Manajemen Mutu MRKG D-IV T. Sipil Polmed
11.Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000
pada system manajemen mutu termasuk kebijakan mutu dan sasaran
mutu
• Masukan Tinjauan
Agenda rapat pada tinjauan manajemen mencakup pembahasan tentang:
o Penetapan status tindakan koreksi dan pencegahan dalam penerapan
system manajemen mutu.
o Evaluasi tindak lanjut dari rapat tinjauan manajemen yang lalu
o Usulan perubahan dan perbaikan dokumen system manajemen mutu
o Saran-saran untuk melakukan perbaikan lainnya
• Keluaran
Risalah rapat tinjauan mencakup keputusan untuk melakukan tindakan
yang diperlukan untuk:
o Perbaikan keefektifan proses yang berkaitan dengan system
manajemen mutu
o Perbaikan pada produk yang dipersyaratkan dalam spesifikasi
teknik yang telah ditetapkan dalam pelaksanaan proyek.
o Pemenuhan sumber daya yang diperlukan bagi perbaikan.

11.4.6. Manajemen Sumber Daya

❑ Penyediaan Sumber Daya
• Untuk keperluan operasional PT XYZ menetapkan dan menyediakan
sumber daya yang cukup
• Gunanya untuk menerapkan dan memelihara system manajemen mutu dan
secara terus menerus memperbaiki keefektifannya dalam rangka usaha
memenuhi persyaratan pelanggan.
• Secara umum sumber daya yang dimaksudkan adalah penyediaan financial
yang cukup termasuk pengelolahan untuk mendapatkan dan menggunakan
uang
• Pengelolahan keuangan dilakukan dengan merencanakan pendekatan
perusahaan melalui pinjaman modal kerja dan penerimaan termin proyek.
• Juga merencanakan penggunaan keuangan dilakukan secara efisien untuk
mendapatkan laba yang baik bagi perusahaan.

11-12
Manajemen Mutu MRKG D-IV T. Sipil Polmed
11.Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000
• Semua ketentuan diatur dalam tatacara penerimaan dan penggunaan
keuangan perusahaan yang ditetapkan dan diatur oleh manajer keuangan.
Kendali penggunaan keuangan dilakukan oleh direksi

❑ Sumber Daya Manusia

• Umum
o Manajer SDM harus menjamin bahwa personil yang bertugas disetiap
unit kerja sudah dinilai kompetensinya berdasarkan pendidikan,
pelatihan, keterampilan dan pengalaman yang sesuai.
o Kriteria untuk menentukan kompetensi telah ditetapkan oleh manajer
SDM yang penilaiannya dapat dilakukan oleh masing-masing atasan
personil yang bersangkutan atau manajer unit.
o Personil yang bekerja sebagai tenaga kerja lepas proyek harus maupun
personil dari subkontraktor yang bekerja di proyek harus dinilai
terlebih dahulu kompetensinya dan rekamannya disimpa di proyek
• Kompetensi, Kesadaran dan Pelatihan
Manajer SDM harus:
o Menetapkan criteria kompetensi sesuai bidang tugasnya bagi setiap
personil yang diperlukan di unit kantor pusat maupun proyek.
o Membuat analisa kebutuhan pelatihan, merencanakan pelatihan dan
penugasan pelatihan bagi personil untuk memenuhi criteria
kemampuan yang ditetapkan
o Menyediakan fasilitas untuk evaluasi keefektifan pelatihan terhadap
penugasan personil yang harus dilakukan oleh masing-masing atasan
yang bersangkutan.
o Melakukan penilian kinerja untuk memastikan personil sadar akan
relevansi dan pentingnya kegiatan mereka bagai pencapaian sasaran
mutu
• Rekaman yang harus dipelihara adalah:
o Daftar criteria kompetensi personil
o Daftar personil perusahaan
o Analisa kebutuhan pelatihan
o Rencana pelatihan tahunan

11-13
Manajemen Mutu MRKG D-IV T. Sipil Polmed
11.Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000
o Laporan penugasan pelatihan
o Evaluasi efektifitas pelatihan
o Penilaian kinerja personil tahunan
o Sertifikat pelatihan atau surat keterangan pelatihan
o Curriculum vitae (riwayat personil)
❑ Prasarana
Manajer umum sebagai penanggung jawab penyediaan sarana dan prasarana
berupa:
• Gedung dengan pembagian ruang kerja yang nyaman dengan system
pendingin, fasilitas toilet, dapur dan peralatan kebakaran yang cukup.
• Untuk kegiatan pelaksanaan proyek disediakan kantor proyek (direksi
keet) yang layak dengan ruangan yang cukup digunakan oleh 10 orang
insyinyur. Juga disediakan area gudang tebuka dan gudang tertutup untuk
menyimpan material dan bangunan work-shop untuk menempatkan
peralatan dan tempat kerja mekanik.
• Menyediakan peralatan kerja, berupa meja tulis, meja gambar, kursi,
almari, filling cabinet, computer dan fasilitas lainnya untuk menunjang
produktifitas optimal.
• Jasa pendukung berupa 5 buah kendaraan operasional, telepon 5 line, 1
unit facsimilie, email dan radio komunikasi.

❑ Lingkungan Kerja
• Untuk memenuhi persyaratan ini manajer proyek mempunyai tanggung
jawab untuk mengelola lingkungan kerja yang nyaman dan rapi di proyek.
• Bagian lain yang diperhatikan adalah persyaratan kesehatan dan
keselamatan kerja dengan memasang rambu-rambu peringatan dan
memakai peralatan keselamatan kerja yang sesuai untuk memenuhi
pencapaian kesesuaian persyaratan produk
• PT XYZ harus menetapkan dan memenuhi semua ketentuan dan tatacara
yang terkait dengan peraturan dan perundangan yang berlaku.

11.4.7. Realisasi Produk

❑ Perencanaan Realisasi Produk

11-14
Manajemen Mutu MRKG D-IV T. Sipil Polmed
11.Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000
• Sebelum pelaksanaan proyek, manajer pemasaran atau menejer proyek
harus membuat dokumen rencana mutu proyek (project quality plan) yang
sesuai dengan persyaratan system manajemen mutu sebagai tahap
perencanaan dan pengembangan proses kegiatan pelaksanaan proyek.
• Rencana mutu proyek harus konsisten dengan persyaratan proses
pelaksanaan yang terkait dengan system manajemen mutu di perusahaan.
Rencana mutu proyek harus memuat:
• Sasaran mutu dan persyaratan bagi mutu produk sesuai spesifikasi teknis
yang telah ditetapkan dalam kontrak.
• Metode kerja proyek yang menjelaskan urutan proses kegiatan
pelaksanaan proyek sejak persiapan hingga penyerahan produk.
• Jadwal rencana progress pelaksanaan proyek berikut perencanaan sumber
daya financial (cash flowi).
• Daftar prosedur atau instruksi kerja yang diperlukan bagi pelaksanaan
proyek.
• Jadwal pengadaan sumber daya lainnya yang berupa ketersediaan
peralatan, tenaga kerja dan material.
• Jadwal rencana kegiatan verifikasi, validasi, inspeksi dan tes terhadap
produk yang spesifik dan persyaratan keberterimaan produk untuk
menjamin kesesuaian persyaratan spesifikasi teknis.
Rekaman yang harus dipelihara:
• Dokumen rencana mutu proyek
• Proses berkaitan dengan pelanggan
❑ Proses berkaitan dengan pelanggan
• Penetapan persyaratan berkaitan dengan produk
o Persyaratan yang dispesifikasikan baik teknis maupun non teknis
(administrasi) oleh pengguna jasa telah diketahui bahwa PT XYZ
mampu melaksanakan proyek untuk menghasilkan produk yang
dipersyaratkan, termasuk kesediaan waktu penyelesaian proyek dan
kegiatan pemeliharaan setelah penyerahan produk.
o Persyaratan-persyaratan terkait lainnya yang dapat mempengaruhi
pelaksanaan proyek yang tidak ditetapkan dalam spesifikasi teknis
maupun kontrak harus dispesifikasikan pula.

11-15
Manajemen Mutu MRKG D-IV T. Sipil Polmed
11.Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000
o Peraturan dan perundangan maupun peraturan daerah yang berlaku
di lokasi proyek dan yang mempengaruhi kondisi pelaksanaan proyek
termasuk produknya.
o Persyaratan tambahan yang merupakan ketetapan lainnya dari
perusahaan
Rekaman yang harus dipelihara yaitu:
➢ Kaji ulang persyaratan dan spesifikasi teknis
➢ Keputusan ikut tender proyek
➢ Informasi perubahan

• Tinjauan Persyaratan berkaitan dengan Produk

Manajer pemasaran dan atau manajer proyek harus mengkaji ulang semua
persyaratan yang terkait dengan pelaksanaan proyek sebelum komitmen
direksi PT XYZ menandatangani dokumen penawaran harga pelaksanaan
proyek.
Kaji ulang harus mamastikan bahwa:
o Persyaratan yang diminta dalam spesifikasi teknis telah ditetapkan.
o Apabila terjadi perbedaan persyaratan atau interprestasi terhadap
persyaratan spesifikasi teknis harus dijelaskan terlebih dahulu.
o Perusahaan benar-benar mampu menyelesaikan proyek sesuai
dengan persyaratan yang ditetapkan dalam kontrak.
Rekaman yang harus dipelihara yaitu:
o Kaji ulang persyaratan dan spesifikasi teknis
o Keputusan ikut tender proyek
o Informasi perubahan
• Komunikasi Pelanggan
Manajer proyek harus menetapkan dan menerapkan pengaturan yang
efektif untuk melakukan komunikasi dengan pengguna jasa atau yang
mewakilinya dalam bentuk rapat-rapat proyek, pertemuan asistensi dan
permohonan izin kerja untuk menyampaikan:
o Informasi mengenai kegiatan pelaksanaan proyek dan produk yang
dihasilkan.
o Pertanyaan, pejelasan mengenai kontrak termasuk jika ada perubahan.

11-16
Manajemen Mutu MRKG D-IV T. Sipil Polmed
11.Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000
o Umpan balik dari pengguna jasa termasuk keluhan terhadap
pelaksanaan proyek.

❑ Desain dan Pengembangan

• Bagi penyedia jasa pelaksana konstruksi (kontraktor) tidak melaksanakan
pekerjaan desain dan pengembangan terhadap produk konstruksi yang
dikerjakan,
• maka keseluruhan klausul (7.3) desain dan pengembangan ini dapat
diusulkan untuk dikecualikan (permissible exclusion)
• yaitu diizinkan untuk tidak menerapkannya dalam ruang lingkup sistema
manajemen mutu PT XYZ.

❑ Pengadaan
• Proses Pengadaan
o Manajer logistic atau manajer proyek harus memastikan bahwa proses
pengadaan sesuai dengan spesifikasi teknis dan kontrak.
o Jenis dan jangkauan pengendalian pemasok dan produk yang diadakan
harus bergantung pada pengaruh hasil produk proses berikutnya dan
atau hasil produk akhir.
o Proses pengadaan pemasok meliputi pemasok jasa subkontraktor,
pemasok material dan penyedia tenaga kerja.
o Manajer logistic atau manajer proyek harus melakukan seleksi
pemasok terlebih dahulu berdasarkan criteria kemampuan yang
ditetapkan PT XYZ dan dimasukkan dalam daftar pemasok terseleksi.
o Pemilihan pemasok harus atas dasar daftar pemasok terseleksi yang
sudah ditetapkan dan harus dievaluasi ulang pada priode tertentu
Rekaman yang harus dipelihara adalah:
o Daftar kriteria seleksi pemasok
o Daftar pemasok terseleksi
o Evaluasi pemasok.
• Informasi Pengadaan
Disampaikan secara jelas pada surat pemesanan (purchase orderi) yaitu:
Manajer logistic atau manajer proyek harus memastikan bahwa surat

11-17
Manajemen Mutu MRKG D-IV T. Sipil Polmed
11.Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000
pesanan harus memenuhi kecukupan persyaratan pengadaan sesuai dengan
spesifikasi teknis produk atau jasa sebelum disampaikan kepada pemasok
o Persyaratan kesesuaian produk atau jasa, termasuk prosedur, proses
dan peralatan yang digunakan.
o Persyaratan qualifikasi personil apabila diperlukan dalam
pengadaan jasa keahlian, misalnya welder atau operator mesin yang
spesifik.
o Persyaratan system manajemen mutu bagi pemasok dengan
menggunakan system manajemen mutu sendiri atau mengikuti
prosedur-prosedur yang terkait dengan system manajemen mutu.
• Verifikasi produk yang diadakan
o Manajer logistic atau manajer proyek harus menetapkan dan
menerapkan kegiatan inspeksi atau verifikasi pada saat menerima
produk atau jasa yang diadakan memenuhi persyaratan yang
dispesifikasikan.
o Untuk pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan dilokasi pemasok, maka
sesuai perjanjian dapat dilakukan verifikasi produk di lokasi pemasok.
Pengaturan verifikasi harus dinyatakan dalam kontrak dengan
pemasok, termasuk metode penyerahan produk

11.4.8. Pengukuran, Analisa dan Perbaikan

❑ Umum
Direksi dan seluruh manajer Unit PT XYZ harus merencanakan dan
menerapkan proses-prose pemantauan, pengukuran, analisa dan perbaikan yang
diperlukan untuk:
• Memperagakan kesesuaian kinerja dimasing-masing unitnya.
• Memastikan kesesuaian penerapan system manajemen mutu.
• Secara terus menerus memperbaiki keefektifan sistem manajemen mutu.
Metode-metode yang digunakan untuk pengukuran, analisa dan perbaikan
bergantung pada tingkat kebutuhan dimasing-masing unit dengan
menggunakan teknis statistik dalam bentuk tabel atau diagram
❑ Pemantauan dan Pengukuran
• Kepuasan Pelanggan

11-18
Manajemen Mutu MRKG D-IV T. Sipil Polmed
11.Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000
o Untuk memantau informasi berkaitan dengan persepsi pelanggan
dalam peningkatan kinerja system manajemen mutu, maka direksi dan
manajer proyek PT XYZ menetapkan metode dengan mengirimkan
kuisioner secara berkala pada progress proyek 25%, 50%, 75% dan
100% kepada penggun jasa.
o Hasil kuisioner itu diharapkan pihak pengguna jasa dapat
memberikan masukan persepsi pelanggan yang harus dianalisa
sesuai persyaratan system manajemen mutu.
o Hasil analisa dijadikan sebagai salah satu unsur dalam pengukuran
kinerja perusahaan dan digunakan untuk menetapkan strategi
mandapatkan proyek dimasa mendatang.

• Audit Internal
Untuk memenuhi persyaratan system manajemen mutu ini, maka audit
internal di lingkungan PT XYZ dilakukan dalam selang waktu setiap 6
(enam) bulan sekali untuk memastikan bahwa:
o System manajemen mutu telah diterapkan sesuai yang direncanakan
memenuhi persyaratan standar ISO 9000:2001 dan persyaratan system
manajemen mutu yang telah ditetapkan perusahaan.
o System manajemen mutu telah diterapkan dan dipelihara secara
efektif di semua unit yang terkait
o Program audit tahunan dibuat dengan mempertimbangkan status dan
pentingnya proses dan unit yang diaudit. Kriteria, ruag lingkup,
frekuensi dan metode audit harus diterapkan sesuai prosedur yang
berlaku.
o Pemilihan auditor dalam pelaksanaan audit harus dipastikan
keobjektifan dan auditor tidak boleh mengaudit pekerjaannya sendiri
o Tanggung jawab perencanaan, pengelolaan dan pelaporan hasil audit
dilakukan oleh manajemen representative.
Pejabat yang diaudit (aduite) tanpa menunda-nunda harus segera
melasanakan tindakan perbaikan untuk menghilangkan ketidak sesuaian
berikut penyebabnya.
Kegiatan melaksanakan tindak lanjut mencakup
o Verfikasi tindakan yang dilakukan dan
11-19
Manajemen Mutu MRKG D-IV T. Sipil Polmed
11.Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000
o Pelaporan hasil verifikasi
o Pemantauan dan Pengukuran Proses
Rekaman yang dipelihara:
o Rencana tahunan audit mutu internal
o Surat penugasan tim audit
o Program audit mutu internal
o Laporan haasil audit mutu internal
Secara menyeluruh ketentuan audit internal dan penyelenggaraannya
diatur dalam prosedur audit mutu internal No. PD-8.2.2
• Pemantauan dan Pengukuran Proses
Direksi dan para manajer di PT XYZ harus menerapkan metode yang
sesuai untuk pemantauan dan pengukuran proses system manajemen mutu
Pemantauan dan pengukuran kemampuan proses dengan memperagakan
metode diagram balok atau barchart untuk memperagakan proses-proses
yaitu:
o Pengendalian kemajuan progress proyek
o Pengendalian penggunaan peralatan
o Pengendalian pengadaan material
o Pengandalian tenaga kerja
o Pengendalian kinerja subkontraktor
Apabila hasil yang direncanakan tidak tercapai harus dilakukan koreksi
pada barchart dan tindakan koreksi dengan pengambilan keputusan yang
sesuai dari pihak yang harus ditetapkan kewenangannya untuk
memastikan kesesuaian produk proyek
• Pemantauan dan Pengukuran Produk
o Manajer proyek PT XYZ memantau dan mengukur karakteristik
produk dalam pelaksanaan proyek untuk verifikasi bahwa persyaratan
produk sesuai spesifikasi teknis telah dipenuhi dengan mengacu pada
rencana mutu proyek yang telah dibuat.
o Pengendalian produk ini berkaitan dengan tugas quality control di
proyek, setiap hasil test dan uji setiap tahapan pekerjaan harus dipantau
dan dikendalikan dan apabila terjadi ketidaksesuaian hasil test dan uji,
harus di validasi kesesuaiannya atau diperbaiki sesuai dengan
kebutuhannya.
11-20
Manajemen Mutu MRKG D-IV T. Sipil Polmed
11.Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000
o Penyerahan produk tidak dapat dilakukan sebelum semua permasalahan
yang menjadi ketidaksesuaian terhadap rencana mutu proyek belum
diselesaikan secara memuaskan kecuali apabila ada keputusan lainnya
dari pengguna jasa.
Rekaman yang harus dipelihara yaitu:
o Daftar karakteristik produk yang dihasilkan
o Daftar pengendalian gambar kerja
o Dokumen hasil inspeksi, tes dan uji internal.
❑ Pengendalian Produk Tidak Sesuai
• Direksi dan manajer proyek PT XYZ harus memastikan bahwa produk
yang tidak sesuai persyaratan telah diidentifikasikan dan dikendalikan
serta dipastikan dicegah terhadap pemakaian atau penyerahan yang tidak
sengaja.
• Pengawasan, tanggung jawab dan wewenang yang terkait dengan produk
tidak sesuai adalah manajer proyek. Ketentuan pengendalian produk tidak
sesuai ini diatur prosedur pengendalian proyek tidak sesuai No. PD-8.3
❑ Analisis Data
Analisis data harus memberikan informasi yang berkaitan dengan:
• Data kepuasan pelanggan
• Kesesuaian persyaratan dan spesifikasi teknis
• Karakteristik dan kecendrungan proses dan produk termasuk peluang
untuk tindakan pencegahan.
• Kinerja supplier dan subkontraktor.

❑ Perbaikan
• Perbaikan yang Berkelanjutan
Direksi dan para manajer PT XYZ secara terus menerus memperbaiki
keefektifan system manajemen mutu dengan menggunakan acuan dan
data dari:
o Kebijakan mutu
o Sasaran mutu
o Hasil audit internal maupun audit eksternal
o Analisis data

11-21
Manajemen Mutu MRKG D-IV T. Sipil Polmed
11.Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000
o Tindakan koreksi dan pencegahan
o Rapat tinjauan manajemen
• Tindakan Perbaikan
Direksi dan para manajer PT XYZ selalu melakukan tindakan
perbaikan sebagai upaya menghilangkan penyebab ketidak sesuaian
untuk mencegah terulangnya kesalahan yang terjadi. Tindakan perbaikan
harus menyangkut pengaruh ketidak seuaian yang dihadapi.
Rekaman yang harus dipelihara:
o Temuan ketidak sesuaian (NCR)
o Permintaan tindakan pencegahan.
Semua ketentuan untuk keperluan tindakan koreksi diatur dalam prosedur
tindakan perbaikan No. Dok.: PD-8.5.2

• Penetapan Tindakan
o Direksi dan para manajer PT XYZ harus menetapkan tindakan untuk
menghindari potensi terjadinya ketidak sesuaian dalam penerapan
system manajemen mutu, yaitu dengan tindakan pencegahan.
o Tindakan pencegahan harus sesuai dengan pengaruh dari potensial
ketidak sesuaian tersebut
Rekaman yang harus dipelihara:
o Temuan potensi ketidak sesuaian (NCR)
o Permintaan tindakan pencegahan.
Semua ketentuan yang terkait dengan tindakan pencegahan diatur dalam
prosedur tindakan pencegahan No. Dok: PD-8.5.3

11-22