Kendala/ilustrasi :
• Peraturan lalulintas mengharuskan pengendara motor menggunakan helm. Polisi melakukan
pemeriksaan dan menemukan pengendara memakai helm (PERSYARATAN TERPENUHI)
• Fungsi dari helm sebenarnya untuk melindungi kepala pengendara motor saat terjadi
kecelakaan. Tetapi alasan pengendara memakai helm menjadi : * supaya tidak ditilang polisi *
atau untuk melindungi kepala mereka ?
JADI : Kesalahan tidak terletak pada peraturannya tetapi pada penerapanya
Biaya Mutu Produk
Pelayanan
Pengiriman
Kapankah Mutu Dapat Meningkat?
Produktifitas
Biaya
PROFIT
MUTU
• Memenuhi kebutuhan dan keinginan Customer
• Bukan tambahan kemewahan tetapi
dibutuhkan untuk kelangsungan bisnis/usaha
• Bukan hanya tanggung jawab Bagian Quality
Control / Bagian Pengawasan tetapi tanggung
jawab Manajemen dan Seluruh Karyawan
• Bukan tidak terukur tetapi harus dapat diukur.
Tanpa pengukuran, kebutuhan pelanggan tidak
dapat dipenuhi
MANAJEMEN MUTU
Kegiatan Pengelolaan yang berkaitan
dengan mutu
ISO 9000:2015
SISTEM MANAJEMEN MUTU
ISO 9000:2015
BAGIAN 2
SEJARAH DAN PERKEMBANGAN ISO
9001 : 2015
PERKEMBANGAN ISO 9000
Tahun 1987 : terbit pertama kali dengan standar
• ISO 9001 : Disain, Produksi, Instalasi dan Pelayanan (20 elemen)
• ISO 9002 : Produksi & Instalasi (18 elemen)
• ISO 9003 : Inspeksi & Tes (12 elemen)
Tahun 1994 : revisi pertama dengan standar
• ISO 9001 : Disain, Produksi, Instalasi dan Pelayanan (20 elemen)
• ISO 9002 : Produksi, Instalasi dan Pelayanan (19 elemen)
• ISO 9003 : Inspeksi & Tes (16 elemen)
Tahun 2000 : revisi kedua dengan standar
• ISO 9001 : Persyaratan Sistem Manajemen Mutu (Pendekatan Proses), dengan
mengenalkan konsep 8 Prinsip manajemen mutu & Improvement
Tahun 2008 : revisi ketiga dengan standar
• ISO 9001 : Persyaratan Sistem Manajemen Mutu (Pendekatan Proses) yang merupakan
klarifikasi dan penekanan terhadap persyaratan yang ada pada ISO 9001
: 2000 berdasar pengalamanan penerapan sebagai standar dunia selama 8 tahun
Tahun 2015 : revisi keempat dengan standar
• ISO 9001 : Persyaratan Sistem Manajemen Mutu (Pendekatan Proses) dengan
memperkenalkan Context Organisasi (bukan sekedar Mutu) dan standar berbasis risiko
ISO 9000 Sistem Manajemen Mutu – Konsep
dan Kosakata
2. Kepemimpinan
3. Keterlibatan Personel
4. Pendekatan Proses
5. Peningkatan
Pendekatan Proses
Plan
• Menetapkan sasaran dari sistem dan
proses, sumber daya yang
dibutuhkan untuk hasil yang sesuai
dengan persyaratn pelanggan dan
kebijakan perusahaan
PLAN Do
• Penerapan yang direncanakan
Check
ACT DO • Memantau & Mengukur proses dan
hasil produk & jasa yang dihasilkan
terhadap kebijakan, sasaran dan
persyaratan serta melaporkan
CHECK hasilnya
Action
• Melakukan tindakan untuk
meningkatkan kinerja
BAGIAN 3
1 Scope 6 Planning
Operation
3 Terms and definitions 8
5 Leadership 10 Improvement
Starting point Endpoint
Sumber
Masukan Masukan Aktifitas Keluaran Penerima Keluaran
MATERI,
PROSES MASALAH, PROSES SETELAH
ENERGI,
PENDAHULU ENERGI, KELUARAN misalnya
INFORMASI
Misal : pada INFORMASI, mis di pelanggan (Internal
penyedia (internal Misal : dalam atau Eksternal) di
bentuk material, dalam bentuk
atau eksternal), pihak berkepentingan
sumberdaya, produk, layanan,
pada pelanggan, terkait lainnya
pihak terkait lainnya persyaratan keputusan
yang relevan
Memungkinkan
mengontrol dan
memeriksa poin
untuk memantau
dan mengukur
kinerja
Quality Management System (4)
Organization
and its context
(4) Support and
Operation
( 7,8)
Do Customer
Plan satisfaction
Products and
services
Act Check
Needs and
expectations Improvement
of relevant (10)
interested
parties (4)
Ditetapkan dengan mengacu pada :
Perlunya organisasi untuk menunjukkan kemampuannya untuk
secara konsisten menyediakan produk dan layanan yang
memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan perundangan
yang terkait
RUANG
LINGKUP QMS
26
• Organisasi harus menetapkan isu eksternal dan internal
yang relevan dengan tujuan dan arah strategis organisasi
yang mempengaruhi kemampuannya dalam mencapai hasil
yang diharapkan dari SMM-nya
• Organisasi harus memantau dan meninjau informasi tentang
isu eksternal dan internal tersebut
Catatan :
− Isu dapat mencakup faktor positif dan negatif atau kondisi yang dipertimbangkan
− Memahami konteks eksternal dapat dilakukan dengan mempertimbangkan isu-isu yang timbul dari hukum,
tehnologi, persaingan, pasar, budaya, lingkungan sosial dan ekonomi baik internasional, nasional, regional maupun
lokal
− Memahami konteks internal dapat dilakukan dengan mempertimbangkan isu-isu
terkait nilai, budaya, pengetahuan dan kinerja organisasi
Pertimbangan dalam penetapan ruang lingkup :
√ Isu internal dan eksternal organisasi (4.1)
√ Persyaratan dari pihak yang berkepentingan (4.2)
√ Produk dan jasa yang dihasilkan
31
5.1 KEPEMIMPINAN DAN KOMITMEN
5.2 KEBIJAKAN
5.3 PERAN ORGANISASI, TANGGUNG JAWAB
DAN WEWENANG
5.1.1 Umum
Pucuk Pimpinan harus menunjukkan kepemimpinan dan komitmen terhadap SMM
melalui :
a) mengambil tanggung jawab terhadap efektifitas smm
b) memastikan kebijakan mutu dan sasaran mutu ditetapkan untuk SMM dan sesuai
dengan kontek dan arah strategi organisasi
c) memastikan integrasi persyaratan smm terhadap proses bisnis organisasi
d) mempromosikan penggunaan pendekatan proses dan pemikiran berbasis risiko
e) memastikan sumber daya yang dibutuhkan dalam SMM tersedia
f) mengkomunikasikan pentingnya manajemen mutu yang efektif dan kesesuaian dengan persyaratan SMM
g) memastikan SMM mencapai hasil yang diharapkan
h) mengajak, mengarahkan dan mendorong orang-orang untuk berkontribusi pada
efektifitas SMM
i) mempromosikan peningkatan
j) mendorong peran manajemen yang relevan lainnya untuk menunjukkan
kepemimpinannya di area yang menjadi tanggung jawabnya
5.1.2. Fokus Pelanggan
Pucuk Pimpinan harus menunjukkan kepemimpinan dan komitmen
untuk fokus pada pelanggan dengan memastikan :
a) persyaratan pelanggan, hukum dan peraturan yang berlaku ditetapkan,
dipahami dan dipenuhi secara konsisten;
b) risiko dan peluang yang dapat mempengaruhi kesesuaian produk &
jasa dan kemampuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan
ditetapkan dan ditangani.
c) fokus pada peningkatan kepuasan pelanggan dipelihara
5.2.1. Mengembangkan Kebijakan Mutu
Pucuk pimpinan harus menetapkan, menerapkan dan memelihara Kebijakan
mutu yang :
a) sesuai dengan tujuan dan konteks organisasi dan mendukung arah
strategisnya
b) mencakup kerangka kerja untuk menyusun sasaran mutu
c) mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan yang berlaku
d) mencakup komitmen terhadap peningkatan berkelanjutan dari SMM
41
Tindakan mengatasi Risiko dapat berupa :
1) menghindari risiko,
2) mengambil risiko untuk mengejar peluang,
3) menghilangkan sumber risiko,
4) mengubah kemungkinan dan konsekuensi,
5) berbagi risiko, atau
6) mempertahankan resiko dengan keputusan
Gangguan
lingkungan di
kabel jalan
Teknologi serat
baru tersedia
Retensi tenaga
kerja
◊ Pengetahuan organisasi :
~ diperoleh dari pengalaman
~ digunakan untuk mencapai tujuan organisasi
◊ Organisasi harus menetapkan pengetahuan yang diperlukan untuk operasi
prosesnya dan untuk mencapai kesesuaian produk dan jasa
◊ Pengetahuan harus dipelihara dan disediakan sejauh yang diperlukan
◊ Saat menyikapi kebutuhan dan tren perubahan, organisasi harus
mempertimbangkan pengetahuan saat ini dan menentukan bagaimana untuk
memperoleh atau mengakses pengetahuan tambahan yang diperlukan dan
update diperlukan
Pengetahuan Organisasi dapat didasarkan pada :
Internal , misal : kekayaan intelektual mis; pengetahuan yang diperoleh dari pengalaman;
pelajaran dari kegagalan dan keberhasilan proyek; menangkap dan berbagi pengetahuan
dan pengalaman tidak terdaftar; hasil perbaikan dalam proses, produk dan jasa
External, misal :standar; akademisi; konferensi; pengumpulan pengetahuan dari
pelanggan atau penyedia eksternal, dll
organisasi harus: Orang yang melakukan Organisasi harus
menentukan kompetensi yang pekerjaan di bawah menetapkan komunikasi
diperlukan untuk orang (s) yg. kendali organisasi harus internal dan eksternal yang
melakukan pekerjaan di bawah peduli terhadap: relevan untuk sistem
kendalinya dapat mempengaruhi kebijakan mutu; manajemen mutu mencakup
kinerja SMM; sasaran mutu yang :
memastikan bahwa orang-orang
relevan; pada apa yang akan
ini kompeten atas dasar
kontribusi mereka dikomunikasikan;
pendidikan, pelatihan, atau
pengalaman; terhadap efektivitas kapan berkomunikasi;
di mana berlaku, mengambil SMM, termasuk dengan siapa
tindakan untuk memperoleh manfaat dari berkomunikasi;
kompetensi yang diperlukan, dan peningkatan kinerja bagaimana
mengevaluasi efektivitas mutu; berkomunikasi.
tindakan yang diambil; implikasi
menyimpan informasi ketidaksesuaian
terdokumentasi sebagai bukti persyaratan sistem
kompetensi. manajemen mutu
CATATAN tindakan dapat meliputi,
misalnya, penyediaan pelatihan,
mentoring, atau re-assigment
orang saat ini bekerja; atau
mempekerjakan / mengontrak
orang yang kompeten.
PELATIHAN SKILL &
PENDIDIKAN PENGALAMAN
Target/Sasaran
Prosedur/ ANALISA
program Kerja M E N ETAPKAN
KOMPETENSI
KUALIFIKASI/
Tugas & KOMPETENSI
YANG SEKARANG
wewenang
Peraturan PERBEDAAN/GAP
perundangan
ACTION :
EVALUASI TRAINING, MUTASI,
RECRUITMENT,
OUTSOURCING DLL.
7.5.1. Umum
Sistem Manajemen Mutu organisasi mencakup :
a) informasi terdokumentasi yang dipersyaratkan oleh standar internasional ini.
b) informasi terdokumentasi yang ditetapkan oleh organisasi untuk keperluan
efektifitas SMM.
Catatan: Cakupan informasi terdokumentasi dapat berbeda antar organisasi,
dikarenakan:
a) Besarnya organisasi dan jenis kegiatan, proses, produk dan jasa
b) Kerumitan proses dan interaksinya.
c) Kompetensi karyawan
7.5.2. Pembuatan dan pembaharuan
Ketika informasi terdokumentasi dibuat dan diperbaharui, organisasi harus :
a) Memberikan identifikasi dan penjelasan (seperti: judul, tanggal, pembuat
atau nomor referensi)
b) Format (seperti: bahasa, versi software, grafik) dan media (seperti: kertas,
elektronik).
c) Peninjauan dan persetujuan untuk memastikan kesesuaian dan kecukupan
7.5.3. Pengendalian Informasi Terdokumentasi
• Informasi terdokumentasi dari eksternal harus diidentifikasi yang sesuai & dikendalikan.
• Informasi terdokumentasi yang dipelihara sebagai bukti kesesuaian harus dilindungi dari
perubahan yang tidak disengaja
Catatan: akses dapat menunjukkan keputuhan mengenai ijin untuk membaca saja
atau ijin & kewenangan untuk membaca/melihat & merubah informasi
terdokumentasi
8.1 PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN
OPERASIONAL
8.2 PERSYARATAN UNTUK PRODUK DAN JASA
8.3 RANCANGAN DAN PENGEMBANGAN PRODUK
DAN JASA
8.4 PENGENDALIAN PENYEDIA PROSES, PRODUK
DAN JASA EKSTERNAL
8.5 PRODUKSI DAN PENYEDIAAN JASA
8.6 PELEPASAN PRODUK DAN JASA
8.7 PENGENDALIAN KELUARAN TIDAK SESUAI
Organisasi harus merencanakan, menerapkan & mengendalikan proses (lihat
4.4) untuk penyediaan produk & jasa serta menerapkan tindakan yang
ditetapkan pada klausul 6, melalui :
a) Menentukan persyaratan produk & jasa
b) Menetapkan kriteria untuk proses & keberterimaan produk & jasa
c) Menentukan sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai kesesuaian
persyaratan produk & jasa
d) Menerapkan kendali proses sesuai dengan kriteria
e) Menentukan & menyimpan informasi terdokumentasi yang diperlukan untuk:
meyakinkan bahwa proses telah dilaksanakan sesuai rencana
menunjukkan kesesuaian produk & jasa thd persyaratan
Koreksi
Menginformasikan ke pelanggan
73
8.7.2 Organisasi harus menyimpan informasi terdokumentasi yang:
a) menjelaskan ketidaksesuaian;
b) menjelaskan tindakan yang diambil;
c) menjelaskan setiap konsesi yang diperoleh;
d) mengidentifikasi otoritas yang memutuskan tindakan
sehubungan ketidaksesuaian.
9.1 PEMANTAUAN, PENGUKURAN,
ANALISA DAN EVALUASI
9.2 AUDIT INTERNAL
9.3 TINJAUAN MANAJEMEN
9.1.1 Umum
Organisasi harus menetapkan :
a) apa yang perlu dipantau & diukur
b) metode untuk pemantauan, pengukuran, analisa & evaluasi
yang dibutuhkan untuk memastikan hasil yang sah
c) kapan pemantauan & pengukuran harus dilaksanakan
d) kapan hasil dari pemantauan & pengukuran harus dianalisa dan
dievaluasi
QMS
DOCUMENTATION
QMS
IMPLEMENTATION
Plan Do
INTERNAL
QUALITY AUDIT
Action Check
AUDIT SERTIFIKASI
Pimpinan Manajemen
Steering
Committee
Employee
PERSONAL YANG TERLIBAT
Program Penerapan ISO 9001:2015 akan dan harus melibatkan
semua personel didalam Organisasi, mulai dari Pimpinan
Manajemen sampai dengan tingkatan yang paling bawah
TEAMS
PROCESS
CS
SYSTEM TOOLS
A manager who fails to provide resources and time for
prevention activities is practicing a false economy
Prevention
Correction
Quality
PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU
Komitment
Komunikasi Kerjasama
Dokumen dan Rekaman Wajib yang diperlukan dalam
Implementasi ISO 9001:2015